352.007 2-R173d-CAPITULO IV.pdf

129CAPTULO IV

PROPUESTA DE UN MODELO DE AUDITORA OPERATIVA PARA

FORTALECER EL DESEMPEO INSTITUCIONAL DE LAS

MUNICIPALIDADES DEL REA METROPOLITANA DE SAN

SALVADOR.

INTRODUCCIN

El desarrollo municipal del pas histricamente ha estado asociado a la evolucin y

asentamiento de la poblacin en cada uno de sus municipios; los gobiernos locales

frecuentemente se enfrentan a la escasez de recursos financieros para satisfacer la

demanda de mayores y mejores servicios por parte de su poblacin

Las municipalidades sin distingo de color poltico demandan al rgano ejecutivo una

mayor asignacin presupuestaria para obras de infraestructura y en algunos casos

para cubrir el gasto corriente en su administracin; el Gobierno Central por su parte

argumenta no disponer de recursos econmicos suficientes para atender este tipo

de peticiones, por lo que el grupo de estudio propone en el presente trabajo de

investigacin la implementacin de auditoras operativas por parte de las

respectivas unidades de auditora interna en las municipalidades del rea

metropolitana de San Salvador orientadas a lograr el mximo aprovechamiento de

sus escasos recursos y como consecuencia operar con un alto grado de eficacia,

eficiencia y economa para alcanzar sus objetivos institucionales

I IMPORTANCIA

130El contar con un modelo para el desarrollo de Auditoras Operativas, permitir a las

Unidades de Auditora Interna Municipal ejercer una evaluacin de mejor calidad a

los recursos humanos, materiales y financieros a cargo de la administracin

municipal, potenciando de esa manera brindar un eficiente apoyo y asesora a sus

respectivos Concejos Municipales.

Dicho modelo permitir evaluar el desempeo o gestin de un rea determinada,

tomando en cuenta el nivel de cumplimiento de los principios de eficacia, eficiencia

y economa que deben observarse en el desempeo de cualquier municipalidad

para el logro de sus objetivos institucionales.

II OBJETIVOS.

a) Potenciar la mejora de los niveles de productividad, competitividad y calidad

de la municipalidad.

b) Promover la eficacia, eficiencia y economa en el uso de los recursos de la

municipalidad.

c) c)Estimular la participacin del personal de la municipalidad al cumplimiento

de los objetivos y polticas de la entidad.

III VENTAJAS DEL MODELO.

La implementacin del modelo propuesto por el grupo de estudio facilitar obtener

diversas ventajas en el desarrollo de su gestin, podemos mencionar las

siguientes:

a) Disminucin de observaciones y reparos a la gestin municipal en las

auditoras desarrolladas por el ente contralor de la Repblica.

b) Mayor transparencia en el uso de los recursos institucionales a favor del

desarrollo local.

131

c) Potenciar la consolidacin de una poltica de control de calidad en la

prestacin de servicios a la comunidad con una visin de largo plazo.

1 DISEO DEL MODELO PROPUESTO

1 OBJETIVOS.

1.1.1 GENERAL

Realizar evaluaciones constructivas y objetivas al proceso de gestin de la

municipalidad, especialmente a los aspectos financieros, legales y de control

interno, con el fin de determinar el grado de economa, eficiencia y eficacia con que

se manejan los recursos fsicos, financieros, tcnicos, tecnolgicos y su talento

humano, los resultados obtenidos de su plan de gestin, programas, proyectos,

objetivos, metas, polticas y lo adecuado de sus sistemas de informacin.

1.1.2 ESPECFICOS.

a) Facilitar una herramienta de control que permita orientar el desarrollo

integral de una auditora operativa.

b) Unificar los diversos criterios que manejan los Auditores Municipales para el

desarrollo de Auditoras Operativas.

c) Fortalecer el sistema de seguridad de los recursos en general propiedad de

la municipalidad.

2 POLTICAS DEL MODELO.

132Para que el modelo propuesto por el grupo de estudio facilite a la unidad de

auditora interna cumplir satisfactoriamente sus actividades se considera de mucha

importancia el cumplimiento de algunas polticas, entre ellas podemos citar las

siguientes:

a) Estructuracin adecuada de la unidad de Auditora Interna.

b) Conocimiento pleno por parte de los diferentes niveles jerrquicos de la

municipalidad de la importancia de la misin de la unidad de Auditora

Interna.

c) Personal idneo para el desarrollo de la labor de Auditora Interna.

Ver grafico en tesis impresas.

3 ETAPAS DEL DESARROLLO DE AUDITORAS OPERATIVAS EN LAS

MUNICIPALIDADES.

