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Capítulo 6

O processo de criar a estrutura analítica do projeto (EAP)

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Capítulo 6O processo de criar a estrutura analítica do projeto (EAP)

• A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) — Work Breakdown Structure (WBS) — é a ferramenta utilizada para o detalhamento do escopo;

• Após ser elaborada e aprovada, ela passa a ser a base de referência do escopo do projeto (scope baseline);

• Outros nomes para a EAP:

Estrutura da Decomposição do trabalho (EDT);

Estrutura da Divisão do Trabalho (EDT);

Estrutura da Decomposição em Tarefas (EDT);

Estrutura da Divisão em Tarefas (EDT);

Plano Estruturado do Projeto (PEP).

O conceito de EAP

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• A EAP, como uma estrutura hierárquica, pode ser representada como uma lista identada ou na forma gráfica:

Representação da EAP como uma lista identada

O conceito de EAP

1 Projeto computador1.1 Documentação1.2 Computador pessoal

1.2.1 Estrutura1.2.2 Placa-mãe1.2.3 Disco rígido1.2.4 Fonte1.2.5 Montagem

1.3 Teste sistema1.4 Sistema operacional1.5 Gerenciamento do projeto

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Representação gráfica de uma EAP

O conceito de EAP

PROJETO COMPUTADOR

Documentação Computador pessoal

Sistema operacional

Gerenciamento do projeto

Teste sistema

Estrutura Placa-mãe Disco rígido Fonte Montagem

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• A EAP, portanto:

decompõe o escopo do projeto, dividindo o trabalho em termos de entregas (deliverables);

pode apresentar o processo do ciclo de vida do projeto em termos das fases apropriadas para sua execução;

é a base para o estabelecimento de todos os esforços (estimativa de recursos e duração)/custos a serem despendidos para a criação dos deliverables;

é uma entrada (input) importante para os esforços de gerenciamento de riscos;

dá suporte à atribuição de responsabilidade para a execução e coordenação do trabalho do projeto, ao permitir relacionar os itens da EAP aos elementos organizacionais da empresa, por meio de uma matriz de responsabilidades.

O conceito de EAP

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• A importância da EAP pode ser verificada pelo fato de ela ser explicitada pelo PMBOK® como:

“entrada” para 11 processos de gerência de projetos, sendo seis processos de planejamento, um de execução, três de controle e um de encerramento.

• Esses processos são:

Definição da atividade (planejamento – gerenciamento de tempo);

Estimativa de custos (planejamento – gerenciamento de custo);

Elaboração do orçamento (planejamento – gerenciamento de custo);

Planejamento de qualidade (planejamento – gerenciamento de qualidade);

A importância da EAP

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Identificação de riscos (planejamento – gerenciamento de riscos);

Planejamento das aquisições (planejamento – gerenciamento das aquisições;

Orientação e gerenciamento da execução do projeto (execução – gerenciamento da integração), como parte do Plano de Gerenciamento do Projeto;

Monitoramento e controle do trabalho do projeto (Monitoramento e Controle – gerenciamento da integração), como parte do Plano de Gerenciamento do Projeto;

Verificação de escopo (controle – gerenciamento de escopo);


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Controle de escopo (controle – gerenciamento de escopo);

Encerramento do projeto (encerramento – gerenciamento de integração), como parte do Plano de Gerenciamento do Projeto.

Os componentes do processo de Criação da EAP


ENTRADAS

Declaração do Escopo Informações históricas Documentação do escopo do cliente Modelos de EAP Outras saídas do Planejamento

TÉCNICAS E FERRAMENTAS

Decomposição

SAÍDAS

Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Dicionário da EAP Atualizações de documentos do projeto

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• Declaração do Escopo

• É o principal resultado do processo de definição do escopo.

• Informações históricas

• Aprender com o passado é uma capacidade importante em gerenciamento de projetos.

• Documentação do escopo do cliente (requisitos dos stakeholders)

• Descreve os produtos, serviços e resultados que irão conduzir ao(s) objetivo(s) final(is) do projeto.

Entradas para o processo de criar a EAP

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• Modelos de Estrutura Analítica do Projeto (EAP templates)

• A EAP de outro projeto que entregou um produto semelhante pode ser utilizado como modelo para o seu projeto.

• Outras saídas do planejamento

• Embora o planejamento de um projeto se inicie pelo escopo, é comum que o planejamento das outras áreas de conhecimento influencie o seu detalhadamente.

1. Áreas de Riscos; 6. área de Qualidade

2. áreas de Aquisições; 7. área de Comunicações

3. área de Custos; 8. área de Integração.

4. área de Tempo;

Entradas para o processo de criar a EAP

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• Decomposição

• Consiste em ir detalhando (decompondo) as entregas (deliverables) em componentes menores, até que eles estejam em um nível de detalhe que permita o gerenciamento do trabalho do projeto.

