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Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.

Prêmio Intranet Portal 2009 - Grand Prix

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Apresentação da Documentar como vencedora do Grand Prix Iniciativa Privada do Prêmio Intranet Portal 2009, realizada no dia 12 de novembro de 2009

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Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.

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www.documentar.com.br

DOCUMENTAR

Intranet Portal

Unidade de Gestão do Conteúdo e Conhecimento

Ângela Guimarães

Diretora

Unidade de Gestão do Conteúdo e Conhecimento

Ângela Guimarães

Diretora

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A Documentar

Mais de 24 anos de atuação, considerada referência em Gestão de Documentos e Informação

Carteira constituída por grandes clientes, com atuação em todo o território Nacional Empresa inovadora e precursora nesse segmento com Metodologia e Competência reconhecidas pelo mercado

Mais de duzentos funcionários, profissionais diversas áreas do conhecimento

.

Modelagem de Processos

e Sistemas Normativos

Gestão física e eletrônica de conteúdos

informacionais corporativos

Gestão do Conhecimento

Corporativo

Organização de Documentos

2007/09

2006

2000

1995

1985

Empresa Reconhecida - 2008 Entre as 200 maiores empresas

brasileiras de TI – Info Exame Entre as 200 maiores empresas

do segmento PME – Revista Exame PME

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INFORMATION BUSINESS FRAMEWORK

ProcessosEstratégia de Negócios

Infraestrutura de TITomadade Decisão

GESTÃO DA INFORMAÇÃO

Operações

D1 D2 D3 D4

Acervos DocumentaisBenefícios

Físicos e Eletrônicos

GESTÃO DE DOCUMENTOS

Jurídico Financeiro Administrativo Outras

Soluções Documentar...

GE

ST

ÃO

DE

PR

OC

ES

SO

S E

RE

GR

AS

DE

NE

CIO

TE

CN

OL

OG

IA

Estratégia Competitiva

Integração Colaboração Capital Intelectual

GESTÃO DE CONHECIMENTO

Inovação

PROCESSO DE GESTÃO

INTEGRADA DE INFORMAÇÃO

E CONHECIMENTO PARA NEGÓCIO

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Portfólio de Soluções Documentar

INFORMATION BUSINESS FRAMEWORK

ORGANIZAÇÃO E INFORMATIZAÇÃO DE DE ACERVOS DOCUMENTAIS

(ARQUIVOS E BIBLIOTECAS)

ELABORAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE

SUPORTE (TTD, Taxonomias, Planos de

Arquivos, Vocabuláridos Controlados

TERCEIRIZAÇÃO DE PROFISSIONAIS PARA

GESTÃO DE DOCUMENTOS

MODELAGEM , REDESENHO E

AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS

ORGANIZAÇÃO E DESENVOLVIMENTO

DE SISTEMAS NORMATIVOS

GESTÃO DA INFORMAÇÃO

GESTÃO DE CONHECIMENTO

GESTÃO DE DOCUMENTOS

GESTÃO DE TECNOLOGIA

GESTÃO DE PROCESSOS E

REGRAS DE NEGÓCIO

ANÁLISE CORPORATIVA E PLANEJAMENTO DO

MODELO DE GC

IMPLANTAÇÃO DO MODELO DE GC

OUTSOURCING DO PROCESSO DE GC

IMPLANTAÇÃO DE TECNOLOGIA

PRÓPRIA ASSOCIADA OU NÃO

À DE TERCEIROS PARA SUPORTAR AS

SOLUÇÕES PROPOSTAS

PLANEJAMENTO E IMPLEMENTAÇÃO DE

SOLUÇÕES VOLTADAS PARA DEMANDAS

ESPECÍFICAS DO CLIENTE

DESENVOLVIMENTO DE SOLUÇÕE PRÉ

FORMATADAS PARA DEMANDAS RECORRENTES

DOS CLIENTE

OUTSOURCING DO PROCESSO DE GESTÃO

DA INFORMAÇÃO

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Atuação

Matriz• Belo Horizonte

Filial• Rio de Janeiro

Operações e clientes• Brasil• Bolívia• Argentina

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Referências

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Alguns Projetos

BPO Embratel Samarco P3P Vale Banco Fidis Petrobras

RSUD

Processos Sest/Senat Samarco GC Sanofi Votoratin Belgo Mineira CCEE Banco Itaú

S. Normativo BNDES Petrobras

Materiais Petrobras RH Banco Itau Petros

Taxonomia Deten Quimica Vale Rede Globo Sest/Senat SEDE Sanofi

GD/GI Açominas Ambeve Jurídico

e Financeiro Deten Química Sest/Senat Ferrous Fiat Comunicação Samarco GD Sanofi Samarco P3P Belgo Mineira Andrade

Gutierrez SENAC -SP SEDE BDMG Jurídico

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Reconhecimento

PREMIO MAKE 2009 - AS MAIS ADMIRADAS EM GESTÃO DO CONHECIMENTO

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A Documentar em 2006

.

Modelagem de Processos

e Sistemas Normativos

Gestão física e eletrônica de conteúdos

informacionais corporativos

21 anos de atuação, considerada referência em Gestão de Documentos

Carteira constituída por grandes clientes

Gestão do Conhecimento

Corporativo

Organização de Documentos

Prestação de serviços de Consolidação de Sistemas Normativos, Modelagem de Processos de Gestão de Documentos e Gestão da Informação

Empresa visionária e precursora nesse segmento

Metodologia reconhecida pelo mercado

DESAFIO?

2007/09

2006

2000

1995

1985

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O que motivou? Equipe Interdisciplinar

Grande volume de

projetos

Dispersão geográfica da

equipe

Conhecimento

acumulado, registrado e

pouco aproveitado

Possibilitar a reutilização das INFORMAÇÕES

relacionadas ao conteúdo dos Projeto Técnicos já

executados.

Reduzir retrabalho

Fomentar e administrar o CONHECIMENTO Organizacional

Desenvolver uma nova área de NEGÓCIO

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Desenvolver continuamente a cultura de produção, registro, compartilhamento e gestão do conhecimento técnico-tecnológico

Internalizar na rotina e na cultura empresarial o processo de inovação

Objetivos Estratégicos

Ação Estratégica

PLANEJAMENTO ESTRÁTÉGICO DOCUMENTAR

2006

1

2

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Ações

Implantação, em outubro de 2006, da Unidade de Gestão do Conteúdo e do Conhecimento – UGC sob o comando de uma das sócias da empresa.

Desenvolvimento do Planejamento Estratégico da Unidade, definindo Objetivos e metas para os próximos 03 anos.

Definição dos projetos e atividades a serem implantados, com base nos objetivos e metas definidos, nas necessidades identificadas e nos critérios do “Prêmio Make”.

Implantação da “Intranet Documentar”, como um ambiente de colaboração, compartilhamento do conhecimento e acesso à informações relevantes para as atividades profissionais.

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Acesso e reutilização das informações

geradas em projetos já executados

Registro e compartilhamento do conhecimento interno e externo

Registro e compartilhamento

das lições aprendidas

Efetivação do processo

colaborativo

Potencialização da geração de inovação

de valor

Fomento e criação de novos

conhecimentos

Otimização da inteligência corporativa

Objetivos da GC

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Prêmio MAKE - Most Admired Knowledge Enterprise - de excelência em Gestão do Conhecimento, avalia, através de seus critérios, se uma organização:

1. Estabelece uma

cultura

corporativa

de Gestão do

conhecimen

to

2. Cria, mantém e ofere

ce suporte à

Gestão do Conhecimento.

