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MARCUS VINICIUS DE AZEVEDO BRAGA
Analista de Finanças e Controle - CGU/SFC/DS/DSEDU II
Pontos críticos na
melhoria do Controle
Primário nas IFES
ASTERIX, O GAULÊS
BUROCRACIA, WEBER E O
PATRIMONIALISMO
Patrimonialismo = patriarcal,
público e privado, prebendas.
Em resposta ao patrimonialismo
= BUROCRACIA
Neopatrimonialismo = Burocracia
estatal
Burocracia = Mecanismos de
controle = necessidade de
controlar Vs. Eficiência
ESTADO INDUTOR E O PAPEL DO
CONTROLE
Estado indutor - universalização
de bens na geração de riqueza,
investimento em capacitação
Novo New Deal- Combate a
corrupção
Intervenção do Estado- pesado
investimento estatal
Papel do controle como garantia
Controle por resultados é um
padrão privatista- credencia ou
descredencia
CONTROLE E ANÁLISE DE
RISCOS
Os recursos são limitados e as
necessidades são infinitas
Mas é impossível se controlar
tudo.
Já tivemos um paradigma de
controle prévio
Hoje é exceção
Temos hoje o Controle
concomitante e posterior
O controle se fundamenta na
análise de riscos para atuar-
PAINT.
Tarefas X capacidade operacional
CONTROLE E ANÁLISE DE
RISCOS
Avaliar a priorização pelos critérios de :
•CRITICIDADE
•MATERIALIDADE
•RELEVÂNCIA
CONTROLE PRIMÁRIO
UMA BREVE REVISÃO
Na função de Auditor Interno,
devemos promover e avaliar o Controle
Primário
Na análise de riscos, devemos
escolher os processos que devemos
atuar nesse sentido
Mas, antes, vamos rever de forma
breve o conceito de controle primário e
suas componentes
O Controle Primário é um controle
“em linha”, efetuado pelo próprio gestor
Instrução Normativa SFC nº 01/ 2001:
Controle interno administrativo é o conjunto de
atividades, planos, rotinas, métodos e
procedimentos interligados, estabelecidos com
vistas a assegurar que os objetivos das unidades e
entidades da administração pública sejam
alcançados, de forma confiável e concreta,
evidenciando eventuais desvios ao longo da gestão,
até a consecução dos objetivos fixados pelo Poder
Público.
Controles Internos = Controle Interno
Administrativo = “Controle interno”
CONTROLE PRIMÁRIO
Controle não é só da alçada da CGU, do TCU...
• Assim como o engenheiro, na elaboração do projeto
de um prédio, não se preocupa somente com
vergalhões e concreto, tendo de pensar também na
segurança patrimonial, na acessibilidade, na prevenção
de incêndios e na iluminação; o gestor de recursos
públicos se preocupa com o controle no seu cotidiano,
de forma preventiva e permanente.
• É um controle intrínseco, imbricado no processo de
gestão.
• São as medidas preventivas adotadas cotidianamente
pelo gestor
Controle Primário-Componentes
Componente 1:
Gerenciamento de riscos diante dos
objetivos: É a atuação do gestor que faz
uma avaliação interna e externa da
organização, seus objetivos e os riscos
envolvidos, definindo uma estratégia de
atuação diante desses riscos.
Componente 2:
• Ambiente de controle: Nessa
vertente o gestor faz o controle se
tornar presente no cotidiano da
gestão, nas normas disseminadas, na
comunicação interna, nos perfis para
os diversos cargos, na segregação de
funções, na definição de delegação de
poderes, nas regras claras e bem
definidas.
Componente 3:
• Atividades de controle: A atuação do
gestor nesse sentido se dá de forma
mais pontual, avaliando mecanismos
preventivos já instalados, controlando
transações específicas,
acompanhando situações anômalas e
verificando os registros.
Componente 4:
Transparência: Diferencial da gestão
pública, busca o gestor fornecer
acesso ao fluxo de informações,
evitando informações ocultas e
tornando claro as condições de suas
ações para dentro e para fora da
organização.
ESCOLHENDO OS PONTOS CRÍTICOS
Em uma IFES podemos citar vários
pontos críticos, pelos critérios de
relevância, materialidade e criticidade da
IN 01/2001/SFC:
Pagamento de pessoal
Licitações e contratos
Termos de cooperação com outros
órgãos
Liquidação de despesas
Fiscalização de contratos
ESCOLHENDO OS PONTOS CRÍTICOS
Em uma IFES podemos citar vários
pontos críticos, pelos critérios de
relevância, materialidade e criticidade da
IN 01/2001/SFC:
Pagamento de pessoal
Licitações e contratos
Termos de cooperação com outros
órgãos
Liquidação de despesas
Fiscalização de contratos
Dada a pouca discussão sobre esses
tópicos, vamos nos deter sobre eles,
na análise de seus riscos diante dos
objetivos da IFES e de como
poderemos fortalecer neles o Controle
Primário.
FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS
CENÁRIOS
• Riscos: Que a fiscalização não garanta, na sua atuação
concomitante a execução dos contratos, que eles atinjam seus
objetivos e revertam em benefícios para os usuários.
• Legislação Correlata: Art. 67 da Lei 8.666/93
• IN 02/2008/MPOG
• Aspectos relevantes: A fiscalização de contratos demanda
capacitação dos envolvidos e definição clara das atribuições e
responsabilidades no decorrer do processo.
• Casos concretos mais complexos: Fiscalização de obras de
engenharia, de contratos de terceirização (MO) , de serviços
complexos.
FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS
GERENCIAMENTO DE RISCOS
• Análise com a equipe de auditoria o fluxo de trabalho do
processo de fiscalização de contratos, identificando os riscos e
os pontos críticos (SISTEMICO)
• Estabelecer estratégias de resposta a esse risco, dentro da
capacidade operacional e das peculiaridades (SISTEMICO)
• Normatizar e planejar ações de implementação dessas
respostas ao risco (SISTEMICO)
• Reformular as estratégias após avaliações internas e
recomendações de órgãos de controle. (SISTEMICO)
• Mapear no exercício, junto ao planejamento de aquisições,
quais os contratos que pelo risco, materialidade e relevância
mereçam atenção. Daí, emitir recomendações preventivas e
efetuar testes no processo de fiscalização durante o exercício-
PAINT. (SISTEMICO)
FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS
AMBIENTE DE CONTROLE• Reunião com o contratado após a assinatura, envolvendo fiscalização e responsáveis
pelo Projeto básico, analisando-se os níveis de serviço estabelecidos.
• O particular deve indicar um preposto para evitar tumultos, contra-ordens e garantir
uma boa interlocução. Deve ter poder decisório esse preposto.
• Registro formal do cotidiano do contrato, de preferência em livro.
• Declaração de parentesco dos terceirizados com funcionários do órgão
• Autorização por ordem de serviço para fases do serviço específicas
• Não é recomendável o fiscal receber o item sozinho ou ainda, de ter feito o Projeto
Básico.
• Estrutura de Gestor de contrato e Fiscal do contrato
• 2 Normas de atribuições e responsabilidades do fiscal- genéricas e específicas-
Manual de procedimentos e contrato/norma de designação
• Adotar Rotatividade entre servidores fiscais formalizada e aleatória
• Procurar que o Fiscal seja vinculado ao setor no qual está sendo executado o serviço
• Análise do perfil dos candidatos a fiscal de contratos
• Capacitação periódica dos fiscais de contratos = Ensinar a controlar
FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS
ATIVIDADES DE CONTROLE
• Verificações de situações de sub-contratação prescritas e ocultas
• Verificação dos registros e apontamentos do fiscal sobre o andamento
• Verificação da qualidade do material e relação ao projeto básico
• Verificação do uso efetivo de horas contratadas dos itens alugados no
Projeto Básico
• Verificação de obrigações previdenciárias e trabalhistas- no que couber.
• Verificação de histórico “nada consta” de funcionários terceirizados -
Segurança
• Verificar se isentou a empresa de punição no decorrer do contrato
• Verificação de atrasos e prazos
• Verificação dos aditivos, conveniência e preços praticados
• Verificação se o fiscal designado é que está fiscalizando
FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS
TRANSPARÊNCIA
• Recomendar e normatizar que prorrogações e aditivos
devam necessariamente envolver a comissão de licitações e
receberem publicidade devida.
• Informações sobre o andamento do serviço e horários
contratados em lugar a disposição dos usuários e na web
• Que o Fiscal seja conhecido por todos, canal com os
usuários. Refeitório, transporte, fotocópia etc
• Que os registros da execução do contrato adotem, no que
couber, fotografias e filmagens .
• No caso de terceirização, que envolva cessão de mão-de-
obra, informações de horários e funcionários nos locais
determinados.
LIQUIDAÇÃO DE DESPESAS
CENÁRIOS• Risco: Que o processo de recebimento de bens e serviços
contratados se dê de forma deficiente, ocasionando perdas ao
patrimônio e consequentemente redução nos benefícios aos
usuários beneficiados.
