Pontos críticos na melhoria do Controle Primário nas IFES · • 2 Normas de atribuições e...

MARCUS VINICIUS DE AZEVEDO BRAGA

Analista de Finanças e Controle - CGU/SFC/DS/DSEDU II

Pontos críticos na

melhoria do Controle

Primário nas IFES

ASTERIX, O GAULÊS

BUROCRACIA, WEBER E O

PATRIMONIALISMO

Patrimonialismo = patriarcal,

público e privado, prebendas.

Em resposta ao patrimonialismo

= BUROCRACIA

Neopatrimonialismo = Burocracia

estatal

Burocracia = Mecanismos de

controle = necessidade de

controlar Vs. Eficiência

ESTADO INDUTOR E O PAPEL DO

CONTROLE

Estado indutor - universalização

de bens na geração de riqueza,

investimento em capacitação

Novo New Deal- Combate a

corrupção

Intervenção do Estado- pesado

investimento estatal

Papel do controle como garantia

Controle por resultados é um

padrão privatista- credencia ou

descredencia

CONTROLE E ANÁLISE DE

RISCOS

Os recursos são limitados e as

necessidades são infinitas

Mas é impossível se controlar

tudo.

Já tivemos um paradigma de

controle prévio

Hoje é exceção

Temos hoje o Controle

concomitante e posterior

O controle se fundamenta na

análise de riscos para atuar-

PAINT.

Tarefas X capacidade operacional

CONTROLE E ANÁLISE DE

RISCOS

Avaliar a priorização pelos critérios de :

•CRITICIDADE

•MATERIALIDADE

•RELEVÂNCIA

CONTROLE PRIMÁRIO

UMA BREVE REVISÃO

Na função de Auditor Interno,

devemos promover e avaliar o Controle

Primário

Na análise de riscos, devemos

escolher os processos que devemos

atuar nesse sentido

Mas, antes, vamos rever de forma

breve o conceito de controle primário e

suas componentes

O Controle Primário é um controle

“em linha”, efetuado pelo próprio gestor

Instrução Normativa SFC nº 01/ 2001:

Controle interno administrativo é o conjunto de

atividades, planos, rotinas, métodos e

procedimentos interligados, estabelecidos com

vistas a assegurar que os objetivos das unidades e

entidades da administração pública sejam

alcançados, de forma confiável e concreta,

evidenciando eventuais desvios ao longo da gestão,

até a consecução dos objetivos fixados pelo Poder

Público.

Controles Internos = Controle Interno

Administrativo = “Controle interno”

CONTROLE PRIMÁRIO

Controle não é só da alçada da CGU, do TCU...

• Assim como o engenheiro, na elaboração do projeto

de um prédio, não se preocupa somente com

vergalhões e concreto, tendo de pensar também na

segurança patrimonial, na acessibilidade, na prevenção

de incêndios e na iluminação; o gestor de recursos

públicos se preocupa com o controle no seu cotidiano,

de forma preventiva e permanente.

• É um controle intrínseco, imbricado no processo de

gestão.

• São as medidas preventivas adotadas cotidianamente

pelo gestor

Controle Primário-Componentes

Componente 1:

Gerenciamento de riscos diante dos

objetivos: É a atuação do gestor que faz

uma avaliação interna e externa da

organização, seus objetivos e os riscos

envolvidos, definindo uma estratégia de

atuação diante desses riscos.

Componente 2:

• Ambiente de controle: Nessa

vertente o gestor faz o controle se

tornar presente no cotidiano da

gestão, nas normas disseminadas, na

comunicação interna, nos perfis para

os diversos cargos, na segregação de

funções, na definição de delegação de

poderes, nas regras claras e bem

definidas.

Componente 3:

• Atividades de controle: A atuação do

gestor nesse sentido se dá de forma

mais pontual, avaliando mecanismos

preventivos já instalados, controlando

transações específicas,

acompanhando situações anômalas e

verificando os registros.

Componente 4:

Transparência: Diferencial da gestão

pública, busca o gestor fornecer

acesso ao fluxo de informações,

evitando informações ocultas e

tornando claro as condições de suas

ações para dentro e para fora da

organização.

