Fundamentos em Gerenciamento de Projetos - Módulo III

Treinamento em Gerenciamento de ProjetosMódulo 3 - Revisão de conteúdos Cronograma/Orçamento/Riscos/PGP

Sejam bem- vindos!

Recomendações

Aproveite bem o tempo para este novo aprendizado

Procure escutar com atenção

Seja paciente com as perguntas

Desligue os telefones celulares

ROTEIRO

HORÁRIO ATIVIDADE

8:30Boas vindas

RecomendaçõesAgenda

9:00 Revisão do que já foi visto e próximos passos

9:30 Cronograma (Conceitos e Prática)

10:30 Intervalo Café

11:00 Orçamento (Conceitos e prática)

11:30 Recursos Humanos (Conceito e Prática)

12:00 Comunicação (Conceitos e Prática)

12:30 Riscos (Conceitos e Prática)

13:00 Aquisições (Conceitos e Prática)

13:30 Apresentação do PGP e Encerramento

Revisão do Conteúdo

O que já aprendemos?

Matriz de stakeholders

Termo de Abertura de Projeto

PMCanvas

Definição de Requisitos

Desenvolvimento do Escopo

Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

O que vamos aprender agora?

Cronograma

Orçamentação

Plano de Riscos

Estruturar um PGP

Revisão do Conteúdo

ÁREAS DE CONHECIMENTO

GRUPOS DE PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

INICIAÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO MONITORAÇÃO E CONTROLE ENCERRAMENTO

INTEGRAÇÃO

“Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto”

Desenvolver a Declaração do Escopo Preliminar

Elaborar o Plano de Gerenciamento do Projeto

Orientar e gerenciar a execução do projeto

Orientar e controlar o trabalho do projeto

Realizar o controle integrado de mudanças

Encerrar o projeto

ESCOPOPlanejar e definir escopo / EAP Verificar escopo

TEMPOAtividades –duração, recursos, cronograma

Controle do cronograma

CUSTOSEstimativa e orçamentação Controle de custos

QUALIDADEPlanejamento da qualidade

Realizar a garantia

Controlar a qualidade

RECURSOS HUMANOS

Planejar RHContratar e desenvolver equipe

Gerenciar equipe

COMUNICAÇÕESPlanejar Comunicações

Distribuir informações

Relatórios e gestão de stakeholders

RISCOSIdentificar, analisar, planejar respostas

Monitorar e controlar

AQUISIÇÕESPlanejar compras e contratações

Selecionar fornecedores

Administrar contratos Encerrar contrato

Cronograma

Finalidade do Cronograma na estrutura do projeto

Nível1: o projeto;

Nível2: estratégia de execução;

Nível3/4: Entregáveis, produtos do projeto (deliverables);

Os próximos níveis fazem parte do cronograma:

Pacotes de trabalho;

Atividades para elaboração dos entregáveis;

Atribuir um responsável pela execução;

Definir limitações de prazo e custo;

A partir do último nível são criadas as tarefas do cronograma.

Cronograma

EXEMPLO: CONSTRUÇÃO DE UMA CASA

CASA1.0

TERRENO

2.1

ESTRUTURA DA CASA2.2

SUBSISTEMAS

2.3

GESTÃO DO PROJETO

2.4

JARDIM

3.1

ELÉTRICO

3.12

HIDRÁU-LICO

3.11

QUINTAL

3.3

ENTRADA

3.2

AR CONDICIO-

NADO3.13

CONCRETO

3.10

ESTRUTURA

3.9

TELHADO

3.8

PORTAS EJANELAS

3.7

INTERIO-RES3.6

TUBULA.MECÂNICA

3.5

FIAÇÃOELÉTRICA

3.4

Nível 1

Nível 2

Nível 3

CRONOGRAMA

Cronograma

N°Nome do

ProcessoDescrição

6.1 Planejar o

gerenciamento do

cronograma

O processo de estabelecer as políticas, os procedimentos, e a

documentação para o planejamento, desenvolvimento,

gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto.

6.2 Definir as

atividades

O processo de identificação e documentação das ações específicas

a serem realizadas para produzir as entregas do projeto.

6.3 Sequenciar as

atividades

O processo de identificação e documentação dos relacionamentos

entre as atividades do projeto.

