Alexandre Guimarães – 4º Encontro ABPMP CBPP – Case COMAER SEFA Recurso

2011

GESTÃO DE PROCESSOS

Projeto

Estratégia

Organizacional

SEFA

Ten Cel Int Alexandre Velloso Guimarães

“MANTER A SOBERANIA NO ESPAÇO

AÉREO NACIONAL COM VISTAS À

DEFESA DA PÁTRIA”

Comando da Aeronáutica

SEFA

74 ORGANIZAÇÕES

“UNIDADES GESTORAS”

Unidades - Exterior

ESTRUTURA ADMINISTRATIVA – COMANDO DA AERONÁUTICA

Comando da Aeronáutica

SEFA

�Execução Orçamentária

�Administração Financeira

�Contratos e Convênios

�Contabilidade

�Controle Interno

Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica

Comando da Aeronáutica

SEFA

OBJETIVO

Identificar os aspectos contextuais e as

principais peculiaridades do estudo de

processos levado a efeito na SEFA entre

os anos de 2010 e 2011.

Comando da Aeronáutica

SEFA

ROTEIRO

�Os motivadores do estudo de processos na SEFA

�A estrutura geral do projeto

�O suporte teórico

�As etapas e os resultados

�Desafios, facilitadores e lições aprendidas

Comando da Aeronáutica

Os motivadores do Estudo de Processos na

SEFA

Comando da Aeronáutica

SEFA

Motivadores do Caso “SEFA” (drivers)

•Pesquisa sobre “Gestão do Conhecimento” – 2009

•Necessidade de documentação de processos

Existência de documento com descrição dos processos de trabalho

Sim 26%

Apenas parcialmente

42%

Não 32%

Fonte: questionário de pesquisa (2009)

Comando da Aeronáutica

SEFA

Motivadores do Caso “SEFA” (drivers)

•Necessidade de estruturação de indicadores dedesempenho para a SEFA (Relatório de Gestão) - 2010

•Oportunidade de revisão dos elementos componentes da estratégia SEFA

PROJETO ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL SEFA

Comando da Aeronáutica

SEFA

POLÍTICAS

PROJETOS PROCESSOS

ESTRATÉGIAS OBJETIVOS

MISSÃO + VISÃO

Fonte: adaptação de Oliveira (2007, p. 177).

INDICADORES

Comando da Aeronáutica

Estrutura Geral do Projeto

Projeto Estratégia Organizacional SEFA

Identificar processos

estratégicos

Elaborar indicadores

Elaborar a Estratégia e Plano Setorial

Elaborar Programa

de Trabalho

Identificar e analisar riscos dos processos

Relatório de Gestão

Conceber a missão, visão e valores

Analisar o ambiente

Mapear processos por áreas

Elaborar a Política de Economia e Finanças da

Aer.

Elaborar Plano de

Continuidade de Negócios

Comando da Aeronáutica

SEFA

PROJETO ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL SEFA 425 dias 24/05/2010 06/01/2012

Aprovação do Cronograma e Fases 1 dia 24/05/2010 24/05/2010

Análise do Ambiente 12 dias 28/05/2010 14/06/2010

Elaboração da Missão e Visão 15 dias 28/05/2010 17/06/2010

Mapeamento e Análise de Processos 65 dias 18/06/2010 16/09/2010

Elaboração de Indicadores 49 dias 17/09/2010 24/11/2010

Elaboração da Política 196 dias 18/06/2010 18/03/2011

Elaboração da NPA do Relatório de Gestão 141 dias 28/05/2010 10/12/2010

Elaboração da Estratégia da SEFA 120 dias 21/03/2011 02/09/2011

Elaboração do Plano Setorial (PTA) 80 dias 05/09/2011 23/12/2011

Avaliação de Riscos dos Processos 95 dias 21/03/2011 29/07/2011

Elaboração do Plano de Contingências 85 dias 01/08/2011 25/11/2011

Elaboração da NPA de Revisão da Estratégia Organizacional 40 dias 14/11/2011 06/01/2012

Comando da Aeronáutica

Suporte Teórico

Comando da Aeronáutica

SEFA

Paim et al. Gestão de Processos:pensar, agor e aprender. Porto Alegre:Bookman, 2009.

Sordi, José Osvaldo de. Gestão porProcessos. Porto Alegre: Bookman,2009. São Paulo: Saraiva, 2008.

Geston, J; Nelis, J. Business Process

Management. Butterworth-Heineman,2008.

ABPMP – www.abpmp-br.org

Comando da Aeronáutica

SEFA

Trabalho ponta-a-ponta que entrega

valor aos clientes.

Association of Business Process Management Professionals

ABPMP (2009)

Comando da Aeronáutica

SEFA

Maturidade

Fonte: Paim et al (2009)

Comando da Aeronáutica

SEFA

Processos

Estratégia Cultura

TecnologiaIndicadores

Conhecimento

Estrutura

Fonte: Paim et al (2009)

Comando da Aeronáutica

SEFA

Gestão de Processos

ABORDAGENS

Gestão Funcional

Gestão Funcional de Processos

Transversais

Gestão Processual

Fonte: Paim et al (2009)

Comando da Aeronáutica

SEFA

Gestão Funcional de Processos Transversais

Prioriza a gestão organizacional a partir da idéia de

que os processos devem apoiar a coordenação do

trabalho, mas preserva a divisão do trabalho

centrada na especialização e não cria duas linhas

de autoridade.