1333.1 PLANEACIN

3.1.1 OBJETIVOS

Se debe establecer el objetivo que se persigue con el examen que se va a practicar

el cual debe estar en funcin de los requerimientos del compromiso adquirido, es

decir las atribuciones de la unidad de auditora interna municipal

3.1.2 INFORMACIN NECESARIA

Se refiere a la obtencin de toda la informacin bsica sobre las actividades a

auditar, entre ellas se citan las siguientes:

a) Antecedentes:

El auditor deber conocer la historia del rea o unidad a evaluar dentro de la

municipalidad, y los cambios significativos que ha tenido en el perodo sujeto a

examen.

b) Legislacin aplicable:

Se refiere a la obtencin de la normativa legal, operativa y administrativa aplicable

al rea a evaluar.

c) Sistema contable y polticas, (si el rea a evaluar es la Contable), y en general

las polticas que rigen el desempeo de cualquier otra rea.

d) Estructura funcional:

Esto corresponde a la obtencin del organigrama correspondiente al rea sujeto de

evaluacin, comprendiendo adems el detalle de las funciones de cada uno de sus

miembros.

e) Reportes:

Es importante recopilar los formatos que fluyen en el rea examinada para

conocimiento de la autoridad superior.

1343.1.3 ELABORACIN DEL PLAN ANUAL DE AUDITORA.

El plan debe contener por lo menos:

a- Las Actividades y reas a Auditar

El auditor debe definir claramente el trabajo que desempear durante el ao y las

reas que sern sujetas de examen.

b- Calendarizacin del Tiempo Requerido, de acuerdo al mbito y alcance del

trabajo a efectuar.

Debe realizar una programacin de las actividades durante todo el ao

considerando el alcance del trabajo de revisin y verificacin.

El plan debe ser lo suficientemente flexible, de manera tal que durante el ao

puedan efectuarse otras actividades no previstas inicialmente para lo cual asignar

el 60% de horas hombre reales disponibles para el cumplimiento del plan.

c- Presupuesto Financiero y Recursos Disponibles.

Debe elaborarse considerando el personal, materiales y el equipo que utilizar,

estableciendo el costo acumulado.

Adems de la informacin descrita anteriormente debe considerarse como parte del

plan anual lo siguiente:

d- Determinacin del Alcance.

Comprender el examen y la evaluacin de la idoneidad y efectividad del Sistema

de Control Interno y de su eficacia para alcanzar sus objetivos. Adems debe

contener:

135El perodo objeto de examen.

Examen y verificacin de la informacin relativa al desempeo institucional.

Revisin y elaboracin de informes sobre la administracin de recursos.

e- Cuestionarios de Control Interno.

Para realizar la evaluacin de control interno debe solicitarse la colaboracin de los

funcionarios y/o empleados responsables de las diferentes unidades municipales y

sobre los resultados obtenidos se harn las investigaciones pertinentes para

determinar la veracidad de sus respuestas.

Respecto a afirmaciones obtenidas e investigadas, se evala el nivel de aceptacin

de instrumentos o medidas de control que aseguren la salvaguarda de los recursos,

determinando el nivel de confianza de cada una de las reas, o en su caso

calificndola como rea crtica objeto de examen segn el juicio del auditor.

A continuacin se presentan modelos de cuestionarios de control interno

diseados para verificar el cumplimiento de las Normas Tcnicas De Control Interno

y otros instrumentos del marco legal en que se desenvuelven las municipalidades.

CUESTIONARIO SOBRE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO EXAMEN A:_______________________________________________ PREGUNTA

A-AMBIENTE DE CONTROL. SI NO REF

P/T 1

Cuenta la municipalidad con un Plan General Operativo?

2 Desarrolla la municipalidad un Plan General Operativo?

3 Que perodo cubre dicho Plan General Estratgico? 4 Dispone la alcalda de un organigrama estructural

actualizado que est aprobado y en funcionamiento?

1365 Cuenta la municipalidad con un Manual de

Organizacin y Funciones actualizado?

6 Estn disponibles y en aplicacin manuales de normas y procedimientos e instructivos para las reas: a) Fnanzas? b) Contabilidad? c) Suministros? d) Servicios pblicos?

7 Se encuentran aprobados por el Concejo Municipal?

8 El Concejo Municipal dicta por escrito las polticas internas a seguir en todos los niveles de la municipalidad?

9 La municipalidad cuenta con un Reglamento Interno de Trabajo autorizado?

10 Cuenta la municipalidad con: a) Manual de reclutamiento y seleccin de

personal? b) Normas de afianzamiento para empleados y

funcionarios que manejan fondos, bienes y valores?

c) Polticas definidas de comunicacin entre los diferentes niveles organizativos?

Adems de estos instrumentos de que otros dispone?

11

Cuenta el municipio con un Reglamento de viticos aprobado por el Concejo Municipal?

12

Se establecen y mantienen adecuadas lneas de comunicacin entre las diferentes unidades jerrquicas de la municipalidad?

13

Cuenta la municipalidad con la organizacin requerida en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin pblica?

14

Cuenta la municipalidad con programas permanentes de capacitacin a empleados?

CUESTIONARIO SOBRE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO EXAMEN A:_______________________________________________

PREGUNTA

A-AMBIENTE DE CONTROL. SI NO REF

P/T 15 Es poltica de la alcalda contratar al personal

conforme al los requisitos de idoneidad que exige cada puesto?

16 Existe un mecanismo eficiente para el control de asistencia del personal de la municipalidad?

17 Existe rotacin de empleados vinculados con la administracin, custodia y registro de bienes y recursos de la municipalidad?

