BPM Overview

Paulo Henrique Pinhão – tel. 21-991101649 - [email protected]

Business Process Management (BPM) O que é BPM no contexto de TI? É a arquitetura de solução de TI que visa criar um link direto entre os processos de negócio e a respectiva informatização. (Informatização Horizontal)

• Faz com que os processos modelados sejam mais facilmente transformados em sistemas de informação.

• Habilita a integração e a manutenção de aplicativos que possam adaptar-se mais facilmente às mudanças de negócio (Aderência Contínua).

• Agiliza a reutilização e a extensão de componentes, pois executa somente aquilo que é necessário e elimina o processamento redundante.

• Visa à integração dos processos, a partir do melhor aproveitamento possível dos investimentos anteriores em TI.

• Busca a automação em tempo real, ou seja: o Integração com parceiros estratégicos (B2B, B2C e B2E). o Monitoramento de indicadores de performance. o Interação e comunicação pró-ativa com os usuários.

O acrônimo “BPM” tem sido causa de algumas confusões conceituais. O “BPM” é comumente chamado de “Business Process Modelling” e “Business Performance Management”. O “Business Process Management” é mais amplo e inclui a modelagem e a gestão da performance em seu escopo de solução. Disciplinas do BPM:

� Modelagem de Processos (Mapeamento): o É a formatação gráfica do processo que irá embasar as demais disciplinas do

BPM. o Deve ser feita através de ferramenta específica (Ex. ARIS Toolset) que

armazena os objetos modelados em um repositório estruturado e permite relacioná-los aos demais componentes da automação promovida pelo BPM.

� Documentação de Processos: o Complementa a modelagem de processos através de conteúdos que

descrevam e definam os objetos modelados (instruções, padrões, problemas, exceções, etc).

� Colaboração e KM: o Habilita aos envolvidos a otimizarem seus conhecimentos através da

colaboração de conteúdos relacionados ao processo. o Disponibiliza a documentação e a modelagem dos processos através de

recursos de colaboração que permitam uma abordagem orientada ao trabalho em grupo.


� Certificação de Qualidade: o Cuida da aderência aos padrões da indústria (“Best Practices”), garantindo

que os processos sejam concebidos de forma qualificada (ex. ISO 9000). � Conformidade às regulamentações e legislações:

o Promove a adequação dos processos aos preceitos regulamentares, de modo a suportar ações de auditoria e fiscalização (Ex. Sarbox).

� Melhoria Contínua (“Business Process Improvement” – BPI) o Deve considerar mecanismos de monitoramento e simulação de indicadores

que avaliem a performance dos processos em relação aos padrões de referência.

o Deve suportar a análise e identificação contínua de melhorias aos processos, tais como: - gargalos, redução de “lead-times” e custos.

A abordagem BPM apoia-se nas seguintes constatações:

� Por melhores que sejam os sistemas aplicativos, o sucesso de sua implementação depende da qualidade relacionada à organização dos processos e das pessoas envolvidas,

� O retorno do investimento em relação a um projeto de implantação de sistemas

não advém da qualidade funcional e/ou tecnológica do aplicativo, e sim da forma como esses recursos são utilizados dentro da Organização.

� No caso de soluções ERP / CRM, as customizações normalmente realizadas são

resultantes das adequações relacionadas aos requerimentos específicos de cada organização. “Não existem organizações sem requerimentos específicos em seus processos de negócio”.

Workflow

EAISOA

(Web Services)

ERP, CRM,

SCMPortais

BAM(Performance)

Workflow

EAISOA

(Web Services)

ERP, CRM,

SCMPortais

BAM(Performance)

AutomaçãoAutomação

BPM

Melhoria

Contínua (BPI)

Colaboração

e KM

Conformidade

(Normas)Documentação

Certificação

(Qualidade)Modelagem

BPM

Melhoria

Contínua (BPI)

Colaboração

e KM

Conformidade

(Normas)Documentação

Certificação

(Qualidade)Modelagem


� A mudança contínua dos processos é uma exigência competitiva, mas deve gerar

o menor impacto possível aos custos e à complexidade administrativa de TI.

� Organizações de pequeno e médio porte normalmente não possuem condições de arcar com os custos inerentes aos projetos de implementação de uma aplicação pronta de grande amplitude (ERP + SCM + CRM), sendo assim, precisam maximizar os investimentos feitos em seus sistemas atuais.

� Após a implementação de uma solução ERP sempre haverá a permanência de

funcionalidades externas, feitos manualmente ou através de sistemas periféricos (ex. planilhas eletrônicas). Apesar de externas ao aplicativo, precisam ser orquestradas pelo processo.

� Aplicativos integrados entre si, não são suficientes para promover a qualidade

necessária às informações corporativas. É preciso ter as pessoas e os processos integrados aos aplicativos.

