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Gestão de Portfólio de ProjetosMódulo 3 – Gestão de Projetos

Aluno: Carlos Henrique R. Alexandria

Professores: Hermano Perrelli e Alexandre Vasconcelos

19 de outubro de 2009

Agenda• Índice do capítulo• Introdução• Portfólio de Projetos• Estratégia Corporativa e Gestão de Portfólio• Gestão de Portfólio versus Gestão de Projetos/Programas• Métricas em Gestão de Portfólio• Gerente de Portfólio• Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio• Estudo de Caso• Sugestões de Leitura• Tópicos de Pesquisa• Referências Bibliográficas

Índice do Capítulo15.1 Introdução15.2 Definição de Portfólio15.3 Estratégia Corporativa e Gestão de Portfólio15.4 Gestão de Portfólio versus Gestão de Projetos/Programas15.5 Métricas em Gestão de Portfólio15.6 Gerente de Portfólio15.7 Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio15.7.1 Padrão de Gestão de Portfólio [PMI 2006]15.7.2 Portfolius: Um Modelo de Gestão de Portfólio de Projetos de Software [Correia 2005]15.7.3 Processo Stage-Gate [Cooper et al 2001]15.7.4 Processo de Seleção e Priorização de Projetos [Archer and Ghasemzadeh 1999]15.8 Principais Atividades da Gestão de Portfólio15.9 Estudo de Caso15.10 Sugestões de Leitura15.11 Tópicos de Pesquisa15.12 Exercícios15.13 Referências Bibliográficas

Introdução

Como definir e manter a melhor combinação de projetos em uma Organização?

Introdução• Organização

– Combinação de esforços individuais com finalidade de realizar propósitos coletivos, orientados a um objetivo comum.

– Exemplo: Empresas, associações, fundações, órgãos do governo, ...

– Compostas por:• Estrutura física• Estrutura tecnológica• Recursos financeiros• Pessoas.

Fonte: [Montana 2003]

Introdução• Projeto

– Trabalho temporário – Gera resultado exclusivo (produto ou serviço)– Consome recursos(humanos, físicos e

financeiros)– Opera sob pressões de prazo, custo e

qualidade

Fonte: [Kerzner 2004] [PMI 2004]

Introdução

Como definir e manter a melhor combinação de projetos em uma Organização?

– Através de processos de trabalho– Sustentados por parâmetros claros e

coerentes– Acompanhados periodicamente– Proporcionem ações de correção e melhorias

Portfólio de projetos• Coleção de projetos, programas e outros trabalhos

(Componentes)• Agrupados para facilitar a gestão• Cumprir objetivo determinando• Componentes

– Competem por recursos– físico– financeiros– humanos

Obs: Recursos insuficientes para executar todas as demandas existentes na organização.

Fonte: [PMI 2006] [Archer and Ghasemzadeh 1999]

Estratégia Corporativa e Gestão de Portfólio• Desenvolvimento estratégico empresarial

1.Análise estratégica2.Formulação da estratégia3.Implementação da estratégia

• Características da formulação de uma estratégia:– Baseada nos resultados da análise do meio envolvente e da

análise da empresa;– Criar vantagem competitiva;– Ser viável e compatível com os recursos da empresa; – Promover o envolvimento e compromisso das pessoas envolvidas; – Obedecer aos princípios/valores da empresa; – Ser criativa e inovadora.

