25707 Auditoria Financeira c Formador

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104Introduo ao e-learning


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Todas as marcas ou nomes de empresa referidos neste manual servem nica e exclusivamente propsitos pedaggicos e nunca devem

ser considerados infraco propriedade intelectual de qualquer dos proprietrios.

GOVERNODA REPBLICA PORTUGUESA

Ficha Tcnica

Tt u lo : Auditoria Financeira e Controlo Interno

A u t o r : Paulo Correia

E d i t o r : Companhia Prpria Formao e Consultoria, Lda.

Edifcio World Trade Center, Avenida do Brasil, n. 1 - 2., 1749 008 LISBOA

Tel: 217 923 811; Fax: 217 923 812/ 3701

www.companhiapropria.pt

[email protected]

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En t i d a d e s Pr om o t o r a s e A p o i o s : Companhia Prpria Formao e Consultoria Lda e Programa OperacionalEmprego, Formao e Desenvolvimento Social (POEFDS), co-financiado peloEstado Portugus e pela Unio Europeia, atravs do Fundo Social Europeu.

Ministrio da Segurana Social e do Trabalho.

Co o r d e n a d o r : Ana Pinheiro e Lus Ferreira

Equ ip a Tcn ica : SBI Consulting Consultoria de Gesto, SA

Avenida 5 de Outubro, n. 10 8. andar, 1050 056 LISBOA

Tel: 213 505 128; Fax: 213 143 492

www.sbi-consulting.com

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Rev i so , Pr o j ec t o Gr f i c o ,

De s ig n e Pa g i n ao: e-Ventos CDACE

Plo Tecnolgico de Lisboa, Lote 1 Edifcio CID

Estradado Pao do Lumiar, 1600 546 LISBOA

Tel: 217 101 141; Fax: 217 101 103

[email protected]

Companhia Prpria Formao & Consultoria, Lda, 2004, 1. edio

Manual subsidiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus


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Auditoria Financeira

Companhia Prpria Formao & Consultoria, Lda 2

ndice

NDICE 2

ENQUADRAMENTO 6

REA PROFISSIONAL 6

CURSO/ SADA PROFISSIONAL 7

NVEL DE FORMAO/ QUALIFICAO 7

COMPONENTE DE FORMAO 7

UNIDADES DE FORMAO 8

CONTEDOS TEMTICOS 8

OBJECTIVOS GLOBAIS 10

PR-REQUISITOS 11

PERFIL DO FORMADOR 11

CONJUNTO DE INSTRUMENTOS DE AVALIAO 11

ORIENTAES METODOLGICAS 12

PLANIFICAO TEMTICA 12

1 O CONCEITO DE AUDITORIA 15

AUDITORIA 15

2 PRINCPIOS E CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE AUDITORIA 17

PRINCPIOS CONTABILSTICOS GERALMENTE ACEITES 17

EFICINCIA DO CONTROLO 19


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3 OBJECTIVOS, CONCEITOS E TCNICAS 22

O QUE SE ESPERA DO TRABALHO DOS AUDITORES 22

PROCEDIMENTOS GERAIS DE AUDITORIA 23

O RISCO EM AUDITORIA 28

4 CONTROLO INTERNO 30

O CONCEITO DE CONTROLO INTERNO 30

OS PROCEDIMENTOS DO CONTROLO INTERNO 32

4.1 REA DE CAIXA E DEPSITOS BANCRIOS 334.2 REA DE VENDAS E OUTRAS OPERAES COM CLIENTES 35

4.3 REA DE COMPRAS E OUTRAS OPERAES COM FORNECEDORES 39

4.4 REA DE CUSTOS E OPERAES COM PESSOAL 43

4.5 REA DE EXISTNCIAS 47

4.6 REA DE IMOBILIZAES INCORPREAS E CUSTOS DIFERENCIADOS 53

4.7 REA DE MOBILIZAES CORPREAS 54

4.8 REA DE INVESTIMENTOS FINANCEIROS 57

4.9 REA DE EMPRSTIMOS OBTIDOS 58

LIMITAES DO CONTROLO INTERNO 59

5 METODOLOGIAS DE AVALIAO DO CONTROLO INTERNO 62

AVALIAO PRELIMINAR DO RISCO DE CONTROLO 62

COMPREENSO DOS SISTEMAS CONTABILSTICO E DE CONTROLOINTERNO 63

TESTES DE CONTROLO 66

RELATRIOCOMSUGESTES 67


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6 PAPIS DE TRABALHO 69

6.1 DOSSIER PERMANENTE 71

6.2 DOSSIER CORRENTE 71

7 AUDITORIA S REAS OPERACIONAIS 73

REA DE IMOBILIZAES INCORPREAS 73

REA DE IMOBILIZAES CORPREAS 75

REA DE INVESTIMENTOS FINANCEIROS 76

REA DE EXISTNCIAS 79

REA DE VENDAS E CONTAS A RECEBER 81

REA DE DISPONIBILIDADES 83

REA DE CAPITAL PRPRIO 84

REA PROVISES E DIFERIMENTOS 85

REA EMPRSTIMOS OBTIDOS 88

REA DE COMPRAS E CONTAS A PAGAR 89

REA DE IMPOSTOS 91

8 PREVENO E DETECO DE FRAUDES E ERROS 94

FRAUDE E ERRO 94

PROTECO CONTRA A FRAUDE 96

9 CONCEITO DE VALUE FOR MONEY 100

VALUE FOR MONEY 100

DETERMINAO DO VALUE FOR MONEY 101

OBTER UM BOM VALUE FOR MONEY 102


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VANTAGENS DO VALUE FOR MONEY 102

10 DA AUDITORIA FINANCEIRA AUDITORIA DE GESTO 105

A NECESSIDADE DE INFORMAO FINANCEIRA CREDVEL 105

OUTROS TIPOS DE AUDITORIA 106

10.1 AUDITORIA INTERNA 106

10.2 AUDITORIA OPERACIONAL 107

10.3 AUDITORIA DE GESTO 108

11 ENUNCIADOS DOS EXERCCIOS DE APLICAO 109

12 EXERCCIO COMPLEMENTAR 126

13 EXERCCIO DE AVALIAO / CONSOLIDAO 131

14 RESOLUO DOS EXERCCIOS 138

15 RESOLUO DOS EXERCCIOS DE APLICAO 147

16 RESOLUO DO EXERCCIO COMPLEMENTAR 187

17 RESOLUO DO EXERCCIO DE AVALIAO / CONSOLIDAO 199

18 DIAPOSITIVOS 211

19 BIBLIOGRAFIA 278


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Enquadramento

O presente manual tem como propsito primeiro o acompanhamento docurso de formao profissional em Auditoria Financeira e ControloInterno. Por outro lado, permite a qualquer interessado nos conceitos etcnicas relacionados com a implementao e desenvolvimento desistemas de auditoria nas empresas, um guia fivel e de acesso clere aum conjunto de metodologias a considerar na definio deste tipo desistemas. Assim, pretende fornecer uma viso abrangente dos objectivos,dificuldades e valncias inerentes aplicao de uma ferramentaadministrativa e financeira de primordial importncia na gestoempresarial moderna.

Em sntese, o manual de Auditoria Financeira e Controlo Interno permiteuma introduo simples aos conceitos e tcnicas fundamentais para oexerccio da profisso de auditor.

REA PROFISSIONAL

Este manual enquadra-se na rea profissional de Organizao e Gestode Empresas, e visa familiarizar os alunos com os conceitos e tcnicas deauditoria financeira e controlo interno, sensibilizando-os para aimportncia e o papel da auditoria nas organizaes.

Este manual foi especialmente concebido para todos os executivos,quadros dirigentes, empresrios, gestores funcionais e tcnicos, quedesenvolvem a sua actividade nas diversas reas funcionais da empresa(finanas e contabilidade, gesto global, aprovisionamentos, produo elogstica, comercial e marketing, recursos humanos, investigao e

desenvolvimento, informtica, etc.) e de qualquer sector de actividade. particularmente atraente para todos os profissionais que tm um forterelacionamento com a gesto e que so utilizadores da informaoproduzida pela contabilidade.


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CURSO/ SADA PROFISSIONAL

O objectivo deste curso consiste em proporcionar aos participantesconhecimentos e ferramentas de auditoria financeira que lhes permitagarantir a fiabilidade e a no futuro a prtica de funes de auditoria eanlise contabilstica das organizaes.

Este curso destina-se essencialmente a profissionais especialistas nasreas de Contabilidade e Finanas, que desenvolvem ou venham adesenvolver a sua actividade em reas financeiras das empresas.

O curso est orientado em contedos e metodologia especialmente paraGestores e Quadros de Pequenas e Mdias Empresas bem como paraProfissionais Liberais.

No que respeita empregabilidade, o formando do curso poderdesempenhar funes de auditoria externa em auditoras ou desenvolvera actividade em qualquer organizao numa vertente de auditoriainterna. Apesar de o curso incidir no domnio financeiro, poder constituirum interessante complemento para outros tipos de auditoria (qualidade,recursos humanos, etc.).

Todos os participantes podero reunir competncias no mbito desta reae obter sadas profissionais a desempenhar funes de AuditorContabilstico, Auditor Financeiro, Tcnico de Auditoria.

NVEL DE FORMAO/ QUALIFICAO

Podero frequentar as aces de formao apoiadas neste manual,indivduos com qualificaes de nvel IV e V, independentemente da reavocacional, cumprindo no entanto um conjunto de pr-requisitos emtermos de conhecimentos de gesto de empresas.

COMPONENTE DE FORMAO

Atravs deste manual podero ser leccionados cursos como:

Auditoria Financeira e Controlo Financeiro

Controlo Interno na Actividade Empresarial

A Formao a decorrer, tendo este manual como auxiliar, pretende criarcompetncias ao nvel da percepo do conjunto de instrumentos bsicos


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para a preparao e elaborao de auditorias externas e internas emempresas e outros organismos.