3. Maximiza

o valor do

capital

intelectual

4. Desenvolve e

entrega

conhecimen

to basea

do em

produtos e serviç

os

5. Cria e mantém um

ambiente de

compartilhamento de conhecimen

tos

6. Cria e mantém uma

cultura

corporativa

de aprendizad

o contín

uo

7. Gerencia o

conhecimento do client

e para aumentar a fidelidade e valor para

o meso

8. Gerencia o

conhecimen

to para gerar valor

ao acioni

sta

Foco – Critérios MAKE

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DOCUMENTAR

Intranet Portal

DOCUMENTAR

Intranet Portal

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Infelizmente, não é tão fácil assim…

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Projetos de GC e a Intranet

Programas de Incentivo à participação dos colaboradores

Notícias do Conhecimento

Ampliação dos canais de comunicação entre a empresa e os colaboradores

Apoio e disseminação das atividades de capacitação

Apoio e disseminação do modelo de gestão por competências

Desenvolvimento da “Base de Projetos Realizados”

Remodelagem do site Documentar

Elaboração da Taxonomia e do Gossário Técnico

Programas de inovação

Desenvolvimento da metodologia para diagnóstico e implementação de projetos de GC

Construção da Intranet Documentar

Elaboração dos Padrões Documentar

Desenvolvimento da “Base do Conhecimento”

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I4BS Web/WebPart:

• Busca por Dossiê Eletrônico

• Busca pela Estrutura de Pastas

• Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search).

• Busca Avançada• Busca por

Perspectivas (Taxonomias)

• Busca por Tipo de Documento

I4BS Web/WebPart:

• Busca por Dossiê Eletrônico

• Busca pela Estrutura de Pastas

• Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search).

• Busca Avançada• Busca por

Perspectivas (Taxonomias)

• Busca por Tipo de Documento

Base de Projetos Realizados

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Concepção baseada nos processos de negócio da Documentar

A Intranet esta inserida na rotina Documentar, sendo caminho obrigatório para registro de solicitações, da informação e do conhecimento produzido pela empresa.

Maior facilidade de acesso aos produtos e serviços da Gestão do Conhecimento

Disponibilização de canais de comunicação Aperfeiçoamento dos processos de

interação e comunicação interna

Tecnologias utilizadas 

INTRANET DOCUMENTAR

Fatores de Sucesso

Intranet Documentar

“Espaço para integração, conexão e colaboração”

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A INTRANET DOCUMENTAR

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Alguns Números

Número de usuários cadastrados atualmente na Intranet: 265

Últimos números de acessos mensais:1535 em julho998 em agosto1276 em setembro

NC já publicados: 438 – 1a. Publicação: 28/02/07

Número de colaboradores que já se apresentaram: 18 – desde 17/11/2008

Número de documentos na Base do Conhecimento: 18.600

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Alguns Números

Circuito do Conhecimento: 9 edições e 22 documentos publicados na Intranet este ano Número de trabalhos aprovados em eventos e periódicos neste ano: 6

Número de termos na taxonomia Documentar: 253 termos, sendo 23contribuições de colaboradores neste ano

Número de recursos incorporados à Intranet no mês de setembro: 4 (Agenda de recursos, Padrões de documentos de projetos, Reservas de salas e Controle de tarefas da UGC)

Funcionalidades da Intranet atualmente: 70 entre repositórios de documentos e sistemas

Eventos Mapeados e divulgados em 2009 (cursos, palestras, congressos): 81

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Media de atendimentos realizados por mês: 1º. Trimestre do canal de atendimento: 358 consultas/média de 1,08 consulta

por funcionário (somente dúvidas e questionamentos dos processos já instalados).

Último trimestre do canal de atendimento: 261  consultas /média 1,08 consulta por funcionário (dúvidas e questionamentos de processos já instalados e dos novos processos  -  Plano de Cargos e Salários, Avaliação de Desempenho e  Convênios) .

 Numero de melhoria em processos/produtos realizados antes e após a implementação: A área de RH atualmente tem 23 processos de trabalho.  60% dos processos

foram revisados em função da implementação da prática.  

