DECivil – Direcção Executiva Documento de trabalho DE 52 /2004

BASES DE DADOS EXISTENTES NO DECIVIL

1. Introdução

Existem neste instante várias bases de dados no DECivil, as quais permitem recolher e tratar informação referente a:

1. Pessoal docente e funcionários não-docentes do DECivil;

2. Alunos de doutoramento do DECivil;

3. Desempenho de cargos de gestão;

4. Evolução dos processos de provimento definitivo;

5. Pedidos de parecer.

Este documento tem por objectivo descrever de forma sucinta o funcionamento destas bases de dados e dar a conhecer a todos os interessados o tipo de informação que pode ser obtido através da sua consulta. Como é natural, todas as bases de dados e a informação nelas contida estão à disposição de todos os interessados.

As bases de dados que aqui se apresentam foram desenvolvidas no programa FileMaker. É no entanto desejável efectuar a “migração” desta informação para bases desenvolvidas em “MySQL”, por forma a permitir o alojamento do seu conteúdo no nosso servidor, resultando desta forma facilitado o acesso remoto e a construção dinâmica de informação na Internet. Este passo foi já dado no que diz respeito à base de dados com informação referente a pessoal docente e não-docente.

Na figura 1 apresenta-se o menu geral de navegação que surge ao utilizador quando este acede ao sistema de bases de dados. Os botões a azul permitem aceder aos procedimentos envolvidos na definição e obtenção de informação referente ao corpo de docentes e de funcionários não-docentes. Para além de ser possível aceder às fichas individuais, pode obter-se de imediato a lista de funcionários afectos a cada uma das secções/áreas científicas do DECivil.

A verde claro surgem os botões a premir caso se pretendam obter informações referentes aos alunos de doutoramento do DECivil. Tal como no caso dos docentes, para além de ser possível o acesso a cada uma das fichas individuais, é também possível a obtenção da lista de todos os alunos de cada uma das áreas de doutoramento actualmente existentes.

As bases de dados com informação referente a cargos de gestão podem ser acedidas se forem seleccionadas as opções apresentadas a laranja. Para além dos formulários que permitem introduzir a informação de suporte, também é possível listar, para cada um dos cargos de gestão, o nome dos docentes que o desempenharam e as respectivas datas de início e de final de mandato.

O processo de acompanhamento de docentes ainda sem nomeação definitiva está claramente definido no conjunto de regras coligidos no documento sobre Procedimentos Administrativos. A base de dados correspondente, acessível a partir do menu geral apresentado na figura 1 através da selecção cor lilás, tem por objectivo ajudar a controlar os diferentes prazos definidos nesse procedimento.

Por fim, a gestão dos pedidos de parecer pode resultar facilitada pela utilização das bases de dados desenvolvidas para o efeito. Existe um ficheiro onde se encontram definidos os diferentes tipos de parecer e os prazos de entrega respectivos. Nessa base é apresentada de forma automática a lista de pareceres associada a cada um desses tipos. Em cada caso é incluída informação referente ao estado do pedido: se concluído, se pendente. È possível ainda enviar de forma automática uma mensagem de correio electrónico ao docente a quem é solicitado o parecer, caso o prazo limite de envio tenha sido excedido.

Este documento encontra-se subdividido em 6 secções. Para além da introdução, são descritos nas restantes secções os conjuntos de bases de dados acima referidos.

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Figura 1: Menu de navegação do sistema de base de dados do DECivil

2. Bases de dados de pessoal docente e não-docente

Na figura 2 apresenta-se o formulário que permite definir a informação referente a cada um dos funcionários docentes e não-docentes do DECivil. Os campos a preencher são os seguintes: Nome, Nº mecanográfico, função no DECivil, URL, endereço de correio electrónico, centro de custo (e correspondente secção), área científica, regime de contratação, grau académico, categoria profissional, tipo de provimento, situação, data de nascimento, data de início de funções no IST, data de início de funções na categoria, data de fim de contrato, nº do gabinete, nº da extensão interna e nº do telefone externo (caso exista).

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A “Situação” pode ser uma das seguintes: No Activo, Jubilado, Reformado, Requisitado e Inactivo (se o vínculo contratual desse docente com o IST já cessou entretanto). O valor de ETIs associado a cada docente é calculado de forma automática, com base na informação definida nos campos “Regime” e “Situação”.

O botão existente no canto superior direito do formulário permite o regresso ao menu geral de navegação.

Figura 2: Base de dados de pessoal docente

A escolha da opção “Secções” no menu de navegação permite aceder à base de dados onde estão definidas as secções existentes no DECivil. Para cada uma delas, e com base na informação existente na base “Docentes” é construída de forma automática uma tabela onde se listam todos os docentes e todos os funcionários não-docentes que se encontram afectos à secção em causa.

Na figura 3 ilustra-se a informação que se pode obter com este procedimento. Na informação que é gerada de forma automática, para cada docente é indicado o número mecanográfico, a categoria profissional e o número de ETIs a que está associado. Para se aceder à informação completa relativa a esse docente deve utilizar-se o botão que se encontra disponível no final de cada uma das linhas da tabela.

