Apostila Ana Paula Arquivologia Mpu

8/13/2019 Apostila Ana Paula Arquivologia Mpu

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Arquivologia

Prof.: Ana Paula Abruzzi

Ministrio Pblico da Unio

Tcnico


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Arquivologia MPU

Prof. Ana Paula Abruzzi Pgina 1

DOCUMENTAO

ConceitoDocumentao um conjunto de tcnicas cujo objetivo primordial a produo,

sistematizao, distribuio e utilizao de documentos. Em seu conceito mais amplo,documentao envolve todas as tcnicas de controle de informaes, anlise daproduo bibliogrfica, mecanizao das informaes, reproduo de documentos,controle e produo de tradues, trabalhos de referncia em todas suas formas,publicao e divulgao de informaes.

A legislao arquivstica nacional, atravs da Lei n 8.159/1991, define gesto dedocumentos como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes satividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos.

ImportnciaDevido ao desenvolvimento e crescimento de vrios setores tanto nos rgos

pblicos como nas empresas necessrio cada vez mais estabelecer serviosespecializados com o objetivo de facilitar a obteno e localizao de informaes edados atualizados.

NaturezaA documentao pode ter natureza comercial, cientfica ou oficial, conforme sua

organizao, utilizao e finalidade.A documentao apresenta natureza comercial quando , principalmente,

organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins estritamente comerciais.A natureza cientfica da documentao est presente quando o objetivo principal

o de proporcionar informaes cientficas ou mesmo didticas, sem visar diretamente olucro.

A documentao assume natureza oficial quando sua organizao e utilizao tmpor finalidade auxiliar e assessorar a Administrao Pblica, atual e futura,pressupondo a coleta e classificao de documentos oficiais, como, por exemplo: Leis,Leis complementares, Decretos, Tratados, Convnios, Convenes, Portarias,Resolues e demais atos normativos prprios da Administrao, Federal, Estadual ouMunicipal.

FinalidadeA documentao tem por finalidade reunir e organizar todos os conhecimentos que

o homem adquiriu atravs dos tempos e com isso permitir sua divulgao e utilizao,proporcionando o desenvolvimento da cincia e da tecnologia. Procura, tambm,facilitar o acesso e a obteno de dados atualizados de modo que oferea melhorrendimentos dos estudos e trabalhos. Numa abordagem restrita, a finalidade dadocumentao, na maioria dos casos, depende da forma como foi organizada e de


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como utilizada. Assim, quando elaborada e usada nas empresas, tem finalidadecomercial. A documentao oficial, por sua vez, tem por objetivo auxiliar e assessorar aAdministrao Pblica em todos os nveis: federal, estadual e municipal. Nadocumentao de natureza cientfica ou didtica, a finalidade a obteno de dados

para a realizao de pesquisa tcnica-cientfica ou pedaggica. Sem dvida, porm aprincipal finalidade a de auxiliar e influir, direta ou indiretamente, na tomada dedeciso pelo administrador de empresa, ou pela autoridade pblica, ou pelopesquisador.

CaractersticasNo passado, a documentao era tipicamente esttica, j que significava uma

coletnea de dados histricos, de papis e documentos disposio de poucos, oufuncionava apenas como simples arquivo. Nos dias atuais, porm, a documentao

assume uma caracterstica predominantemente dinmica, que a impulsiona a alcanarcom amis rapidez e eficcia sua principal finalidade, pois, atendendo de imediato sinmeras exigncias da pesquisa, levantamento de dados e informaes, direta ouindiretamente, auxilia e influi na tomada de decises.

Fases do processo de documentaoA documentao basicamente dinmica. Nos dias de hoje, perdeu seu carter

esttico de simples arquivo e adquiriu um sentido muito mais amplo de apoio aoestudo, pesquisa, ao planejamento e tomada de deciso.

O processo de documentao desenvolve-se em trs fases principais: recolhimento,leitura e classificao.

Recolhimento: para constituir um servio de documentao, exige-se senso dejulgamento na escolha de documentos, cultura geral e, alm de discernimento pararecolher o que til, imparcialidade na seleo de documentos.

Leitura: a leitura fundamental, pois somente com base nela poder tomarqualquer deciso quanto utilidade e aplicao do documento.

Classificao: a classificao deve seguir uma orientao terica e, ao mesmotempo, antecipar sua utilidade prtica.

ClassificaoCom o surpreendente aumento do nmero de bibliotecas e arquivos atravs dos

anos e em todas as partes do mundo, ficou provado ser mais conveniente a utilizaode sistemas padronizados e aceitos internacionalmente do que criar e construir umsistema prprio de classificao.


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A classificao mais famosa e difundida a de Melvil Dewey, que publicou suaClassificao Decimal em 1876. O Plano de Dewey divide os ramos do conhecimento

em 10 grupos, que so, por sua vez, subdivididos inmeras vezes, a fim de quepossam proporcionar grupos especficos de assuntos. Cada subdiviso recebe um

nmero decimal, da o nome de Sistema. Esse nmero usado nas lombadas doslivros e nas fichas catalogrficas para facilitar a localizao.

Organizar documentos na empresa uma atividade de grande importncia,principalmente quando for simples, dinmica e eficiente.

A classificao representa um agrupamento de documentos distribudos em classes,que designam grupos de coisas, de assuntos, de ideias ou de pessoas ou de pessoas. Osprocedimentos utilizados para a catalogao baseiam-se na semelhana do contedo daspalavras dos documentos. De modo geral, determina-se que certos documentospertencem mesma classe se forem semelhantes entre si, dependendo das palavras que

tm em comum. Pode-se, portanto, dizer que a classificao procura dar ordem aosdocumentos que se encontram desordenados.

Levando em considerao que a organizao de documentos mais comumente sebaseia em nome, assunto, origem, destino, ordem cronolgica e local, os principaissistemas de classificao so:

Alfabtico; Numrico; Alfanumrico; Assunto em ordem alfabtica; Assunto em ordem de codificao; Cronolgico; Origem ou destino em ordem alfabtica; Origem ou destino em ordem de codificao; Geogrfico; Natureza do documento.

Alfabtico: o sistema mis simples e mais utilizado. Os documentos podem serordenados por nome, assunto, origem, destino ou por local.

Numrico:esse mtodo classifica os documentos pela ordem de entrada, sem considerasua ordem alfabtica. Ignora qualquer outro tipo de planejamento. O sistema, parafuncionar a contento, exigia antigamente organizao de dois ndices, preferencialmenteem fichas. Num deles, as fichas eram dispostas em ordem alfabtica, e no outro de acordocom a ordem numrica que o documento recebia ao dar-se entrada dele no fichrio.Modernamente, tudo isso pode ser arquivado eletronicamente em disquetes. Esse sistema tambm chamado de cronolgico, pois a classificao vai-se desenvolvendonumericamente, conforme a entrada de novos documentos. A nica exceo ocorre


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quando se aproveita algum nmero baixo que ficou vago devido ao cancelamento dodocumento antigo, ou invasivo, ou em desuso. O sistema realmente econmico, nopressupes qualquer planejamento, porm sua utilizao morosa, j que exige aconsulta prvia a um ou aos dois ndices.

Alfanumrico:esse sistema procura aproveitar as vantagens dos sistemas alfabtico enumrico.

Assunto em ordem alfabtica: esse sistema uma derivao do sistema alfabtico e jfoi analisado.

Assunto em ordem de codificao: esse sistema pressupe a organizao de umndice. Assim, por exemplo:

1. PedidosA2. ContratosB3. CorrespondnciaC4. CatlogosD5. ReclamaesE

Naturalmente, a organizao do ndice, dos assuntos e dos catlogos correspondentesno obedece a nenhum outro critrio que no seja o de facilitar o trabalho. A principalvantagem do sistema que ele dificulta o acesso aos documentos, pois h necessidade deconsultar previamente o ndice. Uma carta em que se faz um pedido de mercadorias serclassificada em A e poder receber um nmero que significa uma ordem de chegada.

Cronolgico: o sistema tambm conhecido como numrico.

Origem ou destino em ordem alfabtica: esse sistema deriva do sistemaalfabtico, e j foi analisado.

Origem ou destino em ordem de codificao:sistema semelhante ao assunto emordem de codificao.

Geogrfico: os documentos so classificados conforme diviso geogrficapreviamente estabelecida. Assim, o critrio ser determinado pela prpria empresa,no havendo uma regra uniforme para todos os casos. claro que uma empresadedicada principalmente exportao de seus produtos precisar de uma classificaoque inclua os pases importadores. Outra que esteja voltada para o mercado interno,com relaes e negcios em todos os Estados da federao, dever possuirclassificao por estados, por cidades, talvez por regies. Outra empresa, menor e comnegcios apenas em um outro Estado, sem dvida ter classificao por Estados,


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cidades, mas dificilmente por regio. No caso de uma empresa com grande atividadenuma cidade, provvel que ela tenha classificao por distrito, por zona, por bairro.

Natureza do documento:esse sistema bastante parecido com o de assunto em

ordem de codificao. Por natureza do documento entende-se distinguir documentos,como, por exemplo, um contrato, um traslado, uma certido, um ofcio, umrequerimento, um relatrio, uma vistoria, um certificado, at mesmo uma carta.

Todos os sistemas so bons e proporcionam vantagens e desvantagens. A escolhade qualquer deles depende fundamentalmente do tipo de atividade, do porto e dosobjetivos da empresa, assim como da frequncia, da utilizao e do sigilo dosdocumentos.