UNIDADES DE FORMAO

Fundamentos de Auditoria (1 hora)

Controlo Interno e Metodologias de Avaliao (15 horas)

Papis de Trabalho (1 hora)

Auditoria s reas Funcionais (25 horas)

Preveno e Deteco de Erros e Fraudes (1 hora)

Value for Money(1 hora)

Da Auditoria Financeira Auditoria de Gesto (1 hora)

CONTEDOS TEMTICOS

Princpios e Conceitos Fundamentais de Auditoria:

Princpios e Conceitos Fundamentais de Auditoria;

Eficincia do Controlo.

Objectivos, Conceitos e Tcnicas:

O que se espera dos Auditores;

Procedimentos Gerais de Auditoria;

O Risco em Auditoria.

Controlo Interno:

O Conceito de Controlo Interno;

Os Procedimentos de Controlo Interno;

Limitaes do Controlo Interno.


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Metodologias de Controlo Interno:

Avaliao Preliminar do Risco de Controlo;

Compreenso dos Sistemas Contabilstico e de ControloInterno;

Relatrio com Sugestes.

Papis de Trabalho:

Papis de Trabalho;

Auditoria s reas Operacionais;

rea de Imobilizaes Incorpreas;

rea de Imobilizaes Corpreas;

rea de Investimentos Financeiros;

rea de Existncias;

rea de Vendas e Contas a Receber;

rea de Disponibilidades;

rea de Capital Prprio;

rea de Acrscimos e Diferimentos;

rea de Emprstimos Obtidos;

rea de Compras e Contas a Pagar;

rea de Impostos.

Preveno e Deteco de Fraudes e Erros

Value for Money:

O Conceito de Value for Money;

Determinao do Value for Money;

Obter um bom Value for Money;

Vantagens do Value for Money.


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Da Auditoria Financeira Auditoria de Gesto:

A Necessidade de Informao Financeira Credvel

Outros Tipos de Auditoria

OBJECTIVOS GLOBAIS

No final da formao, o formando deve estar apto a:

Compreender a importncia dos fundamentos e princpios deauditoria;

Perceber a utilidade da auditoria na gesto das organizaes;

Dominar os conceitos e tcnicas de auditoria;

Compreender o risco de auditoria;

Reconhecer o controlo interno como uma ferramenta de extremaimportncia na fiabilidade da informao financeira;

Dominar os procedimentos do controlo interno no que respeita a cadarea operacional da empresa;

Reconhecer as dificuldades inerentes implementao de um sistemade controlo interno;

Avaliar o sistema de controlo interno de uma empresa;

Perceber os objectivos, riscos e procedimentos de uma auditoria sreas funcionais, e conceber os documentos demonstrativos dotrabalho efectuado;

Conhecer e aplicar as medidas de preveno e deteco de prticaserrneas e fraudulentas no domnio do registo contabilstico;

Assimilar o conceito de Value for Money na prtica da auditoria econtrolo interno;

Apurar a importncia da auditoria de gesto enquanto extenso daauditoria financeira e da auditoria operacional.


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PR-REQUISITOS

Para frequentar uma aco auxiliada por este manual, deve ser colocado

como pr-requisito o domnio dos conceitos bsicos de FinanasEmpresariais, nomeadamente ao nvel da Contabilidade Financeira,Anlise Financeira e Fiscalidade.

PERFIL DO FORMADOR

O Formador que ir monitorizar uma aco decorrente deste manualdever possuir:

Certificao ou comprovada experincia em ContabilidadeFinanceira, Auditoria Financeira ou Reviso de Contas;

Conhecimento aprofundado e comprovado das normas,procedimentos e tcnicas de Auditoria.

CONJUNTO DE INSTRUMENTOS DE AVALIAO

Os critrios de avaliao mais significativos para esta formao so:

Assiduidade e Pontualidade;

Assertividade;

Interesse demonstrado;

Conhecimentos Adquiridos.

Conhecimentos integrados no seu desempenho profissional. Esta ilaopoder ser:

Qualitativa, efectuada atravs de:

Trabalhos de Grupo;

Participao;

Respostas (Mtodo Interrogativo).

Quantitativa, efectuada atravs de:


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Testes;

Trabalhos prticos individuais;

Resoluo da Totalidade de Actividades / Exerccios.

ORIENTAES METODOLGICAS

Prope-se que seja sempre privilegiado o mtodo interrogativo aomtodo expositivo, de forma a envolver todos os participantes naformao.

Entendemos o mtodo expositivo como aquele em que a comunicao

unidireccional e no se motiva a participao dos formandos.Entendemos mtodo interrogativo como aquele em que existe uma trocade perguntas e respostas entre a audincia e o formador.

PLANIFICAO TEMTICA

Contedos Objectivos Gerais

1. O Conceito de Auditoria1.1. Auditoria

Conhecer a origem da Auditoria Definir Auditoria

2. Princpios e Conceitos Fundamentaisde Auditoria2.1. Princpios Contabilsticos

Geralmente Aceites2.2. Eficincia do Controle

Perceber a importncia danormalizao contabilstica

Reconhecer as implicaes dosPCGA nos registos contabilsticos

Inteirar-se do mbito de actuao dosauditores

3. Objectivos, Conceitos e Tcnicas

3.1. O que se espera do Trabalho dosAuditores

3.2. Procedimentos Gerais deAuditoria

3.3. O Risco em Auditoria

Conhecer algumas das funes do

auditor Classificar os procedimentos comuns

de auditoria Perceber e interpretar os diversos

tipos e origens de risco no trabalho deauditoria

4. Controlo Interno Definir controlo interno


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4.1. O Conceito de Controlo Interno4.2. Os Procedimentos de Controlo

Interno

4.3. Limitaes do Controlo Interno

Conhecer os elementos a observarpara a implementao de um sistemade controlo interno

Distinguir controlo internoAdministrativo de controlo internocontabilstico

Compreender a utilidade dosprocedimentos de controlo internopara as empresas

Conhecer os procedimentos osdiferentes aspectos de cada rea dopatrimnio da empresa.

Identificar as principais limitaes implementao de um sistema de

controlo interno

5. Metodologias de Avaliao doControlo Interno5.1. Avaliao Preliminar do Risco de

Controlo5.2. Compreender os Sistemas

Contabilstico e de ControloInterno

5.3. Testes de Controlo5.4. Relatrios com Sugestes

Dominar o conceito de risco decontrolo

Identificar e compreender as formasde verificao dos sistemascontabilstico e de controlo interno

Perceber a relevncia dos testes decontrolo

Compreender os aspectos amencionar nos relatrios com

sugestes

6. Papis de Trabalho6.1. Papis de Trabalho

Compreender a importncia daconcepo e utilizao dedocumentos de trabalho em auditoria

Distinguir dossier permanente dedossier corrente

7. Auditoria s reas Operacionais7.1. rea de Imobilizaes

Incorpreas

7.2. rea de Imobilizaes Corpreas7.3. rea de InvestimentosFinanceiros

7.4. rea de Existncias7.5. rea de Vendas e Contas a

Receber7.6. rea de Disponibilidades7.7. rea de Capital Prprio

Compreender os objectivos deauditoria para cada rea operacional

Identificar os riscos e problemas

potenciais inerentes a cada rea Conhecer os procedimentos a

efectuar para cada rea


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7.8. rea de Provises e Diferimentos7.9. rea de Emprstimos Obtidos7.10. rea de Compras e Contas

a Pagar7.11. rea de Impostos

8. Preveno e Deteco de Fraudes eErros8.1. Fraude e Erro8.2. Proteco contra a Fraude

Distinguir fraude de erro Identificar os tipos de fraude comuns

passveis de ocorrncia nasdemonstraes financeiras

Conhecer os meios e mecanismos depreveno da ocorrncia da fraude

9. Conceito de Value For Money9.1. Value for Money9.2. Determinao do Value for Money9.3. A Obteno de um bom Value for

Money9.4. Vantagens do Value for Money

Definir o conceito value for money O value for moneye os 3 E Conhecer os instrumentos para

determinar o value for money Compreender as polticas para um

value for moneyelevado Enumerar as vantagens do value for

money

10. Da Auditoria Financeira Auditoria deGesto10.1. A Necessidade de Informao

Financeira Credvel10.2. Outros Tipos de Auditoria

Compreender a importncia dacredibilidade da informao financeiraproduzida

Perceber a relevncia daindependncia do auditor

Distinguir auditoria interna, auditoriaoperacional e auditoria de gesto


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1O Conceito de Auditoria

OBJECTIVOS E CONTEDOS DO CAPTULO

O presente captulo reveste um cariz introdutrio pretendendo acompreenso pelo formando da gnese e relevncia do significado doconceito de auditoria e a sua implicao na gesto.

AUDITORIA

Etimologicamente a palavra auditoria tem a sua origem no verbo latinoaudire, que significa ouvir, e que conduziu criao da palavraauditor (do latim auditore) como sendo aquele que ouve. Isto pelofacto de nos primrdios da auditoria os auditores tirarem as suasconcluses fundamentalmente com base nas informaes verbais quelhes eram transmitidas.

Actualmente atribui-se auditoria um conjunto mais alargado deimportantes funes, abrangendo todo o organismo da empresa e dos

seus rgos de gesto, com a finalidade de efectuar crticas e emitiropinies sobre as situaes patrimoniais e sobre os resultados de ambos.

Mas afinal, o que a auditoria? Veja-se a este respeito algumasdefinies clssicas do termo:


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A auditoria o exame de demonstraes e registos administrativos emque o auditor observa a exactido, integridade e autenticidade de tais

demonstraes, registos e documentos.

Holmes

A auditoria o exame dos livros contabilsticos, comprovativos e demaisregistos de um organismo (...) com o objectivo de averiguar a correco

ou incorreco dos registos e expressar opinio sobre os documentos

analisados, comummente em forma de certificao.

Arthur Hanson

Em Portugal, Joaquim Ral e Jorge Seoane definem auditoria como areviso sistemtica dos registos contabilsticos de uma empresa ou

organismo econmico de qualquer tipo, envolvendo:

A verificao da exactido das operaes;

O exame dos comprovativos para estabelecer a sua

autenticidade e devida autorizao;

A exactido do dirio e da classificao de contas;

A manuteno de princpios sos e cientficos.

