Apostila

L.A.S ASSESSORIA & CONSULTORIA Escrit. Individual - CRC/MS 95/0-1 / Luís Antônio dos Santos CRC/MS 3882

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Pequeno Manual para Gestão Administrativa e

Financeira de ONGs

Capacitação em Desenvolvimento Institucional

Realização

Organizado por Luis Antonio dos Santos - LAS Assessoria & Consultoria

2007




Gestão Administrativa e Financeira de ONGs

COMO CONTRATAR PESSOA FÍSICA 1 - Regras para a Contratação de Pessoa Física 1.1 - Modelo de Contrato - Pessoa Física 1.2 - Modelo de Termo Aditivo para Contrato PF 1.3 - Modelo de RPA 1.4 - Modelo de Ficha de Admissão de Funcionários Novos BENS PATRIMONIAIS - GERENCIAMENTO 2 - Como Inventariar os Bens Patrimoniais 2.1 - Modelo de Ficha Cadastral de bens Móveis 2.2 - Modelo do Termo de Responsabilidade de Bens 2.3 - Modelo da Ficha de Inventário de Bens Móveis ORIENTAÇÕES AO FINANCEIRO / ADMINISTRATIVO 3 - Orientações para o Financeiro 3.1 - Modelo Conciliação Bancária 3.2 - Modelo de Agenda (Prestação de Contas) Projetos e convênios 3.3 - Modelo de Orçamento para ONG's




1 - REGRAS PARA CONTRATO COM PESSOA FÍSICA

Retenção de INSS – 11%

� Deverá o autônomo informar o quanto recolhe de INSS em outro pagamento sendo ele por contratação de CLT ou como autônomo. Teto máximo – R$ 308,17.

� Apresentar o último comprovante de retenção INSS para compor a base de calculo para a retenção ou não.

Retenção de ISS

� Para não ocorrer a retenção do ISS deverá ser apresentado o cadastro como autônomo junto a prefeitura (Alvará de Localização, Cartão de Inscrição) atualizado. (Somente para os autônomos que prestam serviços na cidade que a legislação exija a retenção). Os autônomos dos outros municípios não sofrerão retenção.

Retenção de IRRF

� O autônomo deverá informar o número de dependentes, observar:

Quem pode ser dependente de acordo com a legislação tributária?

Podem ser dependentes, para efeito do imposto de renda:

1 - companheiro(a) com quem o contribuinte tenha filho ou viva há mais de 5 anos, ou cônjuge;

2 - filho(a) ou enteado(a), até 21 anos de idade, ou, em qualquer idade, quando incapacitado física ou mentalmente para o trabalho;

3 - filho(a) ou enteado(a) universitário ou cursando escola técnica de segundo grau, até 24 anos;

4 - irmão(ã), neto(a) ou bisneto(a), sem arrimo dos pais, de quem o contribuinte detenha a guarda judicial, até 21 anos, ou em qualquer idade, quando incapacitado física ou mentalmente para o trabalho;

5 - irmão(ã), neto(a) ou bisneto(a), sem arrimo dos pais, com idade de 21 anos até 24 anos, se ainda estiver cursando estabelecimento de ensino superior ou escola técnica de segundo grau, desde que o contribuinte tenha detido sua guarda judicial até os 21 anos;

6 - menor pobre até 21 anos que o contribuinte crie e eduque e de quem detenha a guarda judicial;

7 - pessoa absolutamente incapaz, da qual o contribuinte seja tutor ou curador.




Atenção:

Filho de pais separados:

O contribuinte pode considerar como dependentes os filhos que ficarem sob sua guarda, em cumprimento de decisão judicial ou acordo homologado judicialmente. Nesse caso, deve oferecer à tributação, na sua declaração os rendimentos recebidos pelos filhos, inclusive a importância recebida do ex-cônjuge a título de pensão alimentícia;

O responsável pelo pagamento da pensão alimentícia pode deduzir o valor efetivamente pago a este título, sendo vedada a dedução do valor correspondente ao dependente, exceto no caso de separação judicial ocorrida em 2005, quando podem ser deduzidos, nesse ano, os valores relativos a dependente e a pensão alimentícia judicial paga.

O fato de os dependentes receberem no ano-calendário rendimentos tributáveis ou não, não descaracteriza essa condição, desde que tais rendimentos sejam somados aos do declarante.

(Lei nº 9.250, de 1995, art. 35; Lei nº 11.119, de 2005, art. 1º; RIR/1999, art. 77, § 1º; IN SRF nº 15, de 2001, art. 38)

Qual é o documento hábil para comprovar a relação de dependência?