18 Existe correspondencia entre las responsabilidades

137del personal y su compensacin salarial?

19 Se realizan evaluaciones del personal en forma frecuente?

20 Existe un sistema de contabilidad nico, integral y uniforme para la institucin?

21 Se ha creado dentro de la institucin una UFI (Unidad Financiera Institucional)?

22 El personal de contabilidad ha recibido el adecuado entrenamiento para el manejo del sistema de contabilidad?


B-SISTEMA CONTABLE Y DISPONIBILIDADES PREGUNTA

B-SISTEMA CONTABLE Y DISPONIBILIDADES. SI NO REF

P/T 1 Cuenta la municipalidad con una Contabilidad

debidamente organizada, de acuerdo con lo establecido en el Art. 103 del Cdigo Municipal?

2 Se encuentra actualizado el Sistema Contable?

3 El Sistema Contable utilizado permite disponer de informacin oportuna para la toma de decisiones a nivel superior?

4 Se informa al Concejo Municipal sobre la situacin econmica financiera de la municipalidad a travs de

138informes gerenciales?

5 Cuenta la alcalda con registros confiables, oportunos y debidamente soportados que garanticen:a) Control sobre bienes y fondos? b) El uso de los bienes? c) El movimiento contable de bienes y fondos? d) El mantenimiento preventivo de bienes? e) El mantenimiento correctivo de bienes? f) La verificacin de sus existencias? g) La ejecucin presupuestaria?

6 Se elaboran los Estados Financieros bsicos y adems informes contables y presupuestarios de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados?

7 Se anexan notas explicativas a los Estados Financieros?

8 El Sistema Contable permite la identificacin individual de sus bienes, derechos y obligaciones?

9 Se revisa y autoriza la codificacin y registro de las partidas de Diario?

10 Estn bajo vigilancia y supervisin de los Jefes de Contabilidad los libros y registros contables en toda la oficina?

11 Se archiva en forma ordenada y referenciada la documentacin contable que sustenta las operaciones?


PREGUNTA

B-SISTEMA CONTABLE Y DISPONIBILIDADES. SI NO REF

P/T 12 Existen instrucciones por escrito sobre las diversas

actividades que deben realizar los empleados del rea de Contabilidad?

13 Existen medidas de seguridad adecuadas para evitar o contrarrestar la prdida de informacin y documentacin Contable?

14 Cundo una transaccin no rene los requisitos exigibles en el orden legal y tcnico, la persona responsable presenta por escrito al responsable de la decisin toda situacin contraria al ordenamiento establecido?

15 Se atienden las recomendaciones?

13916 Si lleva Contabilidad Gubernamental La Direccin

de Contabilidad Gubernamental supervisa peridicamente el Sistema Contable del municipio?

17 Son atendidas oportunamente las observaciones giradas por la referida Direccin?

DISPONIBILIDADES 18 Existe independencia entre las personas que

realizan la custodia, autorizacin, registro de fondos y elaboracin de conciliaciones bancarias?

19 Se realizan arqueos sorpresivos y peridicos a los fondos municipales?

20 El fondo circulante se encuentra depositado en cuenta bancaria?

21 Se tiene registros individuales para cada una de las cuentas bancarias que posee la municipalidad?

22 Los fondos municipales manejados por medio del sistema financieros estn registrados directamente a nombre de la tesorera municipal?

23 Se efectan los pagos nicamente por medio de cheques?

24 Se acostumbra firmar formas de cheque en blanco?


PREGUNTA

B-SISTEMA CONTABLE Y DISPONIBILIDADES.SI NO REF

P/T 25 Se elaboran conciliaciones bancarias a fin de mes? 26 Se investigan de inmediato las partidas

conciliatorias irregulares?

27 Se contabilizan puntualmente las transferencias de fondos de una cuenta bancaria a otra?

28 El Concejo Municipal ha elegido a dos de sus miembros para la refrendacin de cheques?

29 El registro de firmantes autorizados esta actualizado?

30 Se notifica oportunamente a los bancos cuando existe cambio de funcionario autorizado para firmar?

31 Se liquida efectivamente el fondo circulante al final del ejercicio?

14032 Rinden fianza a satisfaccin del Concejo los

custodios de los fondos?


C- INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR SI NO REF

P/T 1 Se perciben fondos adicionales a los establecidos

por Ley?

2 Se utilizan slamente formularios(I-ISAM) prenumerados?

3 Son controlados y registrados: a) En la Contabilidad? b) En registros extracontables?

4 Se resguardan adecuadamente los formularios sin utilizar?

5 Se archivan los I-ISAM en forma cronolgica respetando su numeracin correlativa?

6 Se registran oportunamente los ingresos en los libros respectivos, acorde a la fuente especifica que los gener?

1417 Los valores recibidos en concepto de ingresos se

remesan a la cuenta bancaria municipal ntegramente al siguiente da hbil de su captacin?

8 Existe un procedimiento de verificacin del cobro conforme la tarifa vigente de arbitrios municipales?

9 Se efectan oportunamente las devoluciones de los valores cobrados en exceso a los contribuyentes?

CUENTAS POR COBRAR 10 Existe un sistema de registro de deudores

monetarios?