ARQUIVO

O documento, por si s, no pode ser encarado como um entrave ao corretodesempenho da administrao pblica, por isso sua guarda e eliminao devem seguircritrios para evitar o aniquilamento de nossa memria nacional, por isso a importncia doarquivo nas instituies.

ImportnciaA importncia dos arquivos to evidente que a prpria Constituio Federal, em seus

arts. 215 e 216, determina:

Artigos n 215 e 216 da Constituio Federal

CAPTULO III

Da Educao, da Cultura e do Desporto

SEO II

Da Cultura

Art. 215. O Estado garantir a todos o pleno exerccio dos direitos culturais e acesso s fontes da culturanacional, e apoiar e incentivar a valorizao e a difuso das manifestaes culturais.

1. O Estado proteger as manifestaes das culturas populares, indgenas e afro-brasileiras, e das deoutros grupos participantes do processo civilizatrio nacional.

2. A lei dispor sobre a fixao de datas comemorativas de alta significao para os diferentes segmentostnicos nacionais


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Art. 216. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomadosindividualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao, memria dos diferentesgrupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:

I - as formas de expresso;

II - os modos de criar, fazer e viver;

III - as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas;

IV - as obras, objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados s manifestaes artstico-culturais;

V - os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, artstico, arqueolgico, paleontolgico,ecolgico e cientfico.

1. O poder pblico, com a colaborao da comunidade, promover e proteger o patrimnio culturalbrasileiro, por meio de inventrios, registros, vigilncia, tombamento e desapropriao, e de outras formasde acautelamento e preservao.

2. Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e asprovidncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

3. A lei estabelecer incentivos para a produo e o conhecimento de bens e valores culturais.

4. Os danos e ameaas ao patrimnio cultural sero punidos, na forma da lei.

5. Ficam tombados todos os documentos e os stios detentores de reminiscncias histricas dos antigos

quilombos.

No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituio de 1824, foi criado em 1836.

No passado, a preservao do patrimnio documental era encarada principalmentepor seu valor histrico, Aps a segunda Guerra Mundial, comearam a aparecer asprimeiras preocupaes comum a nova concepo arquivstica, em que o documentoperdia seu exclusivo enfoque histrico. Surgiam outros aspectos relevantes, como aracionalizao da informao, a eficincia administrativa e a finalidade prtica na toma dade decises.

OrganizaoO arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione de:- Segurana- Preciso- Simplicidade- Flexibilidade- Acesso


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O arquivo no se reduz apenas a guardar documentos; significa tambm uma fonteinesgotvel de informaes, que pretende atender a todos e a todas as questes.

Conceitos fundamentais de arquivologia

Vamos comear diferenciando os acervos de ARQUIVO, Biblioteca e Museu:

ARQUIVO Biblioteca MuseuOrigem/funo Documentos produzidos e

conservados com objetivosfuncionais

Documentosproduzidos econservados comobjetivos culturaise/ou de pesquisa

Documentosproduzidos econservados comobjetivos culturais.

Aquisio oucustdia

Os documentos no soobjeto de coleo; provm

to s das atividades pblicasou privadas. Ou osdocumentos so produzidosnum nico exemplar ou emlimitado nmero de cpias.H uma significao orgnicaentre os documentos.

Os documentos socolecionados de fontes

diversas, adquiridospor compra, doao oupermuta.

Os documentos socolecionados de

fontes diversas,adquiridos porcompra, doao.

Mtodo deavaliao

Preserva-se a documentaoreferente a uma atividade,como um conjunto, e nocomo unidades isoladas.

Os julgamentos so finais eirrevogveis.A documentao no raroexiste em via nica.

Aplica-se a unidadesisoladas.O julgamento no temcarter irrevogvel.

O julgamento envolverquestes deconvenincia, e no depreservao.

Finalidade deconservar, estudar ecolocar disposiodo pblico.

Mtodo declassificao

Estabelece classificaoespecfica para cadainstituio, ditada pelas suasparticularidades.Exige conhecimento darelao entre as unidades, aorganizao e ofuncionamento dos rgos.

Utiliza mtodospredeterminados.Exige conhecimento dosistema, do contedo eda significao dosdocumentos aclassificar.

Mtodosdescritivo

Aplica-se a conjuntos dedocumentos.As sries (rgos e suassubdivises, atividadesfuncionais ou gruposdocumentais da mesmaespcie) so consideradosunidades para fins dedescrio.

Aplica-se a unidadesdiscriminadas. Osdocumentos (anurios,peridicos, etc.) sounidades isoladas paracatalogao.

Aplica-se a conjuntose unidades de peas eobjetos de valorcultural (esculturaexclusiva, coleo dequadros)

Tabela adaptada: REIS, J.T.L. Arquivologia facilitada, Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.


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Concluindo:os acervos das bibliotecas e museus so essencialmente culturais, o arquivoat poder ter carter cultural, mas isso ocorrer aps transcorrer um tempo, pois algunsdocumentos do arquivo podero ser considerados posteriormente como parte da memriada organizao.

Conceito de ARQUIVOArquivos so conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e

preservados por instituies pblicas ou privadas, ou mesmo pessoas fsicas, naconstncia e em decorrncia de seus negcios, de suas atividades especficas e nocumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informao.

A Lei n 8.159/91 dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e uma fonte primria para os estudos de arquivologia para concurso pblico.

De acordo com artigo 2 da Lei 8.159/91:Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos

produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades

privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa

fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Os documentos de arquivos so gerados, recebidos e acumulados, devido as funesnaturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou famlia, podendo estarregistrados em diversos suportes informacionais.

CONCEITOS

ARQUIVO: conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica

ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da

natureza do suporte.

ARQUIVO CENTRAL: arquivo responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos

aplicados aos arquivos de uma administrao, podendo ou no assumir a centralizao do

armazenamento. Tambm chamado arquivo geral. Em alguns pases, a expresso designa o

arquivo nacional.

Dicionrio de terminologia Arquivstica, 2005


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PRINCPIOS DE ARQUIVOLOGIA

Os princpios tericos-metodolgicos da terias arquivstica podem ser definidos emcinco:

1 Provenincia:os arquivos devem ser organizados por fundos de documentos,de modo a respeitar a origem dos documentos, e no podem ser misturados a outrosfundos.

2 Organicidade: reflete a estrutura, as funes e as atividades da entidadeprodutora, em suas relaes internas e externas.

3 Indivisibilidade: determina que os fundos arquivsticos devem serpreservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio ou acrscimos indevidos ouno autorizados.

4 Unicidade: conservam o carter nico em funo do contexto em que foram

produzidos.5 Cumulatividade:os arquivos constituem uma formao progressiva e natural

decorrente das funes e atividades de um organismo.

FUNDO FECHADO FUNDO ABERTO

Quando o rgo gerador da documentao nomais produz ou acumula documentos em virtudegeralmente da cessao de suas atividades. Porexemplo: uma instituio governamental quedeixou de funcionar e foi extinta.

Quando o organismo produtor e acumulador dadocumentao ainda se encontra em atividade,continuando a gerar documentos arquivsticos.

FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questes comentadas.Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.

Arquivos pblicos: so conjuntos de documentos produzidos ou recebidos porrgos governamentais, em nvel federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suasatividades administrativas, judicirias ou legislativas.

Arquivos privados: so conjuntos de documentos produzidos ou recebidos porinstituies no pblicas, ou por pessoas fsicas, devido a suas atividades especficas.

Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade, seu porte e seusobjetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados com outros objetivos, nodevem misturar-se com o arquivo principal, j que o tratamento que a eles se deve dar diferente.

FUNDO: conjunto de documentos de uma mesma provenincia. Termo que equivale a arquivo.

Dicionrio de terminologia Arquivstica, 2005


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Ciclo vital arquivstico ou Teoria das Trs IdadesO gerenciamento dos documentos seguem trs etapas e o objetivo aqui classificar osestgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituio: corrente,intermediria e permanente.

Correntes Temporrios PermanenteConjuntos dedocumentos atuais,em curso, que soobjeto de consultase pesquisasfrequentes.

Conjunto de documentosoriundos de arquivoscorrentes e que aindapodem ser consultadospelos rgos que oproduziram.

So conjuntos de documentos devalor histrico, cientfico oucultural que devem serapreensivos ser preservadosindefinidamente. E podero vir aser consultados por terceiros.

GESTO DE DOCUMENTOS (administrao de documentos)

A lei 8.159/91 define gesto de documentos como o conjunto de procedimentos eoperaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao earquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ourecolhimento.

Objetivos da gesto de documentos:- Assegurar, de modo eficiente, a produo, a administrao e a destinao de

documentos;- Garantir que a informao arquivstica esteja disponvel em tempo hbil, isto ,

quando e onde for solicitada.- Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de

dados e outras tcnicas avanadas, econmicas e eficientes de gesto da informao.- Assegurar a eliminao do documentos que no apresentem valor primrio

administrativo, fiscal, tcnico, legal ou valor secundrio, ou seja, importncia histricapara a pesquisa cientfica.

- Contribuir para o acesso e a preservao dos documentos que merecem guardapermanente por seus valores histricos e cientficos.

Gesto de documentos correntesConjuntos de documentos atuais, em curso, que so objeto de consultas e

pesquisas frequentes. Estes arquivos esto localizados no local em que foram produzidosos documentos.