6.4 Estimar os recursos

das atividades

O processo de estimativa dos tipos e quantidades de material,

pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para

realizar cada atividade.

6.5 Estimar as

durações das

atividades

O processo de estimativa do número de períodos de trabalho que

serão necessários para terminar atividades específicas com os

recursos estimados.

6.6 Desenvolver o

cronograma

O processo de análise das sequências das atividades, suas

durações, recursos necessários e restrições do cronograma visando

criar o modelo do cronograma do projeto.

Fonte: PMBOK, 2012.

Processos de Gerenciamento de Tempo

Cronograma

Documentar o trabalho a ser realizado;

Decompor os pacotes de trabalho em componentes menores, chamados de atividades ou tarefas do cronograma;

Identificação de Marcos (Milestones): representam um evento ou condição que marca a execução de um grupo de atividades relacionadas entre si ou o término de uma etapa de trabalho.

Definição das atividades

Cronograma

DEPENDÊNCIAS:

Uma dependência é um relacionamento entre o início ou o fim de uma atividade

(predecessora) e o início ou o fim de outra atividade (sucessora).

A dependência reflete uma relação de causa e efeito entre as atividades.

TIPOS DE DEPENDÊNCIAS:

Dependências Mandatórias

São inerentes ao trabalho que está sendo feito

Dependências Arbitrárias

São definidas pela equipe do projeto

Visa a utilização das melhores práticas

Dependências Externas

Envolve relacionamento entre atividades do projeto e atividades externas ao projeto

Sequenciamento das atividades

Cronograma

Dependência entre tarefas Descrição

Término-a-início (TI) A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A) termine.

(a instalação do aplicativo só pode ser feia após a do sistema

operacional

ou as paredes só podem ser levantadas após concluídas as

fundações)

Início-a-início (II) A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A) seja iniciada.

(instalação física e lógica da rede de computadores ou o fechamento

de

de um terreno só pode começar após o início da sua demarcação

topográfica)

Término-a-término (TT) A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa (A) termine.

(a instalação de um computador só é concluída após o backup

concluído ou

o orçamento só é concluído após a definição dos planos)

Início-a-término (IT) A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa (A) seja iniciada.

(substituição de uma central elétrica antiga por uma nova)

A

B

A

B

A

B

A

B

Cronograma

• Atribui recursos humanos, materiais e econômicos às atividades;

• Desenvolve a Planilha de recursos do projeto

• Alinhado ao processo Estimar os custos das atividades;

Estimar recurso das atividades

Cronograma

Estimar duração das atividades

• Estimativa análoga;

• Estimativa paramétrica;

• Estimativa bottom-up;

• Estimativa de três pontos (PERT);

Cronograma

Desenvolver o cronograma

Fonte: CRAJ Administradora de Condomínio, Raphael Santos.

• Consolida todos processos

anteriores;

• Software de cronograma;

• Caminho crítico;

• Nivelamento de recursos;

• Etc.

Cronograma

1. Trabalhe com mais de um tipo de estimativa;

2. Trabalhe as estimativas pessimista, mais provável e Otimista;

3. Envolva o seu time e fornecedores;

1. Considere em suas estimativas o tempo de interrupções (reuniões, suporte, compromissos);

2. Considere também o tempo gasto em e-mail, celular e telefone, banheiro, cafezinho, lanche, médicos, etc.;

1. Estimativas de executivos e clientes devem ser tratadas como alvos não como certezas;

2. “Fale agora ou cala-se para sempre”;

DICAS

Atividade Prática - Cronograma

ATIVIDADE PRÁTICA DE ELABORAÇÃO DE

CRONOGRAMA

Tempo para atividade 40min

Orçamentação

N° Nome do Processo Descrição

7.1 Planejar o

Gerenciamento de

Custos

O processo de estabelecer as políticas, os

procedimentos e a documentação para o

planejamento, gestão, despesas, e controle

dos custos do projeto.

7.2 Estimar os custos das

atividades

O processo de desenvolvimento de uma

estimativa de custos dos recursos monetários

necessários para terminar as atividades do

projeto.

7.3 Determinar o orçamento O processo de agregação dos custos

estimados de atividades individuais ou pacotes

de trabalho para estabelecer uma linha de

base autorizada dos custos.

Fonte: PMBOK, 2012.

