Apostila

Coordenador IES

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Índice

Passo-a-passo para acessar ......................................................................................................................... 5 Acesso aos dados do aluno ........................................................................................................................... 6 Consultando o cadastro de alunos ................................................................................................................. 9 Consultando a matrícula de alunos .............................................................................................................. 10 Registrando e tratando ocorrências de alunos ............................................................................................. 10 Registrando e consultando parecer descritivo de alunos .............................................................................. 15 Consultando frequência ............................................................................................................................... 16 Caixa Postal ................................................................................................................................................ 17 Envio de E-mail ........................................................................................................................................... 18 Para seu conhecimento ............................................................................................................................... 19 Monitorando lançamento dos professores.................................................................................................... 20 Anexos ........................................................................................................................................................ 21

Anexo 1 (Ficha Cadastral) ....................................................................................................................... 21 Anexo 2 (Espelho de Notas) .................................................................................................................... 22 Anexo 3 (Boletim) .................................................................................................................................... 22 Anexo 4 (Ficha Individual) ....................................................................................................................... 23 Anexo 5 (Extrato de Ocorrências) ............................................................................................................ 23 Anexo 6 (Gráfico de Ocorrências)............................................................................................................ 24 Anexo 7 (Parecer Descritivo) ................................................................................................................... 25 Anexo 9 (Alunos Faltantes)...................................................................................................................... 27 Anexo 10 (Faltas Acumuladas) ................................................................................................................ 27 Anexo 11 (Faltas Acumuladas no Período) .............................................................................................. 28 Anexo 12 (Dados Cadastrais) .................................................................................................................. 28 Anexo 13 (Quadro de Horário)................................................................................................................. 28 Anexo 14 (Grade Curricular) .................................................................................................................... 29 Anexo 15 (Corpo Docente) ...................................................................................................................... 29 Anexo 16 (Quadro de Horário – Professor) .............................................................................................. 30 Anexo 18 (Alunos em Recuperação) ....................................................................................................... 30 Anexo 19 (Ata de Resultado Final) .......................................................................................................... 31 Anexo 20 (Recuperação por Frequência)................................................................................................. 31 Anexo 21 (Mapa de Homologação – Médias Anuais) ............................................................................... 31 Anexo 22 (Relação Alunos Aprovados).................................................................................................... 32 Anexo 23 (Relação Alunos Reprovados).................................................................................................. 32 Anexo 24 (Monitoramento Frequência/Conteúdo Ministrado) ................................................................... 32 Anexo 25 (Monitoramento Notas) ............................................................................................................ 33 Anexo 26 (Monitoramento APS) .............................................................................................................. 33

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Utilidades para o Coordenador

Módulo Gestão

Prezado Coordenador, esse sistema também é seu!

Bem-vindo coordenador, o material a seguir foi preparado de forma a atribuir a você a função de gerenciador das possibilidades pedagógicas de uso do ASP Gestão Educacional Online. Entendemos que um caminho possível para a concretização de uma proposta de gestão on-line eficiente reside no redimensionamento do papel do coordenador. Por estar presente no cotidiano das instituições, atuando diretamente com o corpo docente e discente, este educador pode e deve ser instrumentalizado para sensibilizar os demais atores a se apropriarem desta importante ferramenta. Consideramos fundamental que todos desenvolvam a capacidade de entender interações e relações em sistemas escolares.

Nesse sentido, apostamos inicialmente na disponibilidade do grupo de coordenadores das instituições

que utilizam o ASP Gestão Educacional Online, como organizador do trabalho. Portanto, será o coordenador o elemento catalisador deste processo, o responsável por colher e repassar informações, suscitar discussões acerca das decisões a serem tomadas sobre a alimentação do sistema. Em outras palavras, quando você consegue compreender as ferramentas do ASP como aliadas para a potencialização do trabalho, você agrega “seguidores”.

Com este material você poderá ficar bem informado acerca das possibilidades e vantagens do uso do sistema.