Para o cônjuge e filhos, a prova desta relação é feita por meio de certidão de casamento e de nascimento. No que concerne a menor pobre que o contribuinte crie e eduque, esse somente é considerado dependente, para os efeitos do imposto de renda, se obedecidos os procedimentos estatuídos na Lei nº 8.069, de 1990 - Estatuto da Criança e do Adolescente - quanto à guarda, tutela ou adoção. Em relação ao companheiro, é necessária a prova de coabitação e, a irmãos, netos e bisnetos, o termo de guarda judicial e a prova de incapacidade física ou mental para o trabalho, se for o caso.

� Com a comprovação firmada será calculada a base de calculo para fins de retenção que será levada para a apuração considerando a tabela abaixo:

TABELA DE IRRF

Alíquotas do Imposto de Renda Retido na Fonte

Rendimentos do Trabalho: 15% e 27,5% conforme tabela progressiva mensal abaixo reproduzida, para fatos geradores ocorridos no ano-calendário de 2007:

Base de cálculo mensal em R$ Alíquota % Parcela a deduzir do imposto em R$

Até 1.313,69 - -

De 1.313,70 até 2.625,12 15,0 197,05

Acima de 2.625,12 27,5 525,19




As informações estarão amparadas pela legislação do sigilo fiscal, não podendo ser divulgadas sem a expressa autorização.

Responsabilizar-se-á a (NOME DA ONG) por todos os documentos a ele entregues pelos prestadores de serviços autônomos, enquanto permanecerem sob sua guarda para as questões relacionadas a retenções na fonte, respondendo pelo seu mau uso, perda, extravio ou inutilização, salvo comprovado caso fortuito ou força maior, mesmo se tal ocorrer por ação ou omissão de seus prepostos ou quaisquer pessoas que a eles tenham acesso.

A (NOME DA ONG) não assume nenhuma responsabilidade pelas consequências de informações, declarações ou documentação inidôneas ou incompletas que lhe forem apresentadas, bem como por omissões próprias dos autônomos ou decorrentes do desrespeito à orientação prestada.

INFORMATIVOS ANUAIS

� A cada final de exercício fiscal será fornecido ao prestador de serviços autônomos

um informe referente as retenções efetuadas para fins de declaração do imposto de renda anual.

Recebi as informações e orientações sobre as retenções que poderão acontecer em

meus pagamentos referente ao contrato assinado com esta entidade.

CIENTE EM: ____ _____ 2007.

Assinatura: _____________________________________________________

Nome: _________________________________________________________




1.1 Modelo de Contrato – Pessoa Física

CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS QUE

ENTRE SI CELEBRAM A (ONG) E (NOME DO

CONTRATADO).

Pelo presente instrumento particular de Contrato, de um lado, a (ONG), organização não

governamental, sem fins lucrativos, inscrita no CNPJ sob o n.º 00.000.000/0001-00, com

sede na (Endereço completo), neste ato representada por seu presidente, Sr(a). (Nome

do Presidente), (identificação completo do presidente), de outro lado (Nome do

Contratado), (Profissão), portador(a) do RG no. xxxxxxxx SSP/XX, CPF xxx.xxx.xxx-xx,

residente nesta capital, sito a (Endereço Completo), inscrito do cadastro do PIS e ou NIT

sob no. Xxxxxxxxxxx, cadastrado junto a Prefeitura Municipal de (cidade do contratado)

sob no. xxxxxxxxxxx, celebram o presente Contrato de Prestação de Serviços, conforme

as Cláusulas e condições seguintes:

CLÁUSULA PRIMEIRA – DAS DESIGNAÇÕES SIMPLIFICADAS 1.1 – As signatárias adotam as designações simplificadas de CONTRATANTE, para a

(ONG) e de CONTRATADO para (Nome do Contratado).

CLÁUSULA SEGUNDA – DO OBJETO DO CONTRATO Exemplos:

° Acompanhamento e auxílio no planejamento das ações de forma coordenada com a equipe do Projeto;

° Acompanhamento das ações desenvolvidas pelo Programa, assegurando a entrega de relatórios e encaminhamentos nas datas previstas;

° Elaboração de relatórios de reuniões, tanto com parceiros como com a comunidade;

° Elaboração de documentos conforme a demanda do Programa; ° Viagens para o acompanhamento de reuniões e ações; ° Organização do Material do Programa; ° Elaboração de cronogramas de atividades; ° Produção de comunicações internas e externas;




° Dar aporte a eventos; ° Dar apoio na prestação de contas de caixas; ° Revisão e apoio do relatório financeiro; Elaboração e revisão do relatório técnico.

