APOSTILA DE NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA · PDF fileBrasília: Vestcon, 2007. – FONSECA, Maria Odila. Arquivologia e ciência da informação. Rio de Janeiro: FGV, 2005. – PAES, Marilena

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Profa. Mônica Roberta, M.Sc. Tel/Fax.: (21) 3272-5601 e (21) 99157-5825

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APOSTILA DE NOÇÕES DE

ARQUIVOLOGIA (2017/AGOSTO)

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Ementa & Bibliografia Ementa:

– Conceitos fundamentais de arquivologia.

– O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: diagnósticos; arquivos correntes e intermediário; protocolos; avaliação de documentos; arquivos permanentes.

– Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos.

Bibliografia:

– COSTA, Maíra Murrieta; ROCHA, Eulina Gomes. Noções de arquivologia para concursos. Brasília: Vestcon, 2007.

– FONSECA, Maria Odila. Arquivologia e ciência da informação. Rio de Janeiro: FGV, 2005.

– PAES, Marilena Leite. Arquivo teoria e prática. 3 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2007.

– VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. 2 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2009.

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1- Conceitos Fundamentais

A escrita é um conjunto de símbolos que servem para representar a linguagem falada.

A escrita não é apenas um procedimento destinado a fixar palavras, um meio de expressão permanente, ela permite o acesso ao mundo das idéias.

A escrita não só reproduz bem a linguagem articulada, mas permite ainda apreender o pensamento, e o faz atravessar o tempo e o espaço.

O homem primitivo, buscando um meio de expressão permanente, recorreu a objetos simbólicos ou a sinais materiais (nós, entalhes, desenhos) que constituíram a base dos primeiros sinais de escrita.

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1- Conceitos Fundamentais – cont.

A palavra arquivo, para alguns autores, deriva do grego (archeion – depósito de documentos na Antiga Grécia); pra outros, do latim (archivum – lugar onde eram guardados títulos antigos, papéis...).

Da comunicação visual (mímica) para a comunicação verbal (sons) foi um grande progresso, mas a humanidade carecia de uma forma de reter e disseminar as informações.

Com o aparecimento de suportes diversos (mármore, cobre, marfim, tábuas, tabletes de argila etc), começaram os primeiros registros. Séculos mais tarde com o papiro, o pergaminho e, finalmente, com o papel tornou-se possível a formação de arquivos.

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Arquivologia e Ciências Auxiliares

Arquivologia é o estudo, ciência e arte dos arquivos.

Arquivoconomia é o conjunto de resoluções inerentes à instalação, organização e gestão de arquivos.

Arquivística é o conjunto de princípios e técnicas observados na constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos.

Diplomática é o estudo de documentos quanto à sua autenticidade (verdadeiro) e fidedignidade (fé pública) além de sua estrutura formal.

Paleografia é a técnica que habilita decifrar documentos antigos; estuda a história da escrita e a evolução das letras. Permite o conhecimento dos materiais (papiros, pergaminho, papel etc.) dos instrumentos (ex.: pena) para escrever. Seu estudo propicia um melhor entendimento dos registros documentais para o resgate de fatos históricos.

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Evolução do conceito Originalmente, os arquivos serviam à guarda dos

tesouros culturais da época, à proteção dos documentos que atestavam a legalidade do patrimônio e ao registro dos fatos.

Depois, depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, sempre se relacionando com o direito das instituições e dos indivíduos por meio de documentos.

A finalidade principal do arquivo é servir à administração. Desta forma, arquivo pode ser:

– Conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmados etc., conservados sob custódia de uma entidade pública ou privada.

– Depósito, lugar ou edifício onde se recolhem e guardam documentos, repartição.

– Conjunto de dados organizados, segundo a sua natureza e o seu uso, em suporte magnético, tal como disco rígido, fita magnética, disquete...

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Evolução

Dados: são coletados em diversas fontes, forma bruta e não têm utilidade de per si.

– Dados Primários – coletados em primeira mão, em geral, via pesquisa.

– Dados Secundários – já existem, foram coletados para um propósito.

Informação: é o resultado do processamento dos dados ou “leitura interpretativas dos dados”.

Conhecimento: conjunto de “saberes”

– conhecimento explícito - conhecimento codificado ou formal, o que pode ser articulado através da linguagem e transmitido a indivíduos.

– conhecimento tácito - conhecimento informal, significando conhecimento pessoal enraizado na experiência individual e envolvendo crenças pessoais, perspectiva e valores.

Fonte: Elaborado pelas autoras (2009)

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**Conversão do Conhecimento

Socialização (conhecimento compartilhado) – conhecimento tácito em conhecimento tácito. Ex.: Mestre x aprendiz.

– *NOTA: Nonaka e Takeuchi (1997:69) apontam que o brainstorming, na conversão do conhecimento, é a socialização (tácito para tácito), outros autores divergem.

Externalização (conhecimento conceitual) – conhecimento tácito em conhecimento explícito. Ex.: analogia/metáfora x slogan (“Perfeito para você”).

Internalização (conhecimento operacional) – conhecimento explícito em conhecimento tácito. Ex.: Know-how

Combinação (conhecimento sistêmico) – conhecimento explícito em conhecimento explícito. Ex.: Treinamento.

Nota: Espiral de Criação do Conhecimento (NONAKA e TAKEUCHI, 1997:79-81) – é o processo de criação do conhecimento, de forma cíclica e infinita:

– socialização => externalização => internalização => combinação...

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Conversão Conhecimento

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BNDES/ENG/2005

50- A teoria do conhecimento organizacional defende

que há quatro modos de conversão do conhecimento

envolvendo o tácito e o conhecimento explícito. Ao

processo de conversão do conhecimento explícito

em tácito dá-se o nome de:

– A) internalização

– B) combinação

– C) exteriorização

– D) socialização

– E) automação

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BNDES/ENG/2005

50- A teoria do conhecimento organizacional defende que há quatro modos de conversão do conhecimento envolvendo o tácito e o conhecimento explícito. Ao processo de conversão do conhecimento explícito em tácito dá se o nome de:

– A) internalização – explícito => tácito, ex.: know-how

– B) combinação – explícito => explícito, ex.: treinamento

– C) exteriorização – tácito => explícito, ex.: brainstorm

– D) socialização – tácito => tácito, ex.: aprendiz

– E) automação => não.

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Órgãos de Documentação

Fonte: Costa e Rocha (2007:23)

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Arquivo, biblioteca, museu e centro de

documentação

I- Arquivo:

– Conjunto de documentos organicamente acumulados, produzidos ou recebidos por pessoa física e instituições públicas e privadas, em decorrência de atividade específica, qualquer que seja o suporte da informação ou natureza do documento. Lei no 8.159 de 08/01/1991 – dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

II- Biblioteca:

– É o órgão responsável pela seleção, aquisição, tratamento técnico, armazenamento e preparação de documentos dispostos ordenadamente com o objetivo de facilitar o acesso do usuário à informação, por meio de catálogo de fichas, base de dados, obras ordenadas nas estantes...

