2014 - memoriadaeletricidade.com.brmemoriadaeletricidade.com.br/file/arquivos/vitrine/Encontros de... · Rio de Janeiro, 2016. APRESENTAÇÃO ... se constitui em fórum apropriado

2014ENCONTROS DE MEMÓRIA

Centro da Memória da Eletricidade no Brasil - MEMÓRIA DA ELETRICIDADE

Membros InstituidoresCentrais Elétricas Brasileiras S.A. - EletrobrasCentrais Elétricas do Norte do Brasil S.A. - EletronorteEletrosul Centrais Elétricas S.A. - EletrosulCompanhia Hidro Elétrica do São Francisco - ChesfFurnas Centrais Elétricas S. A.Centro de Pesquisas de Energia Elétrica - CepelLight Serviços de Eletricidade S. A.Espírito Santo Centrais Elétricas S. A. - EscelsaAssociação Brasileira de Companhias de Energia Elétrica - ABCEAssociação das Empresas Distribuidoras de Eletricidade do Norte, Nordeste e Centro-Oeste - Aedenne (extinta)Acesa - Associação Nacional das Empresas Estaduais de Energia Elétrica (extinta)

Membros MantenedoresCentrais Elétricas Brasileiras S.A. - EletrobrasCentrais Elétricas do Norte do Brasil S.A. - EletronorteEletrosul Centrais Elétricas S.A. - EletrosulCompanhia Hidro Elétrica do São Francisco - ChesfFurnas Centrais Elétricas S.A.Light Serviços de Eletricidade S.A.Companhia Energética de Minas Gerais - CemigItaipu Binacional


Palestras do I Encontro Nacional sobre Preservação de Memória no Setor de Energia Elétrica

Centro da Memória da Eletricidade no Brasil - MEMÓRIA DA ELETRICIDADE© 2016

Presidente | Mario Fernando de Melo SantosDiretora-Executiva | Helena Guido de Araújo e Oliveira

Coordenadoria do Centro de Referência | Leila Lobo de MendonçaCoordenadoria de Pesquisa | Ligia Maria Martins CabralCoordenadoria de Comunicação | Ivson Alves de SáCoordenadoria de Administração | Rosâna Maria de Almeida Viana

Coordenação | Leila Lobo de MendonçaRevisão de Textos | Elizabeth Lissovisk e Aurelia Maria Pinheiro de CarvalhoFicha Catalográfica | Stephanie Costa SilvaProjeto Gráfico e Editoração Eletrônica| Liliana Neves Cordeiro de Mello

Todos os direitos reservados. Nenhuma parte dessa publicação poderá ser reproduzida seja por meio mecânico ou eletrônico, sem autorização prévia.

E56Encontros de Memória: palestras proferidas no I Encontro Nacional

Sobre Preservação de Memória no Setor de Energia Elétrica – I Preserva.ME/ Centro da Memória da Eletricidade no Brasil. Rio de Janeiro: Memória da Ele-tricidade, 2016.

36 p.; 26 cm ISBN 978-85-85147-89-1

1. Memória social - Preservação 2. Acervos - Organização e preser-vação. I. Título. II. Centro da Memória da Eletricidade no Brasil.

2014

Centro da Memória da Eletricidade no Brasil - MEMÓRIA DA ELETRICIDADE

ENCONTROS DE MEMÓRIA

Liliana Neves Cordeiro de MelloFernanda Monteiro

Daniele Chaves AmadoRoberta Mociaro Zanatta

Dilza Bastos

Rio de Janeiro, 2016

APRESENTAÇÃO

Com o propósito de cumprir parte de seus objetivos, a Memória da Eletricidade reali-zou, nos últimos anos, diversas ações no campo da preservação de memória.

O Encontro Nacional sobre Preservação de Memória no Setor de Energia Elétrica - Preserva.ME, organizado bianualmente pela Memória da Eletricidade, se constitui em fórum apropriado para o debate sobre as atividades realizadas pelas empresas do setor de energia elétrica na preservação de sua história e do seu patrimônio.

Além de apresentar e discutir a memória e a atuação das empresas na preservação do patrimônio cultural, nossa intenção é promover o intercâmbio técnico dos profissionais responsáveis pelo gerenciamento dos acervos gerados e acumulados pelo setor de energia elétrica. Importantes ainda tanto a elaboração e o alinhamento de metodologias de preser-vação, quanto a identificação das empresas concessionárias públicas e privadas carentes de assessoria técnica para o desenvolvimento das atividades de preservação de suas memórias e de recuperação das informações contidas em seu acervo histórico.

O Preserva.ME é destinado, sobretudo, aos profissionais que atuam ou são responsáveis pelo acervo histórico das empresas do setor de energia elétrica, evidenciando a história como recurso chave para o sucesso de suas corporações no novo cenário setorial. Contudo, além desses profissionais, a Memória da Eletricidade abre espaço para profissionais e estudantes de história, museologia, arquivologia e biblioteconomia.

A presente publicação contém as palestras proferidas no I Encontro Nacional sobre Preservação de Memória no Setor de Energia Elétrica - I Preserva.ME realizado, em 16 de outubro de 2014, pela Memória da Eletricidade no Auditório Henrique Mello da Centrais Elétricas Brasileiras - Eletrobras, na cidade do Rio de Janeiro.

As palestras foram proferidas por profissionais de instituições de referência e renome nacional, como o Instituto Moreira Salles, a Fundação Casa de Rui Barbosa e o Centro de Pesquisas e Documentação (CPDOC) da Fundação Getúlio Vargas.

Tendo o evento alcançado valiosa troca de ideias e informações entre profissionais de instituições com propostas similares às da Memória da Eletricidade, só nos resta agradecer a presença de todos, palestrantes e plateia, nessa primeira edição do Preserva.ME.

Mário Fernando de Melo SantosPresidente da Memória da Eletricidade

SUMÁRIO

Abertura

Mario Fernando de Melo Santos ............................................................................................................................ 11

Palestras

Mapeamento das atividades de preservação de memória no setor de energia elétrico brasileiroLiliana Neves Cordeiro de Mello ............................................................................................................................ 12

Acervos do Centro da Memória da Eletricidade no Brasil:metodologias de organização ArquivísticaFernanda Monteiro ............................................................................................................................................... 19

O programa de arquivos pessoais do Cpdoc:um balanço dos seus quarenta anosDaniele Chaves Amado .........................................................................................................................................23

Preservação, organização e difusão de acervos fotográficos:a experiência do Instituto Moreira SallesRoberta Mociaro Zanatta ......................................................................................................................................29

O sistema compartilhado de gestão de bases de dados na Fundação Casa de Rui BarbosaDilza Bastos ........................................................................................................................................................ 33

2014

2014ENCONTROS DE MEMÓRIA | 11

ENCONTROS DE MEMÓRIA

Abertura Mario Santos1

Gostaria de agradecer a presença de todos, palestrantes e plateia, na pri-meira edição do Preserva.me.

Este evento foi planejado para reunir e promover a troca de ideias e de informações entre profissionais do setor de energia elétrica e profissionais de instituições renomadas, que têm propostas similares à da Memória da Eletricidade.

Além, é claro, de se constituir um fórum adequado para comemorarmos os 28 anos da instituição, uma vez que todos aqui presentes têm um objetivo em comum: consolidar a preservação de acervos e a pesquisa histórica como ações úteis ao desenvolvimento do país.

As histórias que serão apresentadas e debatidas aqui hoje são histórias de sucesso. Exemplos do que pode ser feito em qualquer setor produtivo, desde que haja vontade política e empreendedorismo.

Resgatar o passado para melhor compreender o presente e refletir sobre o futuro. Esta é a principal contribuição que qualquer centro de memória pode dar para uma empresa, para um setor econômico e para o país.

Estamos todos de parabéns.

Obrigado e bom dia!

1 Presidente da Memória da Eletricidade



Liliana Neves Cordeiro de Mello2

Mapeamento das atividades de preservação de memória no setor de energia elétrica brasileiro (2013)Mapping of memory preservation activities

in the Brazilian electricity sector (2013)

Resumo: Apresentação produzida a partir da identificação e análise das atividades de preservação de memória desenvolvidas por parcela dos agentes do setor de energia elétrica por meio da pesquisa Mapeamento das Atividades de Preservação de Memória no Âmbito do Setor de Ener-gia Elétrica. Realizada pela MEMÓRIA DA ELETRICIDADE ao longo do segundo semestre de 2013, a pesquisa tinha como objetivo inicial estimular a percepção das empresas sobre sua responsabilidade pela guarda de par-cela da trajetória de construção da infraestrutura nacional; promover um melhor conhecimento dos ambientes mediatos e imediatos do segmento de atuação institucional e identificar novas oportunidades para a ampliação de parcerias com empresas públicas e privadas. No questionário original, encaminhado a cerca de cem agentes cadastrados na Agência Nacional de Energia Elétrica (Aneel) em julho de 2013, a MEMÓRIA DA ELETRICIDA-DE optou por coletar informações sobre sete temas principais: a preserva-ção de acervos históricos; a seleção e aquisição de bens de valor histórico; a pesquisa histórica; o acesso aos bens de valor histórico; a disseminação de informações; o treinamento e a capacitação de profissionais; e as polí-ticas de gestão no campo da preservação de memória.

Palavras-chave: preservação de memória; energia elétrica; acervos histó-ricos; valor histórico; pesquisa histórica; treinamento; políticas de gestão.

2 Diretora-Executiva Interina da MEMÓRIA DA ELETRICIDADE.

201413 | ENCONTROS DE MEMÓRIA

Abstract: Presentation produced from the identification and analysis of me-mory preservation activities carried out by agents of the portion of the electric power industry through research Mapping Memory Preservation Activities in the Framework of the Electric Power Sector. Conducted by MEMÓRIA DA ELETRICIDADE during the second half of 2013, the sur-vey had as initial aim to stimulate awareness of companies about their responsibility for parcel guard building trajectory of national infrastructure; promote a better understanding of mediate and immediate surroundings of the institutional business segment and identify new opportunities to expand partnerships with public and private companies. In the original question-naire sent to about 100 registered agents in the National Electric Energy Agency (Aneel) in July 2013, MEMPÓRIA DA ELETRICIDADE chose to collect information on seven key topics: the preservation of historical col-lections; the selection and purchase of historic value of goods; historical research; access to the historical value of goods; the dissemination of in-formation; training of professionals; and management policies in the field of preservation of memory.