CLÁUSULA TERCEIRA – DA FORMA DE EXECUÇÃO Exemplos: Produtos:

° Relatórios de reuniões e eventos; ° Relatórios de andamento do Programa; ° Apresentações em Power-Point; ° Planilhas de atividades; ° Relatório parcial / geral; ° Documentos e propostas elaboradas conforme demanda;

CLÁUSULA QUARTA – DAS ATRIBUIÇÕES DAS PARTES I- COMPETE À CONTRATANTE:

1) Oferecer todas as condições de infra estrutura necessárias à realização dos serviços

ora pactuados;

2) Pagamentos pelos serviços prestados mediante a emissão de Recibo e aprovação

dos serviços pelo Conselho Diretor;

II- COMPETE A CONTRATADA: 1) Cumprir todos os termos do Contrato;

2) Apresentar produtos quando solicitado;

CLÁUSULA QUINTA – DO VALOR E FORMA DE PAGAMENTO 5.1- Pela realização dos serviços ora pactuados, o pagamento a ser pago à CONTRATADA, pela CONTRATANTE será efetuado conforme disposição do ítem orçamentário do Programa previsto para as atividades citadas neste instrumento, a ser pago à CONTRATADA, pela CONTRATANTE, de acordo com as solicitações do coordenador sob aprovação do Conselho Diretor. Neste item orçamentário especificamente o valor R$ XX.XXX,XX (Valor por extenso), a ser pagos em parcelas mensais de R$ x.xxx,xx (Valor por Extenso) conforme a apresentação dos produtos solicitados e a proporcionalidade dos dias em que se prestou os serviços.




CLÁUSULA SEXTA – DO PRAZO DE VIGENCIA

6.1- O presente Contrato terá início em 15 de Março de 2007 e término em 31 de Dezembro de 2007.

CLÁUSULA SÉTIMA – DAS DISPOSIÇÕES GERAIS 7.1- Os casos omissos serão resolvidos de comum acordo entre as partes.

CLÁUSULA OITAVA – DO FORO

8.1- Fica eleito o foro da Comarca de (Nome da cidade sede da ONG), para dirimir quaisquer dúvidas oriundas do presente instrumento, com expressa renúncia de

qualquer outro, por mais privilégio que seja. E, por estarem justas e contratadas, as partes assinam o presente contrato em 02 (duas)

vias de igual teor e forma, na presença das testemunhas abaixo.

Campo Grande - MS, 15 de Março de 2006.

_______________________________ ____________________________ Nome do Presidente Nome do Contratado

TESTEMUNHAS:

_____________________________ _______________________________ NOME NOME CPF n.º CPF n.º




1.2 Modelo de Termo Aditivo para Contrato PF

TERMO ADITIVO CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE

SERVIÇOS QUE ENTRE SI CELEBRAM A (ONG) E

(Nome do Contratado) FIRMADO EM (Data do

Contrato firmado).

Pelo presente instrumento particular de Termo Aditivo, de um lado, a (ONG), organização não

governamental, sem fins lucrativos, inscrita no CNPJ sob o n.º 00.000.000/0001-00, com sede na

(Endereço completo), neste ato representada por seu presidente, Sr.(a) , (identificação completa),

de outro lado (Nome do Contratado), (Profissão), portador(a) do RG no. xxxxxxxx SSP/XX, CPF

xxx.xxx.xxx-xx, residente nesta capital, sito a (Endereço Completo), inscrito do cadastro do PIS e

ou NIT sob no. Xxxxxxxxxxx, cadastrado junto a Prefeitura Municipal de (Cidade do contratado) sob

no. xxxxxxxxxxx, celebram o presente Termo Aditivo, conforme as Cláusulas e condições

seguintes:

CLÁUSULA PRIMEIRA – D0 VALOR E FORMA DE PAGAMENTO 1.2 – Altera-se a Clausula Quinta do Contrato original ora firmado em 15/03/2006

passando o valor total do mesmo ser R$ XXXXX,XX (Valor por extenso), passando a

ser pago o valor mensal de R$ xxxxx,xx (Valor por extenso) a partir desta data.

CLÁUSULA SEGUNDA – DISPOSIÇÕES FINAIS 1.2 - Todas as demais clausulas e condições estabelecidas no contrato original, não alcançadas ou revogadas pelo presente instrumento permanecem em pleno vigor. Campo Grande - MS, 01 de Agosto de 2006.