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Arquivo, biblioteca, museu e centro de

documentação – cont.

III- Museu:

– Coleção de peças e objetos de valor patrimonial reunidos, conservados e colocados à disposição do público.

IV- Centro de documentação:

– Órgão responsável pelo tratamento e disseminação da informação. Com atuação dinâmica, fornece, por meio de publicações bibliográficas, informações seletivas definidas pelo prévio conhecimento do perfil do usuário.

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Fonte: Costa e Rocha (2007:24)

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Atividades: Arquivos x Biblioteca ARQUIVO BIBLIOTECA

Interrelacionamento

dos documentos

Existente Pode ser existente (ex.: coleções

Barsa)

ou inexistente.

Avaliação

Em conjunto,

baseada na

tabela de

temporalidade.

Peças isoladas. Baseada na relevância

do conteúdo (atualização) e na

conservação do material.

Classificação

Código de

Classificação de

Documentos de

Arquivo.

Classificação Decimal de Dewey (CDD);

Classif. Decimal Universal (CDU);

Classif. de Ranganathan;

Classif. da Library of Congress (LC);

Outros métodos de classificação

padronizados.

Descrição

Conjunto de

documentos

(dossiê).

De cada documento.

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1.1- Princípios de Arquivamento A) Finalidade

B) Função

C) Estágios de evolução

D) Características dos documentos

E) Arquivos

F) Classificação

– F1) Classificação quanto à freqüência de utilização

– F2) Quanto à extensão de atuação

– F3) Classificação quanto à entidade mantenedora

– F4) Classificação quanto ao acesso

– F5) Classificação quanto ao valor dos documentos

– F6) Classificação quanto à natureza dos documentos

– F7) Classificação quanto à finalidade dos documentos

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A) Finalidade A) Finalidade – servir à administração que o possui,

atendendo às necessidades de informações atuais e passadas.

– Acervo – definição genérica, envolvendo toda a documentação de um organismo ou de um arquivo.

– Dossiê – definição restrita, pois envolve um assunto específico ou determinada pessoa (parte do acervo).

“A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se com o decorrer do tempo, em base de conhecimento da história” – Marilena Paes (2004:20).

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#*Fundo de arquivo x Princípios

Fundo de arquivo é o conjunto de documentos relativos a um

órgão produtor, é acervo do órgão e como tal não pode ser

desmembrado ou misturado a outros acervos.

Princípio da Proveniência – devem ser mantidos num mesmo

fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte

geradora de arquivo.

– Princípio da Ordem Original – é um desdobramento natural

do princípio de respeito aos fundos ou proveniência, tanto

que os estudiosos canadenses o intitulam como o segundo

grau do Princípio da Proveniência.

Princípio da Pertinência – os documentos deveriam ser

reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a

classificação original. Também chamado “Princípio Temático”. 19

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B) Função

B) Função – guarda e conservação para

obtenção e recuperação das informações.

– Armazenamento – guarda

– Acondicionamento – embalagem, proteção

aos documentos

“A função básica do arquivo é tornar disponíveis

as informações contidas no acervo documental

sob sua guarda” – Marilena Paes (2004:20)

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*C) Estágios de Evolução

Estágios de Evolução:

– metodologia de organização e guarda

– recuperação rápida e eficaz

Teoria das “Três Idades dos Arquivos (Jean-Jacques Valentte, 1973):

– 1a Idade – corrente,

– 2a Idade – intermediária,

– 3a Idade – permanente.

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Processos

Transferência: de

arquivo corrente para

arquivo intermediário.

– A remessa é

efetuada em duas

ou três vias com

as seguintes

informações: setor

de origem, forma

de ordenação,

quantidade, datas

limites etc.

Recolhimento: de arquivo corrente/intermediário para

arquivo permanente.

– Informações de caráter histórico ou informativo que já

sofreram a avaliação e sua destinação final.

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*Teoria das Três Idades - 1a Idade

1a Idade: Arquivo corrente, vivo ou de primeira idade.

Documentos de uso freqüente, nas próprias unidades que os receberam ou produziram.

São organizados, classificados e arquivados até que cumpram o seu tempo de vida útil especificado na tabela de temporalidade.

Possui documentos que se encontram em estudo.

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2a Idade: Arquivo intermediário ou de segunda idade

Documentos que deixaram de ser consultados freqüentemente, mas podem ser solicitados.

Normalmente, são transferidos dos arquivos correntes.

Aguardam o prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CD-ROM.


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3a Idade: Arquivo permanente, custódia, morto ou de terceira idade.

Documentos que perderam seu valor administrativo, mas são conservados pelo valor legal e/ou histórico.

Habitualmente, guardados distantes do local de trabalho.

Acondicionados em outras mídias (racionamento de espaço).

Possui documentos processados, estudados ou assuntos resolvidos.

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D) Características dos Documentos

Arquivísticos

Imparcialidade – são inerentemente verdadeiros, isto é, livres de da suspeita de preconceitos, posto que, são produzidos para desenvolver atividades e são escritos na “intenção ou para a informação de posteridade”.

Autenticidade – ligada ao processo de criação, manutenção e custódia; os documentos são produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada função.

Naturalidade – não são coletados artificialmente, mas acumulados, em função dos seus objetivos práticos, os registros se acumulam de maneira contínua e progressiva.

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D) Características dos Documentos

Arquivísticos – cont.

Inter-relacionamento – estabelecem relações no decorrer do andamento das transações para os quais foram criados e ligam-se por um elo criado no momento em que são produzidos ou recebidos, são um conjunto indivisível de relações.

Unidade – cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence.

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F1) Classificação quanto à freqüência de

utilização

Atividade-fim – conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu fornecimento.

Atividade-meio – conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.

Exemplo escola:

– Atividade-fim – ministrar aula

– Atividade-meio – biblioteca

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Arquivos - Arquivo Corrente

Possuem documentos indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas da organização.

Freqüentemente utilizado, devem permanecer o mais próximo possível do utilizador.

Principal característica é ser essencial ao funcionamento do dia-a-dia.

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Arquivos - Arquivo Intermediário

Constituído de documentos em que a informação, apesar de não fazer mais parte do cotidiano da organização, deve ser preservada por razões administrativas, legais ou financeiras.

Esse documento deve responder ao objeto de sua criação, mas a sua baixa freqüência de uso não justifica uma conservação próxima de quem o utiliza.

Há queda na freqüência de consulta aos documentos que ficam esperando que transcorram os prazos administrativa, fiscal e legal que são contemplados pela Tabela de Temporalidade.

Vantagens: economia de espaço, de recursos materiais e de recursos humanos.

