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Apresentação da Documentar como vencedora do Grand Prix Iniciativa Privada do Prêmio Intranet Portal 2009, realizada no dia 12 de novembro de 2009
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©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
www.documentar.com.br
DOCUMENTAR
Intranet Portal
Unidade de Gestão do Conteúdo e Conhecimento
Ângela Guimarães
Diretora
Unidade de Gestão do Conteúdo e Conhecimento
Ângela Guimarães
Diretora
©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
A Documentar
Mais de 24 anos de atuação, considerada referência em Gestão de Documentos e Informação
Carteira constituída por grandes clientes, com atuação em todo o território Nacional Empresa inovadora e precursora nesse segmento com Metodologia e Competência reconhecidas pelo mercado
Mais de duzentos funcionários, profissionais diversas áreas do conhecimento
.
Modelagem de Processos
e Sistemas Normativos
Gestão física e eletrônica de conteúdos
informacionais corporativos
Gestão do Conhecimento
Corporativo
Organização de Documentos
2007/09
2006
2000
1995
1985
Empresa Reconhecida - 2008 Entre as 200 maiores empresas
brasileiras de TI – Info Exame Entre as 200 maiores empresas
do segmento PME – Revista Exame PME
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INFORMATION BUSINESS FRAMEWORK
ProcessosEstratégia de Negócios
Infraestrutura de TITomadade Decisão
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
Operações
D1 D2 D3 D4
Acervos DocumentaisBenefícios
Físicos e Eletrônicos
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Jurídico Financeiro Administrativo Outras
Soluções Documentar...
GE
ST
ÃO
DE
PR
OC
ES
SO
S E
RE
GR
AS
DE
NE
GÓ
CIO
TE
CN
OL
OG
IA
Estratégia Competitiva
Integração Colaboração Capital Intelectual
GESTÃO DE CONHECIMENTO
Inovação
PROCESSO DE GESTÃO
INTEGRADA DE INFORMAÇÃO
E CONHECIMENTO PARA NEGÓCIO
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Portfólio de Soluções Documentar
INFORMATION BUSINESS FRAMEWORK
ORGANIZAÇÃO E INFORMATIZAÇÃO DE DE ACERVOS DOCUMENTAIS
(ARQUIVOS E BIBLIOTECAS)
ELABORAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE
SUPORTE (TTD, Taxonomias, Planos de
Arquivos, Vocabuláridos Controlados
TERCEIRIZAÇÃO DE PROFISSIONAIS PARA
GESTÃO DE DOCUMENTOS
MODELAGEM , REDESENHO E
AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS
ORGANIZAÇÃO E DESENVOLVIMENTO
DE SISTEMAS NORMATIVOS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
GESTÃO DE CONHECIMENTO
GESTÃO DE DOCUMENTOS
GESTÃO DE TECNOLOGIA
GESTÃO DE PROCESSOS E
REGRAS DE NEGÓCIO
ANÁLISE CORPORATIVA E PLANEJAMENTO DO
MODELO DE GC
IMPLANTAÇÃO DO MODELO DE GC
OUTSOURCING DO PROCESSO DE GC
IMPLANTAÇÃO DE TECNOLOGIA
PRÓPRIA ASSOCIADA OU NÃO
À DE TERCEIROS PARA SUPORTAR AS
SOLUÇÕES PROPOSTAS
PLANEJAMENTO E IMPLEMENTAÇÃO DE
SOLUÇÕES VOLTADAS PARA DEMANDAS
ESPECÍFICAS DO CLIENTE
DESENVOLVIMENTO DE SOLUÇÕE PRÉ
FORMATADAS PARA DEMANDAS RECORRENTES
DOS CLIENTE
OUTSOURCING DO PROCESSO DE GESTÃO
DA INFORMAÇÃO
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Atuação
Matriz• Belo Horizonte
Filial• Rio de Janeiro
Operações e clientes• Brasil• Bolívia• Argentina
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Referências
Secretaria de Estado de Desenvolvimento
Econômico
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Alguns Projetos
BPO Embratel Samarco P3P Vale Banco Fidis Petrobras
RSUD
Processos Sest/Senat Samarco GC Sanofi Votoratin Belgo Mineira CCEE Banco Itaú
S. Normativo BNDES Petrobras
Materiais Petrobras RH Banco Itau Petros
Taxonomia Deten Quimica Vale Rede Globo Sest/Senat SEDE Sanofi
GD/GI Açominas Ambeve Jurídico
e Financeiro Deten Química Sest/Senat Ferrous Fiat Comunicação Samarco GD Sanofi Samarco P3P Belgo Mineira Andrade
Gutierrez SENAC -SP SEDE BDMG Jurídico
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Reconhecimento
PREMIO MAKE 2009 - AS MAIS ADMIRADAS EM GESTÃO DO CONHECIMENTO
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A Documentar em 2006
.