• Como criar uma EAP

• Estratégia de elaboração de uma EAP, utilizando a técnica top-down (de cima para baixo), utilizando um projeto de uma nova bicicleta:

1. Colocar no primeiro nível (nível 0) da EAP o nome do projeto

O primeiro nível da EAP (nível 0)

Técnicas e ferramentas para o processo de criar a EAP

PROJETO BICICLETA

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2. Colocar no segundo nível (nível 1, também chamado de primeiro nível de decomposição) as fases que estabelecem o ciclo de vida do projeto

O segundo nível da EAP (nível 1)


PROJETO BICICLETA

Concepção Pesquisa Protótipo HomologaçãoProjeto

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3. Acrescentar no segundo nível à esquerda um elemento ao gerenciamento do projeto e à direita um elemento para o encerramento do projeto

O segundo nível da EAP com os elementos para o gerenciamento e o encerramento do projeto


PROJETO BICICLETA

Concepção Pesquisa Protótipo HomologaçãoProjeto fechamentoGerenciamento

do projeto

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4. Identificar as entregas necessárias para que seja alcançado o sucesso do projeto em cada fase

• Deve-se consultar os documentos de alto nível que guiam o escopo do projeto, assim como entrevistar membros da equipe, clientes e usuários, de forma a identificar as entregas de cada fase;

• Em relação ao gerenciamento do projeto, deve-se identificar as entregas que serão necessárias aos processos de iniciação, planejamento, monitoramento e controle, execução e encerramento do projeto;


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4. Identificar as entregas necessárias para que seja alcançado o sucesso do projeto em cada fase

• Para o monitoramento e controle do projeto pode ser necessário:

Reuniões, tais como as partidas do projeto (kick-off-meeting) e de acompanhamento (walkthroughs);

relatórios de desempenho.

• Para o encerramento do projeto, pode-se gerar:

relatório final do projeto; relatório de lições aprendidas; apresentação do projeto completo.


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5. Para cada entrega, verificar se as estimativas de custo e tempo, assim como identificação de riscos e a atribuição de responsabilidade para a execução do proposto, podem ser desenvolvidas nesse nível de detalhe.

Se a resposta for negativa, decompor o elemento da EAP, subdividindo-o em componentes menores, mais manejáveis, até que as entregas sejam definidas em detalhes suficientes para suportar o desenvolvimento dos processos de gerenciamento do projeto (planejamento, execução, monitoramento e controle, além de encerramento)

6. Rever e refinar a EAP até que o planejamento do projeto possa ser completado


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• Os dez mandamentos da EAP

1. Cobiçarás a EAP do próximo

Antes de iniciar a elaboração da EAP do seu projeto do seu projeto, verifique como foi estruturado o escopo de projetos semelhantes.

2. Explicitarás todas as entregas, inclusive as necessárias ao gerenciamento do projeto

A entrega que não estiver na EAP não faz parte do escopo do projeto. Assim, não deixe nenhuma de fora.

3. Não usarás os nomes em vão

Não devem ser usados nomes vagos para os elementos da EAP, que gerem dúvidas semânticas acerca de que entrega está sendo representada.


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4. Guardarás a descrição dos pacotes de trabalho no dicionários da EAP

O dicionário da EAP é o documento que define e/ou descreve o trabalho a ser realizado em cada pacote de trabalho da EAP.

5. Decomporás até o nível de detalhe (pacote de trabalho) que permita o planejamento e controle necessário para a entrega do deliverable

O planejamento e controle incluem: escopo (verificação e controle de mudanças), tempo (definição das atividades e estimativas de recursos), custo (estimativa de custo e orçamento) e risco (planejamento do risco).


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6. Não decomporás em demasia, de forma que o custo/tempo de planejamento e controle não traga o benefício correspondente

Planejar e controlar tem o seu custo/tempo necessário a esse trabalho. Assim, decomponha de acordo com a sua necessidade no projeto.

7. Honrarás o pai

Cada elemento da EAP deve ser um componente da entrega do elemento pai ao qual está subordinado. Verifique se os elementos filhos na EAP são realmente componentes dos elementos pais.


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8. Decomporás de forma que a soma das entregas dos elementos componentes (filhos) corresponda à entrega do elemento pai (mandamento dos 100%)

Ao decompor uma entrega, nenhuma parte dela deve ser esquecida.

9. Não decomporás em somente uma entrega

Um elemento da EAP não deve ter somente um componente (filho).

10.Não repetirás o mesmo elemento como componente de mais uma entrega

não podemos ter um elemento como componente (filho) demais deuma entrega (pai).