Dados do Atende RH

Alguns Números

Tempo médio de solução de problema antes e após da implementação da prática: Os problemas eram solucionados em um prazo médio

de 10 dias. Desde a implantação do canal são solucionados em 2 dias. As respostas fora de prazo não chegam a 1%

 Quantas FAQs o Atende RH gerou (Reuso da informação). 35 FAQs 8 revisões no Manual do Empregado

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Desenvolvimento da Base do Conhecimento ( reuniu, em uma base única, o conteúdo relevante e atual para o negócio) com crescimento de 400% de acessos mensais.

Reutilização de conteúdos já registrados em projetos da empresa, verificado através do crescimento de de 300% do número de acessos, por usuário, as informações disponibilizadas na Intranet.

Fomento à criação e disseminação do conhecimento de interesse organizacional, com crescimento de 220% de participação após a implantação das praticas de incentivo a gestão do conhecimento na empresa.

Aumento em 33% a taxa de novas visitas ao site da Documentar, possibilitando novos contatos, clientes e parcerias.

Alguns Números

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Proteção do conhecimento organizacional

Maior integração da equipe

Redução de retrabalho

Fomento à criação e disseminação do conhecimento

Automação do processo de registro e recuperação de informações

Promoção e fomento ao debate e a análise de novas práticas

Incentivo ao processo de inovação

Elaboração da Linha de atuação “Gestão do Conhecimento”

Agilidade e precisão na tomada de decisão

Resultados

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Depoimentos

“O processo de Gestão do Conhecimento implantado na Documentar realmente agregou muito valor ao nosso dia-a-dia. A forma com que foi implantado

despertou/incentivou  a cultura do compartilhamento de conhecimento de forma padronizada e estruturada, possibilitando a recuperação rápida e precisa das

informações, por qualquer funcionário, indiferente do projeto ou região que estiver trabalhando. As iniciativas da UGC encurtaram às distâncias geográficas entre a

Documentar e seus funcionários além de potencializar a formação dos nossos talentos internos.”

Renata Melo – Gerente de Gestão de Pessoas

“Depois da estruturação de nossa Intranet pude perceber como melhorou o compartilhamento e disseminação de informações empresa-colaborador-empresa. A UGC está fazendo um excelente trabalho! As notícias, a Base de Conhecimento, os links, os eventos, ou seja, toda  informação útil para nossa atuação é compartilhada

gerando conhecimento, isso nos diferencia e qualifica perante o mercado e os clientes”.Elaine Pinto – Gerente Regional de Vendas

UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento.

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Depoimentos

UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento.

“A utilização da Intranet foi muito importante para o Sistema de Gestão da Qualidade pois permitiu, de uma maneira muito simplificada, a gestão, o controle e a publicação de toda a

documentação e registros exigidos pela NBR ISO 9001/2008.

Uma das maiores dificuldades encontradas pelo Escritório da Qualidade era a manutenção dos documentos atualizados no sistema de gestão anterior - SIS. Qualquer atualização e publicação necessárias eram de responsabilidade da TI da empresa, o que nos deixava

“presos”. Agora, com a Intranet (SharePoint), o próprio Escritório da Qualidade faz todas as publicações e alterações. Além disso, temos a garantia de que todos os usuários da Empresa

tem acesso ao nosso conteúdo de maneira simples!”Ana Rita Garcia – Consultora e Representante da Direção na Gestão da Qualidade

“Tive a oportunidade de acessar a Intranet da empresa em que um amigo meu trabalha e pude comparar e notar algo que me deixou feliz, ele tem um limite de acesso enquanto

aqui na intranet da Documentar temos mas conteúdos ; informação, dicas etc. e podemos assim acompanhar o crescimento da empresa da qual faço parte . E recebi o cartão de

contribuição/participação. Parabéns pelo crescimento e sucesso.”Elaine do Vale Vasconcelos – Auxiliar Técnico

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Ângela Rodrigues de Araújo Guimarã[email protected]@documentar.com.br

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UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento.

Obrigada!!!