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GERENCIAMENTO DO TEMPO PARA REDUZIR O ESTRESSE
Espero que estas dicas ajudem você a visualizar de uma maneira ampla e conjunta para uma melhor compreensão para contornar os problemas de estresse e gestão de tempo.
Se quisermos acreditar na maioria dos assuntos que vemos sobre o tema do estresse, simplesmente pensamos que é só praticar vários exercícios recomendados de alívio do estresse, como ioga, meditação, etc.
Embora eu não fale aqui sobre nenhuma dessas atividades, na verdade eu incentivo ativamente e muito, deve-se notar que estas são apenas soluções de curto prazo com o objetivo de reduzir os níveis de estresse para um nível mais tolerável ou como uma prática benéfica para o dia a dia. Se você deseja controlar efetivamente seus níveis de estresse, é muito mais eficaz implementar estratégias que permitam que você faça o melhor de suas atividades sem colocar em excesso a demanda causadora de estresse. Uma das estratégias mais importantes que você pode adotar é uma estratégia eficaz de gerenciamento de tempo que permite que você faça o melhor uso dele.
A gestão do tempo é um tópico muito extenso e este é apenas uma pequena abordagem. Portanto, este artigo não pretende apontar todos os desafios possíveis que você possa enfrentar em relação ao seu gerenciamento de tempo. O objetivo do artigo é dar-lhe algumas dicas rápidas que você possa implementar facilmente para melhorar seu gerenciamento de tempo. Este artigo consiste em várias dicas divididas entre oito categorias:
1. Mentalidade (A)
2. Planejamento (B)
3. Foco (C)
4. Eficácia através de outras (D)
5. Níveis de Energia (E)
6. Rotina (F)
7. Hábitos (G)
8. Interrupções e Problemas (H)
Essas dicas mostraram ser eficazes com meus clientes. Espero que sejam muito benéficos para você. No entanto, a única maneira de descobrir é implementá-los. A maneira mais eficaz de usar este artigo é ler tudo de uma vez, notando quais dicas ressoam mais com você. Então, leia essas dicas, com foco em como você pode implementá-las em sua vida e como você se beneficiaria de implementá-las. Implementar uma dica de cada vez e perceber as melhorias que ela faz na sua vida. No meu caso uso com o Sistema MAISS de desenvolvimento Pessoal como um atalho, adicionando e focando nos ganhos, gerando hábitos, atitude s e valores. E sempre que necessitar utilizando os botões da motivação, adição, inspiração, superação e simplificação. Note que tudo isso te leva a ressignificar para melhor, renovar e se reinventar. O resultado final é o sucesso da adição, gerando assim mais felicidade. Você pode fazer o download do sistema MAISS pelo site: ossamu.com.br Desejo a você o melhor da vida.
A) Mentalidade
1. Mude seu atitude
Se você está lutando para tirar o máximo partido do seu tempo é provável que sua atitude seja parte do problema. Abrir novas ideias e desenvolver uma paixão pela aprendizagem e autoconhecimento e desenvolvimento pessoal são os primeiros passos para a criação de um estilo de vida mais efetivo. Você pode procurar novas ideias de:
Colegas
Concorrentes
Blogs
Livros
Meios de comunicação
Consultor, coaching, mentor, advice, etc...
2. Justificar suas ações
As pessoas geralmente concordam em executar tarefas, participar de eventos, etc., por medo do que eles podem perder se não o fizerem. No entanto, essa atitude apenas serve para mantê-los como escravos das exigências dos outros. As tarefas só devem ser adicionadas à sua agenda quando há um propósito e benefício claro a ser derivado delas. Antes de concordar em dar o seu tempo, certifique-se de que é claro sobre o propósito e o benefício a ser obtido...
3. Procurar clareza
Ao ser atribuído uma tarefa, assegure-se de que a pessoa que atribui uma tarefa fornece instruções claras sobre o que eles querem e esperam. Isso permitirá que você defina um cronograma de tempo realista para a tarefa e evite o desperdício de tempo no trabalho desnecessário.
4. Matar o perfeccionismo
Nada que você faça nunca será perfeito, sempre é possível melhorar. Às vezes, as melhorias a serem alcançadas não justificam o tempo necessário para alcançá-las. Em vez de gastar uma quantidade excessiva de tempo em uma tarefa, defina um cronograma realista. No final do tempo, pergunte-se: Eu fiz o melhor que pude com o tempo e os recursos disponíveis?
5. Esteja aberto para comentários
Uma vez que uma tarefa foi concluída, um colega ou cliente pode querer fornecer feedback sobre o que poderia ter sido feito de melhor. Estar aberto a esse feedback permitirá que você realize melhor na próxima rodada sem ter que gastar mais tempo na tarefa. Além disso, se você acredita que o trabalho poderia ter sido feito melhor, seja direto e peça comentários.
6. Reconhecer que pela primeira vez será mais difícil
Ao executar uma tarefa pela primeira vez, você nunca sabe o que esperar. É mais difícil estabelecer um prazo realista e os erros serão cometidos. Portanto, é sábio fazer um plano completo com antecedência e permitir algum tempo de contingência também. Ao executar a tarefa, anote o que você aprende e registre o tempo necessário para executar a tarefa. Isso irá poupar-lhe tempo no futuro e permitir que você agende com mais precisão.