Concluindo, auditoria um exame das contas, relatrios, projectos,

obras, ou qualquer outra situao auditvel, bem como de toda adocumentao de suporte; realizado em conformidade com determinadasnormas, mtodos, procedimentos e princpios geralmente reconhecidos eaceites; por um profissional qualificado e independente, com qualificaotcnica e profissional, independncia fsica, hierrquica e mental; com oobjectivo de expressar a sua opinio sobre a correco, a clareza e asuficincia das situaes e documentos objecto de anlise.

BIBLIOGRAFIA ACONSELHADA

ALMEIDA, MARCELO CAVALCANTI, Auditoria Contbil: teoria eprtica, Atlas, Lisboa, 1996.

ARENS, ALVIN A., LOEBBECKE, JAMES K., Auditing, 7 Edio,Prentice Hall, New Jersey, 1997

COSTA, CARLOS BAPTISTA DA, Auditoria Financeira: teoria eprtica, Rei dos Livros, Lisboa, 2000.


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2Princpios e Conceitos

Fundamentais de AuditoriaPrincpios Contabilsticos Geralmente Aceites


Este captulo procura a sensibilizao do formando para a questo danormalizao contabilstica e da actuao do auditor, incidindo na

abordagem dos princpios contabilsticos geralmente aceites. No mbitoda actuao do auditor, introduzida a noo de eficincia do controlo nodesenvolvimento da sua actividade.

PRINCPIOS CONTABILSTICOS GERALMENTE ACEITES

Sendo o objectivo primordial de uma auditoria a verificao da fiabilidadee relevncia da informao patrimonial constante nas demonstraes

financeiras, e que seja normalizada com as demais empresas, estodefinidas regras basilares que permitem a obteno de uma imagemverdadeira e apropriada da situao financeira da empresa - os PrincpiosContabilsticos Geralmente Aceites.

Os Princpios Contabilsticos Geralmente Aceites so um conjunto denormas que balizam a preparao das demonstraes financeiras porparte dos contabilistas. Constituem portanto, um elenco de elementosdisciplinadores do registo e mensurao dos factos contabilsticos, bem


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como um conjunto de regras respeitantes forma de apresentao dasdemonstraes financeiras.

Um dos aspectos mais importantes na implementao dos Princpios

Contabilsticos Geralmente Aceites na actividade contabilstica reside naharmonizao da informao financeira produzida pelas empresas. Estaharmonizao permite uma uniformizao dos critrios a adoptar aelaborao das demonstraes financeiras, e por conseguinte, umacomparao estatstica entre as diversas empresas do mesmo sector,regio, dimenso, forma jurdica, etc.

A harmonizao contabilstica uma preocupao de todos osorganismos tutelares de mecanismos e mtodos de controlo e fiscalizaoda actividade econmica. A nvel internacional podem ser nomeados:

Comisso Europeia (4 e 7 Directivas)

IASC International Accounting Standards Comitte

OCDE Organizao de Cooperao e DesenvolvimentoEconmico

Unio Europeia de Peritos Contabilsticos

PRINCPIOS CONTABILSTICOS GERALMENTE ACEITES

1. Da continuidade

A empresa uma entidade que desenvolve a sua actividade de modocontnuo, tendo uma durao ilimitada. No tem como objectivos arespectiva liquidao ou a reduo significativa do volume das suasoperaes.

2. Da consistncia

As polticas contabilsticas de uma empresa perpetuam-se de um

exerccio para o outro. Se houver alguma alterao materialmenterelevante, ter de ser referida de acordo com o anexo (nota 1).

3. Da especializao (ou do acrscimo)

Reconhecimento dos proveitos e os custos quando obtidos ou incorridos,independentemente do seu recebimento ou pagamento. Devem serincludos nas demonstraes financeiras dos perodos a que respeitam.


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4. Do custo histrico

Os registos contabilsticos devem basear-se em custos de aquisio ou deproduo, em valores nominais ou constantes.

5. Da prudncia

Possibilidade de integrao nas contas um grau de precauo mediante arealizao de estimativas exigidas em condies de incerteza sem, noentanto, permitir a criao de reservas ocultas ou provises excessivasou a deliberada quantificao de activos e proveitos por defeito ou depassivos e custos por excesso.

6. Da substncia sobre a forma

Contabilizao das operaes de acordo com a substncia e a realidadefinanceira, no as subjugando sua forma legal.

7. Da materialidade

As demonstraes financeiras devem evidenciar todos os elementos quesejam relevantes e que possam afectar avaliaes ou decises pelosutentes interessados.

8. Da no compensao

Separao dos elementos das rubricas do activo e do passivo (balano),

dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstrao deresultados), no havendo lugar a encontro de saldos.

9. Da correspondncia de Balanos Sucessivos

O balano de abertura de exerccio tem de apresentar os mesmos saldosque o balano de encerramento do exerccio anterior.

10. Da Recuperao do Custo das Existncias

As existncias finais no devem apresentar-se no Balano por um valorque no possa ser recuperado com a sua alienao. (Deriva do Princpio

da Prudncia)

EFICINCIA DO CONTROLO

O auditor, no desempenho da sua actividade, deve garantir ocumprimento dos Princpios Contabilsticos Geralmente Aceites. Para tal,dever estabelecer mecanismos de actuao em diversos aspectos:


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Organizao

Procedimentos Normativos

Registos e Relatrios

Auditoria Interna

...

A eficincia do Controlo deriva da qualidade dos meios humanos,materiais e metodolgicos empregues na actividade de auditoria, bemcomo da eficiente aplicao das normas tcnicas da contabilidade.

O trabalho de auditoria, enquanto actividade a desenvolver emcolaborao e cooperao (pessoal e institucional), implica uma correctaaplicao de processos organizacionais e de relaes humanas, por formaa garantir melhores resultados.

EXERCCIO 2.1

O auditor, no desempenho da sua actividade, deve garantir ocumprimento dos Princpios Contabilsticos Geralmente Aceites.

Comente a afirmao.

EXERCCIO 2.2

Um imvel arrendado encontra-se contabilizado na conta deinvestimentos financeiros. Identifique o princpio contabilstico subjacentea este registo.

EXERCCIO 2.3

Um cliente encontra-se em processo de falncia. A empresa constituiuuma proviso para clientes de cobrana duvidosa. Identifique o princpiocontabilstico subjacente a este registo.


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Plano Oficial de Contabilidade

Borges, Antnio et al; Elementos de Contabilidade Geral;Lisboa; 2002

Costa, Carlos Baptista da; Auditoria Financeira: teoria eprtica; Lisboa; 2000

L I N K S DE INTERESSE

www.cnc.min-financas.pt

www.ifac.org

www.iasb.org.uk


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3Objectivos, Conceitos e Tcnicas


Este captulo tem o propsito de familiarizar os participantes com algunsconceitos, termos e tcnicas comuns nos trabalhos de auditoria, quesero referidos amide ao longo dos captulos seguintes. Para permitiruma rpida consulta e fcil memorizao, optou-se por umaapresentao sob a forma de tpicos.

O QUE SE ESPERA DO TRABALHO DOS AUDITORES

Emisso de parecer sobre as contas, como garante da qualidadeda informao financeira;

Estudo e avaliao dos principais sistemas contabilsticos e decontrolo em utilizao na empresa auditada;

Identificao dos pontos fracos e proposta de medidas decorreco adequadas;

Assistncia fiscal, de forma a garantir a preveno de

incumprimentos e o planeamento de medidas adequadas emtermos de gesto da poltica fiscal da empresa;

Assistncia gesto, permitindo um acompanhamentosistemtico dos resultados peridicos e mecanismos de alertaatempados sobre a evoluo dos negcios;

Apoio a decises de carcter estratgico a adoptar pela gesto(aquisies, fuses, vendas, etc);


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Apoio a medidas de reorganizao interna que a gesto pretendaadoptar;

Exerccio de uma funo dissuasora e pedaggica sobre os

elementos da organizao.

PROCEDIMENTOS GERAIS DE AUDITORIA

Consistem em mtodos e tcnicas utilizados pelo auditor para arealizao do seu trabalho:

Entrevistas

Quem entrevistar? Qual a pessoa que detm a informaopretendida?

O que se deseja saber? esboo prvio dos aspectos essenciais aesclarecer;

Qual o melhor local para realizar a entrevista? sugerir o localem funo da localizao da informao, do ambiente envolventee de outras condicionantes;

Quando realizar a entrevista? marcao con antecedncia,indicao dos assuntos, previso da durao;

Captar a confiana do entrevistado analisar a atitude doentrevistado (expectativa, receio, confiana, medo, hostilidade),descongelar atitudes negativas, fomentar atitudes decolaborao;

Procurar que a entrevista no seja demasiado longa, dado quecom o decurso do tempo, o auditor tende a dispersar a suaateno e capacidade de percepo da infomao, ao passo que oentrevistado pode aborrecer-se e fechar-se, limitando ainformao que pode dar;

Carcter objectivo e predominantemente tcnico:

Aps a fase inicial, os assuntos tm de assumir um carctertcnico;

Entrevistador no pode emitir opinies de carcter pessoal;


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Nem opinies valorativas sobre outros elementos daorganizao auditada.

Observao

Consiste na capacidade do auditor estar atento a tudo o que o rodeia naempresa, com o objectivo de avaliar como so aplicadas na prtica asfunes atribudas a cada pessoa e, em geral, como so cumpridos osnormativos em vigor. Deve-se ter em ateno alguns aspectos:

Seguir as diversas fases e circuitos de um documento ou deuma operao;

Apreciar os procedimentos de controlo adoptados;

Verificar as regras de segurana;Verificar a carga de trabalho dos empregados;

Apreciar a forma de organizao da documsntao;

Observar o nvel de arrumao das instalaes;

Estar atento ao modo como se fazem as conferncias.

O sucesso deste procedimento depende essencialmente da experinciadetida pelo auditor.

Embora seja um procedimento que no permite tirar conclusesdefinitivas, constitui um bom instrumento para a formao da opinio doauditor, sendo portanto, de extrema importncia para a eficincia dotrabalho de auditoria.