_____________________________ __________________________________

Nome do Presidente Nome do Contratado

TESTEMUNHAS: _______________________________ _______________________________ NOME NOME CPF n.º CPF n.º




1.4 Modelo de Ficha de Admissão de Funcionários Novos

NOME ONG: ____________________________________________________________________ Pedimos uma atenção especial na admissão de empregados em sua empresa e a observação dos seguintes itens:

SOLICITACAO DOS SEGUINTES DOCUMENTOS DOS FUNCIONARIOS:

1) Uma Ficha para cada funcionário: NOME: _________________________________________________________________

XEROX LEGÍVEL => CPF (Frente e verso); => RG (Frente e verso); => Titulo Eleitoral (Frente e verso); => Cartão do PIS (Frente e verso); - Se não possui favor informar EXTRATO DA CEF => Certidão de Nascimento, casamento (desquite se houver); => Certidão de Nascimento filhos menores de 14 anos; => Carterinha de vacinação dos filhos menores de 05 anos; => Certificado Militar; INFORMAR � Endereço completo: Rua: ____________________________________________no. ________ Bairro: _______________________Cep:___________________________ Cidade: _______________________ Estado:_______________________ => Grau de instrução: _____________ => Estado civil: __________________ TRAZER => CTPS(Carteira de Trabalho); => 1 foto 3 x 4 atual; � Atestado Médico Pre-Admissional (responsabilidade do empregador); OBRIGATÓRIO. 3) Admissão do funcionário no ato da apresentação de todos os documentos e informações: 4) A Ong deve Informar ao escritório - OBRIGATÓRIO: � A função que o funcionário ira exercer:_____________________________________________ � O salário que irá receber: R$ _______________(Se for base sindicato não informar) => A data de admissão: ____/___/____. – Comissionado: Sim ____ Não____ % ______ � O horário de trabalho: Das________ as __________ com Intervalo das ________as_________ => Se utiliza ou não vale transporte: Sim ___ Não____ Quantidade p/dia:____________________ CONFIRMAÇÃO PARA REGISTRO:




.________________________________________________ Envio para o escritório Assinatura do representante da empresa Nome do Representante: ____________________________ DATA: ___/____/_______ 2 - COMO INVENTARIAR OS BENS PATRIMONIAIS

1. OBJETIVO

Estabelecer procedimentos para a administração de bens móveis e imóveis da ONG.

2. CONCEITOS

2.1 Bens móveis – Aqueles que, pela suas características, podem ser transportados sem perda de forma e valor, sendo classificados como materiais permanentes e equipamentos.

2.2 Bens imóveis – Aqueles que não podem ser transportados, por estarem agregados ao solo ou comporem bem imobilizado.

3. REGISTRO PATRIMONIAL DE BENS MÓVEIS

3.1 Será adotada a Ficha Cadastral de Bem Patrimonial, na qual o setor responsável pelo Patrimônio lançará as informações relativas a cada bem, nos aspectos de descrição, número de registro patrimonial, valor de compra ou avaliação, localização física e outras informações pertinentes.

3.2 A identificação do bem será feita mediante fixação de Plaqueta de Identificação, metálica e padronizada, com número seqüencial, ou de outra forma assemelhada e segura, para o reconhecimento do bem e controle patrimonial. A plaqueta fixada não pode ser retirada, alterada ou reutilizada, permanecendo afixada ao bem durante a sua vida útil.

3.3 Os bens que não comportarem plaquetas de identificação deverão ser marcados, utilizando-se, para tanto, instrumento que não o danifique.

3.4 Ao ser adquirido, o setor responsável pelo Patrimônio recebe o bem, confere seu estado e confronta suas características com as especificações do documento de aquisição.

3.5 Fixa a plaqueta com a numeração seqüencial de registro patrimonial, procurando padronizar um local de afixação para cada tipo de bem, de

forma a facilitar a realização do inventário anual.




3.6 No caso de bens recebidos em doação, a identificação será feita após a confirmação de que está em bom estado e será útil para a ONG.

3.7 Preenche a Ficha Cadastral de Bem Patrimonial e emite o Termo de Responsabilidade, enviando o bem ao local em que deverá ser instalado, e colhe a assinatura do responsável pela sua guarda e conservação.

4. TERMO DE RESPONSABILIDADE

4.1 É responsável pela guarda e conservação de bem móvel o Conselheiro ou empregado que, em razão de seu cargo ou por designação, responde pela área onde o mesmo for alocado, devendo assinar o respectivo Termo de Responsabilidade, ou outro documento que o substitua.

4.2 Ocorrendo a saída do responsável da área, deve ser providenciada a transferência de responsabilidade, mediante levantamento patrimonial e elaboração de novo Termo, que é assinado pelo novo responsável.

5. MOVIMENTAÇÃO E CONTROLE

5.1 O deslocamento de bens móveis nas dependências da ONG será formalizado pela Guia de Transferência de Bem Patrimonial.

5.2 A saída de qualquer bem patrimonial das dependências da ONG obedecerá a critérios de controle específicos estipulados pela administração, cabendo comunicação prévia a esta.

