1 X TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SÃO PAULO PROJETO Auditoria Eletrônica de Órgãos Públicos CICLO DE CONTABILISTAS MAIO/JUNHO/2006

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TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SÃO PAULO

PROJETO

Auditoria Eletrônica de Órgãos Públicos

CICLO DE CONTABILISTAS

MAIO/JUNHO/2006

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Parte Teórica:

- Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação

- Acompanhamentos Financeiros

- Abertura e Encerramento de Exercícios

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Agenda

Parte Prática:

- Modelo de Balancete

- Abertura, Movimentação e Encerramento de Exercício

- Principais Anexos da Lei 4.320/64

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Destinatários e Objetivos

Servidores:- Maior contato com as

novas funcionalidades;- Resolver pequenas

inconsistências sem a presença do técnico da empresa contratada;

- Avaliar se o programa atende necessidades próprias e do TCESP.

Empresas:- Conhecer todas as

funcionalidades do modelo Audesp para elaboração de programas;

- Oferecer um produto que atenda as necessidades do cliente e do TCESP.

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Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação

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APOSTILA ENTREGUE – Parte Teórica

Parte A

Parte B

Parte C

Acompanhamentos Financeiros

Abertura e Encerramento

de Exercícios

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Tabelas Cadastrais

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APOSTILA ENTREGUE – Parte Prática

Anexo I

Anexo II

Anexo III

Lançamentos Contábeis Apresentados no Balancetes Mensal

Balancete AUDESP com os Lançamentos Contábeis

Anexo IVBalancete AUDESP Comparativo dos

Saldos Finais e de Abertura do Exercício

Anexo V Demonstrativos Contábeis

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DINÂMICA DA APRESENTAÇÃO

Necessidade de realização e melhoria de alguns acompanhamentos e sua

fundamentação legal;

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Vantagens da utilização da Contabilidade para os diversos acompanhamentos.

Parte Teórica:

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DINÂMICA DA APRESENTAÇÃOX

Explicação dos lançamentos mais comuns de abertura, movimentação e

encerramento;

Indicação dos códigos contábeis necessários à elaboração dos balanços.

Parte Prática:

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Fontes de Recursos

Códigos de Aplicação

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Projeto AUDESP – Maior Eficiência nos Acompanhamentos


Vinculação de Receitas


Programação Financeira Cronograma de Desembolso

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• Artigo 8º, § único da L.R.F. – Os recursos legalmente vinculados ... Serão utilizados exclusivamente para atender ao objeto de sua vinculação. – necessidade de acompanhamentos

• Artigo 50, I – A disponibilidade de caixa constará de registro próprio, de modo que os recursos vinculados fiquem identificados e escriturados de forma individualizada. – necessidade de identificação

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Vinculação de Receitas – Fundamentação Legal


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• A Classificação Econômica da Receita somente em alguns casos indica sua vinculação, mas sem maiores detalhes;

• Uma mesma receita pode ser desdobrada em uma parte de livre aplicação e outra parte vinculada, como são as receitas de impostos, que têm percentuais destinados à Educação;

• Uma receita vinculada também pode ser desdobrada em mais de uma vinculação, como é o FUNDEF, que vai parte para o magistério e parte para outras despesas.

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Classificação das Receitas – O Critério da Vinculação


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•Dentro de uma mesma classificação funcional, programática e econômica a despesa pode ser paga com mais de um tipo de recurso;

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Classificação das Despesas

O Critério da Destinação


•O pagamento de profissionais do Ensino Fundamental, por exemplo, é feito tanto com recursos próprios como com recursos vinculados do FUNDEF.

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•É importante se conhecer o recurso utilizado para o pagamento, principalmente para apuração de índices constitucionais mínimos de aplicação;

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Análise da Despesa pelo

Critério da Destinação


•É o exame da despesa que permitirá saber se os recursos vinculados foram de fato destinados ao objeto de sua vinculação.

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• Identificam – na receita - de forma detalhada as vinculações, possibilitando seu registro individualizado, conforme determina artigo 50, I, da L.R.F.;

• Permitem conhecer – na despesa - qual a destinação foi dada ao recurso vinculado, principalmente quando uma despesa possa ser coberta com mais de um tipo de recurso, atendendo o artigo 8º da L.R.F.;

• Dispensam “planilhas” e “controles paralelos” das disponibilidades e fazem da contabilidade o instrumento para seu registro e remessa ao TCESP.