Keywords: memory preservation; electricity sector; historical collections; historical value; historical research; information; training; management po-licies.


Sobre a Pesquisa a seus ObjetivosO primeiro obstáculo que identificamos para o cumprimen-

to dessa missão foi a falta de informações. Como saber que ativi-dades as empresas e outros agentes desenvolvem para preservar seus bens históricos ou recuperar sua trajetória?

Foi então que eu e a historiadora e museóloga Leila Lobo, que havia assumido a gerência da Coordenadoria do Centro de Referência na mesma época, começamos a pensar sobre qual seria a melhor forma de obter e mapear essas informações em âmbi-to nacional. Concebemos, assim, a pesquisa cujos resultados vou apresentar hoje pela primeira vez.

Inicialmente, foi elaborado um questionário com 42 pergun-tas que, em meados de 2013, foi encaminhado aos principais execu-tivos dos agentes de geração, transmissão e distribuição de energia elétrica, além de associações e órgãos reguladores. De acordo com o cadastro da Agencia Nacional de Energia Elétrica (Aneel), esse universo abrangia, na ocasião, cerca de cem corporações.

Optamos por agrupar as perguntas em sete temas principais e incluímos, além de perguntas relacionadas a projetos e atividades técnicas (métodos e práticas), algumas outras sobre o perfil e o treinamento dos profissionais que desenvolvem essas atividades e, especialmente, algumas sobre as políticas de gestão para a preser-vação de memória, no âmbito das corporações.

Consideramos que esses temas poderiam nos dar uma ideia melhor da visão e da atuação dos gestores. Visto que, muitas ve-zes, esse trabalho é feito por impulso, quase que por vocação ou temperamento, ou seja, iniciativas isoladas de alguns profissionais interessados, mas que não recebem suporte e, portanto, não pla-nejam, não controlam os processos e não se preocupam com a mensuração de resultados.

ApresentaçãoMeu nome é Liliana Cordeiro de Mello e sou designer por

formação. Graduada pela Universidade Federal do Rio de Janeiro em 1983, quatro anos depois, em 1987, comecei a trabalhar na Memória da Eletricidade, cerca de seis meses após a sua criação.

Sou especializada em Marketing Cultural e fiz pós-graduação em Administração Pública na Fundação Getúlio Vargas. Assumi a gerência da Coordenadoria de Comunicação da Memória da Eletri-cidade no início dos anos 1990 e, em março de 2011, fui convidada pelo presidente Mario Santos a assumir, interinamente, a direção.

Minha carreira praticamente se confunde com a trajetória da instituição, onde aprendi tudo o que sei sobre preservação de acervos, pesquisa histórica e história oral. Excelentes e dedicados profissionais, como a Leila Lobo e a Ligia Cabral aqui presentes, me deram suporte e me ajudaram a pensar e repensar essa temáti-ca, pela qual acabei me apaixonando.

Tenho, portanto, 27 anos de experiência e uma visão muito própria do que é realizar trabalhos nessa área. Eu diria que minha formação e atuação me ajudaram, e muito, a adquirir uma visão de conjunto e multidisciplinar.

Ao assumir a direção da instituição, um dos primeiros desa-fios foi a criação de um programa para aproximar a Memória da Eletricidade de empresas públicas e privadas, com o objetivo de conquistar novas parcerias para o desenvolvimento de trabalhos diversos. A configuração do setor havia mudado significativamen-te, e precisávamos conhecer melhor nosso segmento de atuação, criando novas estratégias para trabalhar em maior sintonia com o setor.


Sobre os QuestionáriosDos cem questionários enviados, apenas 29 foram respon-

didos, sendo sete oriundos de empresas cujas sedes se localizam na região Sul; treze na região Sudeste; três no Nordeste; três no Centro-Oeste; e três no Norte.

É importante esclarecer que, quando resolvemos enviar a pesquisa para gestores, sabíamos que a tarefa de respondê-la seria delegada e, por isso, fizemos questão que os responsáveis pelas respostas se identificassem. Assim, poderíamos ter também uma ideia da relevância dessas atividades no âmbito de cada uma das empresas.

Mas o que nos interessa aqui, hoje, é compartilhar com vocês algumas das informações obtidas.

Sobre a Preservação de AcervosMesmo considerando que o retorno de apenas 30% dos

questionários não é suficiente para conclusões definitivas, acredito que os resultados possam nos dar um panorama da situação atual da nossa área de atuação, no setor de energia elétrica.

O primeiro grupo de perguntas foi sobre a preservação de bens históricos.

Arquivos de documentos administrativos, financeiros ou técnicos, coleções de fotografias, os livros da biblioteca, a mesa do primeiro presidente da empresa, relatórios, notícias, vídeos. Todos esses bens podem conter informações importantes e podem ser encontrados em qualquer unidade organizacional de uma empre-sa. Além disso, muitas vezes, estão organizados e bem cuidados.

Nesse caso, 27% das empresas afirmam que a preservação de bens históricos é responsabilidade de uma única unidade orga-nizacional e 73% disseram que as atividades de preservação são feitas em diferentes unidades organizacionais.

Mas será que o trabalho realizado em uma ou mais unida-des administrativas visa, de fato, a constituição de um acervo histó-rico? Organizar documentos de todos os tipos e em diversas áreas é suficiente ou precisamos atuar de forma integrada e eficiente?

Nossa dúvida aumenta quando observamos que 78% des-sas unidades priorizam o tratamento da documentação arquivís-tica. Será que projetos de gestão documental e a constituição de arquivos orgânicos bastam para preservar a memória da empresa ou precisamos de mais? Vamos pensar juntos e debater a questão.


Sobre a Pesquisa HistóricaNesse caso, que bens, de que natureza e conteúdo, devem

ser preservados ou descartados sem prejuízo para as atividades de preservação de memória? Como identificar e justificar sua incorpo-ração a um acervo histórico?

Essa é uma pergunta fácil, e a resposta é: fazendo pes-quisa. As atividades de pesquisa histórica são fundamentais para o embasamento da seleção dos bens. Não é possível formar um acervo histórico (vejam bem, estou falando de acervos históricos) sem que antes saibamos que história queremos contar, seus diver-sos aspectos e quem são seus personagens relevantes. Coletamos uma informação interessante: 55% não desenvolvem atividades de pesquisa, entretanto 64% dos entrevistados disseram que utilizam os bens históricos como fonte de pesquisa.

Gostaria de ressaltar que a formação de uma cultura de preservação de memória está intimamente relacionada ao conheci-mento que seus colaboradores têm sobre sua empresa, trajetória, personagens, atividades e empreendimentos. 66% dos entrevista-dos acreditam que conhecer a história ajuda na formação da iden-tidade corporativa.

Outro ponto importante é a coleta de depoimentos de per-sonagens relevantes. Organizar entrevistas é, geralmente, um re-curso muito utilizado em ações das áreas de gestão de pessoas e de comunicação e pode ter diversas finalidades. Mas quando falamos de depoimentos no âmbito da preservação de memória, falamos da identificação de personagens que possam esclarecer dúvidas e preencher lacunas na história construída pelos pesquisa-dores com base em fontes mais tradicionais.

Sobre a Seleção/Aquisição de Bens O segundo grupo de perguntas foi exatamente sobre a sele-

ção dos bens que vão constituir o acervo histórico da corporação. Quem seleciona, justifica e determina que aquele bem, seja ele filme, foto, documento de arquivo ou técnico, é relevante para a história da empresa.

35% das corporações afirmaram ter uma equipe responsá-vel pela identificação e seleção dos bens e 21% dizem elaborar pa-receres que embasam essa seleção. Entretanto 62% disseram não possuir política de descarte. E aí acrescentamos às nossas dúvidas uma nova questão.

Políticas de seleção têm, necessariamente, de incluir infor-mações sobre o descarte, que não pode ser feito automaticamen-te. Tendo em vista que arquivos e bibliotecas foram considerados prioritários, podemos citar como exemplo a tabela de temporali-dade, instrumento fundamental nas atividades de arquivo, regidas por legislação específica, que determina o tempo de guarda de documentos de natureza comprobatória. Todavia, esses docu-mentos nem sempre são capazes de esclarecer o contexto em que foram produzidos. Muitas vezes, um bilhete ou carta que a tabela indica como descartável contém informações mais rele-vantes para este fim.


Sobre o Acesso às informaçõesCom relação ao acesso, o que nos interessava saber é se

as informações contidas nos bens que já foram identificados como bens de valor histórico e, portanto, já foram objeto de tratamento, são disponibilizadas, como e para quem. Interessante notar que quase a metade das empresas só permite o acesso de seus colabo-radores e de profissionais do setor.

Nesse caso, acreditamos que a outra metade, quando afir-ma que permite o acesso de todos, está se referindo a informações já processadas como linhas do tempo, históricos empresariais em websites etc.

É importante também lembrar que as informações coleta-das sobre os bens, em seus diversos segmentos e não apenas nos segmentos bibliográficos e arquivístico, devem constituir sistemas de referência que permitirão a consulta e a solicitação de repro-duções e, pelo que nos diz a pesquisa, podemos perceber que os arquivos digitais (31%) ganharam a preferência dos profissionais.

Recomendamos a definição de normas e procedimentos claros, como a assinatura de termo e a sua divulgação aos interes-sados, quando estes forem iniciar suas pesquisas.

Sobre a Disseminação da InformaçãoQuando falamos em disseminação de informações, estamos

nos referindo à divulgação, em instrumentos e canais específicos, de informações sobre os diversos segmentos do acervo histórico, e também à divulgação de pesquisas já realizadas, sob a forma de produto. Aí sim falamos de linhas do tempo, históricos, exposições etc. A grande maioria das empresas (79%) afirmou que dissemina informações, e 62% mencionaram produtos como exposições, re-latórios e outras publicações. Nesse caso, deduzimos que estão se referindo a conteúdos produzidos e divulgados por diversas áreas em diferentes canais de relacionamento com o público interno e externo.

