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V Convenção Brasileira de Lean - Caso UNIMED BH: Otimizar o processo de agendamento cirúrgico Apresentadora: Janaína Kelly Maia
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Otimização do Processo de Agendamento Cirúrgico
Hospital Unimed - Unidade Betim
Hospital Unimed – Unidade Betim
Contexto que motivou a mudança
O % de cancelamento de cirurgia gira em torno de 20% e, desses, 31% são canceladas com prazo inferior ou igual a 24 horas o que prejudica uma gestão adequada do Bloco Cirúrgico. Na análise do indicador foi observado que grande parte delas por erro de agendamento por parte do cirurgião e falta de autorização. O projeto busca reduzir este indicador.
Indicador do Projeto: Nº de cirurgias canceladas / Nº total de cirurgia
Meta:Redução em 50% do número de cirurgias canceladas
Etapas do processo vigente
Levantamento de causas
Diagrama de Ishikawa
Confirmação das causas
Volume de cirurgias canceladas por
especialidade, cirurgião e motivo;
Erros de agendamento por tipo;
Falta de informação relacionada ao OPME;
Volume de agendamento por dia;
Tempo para protocolar e encaminhar
exames de anatomo-patológico.
Informações Coletadas
Confirmação das causas
Local barulhento e executando outras funções;
Linha telefônica não era exclusiva para
agendamento e ficava ocupada;
Falta de informações completas no
agendamento;
Falta processo de conferência da agenda;
Agendamento com informações
“Improvisadas”;
OPME nem sempre é avisado ao setor;
Falta campo exclusivo para OPME;
Dados inconsistentes do paciente;
Campo observação aberto;
Equipamentos/materiais não são vinculados no
agendamento
Principais causas raiz
Análise das causas
INDICADOR DE PROCESSO
Indicador Atual: 20% de cancelamento
Indicador Meta: 10% de cancelamento
Mapa do Processo;Espinha de Peixe;Matriz de Causa e feito;Histograma;
Pareto;Box Plot;Mapa de Análise; Estatística.
FERRAMENTAS UTILIZADAS NA ANÁLISE DOS DADOS
A média de cancelamento é de 20% ao mês Dois motivos representam 81% do total de cancelamentos
Análise das causas
Principais Análises
A maior quantidade de erros era relacionada à falta de informação
O atraso médico em iniciar o procedimento era o maior (1 hora em
média)
Ações de melhoria
Resumo das causas raiz (X Vitais) encontradas e principais ações de melhoria
Causa Raiz Ação de melhoria Responsável
Prazo
Local com muito barulho e executando outras funções
Novo local de trabalho para colaborador responsável pela confirmação dos dados do procedimento.
Janaína/Drielle09/09/201
3
Linha telefônica não era exclusiva para agendamento
Ramal exclusivo para marcação de cirurgias. Janaína09/09/201
3
Falta de informações completas no agendamento
Após o agendamento do cirurgião, o colaborador responsável adotou rotina de ligar para o
paciente em até 48 horas antes do procedimento para confirmação de todos os dados.
Flávia15/09/201
3
Falta processo de conferencia da agenda
Acompanhamento diário da autorização da guia e de possíveis materiais solicitados pelo médico no sistema eletrônico.
Janaína16/09/201
3
Agendamento com informações "Improvisadas" e dados inconsistentes do
paciente
Estabelecer rotina de ligação com até 48h após o agendamento e dois dias antecedência da
cirurgiapara orientar o paciente quanto a jejum
e horário de chegada no hospital.
Janaína09/09/201
3
Exemplos de melhorias implantadas
Confirmação dos AgendamentosDiretriz do Centro Cirúrgico
Mudança do local onde se realiza o agendamento
Redução de 50% no % de cancelamento de cirurgias mesmo com um aumento
de 36% no volume total de cirurgias.
Principais Resultados Alcançados
Ganho financeiro de R$ 627.600,00 por
ano.
Mudança do local físico do setor de agendamento
com um alto impacto no processo inclusive na
motivação da colaboradora.
Principais Resultados Alcançados
PLANO DE CONTROLEProcesso: Agendamento Cirúrgico Data (criação): 5/11/2013
Dono do processo: Janaína Maia Data (revisão): 11/11/2013
Ramal: 1830/1906 Responsável pelo plano: Janaína Maia
Etapa do processo
Especificações
do processo
Indicador pós
melhorias
Definição operacional
Fonte de
dados
Tamanho da
amostra
Frequência
Responsável
Plano de reação
Cancelamento
de cirurgia
Percentual de
cancelamento <= 10
0,1
Número total de cirurgias canceladas dividido pelo número
total de cirurgias agendadas no período
Tazy 100% Mensal Janaína
1) Analisar os motivos dos cancelamentos
2) Analisar os cirurgiões quemais
cancelaram e comunicar a Diretoria
Agendamento
Percental de erros >=10
NA
Todos os erros relacionados ao
agendamento do procedimento (hora, data, procedimento, tempo, material e
equipamento)
Coleta Manual
100% Mensal Ana
1) Analisar os motivos dos erros;
2) analisar os cirurgiões que mais possuem falha no
agendamento e atuar para melhoria
Obrigada!
Janaína Maia
Coordenação de EnfermagemCentro Cirúrgico e Central de Material Esterilizado
Hospital Unimed – Unidade Betim