Processos de Gerenciamento de Custos

Orçamentação

Tipo de custos

• Custos fixos: São os custos que não variam de acordo com a

quantidade de trabalho e/ou esforço (produção)

Orçamentação

Tipo de custos

• Custos variáveis: São os custos que variam de acordo com a

quantidade de trabalho e/ou esforço (produção)

Orçamentação

Tipo de custos

• Custos diretos: Custos destinados diretamente para produzir o

resultado do projeto

Orçamentação

Tipo de custos

• Custos indiretos: Custos que atendem a mais de uma projeto.

Devem ser rateados entre os diversos projetos.

Tributos

Orçamentação

Estimativa de custos

Fonte: International Cost Engineering Council (ICEC)

Orçamentação

Estimativa de custos

• Estimativa análoga;

• Estimativa paramétrica;

• Estimativa bottom-up;

• Estimativa de três pontos (PERT);

• Análise de reservas;

• Custo da qualidade;

• Software de gerenciamento de projetos.

Orçamentação

Agregação dos custos

Atividade Prática - Orçamentação

ATIVIDADE PRÁTICA DE ELABORAÇÃO DE

ORÇAMENTO

Tempo para atividade 20min

N°Nome do

ProcessoDescrição

9.1 Desenvolver o

Plano de

Recursos

Humanos

O processo de identificação e documentação de papéis,

responsabilidades, habilidades necessárias e relações

hierárquicas do projeto, além da criação de um plano de

gerenciamento do pessoal.

Fonte: PMBOK, 2012.

Processos de Gerenciamento de Recursos Humanos

Plano de Recursos Humanos

Organograma

Plano de Recursos Humanos

Template MGP

Diretório do projeto

Plano de Recursos Humanos

Nome Cargo E-mail Fixo Celular

João das

Couves

Gerente de

projetos

joão@company.com (45) 3010-1010 (45) 9912-1234

Maria das

Graças

Equipe do

projeto

maria@company.com (45) 3010-2020 (45) 9912-2345

Ricardo Silva Equipe do

projeto

Ricardo@company.com (45) 3010-3030 (45) 9912-3456

Itens possíveis

Plano de Recursos Humanos

Template MGP

• Especificação de cargo / função;

• Necessidade de admissão, alocação e substituição de membros

da equipe;

• Treinamento;

• Mobilização e desmobilização da equipe (acompanhados de

documentos e formulários de requisição de recursos humanos);

• Avaliação de desempenho da equipe;

• Bônus e recompensas por performance.

Matriz de responsabilidade

Plano de Recursos Humanos

Fonte: Template MGP

ID

PM

O

Gere

nte

de

Pro

jeto

Gere

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Pro

jeto

Fo

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ATRIBUIÇÕES E INTER-RELACIONAMENTOS

Diá

rio

Sem

an

al

Men

sal

Sem

pre

qu

e

necessáro

Fu

ll T

ime

1 C R Obter aprovação do Project Charter x

2 C R C C A C I I Desenvolver o Plano de Projeto x

3 R R R R R R R Seguir os procedimentos definidos no plano de projeto. x

4 R C Gerenciar o projeto x

5 R C Proporcionar a metodologia de trabalho x

6 R C I Acompanhar as pendências x

7 R I Analisar desvios e gerar ações corretivas x

8 R C Monitorar a qualidade do projeto x

9 I C C R Acompanhar o plano geral x

10 R I Requisitar recursos da retaguarda (recursos materiais constantes na proposta) x

12 R Efetuar os testes x

13 C R Documentar os códigos do softw are x

14 R C Configurar e testar o sistema x

15 R C Suporte técnico à equipe do projeto x

16 C R Dar aceite nas fases x

17 R C C Resolução de aspectos críticos x

R

A

C

I Informado

Responsável

Aprova

Colabora

Modelo de matriz de responsabilidade

Plano de Recursos Humanos

Atividade Prática – Plano de Recursos Humanos

ATIVIDADE PRÁTICA DE ELABORAÇÃO DO PLANO

DE RECURSOS HUMANOS

Tempo para atividade 20min

N°Nome do

ProcessoDescrição

10.1 Planejar o

gerenciamento

das

comunicações

O processo de desenvolver uma abordagem apropriada

e um plano de comunicações do projeto com base nas

necessidades de informação e requisitos das partes

interessadas, e nos ativos organizacionais disponíveis

Fonte: PMBOK, 2012.