Mas será que o conteúdo relacionado às atividades e proje-tos de preservação de memória está incluído nas ações de comu-nicação rotineiras? Na maioria das vezes, o que verificamos é que conteúdos de natureza histórica são divulgados apenas por oca-sião de datas comemorativas. Esse é um tema que merece debate, mas que, infelizmente, não teremos tempo de abordar aqui. Nesse caso, recomendamos ações de disseminação de informações pe-riódicas, em canais que mantenham essas atividades em evidência permanente, para todos os públicos, especialmente para o público leigo, citado por apenas 14% das empresas.


Sobre as Políticas de GestãoFinalmente, perguntamos quais eram os principais desafios

a serem superados para a implantação de projetos e atividades de preservação de memória. Os resultados mostraram que a alocação de recursos financeiros ocupa o primeiro lugar. Isto é bastante sig-nificativo, demonstrando que, na maioria dos agentes, não há uma política de gestão voltada exclusivamente para o desenvolvimento dessas atividades.

Em relação à contratação de instituições especializadas, 35% das empresas afirmaram que contratam por achar essas insti-tuições mais capacitadas; 27% porque acreditam que elas desen-volvem um trabalho de qualidade, o que é muito bom. Cerca de 30% associam a contratação de instituições à campanhas come-morativas ou de marketing, assunto que, como já foi dito, merece destaque, mas que hoje não vamos ter tempo de debater.

Por outro lado, concordo com a maioria (93%) que con-sidera importante a atuação de um centro de memória como a Memória da Eletricidade. Como disse um de nossos conselheiros, os trabalhos desenvolvidos pela Memória da Eletricidade vão além da preservação e recuperação de memórias empresariais ou de empreendimentos. Atuamos com um enfoque setorial, produzimos conhecimento sobre a trajetória do setor de energia elétrica, o que é bem mais do que a soma de memórias institucionais isoladas.

Por isso estamos aqui hoje, reunindo profissionais de for-mações e origens diversas. Para dizer que a Memória da Eletrici-dade está pronta para ajudá-los a conferir à preservação de me-mória um status similar ao de programa de governo, do interesse de todos os brasileiros. Estamos à disposição dos agentes do setor para prestar serviços de preservação de bens e pesquisa, avaliar projetos e repassar todo tipo de conhecimento. Obrigada.

Sobre o Treinamento e a Capacitação Esse é um assunto razoavelmente delicado. Quando fala-

mos em formação apropriada, não estamos restringindo as ati-vidades de preservação e recuperação histórica a um grupo de profissionais específicos. É claro que existem profissões que se dedicam mais frequentemente a ações de preservação e a pesquisa histórica. São historiadores, museólogos, arquivistas e bibliotecá-rios, sendo esses últimos citados na pesquisa com destaque. Eu, particularmente, considero que todos são indispensáveis para a constituição de uma equipe multidisciplinar eficiente.

Mas isso não quer dizer que só esses profissionais estão habilitados. Se forem treinados e capacitados, quaisquer colabora-dores da empresa podem adquirir o conhecimento e as condições necessárias para realizar ações na área.

É uma pena que 86% não organizem programas de forma-ção e capacitação.

Consideramos cursos, palestras e programas de treinamen-to e capacitação fundamentais para que profissionais com forma-ções diversas como engenheiros, economistas, administradores e comunicadores possam colaborar com projetos de preservação, especialmente no que diz respeito à coleta e organização de in-formações originárias de suas áreas específicas de atuação. Por exemplo, se vamos recuperar a trajetória de uma empresa no que diz respeito à gestão ambiental, podemos e devemos contar com o apoio e de ambientalistas, biólogos, antropólogos etc.



Fernanda Monteiro

Os Acervos do Centro da Memória da Eletricidade no Brasil:Metodologias de Organização Arquivística

Archives of Memory Electricity in Brazil: Archival Organization Methodologies

Resumo: O presente artigo busca apresentar a metodologia utilizada no Centro da Memória da Eletricidade no Brasil no que se refere ao tratamen-to do acervo arquivístico institucional e histórico, em especial aos docu-mentos do gênero textual. Apresenta também a composição e o tamanho do acervo, assim como as práticas utilizadas na classificação, avaliação, arranjo e acesso aos documentos como forma de preservar e divulgar a memória do setor de energia elétrica no Brasil.

Palavras-chave: arquivo institucional; arquivo histórico; memória; energia elétrica.

Abstract: This article aims to present the methodology used in the Center of the Electricity Memory in Brazil Memory of Electricity in relation to the treatment of institutional and historical archival collection, especially of the genre documents. We present the composition and size of the collection as well as the practices used in the classification, evaluation, arrangement and access to documents in order to preserve and disseminate the memory of the electricity sector in Brazil.

Keywords: institutional archives; historical archives; memory; electric po-wer.


O Acervo da Memória da EletricidadeA Memória da Eletricidade é uma instituição sem fins lu-

crativos que desenvolve ações no sentido da preservação do pa-trimônio histórico e pesquisas sobre a história da energia elétrica no Brasil. Criada em 1986, a Memória da Eletricidade possui a seguinte estrutura: Presidência, Diretoria, Coordenadoria de Ad-ministração, Coordenadoria de Comunicação, Coordenadoria de Pesquisa e Coordenadoria do Centro de Referência.

Tendo como principal objetivo a preservação e divulgação da história do setor de energia elétrica no Brasil, as Coordenado-rias de Pesquisa e do Centro de Referência desenvolvem iniciativas relacionadas às atividades-fim da Memória da Eletricidade. Entre elas estão a elaboração de pesquisas históricas sobre a implanta-ção da energia elétrica no Brasil e seus desdobramentos sociais, políticos e econômicos; assim como o tratamento e guarda de acervos arquivísticos relacionados a personagens e instituições de destaque sobre o tema.

As Coordenadorias de Administração e Comunicação, por sua vez, se dedicam às atividades-meio, como divulgação e pro-moção da Memória além da infraestrutura interna e da administra-ção fiscal e contábil da instituição.

O acervo arquivístico3 da Memória da Eletricidade é com-posto pelos documentos históricos, incluindo os diversos gêneros e suportes (textual, iconográfico, filmográfico, sonoro). São coleções acumuladas e produzidas por personalidades do setor de energia elétrica em todo o país, e um rico material sobre o processo de implantação e manutenção do setor de energia elétrica no Brasil em diversas épocas históricas, em especial a partir dos anos 1930.

São documentos doados por seus titulares ou familiares e compõem o acervo histórico da Memória. Entre eles estão: Lucas Lopes, Mario Penna Bhering, John Reginald Cotrim, Eletrobras, Itaipu, entre outros. A documentação, em sua maior parte, abran-ge estudos técnicos de construção de usinas, relações internacio-nais para o desenvolvimento do setor e correspondências entre chefes de Estado que exemplificam a posição estratégica da ener-gia elétrica na história brasileira.

Os documentos administrativos e contábeis, assim como os projetos de pesquisa e toda a documentação que geram, fa-zem parte do acervo institucional da Memória da Eletricidade. São analisados de acordo com os preceitos arquivísticos, compondo o acervo institucional (corrente, intermediário e permanente) da instituição.

3 A Memória da Eletricidade também possui acervos bibliográficos e museológicos, que não são objetos deste artigo.

São documentos produzidos e acumulados ao longo da trajetória da Memória, resultado das funções e atividades diárias. Grande parte dessa documentação é produzida pelas “áreas-meio”, ou seja, pelas Coordenadorias de Administração e Comunicação.

Apresentaremos inicialmente a metodologia de trabalho empreendida no arquivo institucional, formado pelos documentos correntes, intermediários e permanentes, para depois nos atermos aos documentos históricos. Destacando que a metodologia apre-sentada se refere estritamente aos documentos textuais que com-põem as coleções institucionais e particulares.

O Arquivo InstitucionalA documentação acumulada possui data inicial de 1986,

quando a Memória da Eletricidade foi instituída, sendo produzida sistematicamente até hoje. A preocupação com o tratamento e a gestão do arquivo institucional iniciou-se em abril de 2013, a partir da necessidade de um maior acesso à informação e aos docu-mentos internos da instituição para a efetivação de procedimentos administrativos.

Anteriormente, os documentos eram acondicionados em caixas arquivos de papelão, tipo caixas boxes, com uma etiqueta de identificação. Não existia uma metodologia arquivística nessa orga-nização, os documentos eram acondicionados, por exemplo, com a identificação de “correspondências recebidas” e “correspondên-cias emitidas”, privilegiando-se os anos de produção e as tipologias documentais. Dessa forma, não se respeitou um dos principais conceitos da Arquivologia, a organicidade dos documentos, a re-lação que os documentos possuem entre si, a ideia de conjunto.

O volume documental aproximado é de 320 caixas arqui-vos, contendo diversos tipos documentais organizados por ano (cartas, projetos, contratos, documentos contábeis, entre outros). Não havia instrumentos de pesquisa e nenhum documento era ava-liado.

No entanto, uma identificação prévia, momento funda-mental da gestão de documentos, foi realizada, auxiliando nas eta-pas posteriores – classificação e avaliação –, a fim de elaborarmos o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade, respectiva-mente.


MetodologiaA primeira ação foi conhecer a trajetória, as atividades e

a estrutura da Memória da Eletricidade. Entender as funções e objetivos. A leitura do estatuto e dos documentos fundadores, as-sim como algumas conversas com funcionários, foi essencial nessa etapa. Apenas após um bom entendimento dos objetivos e da mis-são da instituição conseguimos visualizar a estrutura hierárquica segundo a qual a Memória da Eletricidade cumpre sua agenda de compromissos.

Posteriormente, foi preciso entender a documentação. Foi realizado o diagnóstico dos documentos acumulados com a inten-ção de mapear seu volume e estado de conservação. Percebemos que os documentos se encontravam em perfeito estado físico, com um volume aproximado de 320 caixas arquivos. Esse diagnóstico também ajudou no primeiro contato com o acervo a fim de enten-dermos como a organização era feita até então. Como já mencio-nado, a prioridade era para o ano de produção dos documentos e para os tipos documentais; não reconhecemos nenhuma das práti-cas e conceitos arquivísticos.

