ORGANIZAÇÃO DE UMA EMPRESA

INTRODUÇÃO

Organização é o processo de dispor pessoas e outros recursos para realizar tarefas a serviço de um propósito comum. Envolve a divisão do trabalho a ser feito e a coordenação de resultados.

Uma organização é a contribuição planejada das atividades coletivas de duas ou mais pessoas que, funcionando em uma base relativamente contínua e através da divisão de trabalho e da hierarquia da autoridade, buscam alcançar um objetivo comum ou um conjunto de objetivos.

Uma organização possui recursos, que são: físico, humano e monetário. Os recursos físicos são, por exemplo, os prédios, as máquinas (sistema técnico) e mobiliário. Os recursos humanos são os seres humanos (sistema social) que trabalham na organização - os empregados e os gerentes. O recurso monetário é o capital - em suas várias formas - disponível à organização. Todos estes recursos são dinâmicos, mudando com o tempo, com o ambiente e com as necessidades da organização.

Uma organização pode ser concebida como um sistema. Se compararmos as características dos sistemas com as da organização - como as organizações trabalham - pode-se demonstrar as correlações existentes entre os sistemas abertos e a organização (como um sistema).

A importação de energia significa que a organização importa do ambiente matéria prima, dinheiro e energia necessária para o processo de transformação, no qual esta matéria e energia são transformadas em um produto final. Este, por sua vez, será a saída (output) da organização para o ambiente.

Este produto ou serviço exportado para o ambiente será comercializado, e o dinheiro (ou outro resultado) proveniente desta operação será utilizado para o pagamento da energia, salário e materiais necessários ao processo acima descrito. Isto é o sistema como ciclo de eventos.

O lucro que a organização acumula (se a organização é eficiente e bem sucedida) é o dinheiro que excede a quantia necessária por esta. Com isto, a organização obtém mais do que precisa.

Inputs são informações que a organização utiliza para sobreviver no ambiente. É através de feedbacks que a organização faz as correções necessárias para manter-se na direção dos objetivos. Esse processo de codificação faz parte da realidade da organização que deseja sobreviver e prosperar, possibilitando um diferencial competitivo em relaçao aos concorrentes.

CAPÍTULO 1NATUREZAS JURÍDICAS E ESPÉCIES DE NEGÓCIOS

Empresário

Considera-se empresário quem exerce profissionalmente atividade econômica organizada, assumindo os riscos inerentes à execução da respectiva atividade econômico-empresarial, que tem por fim a produção, a circulação ou a troca de bens ou de serviços (Art. 966 do novo Código Civil (Lei n.º 10.406/02).

O empresário é a pessoa física, individualmente considerada. É obrigatória a inscrição do empresário na Junta Comercial, antes do início de sua atividade.

Exemplos: costureira; eletricista; encanador; comerciante ambulante.

Não é considerado empresário quem exerce profissão intelectual, de natureza científica, literária ou artística, mesmo se contar com auxiliares ou colaboradores, salvo se o exercício da profissão constituir elemento de empresa (art. 966 –parágrafo único).

Autônomo

É a pessoa física que atua individualmente, não considerada como empresário.

Exemplos: engenheiro, arquiteto, contador, professor.

Artesão

De acordo com o art. 7º, I, do Regulamento do Imposto sobre Produtos Industrializados, produto de artesanato é aquele proveniente de trabalho manual realizado por pessoa natural, nas seguintes condições:

quando o trabalho não conta com auxílio ou participação de terceiros assalariados; quando o produto é vendido a consumidor, diretamente ou por intermédio de entidade de que o

artesão faça parte ou pela qual seja assistido.

O Parecer Normativo - CST N. 94/77, referente ao IPI, esclarece, ainda, acerca das atividades de  artesanato:

“Atividade caracterizada pela manufatura de objetos para as mais variadas finalidades e realizada segundo critérios artísticos ou estéticos. É um tipo de trabalho que dispensa máquinas e instrumentos complexos, dependendo apenas da destreza manual de um indivíduo ou grupo. Em alguns casos, admite-se chamar de artesanais certas obras, mesmo quando há intervenção parcial de alguma máquina. Por outro lado, mesmo quando repetido em numerosos exemplares dificilmente se obtém absoluta identidade entre cada produto artesanal. Há sempre uma diferença, às vezes minúscula, o que confere característica própria e inconfundível a esse tipo de produção."