Fonte: [Luecke 2008]

Estratégia Corporativa e Gestão de Portfólio

• Análise SWOT– Forças (Strengths)– Fraquezas (Weaknesses)– Oportunidades (Opportunities) – Ameaças (Threats)

Fonte: [Tarapanoff 2001]

Estratégia Corporativa e Gestão de PortfólioBalanced Scorecard (Metodologia de gestão estratégica)Componentes:

– Mapa estratégico: Estratégia da empresa através de objetivos relacionados entre si e distribuídos nas quatro dimensões (Financeira, Clientes, Processos internos, Aprendizado e crescimento)

– Objetivo estratégico: O que deve ser alcançado e o que é crítico para o sucesso da organização

– Indicador: Como será medido e acompanhado o sucesso do alcance do objetivo

– Meta: O nível de desempenho ou a taxa de melhoria necessária– Plano de ação: Programas de ação-chave necessários para se

alcançar os objetivos

Fonte: [Kaplan and Norton 1996]

Estratégia Corporativa e Gestão de Portfólio

Fonte: [PMI 2006]

Contexto organizacional onde o portfólio de projetos está inserido

Estratégia Corporativa e Gestão de Portfólio• Gestão de Portfólio de Projetos

– Identificação– Priorização– Autorização– Monitoração e Controle

Objetivo: Assegurar que os investimentos alcancem os objetivos estratégicos definidos pela organização

“A gestão de portfólio permite interligação harmoniosa entre os projetos e os objetivos estratégicos através da divisão e alocação de recursos” [PMI 2006]

Fonte: [PMI 2006]

Gestão de Portfólio versus Gestão de Projetos/Programas• Relacionamentos entre a Gestão de Portfólio e a Gestão de

Projetos/Programas– Determinação dos critérios de encerramento das ações– Avaliação para determinar se um projeto/programa deve ou não

ser cancelado– Planejamento da capacidade das ações - afetará a distribuição

dos recursos(humanos, físicos e financeiros)– Administração da distribuição dos recursos (humanos, físicos e

financeiros) aos componentes do portfólio

Fonte: [PMI 2006] [Kerzner 2004]

Métricas em Gestão de Portfólio

• Medidas sobre a capacidade de recursos disponíveis

• Desempenho do portfólio de uma forma geral

• Descrevem o valor do portfólio para a organização

Fonte: [PMI 2006]

Métricas em Gestão de Portfólio

• Métricas– Disponibilidade e os tipos de recursos necessários para suportar

os componentes do portfólio como planejado e durante a execução

– Andamento do progresso dos componentes em direção as metas estabelecidas

– Medidas financeiras, tais como, rentabilidade total do investimento, valor presente líquido e a diversidade de apoio financeiro entre os objetivos estratégicos.

– Orçamento gastos versus orçamento planejado– Índices de satisfação do cliente– Desempenho de lançamento do produto

Fonte: [PMI 2006]

Gerente de Portfólio• Papel desempenhado por um gerente sênior ou uma equipe de

gerentes seniores• Responsável por monitorar o portfólio

– Buscar o constante alinhamento dos componentes– Coletar e distribuir informações sobre o desempenho dos

componentes– Coletar e distribuir informações sobre os atuais e potenciais

problemas– Tomar decisões com base em relatórios de desempenho– Medir o valor do portfólio através de instrumentos de

investimento:• Retorno sobre o investimento • Valor presente líquido (net present value – NPV)• Período de retorno (payback period – PP), ...

Fonte: [PMI 2006]

Gerente de Portfólio

• Medir o valor do portfólio através de instrumentos de investimento:– Retorno sobre o investimento

• Relação entre o dinheiro ganho ou perdido através de um investimento, e o montante de dinheiro investido

– Valor presente líquido (net present value – NPV)• Determinar o valor presente de pagamentos futuros

descontados a uma taxa de juros apropriada, menos o custo do investimento inicial

– Período de retorno (payback period – PP)• Período de tempo necessário para que o retorno de um

investimento para cubra o investimento inicial

Fonte: [PMI 2006]

Gerente de Portfólio• Conhecimentos necessários

– Visão Estratégica• Boa compreensão da visão, missão e estratégia corporativa

– Métodos e Técnicas de Gerenciamento de Projetos e Programas

• Conhecimento avançado dos métodos e técnicas de gerenciamento de projetos e programas.