11 Se realizan verificaciones de los deudores monetarios?

12 Se realizan conciliaciones entre los datos contables y los manejados en Cuentas Corrientes?

13 Existe un sistema de anlisis de antigedad de saldos emitido al menos en forma mensual?

14 Existe caja fuerte o bveda para el resguardo de los valores propiedad de la alcalda?

15 Existen procedimientos definidos para la gestin de cobro de los documentos a favor de la alcalda?


PREGUNTA

D-EGRESOS GENERALES . SI NO REF

P/T 1 Se realizan los gastos considerando los

presupuestos debidamente aprobados por lo menos con los dos tercios de los miembros del Concejo?

2 Para las adquisiciones de bienes y servicios, se realizan estudios de factibilidad, conveniencia y oportunidad?

3 Son programados los compromisos y desembolsos mximos por perodos trimestrales?

4 Se emite por parte del alcalde un reporte mensual del estado de la ejecucin presupuestaria para el concejo municipal?

5 Existe un procedimiento definido en cuanto a la documentacin y proceso de aprobacin de egresos antes de emitir el cheque de pago?

6 Las erogaciones de fondos para el cumplimiento de obligaciones financieras son debidamente aprobadas por el Concejo Municipal?

1427 Se tienen catlogos de proveedores?

8 Con que frecuencia se actualizan?

9 La contratacin cumple con la normativa vigente sobre:

a) Libre gestin? b) Licitacin o concurso pblico por

invitacin? c) Licitacin o concurso pblico?

10 Ante el incumplimiento en la ejecucin del contrato, la municipalidad gestiona el reconocimiento y cobro de las garantas e indemnizaciones?

11 Para la contratacin directa se solicitan al menos tres cotizaciones?

12 Se realizan sondeos y anlisis de mercado, con el objeto de determinar el valor del bien, las ventajas y dems caractersticas?



P/T 13 Para toda adquisicin se tramita la orden de

compra o contrato?

14 Toda adquisicin calificada de urgente necesidad inicia con la requisicin y la justificacin por escrito de la necesidad del bien?

15 Todo comprobante o documento de pago tiene estampado el sello de cancelado?

16 Las facturas o recibos estn a nombre de la municipalidad?

17 Las erogaciones de fondos son registradas oportnamente en los libros correspondientes?

18 El cheque es emitido a favor del beneficiario que suministra el bien o servicio?

19 El voucher contiene nombre y firma de elaborado, revisado y autorizado por los empleados correspondientes?

20 En honorarios profesionales, el proceso de contratacin se realiza por medio de concurso:

a) Pblico por invitacin? b) Pblico?

14321 Se verifica si los servicios fueron recibidos a

entera satisfaccin?

22 Existe evidencia por escrito de la recepcin de los bienes y servicios adquiridos?

23 Se lleva el registro del desempeo de las personas naturales o empresas que han prestado servicio en la municipalidad a efecto de considerar nuevas contrataciones?

24 Se verifica que los gastos por mantenimiento y reparacin correspondan a bienes propios de la municipalidad?

25 Se prohben las llamadas telefnicas internacionales y a telfonos celulares que no estn autorizadas?

26 Si son de naturaleza particular se deducen responsabilidades?



P/T 27 Los gastos por seguro de vida y de bienes son

aprobados y autorizados por los funcionarios responsables?

28 Se custodian adecuadamente los documentos que ampara las plizas y dems informacin relacionada? MATERIALES Y SUMINISTROS

29 La asignacin de cuotas de combustible est debidamente autorizada y justificada?

30 Existen disposiciones administrativas y legales para la distribucin de combustibles y lubricantes?

31 Existen funcionarios y empleados a quienes se les asignan cuotas especiales de combustible?

32 Se controla el consumo de combustible para el uso de vehculos particulares?

33 Existen procedimientos para regular el consumo de combustible en base a una bitcora sobre kilometraje recorrido segn ruta autorizada?

34 Existe un manual de procedimientos para la compra y administracin de materiales y suministros para la institucin?

14435 Se ha designado a un funcionario responsable del

manejo y administracin de los materiales y suministros?

36 Se cotejan saldos segn control de inventarios de existencias?

37 Se cuenta con un sistema apropiado para la conservacin de los bienes de existencia?

38 Se lleva registros apropiados para el control de inventario de repuestos usados que han sido retirados de los vehculos descargados?

39 Se ha definido un procedimiento para el descargo de materiales y suministros obsoletos o deteriorados?



P/T 40 COMPRA DE ACTIVOS FIJOS

Existe un manual de procedimientos para la compra de activos para la institucin?

41 Se ha considerado la contratacin de mantenimientos preventivos para los activos de la institucin a fin de garantizar su duracin?

42 Existen registros auxiliares de los activos de la institucin incluso los menores de cinco mil colones?

43 Se efecta una identificacin de los activos adquiridos por la institucin?

44 Se llevan a cabo conteos fiscos para verificar las existencias por lo menos una vez al ao?

45 Existe un inventario de bienes inmuebles de la institucin debidamente inscritos en el Centro Nacional de Registros?

GASTOS EN PERSONAL. 46 Las nminas son aprobadas, revisadas y

autorizadas por: a) Concejo Municipal? b) Tesorero? c) Secretario? d) Sndico?

