A gestão do conhecimento no escopo da atuação do arquivista · Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces. A gestão do conhecimento no escopo

Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.

A gestão do conhecimento no

escopo da atuação do arquivista

Vanderlei Batista dos Santos Doutor em Ciência da Informação

[email protected]

Salvador/BA

22.Outubro.2013


Programa

1. Gestão do conhecimento

2. Ciclo vital dos documentos arquivísticos:

- gestão de documentos;

- acervos permanentes .

3. Formação e atuação do arquivista

4. Confrontando as abordagens e o profissional

5. Considerações finais


1. Gestão do conhecimento

Definição:

A criação e subsequente gestão de um ambiente que

estimula o conhecimento a ser criado, compartilhado,

aprendido, ampliado, organizado e utilizado nos interesses

da instituição e de seus clientes.

Ambiente:

Combinação de tecnologias, pessoas, organização,

processos, recompensas e cultura (...).

GILCHRIST, Alan. Knowledge Management Roadmap Glossary for Joint Information Systems

Committee. 2006. Em: http://www.jisc.ac.uk/uploaded_documents/JISC_KMRoadmap_Glossary.pdf


Gestão do Conhecimento: instrumentos

Taxonomias, storytelling, árvore do conhecimento

(mapeamento do conhecimento organizacional),

comunidades de práticas, matriz de competências, portais

corporativos, banco de talentos, universidades corporativas,

networking, coaching, mentoring,


Conhecimento Explícito

Pode ser articulado na linguagem formal, inclusive em

afirmações gramaticais, expressões matemáticas,

especificações, manuais etc., facilmente transmitido,

sistematizado e comunicado.

SANTOS, Antônio Raimundo dos et all. Gestão do conhecimento. SERPRO.

Conhecimento tácito

É o conhecimento pessoal incorporado à experiência

individual e envolve fatores intangíveis como, por exemplo,

crenças pessoais, perspectivas, sistema de valor, insights,

intuições, emoções, habilidades.



Nível de maturidade da gestão do conhecimento

Nível 1

Iniciar

Consciência crescente.

Nível 2

Desenvolver

Práticas localizadas e repetidas.

Nível 3

Padronizar

Abordagens e processos comuns.

Nível 4

Melhorar

Monitoramento e adaptação.

Nível 5

Inovar

Melhoria contínua das práticas.

Conhecimento ad hoc

Conhecimento

aplicado

Conhecimento

disponível

Conhecimento

escalonado.

HUBERT, Cindy; LEMONS, Darcy. APQC’s Levels of Knowledge Management Maturity, 2010.


2. Ciclo vital dos documentos arquivísticos

Fases por que passa um documento, desde sua criação até

seu tratamento na fase permanente, constituindo-se dos oito

seguintes estágios: 1. fase de gestão: criação ou recepção,

classificação ou registro, manutenção, destinação; 2. fase

histórica: recolhimento, descrição (inventário, guia),

preservação, referência e uso. (Jay ATHERTON, 1986. From life cycle to continuum)

Ambiente:

Combinação de tecnologias, pessoas, organização,

processos, legislação, memória.


Gestão (arquivística) de documentos

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à

produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de

documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária,

visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda

permanente. (Art. 3°, Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

Art. 1°, § 3°, Resolução nº 20, de 16 de Julho de 2004 - CONARQ)

(...) tem por objetivo garantir a produção, a manutenção, a

preservação de documentos arquivísticos fidedignos

[confiáveis], autênticos e compreensíveis, e o acesso a

estes. (Art. 1°, § 3°, Resolução nº 20, de 16 de Julho de 2004 - CONARQ)


Gestão (arquivística) de documentos: instrumentos

• Plano de classificação, Protocolo (tramitação,

empréstimo, desarquivamento), manual de redação e

controle de produção de formulários, tabela de

temporalidade, comissão de avaliação, glossário,

tesauros, guias de transferência e recolhimento, normas

arquivística (classificação, avaliação, transferência,

recolhimento, acesso, eliminação, preservação etc.),

listagem e edital de eliminação, política de segurança da

informação (prevenção contra desastres, contingências),

sistema informatizado de gestão de documentos.


Fase histórica: instrumentos

• instrumentos de pesquisa (descrição, arranjo, inventários),

preservação e acesso ao acervo permanente, história oral,

sistemas de controle e preservação, recursos de interação

via web (pesquisa, tags, descrição).


Gestão de documentos visa:

• organizar as informações orgânicas, colaborando para reduzir os

prazos de busca, permitindo suporte tempestivo à tomada de decisão;

• compreender as funções institucionais e os fluxos de trabalho e

de informações relacionados à consecução de seus objetivos;

• socializar procedimentos e distribuir responsabilidades quanto à

produção, uso, arquivamento e acesso a documentos arquivísticos;

• promover a transparência das atividades realizadas pelas instituições

e Governos, por meio do acesso dos cidadãos às informações;

• a eliminação técnica e controlada de documentos, otimizando a

utilização de espaços físicos e distribuição de recursos com o

tratamento dos documentos considerados necessários;

• garantir a preservação da documentação importante à compreensão

das funções da instituição e à conformidade legal;


NÍVEL DESCRIÇÃO INSTRUMENTOS

5. Gestão

estável e

completa.