Inspeco

Consiste na verificao de bens ou documentos, no mbito do trabalho deauditoria. Os diversos tipos de inspeces agrupam-se sob dois conjuntosprincipais:

Inspeco fsica:

Identificar os bens;

Verificar a sua propriedade;


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Verificar a conformidade dos bens com os registoscontabilsticos e documentais de suporte;

Verificar o seu estado de uso e de depreciao;

Apreciar a valorizao que lhes est atribuda;

Avaliar a sua utilidade e potencial de utilizao face actividade da empresa.

Inspeco documental:

Verificar a autenticidade do documento;

Confirmar a regularidade processual, incluindo osantecedentes e os factos subsequentes;

Verificar a existncia de todos os elementos essenciaisexigidos ao documento;

Confirmar a adequao do registo contabilstico;

Avaliar a suficincia da documentao face s operaes emovimentos que lhe esto associados;

Analisar o significado da operao face actividade daempresa;

Apreciar a razoabilidade dos valores envolvidos.

Confronto

Consiste na comparao de toda e qualquer informao, dados ouregistos, desejavelmente com origem em fontes diferenciadas, com oobjectivo de analisar a sua razoabilidade.

A comparao pode ser feita em valores relativos, valores absolutos,relativamente a informaes ou a factos.

Quando se comparam valores, este procedimento permite indiciarevolues anmalas ou que carecem de justificao adicional,identificando-se, assim, procedimentos subsequentes a efectuar.Exemplos:

Valores reais Vs valores oramentados;

Valores do ano N Vs valores do ano N-1;


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Valores da empresa Vs valores mdios do sector;

Valores agregados Vs valores analticos.

Quando se confrontam relatos diferentes do mesmo facto ou informaesdiscordantes, pode estar em causa o conhecimento ou entendimento dasituao, ou pode-se estar perante uma tentativa de iludir o auditor.Exemplos:

Afirmao diferente do responsvel comercial e doresponsvel financeiro quanto ao prazo de recebimentospraticado;

Discordncia entre o relato dos factos e o suportedocumental que lhes est subjacente.

Anlise

Consiste na decomposio de movimentos, saldos e outros registoscontabilsticos, partindo dos elementos mais agregados para asinformaes mais detalhadas. fundamental que o auditor tenha emateno:

A identificao prvia dos objectivos;

Evitar anlises detalhadas sem perspectivas de resultadosrelevantes face aos objectivos definidos;

Esprito crtico face a caminhos errados;

Uma anlise sistemtica do value for money (relaocusto/benefcio) do trabalho realizado;

A possibilidade de surgirem outros elementos ouinformaes que possam ser relevantes para outras reas daauditoria;

A importncia de no se confiar no assunto que se est a

analisar.Confirmao

o processo de obteno de elementos de prova na empresa oudirectamente de terceiros, como forma de validar determinado saldo,facto ou informao.

Confirmao interna:


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Documentao emitida pela empresa. Exemplo: nota deencomenda para um fornecedor;

Documentao enviada por terceiros empresa.

Exemplo: factura de um fornecedor.

Confirmao externa:

Circularizaes, obtidas atravs de cartas ou circulares.Exemplo: resposta de um fornecedor a um pedido deconfirmao dos valores em dvida;

Certides obtidas atravs de requerimento. Exemplo:confirmao da propriedade de um imvel obtida junto daconservatria do registo predial.

A obteno de evidncia atravs de confirmao externa constitui,normalmente, um meio de prova merecedor de um grau de credibilidadesuperior ao da confirmao interna.

Conferncia

Consiste em verificar a exactido e correco dos saldos e das operaes.Deve-se ter em ateno que:

A existncia de prova de conferncia efectuada pela empresano constitui prova da exactido das operaes ou dos saldos;

A exactido da soma no garante a veracidade do contedodas parcelas;

A fita de mquina do cliente junto de um conjunto dedocumentos no constitui prova credvel para o auditorquanto sua veracidade e exactido;

A existncia de procedimentos informatizados no garante averacidade do processamento;

A correco de um processamento no constitui qualquergarante quanto fiabilidade dos inputs;

necessrio apreciar os elementos e documentao desuporte.


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O RISCO EM AUDITORIA

Risco profissional

A credibilidade e a competncia so caractersticas fundamentais doauditor. Qualquer erro evidenciado no relatrio de auditoria potencia umaimagem negativa em relao ao trabalho desenvolvido e ao prprioauditor.

Risco de servio ao cliente

O cliente cria expectativas muito fortes quanto qualidade e rigor dotrabalho desenvolvido. Existe uma carga de compromisso muito forte porparte do auditor em relao ao cliente.

Risco de auditoria

Possibilidade de ocorrncia de erros ou irregularidades significativas aonvel das demonstraes financeiras, ou de qualquer outra situaoobjecto de auditoria, que no sejam detectadas no decurso do trabalhodesenvolvido. Engloba trs nveis de risco:

Risco inerente consiste na susceptibilidade de asdemonstraes financeiras conterem erros ou irregularidades

significativas, assumindo que no existe estrutura, polticas eprocedimentos de controlo interno institudos;

Risco de controlo consiste na possibilidade de os sistemas eprocedimentos de controlo interno falharem na preveno oudeteco, em tempo til, de erros ou irregularidadessignificativos;

Risco de deteco consiste na eventualidade de osprocedimentos de auditoria falharem na identificao deeventuais erros ou irregularidades relevantes patentes nas

demonstraes financeiras


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EXERCCIO 3.1

Enuncie quatro dos resultados esperados do trabalho dos auditores.

EXERCCIO 3.2

Estabelea uma relao entre os diversos tipos de risco de auditoria.


Costa, Carlos Baptista da; Auditoria Financeira: teoria eprtica; Lisboa; 2000

IFAC, Handbook of International Auditing, Assurance, and EthicsPronouncements, 2003

LINKS DE INTERESSE

www.ifac.org/Guidance/

www.oroc.pt


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4Controlo Interno


O presente captulo apresenta o conceito de controlo interno, seusprocedimentos e limitaes, procurando conferir ao formando ascompetncias necessrias para o desenvolvimento e implementao deum sistema de controlo interno eficiente e til para as organizaes.

O CONCEITO DE CONTROLO INTERNO

O sistema de controlo interno essencial para o exerccio da actividadeoperacional de qualquer empresa, por mais pequena que seja. Por estemotivo, a implementao de um adequado sistema de controlo internoconstitui uma responsabilidade dos rgos de gesto das empresas.

Ao estabelecer um sistema de controlo interno, h que ter em linha deconta a definio de autoridade e delegao de poder, a segregao,separao e/ou diviso de funes, o controlo das operaes, anumerao dos documentos e a adopo de provas e confernciasindependentes.

Dentro de uma empresa a definio de autoridade e delegao de podervisa definir claramente as funes e as relaes hierrquicas de todo opessoal. Nas grandes empresas e nalgumas mdias empresas, taldefinio esquematizada num organograma e estabelecida num manualde descrio de funes, numa manual de polticas e procedimentoscontabilsticos e num manual de medidas de controlo interno; naspequenas empresas, pelo contrrio, deve ser bastante varivel e flexvel.


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A separao de funes refere-se convenincia de a funocontabilstica estar separada da funo operacional, de modo a que noseja possvel a uma mesma pessoa ter a seu cargo simultaneamente ocontrolo fsico de um activo e os registos que lhe so adstritos. Aplica-se

no s a pessoas de seces diferentes mas tambm a pessoas damesma seco e refere-se tambm convenincia de ningum serresponsvel por uma operao desde o seu incio at ao seu termo. Umaforma de atingir este objectivo promover uma rotao peridica dosempregados de cada seco entre si.

Por controlo de operaes entende-se essencialmente a sequncia comque decorrem, isto , o ciclo autorizao aprovao execuo registo custdia, de acordo com os critrios estabelecidos.

A numerao dos documentos (facturas, recibos, ordens de compra,

guias de entrada em armazm, listas ou tales de contagem, entreoutros) deve ser sequencial, pois que tal constitui um factor de controlobastante importante, dado que possibilita detectar quaisquer utilizaesinapropriadas dos mesmos. Alm disso deve existir um controlo numricode todos os documentos recebidos da tipografia de modo a que a suaentrada ao servio ocorra de forma sequencial.

A adopo de provas e conferncias independentes visa, por um ladoactuar sobre o sistema implementado e, por outro, sobre o trabalho quecada pessoa executa, de modo a obter-se o menor nmero de errospossvel.

De uma forma sinttica poder-se- dizer que um sistema de controlointerno consiste, fundamentalmente, num plano de organizaodestinado a cumprir, entre outros, com os seguintes objectivos:

Obter informao financeira atempada e fidedigna;

Proporcionar uma garantia razovel de que as transaces soautorizadas e executadas de acordo com a delegao decompetncias e segregao de funes existente dentro daorganizao;

Proporcionar o cumprimento de normas internamenteestabelecidas e das diversas disposies legais;

Permitir a realizao dos objectivos previamente definidos,utilizando da forma mais eficiente os recursos disponveis;

Proporcionar a salvaguarda dos activos da empresa;


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Prevenir e detectar eventuais erros e fraudes;

Permitir a responsabilizao dos diversos intervenientes noprocesso de organizao e gesto da empresa.

O American Institute of Certified Public Accountants(AICPA), caracterizao controlo interno em dois grandes tipos de controlo:

Controlo Interno Administrativo, que contm o plano deorganizao e os procedimentos e registos que se relacionamcom os processos de deciso. sobretudo um controlo sobrea eficincia e eficcia das reas operacionais, tendo apenasuma influncia indirecta nas demonstraes financeiras. Pelocontrrio, o

Controlo Interno Contabilstico tem grande influncia nasdemonstraes financeiras, podendo afectarsignificativamente os registos contabilsticos (econsequentemente as demonstaes financeiras finais), razopela qual deve merecer uma ateno muito especial quer porparte do auditor interno, quer, sobretudo, por parte doauditor externo. Especificamente, compreende o plano daorganizao e os registos e procedimentos que se relacionamcom a salvaguarda dos activos e com a confiana queinspiram os registos contabilsticos.