Modelagem de Processos
e Sistemas Normativos
Gestão física e eletrônica de conteúdos
informacionais corporativos
21 anos de atuação, considerada referência em Gestão de Documentos
Carteira constituída por grandes clientes
Gestão do Conhecimento
Corporativo
Organização de Documentos
Prestação de serviços de Consolidação de Sistemas Normativos, Modelagem de Processos de Gestão de Documentos e Gestão da Informação
Empresa visionária e precursora nesse segmento
Metodologia reconhecida pelo mercado
DESAFIO?
2007/09
2006
2000
1995
1985
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O que motivou? Equipe Interdisciplinar
Grande volume de
projetos
Dispersão geográfica da
equipe
Conhecimento
acumulado, registrado e
pouco aproveitado
Possibilitar a reutilização das INFORMAÇÕES
relacionadas ao conteúdo dos Projeto Técnicos já
executados.
Reduzir retrabalho
Fomentar e administrar o CONHECIMENTO Organizacional
Desenvolver uma nova área de NEGÓCIO
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Desenvolver continuamente a cultura de produção, registro, compartilhamento e gestão do conhecimento técnico-tecnológico
Internalizar na rotina e na cultura empresarial o processo de inovação
Objetivos Estratégicos
Ação Estratégica
PLANEJAMENTO ESTRÁTÉGICO DOCUMENTAR
2006
1
2
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Ações
Implantação, em outubro de 2006, da Unidade de Gestão do Conteúdo e do Conhecimento – UGC sob o comando de uma das sócias da empresa.
Desenvolvimento do Planejamento Estratégico da Unidade, definindo Objetivos e metas para os próximos 03 anos.
Definição dos projetos e atividades a serem implantados, com base nos objetivos e metas definidos, nas necessidades identificadas e nos critérios do “Prêmio Make”.
Implantação da “Intranet Documentar”, como um ambiente de colaboração, compartilhamento do conhecimento e acesso à informações relevantes para as atividades profissionais.
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Acesso e reutilização das informações
geradas em projetos já executados
Registro e compartilhamento do conhecimento interno e externo
Registro e compartilhamento
das lições aprendidas
Efetivação do processo
colaborativo
Potencialização da geração de inovação
de valor
Fomento e criação de novos
conhecimentos
Otimização da inteligência corporativa
Objetivos da GC
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Prêmio MAKE - Most Admired Knowledge Enterprise - de excelência em Gestão do Conhecimento, avalia, através de seus critérios, se uma organização:
1. Estabelece uma
cultura
corporativa
de Gestão do
conhecimen
to
2. Cria, mantém e ofere
ce suporte à
Gestão do Conhecimento.