7. Observe e enfrente os seus bloqueios mentais
A maioria dos recursos de gerenciamento de tempo aborda uma mudança em seu comportamento para melhorar o seu desempenho. No entanto, o comportamento é apenas a ponta do iceberg. Muitas vezes, é o seu pensamento e crenças que o impedem. Sempre que tiver dificuldade em motivar-se, tome nota dos seus pensamentos. Identifique as crenças que o impedem e desenvolva um plano para enfrentá-los.
8. Seja paciente com o estudante (você)
Lembre-se de que, ao tentar tornar-se um gerente de tempo mais eficaz, você está aprendendo, você é um estudante. Se você ensina algo novo a um aluno, seria paciente e compreensivo quando ele cometesse erros. Trate-se com a mesma gentileza. Você fará coisas erradas, aprenda com isso e continue.
9. Saia da zona de conforto
Se você está procurando tornar-se um gerente de tempo melhor, então seus métodos atuais não estão funcionando. Você precisará tentar coisas novas e sair da sua zona de conforto. Em primeiro lugar, novos métodos podem se sentir estranhos, até dolorosos, mas os benefícios em longo prazo superarão o ganho de curto prazo.
B) Planejamento
10. Veja o maior cenário
Qualquer um pode estar ocupado, mas estar ocupado e ser eficaz não é o mesmo. Ser produtivo e ocupado são coisas diferentes. Simplesmente executar por executar não te levará a lugar nenhum, você irá demorar muito mais tempo para realizar. Cada tarefa que você executa deve aproximá-lo do cumprimento de suas metas e objetivos. Antes de aceitar qualquer tarefa, tome um momento para ser claro sobre como ele avança para o seu objetivo final para poder concretizar.
11. Planeje sua semana e seu dia
Todos os domingos, eu vejo a semana seguinte. Eu identifico as tarefas mais importantes a serem executadas naquela semana e eu agendo-as. Para as tarefas maiores, eu poderia dividi-las em pedaços menores e fazer um pouco a cada dia. Isso garante que eu obtenho as tarefas mais importantes realizadas. Posso então começar a agendar minhas tarefas diárias.
12. Reveja diariamente
No final de cada dia, analiso o progresso que foi feito nas tarefas-chave e, quando necessário, reajusto o cronograma dos dias seguintes. Se você sair da linha, quanto mais cedo perceber, mais fácil é corrigir. Tomar 5 minutos diários para rever sua agenda permite que você minimize as interrupções.
13. Limite e bloqueie seu Tempo
Decida quantas horas você está preparado para trabalhar e cumpri-lo. À medida que você agenda tarefas, bloqueie o tempo no seu diário. Isso limita o número de novas tarefas que você pode assumir. Se uma tarefa importante não programada aparecer, você precisa decidir qual tarefa pode ser adiada para facilitar. Resista ao desejo de simplesmente trabalhar horas extras, pois isso logo se torna um ciclo infinito e cheio de estresse.
14. Saiba o que vem depois
Ao agendar o seu tempo com antecedência, você pode estar plenamente consciente de qual a tarefa que vem depois ao completar a tarefa anterior. Isso evita que você preencha seu tempo com tarefas sem importância na tentativa de se sentir ocupado.
15. Mantenha apenas uma agenda
Use apenas uma agenda. Se é uma agenda física ou eletrônica não importa, mas deve haver apenas um. Ter apenas um diário evita que você atribua o mesmo tempo a duas tarefas diferentes em duas agendas diferentes (e isso acontece muito).
16. Faça primeiro um Planejamento
Para tarefas grandes, aproveite primeiro o seu tempo para planejar antecipadamente o trabalho. Saber quem vai fazer o que, quando e quais materiais são necessários, etc. Isso torna mais fácil agendar e evita qualquer atraso inevitável. Basta lembrar que o tempo de planejamento deve ser proporcional ao tamanho da tarefa.
17. Priorizar
Gerentes de tempo efetivos não são necessariamente o que fazem mais. Eles fazem as coisas certas. Concentre-se nas tarefas mais importantes e coloque agendadas e feitas em primeiro lugar. É aí que vêm as grandes recompensas. As tarefas sem importância são sem importância por um motivo, ou seja, eles oferecem um benefício mínimo.
18. Programe as tarefas mais importantes para períodos de alta energia
Os seus níveis de energia não permanecem estáveis ao longo do dia. Você terá picos e cavidades de energia. Você desempenha melhor quando seus níveis de energia estão no seu nível mais alto, por isso faz mais sentido agendar suas tarefas mais importantes para os períodos em que você possui os níveis de energia mais altos.
Tarefas sem importância só dá ocupação e exigem pouco pensamento ou energia. Estas tarefas são os melhores para executar nos períodos de menor energia.