47 Las nminas contienen el detalle de los descuentos concentrables y no concentrables?

145

48 Los descuentos concentrables y no concentrables son remitidos de acuerdo a disposiciones legales?

49 Se comprueban aritmticamente?

50 Al efectuar el pago, eventualmente se verifica la firma del empleado contra la cdula de identidad persona (C.I.P.)

51 Se realizan los pagos de sueldos a travs de cheques individuales?

52 Esta prohibido la entrega de cheques antes de la fecha de pago?


PREGUNTA

D-EGREROS GENERALES. SI NO REF

P/T 53 GASTOS EN PERSONAL

Las renuncias y licencias del personal son comunicadas oportunamente al encargado de planillas?

54 Se lleva un expediente del personal de la municipalidad?

55 Los expedientes del personal contienen: a) Solicitud de empleo? b) Hoja de vida documentada? c) Acuerdo de nombramiento? d) Evaluaciones o entrevistas previas a su

contratacin? e) Acuerdos de autorizacin de licencia,

aumentos, traslados, estmulos, sanciones?

56 Las funciones que realizan los empleados estn de acuerdo a lo que establece el Manual de Funciones?

57 Para todo pago de viticos, gastos de representacin y horas extraordinarias existen reportes que:

a) Indiquen los lugares donde se realizaron las actividades y el trabajo desarrollado?

b) Contengan el visto bueno del jefe inmediato?

c) Contengan firma y nombre del empleado que esta solicitando el pago?

d) Constancia de visita y permanencia?

58 Se verifica en el comprobante de soporte que: a) Esta firmado por el jefe inmediato? b) Las horas extras pagadas corresponden al

tiempo trabajado?

146

59 GASTOS EN PROYECTOS 60 Existe una unidad responsable de la supervisin de

los proyectos de infraestructura aprobados por el concejo?

61 Se llevan a cabo las inspecciones del avance de cada proyecto antes de autorizar mayores desembolsos?

62 Existen registros auxiliares de los proyectos realizados por la institucin?

63 Existen programas de mantenimiento de las obras pblicas terminadas?

f- Determinacin de Riesgos de Control.

Al contar con la informacin obtenidos en su examen preliminar, el auditor estar

en la capacidad de determinar los riesgos de control utilizando criterios de auditora

que suministran pautas tiles para la evaluacin del manejo de los recursos fsicos

humanos y financieros del municipio, comparando la situacin existente con la que

debera de ser, fundamentndose en leyes, reglamentos y normas, las que pueden

ser generales (de administracin) y especficos (especialmente por reas,

actividades o servicios).

g- Elaboracin de Programas de Auditora Operativa

Los programas de auditora tienen por objeto reunir evidencia suficiente, pertinente

y vlida para sustentar los juicios a emitir respecto al rea examinada.

Deben establecerse los objetivos de la auditora en consonancia con los criterios,

los procedimientos y tcnicas de auditora a desarrollar.

Los procedimientos y tcnicas de auditora deben describirse en forma minuciosa y

orientada a la verificacin de los problemas reales o potenciales detectados en el

147examen preliminar.

Todo programa de auditora operativa deber comprender al menos el anlisis y la

evaluacin de la estructura organizativa, misin, objetivos y polticas; controles

financieros y operativos; formas de operar y aprovechamiento de los recursos en

cualquier rea de la municipalidad. Su elaboracin ser responsabilidad del

encargado de la auditora y la revisin y aprobacin del jefe de la unidad de

auditora interna.

Algunos autores consideran la elaboracin de los programas de auditora en la fase

de ejecucin, pero los avances tecnolgicos y la experiencia en auditoras

anteriores permiten recurrir a modelos de programas ya existentes y que puedan

adaptarse a las municipalidades, por tal motivo ubicarlos dentro de la planeacin,

es ms ventajoso que elaborarlos sobre la marcha del trabajo.

A continuacin se presentan propuestas de modelos de programas de auditora

operativa:

PROGRAMA DE AUDITORA OPERATIVA

REA ADMINISTRATIVA CONCEJO MUNICIPAL (ver estos recuadros en tesis impresas)

148

h- Administracin del Trabajo.

El director de auditora interna debe establecer un programa para la seleccin y

desarrollo de los recursos disponibles para la auditora en el cual debe incluir

adems de la fecha de inicio del examen y el cronograma de actividades la

descripcin de los puestos de trabajo, posibilidad de capacitacin permanente del

personal y una evaluacin anual de rendimiento.

Debe coordinar los esfuerzos de las auditoras interna y externa para asegurar la

cobertura adecuada y minimizar la duplicidad de tareas, lo que implica reuniones

peridicas para discutir aspectos de inters mutuo, como acceso a programas de

auditora y papeles de trabajo, tcnicas, mtodos e informes de auditora.

