Simplicidade Cgd Dez 2007

Simplicidade em Processos Administrativos / | Luís Vidigal

Simplicidadeem Processos Administrativos

Luís Vidigal30 de Novembro de 2007

http://simplicidade.no.sapo.ptApresentaçãorealizada na

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Simplicidade na Wikipédia

Simplicidade é a ausência de artifícios, extravagâncias e excessos de ordem material, social ou psicológica; é viver do que há na sua essência.

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Usabilidade

É a eficácia, eficiência e satisfação com que um conjunto específico de utilizadores consegue cumprir um conjunto concreto de tarefas num determinado ambiente

É a eficácia, eficiência e satisfação com que um conjunto específico de utilizadores consegue cumprir um conjunto concreto de tarefas num determinado ambiente

É um atributo de qualidade usado para aferir a facilidade de utilização de interfaces entre sistemas informáticos e utilizadores

É um atributo de qualidade usado para aferir a facilidade de utilização de interfaces entre sistemas informáticos e utilizadores

ISO (International Standard Organization) Jakob Nielsen (Usability, 2003)

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S. Exª o Papel

Paradoxo da (in)Produtividade

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Colaboração digital

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and Smart

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Cultura deSimplificação

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• SIMPLIFICAÇÃO PREVENTIVA(ex-ante)– Teste Simplex (PCM)

• SIMPLIFICAÇÃO CORRECTIVA (ex-post)– 333 Medidas em 2006 (UCMA)– 235 Medidas em 2007 (UCMA)

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SIMPLIFICAÇÃO PREVENTIVA (ex-ante)Teste Simplex (PCM)

• Caracterização da iniciativa• Encargos administrativos• Compatibilidade com a AP

Electrónica• Consolidação normativa e

avaliação

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Objectivos SIMPLEXSIMPLIFICAÇÃO CORRECTIVA

• Resposta pronta e eficaz às necessidades dos cidadãos e das empresas

• Aumentar a confiança dos cidadãos• Permitir às empresas obter mais

rapidamente licenças e autorizações e cumprir outras formalidades

• Facilitar a racionalização e a eficiência da própria Administração Pública

• Favorecer a competitividade de Portugal

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Os Princípios daSimplificação

• Deixar o cidadão escolher entre pagar uma segurança acrescida ou utilizar formas mais simples e mais baratas

• Fazer com que as exigênciasburocráticas sejam proporcionais ao risco

• Não solicitar informação desnecessária

• Partilhar informação disponível na AP

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Um exemplo de partilha

• Novo modelo de prestação de informação e contas que permite às empresas a sua apresentação por via informática, num único ponto e de uma só vez.

• Neste processo incluem-se declarações obrigatórias, designadamente no âmbito das Finanças, do Trabalho e da Segurança Social, mas também a recolha de informação para fins estatísticos, com a consequente eliminação de um conjunto de inquéritos feitos, entre outros, pelo Banco de Portugal e pelo Instituto Nacional de Estatística.

Arranque em 2006 para enviar 2007Arranque em 2006 para enviar 2007

INFORMAÇÃO EMPRESARIAL SIMPLIFICADAINFORMAÇÃO EMPRESARIAL SIMPLIFICADA

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Compromissos SIMPLEX 2007 com o Cidadão

1. ESTUDAR E APRENDER 2. 2. INVESTIGAR E ENSINAR 3. CULTURA E CONHECIMENTO4. EMPREGAR E TRABALHAR5. CONSULTA E CIRURGIA A TEMPO E HORAS6. PRESTAÇÕES SOCIAIS7. ORDENAR O TERRITÓRIO E PRESERVAR O AMBIENTE8. SIMPLIFICAR O REGISTO E MELHORAR O ATENDIMENTO9. GARANTIR A SEGURANÇA10. GARANTIR E FACILITAR O ACESSO À PROPRIEDADE11. IMIGRAR E EMIGRAR12. VIAJAR EM TRANSPORTES COLECTIVOS13. CONDUZIR AUTOMÓVEL14. PARTILHAR E FACILITAR O ACESSO À INFORMAÇÃO15. PROMOVER A TRANSPARÊNCIA16. FACILITAR OS PAGAMENTOS E COBRANÇAS17. ÓRGÃOS DE SOBERANIA