C) Foco
19. Saber sobre os seu papéis na vida (pessoal, familiar, profissional e social)
A vida não pode ser todo o trabalho e nenhuma jornada. Haverá muitos papéis diferentes que você deve desempenhar na vida por exemplo, empregado, pai, filho, amigo etc. Cada papel terá seu próprio nível de importância em sua vida. Você terá metas, objetivos que você deseja alcançar e padrões que você deseja desempenhar para cada papel. Você precisa agendar o tempo para cada função e, durante esse período, você pode se concentrar 100% nessa função, por exemplo, quando você está com sua família, pode dar toda a sua atenção à sua família em vez de pensar em trabalhar.
20. Um projeto de cada vez em um só tempo.
Você terá muitos projetos que competem pela sua atenção em qualquer momento. É muito fácil concordar com tudo e tentar dividir seu tempo uniformemente entre cada projeto. No entanto, é muito mais eficaz obter um projeto concluído antes de passar para o próximo. Ao dar a cada projeto a sua atenção total, você estará livre de distração e capaz de pensar e trabalhar mais livremente. Isso resultará em tempos de conclusão mais curtos e melhor qualidade no seu trabalho.
21. Concentre-se em apenas no mais importante
Como dito anteriormente, são as tarefas importantes que trazem as grandes recompensas. É tentador executar tarefas de acordo com o primeiro a chegar, primeiro a reclamar, cobrar ou o cliente que fala mais alto. Ao operar qualquer uma dessas estratégias, você vai se sentir ocupado, é improvável que elas atuem em favor de seus objetivos. Revise regularmente suas tarefas para determinar quais são os melhores resultados. São essas tarefas que exigem o foco.
22. Pergunte a si mesmo se está fazendo o mais importante.
Para garantir que você esteja focado nas coisas importantes, é imperativo que você pergunte regularmente a si mesmo: "Eu estou realmente fazendo o mais importante?" Se a resposta é que não está fazendo então você precisa fazer algo diferente, voltar a fazer o mais importante. Além disso; pergunte: "Ou eu estava evitando, fugindo de fazer o mais importante?" Se você está evitando algo mais importante, o ato de admitir isso pode ser suficiente para educadamente, dar-lhe o pontapé na sua parte de trás que você precisa, para fazer isso.
23. Cada tarefa de um projeto em um só tempo também.
Já mencionei a necessidade de me concentrar em um projeto importante por vez. Cada projeto pode conter muitas tarefas. Concentrar-se em uma tarefa de cada vez permitirá que você dê a cada tarefa a máxima atenção, permitindo que você execute a tarefa mais rapidamente e com um padrão mais alto.
24. O prazo como um desafio motivador
Antes de começar a usar os prazos, descobri que tinha o hábito de permitir que os projetos finalizassem sem determinar prazo nenhum. Quando perguntavam sobre uma data de conclusão, minha resposta usual era "em breve". Essas respostas não davam comprometimento, não ajudava nem a mim e muito menos para aqueles que eram dependentes do meu trabalho. Definir prazos difíceis para mim mesmo, forçou-me a:
Desenvolver uma motivação e comprometimento mais forte
Ter uma maior clareza desde o início de uma tarefa até o fim
Planejar melhor antes de começar a tarefa
Diferenciar entre o importante e o de sem importância
Manter-me mais produtivo do que ocupado.
Uma vez definido o prazo geral do projeto, eu identifico cada tarefa dentro do projeto e defino prazos desafiadores para cada um desses. Isso mantém o impulso, a motivação e o desenvolvimento e ajuda a identificar quando ocorrer atrasos. Definir prazos tem feito grande eficácia na conclusão e na qualidade do trabalho.
D) Eficácia com os outros
25. Aprender com os outros (modelagem)
A maioria das coisas que você deseja melhorar já foi realizada efetivamente por outras pessoas. Portanto, faz sentido aprender com quem conseguiu. Não há necessidade de reinventar a roda (pneu) se você já sabe que a roda funciona. Se alguém já fez isso antes de você, aprenda como eles que já fizeram e tente por você mesmo. Isso economiza muito tempo e estresse. O conselho pode ser encontrado frequentemente nos seguintes locais:
Colegas
Concorrentes
Blogs
Livros
Redes Sociais
Um bom conselheiro
26. Depois transformar em seu próprio modelo.
Embora seja eficaz para aprender com outros, seus métodos podem não ser sempre um ajuste exato para suas necessidades. Por esta razão, é importante que você teste todos os novos métodos e faça o feedback do seu impacto. Onde eles atendem suas necessidades exatamente. Então você pode simplesmente seguir em frente e tornar a mudança permanente. No entanto, muitas vezes haverá casos em que as coisas não funcionam perfeitamente para você. Isso exige que você adote e se responsabilize por quaisquer novas iniciativas que você tentar. Analise quais aspectos funcionam e quais não. Você pode então fazer alguns ajustes graduais para garantir que você obtenha os resultados desejados.