Os sistemas de controlo interno divergem, naturalmente, de empresapara empresa e muito significativamente entre uma grande e umapequena empresa. Empresas h em que a dimenso no permite umaadequada segregao de funes, nem a relao custo benefcio justificaa implementao dos sistemas considerados adequados.

OS PROCEDIMENTOS DO CONTROLO INTERNO

Estes procedimentos so susceptveis de serem aplicados em qualquerorganizao, e visam assegurar que:

Todas as transaces que devam ser registadas, o so defacto;

Eventuais transaces fictcias ou duplicadas no so includasnos registos;


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Os valores monetrios atribudos s transaces registadasso correctos;

As transaces so reflectidas nos registos do perodo

contabilstico adequado;

As transaces so adeqadamente classificadas do ponto devista contabilstico;

Todos os dbitos e crditos nos registos financeiros soadequadamente acumulados;

Seguidamente sero apresentados os procedimentos de controlo internogenricos relacionados com cada uma das reas do patrimnio daempresa (estruturadas com base nas contas do Plano Oficial de

Contabilidade P.O.C.).

4.1 rea de caixa e depsitos bancrios

PPPaaagggaaammmeeennntttooossseeemmmdddiiinnnhhheeeiiirrrooo

Os pagamentos normais a terceiros devem ser realizados atravs dosbancos (por cheque, transferncia bancria ou ordem permanente depagamento); apenas pequenos pagamentos podero ser efectuados emdinheiro, nomeadamente selos, transportes pblicos, txis, entre outros.

Para tal deve constituir-se um fundo fixo de caixa, o qual dever serreposto periodicamente (por exemplo, no final de cada semana ouquando o numerrio em caixa atinja um limite que se considere mnimo),e sempre no ltimo dia de cada ms.

Para cada pagamento, o responsvel pelo fundo deve constatar aautenticidade do documento de suporte e verificar se o mesmo foidevidamente aprovado, procedendo ao seu registo na folha de caixa.

No momento da reposio do fundo, deve emitir-se um chequenominativo, ordem do responsvel do fundo, pelo valor correspondenteaos documentos entretanto pagos. Ser ento nesse momento que essesdocumentos sero contabilizados nas respectivas contas de custos.


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PPPaaagggaaammmeeennntttooossspppooorrrccchhheeeqqquuueee

A emisso de cheques deve estar a cargo de um responsvel, o qual deve

manter um arquivo (cpia) de cada cheque emitido.

Todos os cheques devero ser emitidos nominativamente e cruzados.Cada cheque dever ser assinado normalmente por duas pessoas, apenasna presena dos respectivos documentos de suporte, previamenteconferidos e aprovados. Esses documentos de suporte devem sercarimbados com a meno PAGO, a fim de evitar que possam serapresentados para emisso de novo cheque.

PPPaaagggaaammmeeennntttooossspppooorrrtttrrraaannnsssfffeeerrrnnnccciiiaaabbbaaannncccrrriiiaaa

Este sistema apresenta as seguintes vantagens principais:

A ordem transferncia pode ser feita de forma padronizada(carta pr-impressa);

As pessoas que assinam a ordem de transferncia s tm deo fazer uma vez;

O lanamento a crdito da conta de depsitos ordem feitopelo total da transferncia, facilitando o processo dereconciliaes bancrias.

RRReeeccceeebbbiiimmmeeennntttooosss

Todas as importncias recebidas pela empresa devem ser diria eintegralmente depositadas nos bancos.

Relativamente a valores recebidos pelo correio, a correspondncia deverser aberta por empregado que no tenha quaisquer funes nas seces

de contabilidade e tesouraria. Alm do registo no livro dacorrespondncia recebida, deve ser emitida diariamente uma listagem devalores recebidos, indicando:

Nome do cliente, data e referncia da carta;

Nmero de cheque, banco sacado e respectivo valor; ou

Nmero do vale de correio e respectivo valor.


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No caso de cheques, devem os mesmos ser imediatamente cruzados (oua pr-lhes um carimbo de Vlido s para depsito ou Para levar em

conta.

A listagem de valores recebidos dever ser emitida em trs vias:

Original, para a tesouraria;

Duplicado, que acompanha o original e que se destina aser devolvido pessoa responsvel pela abertura docorreio, devidamente rubricada depois de terem sidoconferidos os valores enviados;

Triplicado, para o responsvel financeiro, a fim de omesmo poder verificar posteriormente se os valoresforam integralmente depositados no mesmo dia.

Aps a conferncia dos valores, dever preencher-se os respectivostales de depsito, cuja autenticidade deve ser posteriormente verificada.

O registo nas contas de razo (depsito ordem e clientes) poder serefectuado com base no duplicado do talo de depsito.

EEElllaaabbbooorrraaaooodddeeeRRReeecccooonnnccciiillliiiaaaeeesssBBBaaannncccrrriiiaaasss

Dever proceder-se mensalmente, por responsvel que no pertena seco de tesouraria e que no tenha acesso s contas-correntes (emtermos de registo contabilstico), reconciliao de todas as contas dedepsitos ordem.

Estas reconciliaes devem ser visadas pelo responsvel pelacontabilidade e/ou responsvel financeiro.

Os itens de reconciliao que apaream dois meses consecutivos na

reconciliao devero ser adequadamente investigados.

4.2 rea de vendas e outras operaes com clientes

Para a generalidade das empresas, as vendas a crdito constituem agrande maioria dos proveitos gerados no decurso da sua actividade


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operacional. Como consequncia desse facto, as dvidas a receber declientes representam frequentemente uma parcela significativa do activocirculante e at mesmo do activo total de muitas empresas.

AAAAAAppprrrooovvvaaaooodddaaaVVVeeennndddaaa

De um modo geral, uma venda tem origem num documento enviado pelocliente (nota de encomenda ou ordem de compra). No caso deencomendas pelo telefone, aconselhvel que o comprador confirmeposteriormente por escrito o pedido.

A aprovao da venda pode implicar os seguintes aspectos:

Constatao da existncia em armazm do artigo e dasquantidades encomendadas;

Confirmao da possibilidade de produo do artigo com ascaractersticas solicitadas pelo cliente;

Concesso de crdito.

Relativamente a esta ltima questo, tratando-se de cliente habitual,dever existir uma indicao devidamente aprovada do limite mximo decrdito a conceder ao cliente. Nesse caso a seco de crdito consulta aficha do cliente e verifica se as suas responsabilidades totais (contacorrente e letras, incluindo as j descontadas mas ainda no vencidas) seenquadram dentro dos limites de crdito. Ser tambm apropriadoconsultar o balancete de antiguidade de saldos, para concluir se o clientetem vindo a pagar dentro dos prazos normais que lhe so concedidos.

No caso de clientes novos, a encomenda s dever ser aprovada depoisde se obterem informaes comerciais do cliente em causa (obtidas juntode bancos ou de empresas especializadas).

A nota de encomenda / ordem de compra deve evidenciar as aprovaesde venda referidas em epgrafe.

DDDooocccuuummmeeennntttooosssrrreeelllaaaccciiiooonnnaaadddooossscccooommmaaavvveeennndddaaa

Aps a aprovao da venda, devem ser emitidos pela seco defacturao, de preferncia simultaneamente, os seguintes documentos:

Ordem de expedio original para o armazm e duplicadopara arquivo na facturao;


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Guia de remessa original para o cliente, acompanhando asmercadorias (dever ter um talo destacvel, no qual consteuma declarao a ser assinada pelo cliente, comprovando arecepo das mercadorias); duplicado acompanhando tambm

as mercadorias (para as entidades a quem compete afiscalizao do transporte de mercadorias); triplicado paraarquivo da facturao e quadruplicado para a contabilidade;

Factura original para o cliente e enviado por correio;duplicado para a seco de contabilidade, a fim de seremefectuados os registos nas contas correntes; triplicadoarquivado na seco de cobranas por data de vencimento epor ordem alfabtica de clientes, para controlo da respectivacobrana (no caso de ser emitido recibo em simultneo, estavia torna-se dispensvel) e quadruplicado para arquivo na

facturao.

O artigo 35 do Cdigo do IVA determina que as facturas devem seremitidas o mais tardar no 5 dia til aps o momento em que o imposto(IVA) devido, e que as mesmas devem ser datadas, numeradassequencialmente e conter os seguintes elementos:

Os nomes, firmas ou denominaes sociais e a sede oudomiclio do vendedor e do adquirente, bem como oscorrespondentes nmeros de identificao fiscal

A quantidade e denominao usual dos bens transmitidos oudos servios prestados, com especificao dos elementosnecessrios determinao da taxa aplicvel;

O preo, lquido de imposto, e os outros elementos includosno valor tributvel;

As taxas aplicveis e o montante de imposto devido;

O motivo justificativo da no aplicao de imposto, se forcaso disso.

Recibo existem dois procedimentos geralmente adoptados:

Emitir o recibo juntamente com a factura, ficando o mesmo guarda da seco de cobranas;e

Emitir o recibo s depois de efectuado o pagamento pelocliente.


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A segunda opo prefervel em muitas circunstncias, principalmentequando o cliente efectua pagamentos por conta, paga de urna s vezdiversas facturas, por vezes deduzidas de notas de crdito, ou solicita atitulao das dvidas. O recibo deve ser emitido pelo menos em triplicado,

sendo:

Original, para o cliente;

Duplicado, para anexar ao talo de depsito bancrio;

Triplicado, para arquivo da tesouraria, por ordem numrica.

Actualmente, assiste-se a uma tendncia para abandonar a emisso derecibos, sendo normalmente invocada a no obrigatoriedade fiscal. Asexigncias fiscais no podem, obviamente, deixar de ser tomadas em

considerao na definio de um sistema de controlo interno, mas ainexistncia de tal obrigao no deve servir para justificar a noadopo dos procedimentos que se considerem necessrios a tal controlo.

OOOcccooonnntttrrrooolllooodddaaassscccooonnntttaaassseeettttttuuulllooosssaaarrreeeccceeebbbeeerrr

O controlo das contas e ttulos a receber feito geralmente atravs defichas individuais por cliente, de acordo com as respectivas contas(corrente, ttulos a receber).