“Os artesanatos variam de uma sociedade a outra conforme a sua finalidade, prestígio, meios e qualidade de execução. Possuem em comum um único ponto, que consiste em certo nível de conhecimento e habilidade. O artesanato é uma especialização que se distingue do trabalho doméstico ou da produção de objetos de uso exclusivamente familiar. Este caráter especializado explica como em muitas sociedades os artesãos se organizaram em confrarias ou castas, nas quais as técnicas se conservavam de pais para filhos e de mestre a aprendiz.”

Produtor rural

Produtor rural é a pessoa física natural que explora a terra visando à produção vegetal, à criação de animais, produção animal e também à industrialização artesanal de produtos primários—produção agroindustrial.

O Produtor Rural, cuja atividade constitua sua principal profissão, pode requerer inscrição no Registro Público de Empresas Mercantis da respectiva sede, caso em que, depois de inscrito, ficará equiparado para todos os efeitos, ao empresário sujeito a registro, no Registro Público de Empresas Mercantis (art. 971).

Autônomo

Conforme descrito no site do Ministério da Previdência e Assistência Social, os segurados anteriormente denominados "empresário", "trabalhador autônomo" e "equiparado a trabalhador autônomo", com a promulgação da Lei nº 9.876, de 26 de novembro de 1999, foram considerados uma única categoria e passaram a ser chamados de "contribuinte individual".

O contribuinte individual ao exercer atividade remunerada é considerado segurado obrigatório perante o Regime Geral de Previdência Social, devendo nele inscrever-se. A inscrição é o ato pelo qual o cidadão é cadastrado no Regime Geral de Previdência Social, para a sua identificação pessoal, atribuindo-lhe o Número de Inscrição do Trabalhador-NIT.

Consideram-se, contribuintes individuais (segurado obrigatório), entre outros:

Aquele que presta serviço de natureza urbana ou rural, em caráter eventual, a uma ou mais empresas sem relação de emprego; (atividade em caráter eventual é atividade prestada de forma não contínua e esporádica, sem subordinação e horário.)

A pessoa física que exerce, por conta própria, atividade econômica de natureza urbana, com fins lucrativos ou não;

O profissional liberal; Pintores, eletricistas, bombeiros hidráulicos, encanadores e outros que prestam serviços em

âmbito residencial, de forma não contínua, sem vínculo empregatício; Cabeleireiro, manicure, esteticista e profissionais congêneres, quando exercerem suas

atividades em salão de beleza, por conta própria; O comerciante ambulante; O trabalhador diarista que presta serviços de natureza não contínua na residência de pessoa

ou família, sem fins lucrativos;

Outra opção de filiação ao Regime Geral de Previdência Social é como segurado facultativo, que é a pessoa maior de dezesseis anos de idade que não exerça atividade remunerada que a enquadre como segurado obrigatório da previdência social.

Consideram-se segurados facultativos entre outros:

A dona-de-casa; O estudante;

Conforme a Instrução Normativa INSS nº 60, 30 de outubro de 2001, art. 3º, são considerados segurados especiais, e portanto devem ter seu registro como contribuinte no INSS, o produtor, o parceiro, o meeiro, o comodatário e o arrendatário rurais, o pescador artesanal ou o a ele assemelhado que exerçam suas atividades individualmente ou em regime de economia familiar, ainda que com auxilio eventual de terceiros, bem como seus respectivos cônjuges ou companheiros e filhos maiores de dezesseis anos ou a eles equiparados, desde que trabalhem comprovadamente com o grupo familiar.

Todo profissional autônomo que possua empregados, necessita de matrícula no CEI - Cadastro Específico no INSS, sendo obrigatório para o recolhimento do INSS e FGTS. Este cadastramento poderá ser realizado no site ou em qualquer agência da Previdência Social.

O contribuinte individual localizado precisa requerer o Alvará de Licença para Estabelecimento concedido pela prefeitura, além de estar obrigado a inscrever-se na Secretaria Municipal de Fazenda e ao pagamento do ISS.

SOCIEDADES ADOTADAS PELO NOVO CÓDIGO CIVIL

Sociedades Empresárias

São as sociedades que têm por objeto atividade própria de empresário, ou seja, qualquer sociedade que tiver por objeto social uma ou mais atividades econômicas organizadas para a produção e/ou circulação de bens ou de serviços (art. 982 do CC).

