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ADMINISTRAÇÃO DO SISTEMA DE RESERVAS
Através do menu “Gerenciamento de Aplicativos” vamos gerenciar os dados do Sistema
1. Reservas
Na tela de Reservas é possível ver todas as reservas que foram efetuadas e utilizar os filtros para exibir por período,
por usuário, por agenda, por sala, etc...
Ao clicar em uma Reserva o Administrador (como também o Usuário qual fez a solicitação) tem permissão para
alterar seus dados (como titulo, descrição, período de início e fim, equipamentos vinculados, etc...), além de poder
excluir e adicionar a reserva ao calendário do Outlook.
2. Horários Indisponíveis
Quando o cursor do mouse passa sobre o a opção “Reservas”, abre a opção “Horários Indisponíveis”. Nele é possível
cadastra um período que determinada Sala (Recurso) ficará indisponível (por ex. para uma manutenção nos
equipamentos).
3. Agendas
Agendas são utilizadas para organizar uma lista de Salas, por ex. na Agenda “LDI” podemos ter as Salas “Lab 1” e
“Lab”, na Agenda “Central de Aulas” podemos ter as Salas “Auditório”, “Sala 1”, “Sala 2” ...
Recomendado fazer o cadastro da nova Agenda seguindo as opções
conforme ao lado:
Nome – “Qualquer”
Inicia em – Segunda
Número de dias visíveis – 5
Usar mesmo layout como – “Agenda” (a primeira já criada...
pode ser alterado o nome da mesma)
A “Agenda Padrão” já possui as configurações de horário e permissões
para Reservas nos dias úteis das 8h00 ás 18h00. Caso necessário
alterar isso utilize do link “Mudar Layout” da referente Agenda.
4. Salas
Na lista de Salas temos a lista de Salas disponíveis para reservas. Na frente de cada sala temos as seguintes opções
importantes:
Renomear/Excluir a Sala
Estado – é possível colocar a sala como
Offline e desabilitá-la temporariamente.
Aparece Em Agenda – É possível mover a
Sala para outra Agenda
Local, Contato, Descrição, Notas, Adicionar
Imagem – Adicionar mais informações sobre a Sala.
Obs: não clicar em “Permitir reservar no calendário”
Clicando em “Alterar Configuração” você escolher regras da reserva na
sala (período Mínimo/Maximo, Necessidade de Aprovação, etc...)
No Cadastro de Salas preencha as informações conforme indicado:
Nome – Nome da Sala
Agenda – Agenda a qual a Sala estará presente
Permissões de Salas – Selecione Todos os Usuários
Administrador do Recursos – Pode deixar como Nenhum
5. Equipamentos
No cadastro de Equipamentos vamos cadastrar os equipamentos disponíveis para todas as Salas. Só adicionar o
Nome e a Quantidade Disponível (ou Ilimitado) do Equipamento. Um único equipamento reservado para um
determinado horário de Reserva se encontrará indisponível para os demais no mesmo horário.
6. Grupos
No item Grupos é possível criar grupos de usuários. O grupo padrão é “Administração” que contém os usuários com
permissão de Administrador. Caso necessário crie outros grupos para administrar recursos específicos ou criar Cotas.
7. Cotas
As Cotas são regras referentes a limitações nas Reservas. Podem ser limitada por Sala, por Agenda em um “Grupo de
Usuários” (deverá ser previamente criado) por horas ou número de reservas.
8. Anúncios
É possível cadastrar Anúncios (avisos) que serão exibidos na tela inicial dos usuários do Sistema de Reservas,
definindo uma data de início e final da validade e a prioridade com a qual vai ser exibida.
9. Relatórios
O Sistema de Reservas permite com que seja feito relatórios de Reservas, Uso de Salas, Uso
de Equipamentos... todos personalizados através da opção “Criar Novo Relatório”
Após criar um relatório ele ficará disponível na opção “Meus Relatórios Salvos”.
Também é possível utilizar um dos modelos de relatórios prontos na opção “Relatórios Gerais”