– Desenvolvimento e Melhoria Contínua do Processo• Entender o desenvolvimento e melhoria contínua do

processo de gestão de portfólio– Competências Gerais

• Comunicação, liderança, persuasão, criatividade, fácil relacionamento com os executivos da organização...

• Conhecer o negócio, a base de clientes, as normas e leis

Fonte: [PMI 2006]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

• Propostas de processos de trabalho• Objetivos

– Sistematizar a dinâmica decisória do portfólio – Garantir a melhor distribuição e utilização dos

recursos(humanos, físicos e financeiros) – Alinhamento dos componentes as estratégias da organização – Componentes com maior valor agregado

• Modelos e padrões– Padrão de Gestão de Portfólio [PMI 2006]– Processo Stage-Gate [Cooper et al 2001]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

• Padrão de Gestão de Portfólio [PMI 2006]– Grupo Processo Alinhamento

• O que será gerenciado no portfólio, • Quais as categorias • Quais o componentes que serão avaliados e escolhidos, ou

não, para fazerem parte do portfólio.– Grupo Processo Monitoração e Controle

• Monitoração periódica dos componentes• Alinhamento às estratégias da organização

Fonte: [PMI 2006]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

• Padrão de Gestão de Portfólio [PMI 2006]– Grupo Processo Alinhamento

• Identificação• Categorização• Avaliação• Seleção• Priorização• Balanceamento do Portfólio• Autorização

– Grupo Processo Monitoração e Controle• Revisão e Relato Periódico do Portfólio, • Mudança Estratégica

Fonte: [PMI 2006]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

Processo de Gestão de Portfólio – Ilustração de Alto Nível [PMI 2006]

Fonte: [PMI 2006]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

• Identificação– Comparar os atuais

componentes e as novas propostas de componentes com os direcionamentos da organização;

– Rejeitar os componentes não alinhados;

– Classificar os componentes identificados em classes pré-definidas, tais como projeto, programa, portfólio, entre outros.

Fonte: [PMI 2006]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

• Categorização– Identificar categorias

estratégicas com base no plano estratégico;

– Comparar os componentes identificados com os critérios de categorização;

– Agrupar os componentes em apenas uma categoria.

Fonte: [PMI 2006]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

• Avaliação– Avaliar os componentes do

portfólio através da aplicação de modelos de pontuação que inclui critérios-chave;

– Produzir representações gráficas para facilitar a tomada de decisão no processo de seleção;

– Fazer recomendações para o processo de seleção.

Fonte: [PMI 2006]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

• Seleção– Selecionar componentes com

base nos resultados da avaliação e da capacidade da organização;

– Definir os recursos humanos, financeiros e capacidade de ativos da organização;

– Fazer recomendações para o processo de priorização.

Fonte: [PMI 2006]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

• Priorização– Confirmar a classificação dos

componentes nas categorias estratégicas previamente determinadas;

– Estabelecer e aplicar critérios de pontuação nos componentes, gerando assim a classificação dos mesmos;

– Determinar quais os componentes que devem receber máxima prioridade dentro do portfólio.

Fonte: [PMI 2006]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

• Balanceamento do Portfólio– Adição de novos componentes

que foram selecionados e priorizados para autorização;

– Identificar os componentes que não estão autorizados com base no processo de revisão;

– Eliminar componentes suspensos, re-priorizados ou cancelados com base no processo de revisão.

Fonte: [PMI 2006]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

• Autorização– Comunicar as decisões tomadas

no balanceamento do portfólio (informações referentes aos componentes selecionados ou não)

– Autorizar as decisões referentes a componentes selecionados, inativos e finalizados;

– Realocar os recursos dos componentes inativos ou finalizados;

– Alocação recursos para executar os componentes selecionados;

Fonte: [PMI 2006]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio• Revisão e Relato Periódico do

Portfólio– Revisar o patrocínio e

financiamento do componente;– Revisar e acompanhar a

prioridade, dependências, escopo, retorno esperado, riscos e desempenho financeiro do componente em relação aos critérios de portfólio;

– Analisar o impacto das previsões referentes ao negócio, a utilização de recursos e as limitações da capacidade no desempenho do portfólio;

Fonte: [PMI 2006]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio• Revisão e Relato Periódico do

Portfólio (Cont.)– Determinar a continuidade, a

inclusão ou o cancelamento de um componente, assim como, re-priorizar e re-alinhar determinado componente com os objetivos estratégicos;

– Fazer recomendações e/ou fornecer orientação para a gestão de um determinado componente

– Propor alterações, se necessário, na forma como o portfólio é administrado.