O próximo passo foi a leitura minuciosa dos documentos. Com o mapeamento da história de fundação e da missão institu-cional da Memória da Eletricidade, a leitura dos documentos foi fa-cilitada e, ao mesmo tempo, pudemos reconhecer mais facilmente as funções e atividades da Memória nos documentos.

A leitura direcionou o trabalho para a fase de identificação dos principais temas e assuntos abordados. Nesse momento, per-cebemos que a organicidade dos documentos foi rompida. Houve uma espécie de esquartejamento do acervo, no qual partes de um todo foram divididas e encaminhadas para classificações distintas.

Sobre o conceito de organicidade, faz-se necessário uma breve explicação. A ideia de conjunto é que caracteriza o arquivo, não podemos pensar no documento arquivístico como item, indi-vidual. De acordo com a teoria arquivística, arquivo é

Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, públi-ca ou privada, caracterizado pela característica orgânica de sua acumulação conservando por essas pessoas ou sucessores, para fins de prova ou informação (PAES, 2004, p.24, grifos nossos).

Na mesma chave, o arquivo é considerado espontâneo, ou seja, existe porque determinadas atividades são exercidas, não é premeditado ou construído como um livro, por exemplo, no qual se tem uma intenção de produzir. Os documentos arquivísticos são produzidos “naturalmente”. Segundo Rodrigues

Enquanto os demais conjuntos documentais são coleções de itens selecionados, escolhidos previamente, o conjunto de documentos que forma o arquivo se faz num processo natural de acumulação, a partir do fluxo da sua produção/recepção por um único sujeito, seja uma entidade coletiva ou uma pessoa. Os documentos são acumulados à medida que são produzidos em decorrência de atividades que são necessárias para a realização da missão do seu produtor (RODRIGUES, 2006, p.106).

Além da organicidade, percebemos, ao longo da identifi-cação dos documentos, que a proveniência por vezes não podia ser reconhecida. O principio da proveniência é outro conceito fundamental da teoria arquivística, no qual o local de produção (entende-se por local de produção os setores, departamentos, coordenadorias etc.) do documento deve ser respeitado. Segun-do Schellenberg, “agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos públicos administrativos é chamado princípio da proveniência” (SCHELLENBERG, 2006, p. 245, gri-fos nossos).

A partir dessas reflexões iniciamos o processo de tentativa de reconstrução da organicidade dos documentos da Memória da Eletricidade. Houve a junção de documentos correlatos, indepen-dente do tipo. Por exemplo, uma carta enviada para a Eletrobrás, solicitando indicação para membro do Conselho de Administração da Memória, teve como função motivadora de sua produção a composição do Conselho de Administração, por isso, todos os outros documentos que possuem a mesma função de produção foram agrupados, bem como as respostas e seus respectivos ter-mos de posse.

Após essa fase de identificação iniciou-se o processo de classificação. A classificação se deu a partir das funções e ativi-dades que motivaram a produção de um determinado documen-to. Ainda sobre o exemplo acima, os documentos mencionados foram agrupados formando um único grupo dentro da subclasse Comissões, Conselhos, Grupos de Trabalho, Juntas, Comitês, que, por sua vez, está inserida na classe Organização e Funcio-namento.

A função arquivística da Classificação pertence à prática de gestão de documentos. O Plano de Classificação das atividades--meio está sendo elaborado a partir da Resolução n° 14 do Conse-lho Nacional de Arquivos (Conarq ). O documento produzido pelas Câmaras Técnicas de Classificação e Avaliação de Documentos apresenta sugestões de classes encontradas nas atividades-meio das instituições públicas federais. A partir dos assuntos identifi-cados nos documentos produzidos e acumulados pela Memória, elaboramos as seguintes classes principais:


000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL010 – Organização e Funcionamento020 – Pessoal030 – Material040 – Patrimônio 050 – Orçamentos e Finanças060 – Assuntos Diversos070 – VAGA080 – VAGA090 – VAGA

Cada classe possui uma planilha de Excel na qual estão re-gistrados todos os seus documentos. As planilhas são formadas por colunas que destacam informações importantes do documen-to, evitando algumas vezes o seu manuseio físico.

A Tabela de Temporalidade, resultado do processo de ava-liação documental, também foi elaborada a partir do documento produzido pelas Câmaras Técnicas de Classificação e Avaliação de Documentos do Conarq em 2001. Prazos de guarda e destinação final dos documentos foram definidos, com algumas classes sendo consideradas de guarda permanente. Além da legislação arquivísti-ca e civil, levou-se em consideração a importância do documento e da informação nele contida para a instituição.

Situação atualOs documentos acumulados estão sendo identificados e

classificados segundo os instrumentos elaborados, Plano de Clas-sificação e Tabela de Temporalidade, respeitando seus prazos de guarda e destinação final.

O trabalho realizado até então está sendo mantido. No en-tanto, é um trabalho que não tem fim. A produção documental não para, portanto, o trabalho no arquivo institucional é contínuo enquanto a instituição existir.

OrganizaçãoO acervo histórico está dividido em duas categorias: Cole-

ções particulares e coleções institucionais. A coleção institucional é composta por quatro coleções, e a Coleção particular, por 25 coleções. Muitas ainda sem identificação.

MetodologiaInicialmente, foi realizado o levantamento do volume docu-

mental e definição de metas diárias de trabalho. Logo em seguida houve a identificação da documentação e inserção de dados no sistema Sophia.

O Sophia é o banco de dados com informações sobre os documentos disponíveis para consulta. Em breve, todo o acervo estará digitalizado e, além do acesso às informações, será possível também visualizar o documento.

Coleção Institucional O trabalho foi iniciado em março de 2014 com a coleção

da Companhia Auxiliar de Empresas Elétricas Brasileiras (Caeeb), composta de 85 caixas. Os documentos foram inseridos no Sophia e já estão disponíveis para consulta.

Esse trabalho de inserção priorizou a identificação da do-cumentação, ou seja, os assuntos foram identificados e inseridos no sistema para acesso, mas a organização arquivística, com os vínculos orgânicos entre os documentos ainda não foi realizada, a intenção é que esse trabalho comece o quanto antes.

Realizaremos também a elaboração do quadro de arranjo e a descrição das séries, subséries e dossiês, a fim de seguir os preceitos arquivísticos e garantir o acesso de forma rápida e eficaz. A inserção das outras coleções institucionais está programada para 2015.

Coleção ParticularO trabalho foi iniciado em 2014. Onze coleções já estão

disponíveis no sistema para consulta, entre elas, podemos citar: Mauro Thibau, Leo Amaral Penna, Lucas Lopes, Octávio Marcon-des Ferraz, Mario Penna Bhering, Flávio Henrique Lyra, Benedito Dutra, Antonio Dias Leite Júnior, Antônio Carlos Bastos, Norberto Medeiros e John Reginald Cotrim.

A próxima etapa é a organização arquivística dessas cole-ções, quando será elaborado um quadro de arranjo que espelhe as atividades e funções de cada titular ao longo de sua trajetória. Também será elaborada a descrição de cada coleção de acordo com a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (Nobrade).4 O início da inserção das outras coleções no sistema está previsto para 2015, assim como suas respectivas organizações arquivísticas.

ReferênciasFONSECA, Maria Odila. Informação e direitos humanos: acesso

às informações arquivísticas. Revista Ciência da Informação, Brasília, v. 28, n. 2, 1999.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004.

RODRIGUES, Ana Márcia Lutterbach. A teoria dos arquivos e a gestão de documentos. Perspectivas em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v. 11, n. 1, p. 102-117, jan./abr. 2006.

SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. 6ª ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006.

4 Disponível em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/nobra-de.pdf



Daniele Chaves Amado5

O programa de arquivos pessoais do cpdoc: um balanço dos seus 40 anosCpdoc’s personal archives program: an owerview of its 40 years

Resumo: O objetivo deste artigo é apresentar uma síntese das atividades do Programa de Arquivos Pessoais (PAP) ao longo de seus quarente anos de atuação, com foco nos últimos dez anos. Durante esse período o pro-grama consolidou uma política de preservação e difusão de seu acervo. Apontaremos aqui seus resultados, números e seu impacto no acesso aos documentos pessoais.

Palavras-chave: arquivos pessoais; preservação; difusão e acesso.

Abstract: The aim of this paper is to present an overview of the activities of the Personal Archives Program (PAP) over its forty years of experience focused in the last ten years. During this period the program has consoli-dated a policy of preservation and dissemination of its collection. We will point out here their results, figures and their impact on access to personal documents.

Keywords: personal archives; preservation; dissemination and access.

5 Graduada em História pela Universidade Gama Filho (2001), especialista em História Contemporânea pela Universidade Federal Fluminense (2006) e mestre pelo Programa de Pós-Graduação em História da Universidade Federal Fluminense (2012). Analista de Documentação e Informação na Escola de Ciências Sociais/CPDOC da Fundação Getúlio Vargas - RJ, onde atua ainda como Coordenadora do Programa de Arquivos Pessoais.


No ano de 2013, o Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil (CPDOC) completou quarenta anos. Em 1973, quando foi criado, o centro se propôs a conjugar as atividades de documentação e pesquisa. Ao longo desses anos, o centro cresceu, agregando às duas atividades fundadoras a área de ensino, com cursos de graduação em Ciências Sociais e Histó-ria, cursos de pós-graduação, um centro de Relações Internacio-nais e uma coordenação em São Paulo.

Atualmente, a coordenação de Documentação do CPDOC é dividida em dois Programas, o Programa de Arquivos Pessoais (PAP) e o Programa de História Oral (PHO). Nosso objetivo neste artigo é apresentar um balanço das atividades do Programa de Arquivos Pessoais (PAP) focado nos últimos dez anos.6

O CPDOC abriga um importante acervo de história con-temporânea brasileira. Nele estão, disponíveis para consulta pú-blica, os arquivos pessoais de grandes personalidades da história contemporânea do Brasil. Fundado em junho de 1973, como parte do Instituto de Direito Público e Ciência Política da Fundação Ge-túlio Vargas (FGV), surgiu com a finalidade de reunir, preservar e dar acesso a um acervo de documentos de reconhecido valor histórico para a história contemporânea brasileira pós-1930. Até então, normalmente, os acervos privados não eram vistos como material de interesse por outros que não os seus produtores e, eventualmente, suas famílias. Com o CPDOC, é reforçada a ideia de que o fundo privado pessoal tem interesse para a pesquisa.