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Mais uma vez, o regresso ao menu geral de navegação pode ser obtido através da selecção do botão existente no canto superior direito da página, o qual tem o rótulo “(Página principal)”.

Figura 3: Base de dados com informação referente a cada uma das secções do DECivil

A escolha da opção “Áreas Científicas” no menu de navegação permite agora aceder à base de dados onde estão definidas as Áreas Científicas existentes no DECivil. Para cada uma delas, e com base na informação existente na base “Docentes” é construída de forma automática uma tabela onde se listam todos os docentes e todos os funcionários não-docentes que se encontram afectos à AC em causa.

Na figura 4 ilustra-se a informação que se pode obter com este procedimento. O tipo de listagem que se obtém é em tudo semelhante ao que foi apresentado para o caso das secções. Também aqui a navegação se consegue com recurso aos botões disponibilizados em cada uma das linhas da tabela (caso se pretendam visualizar as fichas individuais) ou no canto superior direito da página (caso se pretenda regressar ao menu geral de navegação).

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Figura 4: Base de dados com informação referente a cada uma das áreas científicas do DECivil

3. Base de dados referente a alunos de doutoramento do DECivil

Na figura 5 apresenta-se o formulário associado à definição da informação necessária à construção da base de dados de alunos de doutoramento do DECivil. Numa primeira fase os campos a preencher são os seguintes: Nome, endereço de correio electrónico, instituição de origem, data de inscrição (ou data de renovação), área de doutoramento, estado, título provisório da tese e um conjunto de palavras-chave. Devem ainda ser introduzidos os nomes do orientador e do co-orientador (caso exista) e as respectivas instituições de origem.

Na definição do “Estado” são três as situações possíveis: Activo, Inactivo ou Concluído. O preenchimento do campo “Área de Doutoramento” faz aparecer uma lista com as áreas actualmente existentes e da qual se deve escolher a opção correcta. Também na definição do orientador científico surge de imediato um menu constituído por todo o corpo docente definido na base de dados “Docentes”.

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Caso o orientador científico não seja docente do DECivil, é possível não utilizar essa lista pré-definida e digitar directamente o respectivo nome.

Figura 5: Base de dados de Alunos de Doutoramento do DECivil

Os campos “Seminario 1” e “Seminario2” contêm as datas nas quais o aluno deveria efectuar os dois seminários previstos no processo de acompanhamento de alunos de doutoramento. Os detalhes referentes a este processo podem ser consultados no documento acima referido no qual se apresentam os Procedimentos Administrativos. Aquelas datas são determinadas de forma automática com base no campo onde se encontra definida a data de inscrição.

A ficha de aluno de doutoramento deverá ser completada assim que for submetida a tese para discussão. Devem ser preenchidos os campos com a informação referente às datas de entrega e de realização das provas. Deve ser ainda preenchido o campo com a informação referente ao júri das provas. Mais uma vez, caso existam docentes do DECivil nesse júri, o respectivo nome pode ser encontrado numa lista gerada de forma automática com base na informação disponível no ficheiro “Docentes”.

O botão do canto superior direito permite regressar ao menu de navegação.

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A escolha da opção “Áreas de Doutoramento” no menu de navegação permite agora aceder à base de dados onde estão definidas as Áreas de Doutoramento existentes no DECivil. Para cada uma delas, e com base na informação existente na base “Alunos de Doutoramento” é construída de forma automática uma tabela onde se listam todos os alunos que se encontram inscritos nessa área. Para cada aluno é indicada nessa listagem a data de inscrição e o respectivo “Estado”.

Na figura 6 encontra-se ilustrado o tipo de informação que é possível obter nessa situação.

Figura 6: Base de dados com informação referente a cada uma das Áreas de Doutoramento do DECivil

Neste instante, existem as seguintes áreas de doutoramento associadas ao DECivil: Engenharia Civil, Engenharia do Território, Engenharia de Sistemas, Ciências da Engenharia, Transportes, Ambiente e Planeamento Regional e Urbano.

O processo de navegação é em tudo semelhante ao que tem vindo a ser definido: o botão do canto superior direito permite regressar ao menu geral e os botões existentes em cada uma das linhas permitem visualizar a ficha individual do aluno em causa.

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4. Base de dados de cargos de gestão

Na figura 7 encontra-se ilustrado o formulário utilizado para a definição da informação referente ao desempenho de cargos de gestão.

Figura 7: Base de dados referente ao desempenho de cargos de gestão

Os campos a completar dizem respeito à definição do nome, do cargo de gestão em causa, da data de início e da data de conclusão de funções. Existe ainda um campo que permite a introdução de um conjunto de observações/notas adicionais. O nome do docente em causa pode ser seleccionado de uma lista gerada de forma automática a partir do conteúdo da base de dados de funcionários docentes. Também para o cargo de gestão existe uma lista de tarefas pré-definida. Esta lista reflecte o conteúdo existente na base de dados “TiposCargo”. Os cargos pré-definidos correspondem a todos os cargos da Comissão Executiva, Coordenadores de Secção, Coordenadores de Cursos de Mestrado e Vogais do Conselho Directivo. Esta lista pode ser aumentada através do incremento do número de entradas na base de dados acima referida.