Paim et al (2009)

Comando da Aeronáutica

SEFAVisão das Estruturas

Vertical Funcional

Funcional com Processos

Processos Horizontais

Comando da Aeronáutica

SEFA

Secretário

SUCONV SUFIN SUCONT SUAUD

VISEFA

Processo 1

Processo 2

Processo 3

Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica

Comando da Aeronáutica

SEFA

Vantagens da abordagem de processos como complemento da estrutura funcional

• Maior integração decorrente da identificação dasinterfaces organizacionais e de processos

• Percepção da organização como sistema

• Definição de mecanismos decisórios para soluçãode conflitos

• Integração de bases de dados

• Definição de estruturas de governança paraprocessos

Comando da Aeronáutica

As Etapas e os Resultados

“ANÁLISE DOS PROCESSOS SEFA E ELABORAÇÃO DE INDICADORES”

Comando da Aeronáutica

SEFA

Etapa 1 – Nivelamento do Conhecimento sobre Processos

�Responsabilidade: GT Gestão e IEFA

�Fase de estudos – compartilhamento de fontes

�Seminário sobre Processos – Projeto “LUMINAR”

�Revista “SEIVA”

Comando da Aeronáutica

SEFA

•Responsabilidade: representante de cada área no GT

•Apresentação da ferramenta de mapeamento

•Definição do detalhamento

•Seleção de área piloto

•Rodada de solução de dúvidas

•Mapeamento nas áreas

•Apresentação ao GT

Etapa 2 – Mapeamento dos Processos por Áreas

60 dias

Comando da Aeronáutica

SEFA

Etapa 2 – Mapeamento dos Processos

Orientações Básicas

•Ampla participação dos especialistas

•Adesão à prática

•Apoio teórico do GT

•Elaboração das fichas de cadastro de processos e fluxos

•Validação pelas áreas envolvidas – Alta Gerência

Comando da Aeronáutica

SEFA

Etapa 3 – Apresentação dos Mapas (fluxos) ao GT

•Dedicação integral do GT – 8 dias úteis

•Presença dos titulares das áreas afins

•Sala de reuniões da SEFA – ambiente equipado

•Apresentação de fichas de informações e fluxos

•Discussão dos fluxos, suas interações (*) e graude importância estratégica de cada processo à luzda Missão da SEFA

(*) inclusive interações externas

Comando da Aeronáutica

SEFA

Etapa 4 – Elaboração de Indicadores de Processos

�Responsabilidade: Área (gerente + equipe)

�Nivelamento de conhecimento sobre Indicadores –Seminário Projeto “LUMINAR”

Validação inicial dos indicadores – apresentação ao GT em reuniões consecutivas (3 semanas)

Comando da Aeronáutica

SEFA

NCQR

QT

= 1 - X 100 %NCQR

QT

= 1 - X 100 %

Nome do Processo: PRESTAÇÃO DE CONTAS

Nome do Indicador de Desempenho

Objetivo da MétricaFórmula do Indicador de

DesempenhoDefinição das Variáveis empregadas na fórmula.

Origem ou base de dados a serem

empregados na fórmula

Periodicidade de

Medição

Responsável pela Medição

Conformidade Contábil SIAFI

Aferir nível de conformidade das UG EXEC em relação aos preceitos contidos nas Normas Contábeis internas e externas ao COMAER.

NC – Nível de Conformidade

Contábil.QR – Quantidade de UG EXEC com restrição contábil

registrada no SIAFI, no mês.QT – Qtdade total de UG

EXEC.

Registro da Conformidade Contábil no

SIAFI

Mensal SUCONT-2NC

QR

QT

= 1 - X 100 %NCQR

QT

= 1 - X 100 %

Exemplo de Indicador

* 47 Indicadores de Processos Validados pelo GT

Comando da Aeronáutica

SEFA

Etapa 5 – Inserção dos Indicadores no Contexto Gerencial

�Menção no Plano Estratégico (Estratégia de Economia eFinanças), no Plano Setorial e no Programa de Trabalho.

� Introdução da abordagem de processos e dosindicadores nas Reuniões Mensais da Administração.

� Introdução, no Relatório de Gestão, da avaliação críticade desempenho por meio de indicadores.

� Introdução dos mapas de processos e apreciação dosresultados de indicadores nos brifings da SEFA(institucionais e de transmissões de cargos).

Comando da Aeronáutica

Desafios, facilitadores e lições aprendidas

Comando da Aeronáutica

SEFA

FACILITADORES

•Patrocínio (Secretário de Economia e Finanças)

•Posicionamento do GT na estrutura – Coordenação no nível da Alta Gerência (VISEFA)

•Nível de conhecimento médio elevado

•Concentração das instalações

•Comprometimento com tarefas e prazos

•Apoio de tecnologia (equipamentos e rede)

Comando da Aeronáutica

SEFA

DESAFIOS

•Revisão periódica dos elementos da estratégiaorganizacional, incluindo processos e indicadores.

•Inserção da cultura de processos no “tecido” da Organização (“demanda puxada”).

•Documentação e compartilhamento do conhecimento adquirido.

•Vencer a tendência natural de realizar somente gestão funcional de processos.

•Estabelecer “link” prático entre indicadores e melhoria de processos.

Comando da Aeronáutica

SEFA

LIÇÕES APRENDIDAS

�Patrocínio

�Cultura – gestão de mudanças

�Absorção do conhecimento – tempo de maturação

�Divulgação (informação)

Comando da Aeronáutica

SEFA

“As grandes obras são executadas, não

pela força, mas pela perseverança.”

Samuel Johnson

Contato: Ten Cel Int ALEXANDRE VELLOSO GUIMARÃES

Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica

2011

GESTÃO DE PROCESSOS

Projeto

Estratégia

Organizacional

SEFA