3. Maximiza
o valor do
capital
intelectual
4. Desenvolve e
entrega
conhecimen
to basea
do em
produtos e serviç
os
5. Cria e mantém um
ambiente de
compartilhamento de conhecimen
tos
6. Cria e mantém uma
cultura
corporativa
de aprendizad
o contín
uo
7. Gerencia o
conhecimento do client
e para aumentar a fidelidade e valor para
o meso
8. Gerencia o
conhecimen
to para gerar valor
ao acioni
sta
Foco – Critérios MAKE
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DOCUMENTAR
Intranet Portal
DOCUMENTAR
Intranet Portal
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Infelizmente, não é tão fácil assim…
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Projetos de GC e a Intranet
Programas de Incentivo à participação dos colaboradores
Notícias do Conhecimento
Ampliação dos canais de comunicação entre a empresa e os colaboradores
Apoio e disseminação das atividades de capacitação
Apoio e disseminação do modelo de gestão por competências
Desenvolvimento da “Base de Projetos Realizados”
Remodelagem do site Documentar
Elaboração da Taxonomia e do Gossário Técnico
Programas de inovação
Desenvolvimento da metodologia para diagnóstico e implementação de projetos de GC
Construção da Intranet Documentar
Elaboração dos Padrões Documentar
Desenvolvimento da “Base do Conhecimento”
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I4BS Web/WebPart:
• Busca por Dossiê Eletrônico
• Busca pela Estrutura de Pastas
• Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search).
• Busca Avançada• Busca por
Perspectivas (Taxonomias)
• Busca por Tipo de Documento
I4BS Web/WebPart:
• Busca por Dossiê Eletrônico
• Busca pela Estrutura de Pastas
• Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search).
• Busca Avançada• Busca por
Perspectivas (Taxonomias)
• Busca por Tipo de Documento
Base de Projetos Realizados
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Concepção baseada nos processos de negócio da Documentar
A Intranet esta inserida na rotina Documentar, sendo caminho obrigatório para registro de solicitações, da informação e do conhecimento produzido pela empresa.
Maior facilidade de acesso aos produtos e serviços da Gestão do Conhecimento
Disponibilização de canais de comunicação Aperfeiçoamento dos processos de
interação e comunicação interna
Tecnologias utilizadas
INTRANET DOCUMENTAR
Fatores de Sucesso
Intranet Documentar
“Espaço para integração, conexão e colaboração”
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A INTRANET DOCUMENTAR
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Alguns Números
Número de usuários cadastrados atualmente na Intranet: 265
Últimos números de acessos mensais:1535 em julho998 em agosto1276 em setembro
NC já publicados: 438 – 1a. Publicação: 28/02/07
Número de colaboradores que já se apresentaram: 18 – desde 17/11/2008
Número de documentos na Base do Conhecimento: 18.600
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Alguns Números
Circuito do Conhecimento: 9 edições e 22 documentos publicados na Intranet este ano Número de trabalhos aprovados em eventos e periódicos neste ano: 6
Número de termos na taxonomia Documentar: 253 termos, sendo 23contribuições de colaboradores neste ano
Número de recursos incorporados à Intranet no mês de setembro: 4 (Agenda de recursos, Padrões de documentos de projetos, Reservas de salas e Controle de tarefas da UGC)
Funcionalidades da Intranet atualmente: 70 entre repositórios de documentos e sistemas
Eventos Mapeados e divulgados em 2009 (cursos, palestras, congressos): 81
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Media de atendimentos realizados por mês: 1º. Trimestre do canal de atendimento: 358 consultas/média de 1,08 consulta
por funcionário (somente dúvidas e questionamentos dos processos já instalados).
Último trimestre do canal de atendimento: 261 consultas /média 1,08 consulta por funcionário (dúvidas e questionamentos de processos já instalados e dos novos processos - Plano de Cargos e Salários, Avaliação de Desempenho e Convênios) .
Numero de melhoria em processos/produtos realizados antes e após a implementação: A área de RH atualmente tem 23 processos de trabalho. 60% dos processos
foram revisados em função da implementação da prática.