Atende algumas necessidades:

– acomodar documentos que se acumulam regularmente nas unidades organizacionais, desocupando lugar;

– Acomodar documentos de órgãos extintos;

– Concentrar todos os documentos com valor ou sem valor para se iniciar um programa de arquivo permanente.

Os documentos do arquivo intermediário podem ser recolhidos ao arquivo permanente ou eliminados.

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Arquivos - Arquivo Permanente

É constituído de documentos do período em que a informação deixa de ter valor previsível para organização que os produziu.

Posto que esses documentos não têm mais que responder aos objetivos de sua criação, são eliminados ou, se possuírem valor probatório, informativo ou histórico, recolhidos aos arquivos permanentes.

Uma vez recolhidos ao arquivo permanente, os documentos sempre estão armazenados lá.

Fonte: Wikipédia (2009)

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Prazo aproximado de guarda dos

documentos nos arquivos

ARQUIVOS ANOS

Correntes (setoriais) 1 ano

Gerais ou centrais

(continuação da idade

corrente)

5 a 10 anos

Intermediários 20 anos

Permanentes (tempo de

existência do documento,

e não de sua guarda)

25 ou 30 anos, a contar da

data de sua produção ou

do fim do seu trâmite.

Fonte: Bellotto apud Valentini (2009:18)

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Denominações mais usadas ARQUIVO

CORRENTE

ARQUIVO

INTERMEDIÁRIO

ARQUIVO

PERMANENTE

Setorial Central/

Pré-arquivo

Arquivo nacional

Arquivo Histórico

Ativo Semi-ativo Inativo/passivo

1a idade 2a idade 3a idade

Administrativo Records centers De custódia

Vivo Limbo Morto

De movimento Purgatório Estático

Em curso Temporário Definitivo

Núcleos de arquivo Transitório Final

Fonte: Valentini (2009:20)

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F2) Classificação Quanto à Extensão de

Atuação

Arquivos setoriais:

– Estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

– São originados de um setor determinado da organização.

– Ex.: Arquivo do Departamento de Pessoal

Arquivos gerais ou centrais:

– Destinam-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando as atividades de arquivo corrente.

– Formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais.

– Ex.: Arquivo-Geral do TSE.

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Entidades

Mantenedoras

Fonte: Elaborado pela autora

baseado em Paes (2007)

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F3) Classificação Quanto à Entidade

Mantenedora

Público – formado por documentos

provenientes de órgãos federais, estaduais,

distritais ou municipais. Ex.: Arquivo

Nacional, Arquivos Públicos dos Municípios...

Privado – constituído por documentos de

instituições particulares (comerciais,

industriais e pessoais). Ex.: arquivos de

empresa comerciais.

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F4) Classificação Quanto ao

Acesso Franqueados – documentos

disponibilizados ao público, ex.: Arquivo Nacional.

Restritos – documentos referentes à segurança nacional e à ordem política, acessado somente por militares, ex.: Arquivo Histórico do Ministério da Defesa.

Confidenciais – documentos de posse do Ministério das Relações Exteriores e que podem ser acessados somente por pessoas credenciadas.


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F5) Classificação Quanto ao Valor dos

Documentos

Valor primário – refere-se ao uso administrativo para o órgão, razão primeira de criação do documento, o que pressupõe o estabelecimento de prazos de guarda ou retenção anteriores à eliminação ou ao recolhimento para a guarda permanente.

– Relaciona-se, portanto, ao período de utilidade do documento do fins administrativos, legais ou fiscais.

Valor secundário – refere-se ao uso para outros fins que não aquele para os quais foram criados, podem ser:

– Probatórios – comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição;

– Informativo – contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa.

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F6) Classificação Quanto à Natureza dos

Documentos

Arquivos especiais:

– Documentos de formas físicas diversas (fotografias, discos, fitas, clichês, slides, microformas, disquetes, CD-ROM etc.).

– Merecem tratamento especial – registro, acondicionamento, controle, conservação etc.

Arquivos especializados:

– Documentos de experiências humanas – arquivos médicos, hospitalares, imprensa, engenharia etc.

– Independem da forma.

– Erroneamente chamados de arquivos técnicos.

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F7) Classificação Quanto à Finalidade

dos Documentos

Funcionais –

arquivos de 1a e 2a

idades que servem

à Administração.

Culturais – arquivos

de 3a idade que

servem à cultura, à

história.


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Tipos de Arquivos

Arquivamento é o processo de guarda de documentos nos locais devidos (pasta suspensa, prateleira, caixa) segundo critério de ordenação previamente estabelecidos, de acordo com a classificação dada.

Tipos de arquivamento - horizontal ou vertical (forma de guardar o documento):

– A) Horizontal – normalmente, mapas, plantas e cartazes.

– B) Vertical – habitualmente, documentos textuais (arquivo em aço com gavetas, deslizantes, estantes etc.)

Método de arquivamento:

– 1- Direto – busca o documento diretamente onde está guardado.

– 2- Indireto – para localizar o documento, necessita-se consultar um índice ou código.


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Arquivos

Arquivos pombais – em forma de escaninho. Ex.: Em portaria de hotéis, de prédios, de restaurantes etc.

Arquivos sargento – tubos metálicos utilizados pelo exército em campanha, estudantes de desenho, arquitetura...

Arquivos-fole – pastas com subdivisões horizontais e carregados verticalmente.

Arquivos verticais – os documentos são guardados sem a necessidade de se remover outros papéis.

Obs.: Arquivos de aço (vertical) são indicados para guarda de correspondência e documentos (arquivo de movimento).

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Atualização de arquivos Organização e administração de arquivos – requisitos básicos:

– A) Apoio da cúpula organizacional – ligado ao “recurso institucional” facilita ou dificulta os processos.

– B) Trabalho em equipe – troca de conhecimento (restauro, tecnologia etc.).

– C) Pessoal treinado de forma adequada – visando a qualidade dos serviços prestados.

– D) Métodos e sistemas de arquivamentos eficazes – para a rápida recuperação da informação.

– E) Espaço físico compatível com o acervo existente – evitar o “acúmulo documental” e, conseqüentemente, já preserva os documentos armazenados nesses espaços.

Passos para a organização e administração dos arquivos:

– 1- Levantamento dos dados.

– 2- Análise dos dados coletados.

– 3- Planejamento.

– 4- Execução ou implementação e acompanhamento.

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*Passos/Etapas para a organização e

administração dos arquivos

1º- Levantamento dos dados – pesquisa, observação, entrevistas:

– Freqüência de consulta ao acervo;

– Localização física dos arquivos (áreas de armazenamento);

– Formas de acondicionamento;

– Existência de documentos sigilosos;

– Mobiliário utilizado;

– Uso de novas tecnologias (microfilmagem, digitalização);

– Pessoal responsável pela documentação (recursos humanos);

– Métodos de arquivamentos utilizados;

– Tipos de formulários;

– Procedimento para empréstimo de documentos...