ESCOLHENDO OS PONTOS CRÍTICOS

Em uma IFES podemos citar vários

pontos críticos, pelos critérios de

relevância, materialidade e criticidade da

IN 01/2001/SFC:

Pagamento de pessoal

Licitações e contratos

Termos de cooperação com outros

órgãos

Liquidação de despesas

Fiscalização de contratos

ESCOLHENDO OS PONTOS CRÍTICOS

Em uma IFES podemos citar vários

pontos críticos, pelos critérios de

relevância, materialidade e criticidade da

IN 01/2001/SFC:

Pagamento de pessoal

Licitações e contratos

Termos de cooperação com outros

órgãos

Liquidação de despesas

Fiscalização de contratos

Dada a pouca discussão sobre esses

tópicos, vamos nos deter sobre eles,

na análise de seus riscos diante dos

objetivos da IFES e de como

poderemos fortalecer neles o Controle

Primário.

FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS

CENÁRIOS

• Riscos: Que a fiscalização não garanta, na sua atuação

concomitante a execução dos contratos, que eles atinjam seus

objetivos e revertam em benefícios para os usuários.

• Legislação Correlata: Art. 67 da Lei 8.666/93

• IN 02/2008/MPOG

• Aspectos relevantes: A fiscalização de contratos demanda

capacitação dos envolvidos e definição clara das atribuições e

responsabilidades no decorrer do processo.

• Casos concretos mais complexos: Fiscalização de obras de

engenharia, de contratos de terceirização (MO) , de serviços

complexos.

FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS

GERENCIAMENTO DE RISCOS

• Análise com a equipe de auditoria o fluxo de trabalho do

processo de fiscalização de contratos, identificando os riscos e

os pontos críticos (SISTEMICO)

• Estabelecer estratégias de resposta a esse risco, dentro da

capacidade operacional e das peculiaridades (SISTEMICO)

• Normatizar e planejar ações de implementação dessas

respostas ao risco (SISTEMICO)

• Reformular as estratégias após avaliações internas e

recomendações de órgãos de controle. (SISTEMICO)

• Mapear no exercício, junto ao planejamento de aquisições,

quais os contratos que pelo risco, materialidade e relevância

mereçam atenção. Daí, emitir recomendações preventivas e

efetuar testes no processo de fiscalização durante o exercício-

PAINT. (SISTEMICO)

FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS

AMBIENTE DE CONTROLE• Reunião com o contratado após a assinatura, envolvendo fiscalização e responsáveis

pelo Projeto básico, analisando-se os níveis de serviço estabelecidos.

• O particular deve indicar um preposto para evitar tumultos, contra-ordens e garantir

uma boa interlocução. Deve ter poder decisório esse preposto.

• Registro formal do cotidiano do contrato, de preferência em livro.

• Declaração de parentesco dos terceirizados com funcionários do órgão

• Autorização por ordem de serviço para fases do serviço específicas

• Não é recomendável o fiscal receber o item sozinho ou ainda, de ter feito o Projeto

Básico.

• Estrutura de Gestor de contrato e Fiscal do contrato

• 2 Normas de atribuições e responsabilidades do fiscal- genéricas e específicas-

Manual de procedimentos e contrato/norma de designação

• Adotar Rotatividade entre servidores fiscais formalizada e aleatória

• Procurar que o Fiscal seja vinculado ao setor no qual está sendo executado o serviço

• Análise do perfil dos candidatos a fiscal de contratos

• Capacitação periódica dos fiscais de contratos = Ensinar a controlar

FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS

ATIVIDADES DE CONTROLE

• Verificações de situações de sub-contratação prescritas e ocultas

• Verificação dos registros e apontamentos do fiscal sobre o andamento

• Verificação da qualidade do material e relação ao projeto básico

• Verificação do uso efetivo de horas contratadas dos itens alugados no

Projeto Básico

• Verificação de obrigações previdenciárias e trabalhistas- no que couber.

• Verificação de histórico “nada consta” de funcionários terceirizados -

Segurança

• Verificar se isentou a empresa de punição no decorrer do contrato

• Verificação de atrasos e prazos

• Verificação dos aditivos, conveniência e preços praticados

• Verificação se o fiscal designado é que está fiscalizando

FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS

TRANSPARÊNCIA

• Recomendar e normatizar que prorrogações e aditivos

devam necessariamente envolver a comissão de licitações e

receberem publicidade devida.

• Informações sobre o andamento do serviço e horários

contratados em lugar a disposição dos usuários e na web

• Que o Fiscal seja conhecido por todos, canal com os

usuários. Refeitório, transporte, fotocópia etc

• Que os registros da execução do contrato adotem, no que

couber, fotografias e filmagens .

• No caso de terceirização, que envolva cessão de mão-de-

obra, informações de horários e funcionários nos locais

determinados.