� Os sistemas não podem ser reativos às iniciativas dos usuários, eles precisam

conhecer e conduzir os usuários (Sistemas Pró-ativos). Os principais objetivos do BPM:

� Obter a completa automação do fluxo de trabalho, integrando seus passos aos aplicativos existentes (internos e externos).

� Converter processos baseados em papel (manuais), em processos baseados na Web, eliminando as respectivas ineficiências associadas.

� Agregar inteligência aos formulários, visando reduzir complexidade, omissões ou inconsistências na entrada do dados.

� Incorporar características de controle que assegurem a integridade do fluxo de trabalho e compensem possíveis falhas humanas ou nos aplicativos existentes.

� Prover “feedback” em tempo real, em relação à situação dos processos eletrônicos (Monitoramento).

� Medir o tempo e os custos dos processos, embasando a busca por melhoramentos contínuos.

� Orquestrar os processos de negócio, melhorando a cooperação interdepartamental e interempresarial.

� Estender as fronteiras da Organização a partir da integração de seus processos aos processos de outras entidades externas (Clientes, Fornecedores, Parceiros, etc)

Benefícios esperados:


� Reduz riscos e investimentos de TI nos projetos de automação e integração de processos.

o Maximiza a reutilização de investimentos anteriores. � Promove a Integridade e a conformidade dos processos em relação às exigências de

certificação e regulamentação (Ex. ISO9000, Sarbox, etc). � Elimina trabalhos desnecessários e re-trabalhos, tornando os processos mais

econômicos, produtivos e confiáveis. � Permite tratar as exceções de forma ágil e econômica.

o Normalmente, a maior parte do esforço operacional dependido visa tratar exceções que estão relacionadas a uma pequena parte dos processos de negócio.

� Implementa um sistema de medição e monitoramento que habilita os gestores de processos a responderem rapidamente aos eventos ou mudanças que representem oportunidades ou ameaças ao negócio.

� Alavanca o e-Business através da integração com processos externos. � Oferece respostas mais rápidas às mudanças exigidas pelo mercado (Agilidade

organizacional). � Melhora a coordenação das atividades em organizações geograficamente

fragmentadas. BPM “Framework” (Arquitetura das Ferramentas de BPM):

� O BPM IDE (“Integrated Design Environment”) é usado para modelar e especificar processos automatizados sem a necessidade de conhecimentos técnicos em TI.

o A partir dessa especificação o BPM executa a orquestração dos serviços (interações, integrações e processamentos) inerentes aos processos automatizados.

o Esse ambiente costuma basear-se nos padrões BPEL e/ou XPDL. � A Integração do processo é caracterizada pelos mecanismos que viabilizam a

obtenção e o envio de dados de/para sistemas e dispositivos existentes. o Esses mecanismos podem ser “EAI tools” (Enterprise Appliction

Integration) ou “SOA Tools” (Service-Oriented Architecture). o Esses mecanismos baseiam-se na disponibilização de conectores e/ou web

services que promovam essa troca de dados. � O “User Directory” (Diretório de Usuários) é usado pelos administradores dos

processos para definir o perfil e a alçada (nível de autoridade) dos usuários envolvidos.

� O “Workflow” é a infra-estrutura de comunicação e interação humana que encaminha tarefas aos usuários envolvidos no processo. Essa infra-estrutura é suportada pelo “User Directory”.

� O “Process Engine” (motor de processos) cuida do controle de status e de variáveis inerentes aos processos ativos (em produção) num determinado momento.


� O BAM (“Business Activity Monitoring”) visa à especificação e a medição de indicadores atrelados aos processos, de modo a criar um sistema de monitoramento de performance que atue pró-ativamente sobre as respectivas variações.

Origens do BPM: O atual mercado de ferramentas BPM é proveniente de fornecedores cujos produtos possuem diferentes origens. Ou seja:

� Análise, Modelagem e Simulação de Processos de Negócio. o Foco na obtenção de um entendimento detalhado dos processos e do

respectivo impacto das mudanças. o Foco na análise e simulação dos processos e suas atividades.

� Automação de fluxos de trabalho (Workflows e GED). o Foco na automação de processos centrados nas pessoas e nos documentos,

onde o tratamento dos dados e documentos é guiado por um workflow. � Enterprise Application Integration (EAI) ou Enterprise Service Bus (ESB).

o Foco no intercâmbio de informações entre sistemas heterogêneos. � Recursos de análise Multi-dimencional e Reports (BI / OLAP)

o Foco na apuração e visibilidade sobre métricas de controle operacional. � Desenvolvimento de sistemas (Web Workbenchs).

o Foco no desenvolvimento rápido de aplicações web e Portais. � Gerenciamento de servidores Web.

o Foco na administração de “web servers” e recursos de adm. de Portais (publicação, gestão de conteúdo, colaboração, etc).