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• Top-down X Bottom-up

• Algumas equipes de gerenciamento preferem trabalhar com a abordagem bottom-up (de baixo para cima);

• O uso dessa abordagem consiste em criar uma lista das entregas (deliverables) do projeto e depois agrupá-las até chegar ao nível 0 (nível de projeto) da EAP;

• Passos para a construção da EAP, utilizando a abordagem bottom-up:

1. Listar todas as entregas do projeto;

2. Agrupar as entregas relacionadas entre si para criar um nível acima, que contenha de dois a oito entregas por grupo. O nome do elemento superior, criado em razão do agrupamento, deve sintetizar as entregas dos elementos agrupados;


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• Top-down X Bottom-up

• Passos para a construção da EAP, utilizando a abordagem bottom-up:

3. Agrupar os elementos do nível mais alto, criado no passo 2, criando um nível acima, se possível, também contendo de dois a oito elementos;

4. Repetir o agrupamento até que se chegue no nível de projeto;

5. Revisar a EAP perguntando: está faltando alguma entrega do projeto?

6. Conferir a EAP utilizando os dez mandamentos citados anteriormente.


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• Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

• A profundidade (número de níveis) da EAP depende do tamanho e da complexidade do projeto e da necessidade de detalhamento para o seu gerenciamento.

• Dicionário da EAP

• É o documento que define e/ou descreve cad pacote de trabalho da EAP (work package), que são os elementos não-decompostos em uma EAP;

• Deve incluir informações, tais como:

Número de identificação na EAP;

escopo: especificação da entrega a ser gerada, trabalho necessário para sua geração e critérios d aceitação da entrega;

Saídas do processo de criar a EAP

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• Deve incluir informações, tais como:

tempo: duração, estimativa de recursos, data prevista para início e fim, prazo para a aceitação e dependência de outras entregas;

custo: estimativa de custos;

RH: designação de responsabilidades/recursos humanos;

riscos: riscos envolvidos e respostas planejadas;

qualidade: critérios de qualidade a serem atendidos;

comunicações: informações necessárias para os stakeholders;

aquisições: recursos a serem adquiridos (descrição e cronograma).


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• A descrição (especificação) do produto de um pacote de trabalho contém informações sobre o produto a ser gerado, podendo conter figuras, gráficos ou textos;

• As especificações podem ser dos seguintes tipos:

Especificações de projeto (desenho): detalham as características físicas (design);

especificações de desempenho: indicam as características mensuráveis de performance que devem ser atingidas durante a operação do produto final;

especificações funcionais: descrevem o uso de um item para estimular a competição em itens comerciais ao menor custo total. É um subconjunto da especificação de desempenho.


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• Declaração de trabalho (Statement of Work — SOW)

• É uma forma mais cuidadosa de especificação de um pacote de trabalho a se contratado;

• Deve descrever o item a ser adquirido em detalhes suficientes para permitir aos fornecedores determinar se são capazes de prover o item (por exemplo, memorial descritivo, objeto de uma licitação etc.);

• Um grande debate na área de Aquisições diz respeito ao nível de detalhes que deve ter o SOW:

uma linha argumenta que o SOW deve ser bem detalhado, deixando pouco espaço para a interpretação do contratado, o que aumentará as chances de receber o que está sendo solicitado;


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A outra linha de pensamento sustenta que os melhores SOWs são aqueles que esboçam os itens de que se necessita, sem se envolver em detalhes, mas sim nos resultados esperados, permitindo ao contratado apresentar a melhor solução;

• O SOW deve ser claro, completo e conciso, e conter:

Especificação técnica, qualidade, data ou prazo de entrega, preço estimado e condições de pagamento;

Suporte técnico e treinamentos necessários;

Nível (padrão) de atendimento na manutenção e garantia;

Permitem aos fornecedores apresentar propostas mais acuradas em relação à técnica e ao preço;


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• O SOW deve ser claro, completo e conciso, e conter:

Provêem uma base de referência para o desenvolvimento de outras partes da solicitação, como critérios de avaliação e estimativa independentemente de custo;

Minimizam necessidade de mudanças futuras de escopo que podem aumentar o custo e atrasar o projeto;

Permitem ao contratante realizar um estimativa firme do custo total de propriedade (Total Cost of Ownership – TCO), pois nem sempre o que custa menos quando comprado custará menos para ser mantido funcionando;

Permitem ao contratante e ao contratado avaliar a performance;

Reduzem disputas e reivindicações sob um contrato.


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• Declaração de objetivos (Statement of objectives – SOO)

Em algumas áreas, o termo “SOW” é reservado para a compra de um produto ou serviço claramente especificado, e o termo “SOO” refere-se à compra de um item que representa um problema a ser resolvido.

• Atualizações de documentos

• Durante a elaboração da EAP, pode-se chegar a conclusão de que informações contidas em outros documentos, como na Matriz de Requisitos, precisam ser alteradas.


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