ABR/13 (3 revisões)

CRITICIDADE Media

ÁREA SOLICITANTE: VP OPERAÇÕESSUB-ÁREA SOLICITANTE: DIR OPERAÇÕES

RESPONSÁVEL PELO CUMPRIMENTO:GERENTE DE MANUTENÇÃO<>

TIPO DA NORMA: Consulta ÁREAS ENVOLVIDAS: VP OPERAÇÕES, VP COMERCIAL, ENGENHARIA, JURIDICO, AUDITORIA CORP., DIR. MARKETING, RH, VP FIN CONTROLESUB-ÁREAS ENVOLVIDAS: GER CORP. MAN, GER SEGURANÇA, GER. CORP ESTAC, DIR. COMERCIAL, DIR ENG OP EXP, DIR ENG NV PROJ, DIR. JURIDICO, AUDITORIA CORP., GER CORP MARKET, GER CORP. DE RH, GER CORP. DE TI, GERÊNCIA GERAL

EXECUTOR: GERENTE DE MANUTENÇÃO<>

Objetivo

Estabelecer procedimentos para: 

Transição entre a conclusão de uma nova obra ou de expansão e o início da operação pela equipe do Shopping Center;

Entrega, distribuição e a guarda de todos os documentos, dados e projetos ao final das obras conduzidas pela Engenharia da IESC.

 Estes procedimentos levam em consideração que as premissas da implantação do empreendimento e os projetos executivos já foram previamente aprovados pelos diversos departamentos da empresa sob coordenação do Líder do Projeto do Dep. de Engenharia.

DOS ENVOLVIDOS

Um Coordenador Técnico a ser definido pela Engenharia IESC e um representante da Gerenciadora, serão os representantes da obra.

 Uma equipe multifuncional, corporativa e local (ver Manual de Implantação de Shopping Centers), será definida para o início das atividades de implantação para as obras de novos Shoppings.  A equipe de implantação será formada pelas áreas: comercial (lojas e quiosques/merchandising), controladoria, engenharia, paisagismo,estacionamento, jurídico, manutenção (incluindo a limpeza), marketing, recursos humanos, segurança e tecnologia de informação.

No caso de obras de expansão nos Shoppings existentes o acompanhamento da obra será feito pelas equipes operacionais do próprio Shopping.

 A Operação do Shopping será representada pelo Gerente de Manutenção/Gerente de Operações (GM/GOP), Gerente Técnico de Operações (GTO), Gerente de Segurança e Gerente Corporativo do Estacionamento (no mínimo 3 meses antes da previsão da entrega da obra do Shopping).

Qualquer troca de informações entre os envolvidos, deverá ocorrer somente através desses representantes sendo que os fatos mais relevantes deverão ser registrados por escrito com

cópias para o Líder do Projeto e para o respectivo Diretor de Engenharia, Diretor Regional de Operação e o Gerente Técnico Operacional.

DAS ETAPAS

3.1.     Período de Acompanhamento/Responsabilidades da Equipe de Implantação

 A equipe de implantação deverá efetuar visitas (as visitas deverão iniciar 90 dias antes da inauguração do Shopping), durante e execução da obra, acompanhada por representantes da Engenharia na Obra (Engenheiro Residente), verificando o andamento da obra e suas respectivas áreas,  e  adequação das mesmas(depósitos, oficinas, escritórios) ao projeto aprovado e ao detalhamento do caderno técnico de áreas.

 No caso de obras de expansão nos Shoppings existentes o acompanhamento será feito pela equipe operacional do próprio Shopping.

 Nos três meses que antecedem a inauguração da obra até o recebimento definitivo da mesma, o GM/GOP e Gerente Técnico de Operações, Gerente de Segurança e o Gerente Corporativo do Estacionamento deverão acompanhar a finalização dos trabalhos, dedicando-se às seguintes funções:

Conhecimento dos projetos previamente aprovados; Conhecimento dos diversos sistemas em processo de implantação, identificando aqueles para os

quais será necessário um treinamento específico e/ou mais detalhado e identificando qual funcionário deverá receber o treinamento.

Acompanhamento dos processos em andamento na prefeitura, concessionárias e demais órgãos públicos, familiarizando-se com o parâmetro que regerão a vida do empreendimento. Deverá ser dada especial atenção às condições de aprovação do projeto de prefeitura (taxa de ocupação coeficiente de aproveitamento, recuo) e documentação necessária à obtenção do habite-se.