3.1.4 REVISIN DE LA PLANEACIN

Esta es la ultima fase de la planeacin, antes de iniciar el trabajo de campo el

encargado de la auditora deber haber revisado en detalle el cumplimiento de cada

una de las fases de la planeacin enfatizando el contenido de los programas de

trabajo, el alcance de los procedimientos, la correcta asignacin del personal y

tiempo que se va a emplear en funcin del objetivo de la unidad de auditora

interna.

149

3.2 EJECUCIN

3.2.1 REALIZACIN DE PRUEBAS Y OBTENCIN DE EVIDENCIA

En esta etapa el auditor debe poner en prctica las normas de auditora

generalmente aceptadas manteniendo la independencia y aplicando el debido

cuidado profesional y la supervisin constante, agotando todos los recursos a su

alcance para documentar y sustentar la evidencia en papeles de trabajo

cuidadosamente preparados durante el curso del examen, a fin de que sea

suficiente competente, relevante y til, es decir que deben contener toda la

informacin obtenida y los anlisis efectuados, ya que servirn de base para las

conclusiones y recomendaciones que se efecten; deben ser preparados por el

auditor y revisados por la direccin de la unidad de auditora interna.

Para hacer fcil el manejo de los papeles de trabajo es necesario asignarles un

ndice que puede ser numrico o alfanumrico incluyendo adems el detalle de

marcas de auditora; luego de ser preparados y referenciados se deben agrupar en

los archivos de papeles de trabajo ( corriente y permanente) (Ver anexo # 6, 7 y 8)

3.2.2 DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORA

Conforme a los requerimientos legales y tcnicos, todos los hallazgos deben

contener tanto en los papeles de trabajo como en los informes, la siguiente

estructura:

150

UNIDAD DE AUDTORIA INTERNA

ALCALDA MUNICIPAL DE_________________

REA EXAMINADA

TIPO DE AUDITORA

AUDITOR FECHA HORA

TTULO DEL HALLAZGO:

CONDICIN

CRITERIO

CAUSA

EFECTO

RECOMENDACIN GRADO DE CUMPLIMIENTO

CUMPLIDA EN PROCESO NO CUMPLIDA

VERIFICADO :____________________

COMENTARIOS DEL AUDITADO:

(Ver anexo # 9)

Los siguientes constituyen requisitos bsicos para un hallazgo de auditora: Debe ser de importancia relativa, que merezca su comunicacin.

Estar basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de

trabajo.

Objetivos, es decir basados en una labor suficiente como para respaldar la

conclusin y recomendacin resultante.

El desarrollo sistemtico y profesional de los hallazgos debe ser el siguiente:

TTULO: debe ser breve y sintetizar el contenido del hallazgo, puede ser positivo o

negativo.

151CONDICIN: Es la situacin encontrada por el auditor con respecto a una

operacin, actividad o transaccin, refleja el grado en que los criterios estn siendo

logrados.

La condicin puede tomar tres formas:

Los criterios se estn logrando satisfactoriamente.

Los criterios no se logran.

Los criterios se estn logrando parcialmente.

CRITERIO: Norma con la cual el auditor mide la condicin, son las metas que la

entidad est tratando de lograr o las normas relacionadas con el logro de las metas.

Los criterios pueden ser, entre otros, los siguientes:

Disposiciones por escrito. Sentido comn. Experiencia del auditor. Opiniones independientes de expertos. CAUSA: Identifica el motivo de la deficiencia generalmente por fallas de la

administracin y evidencia respuesta de administracin.

Algunas de esas causas pueden ser:

Por la carencia de capacitacin, comunicacin, conocimiento de los requisitos, de

recursos humanos, materiales y financieros, de honestidad.

Negligencia o descuido.

Inadvertencia del problema.

Organizacin defectuosa.

152Auditoria interna deficiente.

EFECTO: Se refiere al resultado adverso real o potencial que resulta de la

condicin encontrada. Normalmente representa la prdida en dinero o en

efectividad causada por el fracaso en el logro de las metas. El auditor debe

expresar en su informe el efecto cuantificado en dinero o en otra unidad de

medida, sin embargo ciertos aspectos no pueden ser expresados en estos

trminos, por lo que el informe debe incluir datos suficientes como para convencer

al auditor que el asunto merece atencin.

El efecto puede ser:

Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales y financieros.

Prdida de ingresos potenciales.

Violacin de disposiciones generales.

Inefectividad en el trabajo.

Gastos indebidos.

Informes poco tiles y significativos o inexactos.

Control inadecuado de recursos o actividades.

Inseguridad de que el trabajo se est realizando debidamente.

Desmoralizacin del personal.

RECOMENDACIN: representa la solucin a la condicin, ataca la causa, es

viable, comprensible y se explica por s sola; significa mejoras potenciales y

acciones correctivas.

153

COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACIN: es la respuesta escrita a los hallazgos

comunicados y es til para conocer el grado de cumplimiento de la recomendacin.

GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA RECOMENDACIN: puede ser

recomendacin cumplida, en proceso o no cumplida.