• Legislação correlata: Art. 73 da Lei 8.666/93
• Art. 63 da Lei 4.320/64
• Aspectos relevantes: A liquidação deve guardar um aspecto
“deslizante”, ou seja, ela não se esgota ali no momento da
conferência, devendo ter elementos para aferições futuras.
• Casos concretos mais complexos: Comprovação de cursos
realizados, eventos, congressos, seminários etc.
LIQUIDAÇÃO DE DESPESAS
GERENCIAMENTO DE RISCOS
• Análise com a equipe de auditoria o fluxo de trabalho do
processo de liquidação de despesas, identificando os riscos e
os pontos críticos (SISTEMICO)
• Estabelecer estratégias de resposta a esse risco, dentro da
capacidade operacional e das peculiaridades (SISTEMICO)
• Normatizar e planejar ações de implementação dessas
respostas ao risco (SISTEMICO)
• Reformular as estratégias após avaliações internas e
recomendações de órgãos de controle. (SISTEMICO)
• Mapear no exercício, junto ao planejamento de aquisições,
quais as despesas que pelo risco, materialidade e relevância
mereçam atenção. Daí, emitir recomendações preventivas e
efetuar testes no processo de liquidação durante o exercício-
PAINT. (SISTEMICO)
LIQUIDAÇÃO DE DESPESAS
AMBIENTE DE CONTROLE• Processos de recebimento documentados, com o detalhamento adequado a cada
caso. Alfinete e o foguete.
• Designação com atribuições e responsabilidades- genéricas e específicas- Manual
de procedimentos e contrato/designação.
• Rotatividade entre servidores que liquidam despesas formalizada
• Recebedor vinculado ao setor no qual está sendo executado o serviço-
Segregação de funções= quem paga não recebe etc.
• Exigências de comissão de recebimento previstas na Lei de licitações.
• Verificação da correta identificação do servidor que deu o atesto.
• Verificar se terceirizados estão assinado o recebimento de material/serviços.
• Análise do perfil dos candidatos à liquidação de despesas com ocorrências
correlatas
• Existência de equipamentos de medição apropriados para os processos de
liquidação
LIQUIDAÇÃO DE DESPESAS
ATIVIDADES DE CONTROLE• Verificar se a liquidação compara especificação do objeto e a
observância da legislação relativa ao que está sendo
entregue, fazendo testagens e registrando os dados
pertinentes
• Verificar se o tempo entre o recebimento provisório e
definitivo é excessivo.
• Verificação se o pagamento só ocorre após a liquidação.
• Verificação se o pagamento segue a ordem cronológica da
liquidação.
• Verificação se o mesmo título de crédito não foi pago duas
vezes
• Verificação se o material recebido, realmente foi incorporado
LIQUIDAÇÃO DE DESPESAS
TRANSPARÊNCIA
• Disponibilização da correta identificação do item, quem
recebeu, seu destino, quem o periciou (Intra)
• Uso de fotografias e filmagens, no que couber. Jornalzinho.
• Publicação das designações de servidores e comissões de
recebimentos em boletim interno
• Local amplo e de circulação para recebimento de material.
• Publicidade no boletim interno sobre pagamentos realizados
das despesas liquidados, com especificação dos
equipamentos (serviço e material)
• Criação de canal de reclamações sobre despesas liquidadas
de tipos específicos.
PRESTAÇÃO DE CONTAS DE
TERMO DE COOPERAÇÃO
CENÁRIOS• Risco: Que os recursos externos recebidos pelas IFES não sejam
devidamente comprovados, comprometendo a credibilidade e carreando
recursos para outras IFES, inclusive de outras esferas.
• Legislação: Decreto 6.170/23007
• Portaria 127/2008/MPOG
• Aspectos relevantes: A prestação de contas de Termo de cooperação
deve vincular o aspecto finalístico, ou seja, o que aquele recurso
agregou aos própósitos do órgãos cedente e a sua missão.
• Casos concretos mais complexos: Comprovação de cursos realizados,
eventos, congressos, seminários, pesquisas científicas de um modo
geral.