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Gesto de documentos intermediriosConjunto de documentos que no so consultados com tanta frequncia por quem

os produziu. Os arquivos intermedirios geralmente so centralizados. Os documentos somantidos por razes legais e de acordo com os prazos prescricionais e precaucionais

previstos na Tabela de temporalidade e de destinao de documentos.Os documentos no arquivo intermedirio s podem ser consultados pelo rgo que ogerou e por terceiros desde que tenham autorizao do rgo.

Fases da gesto de documentosConforme Paes (2005), as fases bsicas da gesto de documentos so:

1. Produo de Documentos: refere-se elaborao dos documentos em decorrnciadas atividades de um rgo. So projetados tambm modelos de formulrios edemais documentos que devem ser utilizados pela instituio, de acordo com as

necessidades dos rgos. Evita-se, portanto, a proliferao de documentos inteis oude duplicatas, de modo a otimizar e disciplinar tambm os servios de reprografia eautomao arquivstica.2. Utilizaco de Documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento,classificao, registro, distribuio, tramitao), de organizao e arquivamento dedocumentos em fase corrente e intermediria, bem como a elaborao de normas deacesso documentao (emprstimo, consulta) e recuperao de informaes,indispensveis ao desenvolvimento das funes administrativas das instituies.3. Avaliaco e destinaco de documentos: geralmente considerada a mais complexa

das trs fases da gesto de documentos, desenvolve-se mediante a anlise eavaliao dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seusprazos de guarda, determinando quais sero objeto de arquivamento permanente eos que devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informaopara a instituio.

Diagnstico arquivstico a anlise detalhada dos vrios aspectos relacionados a estrutura e ao

funcionamento do arquivo na empresa.O processo de diagnstico analisa:- existncia de normas e manuais de arquivo;- localizao e instalaes fsicas;- volume documental e espao fsico ocupado;- condies ambientais e de armazenamento dos documentos;- recursos humanos;- gnero e natureza dos arquivos- classificao/arranjo dos documentos, identificados os mtodos de arquivamento adotado;- procedimentos e formas de acesso informao;- controle de consultas, emprstimos e processos de reprografia e automao utilizados;

- estado de preservao e conservao dos documentos.


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Avaliao documentalA avaliao de documentos consiste, fundamentalmente, em identificar seus

valores e definir seus prazos de guarda. O processo de avaliao vinculado a legislao eem alguns casos tambm segue definies das empresas.

ESTRUTURA DE UMA TABELA DE TEMPORARIEDADE

FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questes comentadas. Rio de Janeiro:Elsevier, 2011.

PROTOCOLOSPodemos dizer que o protocolo executa as seguintes aes:

- recebimento de correspondncia (malotes, etc)- separao da correspondncia oficial da particular- colocao de carimbo ou etiqueta de protocolo, com dados como data, hora do

recebimento e outras informaes pertinentes.

- elaborao de resumo do assunto.- encaminhamento ao indivduo ou rgo destinatrio.- controlam os documentos que ainda tramitam no rgo.- expedio de correspondncias.

TABELA DE TEMPORARIEDADE:instrumento de destinao, aprovado por autoridade

competente, que determina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, o

recolhimento, o descarte ou a eliminao de documentos.

Fonte: Dicionrio de terminologia Arquivstica, 2005


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As atividades e suas respectivas caractersticas no setor de protocolo:

1. RecebimentoNesta etapa, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de vrias

origens. Por exemplo, recebe correspondncias advindas do correio, de malotes, assimcomo outros documentos encaminhados por terceiros instituio. , nesse sentido, aporta de entrada de qualquer documento enviado por terceiros instituio.

2. Registro e Autuao o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de

controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um nmero codificado deacompanhamento. A autuao, utilizada geralmente para processos, tambm conhecidacomo protocolizao. O protocolo tambm responsvel pela autuao de documentosadvindos dos prprios setores da organizao, dando incio a processos administrativos

internos.3. Classificao

Etapa em que o protocolo efetua a anlise do documento a fim de identificar oassunto do mesmo, classificando-os de acordo com o plano de classificao da instituio. importante enfatizar que, nesta etapa, os envelopes das correspondncias devem serabertos pelo setor de protocolo, para que seja efetuada a classificao efetiva dosmesmos, desde que no sejam sigilosos ou particulares. Esses documentos de carterconfidencial s devem ser abertos por seus destinatrios.

4. Expedio/Distribuio a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-se

de distribuio quando interna, e expedio quando direcionada a outra instituio.

5. Controle da Tramitao/MovimentaoO protocolo dever fazer o controle da tramitao dos documentos, mediante sistema

manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passamos documentos. Tal controle sobre a movimentao dos documentos importante para sesaber em que local se encontra determinado documento em um dado momento, bemcomo para se consultar os ltimos andamentos realizados na sua tramitao.

Documentos Sigilosos e OstensivosQuanto natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.OSTENSIVOS ou ordinrio: documentos cuja divulgao no prejudica aadministrao.SIGILOSOS: devem ser de conhecimento restrito e precisam de guarda especial.Os sigilososse classificam em quatro tipos: ultrassecretos, secretos, confidenciaise reservados.


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No Brasil, a atribuio dos graus de sigilo e controle de documentos sigilosos soregulamentados pelo Decreto Federal n. 4.553/2002.

FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questes comentadas. Rio de Janeiro:Elsevier, 2011.

Procedimentos AdministrativosNo assunto relacionado aos protocolos, merecem ateno tambm os termos utilizados

com relao a procedimentos administrativos executados nas operaes de tratamento etramitao de processos:

Veja as definies dos termos na Portaria n05 de 19 de dezembro de 2002, doMinistrio do Planejamento, Oramento e Gesto, em anexo.

TIPOLOGIA DOCUMENTALA classificao se d por seis categorias, quanto:

1 Entidade Arquivstica;2 ao Gnero dos Arquivos;3 Espcie dos Arquivos;4 Natureza dos Arquivos;5 ao Suporte da Informao;

6 aos Valores dos Arquivos.

1 Classificao quanto Entidade ArquivsticaOs arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam inseridos.

O conceito de entidade neste caso tratado como sinnimo de empresa, instituio ouorganizao administrativa. Entidade arquivstica pode ser pessoa jurdica ou pessoa fsicaque produz e acumula, de forma natural, documentos as longo de suas atividades. Porisso, os documentos arquivsticos podem ser pblicos ou privados.


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Arquivos pblicos:so criados e mantidos por entidade de carter pblico, seja naesfera federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas funes administrativas,legislativas e judicirias. Exemplo: Arquivo do Supremo Tribunal Federal, Arquivo daPrefeitura Municipal do RJ.

Arquivos privados: so aqueles criados e mantidos por instituies decarter particular. Exemplo: arquivo do banco Itau.

IMPORTANTE:o conceito de entidade arquivstica est atrelado natureza jurdicada entidade que gera os documentos: instituio de direito pblico ou de direito privado.

2 Genro dos ArquivosOs documentos podem ser classificados quanto ao gnero, segundo o modo em que a

informao foi registrada no mesmo. Classificao quanto ao gnero:Documentos textuais: documentos cuja informao esteja em modo

escrito ou textual. Os documentos textuais se apresentam, basicamente, manuscritos,datilografados e impressos. Exemplo: contratos, atas, relatrios, certides,

Documentos iconogrficos:so os que tm suas informaes em formade imagem esttica (que no estejam em movimento) Exemplo: fotografia, negativos,diapositivos, slides, desenhos e gravuras. Exemplo de arquivo iconogrfico: arquivofotogrfico de uma revista.

Documentos sonoros: aqueles cuja informao esteja em formato de som.Exemplo: fitas k7, discos de vinil, CDs musicais.

Documentos filmogrficos: todos que possuem suas informaesrepresentadas por um filme. Exemplo: filmes antigos sem tecnologia sonora.

Documentos audiovisuais: so os que tm suas informaes em forma desom e imagem em movimento. A juno de documentos sonoros com de documentosfilmogrficos resulta nos documentos Audiovisuais. Exemplo: programas de Tv.

Documentos informticos: so os que necessitam do computadorpara que sejam lidos. Essa leitura se d atravs de um software, que tem a capacidadede decifrar as informaes em linguagem de mquina (bits e bytes) contidas numhardware e traduzi-las para a linguagem humana. Esse hardware (ou suporte) quecomporta as informaes pode ser um HD (disco rgido), um CD- ROM, um CD-R, um CD-

RW etc. Eles so tambm denominados documentos digitais, uma vez que soconstitudos por dgitos binrios (Zeros e Uns - 0 e 1). Ex.: um arquivo do processador detexto MSWord, da planilha MSExcel, um arquivo de udio do formato MP3, etc. Tambmconhecido como documentos eletrnicos.

Documentos cartogrficos: aqueles que representam, de formareduzida, uma rea maior. Apresentam-se em formatos e dimenses variveis, contendorepresentaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Exemplo: mapas, plantas.

Documentos Microgrficos: arquivos em suporte flmico resultante damicrorreproduo de documentos. Eles se apresentam como microformas, tais como os


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microfilmes e as microfichas. A microfilmagem, por exemplo, a tcnica de reproduode documentos aplicada para a gerao desse tipo documental.

3Espcie dos Arquivos

Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com afinalidade de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Exemplo: medidas provisrias,decretos, estatutos, regimentos, regulamentos, resolues, portarias, instruesnormativas, acrdos.

