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ROTEIRO DA AULA TI nas Organizações – Visão Geral

Introdução sobre Tecnologias da Informação; Relevância do estudo; A Tecnologia da Informação; O Papel da TI nas Organizações;

TI nas Organizações – Pequenas Empresas Importância da TI nas Organizações; Impacto da TI nas Organizações; Custos com TI; A pequena empresa e o uso da TI;

Atividades em sala – Grupos e Discussão Para que Serve a Informação? Que tipo de Informação é o mais adequado? Para que Serve a Tecnologia da Informação? Como é Possível Obter o Máximo da Tecnologia da Informação? Quem é o Profissional mais Capacitado para Discutir as Necessidades de

Informação de uma Organização?

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Introdução - TI

O uso correto da TI constitui-se num dos principais meios para a obtenção de vantagem competitiva.

Em um mundo globalizado, o sucesso de uma empresa depende da organização das informações e do aproveitamento das oportunidades de diferenciação que as novas tecnologias oferecem.

A sobrevivência das organizações vem tornando-se dependente das TIs. Tem-se a necessidade de realizar um planejamento que torne efetivo o uso destas TIs, demonstrando o quanto é importante para as organizações estabelecerem o que pretendem de seu futuro.

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Introdução

Para o desenvolvimento da área de Sistemas de Informação (SI), é necessário o auxílio de modelos que suportem a complexidade tecnológica.

O principal desafio é melhorar a qualidade e reduzir custos buscando soluções baseadas em computador que são implementadas por meio de software.

Para se trabalhar com questões tecnológicas alinhadas com planos de negócios eficientes é necessário que haja um planejamento de SI adequado.

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Relevância de Estudo

Organizações vêm enfrentando um ambiente muito competitivo, estimulado pelos novos paradigmas surgidos com a Era da Informação.

Esta nova realidade está provocando uma reorganização intensa em diversas áreas que abrangem a sociedade em geral e as organizações.

As organizações para continuarem crescendo, ou mesmo sobrevivendo, necessitam mudar, visto que a mudança é uma constante no cenário atual.

O papel da TI torna-se relevante e sua utilização pode ser considerada crucial para a sobrevivência e estratégia competitiva das organizações.

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Relevância de Estudo

Em virtude desta importância e do investimento elevado em novas tecnologias, as organizações procuram garantias para viabilizar o uso da TI com sucesso.

Planejar SIs torna-se uma atividade importante para poder-se projetar um futuro onde negócio e tecnologia estejam alinhados.

O planejamento de SIs possibilita avaliar as perspectivas, agir sobre o mercado, desenvolver os diferenciais competitivos, antecipar as situações e criar participação no mercado.

A construção de SIs e o processo de informatização das organizações tomam tempo e têm altos custos.

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Relevância de Estudo

As organizações necessitam tomar decisões e criar estratégias rapidamente e isso requer mais do que ferramentas para projetar e construir sistemas.

É necessário um planejamento adequado com metodologias que possam aproveitar as potencialidades das tecnologias e ferramentas já existentes, num processo contínuo de aprendizagem.

O planejamento busca conduzir a organização em um processo de crescimento.

O planejamento visa o crescimento eqüitativo de todos os setores, antecipando situações e problemas, de forma a minimizar erros e habilitar as organizações a agirem sobre seu ambiente de forma mais adequada.

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Tecnologia da Informação

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Tecnologia da Informação

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Tecnologia da Informação

Um conjunto de recursos não humanos (máquinas e os programas) dedicados ao armazenamento, processamento e comunicação da informação, e o modo como esses recursos são organizados em um sistema capaz de efetuar um conjunto de tarefas" (WERNER, 1997, p.59)

Um conjunto de hardwares e softwares que possibilitam o funcionamento do SI.

Estão contidas nos SI que, por sua vez, influenciam os processos de negócios.

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Tecnologia da Informação

As empresas, quando utilizam a TI na solução de problemas, estão colocando a TI efetivamente a serviço de uma melhora de eficiência e dos resultados, obtendo mais um meio para a realização de seus objetivos.

É o principal instrumento a ser utilizado na obtenção de substanciais e contínuos ganhos de produtividade.

Na sociedade da informação, as TIs têm influenciado decisivamente as organizações.