PRESTAÇÃO DE CONTAS DE
TERMO DE COOPERAÇÃO
GERENCIAMENTO DE RISCOS• Análise com a equipe de auditoria o fluxo de trabalho do processo de
Prestação de contas de TC, identificando os riscos e os pontos críticos
(SISTEMICO)
• Estabelecer estratégias de resposta a esse risco, dentro da
capacidade operacional e das peculiaridades (SISTEMICO)
• Normatizar e planejar ações de implementação dessas respostas ao
risco (SISTEMICO)
• Reformular as estratégias após avaliações internas e recomendações
de órgãos de controle. (SISTEMICO)
• Mapear no exercício, junto ao planejamento de celebrações, quais os
termos que pelo risco, materialidade e relevância mereçam atenção.
Daí, emitir recomendações preventivas e efetuar testes no processo de
prestação de contas durante o exercício- PAINT. (SISTEMICO)
PRESTAÇÃO DE CONTAS DE
TERMO DE COOPERAÇÃO
AMBIENTE DE CONTROLE• Comprovação de cursos com conteúdo programático, curriculum vitae de
instrutores e lista de presença com dados dos participantes (Email, telefone, nome,
vinculação).
• Estabelecer servidor designado formalmente, com atribuições e responsabilidades,
para o acompanhamento do TC. Analisar perfil.
• Designação com atribuições e responsabilidades- genéricas e específicas- Manual e
descrição no Termo.
• Rotatividade entre servidores em relação aos órgãos concedentes formalizada
• Relatório da execução especificar o produto obtido
• Proposta ao Ministério deve apresentar planilha de custos e insumos
unitários• Identificar nos documentos de celebração o interlocutor do Ministério
• Normatizar internamente na unidade as lacunas existentes na legislação sobre TC
(Não contrarie os princípios e outras normas)
GABINETE DO MINISTRO
PORTARIA Nº 458, DE 12
DE ABRIL DE 2011
Disciplina a celebração, o
acompanhamento, a
fiscalização e a prestação
de contas de convênios,
contratos de repasse,
termos de cooperação e
termos de parceria
celebrados no âmbito do
Ministério da Justiça e de
suas entidades
vinculadas, e dá outras
providências.
PRESTAÇÃO DE CONTAS DE
TERMO DE COOPERAÇÃO
ATIVIDADES DE CONTROLE
• Verificação dos preços apresentados (IFES) pelos
executores em relação ao mercado
• Verificação se não utiliza servidores das IFEs de forma
vedada
• Verificação dos prazos acordados com os ministérios
• Verificação se o objeto do Termo não está sendo realizado
de forma concomitante com outro recurso
• Verificação das despesas efetuadas com o Termo de
Cooperação
• Verificação do destino dos bens adquiridos com o Termo de
Cooperação
PRESTAÇÃO DE CONTAS DE
TERMO DE COOPERAÇÃO
TRANSPARÊNCIA
• Dar publicidade dos recursos recebidos em boletim
interno, bem como os prazos e o Plano de Trabalho,
indicando os usuários diretamente relacionados
• Divulgar servidor responsável por acompanhamento e
atribuições
• Criar, se for o caso, canal de comunicação com usuários
sobre o Termo de Cooperação
• Utilizar fotografias e outros meios de comprovação
• Divulgação de servidores envolvidos com a execução do
Termo de Cooperação, bem como os equipamentos
adquiridos.
CONCLUSÕES
•È fundamental identificar os pontos
críticos de um processo de uma IFES
•Esses pontos devem aparecer em
nosso planejamento
•A atuação das AUDIN na promoção do
Controle primário se faz por
verificações das normas,
procedimentos, ambiente de controle,
transparência, eventos por amostra etc
•A sistematização sob essas
componentes e pela análise de risco
permite otimizar a capacidade
operacional e que o controle seja
percebido em todos os campi.
•A atuação da AUDIN pode evitar
muitos problemas para a gestão das
IFEs.
Para refletirmos...(Stephen Kanitz)
1) Não são os grandes planos que dão certo, são os pequenos
detalhes
2) Não são as horas de trabalho que levam ao seu sucesso. É
o trabalho que você realiza numa hora
3) Contratos, inclusive os de casamento,são realizados
justamente porque o futuro é incerto e imprevisível
4) Não corrigir para um administrador é pior que errar.
5) Se você pretende ser útil na vida, aprenda a fazer boas
perguntas mais do que sair arrogantemente ditando
respostas.
6) Não Somos um país corrupto. Somos sim mal auditados
CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO
Setor de Autarquia Sul,
Quadra 1, Bloco A
Edifício Darcy Ribeiro
CEP: 70070-905
Tel: (61) 2020-7119
Marcus Vinicius de Azevedo Braga – SFC/DS/DSEDU II
Email: [email protected]
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www.portaldatransparencia.gov.br