Atos enunciativos: so aqueles de carter opinativo, que esclarecem osassuntos, visando a fundamentar uma soluo. Exemplo: pareceres, relatrios.

Atos assentamentos:so os configurados por registros, consubstanciandoassentamento sobre fatos ou ocorrncias. Exemplo: apostila, atas, termos.

Atos comprobatrios: so documentos que comprovam assentamentos,

decises etc. Como o prprio nome sugere, so direcionados a certificar ou atestardeterminadas situaes. Exemplo: traslados, certides, atestados, cpias autnticas.

Atos de ajuste: so representados por acordos em que a AdministraoPblica Federal, Estadual ou Municipal parte. Exemplo: tratados, convnios, contratos,termos aditivos.

Atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos emsentido amplo. Exemplo: avisos, cartas ofcios, memorando, edital, intimao, notificao,telegrama, alvar, circular.

4Natureza dos ArquivosQuanto natureza, os documentos arquivsticos so classificados em especiaiseu

especializados.

Arquivos especiais: aquele que tem sob sua guarda documentos deformas fsicas diversasfotografias, discos, fitas, microformas, slides, disquetes, Cds, etc.

e que , por essa razo, merecem tratamento especial no apenas no que se refere aoseu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle e

conservao.Arquivo especializado:aquele que tem sob sua custdia os documentos

resultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da formafsica que apresentem, como, por exemplo, os arquivos mdicos ou hospitalares, osarquivos de imprensa, os arquivos de engenharia, arquivos jurdicos.

ATENO no confunda natureza do assunto com a natureza dos documentos de

arquivos.

Natureza do assunto:ostensivos e sigilosos. E sigilosos em ultrassecretos, secretos,

confidenciais e reservados.

Natureza dos documentos de arquivos: especial ou especializado


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5 - Suportes de Informao a base em que a informao registrada, ou seja, suporte qualquer meio

utilizado para gravar ou registrar a informao. Exemplo: papel, HD, CDs, pendrives, etc.

Importante ressaltar que o suporte sozinho no documento, preciso que nele contenhauma informao significativa para que adquira tal status.

Suporte de informao + dados e informaes =DOCUMENTO

6Valores dos ArquivosA utilidade que um documento pode ter para uma instituio pode ser

administrativa ou histrica.Valor primrio ou administrativo: qualidade inerente s razes de criao de

todo documento, em decorrncia das atividades de uma instituio. O mesmo que valorimediato do documento, tambm conhecido por valor funcional. So documentos de valorimediato e de guarda temporria aqueles que podem ser eliminados, sem prejuzo para acoletividade ou memria de uma instituio.

Valor secundrio ou histrico: qualidade informativa que um documento podepossuir depois de esgotada sua utilizao primria ( vigncia administrativa). O mesmoque valor mediato do documento. So documentos de valor mediato e de guardapermanente aqueles que devem ser preservados por fora das informaes neles contidas,como fonte de pesquisa para a histria e memria de uma instituio.

FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada:teoria e questes comentadas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.


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MICROFILMAGEM

Introduo Microfilmagem

A necessidade de alterao de suporte em algumas instituies tambm conhecidacomo atualizao de arquivo, isto , a informao de documentos originais migrada paraoutros tipos de suporte, como o microfilme, por exemplo.

DefinioMicrofilmagem uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em

gnero microgrfico (microfilme ou microficha).A microfilmagem surgiu para ajudar na reduo e racionalizao da produo de

documentos, bem como sua conservao e arquivamento.

O microfilme um processo de reproduo fotogrfica reduzida, chegando aquase 95% do documento original

A microfilmagem pode ser usada se necessrio:- devolver s pessoas os originais;- conservar os documentos por mais de cinco anos;- conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanente;- proteger os documentos dos riscos de incndio, inundao ou furto.

Aspecto legal da microfilmagemA legislao brasileira determina a guarda de originais por tempo determinado ouindefinidamente. A reproduo de um microfilme no formato do documento exige, parasua validade, que seja autenticado em cartrio e vista do documento original. Portanto,a microfilmagem no deve ser entendida apenas como substituidora de documentosoriginais.

IMPORTANTE: antes de qualquer alterao de suporte de arquivo, devem serconsiderados fatores relacionados a questes legais e tambm do estudo de viabilidade

econmica desta mudana.

Processos de reproduo por microfilmagem:

1 Estratgia - Microfilmagem de Substituio - aplicada quando o objetivo microfilmar documentos tendo-se em vista a eliminao futura dos mesmos, com afinalidade de reduo de espao. Como o prprio termo diz, substituem-se osarquivos de outro suporte (por exemplo, papel) pelo microfilme. aplicada nombito dos arquivos correntes e intermedirios. Essa estratgia perfeitamentepossvel porque a legislao brasileira autoriza a microfilmagem e reconhece que omicrofilme possui a mesma fora probante dos originais inclusive emjuzo.


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2 Estratgia - Microfilmagem de Preservao- aplicada quando o objetivo microfilmar documentos tendo-se em vista a conservao dos originais, com afinalidade de preserv-los dos desgastes relacionados a consultas, por exemplo. aplicada principalmente na esfera dos arquivos permanentes, pois nesta idade que

so arquivados os documentos histricos. Os originais dos documentos consideradosde valor permanente jamais podero ser eliminados, por fora da legislao emvigor. Portanto, mesmo j microfilmados, tais documentos devero permanecerarquivados tambm em sua forma original.

Chama-se de microfilme de segurana, aquele que serve de cpia de segurana,devendo ser armazenado em local distinto daquele dos originais, de preferncia emcmara de segurana.

Na microfilmagem, principalmente na estratgia de preservao, utilizam-se rolos defilmes constitudos por sais de prata, uma espcie de material qumico destinado aprolongar o tempo de vida til dos microfilmes. Esse tipo de filme, de acordo compesquisas cientficas, possui uma expectativa de vida til de at 500 (quinhentos) anos,se for conservado em condies adequadas de armazenamento (20C e 40% UR -umidade relativa).

O microfilme, aps produzido, s poder ser lido por mquina especfica que tambm

permitem a gerao de uma cpia em papel do documento microfilmado.

So vrias as vantagens obtidas na microfilmagem de documentos:1) Validade legal: a microfilmagem um processo de reprografia autorizado pela

Lei Federal nQ5.433/1968 e pelo Decreto Federal nQ1.799/1996. Isto confere ao

microfilme o mesmo valor legal do documento original, inclusive em juzo.

2)Reduo de espao:no modal de substituio, a microfilmagem capaz de anular a

necessidade de serem mantidos os arquivos em suportes convencionais, como o papel.

Uma vez microfilmados, os documentos podero ser eliminados, desde que no sejam

arquivos histricos.3) Segurana: por determinao legal, para cada microfilme produzido dever ser

extrado um filme cpia, que dever ser armazenado em local distinto do filme original.

Isto contribui para a segurana da informao microfilmada.

4) Preservao longa: respeitando-se as normas tcnicas da microfilmagem e

observando-se medidas adequadas de acondicionamento, conservao e manuseio, os

microfilmes podem perdurar por longos tempos.


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A desvantagem que se v no primeiro momento o alto custo exigido por toda a cadeiado processo (desde a aquisio de mquinas de microfilmagem at a manuteno dasmquinas leitoras). Porm, a relao custo/ benefcio pode ser bastante interessante efavorvel para a instituiode acordo com a anlise das vantagens que passar a ter.

AUTOMAO/GED

Introduo Automao Arquivstica

A partir do advento da informtica, as tcnicas de tratamento dos arquivos vm

contando cada vez mais com solues automatizadas de gesto documental.

Dessa forma, deve-se entender que o computador eficaz ao extremo para a gesto

exata e rpida de grandes massas de informao, assim como para implantar novos

sistemas de organizao e gesto da informao, bases de dados e de conhecimentos.

Nesse sentido, no campo da gesto informatizada ou automatizada, surge o conceito

de GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos. O GED, que por muitos chamado

tambm de Gesto Eletrnica de Documentos, um conjunto de tecnologias que

permite o gerenciamento de forma eletrnica ou digital de documentos. Tais

documentos podem ser das mais variadas origens e mdias, como papel, microfilme, som,

imagem e mesmo arquivosj criados na forma digital.

O GED formado por uma gama de tecnologias, das quais, por ora, podem ser

destacadas:

1) Document Management (DM)

2) Document Imaging (DI)

3) Records and Information Management (RIM)

O GED, dessa forma, um conjunto de procedimentos informatizados com a

finalidade de otimizar e racionalizar a gesto documental.

Vantagens para a instituio, atravs da implantao do GED:

Reduo de custos com cpias.

Maior rapidez na localizao de documentos.

Mltiplo acesso para a mesma informao.


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Aproveitamento de espao fsico.

Aumento da produtividade.

Mais agilidade nas transaes entre organizaes.

Tecnologias de Automao Arquivstica

1)DM - Document ManagementGerenciamento de documentos digitais. Todos os documentos criados eletronicamente

precisam ser gerenciados. O DM controla o acesso aos documentos, ensejando maior

segurana e atribuindo localizadores lgicos, como a indexao. O foco o controle das

verses dos documentos, as datas das alteraes feitas pelos respectivos usurios e o

histrico da vida do documento da empresa. A tecnologia automatizada DM,

implementada pela GED, uma grande contribuio arquivstica, inclusive com relao

automao do setor de protocolo.