Processos de Gerenciamento das Comunicações

Plano de Comunicação

Descrições das reuniões

Plano de Comunicação

• Kick Off Meeting;

• Objetivo;

• Metodologia;

• Responsável;

• Convocados;

• Data, Local e Horário;

• Duração.

• Reunião de CCB (Acompanhamento);

• Project Close Out;

• Reunião de Planejamento;

Plano de Comunicação

Eventos de comunicação

Outros itens possíveis

Plano de Comunicação

• Modelo de ATA;

• Modelo de Convocação e Pauta de reunião;

• Modelo de relatório de acompanhamento do projeto;

• Plataforma de armazenagem de dados.

Exemplo de Plano de Comunicação

Plano de Comunicação

Fonte: Marcantonio Fabra, 2014. MBA em GP – FGV.

Plano de comunicação eficaz

Plano de Comunicação

• Deve possibilitar que as pessoas adequadas recebem as

informações adequadas;

• Deve garantir a confidencialidade do projeto;

• Evitar sempre que possível ruídos no projeto;

• Encorajar o feedback e críticas construtivas;

• Fornecer modelos adequados de relatórios.

Modelos de relatórios

Plano de Comunicação

Fonte: Concept Draw, Gerenciamento econômico, Infoq

Modelo de Plano de comunicação

Plano de Comunicação

Atividade Prática – Plano de Comunicação

ATIVIDADE PRÁTICA DE ELABORAÇÃO DO PLANO

DE COMUNICAÇÃO

Tempo para atividade 20min

N°Nome do

ProcessoDescrição

11.1 Planejar o

gerenciamento

dos riscos

O processo de definição de como conduzir as atividades

de gerenciamento dos riscos de um projeto.

11.2 Identificar os

riscos

O processo de determinação dos riscos que podem

afetar o projeto e de documentação de suas

características.

11.3 Realizar a

análise

qualitativa

O processo de priorização dos riscos para análise ou

ação posterior através da avaliação e combinação de

sua probabilidade de ocorrência e impacto.

11.4 Realizar a

análise

quantitativa

O processo de analisar numericamente o efeito dos

riscos identificados nos objetivos gerais do projeto.

11.5 Planejar as

respostas aos

riscos

O processo de desenvolvimento de opções e ações para

aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos

objetivos do projeto.

Fonte: PMBOK, 2012.

Processos de Gerenciamento de Riscos

Plano de Riscos

Riscos definição

Plano de Riscos

Um evento ou condição

incertos que, se

ocorrerem, terão efeito

positivo ou negativo

sobre os objetivos do

projeto.!

Riscos definição

Plano de Riscos

Um evento ou condição incertos que, se ocorrerem, terão

efeito positivo ou negativo sobre os objetivos do projeto.!

Causa-raiz Probabilidade

EfeitoImpacto

Ex.: Em caso de chuva no dia do evento, haverá redução em

30% das vendas na hora.

Identificação dos riscos

Plano de Riscos

• Fontes de riscos:

• WBS;

• Requisitos contratuais;

• Estimativas de custos e prazo;

• Fatores externos;

• Equipe do projeto;

• Fatores organizacionais;

• Fatores mercadológicos;

• Fatores ambientais etc.

Identificação dos riscos

Plano de Riscos

Análise Qualitativa dos riscos

Plano de Riscos

Exposição = Probabilidade x Impacto

Análise Qualitativa dos riscos

Plano de Riscos

Análise Qualitativa dos riscos

Plano de Riscos

Análise Quantitativa dos riscos

Plano de Riscos

Consiste basicamente em dar um valor aos riscos

Plano de resposta aos riscos

Plano de Riscos

Estratégias de resposta à AMEAÇAS

• Aceitar

• Mitigar

• Transferir

• Evitar

Plano de resposta aos riscos

Plano de Riscos

Estratégias de resposta à OPORTUNIDADES

• Aceitar

• Melhorar

• Provocar

• Compartilhar

Modelo de Plano de Riscos

Plano de Riscos

Atividade Prática – Plano de Riscos

ATIVIDADE PRÁTICA DE ELABORAÇÃO DO PLANO

DE RISCOS

Tempo para atividade 20min

N°Nome do

ProcessoDescrição

12.1 Planejar o

gerenciamento

das aquisições

O processo de documentação das decisões de compras

do projeto, especificando a abordagem e identificando

fornecedores em potencial.