O acervo foi constituído inicialmente por dois fundos de grande relevância para a história do Brasil republicano: os arquivos pessoais de Getúlio Vargas – doados em junho de 1973, caracte-rizando a origem do Centro – e de Oswaldo Aranha – doados em outubro do mesmo ano. Devemos destacar a importância de uma das fundadoras do Centro, Celina Vargas do Amaral Peixoto, que recebeu de sua mãe, Alzira Vargas do Amaral Peixoto,7 a doação do arquivo de seu avô Getúlio Vargas. É oportuno frisar que cabe ao Programa de Arquivos Pessoais reunir, organizar, preservar e difundir o acervo.

6 Esse recorte se justifica pelo fato de já existir um balanço elaborado pela então coor-denadora da Documentação, Célia Costa, por ocasião da comemoração dos trinta anos do centro. Ver: Camargo et al., 2003.

7 O arquivo pessoal de Alzira Vargas do Amaral Peixoto (digitalizado e disponível para consulta) e de seu marido e pai de Celina Vargas do Amaral Peixoto, Ernâni do Amaral Peixoto (digitalizado e disponível para consulta), também pertencem ao acervo do CPDOC.

O CPDOC foi uma das primeiras instituições brasileiras a custodiar arquivos pessoais. Por esse motivo, a experiência na or-ganização desses dois primeiros fundos recebidos pelo Centro foi determinante para que a equipe envolvida nessa atividade desen-volvesse diretrizes para o tratamento de arquivos pessoais. Tais normas sistematizadas deram origem, em 1980, a uma metodolo-gia própria e pioneira denominada “Procedimentos técnicos ado-tados pelo CPDOC na organização de arquivos privados contem-porâneos” (Fundação Getúlio Vargas, 1980). Depois dessa, mais três foram produzidas, contendo atualizações das diretrizes e mé-todos de trabalho. Seis anos depois, em 1986, foi intitulada “Pro-cedimentos técnicos em arquivos privados” (Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil, 1986) A terceira versão, de 1994, recebeu o nome de “Procedimentos téc-nicos adotados para a organização de arquivos privados” (Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Bra-sil, 1994). A quarta e última versão da metodologia foi publicada e disponibilizada ao público em 1998 com o título “Metodologia de organização de arquivos pessoais: a experiência do CPDOC” (Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil; Fundação Getúlio Vargas, 1998).

O manual publicado pelo CPDOC preencheu uma lacuna na área de organização de arquivos pessoais. Mesmo tratando--se da publicização da experiência da instituição, como o próprio nome sugere, e sem a expectativa de expandir sua metodologia para além do Centro, a carência de instrumentos para esse tipo de acervo fez com que o manual servisse de referência para outras instituições. Para Renan Marinho de Castro,

A sua elaboração aponta para o que podemos considerar uma marca institucional do CPDOC: assumir diretamente, e de forma pioneira, a definição de parâmetros de trabalho na área de arquivos e divulgar amplamente a iniciativa. No caso, tratava-se de sistematizar procedimentos metodológicos de organização de arquivos pessoais. A iniciativa da equipe sinalizava a disposição em assumir a vanguarda de uma área determinada no campo das ins-tituições arquivísticas. A repercussão desse trabalho, por sua vez, fortaleceu a ideia de que era possível e desejável propor inovações e criar procedimentos, buscando sempre combinar respeito aos preceitos arquivísticos com propostas que atendessem às especifi-cidades do acervo (Castro, 2011. p.32-33).

No ano 2000, próximo de completar trinta anos, é imple-mentada a base de dados ACCESSUS.8

8 A base ACCESSUS foi desenvolvida por Suely Braga, pesquisadora do Programa de Arquivos Pessoais do CPDOC, em parceria com a equipe de tecnologia da informação da Fundação Getúlio Vargas com o objetivo de atender as especificidades do acervo do centro. Para mais informações sobre o assunto, ver: Castro, 2011.


A base possibilitou a informatização da organização, da des-crição e da consulta. Seu lançamento para o público, em 2001, permitiu que as informações referentes a todos os fundos organiza-dos e disponíveis para consulta pública pudessem ser visualizadas online através Portal CPDOC (http://cpdoc.fgv.br/). Ainda nesse ano, o Centro deu início ao projeto de preservação e difusão de seu acervo com a digitalização e disponibilização, naquele momento, de aproximadamente 50 mil fotografias pertencentes aos arquivos pessoais. Fizemos até aqui um breve histórico das atividades do PAP durantes seus trinta anos, passaremos agora a tratar da atua-ção do programa na última década, até completar quarenta anos.

Os números do programa de arquivos pessoais e a política de preservação e difusão do acervo do Cpdoc

Nos últimos quarenta anos o PAP recebeu 206 fundos, des-ses, 174 encontram-se organizados e disponíveis para consulta, enquanto 43 fundos aguardam organização.9

O ACCESSUS e a disponibilização das fotografias no Portal integram a política de preservação e difusão do acervo CPDOC. Essa iniciativa engloba tanto os documentos do Programa de Ar-quivos Pessoais quanto às entrevistas produzidas pelo Programa de História Oral. Porém, nosso objetivo aqui é apresentar as ações do Centro voltadas aos documentos pessoais. Antes de apresen-tarmos os números atuais da digitalização e seu impacto na con-sulta, faremos uma rápida apresentação dessas ações desenvolvi-das nós últimos dez anos.

Ao longo desses anos, com projetos desenvolvidos com diferentes instituições e agências de financiamento, cerca de 15 fundos manuscritos puderam ser digitalizados, bem como a totali-dade das fotografias e da documentação audiovisual do Centro. O processo de digitalização de documentos manuscritos iniciou-se em 2005, com a digitalização e disponibilização do Arquivo Getú-lio Vargas em meio digital. Em 2007, uma nova iniciativa permitiu que o fundo Ernesto Geisel também fosse digitalizado e liberado a consulta pública na web.

9 Todos esses números referem-se a setembro de 2014.

No ano de 2008, o CPDOC iniciou um amplo projeto de preservação e difusão de seu acervo.10 O processo de digitalização de diferentes suportes possibilitou uma mudança de paradigma no acesso e na difusão do acervo. Nossa política de digitalização foi desenvolvida com claros objetivos de preservação documental. O projeto, além da digitalização, tinha como objetivo a troca e o reacondicionamento dos suportes. Para isso, incluímos em nossa proposta a compra de mobiliário, invólucros, caixas para os di-ferentes suportes, bem como a higienização de grande parte de nossa documentação. A digitalização de parte de nosso acervo acarretou uma melhora no acondicionamento de nossa documen-tação. Essa atuação é vista pelo Centro como essencial e enten-dida como um trabalho de conservação preventiva a ser realizado junto ao processo de digitalização. Além da preocupação com a preservação física dos suportes, incluímos no projeto o aluguel de um excelente espaço em um Digital Mass Storage System (DMSS), a fim de alocar as cópias digitais produzidas ao longo do projeto. A guarda de nossa documentação digitalizada em um DMSS, sis-tema que combina HDs de alta capacidade com o armazenamento em fitas de dados LTO e com mecanismos de verificação de inte-gridade, recuperação e migração de dados, foi escolhida por sua segurança, seguindo as recomendações internacionais de guarda de documentação digital encontrada em diferentes instituições de arquivo no mundo.

Durante os dois anos em que o projeto vigorou foram di-gitalizados cerca de 30 mil fotografias, 350 discos, 65 películas cinematográficas, 388 fitas (entre fitas VHS, U-MATIC, rolo e cassete), além de 361.000 páginas de documentos textuais.11 No âmbito desse projeto foram digitalizados os documentos textuais dos seguintes fundos: Anísio Teixeira, João Goulart, Juarez Távo-ra, Fernando Setembrino de Carvalho, Ernâni do Amaral Peixoto, Antonio Azeredo da Silveira (apenas a série Ministério das Rela-ções Exteriores), Paulo Nogueira Batista e Alzira Vargas do Amaral Peixoto.

10 O projeto foi financiado pelo Banco Santander e teve a duração de dois anos (2008-2009). 11 Nesse período definimos uma série de diretrizes de digitalização visando otimizar e padronizar o processo de digitalização e disponibilização do material. Os resultados e os desafios dessa experiência foram compartilhados com o público no Seminário “Di-gitalização e Difusão de Acervos Históricos”, realizado em abril de 2010, que pode ser acessado através do Portal CPDOC. Disponível em: http://cpdoc.fgv.br/seminarios/2010/real. Acesso em: 13/07/2015.


Atualmente, o CPDOC desenvolve a iniciativa, apoiada pelo Ministério da Cultura, de digitalizar os documentos do ex-ministro da Educação e Saúde, Gustavo Capanema, dos ex-presidentes Café Filho, Eurico Gaspar Dutra e Venceslau Brás, além da organi-zação e digitalização do arquivo do ex-governador de São Paulo, Franco Montoro. A expectativa é que, após essa nova etapa da digitalização, o CPDOC disponibilize mais 350 mil imagens de do-cumentos em seu Portal na internet. Além da digitalização e ações de preservação que envolvem esse processo, o projeto prevê, no âmbito da preservação física dos documentos, a higienização e o reacondicionamento de mais de 50% dos documentos textuais pertencentes ao acervo.

Analisaremos agora os números do PAP nos últimos anos no contexto da política de preservação e difusão do seu acervo históri-co. No que se refere aos suportes audiovisuais, todas as fotografias – em torno de 80 mil –, dos fundos disponíveis para consulta, estão digitalizadas. Já os discos, fitas, vídeos e películas foram digitaliza-dos e somam aproximadamente seiscentas horas de gravação, mas não estão disponíveis no momento para consulta.12

12 A equipe do PAP, junto à equipe de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), da Fundação Getúlio Vargas, estuda a melhor forma de disponibilizar isso ao público, em breve esse material também estará acessível através do Portal.