Fonte: [PMI 2006]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

• Mudança Estratégica– Permitir que o processo de

gestão de portfólio responda às mudanças estratégicas organizacionais

– Fornecer informações para novas categorizações de componentes e novo rebalanceamento.

Fonte: [PMI 2006]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

Processo de Gestão de Portfólio – Ilustração de Alto Nível [PMI 2006]

Fonte: [PMI 2006]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

• Processo Stage-Gate [Cooper et al 2001]– Processo de desenvolvimento de novos produtos– Fragmenta o desenvolvimento do produto em estágios pré-

determinados– Cada estágio consiste de um conjunto de atividades pré-

definidas.– Fornece informações para a gestão do portfólio

Fonte: [Cooper et al 2001]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

Processo Stage-Gate [Cooper et al 2001]

Fonte: [Cooper et al 2001]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio• Descoberta

– descoberta da idéia de um novo produto ou otimização em um já existente• Portão 1 – Exame da Idéia

– Se a decisão for de iniciar, nascerá o projeto, havendo o comprometimento de recursos

• Estágio 1 – Definição do Escopo– Estabelecer os méritos técnicos e de mercado do projeto.

• Portão 2 – Segundo Exame da Idéia– O projeto é reavaliado, com base nas informações fornecidas pelo Estágio 1

Fonte: [Cooper et al 2001]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

• Portão 3 – Vai para o Desenvolvimento– Último ponto onde o projeto pode ser cancelado antes de se iniciar grandes gastos

• Estágio 3 – Desenvolvimento– Este estágio envolve basicamente o desenvolvimento do produto

• Portão 4 – Vai para Teste– Verificação do progresso e da contínua atratividade do projeto e do produto.

Fonte: [Cooper et al 2001]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

• Estágio 4 – Teste e Validação– Avalia a viabilidade global do projeto, em termos do produto, do processo de

produção, da aceitação do consumidor e de questões econômicas do projeto• Portão 5 – Vai para Lançamento

– Abre as portas para a comercialização do produto. – É feita uma avaliação da qualidade da fase anterior e dos resultados obtidos.

Fonte: [Cooper et al 2001]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

• Estágio 5 – Lançamento– Implementação do plano de marketing para lançamento e do plano de produção do

produto.• Revisão pós Lançamento

– Revisão do projeto (pontos fortes e fracos, lições aprendidas ) – Marca do fim do projeto.

Fonte: [Cooper et al 2001]

Estudo de Caso SERPRO

• Sistema informatizado de cadastro e controle de projetos• Portfólios separados por área e por tipo de recurso

crítico• Processo de gestão de portfólio inspirado no padrão PMI• Avaliação de projetos baseada em Complexidade e

Importância Estratégica• Monitoração e controle baseada na classificação do

projeto• Acompanhamento dos portfólios administrado pelos

Escritórios de Projetos• Envolvimento da alta administração no

acompanhamento dos projetos prioritários

Sugestões de Leitura• Padrão de Gestão de Portfólio de Projetos do PMI ler:

– The Standards For Portfolio Management [PMI 2006]– Portfolio Management For New Products [Cooper et al

2002] • Gestão de Projetos ler:

– A Guide to the Project Management Body of Knowledge [PMI 2004]

– Advanced Project Management: Best Practices on Implementation [Kerzner 2004]

– Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling [Kerzner 2006]