27. Delegar
Seu tempo é um recurso precioso e você precisa valoriza-lo. Só porque algo precisa ser feito, isso não significa que você deveria ser o único a fazê-lo. A delegação permite que você garanta que todas as tarefas sejam realizadas sem ter que estressar. Identifique as tarefas que não precisam de sua atenção pessoal e determinam quem está melhor colocado para executar as tarefas para você. Depois de você fornecer instruções claras para
cada tarefa, criando expectativas de retorno, delegando responsabilidades ao executor e fazendo feedback pontualmente, assim você poderá se concentrar nas tarefas mais importantes. Infelizmente, muitas pessoas acreditam que não são capazes de delegar, pois não possuem subordinados. Isso decorre de um dos principais mal entendidos sobre a delegação, ou seja, a crença de que a delegação trata de passar o trabalho para baixo. Não é sobre o que é a delegação efetiva. A delegação efetiva está passando o trabalho para a pessoa que é melhor qualificada para lidar com isso. Isso pode incluir:
Um colega de trabalho
Seu patrão
Outro departamento
Terceirizando o trabalho para uma empresa externa.
As possibilidades de delegação são praticamente infinitas.
28. Dizer 'Não!'
Outras pessoas têm o direito de solicitar sua ajuda. Em muitos casos, será benéfico para você fazer. Pode ajudá-lo a construir relacionamentos e é bom ajudar os outros. No entanto, é perfeitamente aceitável dizer “Não” também. Se você não quer ajudar no momento ou não tem tempo, não precisa justificar sua decisão para os outros para dizer não. Seu tempo é precioso e deve ser tratado como tal. Se não houver nenhum benefício a ser derivado de ajudar os outros, talvez seja melhor recusar seu pedido e usar seu tempo para algo mais importante.
Algumas pessoas têm grande dificuldade em dizer 'Não'. Se você é uma dessas pessoas, então você pode praticar um pouco ao recusar quaisquer pedidos sem importância (quer você possa ajudar ou não) por alguns dias.
29. Feedback Motivacional
Quando alguém fez um bom trabalho para você, você quer que eles estejam dispostos a fazê-lo de novo e a fazê-lo com o mesmo padrão alto. É aqui que o feedback motivacional entra em jogo. Não apenas ofereça elogios, seja específico sobre o que fizeram corretamente e ofereça o feedback após todas as tarefas devidamente executadas. Isso garantirá que a outra pessoa saiba que você aprecia seu trabalho e fornece-lhes clareza quanto ao que você espera. Isso ajuda a construir relacionamentos positivos e úteis.
30. Feedback Construtivos
Quando um trabalho não é executado no padrão, você espera que você recupere e contorne a situação. O feedback construtivo permite você lidar com a situação de forma assertiva, respeitando a outra pessoa e este respondendo as suas preocupações. Verdadeiramente pouquíssimas pessoas tem a intenção de te enganar, por isso, onde o feedback construtivo é oferecido de forma respeitosa, você geralmente receberá da outra pessoa o interesse de aprender com o que deu errado. Concentre-se em comunicar o seguinte:
A questão, ou seja, o que deu de errado.
A importância, por exemplo, porque é importante que esse erro não seja repetido.
Ideias de como as coisas podem ser feitas de forma diferente no futuro
Ao discutir ideias, encoraje a outra pessoa a inventar alguns. Isso ajuda a se sentir mais envolvido e a se apropriar do novo comportamento.
31. Pergunte
Se há algo que você queira saber ou algo com o qual você precisa ajudar. A situação não será resolvida, a menos que você tire coragem e pergunte. Ficar sentado, estático sem saber também não se alcança nada. Identifique a pessoa apropriada para perguntar e depois pergunte. A clareza permite que você tome medidas decisivas, enquanto a dúvida só leva à incerteza.
Durante as etapas de planejamento de grandes projetos, ao identificar cada tarefa, pergunte
a si mesmo:
-“Quem poderia me ajudar com isso?” Depois de identificar a pessoa, pergunte! Uma pequena ajuda pode fazer uma grande diferença e pode proporcionar uma ótima oportunidade para construir relacionamentos poderosos. Infelizmente, muitas pessoas não cumprem seus objetivos porque têm muito medo de pedir ajuda.
E) Níveis de energia
32. O sono revigorante
Nunca reconheci plenamente a importância de uma boa noite de sono até recentemente. Recebi uma grande oportunidade de fazer alguns cursos e se não fizesse, eu perderia então passei 6 meses dormindo quatro horas por noite. Quando eu reparei melhor, descobri que minha alimentação estava inadequada fora dos horários, parei de fazer as minhas caminhadas e meus níveis de energia atingiram um nível baixíssimo. Como você pode imaginar, minha produtividade foi terrível e minha ansiedade de efetuar os vários papéis em minha vida aumentou.
Felizmente, consegui voltar ao rumo e agora estou dormindo seis horas por noite mais uma vez. Isso resultou automaticamente em uma alimentação melhorada, um exercício melhorado e maiores níveis de energia e produtividade e a minha ansiedade sumiu.
Se os níveis de produtividade caíram, eu recomendaria que a primeira coisa que você deveria reparar seria a qualidade e a quantidade de sono que você está tendo.
33. Mantenha um sono regular
Seu corpo funciona melhor com uma programação consistente. Algumas pessoas acordam com as galinhas e outras funcionam como corujas. Independentemente de qual tipo é você vai ter um melhor desempenho se você tiver tempos regulares para ir para a cama e sair da cama. Você também pode achar útil ter uma rotina na hora de dormir, por exemplo, escovar os dentes + ler + dormir. E uma rotina para quando você acorda. Isso ajuda a condicionar seu corpo e mente a dormir e acordar melhor.