Q.: Qual o procedimento inicial quando se depara com

documentos desorganizados, sem seguir algum critério de

arquivamento preestabelecido? R.: Levantamento da produção documental.

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Passos/Etapas para a organização e


2- Análise dos dados coletados – diagnóstico da situação

documental:

– É necessário que os envolvidos no processo

conheçam a documentação que têm em mãos;

– Análise das informações, a partir do levantamento dos

dados;

– Detecção de problemas existentes nos arquivos.

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3- Planejamento – elaboração de soluções cabíveis para eliminar os

problemas com elaboração de um plano arquivístico com metas, objetivos,

recursos, cronograma... Elementos a serem considerados na elaboração de

um plano de arquivo:

– Arquivo deve ocupar posição de destaque na estrutura da organização

(se possível, no topo);

– Órgão capacitado que exerça o papel de coordenador dos serviços de

arquivo;

• Centralização – reunião num único local e a concentração das

atividades de controle (recebimento, registro, distribuição,

movimentação e expedição), normalmente designado “Protocolo e

Arquivos, Comunicações e Arquivo” ou similar.

• Descentralização –grande cuidados, dois critérios: centralização das

atividades de controle (protocolo) e descentralização dos

arquivos;descentralização das atividades de controle (protocolo) e

dos arquivos.

• A esses arquivos descentralizados denomina-se “núcleos de

arquivos” ou arquivos setoriais. 46

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administração dos arquivos 3- Planejamento – cont.

– Adoção de métodos eficientes de arquivamento;

– Estabelecimento de regras de funcionamento dos arquivos

e do protocolo;

– Escolher instalações e equipamentos que atendam aos

objetivos propostos;

– Formação/organização de arquivos intermediários e

permanentes (se necessário);

– Recursos humanos;

– Recursos financeiros.

– Métodos de arquivamento.

– Tipos de arquivamento – vertical (em pé) ou horizontal

(deitado)

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Material de consumo Material de arquivo:

– De consumo - menor durabilidade, ex.:

• Ficha – retângulo de cartolina, grande ou pequeno,liso

ou pautado, onde se registra uma informação, de

diversos tamanhos, branca ou colorida.

• Guia divisória – retângulo de cartão resistente que

serve para separar as partes ou seções dos arquivos

ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas

ou pastas,facilita a busca de documentos e seu

rearquivamento.

• Tira de inserção – é uma tira de papel gomado ou de

cartolina, picotada, onde se escrevem as notações.

São inseridas nas projeções das pastas ou guias.

– Permanente - maior durabilidade, ex.: arquivos e armários

de aço... 48

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Elementos da Guia Divisória

Projeção – é a saliência na parte superior da guia.

Pode ser recortada no próprio cartão ou aplicada

(celulóide ou metal).

Janela – é a abertura na projeção que recebe e tira a

inserção.

Pé – é a saliência, na

parte inferior da guia,

onde existe um

orifício (ilhó), por ele

passa-se uma vareta

que prende as guias

à gaveta. Fonte: Paes (2007:46)

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Notação

É a inscrição feita na

projeção.

As notações podem ser:

– Alfabética – apenas

letras

– Numérica – apenas

números

– Alfanumérica – letras e

números

– Aberta ou simples –

indica apenas o início.

– Fechada – indica o

princípio e o fim.

Fonte: Paes (2007:46)

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*Posição

É o local que a projeção ocupa ao longo da guia

(esquerda – 1ª, meio – 2ª, direita – 3ª).

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Guias quanto à função

A- Guia primária – indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo.

B- Guia secundária – indica uma subdivisão da primária.

C- Guia subsidiária – indica uma subdivisão secundária.

D- Guia especial – indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.

E- Guia-fora – indica a ausência de uma pasta do arquivo. “FORA”

Obs.: O que indica se uma guia é primária, secundária etc. é a notação e não a projeção. O ideal: guias primárias na 1ª posição, secundária na 2ª etc.


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Pasta de arquivo

Folha de papelão resistente ou cartolina dobrada ao meio que serve para guardar e proteger documentos.

Pode ser suspensa, de corte reto (lisa) ou ter projeção. Elas se dividem em:

– A- Pasta individual ou pessoal – guarda-se documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica.

– B- Pasta miscelânea – guarda-se documentos referentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabética dentro de cada grupo ou por ordenação cronológica.


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administração dos arquivos 4- Execução ou implementação e acompanhamento :

– Campanha de sensibilização para todos os níveis hierárquicos –

reuniões, palestras etc.

– Treinamento dos envolvidos direta e indiretamente (usuários)

– Elaboração de manuais de arquivos contendo:

• Apresentação, objetivos e abrangência do manual;

• Informações sobre os arquivos da instituição,suas finalidades e

responsabilidades, sua interação e subordinação;

• Organogramas e fluxogramas;

• Conceitos gerais de arquivos,definição das operações de

arquivamento; terminologia;

• Detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários

utilizados; plano de classificação de documentos com seus

respectivos códigos e índices;

• Tabelas de temporalidade de documentos que, pela amplitude podem

ser apresentadas em separado.

Obs.: Por ser uma atividade dinâmica, o manual deverá ser periodicamente

revisto e atualizado.

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Correspondência

É a comunicação escrita, recebida (passiva) ou

expedida (ativa), apresentada sob várias formas

(cartas, ofícios, memorandos, entre outras), podendo

ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva

ou sigilosa.

Tipos de documentos oficiais:

– ata, aviso, memorando, carta, ofício, circular,

exposição de motivos, determinação de serviço,

parte, edital, relação, requerimento, certidão,

portaria, decreto... 55

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*Sigilo (Lei nº 12.527/2011)

Ultrasecreto = de 50 (cinquenta) para 25 (vinte e

cinco) anos e prorrogação única de 25 anos.

Secreto = de 30 (trinta) para 15 (quinze) anos e sem

prorrogação.

Reservado = de 10 (dez) para 5 (cinco) anos e sem

prorrogação.

Obs.: NÃO existe mais o grau confidencial”.

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Gestão de documentos

“Considera-se gestão de documentos o conjunto de

procedimentos e operações técnicas referentes à

produção, tramitação,uso, avaliação e arquivamento em

fase corrente e intermediária, visando sua eliminação

ou recolhimento para guarda permanente” – Lei 8.159

de 08/01/1991.

As três fases básicas da gestão de documentos:

– 1ª- Produção de documentos

– 2ª- Utilização de documentos

– 3ª- Avaliação e destinação de documentos:

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Gestão de Documentos 1ª- Produção de documentos: refere-se à elaboração dos

documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. O

arquivista deve auxiliar na criação de apenas documentos

essenciais, evitar a duplicação e vias desnecessárias...