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Tópicos de Pesquisa• O Impacto da Gestão de Portfólio de Projetos em Projetos de

Tecnologia da Informação [Reyck et al 2005]– Correspondência entre a utilização de processos de Gestão de Portfólio

e as melhorias no desempenho dos projetos• Portfolius: Um Modelo de Gestão de Portfólio de Projetos de

Software [Correia 2005]– Proposto um processo, que é um modelo de gestão de portfólio de

projetos de software• Seleção de Projetos em um Portfólio para Apoio a Tomada de

Decisão [Ghasemzadeh and Archer 2000]– Seleção de projetos em um portfólio através de um Sistema de Apoio

Tomada de Decisão• Um Processo Integrado para Seleção de Projetos em um Portfólio

[Archer and Ghasemzadeh 1999]– Processo integrado para seleção de projetos na gestão de um portfólio

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Referências

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• [PMI 2004] PMI - Project Management Institute. (2004) A Guide to the Project Management Body of Knowledge. 2004. Project Management Institute. Four Campus Boulevard. Newtown Square. USA.

• [PMI 2006] PMI - Project Management Institute. (2006) The Standards For Portfolio Management. 2006. Project Management Institute. Four Campus Boulevard. Newtown Square. USA.

• [Archer and Ghasemzadeh 1999] Archer, N. P., Ghasemzadeh, F. An Integrated Framework for Project Portfolio Selection, International Journal of Project Management, Vol. 17, No. 4, pp. 207-216, ON, 1999.

• [Correia 2005] Correia, B. C. S. Portfolius: Um Modelo de Gestão de Portfólio de Projetos de Software, Dissertação de Mestrado, UFPE, 2005.

• [Kerzner 2006] Kerzner, H. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. 9th ed, 2006. John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey. USA.

• [Kerzner 2004] Kerzner, H. Advanced Project Management: Best Practices on Implementation. 2th ed, 2004. John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey. USA.

• [Reyck et al 2005] Bert De Reyck, Yael Grushka-Cockayne, Martin Lockett, Sergio Ricardo Calderini, Marcio Moura, Andrew Sloper. The impact of project portfolio management on information technology projects. International Journal of Project Management, Volume 23, Issue 7, October 2005, Pages 524-53

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• [Archer and Ghasemzadeh 1999] N. P Archer, F Ghasemzadeh. An integrated framework for project portfolio selection. International Journal of Project Management, Volume 17, Issue 4, August 1999, Pages 207-216

• [Ghasemzadeh and Archer 2000] F. Ghasemzadeh, N. P. Archer. Project portfolio selection through decision support. Decision Support Systems, Volume 29, Issue 1, July 2000, Pages 73-88

• [Blomquist and Muller 2006] Blomquist, Tomas; Muller, Ralf. Practices, Roles, and Responsibilities of Middle Managers in Program and Portfolio Management. Project Management Journal v. 37 no. 1 (March 2006) p. 52-66

• [Cooper et al 2002] Robert G. Cooper, Scott J. Edgett, and Elko J. Kleinschmidt. Portfolio Management For New Products: Second Edition (Hardcover - Jan 3, 2002)

• [Cooper et al 2001] Cooper, R. G., Edgett, S. J. and Kleinschmidt, E. J. Portfolio Management for New Products, 2dn edn, Perseus Publishing, NY, 2001.

• [Montana 2003] Montana, Patrick J. Administração. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2003.• [Kaplan and Norton 1996] Kaplan, Robert S., Norton, David P. The Balanced Scorecard:

Translating Strategy into Action by Robert S. Kaplan and David P. Norton, Hardcover - Sep 1, 1996.

• [Tarapanoff 2001] Tarapanoff, K. Inteligência Organizacional e Competitiva. Brasília: Editora UNB, 2001.

• [Luecke 2008] Luecke, Richard. Estratégia, Harvard Business Essentials, Record, 2008

Referências

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