3.2.3 BORRADOR DEL INFORME

Es el paso previo a la etapa de comunicacin de resultados y debe comenzar a

elaborase con anticipacin dndole la orientacin precisa al personal de auditora.

Debe prepararlo el auditor jefe despus de revisar en los papeles de trabajo el

desarrollo de hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de control interno

aplicando un especial cuidado en el contenido, ortografa, edicin, cuadros y

grficos.

En esta etapa, el informe an est a nivel de ser discutido con el jefe de la unidad

del rea auditada y debe conservarse en los archivos para cualquier aclaracin y

sustentar en cualquier momento la base sobre la cual se concibi el informe.

3.3 COMUNICACIN DE RESULTADOS

3.3.1 EDICIN Y ENTREGA DEL INFORME

Conforme al Art. 33 de la Ley de la C. de C. de la Repblica, el auditado tendr la

oportunidad de presentar las pruebas de descargo durante el desarrollo del

examen: el informe resultante acompaado de un memorando de remisin se

enviar al auditado al cual debe drsele un plazo prudencial, para que presente

pruebas de descargo y desvanezca las observaciones del informe.

154

3.3.2 ELABORACIN DEL INFORME FINAL.

Debe ser objetivo, claro conciso, constructivo y oportuno guardando la siguiente estructura:

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA


INFORME DE AUDITORA INTERNA

INTRODUCCIN: Debe contener una descripcin de los fundamentos legales de la prctica de la auditora y la del contenido del informe. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORA: Es el mismo planteado en el plan general de auditora. LIMITACIONES GENERALES: Solamente las generales y relevantes e importantes encontradas en el proceso de la auditora. ANTECEDENTES DEL MUNICIPIO Los enfocados en la etapa de planeacin, considerando los aspectos relacionados con el rol, posicin, objetivos, funciones, estructura organizativa, presupuesto, bienes y /o servicios que produce. LOGROS DE LA AUDITORA Si durante la auditora se emitieron recomendaciones y fueron atendidas por la municipalidad. RESULTADOS DE LA AUDITORA en esta parte se incluyen los hallazgos determinados en el examen y que no pudieron ser desvirtuados por los funcionarios. TTULO DEL HALLAZGO:

CONDICIN

CRITERIO

CAUSA

EFECTO

RECOMENDACIN

GRADO DE

CUMPLIMIENTO

Si el auditado no logra desvanecer todas las observaciones planteadas en el

Informe deber elaborarse el informe final, el cual sealar la responsabilidad en

que han incurrido los involucrados en el proceso de auditoria.

155

3.3.3 DIVULGACIN Y DISTRIBUCIN DEL INFORME FINAL

Luego de editado, aprobado y firmado el informe deben emitirse los

ejemplares necesarios para distribuirlos as:

a) Archivo de la Unidad de Auditoria Interna

b) Jefe de la Unidad responsable o rea auditada

c) Gerencia general

d) Concejo municipal

e)Direccin de responsabilidades de la Corte de cuentas de La Repblica.

3.4 SEGUIMIENTO

3.4.1 OBJETIVO DEL SEGUIMIENTO

Constituye la culminacin del proceso de la Auditora Operativa Interna, por tanto

es de vital importancia desarrollarlo ya que permite evaluar el cumplimiento de la

recomendaciones y medir la contribucin de la unidad de Auditora Interna al

desarrollo de la gestin municipal.

Auditora Interna debe asegurarse que se han tomado las acciones correctivas

necesarias a fin de superar aquellas observaciones que quedaron en proceso en la

etapa del examen o que el Concejo ha asumido el riesgo de no adoptar las

acciones necesarias sobre los hechos auditados.

3.4.2 METODOLOGA

a) El personal asignado para esta actividad no necesariamente debi haber

participado en la auditoria aunque ser lo ms recomendable.

b) El perodo ideal para llevar a cabo el seguimiento debe ser de 30 das

156calendario posteriores a la presentacin del informe final, la duracin de esta

actividad depender de la complejidad del trabajo.

c) Formulario: El auditor para facilitar el proceso de seguimiento deber

disear un formulario que contenga como mnimo los siguientes aspectos:

Identificacin del hallazgo y clasificacin de recomendaciones, los

procedimientos efectuados para determinar el grado de cumplimiento de la

recomendacin y las observaciones generales.

Este formulario debe integrarse al utilizado para el desarrollo de hallazgos, porque

estn totalmente relacionados y sera imprctico escribir nuevamente los hallazgos

de auditora.

A continuacin se presentan integrados o puede ser incorporado al reverso.

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA


REA EXAMINADA

TIPO DE AUDITORA

AUDITOR FECHA HORA

TTULO DEL HALLAZGO:

CONDICIN

CRITERIO

CAUSA

EFECTO

RECOMENDACIN

GRADO DE CUMPLIMIENTO

CUMPLIDA EN PROCESO NO CUMPLIDA

VERIFICADO ____________________

COMENTARIOS DEL AUDITADO

PROCEDIMIENTOS EFECTUADOS PARA DETERMINAR EL GRADO DE CUMPLIMIENTO:

OBSERVACIONES GENERALES:

VERIFICADO :____________________ FECHA_____________________

157

3.4.3 RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO

Efectuado el seguimiento el director de la unidad de auditora interna deber

comunicar a travs de un memorando de remisin, anexando copia del formulario

y agregarse otra a los papeles de trabajo, evidenciando el cumplimiento de la

recomendacin o el riesgo asumido por el concejo al no adoptar las acciones

necesaria sobre los hechos auditados.