Instrumento Idealizado

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• A Fonte de Recursos é genérica, indicando “de onde vem” o recurso;

• O Código de Aplicação é mais específico, indicando mais precisamente a origem, e/ou “para onde deve ir” o recurso;

• De uma mesma Fonte podem sair diversos recursos com diversas destinações, resultando em diversos Códigos de Aplicação, e em várias possibilidades de conjugação.

A Relação entre Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação.

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Possibilidade de Cruzamento das Informações

Os mesmos códigos para receitas e despesas permitem cruzamentos diretos

Receitas – detalham, especificam e individualizam a Fonte de Recursos

Despesas – Indicam qual o recurso financeiro utilizado para o Pagamento da Despesa

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uem

aFontes de Recursos e Códigos de Aplicação

Fonte de Recursos

Código de Aplicação

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• No Orçamento, cada receita e cada despesa já deverá indicar a Fonte de Recursos pela qual correrá;

• Nessa fase ainda não será necessário indicar o Código de Aplicação, pois muitas vezes ele somente será conhecido no momento da execução das receitas e das despesas;

• Quando a receita for arrecadada e quando a despesa for empenhada, aí sim, sempre se deverá indicar o Código de Aplicação.

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A partir de que fase serão utilizados?


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Representação das Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação

•As Fontes de Recursos e os Códigos de Aplicação são representados por meio de contas-correntes constantes das Tabelas 1.2 e 1.3 das Tabelas de Escrituração Contábil AUDESP;

•As Fontes de Recursos são fixas, em número de 7, subdivididas em “do exercício” e “de exercícios anteriores”;

•Os Códigos de Aplicação dividem-se em “fixos”, para os mais comuns, e em “variáveis” para os que precisem ser identificados em tabelas cadastrais.


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Códigos de Aplicação Fixos e Variáveis - Exemplos

•Fixo: 01.110.00 – Fonte Tesouro – Geral – O mais comum – Recursos Próprios sem vinculação. É previsível que todos terão;

•Variável: 02.220.XX – Fonte Transferências do Estado – Ensino Fundamental – Convênio que receberá um número específico que substituirá o “XX”;

•O significado do número que substituirá “XX” deverá ser informado em Tabela Cadastral (Tabela 1.4).


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Possibilidades de Conjugação

•Cada Fonte de Recursos poderá ter mais de um Código de Aplicação relacionado;

•Alguns Códigos de Aplicação poderão estar relacionados a mais de uma Fonte de Recursos;

•Um Convênio será cadastrado a uma Fonte de Recursos e um Código de Aplicação;

•Se houver contrapartida do município nesse convênio, será utilizada a Fonte Tesouro mais o Código de Aplicação do Convênio


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Contas Bancárias - uma para cada vinculação?

•Cada recurso vinculado deve ser depositado em conta-corrente bancária distinta, como já acontece hoje;•Excepcionalmente, mais de um tipo de recurso será depositado em mesma conta bancária, como ocorre com os recursos da saúde transferidos pela União;•Cada conta-corrente bancária deverá ser cadastrada com somente uma Fonte de Recursos e Código de Aplicação. Se forem vários recursos, um código mais abrangente;•Mais de uma conta bancária poderá estar cadastrada com mesma Fonte de Recursos e Código de Aplicação, tais como as contas para receber tributos.


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Lançamentos – Um Fato Contábil e Vários Acompanhamentos.

•É comum que um mesmo fato contábil desencadeie vários lançamentos para seu registro correto e completo;•Isso decorre dos vários acompanhamentos necessários;•Quem fará esses lançamentos todos deverá ser a máquina, o computador;•Os comentários que serão feitos têm a finalidade de dar uma visão do funcionamento dos procedimentos do modelo AUDESP.


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Comentários sobre alguns lançamentos comuns

• Arrecadação – Página 19;• Vinculação – Página 20;• Empenho da Despesa – Página 21;• Liquidação da Despesa – Página 21;• Pagamento da Despesa – Página 21/22;• Pagamento com Recursos Indevidos – Página 23/24;• Pagamento com Recursos do Exercício Anterior –

Página 26.


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Fundamentação Legal

• Artigo 8º da L.R.F.

- “Até trinta dias após a publicação dos orçamentos...o Poder Executivo estabelecerá a Programação Financeira e o Cronograma de Execução Mensal de Desembolso”.

• Artigo 89 da Lei 4.320/64

- “A Contabilidade evidenciará os fatos ligados...à administração financeira...”