2)DI - Document Imaging

Gerenciamento da imagem dos documentos, isto , documentos digitalizados. O grande

nmero de documentos em papel ou microfilme se utiliza da tecnologia de imagem para

agilizar os processos de consulta, processamento e distribuio de documentos. O DI usa

programas de gerenciamento para arquivar e recuperar documentos. Emprega

equipamentos especficos para a captao, armazenamento, visualizao, distribuio e

impresso das imagens dos documentos.

importante tambm diferenciar digitalizao de digitao.A tecnologia de DI consiste na

imagem do documento captada atravs de scanners, comoj observado anteriormente.

Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme, por

exemplo, para uma mdia digital.A imagem gerada um mapa de bits (dgitos binrios),

no existindo uma codificao por caracteres, diferentemente da digitao, em que h

codificao de cada letra do texto por um teclado.

A digitalizao, processo constante do conceito de DI, pode ser definida como a

reproduo, por varredura eletrnica, de documentos j existentes em outros suportes,

permitindo a visualizao do documento em um terminal ou sua impresso em papel. Esta

tcnica permite instituio novas possibilidades de acesso informao, pois os

documentos podero ser disponibilizados na Intranet


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ou at mesmo na Internet, podendo ser acessados simultaneamente por diversos

usurios, sem a necessidade de se buscar o documento original no local em que est

arquivado.A digitalizao, assim, foca primordialmente a questo do acesso mais gil aos

arquivos.Os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento tcnico

preliminar, caso contrrio seria digitalizada uma documentao em estado catico, fato

que decisivamente implicaria o aumento de despesa e problemas futuros para a

instituio.

Por fim, as imagens digitais dos documentos digitalizados so indexadas, atravs

de descritores e metadados, e arquivadas eletronicamente no sistema de GED, tornando-

se acessveis para os usurios .

O GED no permite que a instituio elimine completamente seus arquivos em

suporte papel. Mesmo digitalizados, os originais em suporte papel devem ser arquivados

para fins de prova em juzo, pois a digitalizao no totalmente aceita pela legislao

brasileira vigente. Alm disso, os documentos considerados de valor histrico, mesmo

digitalizados, no podem ser objeto de eliminao, de forma semelhante ao que acontece

no mbito da microfilmagem.

3)RIM - Records and Information Management o gerenciamento do ciclo de vida do documento, de forma automatizada por meio

de softwares especficos, independentemente da mdia em que ele se encontra. O

gerenciamento informatizado da criao, armazenamento, processamento, manuteno,

disponibilizao e at descarte dos documentos so controlados pela categorizao de

documentos e tabelas de temporalidade.

4) Workflow

a gesto dos fluxos de trabalho. a tecnologia que permite gerenciar de forma

proativa qualquer processo de negcio das empresas. Garante o acompanhamento

constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade e

METADADOS: Dados estruturados e codificados que descrevem e permitem

acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do

tempo.

Fonte: Dicionrio de Terminologia Arquivstica - 2005.


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segurana. O worhflow tambm atua como um integrador de vrios sistemas e

tecnologias especficas.

Preservao, Conservao e RestauraoDe acordo com Cassares (2000), a preservao um conjunto de medidas e estratgias

de ordem administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente

para a preservao da integridade dos materiais.

O conceito de preservao envolve as atividades de conservao, armazenamento e

restaurao dos documentos. Preservaoabrange todas as medidas necessrias para a

salvaguarda da integridade dos documentos arquivsticos pelo tempo que for necessrio.

No caso de documentao permanente, isto , de guarda definitiva, a preservao assumepapel de primordial importncia dentre os procedimentos arquivsticos, j que as

informaes devero ser preservadas por meio das vrias pocas.

A conservao um conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o

processo de degradao de documentos por meio de controle ambiental e de tratamentos

especficos. A conservao busca, assim, estender a vida til do documento, procurando

mant-lo o mais prximo possvel do estado fsico em que foi criado.

A restaurao um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso

de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso,

intervindo de modo a nocomprometer sua integridade e seu carter histrico.

Agentes Danosos aos Documentos

Os agentes exteriores que danificam os documentos podem ser classificados, em

trs grupos:

1)Agentes Fsicos (luminosidade, temperatura e umidade);

2)Agentes Qumicos (poluio atmosfrica, tintas, gordura e objetos metlicos);

3)Agentes Biolgicos (insetos, micro-organismos, roedores e humanos).

RESTAURAOConjunto de procedimentos especficos para recuperao e

reforo de documentos deteriorados e danificados.

Fonte: Dicionrio de Terminologia Arquivstica - 2005.


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1) Agentes Fsicos

Luminosidade: Qualquer exposio luz, mesmo que por pouco tempo, nociva e o dano cumulativo, A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial,proveniente de lmpadas incandescentes (tungstnio) e fluorescentes (vapor de

mercrio). Deve-se evitar a luz natural e as lmpadas fluorescentes, que so fontesgeradoras de radiao ultravioleta (UV). importante salientar tambm que devemser evitadas as reprodues de documentos em mquinas de xerox, por causa daalta emisso de luz nesse processo, bem como a exposio dos arquivos a flashs decmeras fotogrficas, A intensidade da luz medida atravs de um aparelhodenominado luxmetro ou fotmetro.

Temperatura e umidade: temperaturas muito altas ou baixas aceleram adegradao dos documentos, Por isso, tanto a umidade relativa do ar quanto atemperatura devem ser controladas. Todos os materiais encontrados nos acervosso higroscpicos, isto , absorvem e liberam umidade muito facilmente e, por-tanto, expandem-se e contraem-se com as variaes de temperatura e umidaderelativa do ar. Essas variaes dimensionais aceleram o processo de deteriorao eprovocam danos visveis aos documentos, ocasionando o craquelamento de tintas,ondulaes nos papis e nos materiais de revestimento de livros, danos nasemulses de fotos ete. O mais recomendado manter a temperatura o maisprximo possvel de 22C e a umidade relativa de 45% a 55%, evitando-se de todasas formas as oscilaes de temperatura e umidade relativa do ar. A medio datemperatura se faz com uso de termmetro, a da umidade ocorre por meio dehigrmetro, podendo-se utilizar tambm o termo-higrmetro (aparelho medidor da

umidade e temperatura simultaneamente), O termo-higrmetro tambm chamadode termo-higrgrafo.

'"2)Agentes Qumicos

Poluio atmosfrica: O controle da qualidade do ar essencial num programa deconservao de acervos. Os poluentes contribuem fortemente para a deteriorao dearquivos. H dois tipos de poluentes: os gases e as partculas slidas - que podem terduas origens: os que vm do ambiente externo e os gerados no prprio ambiente. Ospoluentes externos so principalmente o dixido de enxofre (50), xidos de nitrognio

(NO e N02) e o Oznio (03), So gases que provocam reaes qumicas, com formao decidos que causam danos srios e irreversveis aos materiais.

Tintas: a prpria tinta utilizada para escrever nos documentos contribui para adeteriorao dos mesmos. Devem ser evitadas as tintas ferroglicas, bem como ashidrogrficas e esferogrficas. Em vez das tintas, recomenda-se a adoo de lpis maciopara inscrio de dados nos arquivos.

Gorduras e oleosidade: O manuseio inadequado dos documentos um fator dedegradao muito frequente em qualquer tipo de acervo. O manuseio abrange todas asaes de tocar no documento, sejam elas durante a higienizao pelos funcionrios dainstituio, na remoo das estantes ou arquivos para uso do pesquisador, nas

fotorreprodues, na pesquisa pelo usurio etc. O manuseio inadequado dos arquivos


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acaba por danific-los, pois as mos tambm deixam oleosidade e sujidades nos suportes.Para evitar esse tipo de problema, devem ser utilizadas luvas durante o manuseio dosdocumentos.

Objetos metlicos: grampos, clipes e colchetes metlicos devem ser evitados, pois os

mesmos tendem a enferrujar e danificar os documentos. O que acontece, nesse sentido, o processo qumico da oxidao. A opo a adoo de clipes e colchetes (hastes) epresilhas plsticas, que no causam esse problema.

3) Agentes Biolgicos

Insetos e roedores: Podem-se destacar as baratas, traas e brocas como osinsetos que mais atacam os documentos; tambm h os ratos, que causam adegradao dos documentos.

Micro-organismos: so representados principalmente pelos fungos. Os fungosconsistem em um grupo grande de organismos, sendo conhecidos mais de 100.000tipos que atuam em diferentes ambientes.

Humanos: Alguns consulentes dos documentos podem ser prejudiciais integridade dos acervos. Alm do furto, o vandalismo muito frequente. necessrio, ento, que seja implantada uma poltica de proteo dos arquivos contratais ameaas, mesmo que seja por meio de um sistema de segurana simples.

Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos minimizando drasticamenteos efeitos desses agentes, a comear por: treinamento e atualizao dos profissionais na rea da conservao e

preservao; monitorao do ambiente - temperatura e umidade relativa em nveis aceitveis; uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos; adoo de poltica de higienizao do ambiente e dos acervos.Fonte: Cassares & Moi (2000)

Principais operaes de conservao:

Alisamentoconsiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondo-os ao do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora, emuma cmara de umidificao. Em seguida so passados a ferro, folha por folha, emmquinas eltricasDesinfestao: Processo de destruio ou inibio da atividade de insetos.Encapsulao:Processo de preservao no qual o documento protegido entre folhas depolister transparente, cujas bordas so seladas.Encolagem:Aplicao interna ou superficial de substncia adesiva em papel ou carto.Fumigao: Exposio de documentos a vapores qumicos, geralmente em cmarasespeciais, a vcuo ou no, para destruio de insetos, fungos e outros micro-organismos.higienizao - ou limpeza - a retirada, por meio de tcnicas apropriadas, de poeira,

sujidades e outros resduos.