Quanto aos documentos textuais, hoje, o PAP tem 15 fun-dos (aproximadamente 575.000 imagens) digitalizados e disponíveis para acesso gratuito no Portal CPDOC. Até o final de 2015, quando acabará o projeto patrocinado pelo MINC, esse número subirá para mais de 920 mil imagens, conforme podemos verificar nos quadros a seguir.

Voltaremos nossa atenção agora para o impacto que a di-gitalização provoca no acesso aos fundos do CPDOC. Segundo a análise de Renan Marinho,

A ilustração abaixo comprova que a digitalização do acervo projeta fortemente a consulta aos mesmos. Como a digitalização e a consecutiva liberação à consulta online se dão por fundos ar-quivísticos, nos é possível observar esse movimento com precisão. No exemplo abaixo, vemos que o arquivo Ernesto Geisel, devido à relevância histórica de seu titular, sempre desfrutou de grande demanda por seu conteúdo. Mesmo assim a digitalização foi ca-paz de torná-lo ainda mais acessado, levando-o à segunda posição ante a quarta colocação no ano anterior ao de sua disponibilização online.

ARQUIVO ANTES DA DIGITALIZAÇÃO DEPOIS DA DIGITALIZAÇÃO

Ernesto Geisel 4º em 2007 2º em 2008

Juarez Tavora 29º em 2008 10º em 2009

Paulo Nogueira Batista 33º em 2009 19º em 2012

Antônio Azeredo da Silveira 16º em 2009 8º em 2012

Café Filho 28º em 2013 11º em 2014

Clemente Mariani 20º em 2013 15º em 2014


Outros exemplos ainda são mais surpreendentes, como no caso acervo Juarez Távora. Esse acervo ocupava a 29º posição de consulta e, após sua liberação na rede, passou a ocupar a 10º colocação entre os mais consultados. A tabela a seguir exibe ou-tros exemplos da potencialização dada pela liberação das cópias digitais na web dos acervos do CPDOC (Castro, 2015. p.13).

Além de analisarmos a importância da digitalização para o acesso ao acervo do Programa de Arquivos Pessoais partindo da comparação do ranking de acesso aos fundos digitalizados antes e depois da disponibilização através do Portal, fizemos outras duas análises para verificarmos se a política de preservação e difusão está potencializando a difusão e o acesso.

Para isso, selecionamos o período de 2012 a 2014 e rela-cionamos os dez fundos mais acessados online por nosso público. Dessa lista, sete estão digitalizados e disponíveis para consulta no Portal. Os três não disponíveis são: Gustavo Capanema, que em breve será disponibilizado e sempre foi um dos mais acessados; Osvaldo Aranha, que também tem grande procura e um enor-me valor por ser um dos primeiros que constituiu o acervo do CPDOC; e Ulysses Guimarães, que se trata de um acervo pouco procurado, mas que acreditamos ter sido foco de alguma pesquisa específica no período que recortamos para esse estudo.

Arquivos mais consultados (2012-2014)ARQUIVO RANKING

Getúlio Vargas 1º

Gustavo Capanema 2º

Anisio Teixeira 3º

Oswaldo Aranha 4º

João Goulart 5º

Alzira Vargas do Amaral 6º

Ernani do Amaral Peixoto 10º

Ulysses Guimarães 11º

Antônio Azeredo da Silveira 12º

Nossa terceira e última análise buscou verificar, no mes-mo período de 2012-2014, o percentual de pesquisa aos arquivos digitalizados e aos não digitalizados. Para nossa surpresa, mais da metade dos acessos (57%) aos arquivos do CPDOC são feitos nos fundos que estão disponíveis para consulta online. Se pararmos para lembrar que, dos documentos textuais liberados para con-sulta, apenas 22% estão disponibilizados digitalmente, esse dado ganha ainda mais impacto e nos mostra o valor de nossas ações de preservação e difusão do acervo.

Além de todas essas iniciativas apresentadas, podemos dizer que, no contexto dos seus quarenta anos, o CPDOC, assim como a Coordenação de Documentação e os Programas de Arqui-vos Pessoais e História Oral, alcançou uma grande conquista com o projeto apelidado de JOD-60.13

Trata-se de imóvel adquirido pela FGV para a construção de novas instalações para guarda do acervo histórico custodiado pela instituição. Hoje, o espaço destinado ao acervo, localizado no prédio da FGV, na Praia de Botafogo esgotou seu espaço, o que impede novas doações de arquivos pessoais ao PAP.

A obra prevê para a casa com fachada preservada um mi-niauditório para a exibição de filmes, aulas e atividades educativas de estímulo ao uso do acervo; sala de consulta; área destinada à recepção, higienização e restauro de documentos; e área para tratamento técnico do acervo. No terreno localizado logo atrás da casa será erguido um prédio de três andares para abrigar o acervo histórico do CPDOC. Serão quatro depósitos climatizados para a guarda dos documentos históricos em seus diferentes suportes.14

13 O apelido faz alusão ao endereço do imóvel, Rua Jornalista Orlando Dantas, nº 60. 14 As obras começaram em abril de 2014 e estima-se que, até o início de 2016, todo o acervo do CPDOC já esteja no novo endereço.


Considerações finaisNos últimos dez anos, os esforços do PAP têm se vol-

tado para além da organização de arquivos pessoais. Sem deixar essa atividade de lado, o programa tem se engajado no projeto de preservação e difusão do acervo. No âmbito desse projeto, vem desenvolvendo constantemente iniciativas de higienização, digita-lização, conservação preventiva, preservação digital, entre outras. Nesse sentido, verificamos que, com a digitalização do acervo his-tórico do CPDOC, se promove a preservação dos documentos originais, eliminando o manuseio dos mesmos pelos usuários da sala de consulta e/ou para a reprodução e, garantindo, assim, a salvaguarda do acervo. Quanto à difusão, nos últimos anos obser-vamos que a digitalização e a disponibilização dos documentos por meios digitais, através do Portal CPDOC, impulsionou a pes-quisa. No período de 2012-2014, apesar de apenas 22% do acervo disponível para consulta estar digitalizado, verificamos que 57% da consulta ao acervo foi realizada nesses conteúdos digitais. Tais resultados nos estimulam a continuar essa iniciativa de universali-zação do acesso gratuito a um conteúdo tão valioso para a história contemporânea do Brasil.

ReferênciasAMADO, Daniele; SPOHR, Martina. Preservação e difusão do acer-

vo histórico do CPDOC: desafios e perspectivas. In: V Congresso Nacional de Arquivologia. Arquivologia e internet: Conexões para o futuro. Salva-dor, 2012.

BRAGA, Suely. Accessus: sistema de documentação histórica do CPDOC, 2002 [s.n.]

CAMARGO, Célia. Centros de documentação e pesquisa histórica: uma trajetória de três décadas. In: Camargo, Célia et al. CPDOC 30 anos. Rio de Janeiro: Ed. Fundação Getúlio Vargas, 2003. p.21-44.

CAMARGO, Célia et al. CPDOC 30 anos. Rio de Janeiro: Ed. Funda-ção Getúlio Vargas, 2003. Disponível em: http://bibliotecadigital.fgv.br/ds-pace/bitstream/handle/10438/6714/1350.pdf?sequence=1&isAllowed=y. Acesso em: 10/10/2014.

CASTRO, Renan Marinho de. A recuperação da informação sob a ótica dos usuários: um estudo de caso do uso da base dados Accessus. Dissertação (Mestrado em Bens Culturais e Projetos Sociais). Rio de Janei-ro: Fundação Getúlio Vargas, 2011. Disponível em: http://bibliotecadigital.fgv.br/dspace/bitstream/handle/10438/8697/vers%C3%A3o%20final%20aprovada.pdf?sequence=1&isAllowed=y. Acesso em: 15/10/2014.

CASTRO, Renan Marinho de. Difusão e acesso às fontes históricas: o impacto da disponibilização online de documentos através do projeto de preservação e disseminação do acervo histórico do Centro de Pesquisa e História Contemporânea do Brasil (CPDOC/FGV). In: SEMINAR ON THE ACQUISITION OF LATIN AMERICAN LIBRARY MATERIALS, LX., Princeton, 2015.

CENTRO DE PESQUISA E DOCUMENTAÇÃO DE HISTÓRIA CONTEMPORÂNEA DO BRASIL. Procedimentos técnicos em arquivos privados. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, CPDOC, 1986.

CENTRO DE PESQUISA E DOCUMENTAÇÃO DE HISTÓRIA CONTEMPORÂNEA DO BRASIL. Procedimentos técnicos adotados para a organização de arquivos privados. 2 ed. Rio de Janeiro: Fundação Getú-lio Vargas, CPDOC, 1994.

CENTRO DE PESQUISA E DOCUMENTAÇÃO DE HISTÓRIA CONTEMPORÂNEA DO BRASIL. CPDOC 25 anos: relatório de ativida-des. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, CPDOC, 1998.

CENTRO DE PESQUISA E DOCUMENTAÇÃO DE HISTÓRIA CONTEMPORÂNEA DO BRASIL; FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS. Metodologia de organização de arquivos pessoais: a experiência do CPDOC. 4. ed. rev. e atual. Rio de Janeiro: Editora FGV, 1998.

FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS. Procedimentos técnicos adotados pelo CPDOC na organização de arquivos privados contemporâneos. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, CPDOC, 1980.GONÇALVES, Mar-tina Sphor. Políticas de arranjo e descrição em arquivos privados pessoais: o caso do CPDOC. Trabalho de Conclusão de Curso (Especialização em Organização, Planejamento e Direção e Arquivos). Universidade Federal Fluminense, Arquivo Nacional. Niterói, Rio de Janeiro, 2007.



Roberta Zanatta

Preservação, organização e difusão de acervos fotográficos: a experiência do instituto moreira salles

Preservation, organization and diffusion of photographic collections: the experience of moreira salles institute

Resumo: As atividades de preservação e difusão de arquivos históricos têm um importante papel na construção e manutenção da memória das socie-dades e deve deixar um legado, perpetuado através de gerações, assim como o que encontramos hoje. Com esse intuito, busco aqui discutir algu-mas etapas desse processo, salientando a importância do gerenciamento de arquivos digitais.