2ª- Utilização de documentos: inclui atividades de protocolo

(recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação) de

expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase

corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de

acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de

informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções

administrativas, técnicas ou científicas das instituições.

3ª- Avaliação e destinação de documentos: provavelmente, é a mais

complexa das três fases da gestão de documentos, se desenvolve

mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos

arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda,

determinando quais serão objeto de arquivo permanente e quais

deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de

informação para a instituição. 58

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I- Arquivos Correntes -

Atividades

I.I- Protocolo, incluindo recebimento e

classificação, registro e movimentação.

I.II- Expedição

I-III- Arquivamento

I.IV- Empréstimo e consulta

I.V- Destinação 59

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I.I- Protocolo

1.1- Recebimento e

classificação – número

dos passos e as

rotinas, ex.:

– 1- Receber a

correspondência;

– 2- Separar a

correspondência

oficial da particular.

– Carimbo de

Protocolo

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1.2- Registro e movimentação – este setor funciona

como um centro de distribuição e redistribuição de

documentos.

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Rotinas Básicas Passo 1: Preparar a ficha de protocolo, em duas vias,

anotando: número de protocolo, data de entrada,

procedência, espécie, número e data do documento,

código e resumo do assunto; primeira distribuição.

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Fonte: Paes

2007:057)

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Rotinas Básicas – cont.

Passo 2: Anexar a segunda via da ficha (retirada no

órgão a que o documento é destinado pelo

responsável pelo controle no âmbito desse órgão, e

será novamente anexada ao documento quando este

for encaminhado a outro órgão, devendo essa

passagem ser feita por intermédio do Setor de

Registro e Movimentação, que o redistribuirá.) ao

documento, encaminhando-o ao seu destino,

juntamente com os antecedentes, após o registro e

as anotações pertinentes nas respectivas fichas, se

for o caso.

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Rotinas Básicas – cont. Passo 3: Inscrever os dados constantes da ficha de

protocolo nas fichas de procedência e assunto,

rearquivando-as em seguida.

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Ficha de assunto

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Rotinas Básicas – cont.

Passo 4: Arquivar as fichas de protocolo,em ordem

numérica.

Passo 5: Receber dos vários setores os documentos

a serem redistribuídos; anotar nas respectivas fichas

(numéricas) o novo destino.

Passo 6: Encaminhar os documentos aos

respectivos destinos, de acordo com despacho de

autoridade competente.

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I.II- Expedição

Passo1: Receber a correspondência (original, envelope

e cópias em quantidades a serem determinadas).

Passo2: Verificar se não faltam folhas ou anexos.

Passo3: Numerar e completar a data, no original e nas

cópias.

Passo4: Separar o original das cópias.

Passo5: Expedir o original, com os anexos se for o

caso, pela ECT, malotes ou em mãos.

Passo6: Encaminhar as cópias, acompanhar dos

antecedentes que lhes deram origem, ao setor de

arquivamento, isto é, ao arquivo propriamente dito. 66

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Folha de

Referência

67 Fonte: Paes

(2007:098)

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I.III- Arquivamento - Método

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I.IV- Empréstimo e consulta

Arquivos paralelos – retenção dos documentos em lugar de remetê-

los ao arquivo, ex.: fotocópia e não devolve (lacunas nos conjuntos

documentais).

Segurança dos arquivos na consulta e nos empréstimos.

Prazos para empréstimos de dossiês (documentos diversos, uma

pessoa ou assunto) – faixa de 10 dias, renováveis mediante

apresentação ao Arquivo – usar “guia-fora” juntamente com o Recibo

de dossiê.

Na cobrança, usar fichário de lembretes ou vigilância contínua

(follow-up).

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Cobrança de Dossiê e Carimbo de

Restituição

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I.V- Destinação

Segundo Paes (2007:104): “Alguns documentos têm valor

temporário e outros têm valor permanente e jamais deverão

ser eliminados.”

Devido a essas diferenças relativas ao valor e à freqüência

de uso dos documentos, a avaliação, a seleção,a eliminação

de documentos devem ser cuidadosamente estudadas,

planejadas e “implantadas” (implementadas).

O valor do documento é determinado em função de todas as

suas possíveis finalidades e também do tempo de vigência

dessas finalidades. Os documentos podem ser:

– Permanentes vitais – conservados indefinidamente por

serem de importância vital para a organização.

– Permanentes – pela informação que contêm,dever ser

conservados indefinidamente.

– Temporários – quando se pode determinar um prazo ou

determinada data em que cessa o valor do documento. 71

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Instrumentos de Destinação

A eliminação não pode ser feita indiscriminadamente,

deve-se obedecer prazos, valor...

Há dois instrumentos básicos:

– Tabela de temporalidade – instrumento de

destinação que determina os prazos em que os

documentos devem ser mantidos nos arquivos

correntes e/ou intermediários ou recolhidos ao

permanentes, estabelecendo critérios para

microfilmagem e eliminação.

– Lista de eliminação – relação específica de

documentos a serem eliminados numa única

operação e que necessita ser aprovada pela

autoridade competente.

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Lista de Eliminação

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Termo de Eliminação de Documentos

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Transferência e Recolhimento Transferência (corrente para intermediário) e Recolhimento

(corrente/intermediário para o permanente).

Tipos de transferência:

– Permanente – se processo em intervalos irregulares e exige,

quase sempre, que se indique em cada documento a data em

que deverá ser transferido. Só é aplicada em casos especiais.

– Periódica – remoção de documentos em intervalos determinados.

Pode ser efetuada:

• Em uma etapa – documentos julgados de valor são recolhidos

diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente,

sem o intermediário – Paes (2007:112).

• Em duas etapas – “dupla capacidade”, “transferência múltipla”

ou “método do ciclo” os arquivos vão para o intermediário e

depois para o permanente.

• Periódica de mínimo e máximo – dentro de um período

determinado, os documentos são retirados das pastas e

transferidos, desde que tenham sido emitidos ou recebidos

dentro do período fixado.

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Calendário de Recolhimento

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Relação de Documentos

Recolhidos

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II- Arquivos Intermediários -

Atividades II.I- Histórico – a origem do documento.

II.II- Tratamento, armazenamento e localização da

documentação – conferência da documentação,

limpeza e desinfestação (se o caso).

II.III- Recomendações especiais – pode estar

subordinado ao arquivo permanente.

II.IV- Construção e equipamento – não deve superar

os gastos dos arquivos tradicionais, considerar

localização e as dimensões, proteção,

comunicação... 78

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III- Arquivos Permanentes – Ativ.

III.I- Atividades de arranjo – reunião e ordenação adequada

dos documentos.

– Atividades intelectuais – análise dos documentos quanto à

forma,origem funcional e conteúdo.

– Atividades físicas – guarda nas galerias, estantes,

caixas...