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Como em todas as situações anteriormente referidas, o botão do canto superior direito permite regressar ao menu de navegação geral.

Figura 8: Base de dados com informação referente a cada um dos Tipos de Cargos de Gestão

A escolha da opção “Tipos de Cargo” no menu de navegação permite agora aceder à base de dados onde estão definidos os Tipos de Cargo de Gestão. Para cada um deles, e com base na informação existente na base “CargosGestao” é construída de forma automática uma tabela onde se listam todos os docentes que já exerceram o cargo em causa. Para cada docente é indicada nessa listagem a data de início e de conclusão de funções.

O acesso à informação mais detalhada ou o regresso ao menu de navegação geral pode ser conseguido da forma usual.

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5. Base de Dados com a Evolução dos Processos de Nomeação Definitiva de Professores Auxiliares

O processo de acompanhamento de candidatos a provimento definitivo encontra-se descrito de forma detalhada no documento onde se coligem os Procedimentos Administrativos em vigor no DECivil. Deste processo fazem parte a entrega, análise e discussão de dois relatórios intercalares. O primeiro deve ser submetido pelo candidato dois anos após a sua tomada de posse como Professor Auxiliar. O segundo deve ser entregue e avaliado três anos e meio após essa data. A avaliação desses relatórios intercalares está a cargo de uma comissão composta por dois Professores do DECivil (necessariamente Catedráticos ou Associados com Agregação). Os relatores nomeados para este fim poderão no fim deste processo de acompanhamento ser designados para preparar o relato referente à análise do Relatório Final. No entanto, não há nada nas regras definidas que imponha esta situação como obrigatória.

Figura 9: Base de dados com informação referente ao processo de acompanhamento de candidatos ao Provimento Definitivo

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A base de dados apresentada na figura 9 tem por principal finalidade auxiliar a gestão deste processo de acompanhamento. Nos primeiros campos deve ser definido o nome do docente em causa, o seu endereço de correio electrónico e o seu número mecanográfico. A introdução desta informação é muito facilitada pela ligação existente entre esta base de dados e a que recolhe a informação relativa ao corpo docente do DECivil.

É definida também a data de início do processo de acompanhamento, a qual corresponde à data da tomada de posse do docente como Professor Auxiliar. Com base nesta informação, é calculada de forma automática as datas em que devem ser entregues os dois relatórios intercalares e o relatório final.

No que respeita aos relatórios intercalares, deve ser introduzida a data de entrega do mesmo, o nome dos relatores e o “Estado” do processo (Concluído ou Pendente).

Figura 10: Base de dados com informação referente ao processo de acompanhamento de candidatos ao Provimento Definitivo (continuação)

Tal como se encontra indicado na figura 10, o mesmo tipo de informação deve ser fornecido relativamente ao Processo Final.

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6. Base de dados relativa à gestão de Pedidos de Parecer

Esta base de dados tem por finalidade optimizar a gestão dos pedidos de parecer. O formulário a preencher para cada um dos pedidos é o que se apresenta na figura 11. Os campos a completar dizem respeito ao tipo de parecer solicitado, ao prazo para a realização do mesmo, ao nome do relator e correspondente endereço de correio electrónico. Existe ainda um campo onde é possível efectuar uma breve descrição do pedido de parecer efectuado. É ainda introduzida a data em que o pedido foi formulado, a data em que o parecer foi enviado para o Secretariado do DECivil e o estado do processo, se concluído se pendente.

Figura 11: Base de dados referente à gestão dos Pedidos de Parecer

Os possíveis tipos de pedidos de parecer são apresentados ao utilizador num formato de lista de opções. Estas opções são geradas de forma automática com base na informação contida no ficheiro “Parecer-tipos”. Seleccionado o tipo de parecer pretendido, o prazo (em semanas) surge de forma automática, uma vez que esta informação está também contida no ficheiro acima indicado.

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A data em que o prazo de entrega termina é determinada de forma automática a partir da data do pedido. Também o tempo que demorou a chegar o parecer solicitado é obtido de forma automática.

Por fim, caso o prazo tenha sido já excedido, é possível activar-se (botão vermelho na parte inferior da página) uma opção que efectua o envio automático de uma mensagem de correio electrónico ao relator a recordar a urgência na entrega do documento em falta.

Na base de dados “Parecer-tipos” encontram-se definidos os diferentes tipos de parecer e os prazos de entrega respectivos. Nessa base é apresentada de forma automática a lista de pareceres associada a cada um desses tipos, tal como se encontra ilustrado na figura 12. Em cada linha é identificado o relator, é indicado o estado do processo (concluído ou pendente) e é indicada a data de conclusão do parecer. O botão existente no final de cada linha permite aceder à ficha com a informação de detalhe referente ao parecer em causa.

Figura 12: Base de dados com informação referente a cada um dos Tipos de Parecer

Luís Castro

21 de Dezembro de 2004