Palavras-chave: fotografia; processamento técnico de acervos; gerencia-mento de conteúdos digitais; difusão de acervos.

Abstract: The preservation activities and dissemination of historical archi-ves have an important role in building and maintaining the memory of so-cieties and must leave a legacy perpetuated through generations, as well as what we find today. To this end, I seek here to discuss some steps in this process, stressing the importance of managing digital files.

Keywords: Photography; Technical Processing of Archives; Digital Asset Management; Diffusion Collections


Acervo fotográficoO Instituto Moreira Salles (IMS) possui um acervo fotográ-

fico com cerca de 850 mil imagens, que vão do século XIX ao século XX, com variados temas, como as transformações da pai-sagem urbana brasileira, arquitetura colonial e moderna do Brasil, cultura, festas populares, o mundo do trabalho, urbano e rural, entre outras. Neste texto será apresentada a experiência do IMS, demonstrando brevemente, as etapas de preservação, restauro, re-produção digital, catalogação, gerenciamento de arquivos digitais e disponibilização on-line. Dentre essas etapas será dada ênfase ao gerenciamento de acervos digitais e ao seu acesso on-line, o que possibilita a difusão de documentos e de suas respectivas informa-ções de forma ampla e facilitada.

Inventário e catalogaçãoO inventário é uma ferramenta fundamental para a cataloga-

ção, pois além de permitir uma primeira sistematização e controle do conteúdo de um determinado conjunto ou coleção de imagens, traz notações feitas no acondicionamento dos originais fotográfi-cos, informações referentes a suporte, dimensões e formato, en-tre outras. As informações obtidas nessa etapa de tratamento dos acervos, em geral, podem permitir a identificação de informações que vão desde o nome do fotógrafo, data, local, até uma pequena contextualização de como e para quê a imagem foi produzida.

Além das informações de fonte primária, citadas acima, o trabalho de catalogação também requer pesquisa em fontes bi-bliográficas, na internet e em entrevistas realizadas com o próprio autor, herdeiros e pesquisadores especialistas.

Em geral, as fichas de catalogação são extensas, mas nem sempre têm todos os campos preenchidos de modo exaustivo. No entanto, mesmo que a catalogação do objeto em questão não seja inteiramente concluída, nada impede que, em um segundo mo-mento, a catalogação seja complementada.

Inventário visualAté meados dos anos 1990, a digitalização de documentos

não era comum nas instituições de guarda e preservação. Com a facilitação da entrada no mercado brasileiro de equipamentos como scanners e máquinas fotográficas profissionais e com o au-mento de editais de apoio a projetos de digitalização de acervos, o percentual de acervos digitais aumentou consideravelmente. Junto com essa mudança também vem mudando o modo de organização dos acervos.

Até bem pouco tempo, a prática corrente em instituições de guarda e preservação de acervos era: inventariar, organizar/estabelecer arranjo, catalogar e codificar, para depois digitalizar.

No entanto, no atual contexto digital, outra possibilida-de se apresenta: compreender o arranjo original da coleção, in-ventariar e digitalizar. Então, a partir da digitalização, se passa a trabalhar com o conceito de inventário visual, que norteará as demais etapas no processo de organização do acervo em questão. Quando o universo com o qual se está trabalhando é muito vasto e diversificado, o inventário visual facilita a realização de curado-rias, a identificação de séries, assuntos e redundâncias. O que, consequentemente, pode vir a colaborar com a construção de um arranjo definitivo para a coleção.

Principais desafios da digitalizaçãoJunto com o aumento significativo do volume de documen-

tos digitais, outras questões se colocam, tais como:

Aquisição ou terceirização de equipamentos Armazenamento do conteúdo digital Formatos Backups Gerenciamento de versões digitais Gerenciamento de direitos

Essas questões vão ter alternativas e escolhas diferentes de acordo com a situação financeira e de infraestrutura de cada ins-tituição de guarda. Por exemplo, se a instituição possui ambientes climatizados, salas de guarda com mobiliário adequado, pessoal treinado e qualificado em constante aprimoramento de suas tarefas através de cursos e oficinas e um orçamento fixo, a probabilidade de tomar decisões no sentido de se equipar e vir a ter seu próprio núcleo de digitalização se torna viável. A vantagem, nesse caso, é que o fluxo de trabalho poderá ser determinado em função das prioridades em curso; e o conhecimento adquirido no manejo dos originais fotográficos, ou de outra natureza arquivística, pelos pro-


fissionais que estão atuando ativamente na sua reprodução digital e respectivos ajustes fica retido na própria instituição. O que vem a qualificar a equipe e aumenta a probabilidade de se ter uma alta qualidade das reproduções dos documentos, sem precisar haver uma revisão minuciosa, como no caso de serviços provenientes de terceirização. Outro ponto que vale destacar é que se o documen-to a ser trabalhado está com sua integridade física comprometida, por acondicionamentos anteriores inadequados ou pela própria ação do tempo, o fato de não ter que submetê-lo a condições de embalagem e transporte para outro local de reprodução reduz a chance de se ampliar o dano.

No entanto, mesmo sendo atraente a possibilidade de cen-tralizar todas as etapas de trabalho dentro da instituição de guar-da, essa não é uma opção para a maioria das instituições do Brasil. Em muitos casos, o custo de aquisição, instalação e treinamento de pessoal está acima das possibilidades orçamentárias, ou só poderá ser feito em um dado momento, mas não necessariamente mantido posteriormente. Isto devido ao alto custo de renovação e manu-tenção dos equipamentos, treinamentos de atualização de equipe e de infraestrutura básica, como: climatização e acondicionamento dos documentos físicos e digitais.

O mais indicado em ambos os casos – implementação de um laboratório digital na própria instituição ou terceirização da di-gitalização por empresas especializadas – é fazer um planejamento e orçamento minucioso de ambas as hipóteses e avaliar com crité-rio a decisão a ser tomada a curto, médio e longo prazo. Existem casos muito bem sucedidos nas duas direções, o importante é um planejamento com etapas bem definidas e acompanhadas por pro-fissionais qualificados.

Reserva técnica fotográficaA reserva técnica fotográfica do IMS possui salas clima-

tizadas com armários deslizantes, local de guarda de negativos de vidro e originais em papel. A reserva também conta com uma câmara frigorífica (aproximadamente 0º), usada para estabilização e guarda de negativos em processo de deterioração avançada e para negativos e diapositivos cor. Existe controle de temperatura e umidade, além de um rigoroso processo de acondicionamento dos originais fotográficos.

Parte da equipe é designada especialmente para conserva-ção e restauro, além de outros profissionais que monitoram osci-lações de temperatura e umidade, assim como toda a logística de uso dos originais, respeitando o tempo de aclimatação dos mes-mos antes de serem utilizados, tendo sua temperatura de guarda elevada gradualmente para evitar choques térmicos e consequen-tes danos ao documento fotográfico.

Muitas instituições não possuem reservas de acervos ade-quadas, sem rigorosos padrões de controle climático, mobiliário apropriado, seja por falta de espaço, orçamento, ou impossibili-dade de obras, no caso, por exemplo, de prédios tombados pelo Patrimônio Histórico. O que pode ser feito nesses casos é tentar minimizar os efeitos de incidência de luz sobre os originais, evitar o uso de salas próximas a banheiros e cozinhas, por conta do risco de infiltrações e problemas com encanamento, manter a sala limpa e com sistema de ventilação ou resfriamento ligado permanente-mente. Em relação ao acondicionamento de originais, as soluções têm preços variados, que podem ser extremamente elevados ou um pouco mais econômicos, sem perder a eficiência.

Materiais como poliondas e papel alcalino são opções que podem ser utilizadas sem um custo tão elevado. É possível, mesmo com verbas reduzidas, atenuar a ação do tempo e do clima sobre os documentos em seu local de guarda.


Gestão da informaçãoO banco de dados exerce um papel decisivo na gestão do

acervo à medida que reúne imagem e informação. A possibilida-de de centralizar informações facilita a recuperação das mesmas, principalmente quando a catalogação é feita de maneira eficiente. É interessante que se tenha uma ficha de catalogação que dê conta de informações de fonte primária, reprodução, conservação, histórico de utilização da imagem, além de dados obtidos através de pesqui-sa. Se campos como Histórico de Utilização da Imagem e Data da Captura Digital forem adequadamente preenchidos, com método e disciplina, se torna possível criar uma memória (rastro ou pegada) da reprodução digital e da trajetória de utilização da imagem.

No entanto, como nem sempre é possível preencher todos os campos de uma ficha de catalogação minuciosamente, seja por limitações de prazo, pessoal ou de equipamentos, estabeleceu--se um padrão mínimo de catalogação, que dá conta das princi-pais informações do documento digital. Nesse contexto, a Dublin Core Metadata Initiative (DCMI), organização fundada em 1995 na cidade de Dublin, dedicada a promover a adoção de padrões de interoperabilidade de metadados e a desenvolver vocabulários especializados para descrever fontes que tornem mais inteligentes sistemas de recuperação de informações, estabeleceu 12 campos básicos de descrição: Contributor; Coverage; Creator; Date; Des-cription; Format; Identifier; Language; Publisher; Relation; Rights; Source; Subject; Title; Type.15 O que veio a possibilitar o compar-tilhamento de acervos digitais na internet e a sua interoperabilida-de entre instituições.

Existem muitas vantagens provenientes de uma gestão efi-ciente da informação, tais como: resultados de busca mais pre-cisos, organização de documentos digitais por tamanho, data, assunto ou qualquer outro termo indexador. Dependendo do sof-tware utilizado, é possível também fazer seleções de imagens que podem ser armazenadas, editadas e enviadas na forma de links on-line, além de poder publicar em tempo real os documentos di-gitais e suas informações de catalogação em um repositório digital on-line da instituição. As ferramentas tecnológicas podem auxiliar na organização, visualização, acesso, preservação e difusão de acervos, e existem opções para diferentes perfis de instituições, com orçamentos variados.

15 A Biblioteca Nacional disponibiliza em seu site um documento que orienta a tradu-ção e adequação de campos de catalogação para o formato Dublin Core.