34. Exercício para energia
Se você não faz exercícios com regularidade, pode pensar no exercício como algo que rouba sua energia. No curto prazo, você pode estar correto, no entanto, um regime de exercícios regulares é uma das melhores maneiras de aumentar seus níveis de energia. Com o tempo, você terá mais aptidão e mais força. O exercício também aumenta sua resistência ao estresse físico e mental. Há tantos benefícios relacionados à produtividade fazendo exercício. É uma necessidade absoluta para qualquer pessoa que deseje maximizar sua eficácia.
Nota: sempre consulte um profissional de saúde antes de embarcar em um novo regime de exercícios. Além disso, procure o conselho de um especialista em fitness. Eles irão ajudá-lo a obter os melhores resultados com o mínimo esforço se atentando a sua idade, rotina sem causar danos ao seu corpo.
35. Melhore a sua dieta
Tendo melhorado minha alimentação e exercícios, perdi quase 20 kilos nos últimos dois anos. Eu sempre gostei de fazer exercícios, mas não consegui manter uma dieta mais saudável. Uma vez que minha dieta foi melhorada, o peso desapareceu a um ritmo constante e gradual. A diferença que isso fez com meus níveis de energia melhorasse muito. Agora sou capaz de fazer mais e enfrentar mais desafios que eu nunca teria sonhado. E depois disso, eu ainda tenho energia para poupar. Ah, e eu também estou muito mais feliz.
Mais uma vez, procure um conselho médico antes de fazer alterações importantes na sua dieta e para os melhores resultados, consulte um especialista em nutrição.
36. Monitorize seus níveis de energia regularmente
Os seus níveis de energia irão subir e cair ao longo do dia. Isso é natural. Ao monitorar seus níveis de energia em uma base regular, você pode identificar os tempos de alta energia e baixa energia. Você pode então atribuir suas tarefas mais importantes nos momentos de alta energia, pois você terá o maior foco, produzindo os melhores resultados. Tarefas sem importância podem ser atribuídas a tempos de baixa energia, por exemplo, eu faço caminhadas nos momentos de pouca energia, pois eu fico relaxado sem necessidade de muita atenção e foco.
37. Dê uma sesta (siesta)
Pode parecer não intuitivo, mas levar 20 minutos para ter uma soneca pode levar também a uma melhor utilização do tempo. Se você se sentir cansado, tentar empurrar isso não vai funcionar muito bem. Obter algum descanso de qualidade permite que você recarregue as baterias e volte ao trabalho com uma mola no seu passo. Não precisa necessariamente dormir, um exercício suave de meditação ou relaxamento funciona muito bem. Programe esta hora e você verá os benefícios em breve.
38. Varie suas tarefas
Realizar as mesmas tarefas o dia todo pode ser muito desgastante e até mesmo destruir a calma. Se possível, misture sua carga de trabalho um pouco. A variedade estimulará sua mente e manterá seus níveis de energia elevados.
39. Tente terminar as etapas
Sempre que possível, quebre suas tarefas em pequenas etapas que podem ser concluídos de uma só vez. Tarefas inacabadas distraem e afundam energia de você enquanto pensa sobre o que você deixou de terminar. Ao terminar o que você começa antes de seguir em frente, você minimiza as distrações e pode se concentrar completamente na tarefa e etapa atual.
F) Rotina
40. Crie uma estrutura regular
O tempo é precioso (eu sei que continuo dizendo isso) e você deseja maximizar o uso do seu. É importante que tanto seu corpo quanto sua mente esteja consciente de quando é hora de trabalho e quando desligar. A maneira mais fácil de fazer isso é ter uma estrutura regular para o seu dia, de uma forma que você pode gerenciar. Comece por definir horas de trabalho específicas. Seu corpo e mente logo começarão a se adaptar. Os níveis de desempenho aumentarão e a capacidade de desligar o tempo de trabalho externo melhorará.
41. Programe suas tarefas pessoais
As tarefas pessoais também são importantes e restringem o tempo disponível para o trabalho. Assim que você tomar conhecimento deles, coloque-os na sua agenda ou bloqueie o tempo na sua agenda de trabalho. Isso lhe dará uma maior sensação do tempo disponível no agendamento.
42. Use o tempo morto mais efetivamente
O tempo morto é o tempo em que você não consegue se concentrar apenas no trabalho, mas você poderia estar fazendo alguma coisa. Um exemplo comum é as salas de espera, etc. Quando estou esperando estou fora de contato e longe do meu computador e arquivos de trabalho. Então, utilizo para determinadas tarefas como leitura, visualização de vídeos, meditação, etc. Todos contribuem mais positivamente para os meus objetivos do que simplesmente sentar-se lá esperando olhando o tempo passar.