Fonte: PMBOK, 2012.

Processos de Gerenciamento das Aquisições

Plano de Aquisições

Histórico dos processos de aquisições

Plano de Aquisições

PMBOK 3ª Edição PMBOK 4ª e 5ª Edição

Nome do

Processo

Grupo de

processo

Nome do

Processo

Grupo de

processo

12.1. Planejar

compras e

aquisições

Planejamento 12.1. Planejar o

Gerenciamento

das aquisições

(CONSOLIDADO)

Planejamento

12.2. Planejar

contratações

Planejamento

Itens a contratar

Plano de Aquisições

• Pacotes de trabalho;

• Recursos, dentre eles:

• Materiais;

• Equipamentos; e

• Pessoas.

• Grupo de Pacotes de trabalho e/ou recursos.

Análise Make-or-buy

Plano de Aquisições

Estratégia

RiscosFatores

econômicos

Fonte: Schwarting e Weissbarth, 2011.

Análise Make-or-buy

Plano de Aquisições

Devemos avaliar:

• Capacidade de realização interna;

• Ociosidade de recursos (equipe, materiais e equipamentos);

• Propriedade intelectual;

• Know-how proveniente do trabalho;

• Estratégia da empresa;

• Core business;

• Riscos associados

• Diferencial competitivo

Itens a considerar

Plano de Aquisições

• EAP da aquisição;

• Registro de riscos;

• Declaração de trabalho;

• Critérios de avaliação de fornecedores;

• Documentos da aquisição:

• Carta convite;

• Edital;

• Solicitação de proposta; etc.

• Contratos.

Itens de uma declaração de trabalho

Plano de Aquisições

• Especificação técnica;

• Quantidade;

• Qualidade;

• Prazo;

• Suporte;

• Garantia;

• Local e forma de entrega;

• Etc.

Modelo de plano de aquisições

Plano de Aquisições

Atividade Prática – Plano de Aquisições

ATIVIDADE PRÁTICA DE ELABORAÇÃO DO PLANO

DE AQUISIÇÕES

Tempo para atividade 20min

N°Nome do

ProcessoDescrição

4.2 Desenvolver o

Plano de

Gerenciamento

do Projeto

O processo de definir, preparar e coordenar todos os

planos auxiliares e integrá-los a um plano de

gerenciamento de projeto abrangente.

Fonte: PMBOK, 2012.

Processos de Gerenciamento da Integração

Plano de Gerenciamento do Projeto

Funções e benefícios do PGP

Plano de Gerenciamento do Projeto

• É a referência de como deve ser

conduzido o projeto (mapa);

• Baseia-se nas informações

fornecidas pela equipe e

Stakeholders;

• Deve ser progressivamente

elaborado e revisado;

• Estabelece pactuação entre as

partes de como será executado o

projeto (Aprovação).

Itens do PGP

Plano de Gerenciamento do Projeto

• Aprovação

• O documento que consolida todos os planos auxiliares;

• Plano de Gerenciamento de:

• Escopo;

• Tempo;

• Custo;

• Qualidade;

• Recursos Humanos;

• Comunicação;

• Riscos;

• Aquisições;

• Stakeholders.

• Linha de base de escopo (WBS, Dicionário

da WBS e Especificação (Declaração) do

escopo

• Linha de base de tempo

• Linha de base de custos

Plano de

Gerenciamento do

Projeto

x

Documentos do

projeto

Plano de Gerenciamento do Projeto

Fonte: PMBOK, 2012.

Atividade Prática – Estruturação do PGP

FINALIZAÇÃO DA ELABORAÇÃO DO PGP

APRESENTAÇÃO

5 min POR GRUPO

Apresentção dos PGP's

Dúvidas?

Eng. Wilian Fabricio Pereira, MBA+E, PMP

Escritório de Gerenciamento de Projetos da FPTI

Celular: (45) 9944-7888

E-mail: engwilian@gmail.com

LinkedIn: http://br.linkedin.com/in/wilianfp/