Algumas boas razões para o setor pedagógico usar esta ferramenta:

Melhoria na organização do ensino: maior precisão no armazenamento de informações (frequência,

notas, conteúdos trabalhados, ocorrências, etc.); acesso rápido à vida escolar do aluno; flexibilidade no registro do planejamento; praticidade, atualização constante e acompanhamento processual do rendimento dos alunos por meio da média parcial quando assim desejar e dos relatórios referentes à vida escolar; Favorecimento do trabalho em equipe : possibilidade de maior interação e fluência na comunicação entre professores e coordenadores quanto aos conteúdos trabalhados, à vida escolar do aluno; conhecimento e partilha das decisões pedagógicas tomadas por cada professor; melhoria no processo de acompanhamento e intercâmbio do trabalho entre coordenação, professores, e aluno;

Garantia de transparência do processo educativo : possibilidade de acompanhamento constante

dos envolvidos no processo por meio do fácil acesso à vida escolar do aluno; melhoria na qualidade do atendimento à clientela; probabilidade de mudança de atitude do aluno em relação a sua aprendizagem, em virtude do conhecimento da sua situação escolar (o que precisa dar mais atenção, em que pode melhorar, quais são as dificuldades específicas...);

Atuação coerente com a legislação educacional : utilização precisa dos registros (documentação oficial) referentes à vida escolar do aluno.

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Sua colaboração é muito importante!

Alguns dados que são necessários para alimentar a fonte da qual serão gerados todos os documentos e possibilitará o funcionamento adequado do ASP Gestão Educacional Online. Os dados relacionados abaixo são importantíssimos e devem ser repassados por você , Coordenador , à pessoa (Gestor ASP) que irá passar para o sistema. São eles:

Número de turmas e sua classificação (A, B, C...);

As disciplinas que serão ministradas em cada turma (Metodologia Científica, Filosofia, TCC,...);

Os períodos (bimestral, trimestral, semestral, anual,...);

Os turnos (matutino, vespertino, noturno);

Os cursos (Curso Técnico, Graduação, Pós-Graduação,...);

Periodicidade (duração do curso: anual, semestral);

Calendário Anual (com feriados, recessos, férias, reinício das atividades);

Relação dos professores por turma, com suas respectivas disciplinas;

Grade de horário;

Carga horária das disciplinas por fase/turma;

Fórmulas de avaliação;

Fórmulas para determinar a recuperação e periodicidade (se houver);

Número de avaliações por matéria para cada período (se preferir pode deixar este número livre);

Conteúdos programáticos para cada fase;

Relação de ocorrências que deseja colocar no sistema (definir junto aos professores).

Parece muita coisa, mas não é. Todo o coordenador t em em mãos todos estes dados, pois fazem parte de seu trabalho. Repasse para a pessoa indica da o quanto antes e logo o sistema poderá ser utilizado sem problemas e de acordo com o real func ionamento de sua Instituição. Tendo isso em mente, você verá a seguir passos que visam lhe orientar em como obter todas as informações necessárias para auxílio e melhoria de seu trabalho. Você irá navegar entre as possibilidades do ASP Gestão Educacional Online que são mais importantes para seu dia-a-dia na instituição, viabilizando assim um maior conhecimento e melhor aplicação destas ferramentas do sistema.

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Passo-a-passo para acessar

1. Acesse a página do sistema por intermédio do endereço www.gennera.com.br.

2. Acione a opção “Login ”. As informações de Instituição, Login, Senha e Respo sta Secreta deverão ser repassadas a você pelo responsável do sistema na Instituição de Ensino.

3. Se você não souber ou tiver esquecido sua senha e/ou resposta secreta, clique em “Esqueci Minha Senha” e informe seu e-mail, exatamente o mesmo que está cadastrado no seu regis tro no Módulo Gestão, e o sistema encaminhará a senha e a resposta secreta ao seu e-mail.

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4. Se este for o seu primeiro acesso ao módulo, o sistema solicitará alteração de senha:

Acesso aos dados do aluno 5. É de grande importância que o coordenador da instituição possua fácil e direto acesso às informações

acadêmicas dos alunos matriculados. A forma mais simples e ágil para acessar esses dados é por meio da tela Gerencial / Consulta Genérica .