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Tecnologia da Informação

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O Papel da TI nas Organizações A TI possui um papel importante, pois pode proporcionar um

diferencial nas organizações que souberem utilizá-la de forma adequada, sendo um recurso que as mesmas têm para competir e continuar operando em seus mercados.

Organizações que utilizam TI têm-se tornado produtores de bens e serviços de alto valor adicionado ou criadoras de nichos, bem como alterado significativamente o relacionamento com seus clientes, fornecedores e concorrentes.

A TI está sendo aplicada a todos os aspectos de um negócio, desde a produção de um bem ou serviço até à sua comercialização e distribuição.

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O Papel da TI nas Organizações Com relação ao processo de desenvolvimento de

software, é necessário seguir todos os passos deste processo que irá nortear o desenvolvimento na busca de um resultado de qualidade.

O impacto da TI pode ocorrer em quatro níveis: Industria ou ramo de negócio: afetando questões relacionadas

com produtos e serviços, como ciclo de vida de um produto, maior rapidez no processo de distribuição, etc;

Empresa ou forças competitivas: através da criação ou eliminação de barreiras de entrada, mudando relacionamentos com fornecedores e clientes, etc;

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O Papel da TI nas Organizações Estratégias: a TI pode apoiar estratégias tanto de crescimento

como as competitivas;

Operações/produtos: a TI impacta as operações de marketing e produção e também os produtos.

A TI impacta em todos os aspectos relacionados ao gerenciamento e ao processamento de informação nas organizações, ocasionando muitas vezes uma série de mudanças nos processos de negócio que afetarão a organização como um todo.

Para que estes impactos possam ser minimizados é necessário que haja um planejamento que apoie o uso dessas tecnologias.

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Importância da TI nas Organizações Para Stoner (1999), “somente com informações precisas

e na hora certa, é possível monitorar o progresso da empresa na direção de seus objetivos e transformar os planos em realidade”;

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Importância da TI nas Organizações As informações devem ser avaliadas sobre quatro fases:

qualidade da informação – quanto mais precisa a informação, maior sua qualidade e com mais segurança os administradores podem contar com ela no momento de tomar decisões;

oportunidade da informação – para um controle eficaz, ação corretiva deve ser aplicada antes de ocorrer um desvio muito grande do plano ou do padrão, portanto, as informações devem estar disponíveis à pessoa certa no momento certo;

quantidade da informação – dificilmente os administradores podem tomar decisões precisas e oportunas sem informações suficientes; contudo é importante que não haja uma inundação de informações, de modo a esconder as coisas importantes;

relevância da informação – de modo semelhante, a informação que os administradores recebem deve ter relevância para suas responsabilidades e tarefas. (Stoner, 1999).

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Importância da TI nas Organizações O propósito básico da informação, dentro do contexto

organizacional, de acordo com Oliveira (1998), é o de habilitar a empresa a alcançar seus objetivos através do uso eficiente dos recursos disponíveis (pessoas, materiais, equipamentos, tecnologia, dinheiro, além da própria informação).

Neste sentido, a teoria da informação considera os problemas e as adequações do seu uso efetivo pelos tomadores de decisão.

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Importância da TI nas Organizações

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Impacto da TI nas Organizações A relação entre estrutura organizacional e tecnologia

tem sido alvo de grande atenção, uma vez que as recentes inovações trazem mudanças radicais nas organizações, já que são capazes de alterar a forma de administrar a empresa ou até mesmo o local de realização do trabalho (Gonçalves, 1993).

Certamente, se nada mudar em relação à maneira pela qual o trabalho é feito e se o papel da TI for meramente o de automatizar um processo já existente, as vantagens econômicas serão mínimas.

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Impacto da TI nas Organizações O impacto da tecnologia pode provocar a transformação

no trabalho das pessoas, na produção dos grupos, no desenho da própria organização e no desempenho da empresa (Gonçalves ,1998).

De acordo com Yong (1992), nos países do primeiro mundo, a “TI tem sido considerada como um dos fatores responsáveis pelo sucesso das organizações, tanto no âmbito de sobrevivência, quanto no do aumento da competitividade”.