� Soluções de Gestão Integrada (ERP / CRM / SCM) o Foco na implementação conjunta de sistemas integrados e baseados em

fluxos e estruturas de dados pré-concebidas. BPM x SOA (Service-Oriented Architecture) A Arquitetura orientada a serviços preconiza os padrões e os recursos tecnológicos que habilitam a criação, a integração e a manutenção de aplicativos que possam adaptar-se às mudanças nas regras de negócio, de forma ágil e econômica. As ferramentas baseadas em SOA buscam a capacidade de adaptação contínua dos aplicativos, tendo como base os processos de negócio. Os “Web Services”, apesar de possuírem padrões tecnológicos específicos, se enquadram na categoria de Serviços. Os serviços são componentes autônomos, pois “encapsulam” as regras, a estrutura de dados e os recursos para interface on-line (interface com o usuário) ou através de mensagens (interface com outros serviços). Os serviços devem ser executados a partir de um núcleo de


tratamento dinâmico de eventos. Os Aplicativos devem ser o resultado da inter-relação dos seus serviços. As plataformas de desenvolvimento baseadas em SOA caracterizam uma necessidade básica do BPM, pois fazem com que os processos mapeados (e suas mudanças) sejam mais facilmente transformados em soluções de TI. As soluções BPM devem estar baseadas em SOA e Web Services. BPM x “Business Process Improvement” (BPI) O BPI é a mola propulsora do BPM, pois a organização precisa criar os processos que provocam a melhoria contínua do negócio. O BPI baseia-se na implantação de um modelo organizacional que através do mapeamento dos processos e da aplicação de técnicas como o JAD (Joint Application Design), crie um ciclo contínuo de revisão e melhoramento. As técnicas JAD consistem em documentar de forma interativa os consensos inerentes à análise colaborativa dos mapas de processos. Essa análise colaborativa é promovida através de workshops que reúnam os proprietários, os clientes / fornecedores internos e os especialistas no processo em questão. Os consensos obtidos orientam a modelagem dos processos em sua situação otimizada.

BPM x Soluções ERP / CRM / SCM: O BPM não substitui ou contraria as vantagens inerentes à implementação das soluções de gestão integrada.

Conhecimento

1- Preparativos

2- Diagnóstico

3- Implantações

JAD

Adm. de Acessos e Hierarquias (alçadas)

Adm. de componentes (Services Explorer)

Fer

ram

enta

CA

SE

(des

env.

e m

anut

.)

Mo

nito

ram

ento

(BA

M.)

Regras

Orquestração

Adm. de Eventos

Controle Operacional

Hub de Integração

Documentação

SOA SOA SOA SOA ToolsToolsToolsTools


O BPM é complementar, ou seja, mesmo em organizações que fazem uso dessas soluções, o BPM se faz necessário. O BPM permite aproximar esses pacotes aos requerimentos específicos de cada organização, de uma forma mais consistente, segura, ágil e econômica. BPM x Soluções EAI (ESB) O núcleo de uma solução BPM deve ser o Hub de Integração, pois grande parte das empresas possui infra-estrutura de TI com uma grande variedade de legados (plataformas tecnológicas), aplicações departamentais, integrações lineares (ponto a ponto) e enormes dificuldades na administração centralizada de seus sistemas de informação. As soluções EAI surgiram para otimizar esses cenários, através da disponibilização de adaptadores e conectores que viabilizassem a simplificação e a redução dos custos na integração entre sistemas. A solução BPM adiciona as pessoas e os processos ao contexto de integração entre sistemas. BPM x Portais Colaborativos A interface de interação da solução BPM deve estar baseada em Portais Web, ou seja, deve ser feita através de “portlets” dinâmicos que tratem as fontes de dados e mensagens da aplicação BPM / SOA (data entries, aprovações, notificações, disparos, etc). Esses portlets devem ser inseridos à arquitetura do Portal (intranet ou extranet) conforme a respectiva estrutura de navegação e regras de segurança.

Portal

USUÁRIOS Editores TI Gestores

E-Learning(EAD)

•Geração e Captação •Estruturação•Aprovação•Publicação e Controle

•Diretório de Arquivos (IFS)•Web Conference•Forum e Chat•Busca Avançada

Colaboração

Gestão doConteúdo

BPM / SOA

OLAP Performance Mgmt.

BAM

i-Learning(LMS)

Legado B2BB2C

ERPCRM

OutrosPortais

Inteligênciado Negócio

BD

DW

Portal

USUÁRIOS Editores TI Gestores

E-Learning(EAD)

•Geração e Captação •Estruturação•Aprovação•Publicação e Controle

•Diretório de Arquivos (IFS)•Web Conference•Forum e Chat•Busca Avançada

Colaboração

Gestão doConteúdo

BPM / SOA

OLAP Performance Mgmt.