149 medidas

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Compromissos SIMPLEX 2007 com a Empresa

1. LICENÇAS2. AGRICULTURA E FLORESTA3. TURISMO4. PORTOS E PLATAFORMAS LOGÍSTICAS5. CONSTRUÇÃO E IMOBILIÁRIO6. ENERGIA7. CRIAR E GERIR EMPRESAS8. ACELERAR PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E JUDICIAIS9. EXPORTAÇÃO E IMPORTAÇÃO10. AERONÁUTICA11. COMUNICAÇÕES12. REDE VIÁRIA E CIRCULAÇÃO RODOVIÁRIA13. PROPRIEDADE INDUSTRIAL14. FORNECIMENTOS AO ESTADO15. PESSOAS COLECTIVAS DE UTILIDADE PÚBLICA

86 medidas

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As 20 medidas mais emblemáticas do SIMPLEX 2007

1. REGISTO CENTRALIZADO DE LICENÇAS E AUTORIZAÇÕES PRÉVIAS2. BALCÃO “PERDI A CARTEIRA”3. ELIMINAÇÃO DE CERTIDÕES PARA SERVIÇOS PÚBLI-COS4. PROCEDIMENTO LEGISLATIVO ELECTRÓNICO5. QUEIXAS ELECTRÓNICAS ÀS FORÇAS DE SEGURANÇA6. SISTEMA DE LOCALIZAÇÃO DE CIDADÃOS PORTUGUESES EM TERRITÓRIO

ESTRANGEIRO7. APOSENTAÇÃO ON-LINE8. POSTO PÚBLICO ON-LINE NOS SERVIÇOS DE FINANÇAS9. CASA PRONTA10. BALCÃO INTEGRADO “SUCESSÃO E HERANÇA“11. REGIME JURÍDICO DOS INSTRUMENTOS DE GESTÃO TERRITORIAL12. INSTALAÇÕES DE GÁS E DE COMBUSTÍVEIS LÍQUIDOS – INSPECÇÃO13. FILEIRA VITIVINÍCOLA ON-LINE14. JANELA ÚNICA LOGÍSTICA15. BOLETIM DE TRABALHO E EMPREGO16. "CONSULTA A TEMPO E HORAS"17. CARTÃO ELECTRÓNICO DE ALUNO18. SIMPLIFICAR E DESBUROCRATIZAR OS MECANISMOS DE MOBILIDADE NACIONAL E

INTERNACIONAL DE ESTUDANTES E DIPLOMADOS DO ENSINO SUPERIOR19. PORTAL DA CULTURA20. RECENSEAMENTO MILITAR

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AS PRINCIPAIS DIFICULDADES DA SIMPLIFICAÇÃO

• Aqueles a quem a simplificação nãoaproveita

• O fantasma da insegurança• A ameaça do caos e fraude generalizada• A ausência de cultura de simplificação na

administração e na produção legislativa• Uma tradição de gestão da AP com uma

lógica assente nas prioridades da oferta

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EMPRESA NA HORA:Caso premiado na Europa

Permite a criação de empresas numa só deslocação a um único balcão

- uma Conservatória de Registo Comercial ou CFE – tendo como

pressupostos fundamentais:

• Circulação da informação entre os serviços públicos envolvidos.

• Criação de uma bolsa de nomes de firmas pré-reservado a favor do

Estado.