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Laminao: (Mesmo que Silhing): Processo de restaurao que consiste no reforo dedocumentos deteriorados ou frgeis, colocando-os entre folhas de papel de baixagramatura, fixadas por adesivo natural, semissinttico ou sinttico, por meio de diferentestcnicas, manuais ou mecnicas.

Velatura:Processo de restaurao que consiste na aplicao de reforo de papel ou tecidoem qualquer face de uma folha.

SISTEMAS E MTODOS DE ARQUIVAMENTO

Um arquivo moderno, bem estruturado, um centro atuante de informaes, uminstrumento de controle para a atividade administrativa, que auxilia na correta tomada dedeciso.

Sistema um conjunto de princpios interligados, que orienta o que deve ser feitopara atingir um fim especfico. So trs sistemas:

Direto:o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessidade de recorrer aum ndice. Usa-se mtodo alfabtico de arquivamento e suas variaes.

Indireto: depende de um ndice para ser consultado. Usa-se o mtodo numrico esuas variaes.

Semi-indireto: pode ser consultado sem auxlio de ndices, mas com uso detabelas em forma de carto. Mtodo automtico, variedade do mtodo alfanumrico.

Sistemas de arquivamento em rgos pblicosNas instituies pblicas, predomina um modelo de sistema de organizao de

arquivos em que o documento pblico controlado desde sua produo. Ele conhecidocomo a teoria das trs idades, concepo moderna de arquivstica, em que se

distinguem trs etapas quanto aos documentos:- Corrente: os documentos circulam pelos canais decisrios, buscando soluo ou

resposta.- Temporria: os documentos apresentam interesse e so objeto de consulta,

embora os assuntos neles contidos j tenham sido solucionados ou as respostas, obtidas.- Permanente: os documentos passam a ter valor cultural ou cientfico.

Mtodos de arquivamentoArquivamento: conjunto de operaes destinada ao acondicionamento e ao

armazenamento de documentos.O mtodo estabelece o que preciso fazer para alcanar o fim desejado pelo sistema

de arquivamento. Um plano previamente estabelecido para a colocao e guarda dedocumentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, a busca de informaes e proporciona

uma correta tomada de deciso.


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O importante a deciso quanto ao mtodo leve em considerao o tamanho, aestrutura organizacional e os objetivos da empresa ou do rgo pblico; as pessoasnormalmente envolvidas; os servios prestados; as informaes comumente solicitadas; eos tipos de documento que devem ser arquivados.

So trs os principais mtodos de arquivamento:1. Mtodo alfabtico- especfico ou por assunto;- geogrfico- mnemnico- variadex2. Mtodo numrico

- simples

- dplex3. Mtodo alfanumrico- decimal- automtico

- automtico moderno

1. Mtodo alfabtico o mtodo mais simples e utilizado, refere-se ao nome das pessoas, empresas ourazes sociais.

a) Em primeiro lugar deve constar o sobrenome, ou, no caos de mais de um , oltimo sobrenome, em segundo o prenome, em terceiro o outro prenome e/ousobrenome.

NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTOJoo Barbosa Barbosa JooPedro lvares Cabral Cabral Pedro lvaresMaria Luisa Vasconcelos VasconcelosMaria Luisa

b) Os ttulos e graus de parentesco, abreviados ou no, ou acadmicos, queantecedem ou seguem o nome, no so considerados no arquivamento, sendocolocados no fim, entre parnteses.NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTODr. Roberto de Lavor Medeiros MedeirosRoberto de Lavor (Dr.)Pedro Miquelino Filho Miquelino Pedro (Filho)Joo Pederneiras Jr. Pederneiras Joo (Jr.)

Ministro Raul Soares Soares Raul (Jr.)


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Prof. Francisco Simrio Simrio Francisco (Prof.)

Ou ainda, fica:

NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTOAntnio Almeida Filho Almeida FilhoAntonioPaulo Ribeiro Jnior Ribeiro JniorPauloJoaquim Vasconcelos Sobrinho Vasconcelos SobrinhoJoaquimHenrique Viana Neto Viana NetoHenrique

c) No caso de sobrenome que vm precedidos de prefixo ou preposio, em letrasmaisculas, fazendo parte integrante do sobrenome, arquiva-se pela letra doprefixo ou preposio.

NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTOMenotti Del Picchia Del Picchia MenottiPierre La Fontaine La Fontaine PierreHans Von Stukert Von Stukert Hans

d) Sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo deve permanecerinseparvel.NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTOHumberto Alencar Castelo Branco Castelo Branco Humberto AlencarFelipe Casa Grande Casa Grande FelipeDulce Coelho Dourado Coelho Dourado Dulce

No arquivamento por nome de empresa ou razo social, existem algumas regras:

a)A ordem de arquivamento normal, direta, mesmo quando a razo social seinicia por nome de pessoa.NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO

Banco Nacional do Norte AS Banco Nacional do Norte ASSamuel da Silva e Cia Ltda. Comercial So JosInstituto Filhos Unidos SC Instituto Filhos Unidos SCComercial So Jos Nivaldo de Sousa e Filhos LtdaNivaldo de Sousa e Filho Ltda. Samuel da Silva e Cia Ltda.

b) Os nmeros so escritos por extenso:NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO2 Irmos Confeces Ltda Dois Irmos Confeces3 Armazm de Secos e Molhados Retfica Cinco Irmos LtdaRetfica 5 Irmos Ltda. Terceiro Armazm de Secos e


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Molhados

c)As instituies identificadas por siglas devem ser arquivadas como se fossempalavras.

NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTOVASP IBMIBM PetrobrsPetrobrs VASP

d) Quando o nome comear por artigo (o, a, os, as), o arquivamento devedesprezar o artigo, que ser colocado no fim, entre parnteses.

NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO

O Estado de S. Paulo Estado S. Paulo (O)Os Pequenos Princpes Ltda. Lanterna Mgica (A)A Lanterna Mgica SA Pequenos Princpes Ltda (Os)

e) No caso de nomes de empresas iguais, muito com um com agncias bancrias,devemos considerar o estado em que a empresa est localizada, seguida porcidade, bairro, rua.

BradescoCanoas (RS)BradescoPorto Alegre (RS)

A ordem de arquivamento :Considerando os estadosVarigRecife (PE)VarigTeresina (PI)VarigAssis (SP)

Considerando as cidadesVarigAssis (SP)VarigRecife (PE)VarigTeresina (PI)

Considerando as cidadesBradescoIgaraCanoas (RS)BradescoCentroCanoas (RS)

Considerando o nome das ruasBradescoAv. Guilherme SchellCanoas (RS)BradescoAv. InconfidnciaCanoas (RS)


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Considerando o nome das AgnciasBradescoAgncia Pq. RedenoPorto Alegre (RS)Bradesco Agncia SantanaPorto Alegre (RS)

Regras de alfabetizao (Esquematizada), conforme o autor TIAGO (2011)1 Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo

sobrenome e depois o prenome.2 Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou

ligados por hfen no se separam.3 Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So

seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo eum substantivo.

4 As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia naclassificao de sobrenomes iguais.

5 Os artigos e preposies, tais como a, o de, d, da, do, e, um,uma, no so considerados.

6 Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho,Jnior, Neto, sobrinho, so considerados parte integrante doltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenaoalfabtica.

7 Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocadosaps nome completo entre parnteses.

8 Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimosobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais.

9 As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no serconsiderados. O mais comum consider-las como parteintegrante do nome quando escritas com letras maisculas.

10 Os nomes espanhis so registrados pelo penltimosobrenome, que corresponde ao sobrenome da famlia do pai.

11 Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes soregistrados como se apresentam.

12 Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgosgovernamentais devem ser transcritos como se apresentam,

no se considerando, porm para fins de ordenao, os artigose as preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar aordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entreparnteses aps o nome.

13 Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleiase assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos porextenso devero aparecer no fim, entre parnteses.


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Mtodo especfico ou por assunto um dos mtodos mais difceis de arquivamento, j que se prope organizar as

pastas por assunto. A grande dificuldade reside em escolher a melhor palavra para definir

o assunto.Suponhamos uma Agncia de Viagens de porte mdio, operando em todos os

setores permitidos para essa atividade. O mtodo de arquivamento escolhido foi oespecfico. Dividindo e subdidvidindo, por exemplo, dois assuntos relevantes, como:

Viagens internacionais - Areas- Martimas- Rodovirias

-documentao- excurses- hotis- promoo

- vendas a crdito- vendas a vistaViagens nacionais - Areas

- Martimas- Rodovirias- Rodoareas

- excurses- hotis- promoo- vendas a crdito- vendas a vista

Mtodo geogrfico

Mtodo muito utilizado quando h preferncia de documentos segundo uma divisogeogrfica, que pode ser: Pases, estados, regies, distritos, zonas, cidades, bairros, etc.