III.II- Descrição e publicação – acesso aos documentos para

consulta e divulgação do acervo.

– Guia – obra destinada à orientação dos usuários no

conhecimento e na utilização.

– Inventário – as divisões são identificadas e descritas

sucintamente (inventário sumário) ou pormenorizadas

(inventário analítico). 79

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III- Arquivos Permanentes – cont.

III.II- Descrição e publicação – acesso aos documentos para

consulta e divulgação do acervo.

– Catálogo – obedece a um critério: temático, cronológico,

onosmático (nome próprio) ou geográfico, sumária ou

pormenorizada.

– Repertório – similar ao catálogo, mas contém um juízo de

valor que estabelece ou não a inclusão de um documento.

III.III- Conservação – medidas de proteção aos documentos

e, conseqüentemente, do local de sua guarda, visando

impedir sua destruição.

III.IV- Referência – política de acesso e uso dos documentos.

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Arquivos Especiais

Arquivos especiais são aqueles que têm sob sua

guarda documentos em diferentes tipos de suportes

e que, por esta razão, merecem tratamento especial

não apenas no que se refere ao seu

armazenamento, como também ao registro,

acondicionamento, controle e conservação.

Os mais freqüentes são:

– 1- Arquivo fotográfico

– 2- Arquivo de fita magnética, filme e disco.

– 3- Arquivo de recorte de jornal

– 4- Arquivo de catálogo impresso 81

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1- Arquivo fotográfico

1.1- Recepção e identificação

1.2- Preparo – assunto, numérico simples, unitermo.

1.3- Registro

1.4- Arquivamento

– 1.4.1- Fotografia – em folder confeccionado em papel

de pH neutro e guardado em pasta suspensa, com

suportes de plástico.

– 1.4.2- Negativo – em tiras, em envelopes de papel de

Ph neutro ou polietileno.

– 1.4.3- Álbum – em separado, horizontalmente, em

ordem remissiva informando a localização.

1.5- Pesquisa – fichas principais e secundárias,

consultadas antes de se manusear as fotografias, a fim

de preservá-las dos desgastes decorrentes do uso. 82

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Registro do Arquivo Fotográfico

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Fonte: Paes (2007:149-151)

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Arquivamento de Fotografia

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2- Arquivo de fita magnética,

filme e disco

Semelhantes aos aplicados no arquivo fotográfico.

Método de arquivamento mais indicados são o numérico

simples e o unitermo.

Fichas devem conter:

– Assuntos, nomes (conferencistas, autores,

intérpretes,compositores...) datas, títulos

(conferência, músicas..) de lugares, acontecimentos,

gêneros musicais (tango, sinfonia...), especificações

técnicas, lado da fita audiomagnética (lado 1 ou lado

2), tempo de gravação.

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3- Arquivo de recorte de jornal

Normalmente, os jornais são arquivados,com

vantagem, por assunto, podendo-se aplicar qualquer

um dos métodos usuais como: dicionário,

enciclopédico, decimal ou o duplex.

Desaconselha-se a colagem em folhas de papel

porque pode dificultar o processo de microfilmagem

que exige uniformidade de coloração de papéis,bem

como o melhor aproveitamento dos fotogramas,

Do lado superior direito do recorte, a fonte de onde

foi extraído e a data.

Se for adotado o método numérico simples ou do

unitermo será indispensável o preparo de fichas por

assunto, por nomes de pessoas, por locais ou

acontecimentos. 86

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4- Arquivo de catálogo impresso

Correspondências, documentos convencionais,

impressos, catálogos etc.

O arquivamento poderá ser por assunto, nome das

firmas ou por artigos referenciados nos catálogos.

Uma vez recolhido, preparar as fichas com os

elementos identificados: catálogo por assunto ou por

nome das firmas, usar método alfabético, podendo o

numérico simples (a partir de um número de

registro). 87

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Conservação e proteção de

documentos

A luz, o ar seco, a umidade, o mofo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e inúmeras pragas, no médio e longo prazos, são altamente prejudiciais à conservação do acervo documental.

A) Luz – a luz do dia deve ser abolida na área de armazenamento, porque acelera o desaparecimento das tintas, enfraquece o papel etc.; a luz artificial deve ser usada com parcimônia.

B) Ar seco - enfraquece o papel.

C) Umidade - enfraquece o papel, favorece o aparecimento de mofo, o índice de umidade ideal situa-se entre 45% e 58%.

D) Temperatura – não deve sofrer oscilações, mantendo-se entre 20ºC e 22ºC, o calor destrói as fibras do papel. Ideal é a utilização ininterrupta de ar-condicionado e desumidificadores, a fim de climatizar as áreas e filtrar as impurezas do ar, caso não, usar sílica-gel.

E) Poeiras e gases – envelhecimento prematuro do papel e destruição das fibras do papel.

F) Pragas – insetos são atraídos e se desenvolvem.

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*Operações de Conservação

1- Desinfestação – combate aos insetos, fumigação

(método mais eficiente) com substâncias químicas que

garantem a integridade do papel e da tinta.

2- Limpeza – após a fumigação, câmaras de limpeza

ou pano macio, escova e aspirador de pó.

3- Alisamento – papel em bandeja de aço inoxidável,

ar com elevada umidade durante uma hora (câmara) e

após, passar a ferro, folha por folha, em máquinas

elétricas ou ferro de engomar caseiro.

4- Restauração – conhecimento profundo dos papéis e

tinta empregados, principais métodos: banho de

gelatina, tecido, silking, laminação, laminação manual,

encapsulação etc. 89

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Operações de Conservação – cont.

4.1- Banho de gelatina – mergulha o documento em

gelatina ou cola, aumentado a resistência, não prejudica a

visibilidade e a flexibilidade e permite a passagem dos

raios UV e infravermelhos, processo manual, habilidade do

executor e suscetível a insetos e fungos.

4.2- Tecido – usa-se folhas de tecido bem fino, aplicadas

com pasta de amido, aumenta a durabilidade do papel,

mas atrai insetos e fungos, impede os raios UV e

infravermelhos e reduz legibilidade e a flexibilidade.

4.3- Silking – usa tecido (crepeline ou musseline de seda)

de grande durabilidade,mas, devido à base de amido, afeta

suas qualidades permanentes, a legibilidade, a

flexibilidade, a reprodução, o exame pelos raios UV e

infravermelhos são pouco prejudicados. 90

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Operações de Conservação –cont.

4.4- Laminação – envolve-se as duas faces do

documento com uma folha de papel de seda e outra

de acetato de celulose, põe na prensa hidráulica (7 a

8Kg/cm) e temperatura alta (145ºC a 155ºC). O

acetato e o papel de cera aderem ao documento,

garante a qualidade e imune a fungos e pragas. O

volume é reduzido, mas o peso duplica.