Mais rápida – 49min

Mais simples – numa única deslocação

Mais barata - 360/300€ versus 500€

Mais segura – toda a Administração pública fica logo a

conhecer a empresa desde que é criada

Desde Julho 2005: Mais de 35 000 empresas«Em 2005/06, Portugal foi o maior reformador do processo de constituição

de empresas» (Banco Mundial, Doing Business 2007, p. 8)

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Uma estratégia conjugada

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Balcão Único

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Do e-Governmentao e-Inclusion

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Todos os cidadãos

Com Segurança

A qualquer Hora

Em qualquer Lugar

Acesso à Informação ea Serviços Electrónicos

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Eficácia

Eficiência Transparência

Poupança Rapidez

e-Gov

O que se espera do e-Government

Confiança

Usabilidade

Mobilidade Disponibilidade

Democracia

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A solução estánuma caixa?

Luís Vidigal

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Dimensões (clientes) do e-Gov

Clientes

Funcionários

Cidadãos

Políticos

Serviço Público

Notoriedade

EficiênciaOperacional

e-GovernmentExcelência

Tecn

olog

ias

4 Anos

70 Anos

36? Anos

3 Meses

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É preciso apostar também em "corridas de fundo“e acreditar nos Funcionários Públicos

Corrida deFundo

Corrida deVelocidade

36 ?Anos

PolíticosNotoriedade

4 Anos

FuncionáriosServiço Público

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Evolução do e-GovernmentServiços deInformação

Serviços deComunicação

ServiçosTransaccionais

Vida do dia a dia Informação sobreTrabalho, Habitação,Educação, Saúde,Cultura, Transporte,Ambiente, etc.

Forum de discussãorelacionado comassuntos quotidianos.Anúncios de casas eempregos. .

Reserva debilhetesRegisto emcursos.

Tele-Administração Directório de serviçospúblicosGuia de procedimentosadministrativosRegistos públicos e basesde dados.

Correio electrónicocom os funcionáriospúblicos. .

Preenchimento eenvio electrónicode formulários.

Participação política Leis, discussõesparlamentares, programaspolíticos, documentospara consulta pública.Informação de apoio aoprocesso de decisãopolítica. .

Forum de discussãosobre assuntospolíticosCorreio electrónicocom os políticos.

Referendos.Eleições.Sondagens.Petições.

ForumForum BangemannBangemann da UE da UE -- 19971997

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1 1 -- PresenPresenççaa

2 2 –– ExpansãoExpansão

3 3 -- InteracInteracççãoão

4 4 –– TransacTransacççãoão

5 5 –– IntegraIntegraççãoão

Integra

Integraççãoão

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As 4 fases de Maturidadeda AP Electrónica na UE

DesenvolvimentoOnline

Informação

Interacçãonum só sentido

download de formulários

Interacçãonos dois sentidos

TransacçãoResolução plena

de problemas

eEurope – Online Avaibility of Public Services (Capgemini)

Comunicação

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Para onde queremos ir?

Estamos aqui

PresençaPresença

InteracçãoInteracção

TransacçãoTransacção

TransformaçãoTransformaçãoTransformação

Inovação e Cooperação

PortalPortal

Vort

alVo

rtal

Vort

alVo

rtal

Vort

alVo

rtal

Vort

alVo

rtal

PortalPortal

VortalVortal

VortalVortal

VortalVortal

VortalVortal

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Situação actual da Europa

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Para onde vamos

Transformação

Transacção

ParticipaçãoPolítica

Integração

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Inclusão SocialNovas Prioridades para o e-Government

... C B AZ Y X ...

““FromFrom ee--GovernmentGovernmentto to ee--InclusionInclusion””Nações Unidas (2005)Nações Unidas (2005)

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Info-Exclusão

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2ª Geração

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I n t e r n e t

Informação e Serviços AdministrativosInformação e Serviços Administrativos

Cidadãos EmpresáriosAtendimentointermediado

c/ Computador

“Contact Centres”“CRM”

Infocid Infocid

Kiosks

Alta

Prioridade

Luis Vidigal

... C B AZ Y X ...