43. Coloque pequenas pausas
Eu gosto de trabalhar em etapas de aproximadamente 50-60 minutos (quando não estiver trabalhando diretamente com um cliente). Acho que depois disso, meus níveis de desempenho podem começar a cair um pouco. Neste ponto, é melhor fazer uma pausa. Por intervalo, quero dizer fazer algo completamente diferente por pelo menos 10 minutos. Isso permite tempo para seu corpo e mente atualizar antes de voltar ao trabalho. Concentrar-se em algo diferente pode estimular a sua criatividade. Muitas vezes eu tenho algumas das minhas melhores ideias durante esses intervalos.
44. Pegue um pouco de ar
E quando eu sinto que meus níveis de desempenho diminuíram demais, acho melhor aproveitar e me mover. Uma curta caminhada pode realmente começar a iniciar meu sistema e elevar meus níveis de energia. Eu volto ao trabalho mais produtivo do que quando eu sai para caminhar. Novamente, tenho algumas ótimas ideias quando ando.
G) Hábitos
45. Junte todas as pequeninas tarefas em uma só pequena
Existem muitas pequeninas tarefas que farão parte do seu trabalho, por exemplo, e-mails, faturas, whatsapp, etc. Abrir e resolver no momento que elas chegam é a solução mais ineficaz que você poderia tomar, pois você mudará constantemente de uma tarefa para outra, toda hora você vai ter o impulso de olhar e você vai mudar constantemente o foco. Para essas tarefas pequeninas mas regulares, é muito melhor estabelecer um tempo específico para lidar com elas. Deixe que eles se acumulem. Quando chegar o momento reservado para elas, você pode se concentrar apenas nessa tarefa e dar-lhe atenção 100%. Você vai lidar com isso de forma mais rápida e eficaz.
46. Sempre tenha um plano B
As coisas nem sempre vão ao plano, do jeito que a gente gostaria. As reuniões podem ser canceladas, você pode sofrer atrasos, ou seu sinal de internet pode cair por um período prolongado. Caso ocorram esses eventos, há pouco sentido ficar lá sentado girando seus polegares e olhando o teto. É por isso que é melhor ter algum trabalho alternativo alinhado. Se você estiver fora do escritório, desde que tenha um livro didático, um bloco de anotações e algumas canetas, há sempre um trabalho positivo que você pode fazer até você voltar a prosseguir com o seu projeto.
47. O que se pode ser feito imediatamente, faça realmente imediatamente.
Isso é particularmente útil quando se trata de e-mails. Muitas vezes quando verificamos nosso e-mail, encontramos e-mails que exigem uma ação curta (leva alguns minutos), como uma resposta, encaminhamento de um arquivo ou lendo um blog curto. É melhor resolver essas tarefas incorporadas no seu tempo de ler e-mail, eliminando assim a necessidade de retornar a ele. Se a ação necessária demorar mais do que alguns minutos, então programe uma hora e continue, caso contrário resolva, responda imediatamente. Este tipo de abordagem pode ser adotada para uma ampla gama de tarefas.
48. Registre e revise suas ideias
Quando você tem uma ideia que realmente parece ser uma boa ideia, você não pode perder e nem esquecer. Ter um notebook ou dispositivo de gravação (a maioria dos smartphone tem um) à mão, grave ou anote a ideia. Programe um pouco de tempo para ver as suas ideias anotadas. Você pode pensar e refletir os prós e contras de cada ideia. Isso permitirá que você examine se você precisa prosseguir com a ideia ou executar.
49. Simplificar tudo
Sempre há uma maneira mais fácil de fazer as coisas. Examine seus processos regularmente e você encontrará maneiras de fazer as coisas mais rapidamente. Isso é particularmente útil quando se trata de tarefas sem importância, não muito tempo atrás, por exemplo, pegava-se fila nos bancos e hoje em dia pode se fazer isso online, em segundos. Quantas coisas mais você pode fazer online ou utilizar algumas ferramentas que facilitem os processos do trabalho?
50. Detecte falhas
Para qualquer projeto comercial ou de um modo geral tudo que for efetuar tarefas. Ao definir os objetivos, você precisa ser claro sobre a forma como você medirá o progresso. Quanto mais cedo detectar quaisquer falhas, mais cedo você poderá consertá-las. Desta forma, você nunca se desvia demais e você faz o trabalho no momento mais rápido.
51. Programe um período do dia para ser produtivo
Ser ocupado ou ser multi atarefado torna você só um executor de serviços que muitas vezes não te leva ao seu objetivo ou demora se mais tempo para concluir, ser produtivo é estar totalmente focado em algo muito importante e dedicar exclusivamente a ele. Se você é muito atarefado, muitas coisas você pode deixar para o dia seguinte no momento da resolução das tarefas de pessoas atarefados (redundante propositadamente) e inicie sempre no momento de mais energia a ser produtivo. Criar esse hábito faz com que suas metas, planejamento e objetivos caminhem em direção aonde você deseja ou necessita.
52. Experimente uma mudança de cada vez
Se você quiser continuar melhorando, evoluindo, você deve estar disposto a fazer mudanças. Tentar novas coisas adiciona variedade à vida e pode aumentar sua produtividade e produzir melhores resultados. No entanto, mudar muito de uma só vez pode resultar em caos e uma incapacidade de determinar qual mudança é responsável pelas melhorias e que é responsável pelas etapas atrasadas.