Assim, será apresentada a tela abaixo, que servirá para consulta.

Basta informar o código do aluno, ou efetuar a pesquisa utilizando o nome do aluno (+Ana Carolina+), selecionando a série e ano desejados. Desta forma, a tela a seguir será apresentada com informações sobre a matrícula do aluno no ano e série selecionados, sendo que estas serão subdivididas em pastas para melhor visualização.

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5.1 Na pasta Matrícula são apresentadas informações sobre a matrícula do aluno, como a data em que foi

feita, a situação, a turma em que está matriculado. Além dessas informações serão apresentados três links de acesso rápido:

- Cadastro – direcionamento para a tela de cadastro do aluno pesquisado (detalhado a seguir); - Ficha Cadastral – direcionamento para o relatório de ficha cadastral do aluno pesquisado (ver anexo 1). - Matrícula – direcionamento para a tela de matrícula do aluno pesquisado (detalhado a seguir).

5.2 Na pasta Disciplina é apresentada a relação das disciplinas em que o aluno está matriculado, bem como s disciplinas já cursadas e o currículo pendente do mesmo:

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5.3 Na pasta Notas Parciais é apresentada a nota registrada para cada avaliação aplicada pelo professor

no decorrer do período. Permite também a emissão direta do Espelho de Notas, por intermédio do link de acesso rápido (ver anexo 2). Esta opção de registro das notas, após cada avaliação realizada, que dará acesso à pasta Notas Parciais , poderá ser feita pela instituição ou pelos professores da mesma através do módulo professor.

5.4 Após o cálculo das médias de determinado período, se estivermos tratando de cursos técnicos, é possível verificar as informações do boletim do aluno por meio da pasta Médias e Frequência , onde, além da apresentação das médias, são disponibilizados também links de acesso rápido ao Boletim e a Ficha Individual do aluno (ver anexos 3 e 4).

5.5 Outra possibilidade disponibilizada pela “Consulta Genérica ” é uma lista das ocorrências registradas para o aluno consultado, permitindo emitir um relatório de Extrato de Ocorrências utilizando novamente o link de acesso rápido (ver anexo 5).

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5.6 Na tela de “Consulta Genérica ” você pode verificar os protocolos solicitados pelo aluno junto à

Secretaria.

Consultando o cadastro de alunos 6. A tela a seguir também pode ser acessada por meio do link de acesso rápido ”Cadastro Aluno ” da consulta genérica, pasta Matrícula . É a tela onde são registradas todas as informações pessoais do aluno e onde podem ser consultadas e editadas.

6.1 Nesta tela a pesquisa é efetuada informando o código ou nome do aluno e clicando na pesquisa, com isso os campos da tela serão apresentados com as informações que foram previamente cadastradas para ele.

Nela você encontra informações de endereço, filiação, entre outros.

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Consultando a matrícula de alunos 7. Além dos dados da matrícula visualizados na consulta genérica, pasta Matrícula , há a possibilidade de

consultar outras informações pertinentes utilizando a tela abaixo, que também é acessada pelo link direto “Matrícula do Aluno ”.

7.1 Ao pesquisar uma matrícula já registrada no sistema, várias informações serão mostradas em cinza,

pois não são passíveis de alteração. Aqui aparecerão novamente as informações separadas por pastas, permitindo uma visualização mais organizada.

Nesta tela é possível emitir ou reemitir alguns relatórios de utilização necessária no momento da matrícula.

Registrando e tratando ocorrências de alunos 8. As ocorrências listadas na pasta Ocorrência da consulta genérica devem ser previamente registradas

para que possam ser apresentadas nesta tela. O coordenador é uma das pessoas que pode efetuar esse registro, tendo também a possibilidade de atender ocorrências registradas por outros funcionários e setores da Instituição.

8.1 Veja como efetuar o registro de uma ocorrência no sistema, seja para um único aluno ou para um

grupo deles. Para registrar uma ocorrência cometida por um aluno ou por uma turma, você deve primeiramente acessar o item de menu “Ocorrência ”.