Self ServiceSelf Service

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New Delhi – Railway Station3/2/2005

... C B AZ Y X ...

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Administração Electrónica Inclusiva

“Em 2010 todos os cidadãos beneficiarão do acesso aos serviços da Administração Electrónica pelo canal que lhe seja mais conveniente.”

““FromFrom ee--GovernmentGovernmentto to ee--InclusionInclusion””

Nações Unidas (2005)Nações Unidas (2005)

In Moving Forward in the5 priority objectives of theeGovernment Action Plan

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Objectivos para o eGovernment em 2010EU Action Plan

• No citizen left behind• Making efficiency and effectiveness a

reality• Implementing high-impact key services• Putting key enablers in place• Strengthening participation and

democratic decision-making

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Disponibilidade de serviços onlinePortugal3º lugar

CapGemini EU i2010 – “The User Challenge Benchmarking The Supply Of Online Public Services? - 7th Measurement - Setembro 2007

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Sofisticação de serviços onlinePortugal4º lugar

CapGemini EU i2010 – “The User Challenge Benchmarking The Supply Of Online Public Services? - 7th Measurement - Setembro 2007

Simplicidade em Processos Administrativos / | Luís Vidigal Morte

Euforia

Desilusão

Maturidade

Adaptado do Gartner

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Para além do E-GovernmentHype Cycle do Gartner

Prioridades para a Maturidade• Interoperabilidade• Estratégias Multi-canal• Arquitectura de Empresa• Reengenharia do Back-office• Medida do Desempenho

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Interoperabilidade?

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Administração em Rede? Interoperabilidade?

Organizacional“Peopleware” (Vontades)

Informacional / Semântica“Infoware” (Língua)

Tecnológica“ Software” e” Hardware” (infra-estrutura)

É aqui que tudo falha

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Interoperabilidade

Interoperabilidade Semântica

Interoperabilidade Tecnológica

Interoperabilidade Organizacional

Processo BProcesso Báásicosico CidadãosEmpresas

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Novas Estruturas / Novas Relações

“PuttingCitizens

First”OCDE

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Nascimentode um filho

Registar oNascimento

Hospital

Cuidados Primários

Subsídio deNascimento

Reembolso deMedicamentos

Seguros

Habitação

Infantário

...

• Interacções múltiplas

• Formulários repetitivos

• Pouca consistência

• Duplicação de esforços

• Perca de tempo

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Nascimentode um filho

Registar oNascimento

Hospital

Cuidados Primários

Subsídio deNascimento

Reembolso deMedicamentos

Seguros

Habitação

Infantário

...

• Uma interacção manual

• Múltiplas interacções automáticas

• Consistência

• Não duplicação de esforços

• Rapidez

BROKER

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Fim às Certidões!!!

Tem que me trazer uma prova de quem é você

Tem que me trazer uma prova de que não nos deve nada

Uma Certidãoé um toque

a umaBase de Dados

Peça Informaçãouma só veze utilize-a

muitas vezes

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Os originais são bits!?

Formulário

e-Forme-Fact

EXCLUSIVO

INCM

IMPRESSO

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Hoje e amanhã

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SCM - Workflow

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Personalizados, únicos, dinâmicos e inteligentes

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NomeMorada

ProfissãoEstado CivilRendimento

Pedidos em faltaReclamações

Incidentes...

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Ir à escolaEmpregar-se

Casar-seTer um filho

Mudar de casaConstruir uma casaCriar uma empresa

Morrer...