Dados do Atende RH
Alguns Números
Tempo médio de solução de problema antes e após da implementação da prática: Os problemas eram solucionados em um prazo médio
de 10 dias. Desde a implantação do canal são solucionados em 2 dias. As respostas fora de prazo não chegam a 1%
Quantas FAQs o Atende RH gerou (Reuso da informação). 35 FAQs 8 revisões no Manual do Empregado
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Desenvolvimento da Base do Conhecimento ( reuniu, em uma base única, o conteúdo relevante e atual para o negócio) com crescimento de 400% de acessos mensais.
Reutilização de conteúdos já registrados em projetos da empresa, verificado através do crescimento de de 300% do número de acessos, por usuário, as informações disponibilizadas na Intranet.
Fomento à criação e disseminação do conhecimento de interesse organizacional, com crescimento de 220% de participação após a implantação das praticas de incentivo a gestão do conhecimento na empresa.
Aumento em 33% a taxa de novas visitas ao site da Documentar, possibilitando novos contatos, clientes e parcerias.
Alguns Números
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Proteção do conhecimento organizacional
Maior integração da equipe
Redução de retrabalho
Fomento à criação e disseminação do conhecimento
Automação do processo de registro e recuperação de informações
Promoção e fomento ao debate e a análise de novas práticas
Incentivo ao processo de inovação
Elaboração da Linha de atuação “Gestão do Conhecimento”
Agilidade e precisão na tomada de decisão
Resultados
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Depoimentos
“O processo de Gestão do Conhecimento implantado na Documentar realmente agregou muito valor ao nosso dia-a-dia. A forma com que foi implantado
despertou/incentivou a cultura do compartilhamento de conhecimento de forma padronizada e estruturada, possibilitando a recuperação rápida e precisa das
informações, por qualquer funcionário, indiferente do projeto ou região que estiver trabalhando. As iniciativas da UGC encurtaram às distâncias geográficas entre a
Documentar e seus funcionários além de potencializar a formação dos nossos talentos internos.”
Renata Melo – Gerente de Gestão de Pessoas
“Depois da estruturação de nossa Intranet pude perceber como melhorou o compartilhamento e disseminação de informações empresa-colaborador-empresa. A UGC está fazendo um excelente trabalho! As notícias, a Base de Conhecimento, os links, os eventos, ou seja, toda informação útil para nossa atuação é compartilhada
gerando conhecimento, isso nos diferencia e qualifica perante o mercado e os clientes”.Elaine Pinto – Gerente Regional de Vendas
UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento.
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Depoimentos
UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento.
“A utilização da Intranet foi muito importante para o Sistema de Gestão da Qualidade pois permitiu, de uma maneira muito simplificada, a gestão, o controle e a publicação de toda a
documentação e registros exigidos pela NBR ISO 9001/2008.
Uma das maiores dificuldades encontradas pelo Escritório da Qualidade era a manutenção dos documentos atualizados no sistema de gestão anterior - SIS. Qualquer atualização e publicação necessárias eram de responsabilidade da TI da empresa, o que nos deixava
“presos”. Agora, com a Intranet (SharePoint), o próprio Escritório da Qualidade faz todas as publicações e alterações. Além disso, temos a garantia de que todos os usuários da Empresa
tem acesso ao nosso conteúdo de maneira simples!”Ana Rita Garcia – Consultora e Representante da Direção na Gestão da Qualidade
“Tive a oportunidade de acessar a Intranet da empresa em que um amigo meu trabalha e pude comparar e notar algo que me deixou feliz, ele tem um limite de acesso enquanto
aqui na intranet da Documentar temos mas conteúdos ; informação, dicas etc. e podemos assim acompanhar o crescimento da empresa da qual faço parte . E recebi o cartão de
contribuição/participação. Parabéns pelo crescimento e sucesso.”Elaine do Vale Vasconcelos – Auxiliar Técnico
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Ângela Rodrigues de Araújo Guimarãesangela.guimaraes@documentar.com.brconhecimento.ugc@documentar.com.br
Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.
UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento.
Obrigada!!!
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