5.3 O setor responsável pelo Patrimônio poderá, a qualquer tempo, realizar inspeções e proceder à verificação física dos bens, no sentido de confirmar a sua localização e estado de uso, promovendo medidas para evitar que permaneçam em estoque ou em uso bens móveis ociosos, inservíveis, obsoletos, supérfluos, anti-econômicos, em excesso ou em condições de alienação.

5.4 Havendo necessidade, o responsável pela guarda e conservação do bem comunicará a necessidade de manutenção ou reparos ou solicitará a sua retirada, quando em desuso ou dispensável.

5.5 Os bens que porventura ainda possam ser aproveitados, mas que estejam em desuso em determinado setor, deverão ser objeto de informação ao setor responsável pelo Patrimônio, para que este divulgue junto aos demais setores, visando nova utilização.

5.6 Compete ao setor responsável pelo Patrimônio comunicar ao setor contábil toda e qualquer alteração havida no acervo patrimonial, tais como:




alienações, baixas, doações, a fim de que o setor contábil proceda aos devidos registros.

6. INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS

6.1 No final de cada exercício financeiro, será realizado o Inventário de Bens

Móveis, por Comissão de Inventário especialmente designada para esse encargo.

6.2 A Comissão de Inventário promoverá o levantamento físico dos bens móveis e a elaboração do inventário anual, adotando, quando necessário, providências para:

a) A identificação completa dos bens que figuram no cadastro de bens;

b) O tombamento dos bens encontrados sem essa providência;

c) A avaliação dos bens que não tiverem valor de aquisição, tomando como referência outro bem semelhante;

d) A consignação em relatório, da existência de bens julgados desnecessários, inservíveis, supérfluos, obsoletos, ociosos ou imprestáveis, de forma a permitir à autoridade competente, providências a respeito;

e) Confronto com os registros contábeis, para fim de conciliação.

7. EXTRAVIO OU DESAPARECIMENTO

7.1 Constatando-se o desaparecimento de bem, o responsável pela guarda,

depois de efetuar busca, comunicará o fato à Administração, que determinará sindicância, de caráter reservado, a ser realizada por Comissão ou por empregado nomeado.

7.2 A apuração, dependendo de cada caso, envolverá providências como:

a) O interrogatório individual de outras pessoas, além dos empregados envolvidos com a guarda e uso do bem;

b) Aprofundamento das averiguações, em caso de dúvida ou ausência de prova;

c) Comparação das informações colhidas, para verificação de sua coerência e compatibilidade;

d) Elaboração de relatório circunstanciado, contendo conclusões claras, que facilitem a tomada de decisão.




7.3 Concluída a sindicância e verificada a impossibilidade de se identificar o causador do extravio, caberá à autoridade competente decidir se a indenização será cobrada do responsável pela guarda do bem.

7.4 Sendo o custo de apuração superior ao valor econômico do bem (objetos

de pequeno valor), poderá não haver sindicância, cabendo à autoridade competente decidir se a indenização será cobrada do responsável pela guarda do bem.

8. DANIFICAÇÃO DE BENS

8.1 Ocorrendo danos ou prejuízos em razão da má utilização de bens móveis, o fato deverá ser apurado, imputando-se a devida responsabilidade, quando couber.

8.2 O causador do prejuízo deverá ressarcir a ONG das despesas relativas ao reparo, sem prejuízo das sanções disciplinares, a critério da administração.

9. REEMBOLSO E INDENIZAÇÕES

9.1 Os prejuízos causados ao patrimônio da ONG, resultantes de danos, extravio ou perda de bens, deverão ser indenizados pelo responsável, após processo regular de apuração de responsabilidade.

9.2 O responsável pela guarda e uso do bem deverá comunicar imediatamente à administração superior a ocorrência de qualquer fato que resulte em prejuízo a ONG, sendo que a falta de comunicação ou o seu deliberado retardamento implicará em imputação de responsabilidade pelo extravio, perda ou dano.

9.3 A indenização a ONG poderá ser feita por desconto em folha de pagamento do empregado responsabilizado, mediante autorização expressa do mesmo, ou, na falta desta, cobrada pelas vias legais cabíveis, quando comprovada a ocorrência de dolo ou má fé.

9.4 A indenização será sempre feita com preços atualizados, podendo ser parcelada quando for imputado débito de valor superior ao suportável pelo empregado, salvo no caso de rescisão de contrato de trabalho, quando será cobrado todo o débito remanescente.