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Cooperação entreMáquinas e Pessoas

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Substituir Certidões por “bits”

Uma Certidãoé um toque

a umaBase de Dados

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Inicío

Exemplo do Estudo “Casa na Hora”Análise do Processo Actual

6

1 2

3

45

7

8

9

10

11

12 13

Pedido de Cert. TeorPedido Cadern. Predial

Licença Hab / Const

Reg. Prov. Aquisição e Hipoteca

Cert. Direito PreferênciaCert. Direito Preferência

Pedido Cadern. PredialPagamento/Isenção IMT

Escritura

Registo Definitivo

Planta Autenticada

Pagamento/Isenção IMI

FalênciaCrédito

13 passos

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Exemplo do Estudo “Casa na Hora”Processo Futuro

1

Pedido de Cert. TeorPedido Cadern. Predial

Licença Hab / Const

Reg. Prov. Aquisição e Hipoteca

Cert. Direito PreferênciaCert. Direito Preferência

Pedido Cadern. PredialPagamento/Isenção IMT

Escritura

Registo Definitivo

Planta Autenticada

Pagamento/Isenção IMI

FalênciaCrédito

2

3

3 passos

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Três mundos à parte

Tributação

DGCI

Cadastro

IGP

Titularidade

DGRN

Diferenças preocupantes

DEIRepresentaçãoÚnica da Casa

O que éum Prédio?

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O mesmo Portugal para todos

Proprietário AdministraçãoCentral

Licenciamento AdministraçãoLocal

Água, Luz, Telefone, etc. Serviços

IMI e IMTValor DEI

Informação Predial ÚnicaPrioridade ao Cadastro das Áreas de Floresta

SiNErGIC 2015?

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Sem limites de Tempo e Espaço

Tempo- +

Espa

ço

-

+

PoderPolítico

SociedadeCivil

Para alémdas

Soberaniase das

Legislaturas

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e-Desburocratização

Garantias Democráticas “D”

Bur

ocra

cia

“B”

Desburo

cratiz

ação

tradici

onal

Administraç

ão Públic

a

Electró

nica

Garantias Democráticas “D”

Ace

lera

ção

Ele

ctró

nica

“E”

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ServiçosPúblicos Cidadania

Diminuir ou aumentar o tempo na Internet

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Repensar as estruturas e os processos

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Temos de abrir a “Caixa de Pandora”e resolver de facto os problemas

Informação

Incoerente

Conflitosde Poder

Defesa deTerritórios

Desperdíciode Recursos

Falta deDigitalização

Desintegração

de Sistemas

etc., etc., etc,,….

Como na Mitologia, depois esperamos

encontrar a

Esperança

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Continuamos a construir castelosem vez de serviços

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Silos VerticaisCheios de Poder e Vaidade

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Silos HorizontaisCheios de “Gordura” e Desperdício

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Recursos e Serviços Comuns (SOA)

Partilha de Dados e Serviços“Administração em Rede”

Taeritório Pessoas Empresas Veículos

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Precisamos de algumas espinhasmas de poucos Peixes

Sinergias Horizontais

Prioridade ao Cidadão

€

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Olhar a Administração Públicae o Cidadão a 3 dimensões

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SIMPLEX a três dimensões• Ver os processos para além de um só departamento,

Ministério ou Governo (Central, Regional ou Local)• Incluir os cidadãos e as empresas no ambiente operacional

da Administração Pública• Reutilizar informação já recolhida algures na

Administração Pública ("ask once, use many")• Acabar com a defesa dos territórios, com os conflitos de

poder e as "Feiras de Vaidades"• Digitalizar tudo o que se puder - Enviar em vez de Imprimir• Ter um olhar 360º em torno de cada cidadão ou empresa

(repositórios únicos e fiáveis) - Ter apenas um só rosto perante a Administração Pública

• Menos medidas e mais integração e interoperabilidade

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Sine

rgia

sVe

rtic

ais

Sinergias Horizontais MUITO

CRÍTICO

“Putting Citizens First” OCDE

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Arquitecturas orientadas àPrestação de Serviços

Visão eNovos

Espaços

Auto-estradas que muitas vezes acabam em engarrafamentos …

CidadãosEmpresas

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Consegue vender?