Foco no uso das

informações

arquivísticas

autênticas.

SIGAD funciona em conjunto com outras bases de dados arquivísticas (fotografias,

audiovisuais) e possibilita a geração de relatórios quantitativos e de conteúdo como

suporte à tomada de decisão. Há interação entre a gestão de documentos e conformidade

legal e normativa e TIC. Documento institucional é aquele declarado pela instituição,

capturado no SIGAD. Uso de tesauros, recursos de Data Mining e Data Warehouse.

4. Gestão em

processo de

estabilização

Foco na situação

da demanda

registrada no

documento,

trâmite.

Controle parcial dos documentos acumulados pela instituição. Monitoramento permite

analisar o nível de adesão à política e alcance da gestão dos documentos, realizar

correções de rumos, propor treinamentos. Documentos não estruturados (comumente em

suporte papel) como recursos para tomada de decisão. Existência de controle sobre os

documentos, embora não muito forte e nem na totalidade. Adoção de SIGAD e de

penalizações pela não observância das normas.

3. Instrumenta-

lização

Normalização Desenvolvimento e formalização normativa de políticas e instrumentos básicos de gestão:

plano de classificação e tabela de temporalidade, regras de sigilo, manual de redação etc.

Definição clara dos papéis e responsabilidades das pessoas e unidades. Treinamento.

2. Início Auto-análise e

conscientização.

Os processos e políticas são mapeados, modelados e definidos, bem envidados esforços

de conscientização e preparação para mudanças.

1. Situação

estratégica

Reconhecimento Clareza quando à necessidade de gestão de documentos, principalmente quanto às

questões legais envolvidas (não observância da legislação, possibilidade de litígios).

Iniciativas pontuais (organização física, protocolo), não coorporativas.

0. Inexistência Ignorância. Inexistência de qualquer instrumento de gestão de documentos e do reconhecimento de

sua necessidade. Pragmatismo.

Nível de maturidade da gestão de documentos


3. Formação e atuação do arquivista


Áreas de profissionais da Gestão do Conhecimento: Ciência da Informação, Administração, Ciência da Computação,

Biblioteconomia: fundamentos e práticas da área e suas relações com a

Arquivologia.

Disciplina obrigatória: Gestão da Informação e do Conhecimento: UFPB (CI), UNESP (CI)

Gestão do conhecimento: UFRGS (Bib)

Disciplina optativa: Gestão da Informação e do Conhecimento: UFSC (CI, Adm)

Gestão Estratégica da Informação e do Conhecimento: UNIRIO (CI,Bib,Adm)

[Welder Silva, Cíntia Arreguy, Leandro Negreiros (UFMG). Plenária 1: Da Arquivologia que fazemos: mapeamento das

grades curriculares dos cursos de Arquivologia no Brasil, REPARQ, 2013. Salvador, Bahia]. Dados brutos por email.

Grades curriculares dos 16 cursos de Arquivologia


Atuação do arquivista

• Como pesquisador da área e/ou professor de cursos de

Arquivologia.

• Como arquivista atuando em arquivos históricos ou

instituições arquivísticas públicas: regras de tratamento de

documentos, ministrando cursos de capacitação para

gestão de documentos, analisando e dando pareceres

quanto à elaboração ou revisão de planos de classificação,

trabalhando com metodologias e normatizações de

descrição de acervo, desenvolvendo políticas de

divulgação de documentos, elaborando projetos de

exposições temáticas fixas e itinerantes.


(... cont.)

• atendimento à consultas: aspectos de respeito à honra e

imagem das pessoas, direito autoral etc.

• mapeamento de processos;

• criação de taxonomias e apoio no desenvolvimento de

vocabulários controlados (classificação e indexação);

• estudos quanto a eliminação de documentos,

microfilmagem e digitalização (avaliação e destinação);

• apoio na estruturação de requisitos para sistemas de gestão

de documentos e programas de segurança da informação;

• definição de requisitos para repositórios digitais confiáveis;

• estudos quanto a autenticidade de documentos digitais e

uso da certificação digital;

• projetos de gestão do conhecimento.


AÇÕES LIMÍTROFES

• Gestão do conhecimento institucional explícito arquivístico;

• Diagnósticos institucional por meio dos levantamentos e

registro dos fluxos processuais e documentais (explicitação

do conhecimento institucional por meio de manuais e

mapeamento de processos);

• Elaboração de taxonomias funcionais (PC) que podem ser

usadas para a estruturação de portais corporativos;

• Registro e disponibilidade de palestras e/ou depoimentos

de empregados sobre temas vinculados às atividades da

instituição (história oral, storytelling);


Novos paradigmas para os arquivistas

De Para

Análise Processual Sistêmica

Foco Conservação Avaliação (segundo modelo orgânico-

funcional)

Recuperação Por conteúdo Por contextos (probatório e funcional)

Papel Passivo Intervenção ativa e direta na produção

documental

Perfil profissional Conservador Gestor da informação [orgânica]

Garcia, 1997 apud SOUZA, 2010, p.10, traduzido e adaptado.