LIQUIDAÇÃO DE DESPESAS

CENÁRIOS• Risco: Que o processo de recebimento de bens e serviços

contratados se dê de forma deficiente, ocasionando perdas ao

patrimônio e consequentemente redução nos benefícios aos

usuários beneficiados.

• Legislação correlata: Art. 73 da Lei 8.666/93

• Art. 63 da Lei 4.320/64

• Aspectos relevantes: A liquidação deve guardar um aspecto

“deslizante”, ou seja, ela não se esgota ali no momento da

conferência, devendo ter elementos para aferições futuras.

• Casos concretos mais complexos: Comprovação de cursos

realizados, eventos, congressos, seminários etc.

LIQUIDAÇÃO DE DESPESAS

GERENCIAMENTO DE RISCOS

• Análise com a equipe de auditoria o fluxo de trabalho do

processo de liquidação de despesas, identificando os riscos e

os pontos críticos (SISTEMICO)

• Estabelecer estratégias de resposta a esse risco, dentro da

capacidade operacional e das peculiaridades (SISTEMICO)

• Normatizar e planejar ações de implementação dessas

respostas ao risco (SISTEMICO)

• Reformular as estratégias após avaliações internas e

recomendações de órgãos de controle. (SISTEMICO)

• Mapear no exercício, junto ao planejamento de aquisições,

quais as despesas que pelo risco, materialidade e relevância

mereçam atenção. Daí, emitir recomendações preventivas e

efetuar testes no processo de liquidação durante o exercício-

PAINT. (SISTEMICO)

LIQUIDAÇÃO DE DESPESAS

AMBIENTE DE CONTROLE• Processos de recebimento documentados, com o detalhamento adequado a cada

caso. Alfinete e o foguete.

• Designação com atribuições e responsabilidades- genéricas e específicas- Manual

de procedimentos e contrato/designação.

• Rotatividade entre servidores que liquidam despesas formalizada

• Recebedor vinculado ao setor no qual está sendo executado o serviço-

Segregação de funções= quem paga não recebe etc.

• Exigências de comissão de recebimento previstas na Lei de licitações.

• Verificação da correta identificação do servidor que deu o atesto.

• Verificar se terceirizados estão assinado o recebimento de material/serviços.

• Análise do perfil dos candidatos à liquidação de despesas com ocorrências

correlatas

• Existência de equipamentos de medição apropriados para os processos de

liquidação

LIQUIDAÇÃO DE DESPESAS

ATIVIDADES DE CONTROLE• Verificar se a liquidação compara especificação do objeto e a

observância da legislação relativa ao que está sendo

entregue, fazendo testagens e registrando os dados

pertinentes

• Verificar se o tempo entre o recebimento provisório e

definitivo é excessivo.

• Verificação se o pagamento só ocorre após a liquidação.

• Verificação se o pagamento segue a ordem cronológica da

liquidação.

• Verificação se o mesmo título de crédito não foi pago duas

vezes

• Verificação se o material recebido, realmente foi incorporado

LIQUIDAÇÃO DE DESPESAS

TRANSPARÊNCIA

• Disponibilização da correta identificação do item, quem

recebeu, seu destino, quem o periciou (Intra)

• Uso de fotografias e filmagens, no que couber. Jornalzinho.

• Publicação das designações de servidores e comissões de

recebimentos em boletim interno

• Local amplo e de circulação para recebimento de material.

• Publicidade no boletim interno sobre pagamentos realizados

das despesas liquidados, com especificação dos

equipamentos (serviço e material)

• Criação de canal de reclamações sobre despesas liquidadas

de tipos específicos.

PRESTAÇÃO DE CONTAS DE

TERMO DE COOPERAÇÃO

CENÁRIOS• Risco: Que os recursos externos recebidos pelas IFES não sejam

devidamente comprovados, comprometendo a credibilidade e carreando

recursos para outras IFES, inclusive de outras esferas.

• Legislação: Decreto 6.170/23007

• Portaria 127/2008/MPOG

• Aspectos relevantes: A prestação de contas de Termo de cooperação

deve vincular o aspecto finalístico, ou seja, o que aquele recurso

agregou aos própósitos do órgãos cedente e a sua missão.

• Casos concretos mais complexos: Comprovação de cursos realizados,

eventos, congressos, seminários, pesquisas científicas de um modo

geral.