No final de cada ms h que elaborar balancetes de todas as contassubsidirias das contas de clientes e outros devedores. O somatrio dosbalancetes das contas subsidirias deve coincidir com o saldo da contaprincipal, devendo as eventuais divergncias ser investigadas eprontamente regularizadas.

Periodicamente, devem ser enviados aos clientes pedidos de confirmaode saldos, incluindo a respectiva decomposio. Este trabalho deve serfeito por algum que no exera funes relacionadas com cobranas,tesouraria e contas correntes.

Deve preparar-se mensalmente um balancete de clientes por antiguidadede saldos, de forma a detectar os clientes que se vo atrasando nopagamento (seco de cobranas), para planear o fluxo de recebimentosa curto prazo (tesouraria) e para anlise e clculo das provises paracobranas duvidosas (contabilidade).


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A emisso de notas de crdito sujeita-se a ser sempre autorizada porempregado com responsabilidade para tal. Qualquer nota de crdito deveser euportada com o documento que a justifique (p.e., guia de devoluoou reentrada em armazm, com indicao do estado das mercadorias) ou

proposta fundamentada para a sua emisso.

Todos aqueles documentos devem ser processados em impressosnumerados, seguida e tipograficamente ou atravs de mecanismos desada do computador, com uma ou mais sries, convenientementereferenciadas.

4.3 rea de compras e outras operaes com fornecedores

CCCooonnnssstttaaatttaaaooodddaaannneeeccceeessssssiiidddaaadddeeedddeeecccooommmppprrraaa

Qualquer compra s deve ser iniciada aps ter sido transmitida respectivo seco uma necessidade de compra. Esta necessidade deveser materializada num pedido de compra emitido, pelo menos, emduplicado, sendo o original enviado para a seco de compras e oduplicado voltar para o servio que o solicitou.

Os processos relativos s compras tm normalmente origem no sector daempresa que tem a seu cargo a gesto de stocks, embora qualquer outrosector possa dirigir seco de compras um pedido referente a bens noarmazenveis ou a servios.

PPPeeesssqqquuuiiisssaaaeeessseeellleeecccooodddooofffooorrrnnneeeccceeedddooorrr

Na posse do pedido de compra, a seco de compras dever dar incio pesquisa do fornecedor mais indicado para dar resposta s necessidades

da empresa, atravs de:

Consulta dos ficheiros prprios;

Consultas directas a fornecedores;

Lanamento de concursos pblicos.


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Qualquer seco de compras deve dispor de informao organizada,completa e actualizada sobre os produtos normalmente consumidos pelaempresa e sobre as entidades que os fornecem, pelo que a existncia deum ficheiro por produtos e outro por fornecedores de toda a

convenincia.

A informao disponvel deve permitir a escolha mais favorvel. Em casode compras significativas, ou de bens pedidos pela primeira vez, devemser solicitadas condies aos principais fornecedores existentes (mnimode trs) podendo recorrer-se, em situaes especiais, a abertura deconcursos pblicos.

Nas consultas efectuadas a fornecedores devem ser claramente indicadosa especificao e quantidade dos artigos pretendidos e o prazo paraentrega das propostas, sendo que a forma como os pedidos de consulta

so formalizados (por fax, carta, telefone ou outra) deve ser definida nomanual de procedimentos.

Em muitas circunstncias pode revelar-se vantajoso a formalizao decontratos de fornecimento anual, na medida em que:

Quanto maiores forem as quantidades ou os perodos de tempoconsiderados na negociao maiores descontos podem serobtidas dos fornecedores;

susceptvel de reduzir o custo de passagem das encomendas;

A existncia de um planeamento das necessidades entregueatempadamente ao fornecedor ainda susceptvel de fazerreduzir a imobilizao em stocks.

FFFooorrrmmmaaallliiizzzaaaoooeeecccooonnntttrrrooolllooodddaaaeeennncccooommmeeennndddaaa

Aps a seco de compras ter seleccionado o fornecedor dever emitirum documento a nota de encomenda que dever mencionar asquantidades e todas as especificaes dos artigos a adquirir, preo

unitrio, descontos, prazos de entrega e pagamento, etc. A nota deencomenda dever ser aprovada no s pelo responsvel pela seco decompras, mas tambm pelo responsvel financeiro de modo a que estepossa incluir o pagamento da factura no seu plano de tesouraria. Deveser emitida em quatro exemplares, com os seguintes destinatrios:

Original Fornecedor;


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Duplicado Contabilidade

Triplicado - Compras

Quadruplicado Armazm. Deve omitir as quantidades, para deque possa ser utilizada como guia de recepo e garanta aneutralidade no processo de conferncia.

A seco de compras deve manter um controlo apropriado sobre asencomendas em curso, considerando-as encerradas s depois decompletamente satisfeitas. O controlo da actuao do fornecedor no querespeita a prazos de entrega, qualidade dos produtos entregues e aocumprimento das condies acordadas factor relevante a tomar em

considerao em futuras negociaes.Uma seco de compras devidamente organizada deve produzirestatsticas de compra relativas aos diversos fornecedores,proporcionando informaes sobre:

Volume anual de compras

Compras por artigos - em valores e em quantidades

Reclamaes dos servios requisitantes

Reclamaes apresentadas junto do fornecedor, agrupadas emfuno das causas subjacentes.

RRReeeccceeepppooodddooosssppprrroooddduuutttooossseeennncccooommmeeennndddaaadddooosss

A recepo dos produtos encomendados deve ser alvo de dois tipos deprocedimento:

Quantitativo - conferncia das quantidades remetidas pelofornecedor;

Qualitativo -para o qual nem sempre o armazm de recepodispe de adequada competncia. A cpia da nota deencomenda sem evidenciao das quantidades constituir umbom elemento para utilizar na conferncia.


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CCCooonnnfffeeerrrnnnccciiiaaadddeeefffaaaccctttuuurrraaasssdddeeefffooorrrnnneeeccceeedddooorrreeesss

Em condies normais, quando a factura do fornecedor chega contabilidade, j l se encontram os documentos necessrios sua

conferncia, nomeadamente:

Cpia da nota de encomenda / ordem de compra / contrato;

Original da guia de remessa do fornecedor;

Original da guia de recepo / guia de entrada em armazm

A conferncia da factura inclui dois aspectos: a confirmao de que ofornecedor est a facturar o que foi encomendado (e recebido) nascondies acordadas e a verificao que os clculos da factura estoaritmeticamente correctos.

A factura (original) dever apresentar prova (evidncia) de que foiapropriadamente conferida e o seu pagamento autorizado. Os duplicadosda factura devero ter visvel o carimbo com a indicao Duplicado.

Aps a conferncia da factura dever a mesma ser classificadacontabilisticamente, com a indicao dos cdigos da conta ou contas adebitar e do cdigo da conta do fornecedor.

CCCooonnntttrrrooolllooodddaaasssdddvvviiidddaaasssaaapppaaagggaaarrraaafffooorrrnnneeeccceeedddooorrreeessseeeooouuutttrrrooossscccrrreeedddooorrreeesss

O controlo faz-se geralmente atravs da escriturao de fichas individuaispara cada uma das contas (corrente, facturas em recepo e conferncia,ttulos a pagar).

No final de cada ms, haver que elaborar balancetes de todas as contassubsidirias de fornecedores e de outros credores. Para efeitos deplaneamento de tesouraria ser til que esses balancetes sejampreparados de acordo com a antiguidade dos saldos.

O somatrio dos saldos dos balancetes dever coincidir com o saldo daconta principal. Eventuais divergncias devero ser investigadas eprontamente regularizadas.


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CCCooonnntttaaabbbiiillliiizzzaaaoooeeecccooonnntttrrrooolllooodddaaasssdddvvviiidddaaasssaaapppaaagggaaarrraaafffooorrrnnneeeccceeedddooorrreeesss

O controlo dos dbitos a terceiros feito geralmente atravs daelaborao de fichas individuais para cada uma das respectivas contas

(corrente, facturas em recepo e conferncia, ttulos a pagar, etc.).

As compras efectuadas ao estrangeiro devero ser objecto de codificaoprpria e nas fichas individuais devero constar os valores em Euros enas respectivas divisas.

No final de cada ms haver que elaborar balancetes de todas as contassubsidirias das contas de fornecedores, os quais devem conter, alm dainformao tradicional (movimento do ms, valores acumulados esaldos), uma coluna para evidenciao das compras efectuadas a cadafornecedor

Deve existir controlo apropriado sobre dvidas tituladas, com apossibilidade de obter relaes de letras a cada momento, agrupadas pornmero de ordem, por fornecedor, por data de vencimento, por valor epor data de emisso.

Devem ainda ser objecto de comunicao Contabilidade, e de adequadoregisto, as devolues efectuadas a fornecedores a aguardar a recepoda correspondente nota de crdito.

Por ltimo, as contas de fornecedores devem ser objecto de conferncia

sistemtica e conciliadas com os saldos constantes dos registos dosfornecedores, pelo menos, no final de cada ano.

4.4 rea de custos e operaes com o pessoal

Num primeiro momento, deve ser claramente definida a posio daseco de pessoal na estrutura organizativa da Empresa.

Posteriormente deve ser elaborado um manual de procedimentos queregulamente, entre outros, os seguintes aspectos inerentes ao pessoal:

Processos de admisso;

Controlo de tempos;

Comunicao e justificao de faltas;

Horas extraordinrias (autorizao, controlo, registo epagamento);


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Processamento e pagamento de remuneraes;

Ajudas de custo;

Deslocaes em viatura prpria;

Higiene e segurana;

Adiantamentos.

A seco de pessoal deve constituir, para cada um dos trabalhadoresadmitidos:

Processo individual, onde devero ser arquivados todos os

documentos que levaram admisso do empregado, desde afotocpia do anncio deciso de admisso;

Ficha individual, que deve ser um resumo do processoindividual e estar permanentemente actualizada. Dever incluirum conjunto de dados pessoais do candidato e informaesrelativas ao seu percurso na empresa, tais como categoriaprofissional, ordenado inicial e sua evoluo, perodos de frias,faltas, entre outras (tendo o cuidado de restringir o acesso aestes ficheiros).