Para refletirO atual cenário em que vivemos apresenta uma crescente

demanda por imagens e documentos para utilização em diversos fins, tais como: acadêmico, editorial, expositivo, produções audio-visuais, colecionismo, ou, simplesmente, para entretenimento. Os acervos fotográficos e de outras naturezas refletem a vida em seus diversos aspectos, talvez por isso a necessidade de compartilhar e difundir imagens.

Por participar de tal forma na vida cotidiana, a fotografia acaba por exprimir desejos e necessidades de camadas sociais as mais diversas, não podendo, de fato, ser entendida apenas como mais um processo de criação, já que é, sobretudo, um dos mais eficazes meios de influência em nosso comportamento e até no desenvolvimento de nossas ideias (Silva, 2006, p. 195).

O trabalho de organização e preservação de acervos pos-sibilita que novas gerações possam conhecer um passado que se perdeu, ou se transformou, em meio a mudanças sociais, obras, demolições e novas construções.

ReferênciasLACERDA, Aline Lopes de. Quatro variações em torno do

tema acervos fotográficos. Revista do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, n.7, p. 239-248, 2013.

SILVA, Rubens. Acervos fotográficos públicos: uma intro-dução sobre digitalização no contexto político da disseminação de conteúdos. Ci. Inf., Brasília, v.35, n.3, p. 194-200, 2006.

ZANATTA, Roberta; BURGI, Sergio. O gerenciamento de conteúdos digitais no acervo fotográfico do Instituto Moreira Sal-les. Revista do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, n.7, p. 279-289, 2013.

Biblioteca Nacional (BN Digital), disponível em: http://www.bn.br/.

Digital Public Library of América (DPLA), disponível em: http://dp.la/.

Imagens do Povo, disponível em: http://www.imagensdo-povo.org.br/.

Instituto Moreira Salles (IMS), disponível em: http://foto-grafia.ims.com.br/.

International Center of Photography (ICP), disponível em: http://www.icp.org/.

Magnum Photos, disponível em: http://www.magnumpho-tos.com.

Tyba On-Line, disponível em: http://tyba.com.br/br/home/.



Dilza Bastos

O sistema compartilhado de gestão de bases de dados na fundação Casa de Rui Barbosa

Resumo: O trabalho aborda o processo integrado da aquisição de sof-tware para gestão dos acervos arquivísticos, bibliográficos e museológico da Fundação Casa de Rui Barbosa. Diante da carência de funcionalidades que atendessem à amplitude da gestão das informações referentes a es-ses acervos, foram iniciados, em 2012, estudos para a aquisição de novo sistema, visando ampliar as funcionalidades e garantir principalmente a integração dos registros bibliográficos às tabelas de dados normalizados, contar com informações estatísticas, emitir relatórios e controlar a circula-ção dos documentos. Adquirido o novo sistema, em 2013, foi realizada a migração das bases, iniciando-se as discussões e entendimentos entre as áreas, tendo em vista as devidas customizações, o que vem se constituindo uma experiência interdisciplinar.

Palavras-chave: sistema de bases de dados; acervo arquivístico; acervo bibliográfico; acervo museológico; interdisciplinaridade; Fundação Casa de Rui Barbosa.


Fig. 2 - Base BIB, do Serviço de Biblioteca

As bases de dados referenciais dos acervos arquivísticos e bibliográficos da Fundação Casa de Rui Barbosa (FCRB) comparti-lhavam a carência de funcionalidades que atendessem à amplitude da gestão das informações documentárias. O sistema em uso (fig. 1 e 2), por uma década, gerenciava a elaboração dos registros bi-bliográficos sem integração às tabelas de dados normalizados, de modo que demandava digitação, aumentando a incidência de er-ros, além de trabalho excessivo por parte dos indexadores. Faltava também uma gama de funcionalidades para o controle de informa-ções estatísticas, a produção de relatórios e o monitoramento da circulação dos documentos.

Dentre as características e funcionalidades necessárias des-tacam-se:

Velocidade razoável de processamento;

Busca integrada;

Correção em lote;

Integração às tabelas (maior trabalho, erros de digitação);

Estatísticas, relatórios gerenciais e relatórios resultantes de busca;

Gravação e impressão de relatórios;

Capacidade do sistema em relação a limites (tamanho dos registros, quantidade de registros na busca e recuperação);

Configurações específicas para a área arquivística;

Sistema de circulação (cadastro, consulta, empréstimo);

Sistema de auditoria.

A existência de nove bases de dados, dos acervos que com-põem o Centro de Memória e Informação (CMI), da FCRB, torna-ria mais complexa a migração para um sistema tecnologicamente mais avançado, o que era uma grande preocupação de chefes dos setores envolvidos e da direção do CMI. As dúvidas se referiam principalmente à migração das bases, garantindo-se a integralidade dos registros bibliográficos, e ao atendimento das especificidades dos setores envolvidos.

Das nove bases de dados, seis descreviam os documen-tos dos acervos arquivísticos, bibliográficos e museológico, duas constituíam-se bases de autoridade, e uma constituía-se guia de fundos e coleções. Tal situação se justificava também pela com-plexidade dessas bases, considerando-se que, mesmo gerenciadas por um mesmo software, elas eram distintas e possuíam diferentes metadados, se bem que no mesmo formato MARC21.

Um novo sistema deveria atender aos arquivos, bibliotecas e museu, em suas especificidades, mas permitindo uma busca inte-grada. Assim, as bases dos arquivos eram um maior desafio, consi-derando-se que os produtos oferecidos no mercado não atendiam plenamente aos requisitos da área. Estudos foram então realizados em busca de um software que apresentasse condições de customi-zação suficiente, em especial atendendo à área arquivística, com flexibilidade suficiente para desenvolver novas funcionalidades nes-se sentido.

Fig. 1 - Base APES, do Arquivo Histórico e Institucional


O estudo dos softwares proporcionou uma rica experiência para as áreas, tornando mais claras as interseções, convergências e diferenças das naturezas dos acervos, dos conceitos, processos e metodologias. No período 2012-2013, além do exame de softwa-res, as discussões foram uma constante entre as áreas, além das questões da tecnologia da informação. Desse modo, os arquivos apresentavam uma gama de requisitos especiais que atendessem questões tais como: tamanho ilimitado do registro, hierarquia na apresentação das informações no registro, relacionamento entre registros etc.

O processo de estudo e análise oportunizou mais ainda a percepção das especificidades das áreas, a discussão frutífera, o consenso e a adequação conciliatória, tendo sempre em vista me-lhor representar a informação e facilitar o acesso. Objetivos foram assim compartilhados, contudo, buscando-se respeitar a natureza de cada tipo de acervo e princípios metodológicos, demandando adequação dos sistemas e maior customização. O trabalho, ainda em curso, vem se constituindo uma experiência interdisciplinar.

A interdisciplinaridade e suas formas derivadas foram con-ceituadas por Dahlberg (1994 apud Souza, 2012, p. 112), como:

Interdisciplinaridade - se efetiva quando a disciplina é estu-dada sob o aspecto de mais de uma disciplina.Transdisciplinaridade - quando um método de um campo do conhecimento é aplicado em outro campo, de maneira formal, ou por orientação intelectual. Multidisciplinaridade - caracteriza-se quando um determi-nado assunto é estudado sob o ponto de vista de outros campos do conhecimento, a fim de encontrar métodos para superar problemas. Pluridisciplinaridade - se manifesta quando certa proprieda-de é investigada por diferentes campos do conhecimento. Sindisciplinaridade - ocorre quando determinado assunto é estudado por um número de disciplinas atuando em con-junto, formando uma “síntese”.Portanto, no segundo semestre de 2013, o novo sistema de bases de dados SophiA Biblioteca foi instalado (fig. 3) e as bases de dados migradas, iniciando-se uma nova ex-periência de convivência das bases integradas e, assim, não mais dissociadas. As antigas bases de autoridade foram convertidas em tabelas integradas que permitem o seu uso no momento da elaboração dos registros, evitando-se erros de digitação, bem como a busca de registros bibliográficos nos quais há incidência dos termos em questão.

Fig. 3 - Sistema de bases de dados dos acervos da FCRB


A seguir são apresentadas as principais funcionalidades requeridas para o novo sistema de gestão de bases de dados:

Recursos de informática e comunicações (compartilhados em sua totalidade):Requisitos Funcionais;Requisitos Não Funcionais;Software Básico;Rede de Comunicações;Outros requisitos não funcionais;Requisitos de Implementação.Pesquisas e recuperação de informações (parcialmente compartilhados e customizados):Requisitos gerais;Visualização de resultados;Serviços, Produtos e Relatórios.Circulação do acervo (até o momento, compartilhados):Requisitos gerais;Cadastramento de Usuários;Empréstimos, Devoluções e Renovações de Publicações;Reservas;Carta-cobrança e outros Relatórios.Processamento Técnico (parcialmente compartilhados e customizados):Requisitos gerais;Periódicos;Intercâmbio e Duplicatas;Bases – Documentos bibliográficos;Bases – Documentos arquivísticos;Base de Autoridades.

Durante o período inicial de customização, algumas ques-tões foram percebidas e, por demandarem atendimento especial às especificidades da descrição arquivística, foi necessário se dis-tinguir campos e/ou subcampos, bloqueio de acesso em relação a alguma informação de caráter interno, criação de nova coluna para visualização de campo no modo staff, além da apresentação hie-rárquica dos registros. De fato, o processo de adequação e ajustes é contínuo e exige permanente discussão entre as áreas, já que as alterações contribuem e impactam a todas e podem melhorar ou prejudicar alguma funcionalidade em relação aos seus critérios.

Em breve, o tempo dirá se nossas opções foram as melho-res ou se discutiremos uma futura mudança estratégica, quanto a mantermos as bases de dados integradas em sua origem ou sepa-rá-las, mantendo apenas integradas as funcionalidades de busca.

ReferênciaSOUZA, R. F. Universo de ciência e tecnologia: organização e

representação em classificações do conhecimento. Tendências da Pes-quisa Brasileira em Ciência da Informação, v. 5, p. 112, 2012.

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