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8.2 Nesta tela você deverá primeiro informar o código do aluno, e ao ser apresentados os demais campos

da tela registrar o tipo de ocorrência (neste caso a ocorrência é individual), colocar também a data de acontecimento, bem como o professor e disciplina na qual esta aconteceu.

8.3 Feito isso você pode salvar a tela. A ocorrência será registrada para o aluno determinado e caso seja solicitado o envio de e-mail, será apresentada, além da mensagem de salvamento, uma mensagem de que o mesmo foi enviado com sucesso.

8.4 Outra possibilidade para registro de ocorrências é a opção “Ocorrência por Turma ”. Quando uma

ocorrência é cometida por mais alunos ou por toda a turma, utilize esta tela para registrar. Ela tem funcionamento um pouco diferente da anterior.

8.5 Ao inserir os dados da série e turma, os campos para inserção dos dados da ocorrência serão apresentados.

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8.6 Passe as informações da ocorrência e vá para a pasta Aluno .

8.7 Aqui serão selecionados os alunos relacionados à ocorrência cadastrada na pasta anterior. Para isto, basta clicar sobre o quadrado à esquerda do nº de diário de cada aluno.

8.8 Feito isso pode-se salvar a ocorrência. Desta forma ela estará registrada no sistema e poderá ser

tratada pelo setor responsável. 9. Para proceder com o atendimento e tratamento de uma ocorrência iremos usar a tela de “Atendimento ”:

9.1 Nesta tela serão visualizadas apenas as ocorrências que estão vinculadas ao setor de seu usuário (coordenador), ou seja, um usuário de coordenação poderá ver apenas as ocorrências para as quais a coordenação pode efetuar atendimento ou receber aviso.

9.2 Selecione a ocorrência que irá atender, marcando o campo no início da linha e passe à pasta

“Ocorrência ”.

9.3 Nesta tela crie uma ocorrência de atendimento (campo “Tipo”) à ocorrência cometida pelo aluno. Faça isso preenchendo os campos pertinentes e marcando, no fim da tela, qual ocorrência se refere a este atendimento.

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9.4 Nesta tela você também poderá apenas encaminhar a ocorrência para ser tratada por outro setor,

selecionando o campo “setor ”, bem como agendar uma nova data para atendimento, utilizando o campo “data agendamento ”.

9.5 Feito isso salve para registrar o atendimento da ocorrência ou consultar as demais pastas da tela,

que também terão relação com o aluno tratado, como verá a seguir.

9.5.1 HISTÓRICO: Traz um histórico das ocorrências registradas para esse aluno.

9.5.2 PUNIÇÃO: Apresenta as ocorrências que resultaram em afastamento do aluno da Instituição de Ensino. Para o sistema esse afastamento significa uma punição.

9.5.3 ESTATÍSTICAS: Mostra uma estatística básica das ocorrências relacionadas a esse aluno, para rápida visualização. Apresenta a quantidade total de ocorrências de cada tipo.

9.5.4 CARTA: Possibilita cadastrar o motivo da carta que será gerada automaticamente pelo ASP para ser enviada ao aluno e/ou responsável quando for o caso. Este motivo será apresentado na carta enviada ao endereço de sua residência.

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9.5.5 OCORRÊNCIAS POR SETOR: Apresenta uma lista com todas as ocorrências do aluno vinculadas ao setor (setor do seu usuário).

9.6 Depois de registrar ou tratar uma ocorrência você poderá emitir alguns relatórios de verificação como gráficos e extratos de ocorrências.

9.6.1 Primeiramente veja a tela de “Ocorrência de Aluno ”:

Nesta tela você poderá emitir extratos das ocorrências registradas para o aluno, informando os dados solicitados na tela e selecionando o modelo de relatório que gostaria de emitir (ver anexo 5). 9.6.2 Outra opção para visualização e controle de ocorrências é a parte de “Gráficos ”, sendo que por intermédio desta tela você poderá emitir alguns gráficos para verificação do tipo de ocorrência cometido com mais frequência na Instituição. A emissão pode ser feita por turma ou fase (ver anexo 6).