Regio SUL => RS => Canoas => Marechal RondonRegio Sudeste => MG => BH => Floresta => Rua Pouso Alegre

Mtodo mnemnico um mtodo alfabtico que procura combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar amemria. Inicialmente, relacionamos as 23 letras (ou menos) do alfabeto, dando

significado a cada uma, por meio de uma palavra-chave.Exemplo:Empresa: Imobiliria1 passo:AALUGUELBADMINISTRAOCCOMPRAFFINANCIAMENTOVVENDA


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2 passoAALUGUEL

AApartamentoC- Casa

EEscritrio

Mtodo variadex um mtodo alfabtico moderno, de uso direto, que pode ser facilmente aumentado, deacordo com a necessidade. Consiste em dar cores aos diversos grupos de letras, o queauxilia a localizao e o manuseio. A cor das guias dada pela segunda letra da palavrachave: Cinco cores e as respectivas letras:

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x yz

laranja amarelo ourosa

verde azul Violeta

2. Mtodo numricoEsse mtodo mais fcil de ser organizado e propicia mais rapidez ao arquivamento. O

documento classificado recebe um nmero, conforme a ordem de chegada e, aomesmo tempo, esse nmero transcrito numa guia que, colocada na pasta, queocupar lugar correspondente no arquivo.

2.1Mtodo numrico simplesSegundo esse mtodo, so numerados assuntos, clientes, outros, pela ordem deentrada dos documentos, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica.

1 passo:100ALUGUEL

200ADMINISTRAO300COMPRA400FINANCIAMENTO500VENDA

2 passoAALUGUEL

110Apartamento120- Casa

130Escritrio


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3 passoAALUGUEL

110Apartamento

111Apartamento JK112Apartamento 1 quarto

3. Mtodo alfanumrico

Esse mtodo procura utilizar as vantagens dos mtodos alfabtico e numrico. necessrio planejamento prvio das divises que sero feitas do alfabeto. A diviso livre,no obedecendo a nenhum critrio rigoroso. Exemplo: as letras A, B, e H podem ser

divididas da seguinte forma: Aa-Am, An-Az, Ba-Bm, Bn-Bz, Ha-Hm, Hn-Hz. Em seguida,procedemos numerao:

Aa-Am 1 Ba-Bm 3 Ha-Hm 15An-Az 2 Bn-Bz 4 Hn-Hz 16

3.1Mtodo decimalO mtodo foi inspirado na Classificao Decimal de Dewey, que determina a

organizao de livros por assunto.

000Obras gerais600Cincias aplicadas900Histria, geografia

3.2Mtodo automticoUsado para arquivamento de pessoas e/ou firmas comerciais.

Arquivos de ProsseguimentoEsses arquivos so muito importantes para a empresa, j que por meio deles se podem

acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providncias: cartas que esperamrespostas; duplicatas a cobrar, faturas a pagar, aplices de seguro que devem serrenovadas, lembretes ou controles para renovao de assinaturas de jornais ou revistas,contratos a serem assinados, enfim, inmeros assuntos que no devem ser simplesmentearquivados e fatalmente esquecidos.

1. Mtodo cronolgico: em primeiro lugar, preparamos um jogo de doze guias comos nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas de 1 a 31,

representando os dias do ms.


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2. Mtodo alfabtico: esses mtodos tambm possibilita o uso de pastas oucartes. As pastas so colocadas em ordem alfabtica.

3. Mtodos modernos: surgiram com o prprio desenvolvimento das empresas e datecnologia, notadamente da informtica. Existem, entretanto oferecem fichas j

preparadas para os diversos controles, como, por exemplo, de pessoal, de estoquee outros. Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visveis eos dados principais so lanados tambm na margem superior das fichas, vista domanipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta.

Referncias cruzadasA expresso referncias cruzadas largamente usada pelas pessoas que lidam comarquivos, enquanto entre os bibliotecrios a palavra mais empregada remissivo.

A principal finalidade das referncias cruzadas ade informar a quem for consultar quedeterminado assunto ou nome est arquivado em tal pasta.

Exemplo: nome fantasia da empresa e sua razo social.

No caso de siglas, devemos fazer uma referncia cruzada.Exemplo: Instituto Mdico Legal => IML

TransfernciaH documentos que esto sujeitos ao fator do tempo, isto , h aqueles que tm

valor de um ano; outros de dois, etc. e ainda h documentos que possuem valorpermanente e nunca podero ser destrudos.

Os documentos tambm podem ser analisados pela frequncia de sua utilizao:alguns so muito procurados, outros so consultados poucas vezes, ou quase nunca, eainda existem aqueles que, aps a concluso do fato que os criou, no serviro para maisnada.

A transferncia a operao que visa separar os documentos que ainda esto emuso, ou so bastante consultados, daqueles que perderam sua utilidade prtica, mas noseu valor.

Tipos de arquivoNo que se refere frequncia do uso ou consulta, existem 3 tipos de arquivos:

Arquivo ativo: mantm arquivados os documentos e papis de uso, consulta ereferncias constantes e atuais, ou que se encontram em fase de concluso.

Arquivo inativo: guarda documentos e papis que oferecem menor frequncia deuso, consulta e referncia.


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Arquivo morto: armazena documentos de frequncia de uso, consulta ou refernciasquase nulas.

Atualizao de arquivoExistem trs tipos de transferncias de documentos ou papis de um arquivo para

outro:1. Transferncias peridicas: as transferncias so efetuadas em intervalos

predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, dependendo dafrequncia de uso.

2. Transferncias permanentes: so transferncias realizadas em intervalosirregulares, sem qualquer planejamento. Normalmente, acontecem quando oacmulo de papis no arquivo ativo to grande que chega a atrapalhar o bom

andamento do servio.3. Transferncias dirias: so as mais recomendveis, porque mantm em

ordem os arquivos ativos.4.

Regras prticas para manter o arquivo atualizadoA funo do arquivo preservar, organizar e classificar a documentao. Por isso,

seja rigorosa quanto seleo dos documentos ou papis que devem ou no serarquivados.Algumas regras:- No empilhe papis- Defina dia e hora para organizar o arquivo- Trabalhe com dois arquivos: ativo e inativo- No use clipes para juntar documentos, mais seguro grampos.


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BIBLIOGRAFIA

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BRASIL.Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Dispe sobre a salvaguarda dedados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana dasociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal e d outrasprovidncias. Disponvel em . Acesso em: 30/07/2010.

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CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resoluo n 10, de 06 de dezembro de 1999.Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo demicrofilmagem de documentos arquivsticos. Disponvel em:

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Administrao Pblica. Disponvel em:http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=65&sid=46Acesso em: 20/01/2013.

MEDEIROS, Joo Bosco; HERNANDES, Snia. Manual da Secretria: tcnicas detrabalho. So Paulo: Atlas, 2009.

PAES, Marilena Leite.Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2005.

PRADO, Helosa Almeida.A tcnica de arquivar. Rio de Janeiro: LTC, 1999.

REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago.Arquivologia facilitada: teoria e questescomentadas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.

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VALENTINI, Renato.Arquivologia para concursos. Rio de Janeiro: Campus, 2012
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Questes de Concursos

FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e

questes comentadas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.

171. (Cesgranrio - 2010 - IBGE) Todos os documentos de arquivo esto vinculados a umciclo vital que compreende trs idades. Na segunda idade, so mantidos os papisque ultrapassaram seu prazo de validade jurdico-administrativo, e que ainda podemser utilizados, mas apenas pelo seu:a) acumulador;b) orientador;c) produtor;d) pesquisador;e) diretor.

172. (FCCjTj-PI - Analista judicirio 2009) Levando em considerao a ordem hierrquicados nveis de classificao, segue-se ao guia, no programa descritivo de umainstituio de custdia de arquivos permanentes:a) o catlogo;b) a edio fac-similar de documentos;c) o inventrio;d) o ndice;e) o repertrio.

173. (FCCjTRT - 3" Regio - MG - Analista judicirioj2009) Os documentos queapresentam valor primrio e que so indispensveis manuteno das atividadescotidianas de uma pessoa fsica oujurdica constituem, segundo jean-Vves Rousseaue Carol Couture, os chamados:a) arquivos intermedirios;b) sistemas de protocolo;c) arquivos correntes;d) processos e expedientes;e) sistemas de gesto informacional.

174. (Cespe-UnB/TRE-MT - Tcnico judicirio - rea Administrativa/2010) O princpio derespeito aos fundos ou princpio da provenincia um dos pilares da arquivologia.Com relao a esse princpio, assinale a opo correta.a)A aplicao do princpio de respeito aos fundos separa o arquivo em trs fases: a

corrente, a intermediria e a permanente.b) Esse princpio designa um conjunto de operaes que, a partir da avaliao de

documentos, promove a guarda temporria ou permanente dos documentos.c)Esse princpio permite a elaborao de um instrumento de pesquisa destinado

orientao dos usurios no conhecimento e utilizao dos fundos que integram oacervo de um arquivo permanente.

d)Esse princpio um elemento de identificao das unidades de arquivamento,constitudo de nmeros, letras ou combinao de nmeros e letras, que permite alocalizao dos documentos.

e) Esse princpio determina que os documentos provenientes de uma mesma fonte

geradora de arquivo devem ser mantidos reunidos.
http://www.livrariacultura.com.br/scripts/busca/busca.asp?palavra=REIS,+LEONARDO&modo_busca=Ahttp://www.livrariacultura.com.br/scripts/busca/busca.asp?palavra=SANTOS,+JOAO+TIAGO&modo_busca=Ahttp://www.livrariacultura.com.br/scripts/busca/busca.asp?palavra=SANTOS,+JOAO+TIAGO&modo_busca=Ahttp://www.livrariacultura.com.br/scripts/busca/busca.asp?palavra=REIS,+LEONARDO&modo_busca=A


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175. (Cespe-UnB/Anac - Tcnico Administrativo/2009) O fundo de arquivo resultado daaplicao da teoria das trs idades.