Checar contratos: das concessionárias de energia, gás e água/esgoto. Checar contratos de manutenção dos elevadores, chillers, escadas rolantes, sistemas de incêndio,

automação. Acompanhar comissionamento dos sistemas. Identificação de possíveis melhorias a serem incorporadas aos processos e/ou possíveis problemas

de instalação, encaminhando suas observações ao Coordenador Técnico. Checar se todas as necessidades pré-operacionais estão contempladas no escopo da Obra, este

check list deverá abranger não somente a área de Manutenção, mas também Segurança, Marketing, Estacionamento e TI.

 3.2.     Responsabilidades da Engenharia => Obras de Novos Shoppings

 Caberá aos representantes da engenharia (Coordenador Técnico da Obra) promover reuniões com a equipe de implantação para apresentação dos projetos técnicos;

Caberá aos representantes da engenharia (Coordenador Técnico da Obra) promover visitas para entrega das áreas a cada departamento.

Caberá aos representantes da engenharia (Coordenador Técnico da Obra) gerenciar as listas de check- list de cada área, junto à gerenciadora da Obra, Construtora, Instaladoras e Projetistas.

Caberá aos representantes da engenharia (Coordenador Técnico da Obra) entregar em até 30 dias após a inauguração da obra, toda documentação técnica para área de operações (plantas, projetos, documentações, laudos certificados, etc.).

 3.3Responsabilidades da Engenharia => Expansões em Shoppings Existentes

Caberá aos representantes da engenharia (Coordenador Técnico da Obra) promover reuniões semanais com a equipe operacional do Shopping para apresentação dos projetos técnicos; 

Caberá aos representantes da engenharia (Coordenador Técnico da Obra) promover visitas para entrega das áreas a cada departamento envolvido na obra de expansão. 

Caberá aos representantes da engenharia (Coordenador Técnico da Obra) gerenciar as listas de check- list de cada área, junto à gerenciadora da Obra, Construtora, Instaladoras e Projetistas. 

 Caberá aos representantes da engenharia (Coordenador Técnico da Obra) entregar em até 30 dias após a inauguração da obra, toda documentação técnica para o Dep. de Manutenção do Shopping (plantas, projetos, documentações, laudos certificados, etc.).

VERIFICAÇÃO DOS SISTEMAS

O Coordenador Técnico e o GM/GOP e Gerente Técnico de Operações, acompanhados da Gerenciadora, deverão acompanhar os testes/ verificação da(s): 

Instalações Elétricas:   Subestação

                                                       Quadros

                                                       Gerador (es)

                                                       Transformador (es)

                                                       Iluminação

                                                       SPDA

                                                       Iluminação de Emergência

                                                       Baterias

Elevadores e escadas rolantes Instal. Hidráulica:          Sistemas de água potável, pluvial e reuso, bombas de recalque

                                                       Sistema de esgoto (bombas se houver)

                                                       Poço artesiano (se houver)

Automação:                   Software e Hardware Incêndio:                        Hidrantes – Sistema de Bombeamento

                                                      Extintores

                                                      Sprinklers – Sistema de Bombeamento

                                                      Detecção de fumaça / No Breaks

                                                      Sinalização

                                                      Rotas de Fuga

                                                      Quadro de alarme

                                                      Barras Anti-pânico 

CFTV Telecomunicações        Administração /Lojistas Ar Condicionado:           Central de Água Gelada (CAG) / Torres de

                                                        Resfriamento

                                                        Bombas

                                                        Fan Coils

                                                       Ventilação e Exaustão

                                                       Pressurização

                                                       Subestação da CAG

 Deverão, também, quanto à parte civil junto à construtora: 

Verificar qualidade e padrão de instalação de materiais de acabamento; Elaborar check list de pendências e/ou não-conformidades e acompanhar os prazos de solução até a

Entrega Final.

 Obs: Caberá ao o GM/GOP e Gerente Técnico de Operações: 

Solicitar ao Coordenador Técnico da obra, 30 dias antes da inauguração, a entrega de toda a documentação (N&P 07 da Engenharia “Book de Finalização da Obra”), para empresa responsável pela vistoria final da obra.

A contratação de empresa especializada em auditorias para entrega de obras (Archeo, BGF, etc.), visando vistoria final das instalações, elaboração de lista de pendências e suporte à área de Operações no aceite da entrega final da obra.