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Registrando e consultando parecer descritivo de alu nos 10. O parecer descritivo de alunos pode ser cadastrado pelo professor diretamente pelo Módulo Professor , mas você, Coordenador, também pode ter acesso a essas informações para edição ou cadastro. O acesso é feito pela tela Acadêmico \ Notas/Frequencia \ Parecer Descritivo:

10.1 Informe os dados da turma que vai verificar e clique no botão pesquisa.

10.2 Com isso serão listados os alunos da turma. Clique no ícone “folha em branco” , ao lado do

campo, para cadastrar os pareceres. Depois de incluído, deve-se clicar no ícone “duas páginas” para ler o parecer total e incluir novas informações.

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10.3 Esta é a tela apresentada ao se clicar no ícone “folha em branco” , onde é digitado o parecer descritivo.

10.4 Após o cadastramento ou edição dos pareceres, salve as informações. Lembre que o sistema possui relatórios adequados para emissão desse parecer (ver anexos 7).

Consultando frequência 11. Levando em consideração que a frequência dos alunos é digitada pelo professor diariamente no Módulo Professor , ela também torna-se disponível para que você as visualize diariamente. Essa visualização se dá na forma de relatórios de frequência, que você poderá emitir utilizando o Módulo Gestão .

11.1 Dentro de cada subitem do menu apresentado acima existem vários modelos diferentes de relatórios para serem consultados, de acordo com sua necessidade (ver anexos 8, 9, 10 e 11). As telas para emissão possuem funcionamento bastante similar, onde você deve informar os dados solicitados, selecionar o modelo de relatório que vai emitir e acionar o botão pesquisa para efetuar a emissão.

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Caixa Postal 12. O coordenador, assim como professores, alunos e demais funcionários da Instituição que utilizam o ASP, pode ter acesso a uma caixa postal para comunicação entre si. Essa função tem por objetivo melhorar a comunicação interna na Instituição, não servindo para contato com os responsáveis dos alunos, sendo que este contato será feito por intermédio de outra funcionalidade do Módulo Gestão .

12.1 Utilizando a caixa postal você poderá enviar e receber e-mails para esclarecer dúvidas dos alunos, conversar e interagir com a própria Instituição.

Pode-se utilizar a função “Caixa de Entrada ” para verificar todos os e-mails recebidos e “Caixa de Saída ” para todos os e-mails enviados. Em “Nova Mensagem ” pode-se inserir as informações que irão ao corpo do e-mail. Em “endereços ” você visualiza a lista com os endereços de contato de todos os usuários cadastrados no sistema (professores, alunos, funcionários). Vale lembrar que a caixa postal é uma forma de comunicação interna do ASP Gestão Educacional Online, ou seja, não é possível enviar nem receber mensagens de e-mails externos (gmail, hotmail, etc.), apenas dos endereços que aparecem na tela “Endereços ”, que são e-mails gerados de forma automática pelo sistema para as pessoas cadastradas no Módulo Gestão (professores, funcionários e alunos).

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Envio de E-mail 13. Para comunicação com alunos e/ou responsáveis por envio de e-mail, você pode utilizar a tela de “Envio de E-mail ”, na qual consegue enviar, de uma única vez, e-mail para todos os responsáveis de uma série ou para todos os alunos, sem que seja necessário criar um grupo de endereços.

13.1 Nesta opção serão utilizados como destino os e-mails informados no cadastro dos responsáveis e dos alunos, sendo que somente receberão este e-mail aqueles que tiverem optado por receber esse tipo de notificação no momento da matrícula.

13.2 Informe nesta tela os dados da fase, turma ou aluno para o qual enviará este e-mail, quais pessoas devem recebê-lo, bem como montar e editar o corpo da mensagem e anexar algum arquivo que os interessados devam receber. Feito isto, clique no envelope e o e-mail será enviado.