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Impacto da TI nas Organizações Os administradores, em geral, investem em novas TI, porque

acreditam que isso lhes permitirá realizar suas operações mais rapidamente e a um custo mais baixo; utilizam-na para objetivos estratégicos e para planejar e alcançar um ou mais dos três objetivos operacionais independentes: aumentar a continuidade (integração funcional, automação

intensificada, resposta rápida);

melhorar o controle (precisão, acuidade, previsibilidade, consistência, certeza);

proporcionar maior compreensão (visibilidade, análise, síntese) das funções produtivas.

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Impacto da TI nas Organizações As atividades mais suscetíveis a alterações, segundo Oliveira (1996), são

aquelas intensivas em informação, podendo-se distinguir três grupos:

produção: a física (crescentemente atingida pela robótica e instrumentação de controle), a produção de informação (influenciada pelos computadores em tarefas burocráticas, como contas a receber, contas a pagar, faturamento etc.) e a produção de conhecimento (CAD, CAM, análise de crédito e risco, produção de software etc.);

trabalhos de coordenação, sendo as telecomunicações o instrumento fundamental da mudança. Afeta a distância física, a natureza do tempo sobre o trabalho, armazena informações e mantém a memória organizacional por banco de dados;

gestão, afetando tanto a direção, ao permitir monitorar o ambiente e tomar as decisões para adaptar a organização ao ambiente, e ao controle, ao medir a performance e compará-la com os planos, para manter-se no rumo desejado.

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Custos com TI

Custos Invisíveis (Giurliani, 1999) gastos com usuário final, como suporte e treinamento; informais (quando alguém interrompe suas atividades para auxiliar um

colega com dificuldades referentes ao uso ou obtenção da informação); perda de tempo em atividades extremamente elaboradas para obter

uma informação cujo valor não compensa o trabalho empregado; custos decorrentes da perda de produtividade devido à indisponibilidade

da informação (queda do sistema, por exemplo); Custos Visíveis

hardware e software; suporte (helpdesk, treinamento, viagens, manutenção), desenvolvimento

(aplicações, testes e documentação, customização e manutenção) e taxas de comunicação (aluguel de linhas de comunicação de dados, taxas de acesso a servidores).

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A pequena empresa e o uso da TI Uma dada tecnologia não é inerentemente boa ou má

para a pequena empresa. Seu resultado dependerá da maneira como esta tecnologia será aplicada;

Pequenas empresas com sucesso em TI tenderam a ter alta participação de especialistas externos, adequado investimento, alto conhecimento dos usuários, alto grau de envolvimento do usuário e alto suporte do gerente geral. Tal participação do especialista externo é a chave principal do sucesso da implantação da TI em pequenas empresas; (Thong, 2001)

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Vantagens do uso da TI nas organizações Menores custos: a informática, quando bem utilizada, reduz os custos da

empresa porque agiliza, possibilitando maior segurança e confiabilidade aos processos, rotinas e controles administrativos; simplifica as tarefas burocráticas, reduz os erros e praticamente elimina o retrabalho.

Maior produtividade: possibilita que as pessoas produzam mais, em menos tempo, com menor dispêndio de recursos; permite aproveitar melhor a capacidade produtiva da empresa, com o planejamento e o controle da produção; armazena e localiza imediatamente informações fundamentais para os negócios, agiliza os processos de tomada de decisões em relação a preços, estoques, compras e vendas, entre outros.

Maior qualidade: a qualidade dos produtos e serviços é melhorada pois as tecnologias de informação ajudam a manter o padrão dos produtos dentro das especificações estabelecidas; proporciona melhores condições de trabalho para os empregados, reduz esforços com a burocracia para concentrá-los nas atividades fins da empresa.

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Grupos e Discussão

1) Para que Serve a Informação?

2) Que tipo de Informação é o mais adequado?

3) Para que Serve a Tecnologia da Informação?

4) Como é Possível Obter o Máximo da Tecnologia da Informação?

5) Quem é o Profissional mais Capacitado para Discutir as Necessidades de Informação de uma Organização?

6) Quais os Problemas da Informação?

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A Tecnologia da Informação é uma ferramenta, assim como uma calculadora e uma máquina de escrever. Basta aprender como aplicá-la na empresa, e em seguida extrair aquilo que ela oferece de melhor.