10. BAIXA DE BEM PATRIMONIAL




10.1 Os bens móveis incorporados ao patrimônio da ONG serão baixados mediante Termo de Baixa de Bens Patrimoniais, na ocorrência de uma das situações abaixo:

a) Inutilização pelo uso normal;

b) Inutilização por acidente;

c) Obsolescência;

d) Recuperação anti-econômica;

e) Inexistência de peças de reposição;

f) Extravio ou roubo.

10.2 A baixa será justificada em parecer da Comissão de Inventário ou do setor responsável pelo Patrimônio, exceto no caso de extravio ou roubo, quando deverá se instaurar sindicância ou inquérito para apurar as causas e a responsabilidade.

10.3 Concluído o processo inicial de baixa, o material estará em condições de alienação por doação, cessão definitiva, permuta ou venda, esta por processo licitatório, conforme estabelecido no módulo de licitações.

11. DOAÇÃO DE BENS

11.1 A doação ocorrerá quando o bem se enquadrar nos seguintes casos:

a) Ocioso: quando, embora em boas condições de uso, não tiver utilização;

b) Inutilizável: quando danificado e seu conserto considerado possível, mas ultrapasse 50% (cinqüenta por cento) de seu valor de mercado;

c) Anti-econômico: quando sua manutenção for onerosa, estiver obsoleto ou, por desgaste prematuro, tiver baixo rendimento:

d) Irrecuperável: quando não mais puder ser usado nos fins para os quais se destina ou sua recuperação for muito onerosa, comparada com seu valor de mercado.

12. CONTROLE DE BENS IMÓVEIS

12.1 Os bens imóveis de uso da ONG poderão ser próprios, alugados ou cedidos.

12.2 Em qualquer caso, deverá ser mantido em arquivo documento de formalização da propriedade ou da posse, tais como:

- Imóvel próprio: Documento de aquisição registrado no Cartório de




Registro de Imóveis.

- Imóvel locado: Contrato de locação e seus aditivos.

- Imóvel cedido: Termo de cessão a título de comodato, uso compartilhado, e outros.

12.3 O setor que utiliza o imóvel, em conjunto com o setor administrativo, providenciará para que o mesmo seja mantido em bom estado de conservação e de uso.

Ao setor de patrimônio ou ao setor que utiliza o imóvel caberá providenciar para que sejam pagos, nas datas próprias, os encargos correspondentes, como aluguel, cota de condomínio, seguros, impostos, taxas e demais encargos que incidem sobre o imóvel.




2.1 Modelo de Ficha Cadastral de Bens Móveis

Anexo

Logo da Ong

Ficha Cadastral de Bem Patrimonial Nº _____

Nº do Registro Patrimonial:

Descrição:

Classe Contábil:

Código Valor de Aquisição

Estado de Conservação do Bem:

� Novo � Bom � Recuperável

Tipo de Aquisição e Documentos de Registro do Bem

Tipo e nº do documento: __________________________________Nº ________________

Natureza da Aquisição

� Compra

� Doação

� Cessão

� Transferência Data:____/____/____

Dados da origem:

Movimentação Interna Data Documento Localização

Observações

Baixa

Termo de Baixa nº______ Motivo: __________________

Identificação do Responsável

Nome/Cargo




2.2 Modelo do Termo de Responsabilidade de Bens

Anexo

Logo da Ong

Termo de Responsabilidade Nº __________

Localização:_________________

Item Reg. Patrimônio Descrição Vlr. Unitário

Responsável Total Geral Visto: Declaro que os bens patrimoniais acima especificados estão sob a minha

responsabilidade, comprometendo-me a mantê-los no melhor estado possível.

Em ___/___/___ ______________________ ___/___/___

______________ Local e data Setor de Patrimônio

__________________________________ Assinatura




Anexo

Termo de Responsabilidade Instruções de Preenchimento

Campo/Subcampo Descrição

Nº � Número de ordem do Termo, seguido do ano

Item � Numeração crescente e seqüencial

Reg. Patrimônio � Número de tombamento do bem no patrimônio

Descrição � Nome completo do bem, de acordo com a Ficha Cadastral

Localização � Localização (ou setor) dos bens do Termo

Valor Unitário � Valor de aquisição do bem, de acordo com Nota Fiscal, ou valor de avaliação, quando não se tratar de compra

Total Geral � Somatório dos valores unitários de cada item do Termo

Responsável � Conselheiro ou Empregado responsável pelos bens do Termo

Visto � Do Setor de Patrimônio atestando a conferência do Termo

Assinatura � Do Responsável pelos bens do Termo




2.3 - Modelo da Ficha de Inventário de Bens Móveis

Logo da Ong

INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS Levantamento realizado em 31/12 /2006

(NOME DA ONG)

Nº de

Ordem

Nº do

Reg. Patrim.