BAM

i-Learning(LMS)

Legado B2BB2C

ERPCRM

OutrosPortais

Inteligênciado Negócio

BD

DW


Como implementar o BPM? A implementação do BPM deve estar baseada numa abordagem contínua de modelagem, análise e automação de processos de negócio.

� Primeiro Passo (Desenho da Situação Atual):

o Reorientações Organizacionais Prévias: TI precisa orientar-se aos processos de negócio e as áreas de negócio precisam ver TI como parte integradora de seus processos.

o Segmentar a organização em processos de negócio e priorizá-los conforme as estratégias em vigor (estabelecer pesos e definir os impactos das estratégias nos processos)

o Desenhar os processos priorizados. � Os proprietários dos processos devem diagramar o fluxo a partir de

uma visão própria, considerando um sumário de atividades, regras, condições especiais, exceções, recursos disponíveis e estimativas de tempo / custos.

� Esse trabalho deve ser colaborativo e utilizar abordagens do Tipo "JAD Sessions" (Joint Application Design).

Modelo

Organizacional

Processos

TecnologiaMudança

EntendimentoEntendimento

das das

necessidadesnecessidades

atuaisatuais

SituaSituaçãção o

definida como definida como

““TO BETO BE””

Modelos Modelos

ReferReferêênciasncias

MercadoMercado

ModeloModelo

FinalFinal

(Melhorias)(Melhorias)

Modelo

Organizacional

Processos

TecnologiaMudança

EntendimentoEntendimento

das das

necessidadesnecessidades

atuaisatuais

SituaSituaçãção o

definida como definida como

““TO BETO BE””

Modelos Modelos

ReferReferêênciasncias

MercadoMercado

ModeloModelo

FinalFinal

(Melhorias)(Melhorias)

JADevento funçãoeventoresultado

função

função evento

evento

dados

dados

dados

unidadeorganizacional

usuário

unidade

organizacional

usuário

unidade

organizacional

usuário

evento funçãoeventoresultado

função

função evento

eventodados

dados

dados

unidade

organizacional

usuário


usuário


usuário

JADevento funçãoeventoresultado

função

função evento

evento

dados

dados

dados


usuário

unidade

organizacional

usuário

unidade

organizacional

usuário


função

função evento

evento

dados

dados

dados


usuário

unidade

organizacional

usuário

unidade

organizacional

usuário


função

função evento

eventodados

dados

dados

unidade

organizacional

usuário


usuário


usuário


função

função evento

eventodados

dados

dados

unidade

organizacional

usuário


usuário


usuário

ProcessosProcessosProcessosProcessos


� Segundo Passo (Medição): o Consiste em responder questões dirigidas a cada tarefa do processo

desenhado (atual), considerando métricas e respectivas estimativas (“ranges”). Essas estimativas deverão considerar os tempos, custos, probabilidades e freqüências relacionadas aos eventos do(s) fluxo(s) em questão.

� Terceiro Passo (Análise e Simulação): o Consiste em analisar relatórios estatísticos gerados a partir das medições (2º

Passo), no sentido de avaliar a performance, identificar gargalos e descobrir meios de otimizar o(s) processo(s) em questão.

o Nesse momento devemos considerar o “Benchmarking” de indicadores da indústria, modelos de referência e recursos de simulação.

� Quarto Passo (Melhoramento): o A partir da eliminação, simplificação e automação de tarefas, estaremos

redesenhando o processo. o A avaliação do melhoramento deve ser feita através da comparação entre o

modelo atual e os modelos resultantes do redesenho. o Documentar o novo processo. Ou seja, sua lógica, regras, exceções,

estimativas (medições) e recursos necessários. � Quinto Passo (Automação):

o Desenho: Especificar e organizar a automação do novo processo através da solução BPM.

� Identificação dos requerimentos de integração: • Identificar os pontos de contato do processo com os sistemas

existentes ou externos. � Especificar serviços complementares (componentes BPM e SOA)

conforme a amplitude de automação necessária. � Mapeamento dos Acessos (usuários):

• Identificar e detalhar as pessoas que irão participar do processo (Skill, função, visão, etc) para definição das características de interação da solução BPM.

� Identificação dos responsáveis pelo suporte ao ciclo de vida do processo automatizado (Quem modela? Quem desenvolve as integrações? etc).

o Construção e Implementação do processo automatizado através da solução BPM / SOA . Desenvolver serviços baseados em Workflow, Web Services,

Portlets e Conectores. � Especificação, Prototipação (ciclos), Homologação Final e

Transição para produção. Após a Automação, sempre que ocorrerem mudanças no ambiente organizacional (processos), a abordagem retorna ao passo 2. Em todos os passos dessa abordagem é importante a preocupação com os recursos humanos envolvidos. Sendo assim, costumamos inserir a metodologia de Change Management.