4.5- Laminação manual – usa acetona que ao entrar

em contato com acetato, transforma-se em camada

semiplástica e quando seca adere ao documento.

91

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Operações de Conservação – cont.

4.6- Encapsulação – utiliza películas de poliéster e fita

adesiva de duplo revestimento,coloca-se o documento

entre as duas lâminas fixadas nas margens externas

por fita adesiva nas duas faces, entre o documento e a

fita deve haver um espaçode3mm, deixando o

documento solto dentro das duas lâminas. Ao

terminar, corta-se o excesso.

4.7- Outros – papel de seda japonesa e cola Carbox

Metil Celulose em pó. 92


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Técnicas modernas de arquivamento

Arquivo fotográfico – recepção, identificação, preparo, registro, arquivamento e pesquisa.

Arquivos de fita magnética, filme e disco.

– Fita magnética – o lado da fita, tempo de duração, data da gravação.

– Filme – comprimento, bitola do filme, sonoro ou mudo, cores ou preto e branco, tempo de duração.

– Disco – duração de execução, número de faixas de cada lado, rotação etc.

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Tecnologias aplicadas aos arquivos

A- Automação da informação:

– A1- Arquivo como usuário – o computador é usado como instrumento na identificação de séries documentais, no registro de documentos, controle de acervo etc.

– A2- Arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamento técnico das informações – o computador funciona como um banco de dados.

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Tecnologias aplicadas aos arquivos –

cont.

B- Microfilmagem – reprodução de diminutas imagem fotográficas. Vantagens:

– Economia de espaço

– Preservação e conservação dos originais

– Segurança

– Aquisição de coleções de jornais, revistas etc.

– Integridade de reprodução

– Versatilidade na duplicação

– Racionalização da informação

Três formas – filme (rolo), jaqueta e microfichas.

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Tecnologias aplicadas aos arquivos –

cont.

C- Digitalização de documentos – computador e scanner .

– C1- Discos ópticos – codificação binária para armazenar informações (gravação a laser de alta potência) e leitura a laser de baixa potência

• C1.1- CD-ROM (Compact Disc – Read Only Memory) - usuário

• C1.2- WORM (Write Once Read Many) – editor.

• C1.3- Discos regraváveis ou apagáveis – usuário.

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Métodos de arquivamento

Normalmente, métodos conjugados.

“A importância das etapas de levantamento e

análise se faz sentir de modo marcante no

momento em que o especialista escolhe os

métodos de arquivamento a serem adotados

no arranjo da documentação correspondente”

– Marilena Paes (2004:20).

Métodos:

– Alfabético, geográfico, numérico simples, numérico

cronológico e ideográfico (assunto)

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*Classificação dos Métodos de

arquivamento

“O método de arquivamento é determinado pela

natureza dos documentos a serem arquivados e pela

estrutura da entidade”. – Marilena Paes (2004).

Dois grandes sistemas:

– Sistema direto – busca-se o documento no local guardado.

– Sistema indireto – a busca se dá por meio de um índice ou código.

Duas classes:

– Básico – alfabético; geográfico; numérico simples ou cronológico; ordem de assunto (ideográfico).

– Padronizado - variedex, automático, soundex,

mnemônico e rôneo (VASMR).

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Métodos de Arquivamento


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Métodos de arquivamento

I- Alfabético (direto) – elemento principal de recuperação é o nome.

II- Geográfico (direto) – principal é o local (cidade, distrito, comarca, estado, região ou país).

III- Numérico simples (indireto) – principal é o número do documento.

IV- Numérico cronológico – o número do documento vem associado à data.

V- Ideográfico (direto ou indireto) – principal é o assunto e ordenação segue a modalidade alfabética (dicionário ou enciclopédica) ou numérica (decimal ou duplex)

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*Padronizado (VASMR)

Variedex (cores: ouro, rosa, verde, azul e palha) – uso comum.

*Automático – combina letras, números e cores; usado para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais.

*Soundex – usado para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia,apesar da grafia ser diferente.

**Mnemônico – usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato deste método pretender auxiliar a memória do arquivista a fim de possibilitar de forma mais ágil a recuperação da informação.

**Rôneo – combina letras, números e cores.

Observações:

– *1- Esses métodos NÃO são utilizados nos arquivos brasileiros.

– **2- Esses métodos estão obsoletos.

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Variedex

LETRAS & ABREVIAÇÕES COR

A, B, C, D OURO

E, F, G, H ROSA

I, J, K, L, M, N VERDE

O, P, Q AZUL

R, S, T, U, V, W, X, Y, Z PALHA

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Método alfabético

É o mais simples, desde que o

elemento principal seja o nome e não a

letra.

É um método direto, porque a pesquisa

é feita diretamente, não sendo

necessário recorrer a um índice auxiliar

para localizar qualquer documento.

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*Regras de Alfabetação

O arquivo dos nomes obedece a 13/15 regras chamadas de regras de alfabetação.

1- Nomes de pessoas físicas – considera o último sobrenome e depois o nome.

– Ex.: Valéria Campos e Ziraldo Campos

– Campos, Valéria – 1º

– Campos, Ziraldo – 2º

– Sobrenomes iguais, prevalece o prenome.

2- Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.

– Ex.: Márcio Castelo Branco e Heitor Villa-Lobos

– Castelo Branco, Márcio – 1º

– Villa-Lobos, Heitor – 2º

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*Regras de Alfabetação – cont. 3- Os sobrenomes formados por palavras como Santa, Santo ou

São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo ou substantivo.

– Ex.: Paulo Santa Rita e Carlos São Paulo.

– Santa Rita, Paula – 1º

– São Paulo, Carlos – 2º

4- As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

– Ex.: J. Silvestre e João Silvestre.

– Silvestre, J. – 1º

– Silvestre, João – 2º

5- Os artigos e preposições, tais como, a, o, de, d´, da, do, e, um, uma não são considerados.

– Ex.: Vera de Almeida e Ricardo d´Andrade.

– Almeida, Vera de – 1º

– Andrade, Ricardo d´ – 2º

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Regras de Alfabetação – cont. 6- Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como

Filho, Júnior, Neto e Sobrinho são considerados partes integrantes do último sobrenome, mas não são considerados na ordem alfabética.

– Ex.: José Castro Filho e Paulo Ribeiro Júnior

– Castro Filho, José – 1º

– Ribeiro Júnior, Paulo – 2º

7- Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

– Ex.: Presidente Fernando Collor e Dr. Pedro Teixeira

– Collor, Fernando (Presidente) – 1º

– Teixeira, Pedro (Dr.) – 2º

8- Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos espanhóis e orientais.

– Ex.: Bill Clinton e Paul Müller

– Clinton, Bill – 1º

– Müller, Paul – 2º

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Regras de Alfabetação – cont.

9- As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser consideradas. O mais comum é considerá-las parte integrante do nome quando escritos com letra maiúscula.