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Formato dessas Previsões

• Não há padronização legal quanto ao formato dos documentos elaborados em até 30 dias após a publicação dos orçamentos;

• Sua estrutura para remessa ao TCESP deverá seguir os procedimentos de registro e os códigos contábeis próprios do Projeto AUDESP;

• A periodicidade das previsões de ingresso e de desembolso deve ser em base mensal, a fim de atender diversas disposições legais.


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Critérios Gerais para o Planejamento Financeiro

• Considerar, além das receitas e despesas orçamentárias, outros compromissos conhecidos, como Restos a Pagar sem cobertura e as transferências financeiras que deverão ser feitas, além de eventual superávit financeiro do exercício anterior;

• Seguir em linhas gerais os critérios técnicos para previsão constantes no artigo 12 da L.R.F., principalmente sua evolução nos últimos três anos.


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Registro das Previsões Mensais de Ingressos e de Desembolsos

•No orçamento não há previsões mensais para a realização de receitas e despesas por mês;

•Até trinta dias após a publicação dos orçamentos são feitas essas previsões (extra-contábil);

•Na abertura do exercício devem ser registrados na Contabilidade as previsões mensais de arrecadação e de desembolso


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Lançamento Inicial para a Previsão das Receitas

• A classificação da receita, no orçamento, vai até o nível de subalínea;

• Na abertura do orçamento, cada receita prevista é desdobrada em tantas quantas sejam as estimativas mensais de arrecadação, podendo ir até doze, uma para cada mês do ano;

• Esse lançamento traz para a contabilidade a previsão mensal (até então extra-contábil) de arrecadação das receitas orçamentárias.


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Lançamento Inicial de Desembolso Mensal

• No orçamento, a classificação econômica da despesa vai até elemento;

• Não há necessidade de desdobramento de cada elemento por mês;

• As previsões de desembolso consideram a Fonte de Recursos, o Código de Aplicação, o Grupo de Despesa e o mês;

• Como as previsões de desembolso por mês consideram esses dados, com detalhamento diferente daquele que consta do orçamento, são necessários dois lançamentos para seu registro inicial.


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Alterações das Previsões Iniciais

• Tanto a receita a arrecadar como os desembolsos previstos inicialmente poderão ser alterados durante o exercício, em função de ajustes necessários;

• Essas alterações independem de alteração legislativa, bastando que se façam seus registros contábeis;

• Esses ajustes não se confundem com as medidas de contingenciamento que deverão ser tomadas, principalmente em função do artigo 9º da L.R.F.


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Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação X

Acompanhamentos Financeiros.

• As Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação sempre serão parte das contas-correntes necessárias aos acompanhamentos financeiros;

• Nos cadastros das contas bancárias deverão ser informadas as Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação;

• O controle de disponibilidades financeiras terá base nas Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação.


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Resumo

Os procedimentos de escrituração do modelo AUDESP permitem:

• a integração entre os acompanhamentos orçamentários e financeiros

•a remessa das informações ao TCESP usando um único meio, que é a Contabilidade, dispensando tabelas e planilhas paralelas.”


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• Procedimentos específicos de final de exercício;

• O mês de dezembro – movimentações normais e procedimentos de encerramento;

• Necessidade de mais dois balancetes registrando o encerramento;

• Balancetes de encerramento parcial e encerramento final.

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Abertura e Encerramento de Exercícios

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• Encerramento de acompanhamento de Restos a Pagar de Exercícios Anteriores;

• Liquidação de despesas para encerramento do exercício;

• Inscrição de novos Restos a Pagar;

• Atualização de Dívidas Ativa e Passiva;

• Controle de Adiantamentos;

• Auxílios, Subvenções e Contribuições;

• Outros Convênios

• Elaboração dos Anexos da Lei nº 4.320/64

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Procedimentos de Encerramento Parcial

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• Encerramento das Receitas;

• Encerramento das Despesas;

• Apuração de Resultados Diminutivos;

• Apuração de Resultados Aumentativos;

• Apuração de Resultado Patrimonial;

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Procedimentos de Encerramento Final

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• Contas Patrimoniais e Financeiras;

• Controle Financeiro por dotação, de exercícios anteriores;

• Disponibilidades Financeiras (com F.R. e C.A.);

• Restos a Pagar Processados e Não Processados;

• Compensações Ativas e Passivas Diversas (por responsabilidades, por contratos, etc.).

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Contas que se transferem

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Auditoria Eletrônica de Órgãos Públicos

CICLO DE CONTABILISTAS

www.tce.sp.gov.br/audesp

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OBRIGADO PELA ATENÇÃO!

TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SÃO PAULO

PROJETO

EQUIPE PLANO DE CONTASEQUIPE PLANO DE CONTAS

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