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Casa

TerritórioDepartamento

Sector Público

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Para começar, uma páginaé suficiente

“KISS - Keep It Simple and Smart”

Contexto e Visão

Pol

ític

a

Processos Tecnologia

Podere

QuererSaber

Fazer

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Colocar a Arquitectura alinhadacom a Política e a Engenharia

EstratégiaPolítica Analista Progra-

mador Operador

Arquitecto

ComunicadorTradutor

FacilitadorMediadorPromotorVisionárioIntegrador

EngenheiroConstrutor

PlanosEstratégicos

de SI/TI

Mantenha amesma

Referênciapara todos

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Resistência à Mudança

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Se alguém faz

…… alguém desfazalguém desfaz

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EstrelasSolitárias

eGaláxia

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Um risco e uma oportunidade colectiva

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Criatividade HarmonizaçãoInovação Clareza

Competitividade SimplicidadeRisco Segurança

Expectativas SectorPrivado

Iniciativa Confiançae Estabilidade

Luis Vidigal

SectorPúblico

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e e construirconstruir pontespontes

Com Com maismais e e melhoresmelhoresInformaInformaçção e servião e serviççosos

DemolirDemolir paredesparedes

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Dois mundos ainda separados e paradoxais

Tecnologia(Caixa preta)

“Campo de Batalha”

Euforia eDeslumbramento

Medo eRejeição

Estratégiado Negócio

(Nebulosa)

FadaMilagrosa

PatinhoFeio

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GovernanceGovernança dos

SI/TICIO

ManagementGestão dos

SI/TICTO

Dominar o Tempo e o Espaçocom Credibilidade, Soberania e Alinhamento Estratégico

Tempo

Espa

ço

Engenharia(Operacional)

Arquitectura(Estratégica)

--

+

+

67% dos departamentos

de SI/TI não estãoalinhados com a

estratégia do negócio

BoardBoard

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Dilemaspara um

Futuro Incerto

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Riscos de ImplosãoEconomiasGovernos

Civilizações

Um futuro incerto

Obsolescência do Conhecimento

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Qual a estratégia para o futuro• Economia

Crescimento ou Declínio?• Intervenção da AP na Economia

Fraca ou Forte?• Globalização

Aceleração ou Abrandamento?• Penetração das TIC na Sociedade

Elevada ou Fraca?• Atitude do Cidadão à Privacidade

Restritiva ou Permissiva?• Capacidade da AP absorver as TIC

Elevada ou Fraca?• Soberania

Mantida ou Desgastada?

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Os actuais profissionais de TIem 2011 estarão subdivididos em

• Tecnologia• Informação• Processos• Relacionamentos

Gartner – Dezembro 2006

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As TI em 2012 (Gartner)

• Estarão entre os 3 maiores factores deSucesso

• Estarão entre os 3 maiores factores deFracasso

Factor Crítico

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• Search• Collect• Copy• Compare• Order• Calculate• Measure• Verify• Store

• Sonhar• Imaginar• Criar• Fantasiar• Decidir

InformaçãoConhecimento

DaveDave

2001 Odisseia no Espaço (Stanley Kubrick - 1968)

EnergiaDados

Novo trabalhadordo Conhecimento

• Procura• Recolha• Cópia• Comparação• Ordenação• Cálculo• Medida• Verificação• Armazenamento

Máquinas Homens

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Prioridadeao Cidadão

Partilhar

Simplificar

Re-utilizarIntegrar

Cooperar

Porque éque não

acontece?

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MinhaIniciativa

MinhaIniciativa

MinhaIniciativa

MinhaIniciativa

Esta é

para si...

Feira deVaidades

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InfaticídioTecnológico ?!

Não matem projectos

recém nascidos!

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Não devem re-inventar a rodaporque não é da mesma cor

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Cidadão / Empresa

Processo

Um casamentopor conveniência

Administração Pública

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Contra aContra acorrentecorrente

AtitudesAtitudes

80%80%

20%20%TecnologiaTecnologia

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“Cooperar não significa perder Poder”luis.vidigal@inst-informatica.pt

http://luisvidigal.no.sapo.pt