– Ex.: Gustav Du Pont e John Mac Adam

– Du Pont, Gustav – 1º

– Mac Adam – 2º

10- Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai.

– Ex.: Marlene Vasquez Crespo e Pedro Pina de Mello

– Pina de Mello, Pedro – 1º

– Vasquez Crespo, Marlene – 2º

11- Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são registrados como se apresentam.

– Ex.: Sun Tzu e Al Ben Hur

– Al Ben Hur – 1º

– Sun Tzu.- 2º

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Regras de Alfabetação – cont. 12- Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos

governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se

considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e

preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a

ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre

parênteses após o nome.

– Ex.: A Colegial e Embratel

– Colegial (A) – 1ª

– Embratel – 2ª

13- Nos títulos de eventos como congressos, conferências,

reuniões, assembléias e semelhantes, os números arábicos,

romanos ou escritos por extensão deverão parecer no fim, entre

parênteses.

– Ex.: VIII Congresso Brasileiro de Marketing e Quinto Congresso

de Geografia

– Congresso Brasileiro de Marketing (VIII). – 1º

– Congresso de Geografia (Quinto) – 2º

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Regras de Alfabetação – cont.

14- As correspondências recebidas de uma unidade da empresa ou de uma instituição (setor, seção, gerência, departamento, superintendência) devem ser arquivados pelo nome da empresa e não da unidade.

– Ex.: Gerência de Marketing da TELEMAR e Setor de Protocolo da UFRJ

– TELEMAR - Gerência de Marketing – 1º

– UFRJ – Setor de Protocolo – 2º

15- Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso.

– Ex.: 3M do Brasil

– 3 (Três) M do Brasil.

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Método Geográfico

Sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a procedência ou local.

A- Nome do estado, cidade e correspondente – as cidades devem estar dispostas alfabeticamente, atrás do estado correspondente. Entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que não seguirá a ordem alfabética.

– Ex.: Campos - Rio de Janeiro – Lúcio Santos

– Rio de Janeiro – Campos – Santos, Lúcio.

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*Método Geográfico – cont.

B- Nome da cidade, estado e correspondente – principal é a cidade, deve-se ordená-las alfabeticamente, não havendo destaque para as capitais.

– Ex.: SP – Campinas – João Silva

– Campinas – SP – Silva, João.

Obs. Nesse caso não é necessário utilizar as divisórias de estados, já que as pastas são arquivadas alfabeticamente por cidades. Mas é necessário que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados.

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*Método Geográfico – cont.

C- Correspondência com outros países – alfabeta-se primeiro o país, seguido da capital correspondente. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabéticas, após as respectivas capitais dos países a que se referem.

– Ex.: Brasília – Brasil – João Campos

– Brasil – Brasília (Capital) – Campos, João.

– A capital (Brasília) é a 1ª referência

Obs.: É um método direto e de fácil manuseio, não se pode esquecer da classificação do local e do correspondente.

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Método Numérico

A- Método numérico simples – atribui-se a cada cliente um número.

– Ex.: João Alberto – 32.

– Arquiva-se por ordem crescente de número.

B- Método numérico cronológico – ordem numérica e data de entrada. Repartições pública.

C- Método dígito-terminal – numeração seqüencial e leitura da direita para a esquerda (<=).

– Ex.: 823.938 e 54.359

– 82-39-38 – 1º (a referência é o 38)

– 05-43-59 – 2º (a referência é o 59)

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Método por Assunto - cont.

D- Método por assunto – depende da interpretação dos

documentos em análise.

– Obs.: Segundo Paes (2007:77): “Comumente encontram-

se pessoas que confundem assunto com tipo físico

(espécie de documentos) e adotam como classificação de

assuntos, atas, correspondência recebida e expedida,

contratos, acordos, pareceres, telegrama, telex etc.”

– Ex.: Roupas do homem, calça, meia, camisa.

– Roupas

– do Homem

– calça

– meia

– camisa

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Método Ideográfico – cont. E- Método Ideográfico:

E1- Método duplex – dividido por classes, partindo do gênero para as espécies e para a minoria.

– Ex.: Artigos – pesquisas – cursos =>

– (1) Pesquisas – (2) cursos – (3) artigos.

E2- Método decimal – sistema de Classificação Decimal de Dewey (CCD), plano de classificação próprio.

– Ex.: 000 – Administração Geral, 100 – Pessoal,

– 200 – Orçamento etc.

E3- Método Unitermo ou Indexação Coordenada – atribui-se a cada documento ou grupo, um número de ordem crescente (número de registro), destacando-se os unitermos (keywords) que servem de identificação.

– Ex.: 004 – palavras-chave: descritores

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Unitermo ou

Indexação

Coordenada

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Fonte: Paes (2007:090-091)

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#*Medidas de uma

documentação amontoada

As medidas estimadas de uma documentação

amontoada são:

– 1m3 = 12m/l ou 600Kg

– Vol = comprimento x largura x altura

Exercício: Uma documentação amontoada, medindo

2m de comprimento, 1m de altura e 3m de largura,

tem em m/l?

– 1m3 – 12m/l

– 6m3 – x

– X = 6 x 12 = 72m/l 117

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*Legislação Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002 – regulamenta a Lei nº 8.159, de 8

de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e

privados.

CF/1988 – art. 216, §2º - “Cabem à administração pública, na forma da lei, a

gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua

consulta a quantos dela necessitem.”

Decreto nº 3.505/2000 – institui a Política de Segurança da Informação nos

órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

Decreto nº 4.553/2002 e alterações – dispõe sobre a salvaguarda de dados,

informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da

sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá

outras providências.

Decreto nº 5.301/2004 – regulamenta o disposto na Medida Provisória nº 228,

de 9 de dezembro de 2004, que dispõe sobre a ressalva prevista na parte final

do disposto no inciso XXXIII do art. 5º da Constituição, e dá outras

providências.

Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - regula o acesso a informações

previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do

art. 216 da Constituição Federal

Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012 - Regulamenta a Lei no 12.527, de

18 de novembro de 2011.

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Símbolos utilizados – ISO 9878/1990

As letras e números das mensagens, que acompanham os símbolos obrigatórios

indicados no item 1, deverão ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou

superior a 70 pontos.

Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 14 e 30 pontos.

Na ausência da fonte ARIAL, usar letras e números não serifados, isto é, sem qualquer

tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18 milímetros para os símbolos indicados

no item 1.

Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 3 e 7 milímetros. 119

Fonte: ISO 9878/1990

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Símbolos utilizados – ISO9878/1990

120 Fonte: ISO 9878/1990

Documents

APOSTILA DE NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA · PDF fileBrasília: Vestcon, 2007. – FONSECA, Maria Odila. Arquivologia e ciência da informação. Rio de Janeiro: FGV, 2005. – PAES, Marilena