Por todos os meios, faça mudanças na busca do progresso, mas faça apenas uma vez por vez. Antes de implementar a mudança, decida como você vai mensurar sua eficácia. Uma vez que você tenha decidido, deve tornar a mudança permanente, então só depois disso você pode procurar a próxima mudança.
53. Replique o sucesso
Já mencionei a necessidade de medir o progresso para que você possa ver o que funciona e o que precisa ser alterado. Depois de ter medido e visto o que funciona, replique-o. Se algo funciona para você e traz os resultados que procura, coloque mais energia nela. Um dos filmes que fala sobre isso é um filme Woody Allen intitulado “Tudo pode dar certo”. É uma filosofia tão simples, mas é verdade. “Na vida, proporcionalmente
temos 50% daquilo que pode dar certo e 50% daquilo que pode dar errado. Começamos assim e à medida
que o tempo passa, esses números vão mudando de acordo com nossas atitudes. “
Claro, vale a pena mencionar que, quando você achar que algo não funciona, você deve parar de fazê-lo.
54. Tomar a execução mais direta documentando
A maneira mais produtiva de realizar uma tarefa é fazê-lo em tão poucos passos quanto possível. Se houver tarefas regulares, você pode reservar um tempinho para escrever um fluxo de processo. Por exemplo, detalhe cada etapa do processo. Então, para cada passo, pergunte-se se é realmente necessário. Remova todas as etapas que julgar desnecessárias.
Depois de ter escrito o fluxo de processo mais eficaz, você pode convertê-lo para uma lista de verificação. Cada vez que você executar a tarefa, você pode verificar se você completou cada uma das etapas necessárias. Também facilita na delegação de tarefas, pois você possui instruções escritas e claras que podem ser seguidas por qualquer pessoa.
H) Interrupções e problemas
É muito raro que qualquer coisa seja completamente planejada. Erros serão feitos e acontecem imprevistos que causam interrupções.
55. Programe suas interrupções
Há muitas coisas pequenas que irão interrompê-lo no decorrer de um dia, por exemplo, pessoas, telefonemas, e-mail, redes sociais. Se não forem controlados, eles irão interromper seu impulso de ver ou atender constantemente e torná-lo mais difícil para você terminar suas tarefas. A solução é agendar tempos para lidar com essas interrupções. Dessa forma, você pode desligá-los (ou para o correio de voz, fora do escritório etc.) durante períodos de maior movimento ou despendimento no seu trabalho. Muitas poucas coisas são necessariamente muito importante e urgente por isso você será capaz de lidar com eles durante os seus períodos especificados.
56. Comunicar a sua nova programação de horários
Se você ficar constantemente indisponível e não tiver os seus horários disponíveis, muitos podem se sentir desconfortável ou irritado. A maneira de contornar isso é reservar um horário e comunicar a sua nova programação. Avise a todos que você tem um contato regular pessoalmente ou telefonando do seu horário alterado. Você também pode escrever no final da sua mensagem de e-mail ou através da gravação do seu correio de voz o seu novo horário disponível para isso. Uma vez que as pessoas veem que você está continuando a dar atenção e entregando os elevados padrões de serviço, todos tem o prazer de apoiar o seu horário.
57. Tornar a informação acessível
Em muitos locais de trabalho, você recebe as mesmas perguntas todos os dias ou a todo o momento. Ao invés de responder a cada pergunta individual, e enquanto esta informação não é confidencial, pode ser melhor para você criar uma FAQ e torná-lo facilmente disponíveis. Há muitas maneiras de fazer um FAQ disponível, por exemplo, colocá-lo em seu website, rede ou deixar uma resposta automática para o seu e-mail. Você também pode enviá-lo para todas as pessoas relevantes em sua organização. A mesma abordagem pode ser feito com políticas. Você pode fazer para tudo que está respondendo regularmente. Tomando esta abordagem proativa pode reduzir o número de telefonemas, e-mails e visitas pessoais que você recebe diariamente. Aqueles que lerem ou receberem as respostas, ainda vai se sentir como se tivessem recebido um excelente serviço e você terá mais tempo para se concentrar em coisas importantes.
58. Contornar o problema
As coisas nem sempre vão de acordo com o planejamento e de vez em quando você vai ficar preso com uma tarefa. Ao invés de ficar obcecado com o problema, se possível, é melhor seguir em frente com o resto da tarefa. Você pode tentar resolver o problema mais tarde ou, alternativamente, você pode procurar ajuda. De qualquer maneira, não há necessidade de deixar o problema te deixar muito nervoso a ponto de não conseguir se concentrar e para seguir em frente.
59. Voltar para o início ou até o ponto que estava dando certo.
Às vezes você pode ficar profundamente decepcionado em um projeto quando você percebe que o que você está fazendo simplesmente não está funcionando. Você pode ficar tão desgastado por estar mergulhado e dedicado nas coisas que você pode se recusar a ver a magnitude do problema. E se você procurar desesperadamente por uma solução rápida, esta solução rápida pode funcionar temporariamente, mas em longo prazo isso não vai resolver o problema. Infelizmente, às vezes a maneira mais rápida para resolver o trabalho é voltar às pranchetas e começar tudo de novo ou pelo menos até o ponto em que tudo estava dando certo. Assim como uma vacina pode doer, mas em longo prazo, melhora muito suas chances de executar e obter um resultado mais saudável.