Alm das anteriormente referidas, sugerem-se as seguintes medidas decontrolo interno:

Deve existir na seco de pessoal um calendrio das diversasobrigaes legais e fiscais e um arquivo, permanentementeactualizado, incluindo toda a legislao de natureza laboral efiscal aplicvel;

A seco de pessoal deve dispor de um sistema de arquivoapropriado, no qual constem todas as declaraes edocumentos emitidos por exigncia das diferentes disposies

legais e fiscais, bem como as cpias das guias de pagamentodos diferentes impostos e contribuies;

A seco de pessoal deve diligenciar pelo cumprimento dasobrigaes previstas na lei, entre as quais se destacam:

A elaborao e afixao dos quadros de pessoal;

A elaborao do Balano Social, quando aplicvel;


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A afixao dos horrios de trabalho;

A afixao dos mapas de frias;

A obteno da aprovao das isenes de horrio detrabalho;

PPPrrroooccceeessssssaaammmeeennntttoooeeepppaaagggaaammmeeennntttooodddeeerrreeemmmuuunnneeerrraaaeeesss

O processamento de remuneraes deve ser efectuado na seco depessoal com base no sistema de controlo de tempos adoptado pelaEmpresa.

A folha de processamento deve ser objecto de conferncia, numa base deamostragem, no sentido de confirmar a adequao das remuneraesprocessadas e dos descontos efectuados ao trabalhador (seguranasocial, IRS, imposto do selo e outros). Deve ser aprovada peloresponsvel pela seco de pessoal e pelo director financeiro.

Sempre que possvel os pagamentos no devero ser feitos em dinheiro,mas sim atravs dos bancos (cheques ou transferncia bancria). Nocaso de ser absolutamente imperioso pagar os ordenados em dinheiro, ocheque destinado ao seu levantamento deve ser emitido pelo valor totallquido a pagar e ordem do tesoureiro da empresa.

Os ordenados eventualmente no levantados devero ficar retidos dentrode envelopes individuais guarda do tesoureiro durante um curto espaode tempo. Caso a situao se mantenha, os envelopes devero serdepositados numa conta bancria em nome da empresa, creditando-se ascontas correntes dos respectivos empregados.

Deve haver uma conta bancria especfica para este tipo de pagamentos,a qual dever ser mensalmente provida pelo valor total lquido a pagar eregularmente reconciliada.

No acto do pagamento da retribuio deve ser entregue ao trabalhador

um documento (recibo de retribuio) de onde constem os seguinteselementos:

Nome completo do trabalhador;

Nmero de beneficirio da Segurana Social;

Perodo a que respeita a retribuio;


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Nmero de identificao fiscal do trabalhador;

Categoria profissional;

Discriminao das remuneraes;

Discriminaes dos descontos e dedues efectuados;

Quantia lquida a receber.

HHHooonnnooorrrrrriiiooosss

O controlo dos honorrios pagos a trabalhadores independentes devepertencer seco de pessoal, a qual deve primar a sua actuao pelo

cumprimento das disposies constantes do Cdigo do IRS,nomeadamente as do artigo 114. As informaes prestadas pela secode pessoal devem ser conciliadas com a contabilidade.

BBBaaalllaaannnoooSSSoooccciiiaaalll

De acordo com a Lei n 141/85, de 14 de Novembro, alterada peloDecreto-Lei n 9/92, de 22 de Junho, as empresas que no termo de cadaano civil tenham um nmero de 100 trabalhadores ao seu Servio,

qualquer que seja o seu regime contratual, esto obrigadas elaborao,at 31 de Maro do ano seguinte, do Balano Social, o qual deve serapresentado em conjunto com as demonstraes financeiras anuais.

De entre as diversas infomaes que devero ser includas no BalanoSocial, de destacar as seguintes:

Repartio e outras informaes sobre o emprego

Remuneraes e encargos sociais

Condies de higiene e segurana

Formao profissional

Relaes de trabalho

Aco social.


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4.5 rea de existncias

As existncias so frequentemente consideradas como activossusceptveis de constituir problemas contabilsticos, administrativos efinanceiros, no surpreendendo, portanto, o objectivo das empresas defuncionar com o menor stock possvel. No entanto, as existnciasrepresentam frequentemente parcelas importantes do activo, o que,associado influncia que podem ter na determinao dos resultados,exige um adequado sistema de controlo interno, ao qual devem estarassociados os seguintes procedimentos genricos:

Sempre que possvel deve existir uma adequada segregao de

funes, assegurando que as operaes de autorizao,contabilizao, controlo e salvaguarda dos activos recaiamsobre diferentes pessoas;

Todos os documentos inerentes movimentao e controlo dasexistncias devem ser pr-numerados tipograficamente ouatravs de sistema informtico.

Devem estar claramente definidas as regras de armazenagem,de higiene e de segurana.

Deve existir um manual de procedimentos e de polticascontabilsticas que regulamente os diversos aspectos inerentes rea das existncias, nomeadamente no que respeita a:

Determinao do custo de aquisio e/ou de produo;

Sistema de inventariao - permanente ou peridico - emtodo de custeio a adoptar;

Critrios de provisionamento de bens obsoletos e/ousem rotao;

Controlo contabilstico dos bens existentes fora daempresa: consignaes, armazenados em instalaesde terceiros, sujeitos a operaes industriais prvias,etc.;

Recuperao de existncias usadas;

Inventariaes fsicas;


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Procedimentos a observar no corte de operaes;

Deve existir uma adequada gesto dos seguros relacionadoscom existncias cobrindo os riscos por danos provocados nas

mesmas e os eventuais prejuzos resultantes da cessaotemporria da actividade (lucros cessantes);

Deve existir uma adequada gesto de stocks que defina,sempre que possvel, os diversos nveis de stocks, asquantidades econmicas a encomendar e a periodicidadeeconmica das encomendas;

Devem ser definidos sistemas adequados no que se refere aocontrolo fsico das existncias.

RRReeeccceeepppoooeeeeeennntttrrraaadddaaaeeemmmaaarrrmmmaaazzzmmm

Como foi referido na rea de compras e outras operaes comfornecedores, acontece muitas vezes que a recepo est directamenteligada ao prprio armazm. Por essa razo no se justifica a emisso deuma guia de entrada em armazm, sendo este documento substitudopela guia de recepo. No entanto, no caso de ser aplicvel, a guia deentrada em armazm deve ser emitida com os seguintes exemplares:

Original, para a seco de controlo de stocks registar as

quantidades entradas;

Duplicado, para a contabilidade;

Triplicado, para a seco de compras;

Quadruplicado, para o arquivo do prprio armazm.

As quantidades constantes da guia de recepo devem ser confrontadascom a guia de remessa do fornecedor originando recontagens sempreque se verifiquem discordncias.

AAArrrmmmaaazzzeeennnaaagggeeemmm,,,mmmooovvviiimmmeeennntttaaaoooeeesssaaadddaaadddaaassseeexxxiiissstttnnnccciiiaaasss

Ainda que para efeitos contabilsticos o custo de aquisio englobeapenas o preo de compra e todas as despesas necessrias at colocar obem em condies de poder ser utilizado ou vendido, existem outroscustos que esto subjacentes s prprias existncias, nomeadamente:


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Custo de posse do stock (rendas ou amortizaes dasinstalaes, seguros, encargos com a movimentao, riscos deobsolescncia, entre outros);

Custo de efectivao das encomendas que incluir, entreoutros, os custos suportados com a existncia de uma secode compras.

No sentido de minorar estes custos, essencial que os processos dearmazenagem e de movimentao das existncias se encontremperfeitamente definidos, pelo que fundamental que:

Exista uma disposio lgica dos armazns face ao fim a queos bens se destinam e necessidade de minimizar ospercursos, quer de materiais, quer de pessoas;

Os locais de armazenagem e os diferentes bens estejamadequadamente referenciados e sejam de fcil acesso,permitindo que quer a arrumao quer a retirada se efectuemda forma mais fcil possvel;

Os bens estejam adequadamente protegidos contra riscos deobsolescncia;

O acesso ao armazm deve seja vedado a pessoas que lheso estranhas;

A localizao dos bens no armazm tenha em considerao afrequncia com que normalmente os mesmos sorequisitados;

Os bens com a mesma referncia estejam, preferencialmente,armazenados no mesmo local. A existncia de um mesmobem em diversas zonas do armazm propicia a ocorrncia deerros em qualquer processo de inventariao;

Se encontre claramente definida e identificada a unidade demedida das diversas existncias. A deficiente informao

relativamente unidade de medida constitui outra causa paraos erros cometidos nos inventrios;

Os bens obsoletos e sem rotao sejam armazenados em localprprio para o efeito, libertando a rea de armazenagem paraos bens de movimentao normal. Por outro lado, deve serequacionada a possibilidade de serem vendidos como refugoou sucata.


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As sadas de existncias dos armazns devero ser efectuadas com baseem documentos internos, como por exemplo, requisies da produo ao

armazm de matrias-primas ou ordens de expedio emitidas pelaseco de facturao ao armazm de mercadorias ou ao armazm deprodutos acabados. Com base em tais documentos o armazm emitiruma guia de sada de armazm com os seguintes exemplares:

Original, para a seco de controlo de stocks registar asquantidades sadas;

Duplicado, para a contabilidade;

Triplicado, para a seco requisitante;

Quadruplicado, para o arquivo do prprio armazm

Em empresas de pequena dimenso aceitvel que um exemplar da guiade remessa substitua a guia de sada, ao passo que nas empresasindustriais, toda a movimentao de existncias entre as diversas fasesda produo dever ser efectuada com base em guias de transferncia,relatrios ou folhas de produo.