4 PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL MODELO DE AUDITORAS

OPERATIVAS

Para su implementacin se har llegar al Concejo Municipal una nota que contenga

toda la informacin necesaria, detallndose los potenciales beneficios que pueden

obtenerse con la puesta en marcha de dicho Modelo.

DESARROLLO DEL MODELO DE AUDITORAS OPERATIVAS EN UNA MUNICIPALIDAD.

CRONOGRAMAS

PLAN DE IMPLEMENTACIN

PRESENTACIN A LOS MIEMBROS DEL CONCEJO MUNICIPAL

AUTORIZACIN

DIVULGACIN A TODO EL PERSONAL

OBJETIVOS Y RECOMENDACIONES PARA LA PROPUESTA

PRESUPUESTOS

REVISIONES PERIODICAS

158

4.1 PRESENTACIN A LOS MIEMBROS DEL CONCEJO MUNICIPAL

A travs de una presentacin por medio de tcnicas visuales acordes con el avance

de la tecnologa actual.

4.2 AUTORIZACIN

Efectuada la presentacin al Concejo Municipal, ste deber autorizar la

implementacin del Modelo, tomando en consideracin todas las ventajas que

ofrece para una mejor gestin de su administracin.

4.3 DIVULGACIN A TODO EL PERSONAL

En esta etapa decidir el alcalde como dar a conocer el modelo, ya sea por medio

de memorando girado a todos los jefes y encargados de reas o convocando al

personal para su conocimiento y exhortarlos a que brinden la colaboracin

necesaria para el desempeo eficiente del auditor, haciendo nfasis que cuenta con

el apoyo total del Concejo Municipal.

4.4 OBJETIVOS DEL PLAN DE IMPLEMENTACIN

La municipalidad adoptante del modelo tendr entre otros los siguientes objetivos:

a) Mejorar el nivel de transparencia en la rendicin de cuentas en la

municipalidad por los responsables de las diferentes unidades de la estructura

municipal.

159b) Elevar la eficiencia, eficacia y economa en la administracin de los recursos

institucionales.

c) Medir los niveles de eficiencia y eficacia operativa de sus diferentes unidades

organizativas.

4.5 RECOMENDACIONES PARA LA IMPLEMENTACIN DEL MODELO

a) Para comprobar la viabilidad del modelo propuesto se recomienda: el desarrollo

de una Prueba Piloto que permita evaluar la importancia de los logros

obtenidos por la Unidad en beneficio del rea auditada

b) La auditora Operativa exige del auditor un cambio de actitud y una ampliacin

de su experiencia profesional en el desarrollo de nuevas cualidades, habilidades

y conocimientos.

c) De acuerdo con la investigacin realizada se considera que la estructura

organizativa ideal para las unidades de auditora interna municipal debe ser la

siguiente:

160ESTRUCTURA ORGANIZATIVA IDEAL PARA LAS UNIDADES

DE AUDITORA INTERNA MUNICIPAL

(ver organizativa en tesis impresa)

4.6 PRESUPUESTOS

En el presente cuadro se han considerado la utilizacin de recursos humanos,

materiales y financieros necesarios para la implementacin del modelo, pero estar

sujeto a los ajustes necesarios dependiendo del volumen de operaciones y la

capacidad econmica de la municipalidad.

PRESUPUESTO ESTIMADO PARA LA IMPLEMENTACIN DEL MODELO DE AUDITORAS OPERATIVAS EN LAS MUNICIPALIDADES DE LA ZONA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR (SEIS MESES)

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS MATERIALES

COSTO UNITARIO

TOTAL

3 Asistentes. 3 $ 457.14 $ 8,228.52

2 Capacitadores. ( 2 meses)

2 $ 171.42 $ 685.68

3 Computadoras. $ 685.71 $ 2057.13

Papelera y tiles. $ 50.00 $ 300.00

TOTALES $1,364.27 $11,271.33

161

4.7 CRONOGRAMA PARA LA IMPLEMENTACIN DEL MODELO

(ver cronograma en tesis impresas)

4.8 REVISIONES Y EVALUACIONES PERIDICAS

Las revisiones debern efectuarse conforme al desarrollo de los avances tcnicos

y nuevas reglamentaciones surgidas en el mbito de la auditora municipal y

lgicamente tambin conforme al grado de efectividad del modelo propuesto; estas

revisiones se propone

que se efecten semestralmente, o en perodos razonables en concordancia con el

tamao de la municipalidad.

Estas revisiones y evaluaciones adems permitirn los ajustes y actualizaciones

necesarias al modelo de Auditora Operativa Municipal.

CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES, BIBLIOGRAFA Y ANEXOS VERLOS

EN TESIS IMPRESAS.

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352.007 2-R173d-CAPITULO IV.pdf