Acompanhar a vistorias; Promover reunião da empresa de vistoria com VPO, DO, DE, GTO, Coordenador Técnico da Obra,

Gerente de Manutenção/Operações para apresentar os resultados das vistorias das instalações; Criar planilha padrão GEROT com os itens apontados; Acompanhar mensalmente (reuniões com os responsáveis pela Obra) evolução dos itens, gerando

relatório GEROT atualizado. Gerenciar a lista de pendências da obra, solicitando ao Coordenador Técnico da obra, previsão

(cronograma com datas) para conclusão dos itens pendentes. Será de responsabilidade do GM/GOP, a guarda e a definição de local apropriado para arquivar toda

documentação referente à obra, entregue pela Engenharia.

DA AUDITORIA PARA ENTREGA DE OBRAS

A contratação da auditoria e vistoria da obra por empresa especializada ( Archeo, BGF e etc) é de responsabilidade da engenharia e deverá ser contratada após 3 meses da inauguração. O acompanhamento da vistoria deve ser feito em conjunto com a equipe de operações do shopping e por representante da engenharia.

Ao final da vistoria, a empresa contratada deverá realizar uma reunião de encerramento, com participação do gerente de manutenção / operações, gerente técnico de operações, gerente geral e representante da engenharia, onde serão expostos os itens de maior gravidade para ação imediata da equipes de engenharia e manutenção.

A entrega do relatório completo deverá ocorrer em até 60 dias após a vistoria, quando empresa contratada fará a apresentação completa do relatório. Participarão dessa reunião:

Gerente geral do shopping Gerente de operações do shopping Gerente técnico de operações Representantes da engenharia

Uma segunda apresentação, dessa vez compacta com duração de até uma hora, deverá acontecer na IESC.

O material apresentado nessa reunião deverá ser uma síntese do relatório completo, destacando principais pontos detectados na vistoria. Para melhor aproveitamento das informações, importante que sejam apresentados indicadores, como por exemplo, percentual de

irregularidades por disciplina (elétrica, civil, hidráulica e etc.), assim como percentual de irregularidades separadas por problemas de projetos, instalação, material e etc.

Participarão de apresentação:

CEO (Presidente IESC);

VPO (Vice pres, operações);

DO (diretor de operações);

DE (diretor de engenharia);

Representantes da Engenharia;

GTO (Gerente técnico de operações)

Jurídico (Maristela) 

Após a entrega do relatório completo, o gerente de manutenção / operações deverá editar um GEROT com os itens apontados na vistoria. A atualização do GEROT deverá ser mensal e deverá estar incorporado ao RMM (relatório mensal de manutenção). A cada reunião do comitê de obras engenharia e operações, o GTO deverá apresentar status consolidado do GEROT das vistorias prediais realizadas.

ENTREGA FINAL DA OBRA

Atendendo ao cronograma geral da obra, deverá ser estabelecida a data para entrega da mesma.

Poderá ser decidido de comum acordo entre o Coordenador Técnico e o Líder do Projeto que a entrega ocorrerá por etapas.

Deverá ser realizada entre o Comitê de Obras e Operações, reunião de transição de obras com ata específica (anexo 01), presidida pelo CEO IESC, coma presença do Coordenador Técnico, Vice Presidente de Operações (VPO), Gerente de Manutenção/Gerente de Operações (GM/GOP), Gerente Técnico de Operações (GTO), Gerente de Segurança e o Gerente Corporativo do Estacionamento, com o check list com os itens pendentes da obra divididos por empresa executora, configurando-se as pendências e/ou não conformidades da entrega final.

Deverá ser realizada entre os representantes da Engenharia e de Operações, reunião de transição de obras com ata específica (anexo 01) com a presença do Coordenador Técnico, Gerente de Manutenção/Gerente de Operações (GM/GOP), Gerente Técnico de Operações (GTO), Gerente de Segurança e o Gerente Corporativo do Estacionamento, com o check list com os itens pendentes da obra divididos por empresa executora, configurando-se as pendências e/ou não conformidades da entrega final. 

Obs: no Check List, deverá estar designado quem será o responsável pelas providências necessárias e datas previstas (com cronograma de execução) para conclusão das pendências. 

Após o comissionamento será determinado pelo Coordenador Técnico à necessidade e o período em que, um representante da gerenciadora/ executora estará disponível para providências de check list e outras necessidades decorrentes do início de operações (Período de Acompanhamento Inicial da Ocupação). 

Deverá também ser entregue pelo Coordenador Técnico e (gerenciadora) o Dossiê de Lojistas, composto dos projetos dos mesmos aprovados e check list final loja a loja.