CCCooonnntttrrrooolllooofffsssiiicccooodddaaassseeexxxiiissstttnnnccciiiaaasss

O controlo fsico das existncias, alm de pressupor uma adequadarecepo e um correcto controlo das sadas, exige que as mesmas sejamobjecto de inventariao ou contagem peridica, qualquer que seja osistema contabilstico adoptado:

No sistema de inventrio intermitente a contagem fsica fundamental elaborao do Balano e determinao doresultado do exerccio, pelo que a inventariao tem que serglobal e efectuada no final de cada exerccio;

Em sistema de inventrio permanente os elementoscontabilsticos existentes devem permitir que, em qualquermomento, possam ser preparadas demonstraes financeirassem necessidade de qualquer inventariao para o efeito. Noentanto, as contagens fsicas continuam a ser fundamentaiscomo forma de certificar a informao contabilstica, podendo,neste sistema de inventrio, a contagem fsica anual e global sersubstituda por contagens parcelares efectuadas ao longo do ano,


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evitando as paragens, sempre onerosas, que um inventrioglobal acarreta.

As contagens fsicas, pela importncia que tm no controlo das

existncias e na elaborao das demonstraes financeiras,principalmente quando a empresa adopta o sistema de inventrioperidico, devem ser objecto de adequada preparao, a qual deveenglobar, entre outros, os seguintes aspectos:

Planeamento atempado das contagens com aviso prvio aclientes e a fornecedores, se as mesmas exigirem umaparalisao que justifique tal procedimento;

Elaborao de instrues escritas;

Definio da forma de anotao das contagens. Se atravs delistas, incluindo as designaes, mas no as quantidades dosprodutos que teoricamente devem existir em certo local (sector,estante ou prateleira) ou se atravs de tales a colocar junto decada uma das referncias a inventariar;

As instrues escritas so fundamentais boa execuo de um inventrioe devem prever, pelo menos, os seguintes aspectos:

Definio da data ou datas do inventrio e respectivos horrios;

Identificao dos armazns e definio do mbito do inventrio;

Procedimentos a observar quanto limpeza dos armazns earrumao das existncias, de modo a evitar que uma mesmareferncia possa existir em vrios locais do mesmo armazm;

Definio do responsvel pelo inventrio e das pessoasenvolvidas no processo de contagem, indicando a constituiodas equipas e a sua afectao a locais de contagem;

Actualizao do ficheiro de stocks atravs da insero de todas asentradas e sadas;

Obteno de listas, aps a referida actualizao, contendo pelomenos os seguintes elementos:

Identificao dos artigos (cdigo e designao);

Localizao dos artigos;

Quantidade em armazm, custo unitrio e valor;


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Indicaes quanto ao preenchimento das listas ou dos tales,nomeadamente no que se refere inscrio de observaes

quanto ao estado ou rotao dos bens;

Assinatura das folhas de contagem;

Definio de uma ou mais equipas responsveis pela execuo derecontagens;

Procedimentos a observar quanto s diferenas existentes entreas recontagens e as contagens iniciais;

Definio das pessoas destacadas para apoiar o trabalho deauditoria, quando exista;

Caso a empresa funcione em sistema de inventrio permanente,quais os procedimentos a observar quanto comparao dascontagens efectuadas com as constantes dos respectivosficheiros;

Procedimentos a verificar quanto ao corte de operaes,evitando que produtos recepcionados ou expedidos num exerccioe com interferncia no resultado da contagem, sejam facturadose contabilizados em exerccio diferente. Para evitar taisanomalias, aconselhvel que as guias de entrada e de sada

emitidas nos quatro ou cinco dias imediatamente anteriores eposteriores data do inventrio sejam carimbadas comreferncia apropriada. Em empresas que adoptam o sistema deinventrio intermitente pode acontecer com alguma facilidade(especialmente em casos de importao) a factura sercontabilizada como compras, sem que a existncia, por no tersido recebida no prprio exerccio, seja considerada no cmputodas existncias finais;

Procedimentos a observar quanto a existncias em trnsito, consignao ou guarda de terceiros;

Procedimentos a observar relativamente a produtos existentesmas no pertencentes empresa (produtos j vendidos efacturados, produtos guarda de fornecedores ou relativos aconsignaes de conta alheia).


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CCCooonnntttrrrooolllooocccooonnntttaaabbbiiilllssstttiiicccooodddaaassseeexxxiiissstttnnnccciiiaaasss

O controlo contabilstico das existncias faz-se fundamentalmenteatravs da existncia e manuteno do sistema de inventrio

permanente, pois permite, em qualquer momento, dar a conhecer asquantidades em stock, o respectivo custo e o custo das mercadoriasvendidas e das matrias consumidas.

A par de um adequado sistema de inventrio permanente, a empresadeve dispor de informao apropriada e tempestiva sobre a rotao dasdiversas categorias de existncias e, bem assim, das eventuais situaesde obsolescncia. Estas informaes so fundamentais avaliao daprobabilidade de realizao das existncias e, consequentemente, danecessidade de eventuais provises a constituir.

Nas empresas industriais exige-se a organizao de um sistema decontabilidade de custos, que permita a determinao do respectivo custode produo e a valorizao da produo acabada e em curso no final decada exerccio.

4.6 rea de imobilizaes incorpreas e custos diferenciados

Na grande maioria das empresas as imobilizaes incorpreas e os custos

diferidos no so materialmente relevantes em relao aos respectivosactivos totais. No obstante, devem existir procedimentos escritos,devidamente aprovados pelo rgo de gesto, relacionados com osaspectos mnimos de controlo interno.

No que se refere aos procedimentos bsicos aplicam-se, com asnecessrias adaptaes, os que foram referidos relativamente scompras e outras operaes com fornecedores.

Dos procedimentos especficos de controlo interno que devem serimplementados nesta rea, realam-se os seguintes:

O estudo da viabilidade econmica dos activos incorpreos emque a mesma seja aplicvel (por exemplo: despesas deinvestigao e desenvolvimento, marcas, patentes, concesses,etc.), antes da aquisio ou desenvolvimento dos mesmos;

A definio da poltica de capitalizao dos activos incorpreosadquiridos no exterior e dos que forem desenvolvidos pelaprpria empresa, assim como dos custos diferidos;


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Controlo dos custos incorridos com o desenvolvimento, pelaprpria empresa, de activos incorpreos;

Realizao dos registos no mbito do Cdigo da Propriedade

Industrial;

Preparao de uma ficha individual dos incorpreos e controloda sua numerao tipogrfica ou atravs de computador;

Comparao, conta a conta, do total do ficheiro com osrespectivos saldos constantes do razo, quer nas contas decusto, quer nas relativas s amortizaes de cada ano e samortizaes acumuladas;

Definio da poltica de amortizaes dos activos incorpreos

(normais e extraordinrias) e do respectivo mtodo de clculo;Procedimentos relativos anlise peridica do valorcontabilstico dos activos incorpreos (activo bruto deduzido dasamortizaes acumuladas) e dos saldos das contas de custosdiferidos, com o objectivo de decidir sobre eventuais anulaesdos mesmos;

Arquivo especfico dos documentos relacionados com asaquisies;

Aprovao escrita, por um membro do rgo de gesto, de

lanamentos contabilsticos no usuais.

4.7 rea de mobilizaes corpreas

A aquisio de imobilizado corpreo envolve, em grande nmero decasos, responsabilidades significativas, pelo que a tomada de decisessobre a poltica destes investimentos deve caber directamente ao rgode gesto.

Os aspectos essenciais a ter em linha de conta aquando da aquisio debens do imobilizado corpreo so, grosso modo, semelhantes aos quedizem respeito s compras de existncias: uma vez tomada a deciso deaquisio de imobilizado, h que seleccionar o respectivo fornecedor,emitir uma nota de encomenda ou celebrar um contrato, recepcionar obem e conferir a factura do fornecedor.


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Do ponto de vista do controlo interno (e bem assim do contabilstico),deve existir um manual do imobilizado corpreo, o qual deve referir-seaos seguintes aspectos:

Definio da poltica de capitalizao dos bens adquiridos noexterior e dos bens construdos pela prpria empresa, incluindo otratamento contabilstico dos custos financeiros incorridos;

Controlo dos custos incorridos com os trabalhos para a prpriaempresa;

Poltica contabilstica relacionada com as benfeitorias;

Poltica de reavaliaes;

Definio da poltica de amortizaes (normais e extraordinrias)e do respectivo mtodo de clculo e regime (anual; mensal);

Contagens fsicas dos bens do imobilizado e sua comparao como respectivo ficheiro e com os registos contabilsticos;

Controlo das transferncias de localizao dos bens;

Procedimentos contabilsticos a adoptar nos casos em que osbens esto totalmente amortizados mas ainda emfuncionamento;

Procedimentos contabilsticos a adoptar aquando da retirada debens (por alienao, por sinistro, por abate);

Controlo das vendas de sucata proveniente do desmantelamentode bens que j no se encontram em utilizao;

Ficha individual dos bens do imobilizado e controlo da suanumerao tipogrfica ou atravs de computador;

Comparao do total do ficheiro, por conta, com os respectivossaldos constantes do razo, quer nas contas de custo quer nasrelativas s amortizaes de cada ano e s amortizaesacumuladas;

Aspectos relacionados com a assistncia tcnica aosequipamentos;

Cobertura de seguros e sua reviso peridica (pelo menosanualmente);


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Arquivo especfico dos documentos relacionados com asaquisies dos imobilizados corpreos;

Aprovao escrita, por um membro do rgo de gesto, de

lanamentos contabilsticos no usuais.

DDDeeefffiiinnniiiooodddaaapppooollltttiiicccaaadddeeecccaaapppiiitttaaallliiizzzaaaooo

Na aquisio de um bem no destinado a ser vendido ou transformado hque decidir se o mesmo deve ser capitalizado (contabilisticamenteclassificado como um imobilizado) ou no capitalizado/despesado(classificado como custo do exerccio). Haver ento que atender a doisfactores:

Vida til um bem, para ser capitalizado, deve ter uma vida tilmnima de um ano ou, numa definio mais abrangente, a sua vidatil deve ser superior ao ciclo operacional da empresa;

Materialidade s deve ser capitalizados os bens cujo custo deaquisio seja materialmente relevante para a empresa, casocontrrio deve ser despesado. O valor mnimo de capitalizaodepende ento da dimenso de cada empresa.

EEExxxiiissstttnnnccciiiaaadddooofffiiiccchhheeeiiirrrooodddoooiiimmmooobbbiiillliiizzzaaadddooo

Cada bem do imobilizado deve ser objecto de controlo, para o que seutiliza

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