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Para seu conhecimento 14. No ASP está disponibilizado o Portal Professor e o Portal Aluno, que é a porta de entrada do sistema para professores e alunos. Neste portal, tanto os alunos quanto os professores só poderão acessar informações que passarão por prévia autorização. O Gestor irá liberar o que for autorizado pela direção e coordenação da escola. Portal Professor:

Portal Aluno:

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Monitorando lançamento dos professores 15. Para monitorar os lançamentos de notas, frequência e atividades práticas supervisionadas realizados pelos professores através do Portal Professor e certificar-se de que as informações são disponibilizadas em dia, você poderá verificar algumas informações através dos relatórios de monitoramento.

15.1 No menu Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Professor apresentado acima existem três modelos diferentes de relatórios para serem consultados, de acordo com sua necessidade (ver anexos 24, 25 e 26). Para emissão você deve informar os dados solicitados, selecionar o modelo de relatório que deseja e acionar o botão “Imprimir ” para efetuar a emissão.

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Anexos Serão listados a seguir alguns relatórios tratados nos itens acima e outros que não foram, mas que podem e devem ser utilizados por você, coordenador, para facilitar seu trabalho junto à Instituição de Ensino.

Anexo 1 (Ficha Cadastral)

Menu: Gerencial \ Consulta Genérica (Pasta Matrícul a)

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Anexo 2 (Espelho de Notas) Menu: Gerencial \ Consulta Genérica (Pasta Notas Pa rciais)

ou Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Espelho de Notas

Anexo 3 (Boletim) Menu: Gerencial \ Consulta Genérica (Pasta Médias e Frequência)

ou Relatório \ Escolar \ Documentos \ Boletim

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Anexo 4 (Ficha Individual) Menu: Gerencial \ Consulta Genérica (Pasta Médias e Frequência)

ou Relatório \ Escolar \ Documentos \ Ficha Individual

Anexo 5 (Extrato de Ocorrências)

Menu: Gerencial \ Consulta Genérica (Pasta Ocorrênc ia) ou Ocorrência \ Relatório \ Ocorrência de Aluno

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Anexo 6 (Gráfico de Ocorrências)

Menu: Ocorrência \ Relatório \ Gráficos

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Anexo 7 (Parecer Descritivo)

Menu: Gerencial \ Consulta Genérica (Pasta Boletim) ou Relatório \ Escolar \ Documentos \ Boletim (modelo 79)

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Anexo 8 (Frequência)

Menu: Acadêmico \ Frequência \ Relatório \ Presença e Falta

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Anexo 9 (Alunos Faltantes)

Menu: Acadêmico \ Frequência \ Relatório \ Falta em um dia

Anexo 10 (Faltas Acumuladas)

Menu: Acadêmico \ Frequência \ Relatório \ Faltas A cuml. Período

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Anexo 11 (Faltas Acumuladas no Período)

Menu: Acadêmico \ Frequência \ Relatório \ Planilha s falta Período.

Anexo 12 (Dados Cadastrais) Menu: Relatório \ Aluno \ Dados Cadastrais

Anexo 13 (Quadro de Horário) Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Quadro de Horários

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Anexo 14 (Grade Curricular) Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Grade Curr icular

Anexo 15 (Corpo Docente) Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Professor

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Anexo 16 (Quadro de Horário – Professor) Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Professor

Anexo 17 (Alunos em Recuperação – por turma) Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Recuperaçã o

Anexo 18 (Alunos em Recuperação) Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Recuperaçã o

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Anexo 19 (Ata de Resultado Final) Menu: Relatório \ Escolar \ Documentos \ Ata de Re sultado

Anexo 20 (Recuperação por Frequência) Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Recuperaçã o

Anexo 21 (Mapa de Homologação – Médias Anuais) Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Mapa de Ho mologação

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Anexo 22 (Relação Alunos Aprovados) Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Recuperaçã o

Anexo 23 (Relação Alunos Reprovados) Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Recuperaçã o

Anexo 24 (Monitoramento Frequência/Conteúdo Ministr ado)

Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Professor

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Anexo 25 (Monitoramento Notas)

Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Professor

Anexo 26 (Monitoramento APS)

Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Professor

APS = Atividades Práticas Supervisionadas