4. Confrontando as abordagens e o profissional


Abordagens da Gestão do Conhecimento

Orientada para INFORMAÇÃO (Information):

Conhecimento como conteúdo relevante;

Conhecimento como experiência replicável.

Orientada à PESSOAS (Human):

Conhecimento como prática social;

Conhecimento como saber fazer.

Orientada para TECNOLOGIA (Computing):

Conhecimento como sistemas inteligentes;

Conhecimento como modelos da realidade.

Orientada para ESTRATÉGIAS (Strategy):

Conhecimento como capacidades organizacionais;

Conhecimento como a base da organização. SAITO, André. Educating Knowledge Managers, 2007.


Questões arquivísticas (quase) ignoradas..

• Que informação é relevante para os usuários da unidade de informação [arquivo]?

• Quem gera e quem usa a informação?

• Como são definidos os índices para avaliar a satisfação dos usuários?

• Como é organizada e tratada a informação?

• Até que ponto a informação disponibilizada é utilizada?

• Qual o valor da informação para seus usuários?

• Os usuários da unidade de informação estão satisfeitos com a informação tornada disponível?

Carlos Eduardo de Azevedo et al. Planejamento de unidades de informação. Carlos Eduardo de Azevedo et al. Planejamento de unidades de informação.

Universidade de Brasília. Trabalho para disciplina Planejamento e Gerência de Unidades de Informação (2003).Universidade de Brasília. Trabalho para disciplina Planejamento e Gerência de Unidades de Informação (2003).


http://www.lsc.co.uk/defence/index.html?3_6_knowledge-management.html~MainFrame

Sabedoria/Inteligência

Informação

Dado

Conhecimento

InsightInsight

SignificadoSignificado

ContextoContexto

Tomada de Decisão

Síntese

Análise

Resumo

Organização

Coleta

http://www.nickfinck.com/presentations/bbs2005/03.html. 1994 - 2005 Nick Finck, Mary Hodder, and Biz Stone.

AçãoAção


(*) Damiani (2003) apud BATISTA, Fábio Ferreira. Governo que aprende: gestão do conhecimento em organizações do Executivo Federal, 2004

GESTÃO DE DOCUMENTOS GESTÃO DO CONHECIMENTO (*)

Capturar e controlar os

documentos acumulados;

Controlar as relações entre

os documentos e as

atividades que os geraram.

Identificar e eliminar

documentos desnecessários.

Atender aos usuários em

todo o ciclo vital, respeitadas

as questões de sigilo.

Gerenciar acervos.

Captar e compartilhar lições

aprendidas com a prática.

Captar e reutilizar o conhecimento

estruturado.

Identificar fontes e redes de

expertise.

Estruturar e mapear

conhecimentos necessários para

aumentar a performance.

Desenvolver competências

individuais.


5. Considerações finais


Arquivística tem como objetivo a acessibilidade

perene aos conteúdos informacionais orgânicos de

interesse primário, com alta qualidade da

informação, e de interesse secundário, acrescida

de questões referentes à autenticidade

(confiabilidade, acurácia) dos documentos e controle

de acesso e eliminação de documentos e

informações.

SANTOS, V.B. A teoria arquivística a partir de 1898: em busca da consolidação, da reafirmação e da

atualização de seus fundamentos (tese). UnB, Doutorado em Ciência da Informação, 2011.


Planejamento Estratégico

de gestão da IC

(foco no negócio)

Planejamento organizacional;

Demonstração do valor da GIC;

Desenvolvimento estratégico da capacidade de gerenciar IC;

Seleção e aquisição de recursos de IC.

Uso e exploração de IC

(foco no usuário)

Compartilhamento e colaboração do conhecimento;

Reuso e compartilhamento da informação;

Análise da informação;

Integração das capacidades de GIC ao processo de negócio.

Gestão e Organização da

Informação

(foco no processo)

Arquitetura e controle da informação;

Criação e manutenção de documentos arquivísticos e

informações.

Governança da Informação

(foco na continuidade)

Governança de riscos da informação;

Conformidade com legislação, regulamento e padrões

institucionais;

Ética.

Competências do Profissional de Gestão da Informação e do

Conhecimento Governamental

Government Knowledge and Information Management Professional, United Kingdown, 2009


Obrigado!

Vanderlei Batista dos Santos Doutor em Ciência da Informação

[email protected]

Documents

A gestão do conhecimento no escopo da atuação do arquivista · Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces. A gestão do conhecimento no escopo