60. Seja inacessível por um tempo
Quando eu tenho algo realmente importante para trabalhar e quero me certificar de que ninguém vai me interromper. Eu desligo o meu telefone, e-mail e mídias sociais. Para ser radical, fecho todas as portas do meu escritório para que ninguém possa simplesmente entrar. Ele funciona melhor se você avisar os outros de antemão que você vai estar inacessível e muito ocupado por um período de tempo. Dessa forma, ninguém vai entrar em pânico. O benefício chave para esta estratégia é que você começa a ter paz e a solidão necessária para trabalhar na tarefa. Isso é até benéfico para os outros que iriam ao seu escritório perguntar e descobriram na verdade que não era tão importante ou que eles podiam resolver por si próprios.
61. Escolhendo a tarefa mais fácil
Algumas tarefas podem ser esmagadoramente pesadas. Às vezes, você vai se sentir desmotivados e você não vai querer fazer nada. Nestas circunstâncias basta fazer algo. Escolha a parte mais fácil da tarefa e fazê-lo. Em seguida, passar para a próxima mais fácil. A experiência de realmente completar algumas das tarefas deve ajudar a mudar um pouco a sua mentalidade e permitir-lhe fazer mais do que você pensava em fazer anteriormente. No final do tempo programado, você não imaginaria ter feito tanto quanto você tinha originalmente planejado, assim você vai muito mais longe do que ter cedido ao desejo de não fazer nada inicialmente.
62. A produtividade é um princípio, não uma religião
É muito fácil ficar obcecado com a produtividade e procurar mais oportunidades e mecanismos para fazer mais e mais. Mas a vida tem que ser agradável e você precisa ser capaz de se desligar. Há muitas ocasiões em que a produtividade deve ser deixado de lado para que você possa se alegrar em prazeres simples da vida.
Um exemplo da minha vida é o meu amor pelo aprendizado (eu prefiro livros educacionais, na verdade e-book). Eu gosto muito sentar relaxado com tablet ou notebook na mão e um copo de chá ou café na outra mão. Eu leio devagar e com paciência tomando um pouco de tempo para absorver o conteúdo e relacioná-la com a minha vida. Esta é uma experiência agradável para mim. Se eu fosse para aprender a ler com velocidade, eu poderia ser mais produtivo, mas eu teria que fazer sem estes prazeres do café e reflexão.
63. Saber o que é Procrastinação
Procrastinar é adiar uma tarefa ou compromisso importante. Acontece com todo mundo, mas para algumas pessoas
é tão frequente que se tornou um hábito.São diversas as razões que levam as pessoas a procrastinarem, as mais
comuns são: preguiça, insegurança (acreditar não ser capaz de fazer o que deve ser feito) e não saber aproveitar o
tempo.
Embora sejam várias as razões, as justificativas são sempre as mesmas: não tenho tempo! Como posso fazer o que é
necessário com tanta gente me pedindo um monte de coisas a toda hora? As frases mais comuns que se ouve são:
“Amanhã eu faço”, ou “assim que tiver um tempinho eu termino”, ou “ainda faltam algumas coisas para que eu
possa iniciar esse trabalho”.
As pessoas que adquiriram o hábito de procrastinar são vitimas dele. Sofrem e ficam atormentadas com as tarefas e
compromissos cujos prazos estão terminando e que acreditam não serem capazes de cumprir.
Para pessoas assim, só há uma saída: acreditar que a melhor forma de se livrar desse hábito é gerenciando melhor o
tempo.
O primeiro passo para vencer a imobilidade temporal ou procrastinação é ter a clara noção de que os eventos estão
todos interligados e que quando prorrogamos alguma coisa, estamos utilizando esse tempo com outras coisas.
Conclusão: só é viável prorrogar uma tarefa, quando iremos utilizar o tempo para a execução de outra mais
importante.
Parece fácil, mas somente com determinação e disciplina, o habito de procrastinar será eliminado.
Algumas práticas que ajudam a superar a procrastinação:
1. Conscientizar-se de que a pessoa mais prejudicada com o adiamento é quem adia. Portanto, quanto antes
realizarmos a tarefa e nos livrarmos dela, mais cedo desfrutaremos da sensação de alívio e do prazer do sentimento
de dever cumprido e de realização.
2. Identificar as razões do adiamento, que podem ser:
Medo de falhar;
Medo do desconhecido;
Falta de motivação;
Preguiça;
Perfeccionismo.
Identificando as razões, você não terá dificuldade de encontrar a solução.
3. Dividir tarefas complexas em partes. Isso facilitará a execução dos trabalhos.
4. Elaborar um planejamento e um cronograma de atividades para cada tarefa.
5. Monitorar o andamento das atividades, comparar com o planejamento e fazer os ajustes necessários para garantir
o progresso.
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