PRESTAÇÃO DE CONTAS DE

TERMO DE COOPERAÇÃO

GERENCIAMENTO DE RISCOS• Análise com a equipe de auditoria o fluxo de trabalho do processo de

Prestação de contas de TC, identificando os riscos e os pontos críticos

(SISTEMICO)

• Estabelecer estratégias de resposta a esse risco, dentro da

capacidade operacional e das peculiaridades (SISTEMICO)

• Normatizar e planejar ações de implementação dessas respostas ao

risco (SISTEMICO)

• Reformular as estratégias após avaliações internas e recomendações

de órgãos de controle. (SISTEMICO)

• Mapear no exercício, junto ao planejamento de celebrações, quais os

termos que pelo risco, materialidade e relevância mereçam atenção.

Daí, emitir recomendações preventivas e efetuar testes no processo de

prestação de contas durante o exercício- PAINT. (SISTEMICO)

PRESTAÇÃO DE CONTAS DE

TERMO DE COOPERAÇÃO

AMBIENTE DE CONTROLE• Comprovação de cursos com conteúdo programático, curriculum vitae de

instrutores e lista de presença com dados dos participantes (Email, telefone, nome,

vinculação).

• Estabelecer servidor designado formalmente, com atribuições e responsabilidades,

para o acompanhamento do TC. Analisar perfil.

• Designação com atribuições e responsabilidades- genéricas e específicas- Manual e

descrição no Termo.

• Rotatividade entre servidores em relação aos órgãos concedentes formalizada

• Relatório da execução especificar o produto obtido

• Proposta ao Ministério deve apresentar planilha de custos e insumos

unitários• Identificar nos documentos de celebração o interlocutor do Ministério

• Normatizar internamente na unidade as lacunas existentes na legislação sobre TC

(Não contrarie os princípios e outras normas)

GABINETE DO MINISTRO

PORTARIA Nº 458, DE 12

DE ABRIL DE 2011

Disciplina a celebração, o

acompanhamento, a

fiscalização e a prestação

de contas de convênios,

contratos de repasse,

termos de cooperação e

termos de parceria

celebrados no âmbito do

Ministério da Justiça e de

suas entidades

vinculadas, e dá outras

providências.

PRESTAÇÃO DE CONTAS DE

TERMO DE COOPERAÇÃO

ATIVIDADES DE CONTROLE

• Verificação dos preços apresentados (IFES) pelos

executores em relação ao mercado

• Verificação se não utiliza servidores das IFEs de forma

vedada

• Verificação dos prazos acordados com os ministérios

• Verificação se o objeto do Termo não está sendo realizado

de forma concomitante com outro recurso

• Verificação das despesas efetuadas com o Termo de

Cooperação

• Verificação do destino dos bens adquiridos com o Termo de

Cooperação

PRESTAÇÃO DE CONTAS DE

TERMO DE COOPERAÇÃO

TRANSPARÊNCIA

• Dar publicidade dos recursos recebidos em boletim

interno, bem como os prazos e o Plano de Trabalho,

indicando os usuários diretamente relacionados

• Divulgar servidor responsável por acompanhamento e

atribuições

• Criar, se for o caso, canal de comunicação com usuários

sobre o Termo de Cooperação

• Utilizar fotografias e outros meios de comprovação

• Divulgação de servidores envolvidos com a execução do

Termo de Cooperação, bem como os equipamentos

adquiridos.

CONCLUSÕES

•È fundamental identificar os pontos

críticos de um processo de uma IFES

•Esses pontos devem aparecer em

nosso planejamento

•A atuação das AUDIN na promoção do

Controle primário se faz por

verificações das normas,

procedimentos, ambiente de controle,

transparência, eventos por amostra etc

•A sistematização sob essas

componentes e pela análise de risco

permite otimizar a capacidade

operacional e que o controle seja

percebido em todos os campi.

•A atuação da AUDIN pode evitar

muitos problemas para a gestão das

IFEs.

Para refletirmos...(Stephen Kanitz)

1) Não são os grandes planos que dão certo, são os pequenos

detalhes

2) Não são as horas de trabalho que levam ao seu sucesso. É

o trabalho que você realiza numa hora

3) Contratos, inclusive os de casamento,são realizados

justamente porque o futuro é incerto e imprevisível

4) Não corrigir para um administrador é pior que errar.

5) Se você pretende ser útil na vida, aprenda a fazer boas

perguntas mais do que sair arrogantemente ditando

respostas.

6) Não Somos um país corrupto. Somos sim mal auditados

CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO

Setor de Autarquia Sul,

Quadra 1, Bloco A

Edifício Darcy Ribeiro

CEP: 70070-905

Tel: (61) 2020-7119

Marcus Vinicius de Azevedo Braga – SFC/DS/DSEDU II

Email: marcus.braga@cgu.gov.br

Visite o Portal da Transparência:

www.portaldatransparencia.gov.br