Código

Classif. Descrição Estado

O presente inventário é o resultado da verificação física dos bens, confrontada com as Fichas Cadastrais de Bens Patrimoniais correspondentes.

Campo Grande 31, de Dezembro de 2006. (Nome do Responsável)

Comissão de Inventário







3 - ORIENTAÇÕES PARA O FINANCEIRO

DESPESA As especificações de todo o detalhamento referente às despesas, tomando como base o previsto nos orçamentos previamente elaborados, deve merecer cuidadoso acompanhamento por parte do ordenador das despesas, ou seja, o Diretor de Administração e Finanças com a assessoria de um contador quando necessária, bem como das reuniões de diretoria. De forma geral, todo o procedimento de despesa deve obedecer ao seguinte:

Liquidação das Despesas Consiste na verificação do direito adquirido do credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. Além desse aspecto formal, de apresentação de documentos recebidos (notas fiscais, cupons, RPA’s, etc.) a liquidação da despesa exige uma fase de verificação do cumprimento da obrigação que exigiu o pagamento. Para comprovar essa constatação, o documento que originou o pagamento deve conter as assinaturas do funcionário e/ou do Diretor Administrativo e Financeiro (Recomenda-se utilizar o carimbo de Atesto) que ateste o recebimento do bem ou do serviço.

Procedimento de Compras e/ou Contratação de Serviços Todas as aquisições e contratações de serviços de qualquer espécie, estão sujeitas aos procedimentos administrativos rotineiros. Recomenda-se que mesmo em compras diretas, que dispensam licitação, seja sempre feita uma pesquisa de mercado para garantir o melhor preço. Tendo em vista a necessidade de buscar sempre a transparência, os ordenadores da despesa tomarão os seguintes procedimentos: - definir o tipo de aquisição/ ou contratação desejada, estabelecendo claramente

a sua especificação, quantidade/ duração, etc; assim como sucinta justificativa da necessidade da despesa, e estimativa aproximada de custo;

- submeter à deliberação da diretoria, sempre que o montante envolvido exceder valor previamente acordado;

- quando a aquisição depender de processo licitatório, em qualquer de suas modalidades, abrir processo individualizado para cada aquisição.




- Como recomendação anexar as pesquisas de melhor preço junto com os

pagamentos efetuados para melhor visualização do ordenador de despesas.

Emissão de Cheques Todas as despesas da (ong) devem ser pagas mediante cheques nominais aos seus beneficiários, em valor exato ao do comprovante líquido da despesa, que pode ser nota fiscal (para as pessoas jurídicas obrigadas a emiti-las) ou recibo – RPA - Recibo de Pagamento de Autônomo (das pessoas físicas desobrigadas de emissão de nota fiscal). Os cheques são emitidos com cópia, e serão assinadas (no próprio cheque e na cópia), por dois membros autorizados pela diretoria, preferencialmente o presidente e o diretor de administração e finanças; Essa cópia do cheque, juntamente com o recibo ou nota fiscal que originou o pagamento serão encaminhados à contabilidade. Não deve ser admitido pela contabilidade: - cheques ao portador; - cheques com valor diferente do comprovante da despesa, ainda que em

centavos; - cheques únicos em nome de um funcionário ou diretor, para pagamento

de várias despesas; A não ser em caso de Responsável por Suprimentos de Fundos (Elaborar uma prestação de contas do suprimento conforme orientações a seguir);

- cheques emitidos anterior à emissão da nota fiscal ou recibo; - A transferência bancária deve ser utilizada como forma de pagamento, caso

seja necessária deverá ser anexada ao documento a ordem bancária. - Emissão de cheque em nome fantasia da empresa; o mesmo deve ser emitido

em nome da Razão Social ou Denominação Social da empresa.

Nota Fiscal Comprovante da realização da despesa, deve conter: - Os dados cadastrais completos da (Ong); - especificação dos itens adquiridos com respectivos valores; - identificação de descontos e/ou retenções de impostos, quando houver;

OBS: Informar a contabilidade no último dia útil do mês todas as NF’s que sofreram retenções de INSS para fechamento da folha de pagamento e emissão das guias de recolhimento devidas.




- identificação completa da Pessoa Jurídica que fez a venda ou prestou o serviço;

- numeração de acordo com legislação específica. - Estar dentro da validade permitida por lei (Dois anos após sua

confecção); São admitidas notas fiscais simplificadas ou excepcionalmente, ticket de caixa (como o de supermercado e Cupons Fiscais), desde que contenha CNPJ, inscrição estadual, nome e endereço da empresa vendedora e, à frente de cada item, seja identificada a mercadoria adquirida.

Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA) Outra modalidade de comprovação de despesa que deve conter identificação completa da Pessoa Física e o valor pago, por extenso, estando sujeita a retenção do ISS (Imposto Sobre Serviços – Legislação Municipal), IRPF (Imposto de Renda de Pessoa Física – Conforme Tabela Progressiva) e o INSS (11% Retenção) que serão descontados no ato do pagamento do serviço, quando couber (consultar legislação vigente à época do pagamento). OBS: As notas fiscais avulsas de Prefeituras Municipais devem ser consideradas como uma RPA pois trata-se de pagamento a pessoa física, e deverá ser retidos os impostos federais incidentes: INSS (11%) e IRRF – Conforme tabela progressiva).

Alíquotas do Imposto de Renda Retido na Fonte

Rendimentos do Trabalho: 15% e 27,5% conforme tabela progressiva mensal abaixo reproduzida, para fatos geradores ocorridos no ano-calendário de 2007:

Base de cálculo mensal em R$ Alíquota % Parcela a deduzir do imposto em R$

Até 1.313,69 - -

De 1.313,70 até 2.625,12 15,0 197,05

Acima de 2.625,12 27,5 525,19




Suprimento de Fundos A concessão de suprimento de fundos destina-se a suprir despesas de pequena monta e de pronto pagamento, não realizáveis por via bancária. Trata –se de um procedimento que a (Ong) deve elaborar um regulamento simplificado, que servirá de referência específica, prevendo todos os procedimentos a serem seguidos: - tipos e limites de despesas máximas possíveis de serem realizados com o

suprimento de caixa; - forma e periodicidade das comprovações de uso do suprimento de caixa. O suprimento de caixa não deve ultrapassar o exercício financeiro, ou seja, este deve ser encerrado em 31 de dezembro, iniciando-se novo suprimento no primeiro dia útil de janeiro. No decorrer do ano o suprimento de fundos deve ser encerrado no prazo máximo de (30) trinta dias a contar da data de cada efeito recebimento.

Contratos de Prestação de Serviços A contratação de serviços de qualquer espécie (assessorias, manutenções, assistência técnica, seguros, fornecimento de vales – refeição, de passagens aéreas, etc.) deverá ser obrigatoriamente feito através de processo de pesquisa de mercado. A redação desses contratos deve conter: - definição do objeto do contrato; - definição das obrigações das partes, estabelecendo-as claramente; - definição do prazo de duração do contrato; - previsão da despesa; - previsão de formas de rescisão, de aditamentos e modalidades de alteração de

cláusulas, desde que permitidas pela legislação. - Previsão junto ao contratado das retenções obrigatórias por lei; - Controlar prazos de vencimento através de agenda eletrônica e escrita;




CHECK LIST

DOCUMENTAÇÃO DO MOVIMENTO CONTÁBIL MENSAL

BANCOS

� Extratos bancários completos (de 01 a 31) de todas as contas que a Ong possui;

Poupança, Aplicações etc... OBS: observar se não esta faltando nenhum dia no extrato);

PAGAMENTOS

� Cópia de Cheque e seus respectivos comprovantes de pagamentos; � Avisos de Débitos referente a pagamentos efetuados via internet

juntamente com seus comprovantes;

� Movimento de Caixa com seus respectivos pagamentos e comprovantes; � Relatório de prestação de contas de suprimento de caixa com seus

comprovantes;

� Relatório de pagamento da Folha (Desde que seja paga via eletrônica);

� Resumo e Mapa da Folha de Pagamento; � Informe sobre cheques não compensados no período (Conciliação

Bancária); RECEITA

� Avisos de Crédito bancário; � Comprovantes de depósitos identificados durante o período;

� Informe sobre créditos pendentes no final de cada período;




LANÇAMENTOS PRÉVIOS

� Lançamentos dos cheques emitidos � Lançamentos das despesas Bancárias � Lançamentos das Aplicações e Resgates.

ORIENTAR AOS PROFISSIONAIS DE CONTABILIDADE DAS ONG’s PARA A CRIAÇÃO DE UM PLANO DE CONTAS ORGANIZADO DE FORMA A DEMONSTRAR A MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA E PRINCIPALMENTE O GERENCIAMENTO DOS PROJETOS E CONVÊNIOS FIRMADOS. OBS: Será emitida uma relação de lançamentos padrões mensais para facilitar os lançamentos prévios.

QUALQUER DÚVIDA FAVOR ENTRAR EM CONTATO ESTAMOS A DISPOSIÇÃO.

Luis Antonio – 67 - 8137-3402 Escritório – 67 - 3351-3989 / 67 - 3351-5004

E-mail – [email protected] MSN – [email protected]

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