176. (FCC/Tj-PI -Analista judicirio/2009) A divulgao das atividades e do acervo de umarquivo junto comunidade, por meio de publicaes, exposies, cursos,conferncias e outras iniciativas, faz parte do chamado servio de:a) referncia;b) apoio cultural;c) consulta;d) processamento tcnico;e) reprografia.

177. (FCC/TRT - 3;> Regio - MG -Analista judicirio/2009) Um documento autnticoquando preenche os requisitos necessrios para que se reconhea:a) seu valor histrico;b) sua provenincia;

c) a inteno de seu signatrio;d) seu teor informativo;e) a identidade de seu destinatrio.

178. (FCC/TRT - 3 Regio-MG -Analista judicirio/2009) Para que sejam considerados dearquivo, de acordo com Schellenberg, os documentos devem obedecer a uma duplacondio: terem sido produzidos ou acumulados na consecuo de um determinadoobjetivo e:a) manterem o arranjo que Ihes foi dado pelo rgo que os produziu ou acumulou;b) serem preservados na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destruio

das partes que os integram;c) seguirem uma linha imaculada de custdia ininterrupta e responsvel;d) apresentarem regularidade e uniformidade de espcies, tipos, formatos esuportes;e) possurem valor para fins outros que no aqueles para os quais foram

produzidos ou acumulados.

179. (FCCjTRT - 3" Regio-MG - Analista Judicirioj2009) Caderno e livro soexemplos de:a) formato;b) tipo;c) espcie;d) suporte;e) forma.

180. (Cespe-UnBjINSS - Analista do Seguro Socia1j2008) A respeito de conceitosfundamentais de arquivologia, julgue o item a seguir. A justificativa paraorganizao de arquivos de rgos pblicos est na ordem direta do interessede trs tipos de usurios que deles fazem uso: o administrador, o cidado e opesquisador.

181. (Cespe-UnBj Antaq - Tcnico Administrativoj2009) Acerca de arquivamento eprocedimentos administrativos, julgue o item a seguir. Os documentos dearquivo no so objeto de coleo, mas produtos e subprodutos das funes e

das atividades de uma organizao pblica ouprivada e das atividades de uma pessoa fsica.


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182. (Cespe-UnBjDPF - Escrivo da Polcia Federalj2009) O princpio de respeito aosfundos fundamental para a ordenao dos acervos arquivsticos de terceiraidade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento daadministrao so os elementos que guiam o arranjo dos documentos.

183. (Esaf - Analista Administrativoj2009) O desentranhamento a:a)juntada definitiva de um processo a outro;b)juntada provisria de um processo a outro;c) separao de processos aps ajuntada provisria;d) retirada de folhas do processo;e) abertura de um novo volume do mesmo processo.

184. (Cespe-UnBjINSS - Analista do Seguro Socia1j2008) Acerca dos arquivoscorrentes, intermedirios e da avaliao de documentos, julgue o item a seguir.Os documentos podem passar pelas trs idades documentais, mas,obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.

185. (Cespe-UnB/TRT - 17 Regio-ES - Analista judicirio/2009) Acerca dos arquivoscorrentes e intermedirios, julgue os itens a seguir. Apensar um processo junt-Ioem definitivo a outro processo, por necessidade do servio .

186. (Cespe-UnB/TRT - 1 7 Regio-ES -Analista judicirio/2009) A instalao de arquivossetoriais uma forma de centralizao dos arquivos correntes da organizao comoum todo.

187. (Cespe-UnB/TRT - 1 7 Regio-ES -Analista judicirio/2009) Os documentos podempassar diretamente dos arquivos correntes para o arquivo permanente, sem

necessidade de armazenamento no arquivo intermedirio.

188. (Cespe-UnB/ Antaq - Tcnico Administrativo/2009) Acerca de arquivamento eprocedimentos administrativos, julgue o item a seguir. O arquivo intermedirio constitudo de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa.

189. (Esaf/ Aneel - Tcnico Administrativo/2006) Quanto ao arquivo intermediriopodemos afirmar que:a) subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo corrente;b) a economia a razo principal para sua criao;c) os documentos nessa fase tm uma classificao diferente da que Ihes foi dada

nos arquivos correntes;d) armazenam, principalmente, documentos de valor histrico e secundrio;e) o acesso aos documentos pblico, no havendo nenhuma restrio ao seu uso.


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190. (Cesgranrio/IBGE/2010) O arquivista. de uma universidade recebe documentao devrias unidades acadmicas e verifica que, devido s suas caractersticas, osdocumentos recebidos so para a guarda permanente. Desse modo, a partir daidentificao dos rgos que enviaram a documentao, ser possvel colocar osdocumentos recolhidos no quadro de:a) descrio;b) arranjo;c) levantamento;d) avaliao;e) temporalidade.

191. (Cespe-UnB/Tj-DF - Analista judicirio/2008) Os documentos pertencentes aum mesmo fundo guardam relao orgnica entre s], constituindo umaunidade distinta, no podendo seus componentes ser separados, para constituiroutros agrupamentos aleatoriamente.

192. (Cespe-UnB/T j-DF - Analista judicirio/2008) Os documentos de um rgopblico extinto formam, at a data da extino, um fundo fechado, com datainicial e final.

193. (Cespe-UnB/T j-DF - Analista judicirio/2008) A organizao do fundo dearquivo deve ser feita a partir da anlise da provenincia, da histria daentidade, das origens funcionais, do contedo e dos tipos de material.

194. (Cespe-UnB/INSS -Analista do Seguro Socia1f2008) Os arquivos de um rgo

pblico devem atender fundamentalmente s necessidades da administrao, oque no impede a sua utilizao, por exemplo, como meio didtico e depesquisa.

195. (Esaf/ANA - Analista Administrativo/2009) Evitar o congestionamento dosarquivos permanentes com documentos que ainda no chegaram idade deserem custodiados ou que sero destrudos ao fim dos prazos indicados para aeliminao um objetivo do arquivo:a) corrente;b) inativo;c) intermedirio;d) de gesto;e) ativo.


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196. (Cesgranrio/BNDES - Tcnico de Arquivo/2008) Em uma reunio de trabalho, oarquivista orienta os Tcnicos de Arquivo sobre o entendimento conceitual arespeito da teoria arquivstica. Inicia, comentando que nos arquivos correntesque se mantm os documentos durante seu uso funcional; nos arquivosintermedirios, os papis quej ultrapassaram seu prazo de validade jurdico-

administrativo mas que ainda podem ser utilizados pelo produtor; e, nosarquivos permanentes, os documentos conduzidos para a preservaodefinitiva. Aps a reunio, os Tcnicos em Arquivos concluem corretamenteque o tema central referia-se (ao):a) categoria de arranjo dos arquivos;b) anlise diplomtica de documentos;c) tipologia central dos arquivos;d) cdigo de classificao de documentos;e) ciclo vital de documentos.

201. (Cespe-UnB/MPS - Agente Administrativo/201 O) Julgue os itens subsequen- tes,

relativos s rotinas de tratamento documental em arquivos correntes. As atividadesque compem as rotinas de classificao so as seguintes: receber o documento; lero contedo do documento identificando a data e o assunto; localizar o cdigo noinventrio de temporal idade e assuntos; anotar o cdigo no verso do documento;preencher uma folha de identificao com a data e o cdigo.

202. (Cespe-UnB/MPS - Agente Administrativo/20 10) O arquivamento consiste eminspecionar o documento para verificar se est assinado e se original; formardossis, agrupando os documentos pela data em que foram emi-tidos em uma pastasuspensa. Dentro da pasta, deve-se anotar o nmero de protocolo; fora da pasta,deve-se colocar uma etiqueta com a data.

203. (Cespe-UnB/MPS - Agente Administrativo/201 O) O cdigo de classificao uminstrumento utilizado nos rgos federais para agrupar os documentos de arquivoem classes e subclasses, segundo as funes e atividades desempenhadas pelorgo. Tambm so identificados espcies e tipos documentais, que so chamadosde assuntos e recebem cdigos numricos.

204. (Cespe-UnB/TRE-MG - Tcnico Judicirio - rea Administrativa/2009) Acerca dogerenciamento da informao e das trs idades documentais, assinale a opocorreta.a) O arquivo corrente constitudo de documentos com grande possibilidade de uso

e com valor primrio.b) Os documentos de idade intermediria so os que so consultados

frequentemente e aos quais se tem livre acesso.c) O arquivo permanente formado por documentos de valor administrativo, legal

ou fiscal.d) O arquivo intermedirio, conhecido tambm como arquivo inativo, resultante da

transferncia de documentos do arquivo corrente.e) O recolhimento de documentos no arquivo intermedirio deve ser feito aps o

encerramento do valor probatrio desses documentos.


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205. (Cespe-UnB/MTE -Agente Administrativo/2008) Acerca do arquivo, julgue o item aseguir. As correspondncias - ofcios, memorandos, cartas - mantidas no setor detrabalho, isto , prximas de quem trata dos assuntos relacionados a essesdocumentos, e que aguardam a transferncia ao arquivo intermedirio, orecolhimento ao arquivo permanente ou a eliminao, so consideradas

de arquivo corrente.

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Apostila Ana Paula Arquivologia Mpu