As sociedades que exploram atividades comerciais, industriais ou prestação de serviços não intelectuais, com um mínimo de organização, equivalente a um estabelecimento (capital), trabalho de empregados e/ou colaboradores, serão enquadradas como sociedades empresárias. Se além das

atividades descritas, cumular o desenvolvimento de  atividades de natureza intelectual, ainda assim será enquadrada como sociedade empresária. Aquele que exercer essas atividades de forma individual (sem sócios) será enquadrado na condição de empresário. Ambos serão registrados nas Juntas Comerciais.

A casa de saúde ou o hospital seriam uma sociedade empresária porque, não obstante o labor científico dos médicos seja extremamente relevante, é esse labor apenas um componente do objeto social, tanto que um hospital compreende hotelaria, farmácia, equipamentos de alta tecnologia, além de salas de cirurgia e de exames com todo um aparato de meios materiais.

Empresário - É quem exerce profissionalmente atividade econômica organizada para a produção ou circulação de bens ou serviços (art. 967 do CC).

Formas de Sociedade Empresária - Em Nome Coletivo, em Comandita Simples, Sociedade Limitada, Sociedade Anônima e em Comandita por Ações.

Processo de Execução Coletiva - Para os empresários e sociedades empresárias, é a lei de falências e concordatas. O sistema de escrituração contábil é mais rigoroso.

Sistema de Registro - Os empresários e as sociedades empresárias se registram no Registro Público das Empresas Mercantis (Juntas Comerciais), compreende as sociedades anônimas; as sociedades em comandita por ações; e as sociedades empresárias sob as formas de sociedade em nome coletivo, sociedade em comandita simples e sociedade limitada, exceto as de natureza intelectual.

Sociedades Simples

É toda sociedade que não se enquadrar dentro da definição de sociedade empresária (art. 982). Assim, é aquela que pratica a atividade econômica de natureza não-empresarial, ou seja, cujo objeto social não for atividade que almeje a produção e/ou a circulação de bens e de serviços. Não se considera empresário quem exerce profissão intelectual, de natureza científica, literária ou artística.

Assim, qualquer sociedade que tiver por objeto a prática de atividades intelectuais, literárias, científicas ou artísticas será considerada simples.

A sociedade Simples tem no trabalho pessoal dos sócios o núcleo de sua atividade produtiva. Ainda que tenha empregados, estes apenas colaboram, mas o que se exterioriza, prevalecentemente, é o labor dos próprios sócios, ou de um administrador designado que opere de forma pessoal.

O trabalho intelectual, por força de tradição que o considera qualitativamente distinto da atividade econômica ordinária, foi afastado do conceito de empresa. Compreende o campo da ciência, que é auto-explicativo, o campo literário, em suas várias manifestações, e o campo da arte, este naturalmente circunscrito às expressões artísticas de cunho intelectual. O intelectual cria, e assim a sua criação, por ser uma emanação do espírito, não seria assimilável aos chamados processos produtivos.

Formas de Sociedade Simples - Em Nome Coletivo, em Comandita Simples, Sociedade Limitada, As Cooperativas, As Fundações, As associações religiosas, de benemerência social, artísticas e literárias, as científicas, as sociedades educacionais sem fins lucrativos, as associações recreativas e as práticas de esportes sem fins lucrativos (os chamados clubes), as associações filosóficas e as associações políticas.

Processo de Execução Coletiva – Para os não-empresários e sociedades simples, incide o processo de insolvência civil.

Sistema de Registro - As sociedades simples se registram no Registro Civil das Pessoas Jurídicas (RCPJ), compreendendo, portanto, as sociedades simples em sua forma típica; as sociedades cooperativas; as sociedades não-empresárias sob as formas de sociedade em nome coletivo,

sociedade em comandita simples e sociedade limitada; e as sociedades empresárias de natureza intelectual.

OBSERVAÇÃO - As sociedades empresárias com atividades rurais, ou que se caracterizem como pequena empresa, poderão optar pelo Registro Civil ou pela Junta Comercial.

A pequena empresa, por força do art. 970 do Código Civil, combinado com a Lei Federal nº 9.841, de 15.10.99, que considerou empresa de pequeno porte (pequena empresa) "a pessoa jurídica e a firma individual" com receita bruta anual igual ou inferior a R$ 1.200.000,00 (valor este sujeito a atualização, por ato do poder executivo, de acordo com a variação do IGP-DI), uma vez inscrita no Registro Civil das Pessoas Jurídicas, também será tratada como sociedade simples, com o que terá assegurado o tratamento mais simplificado que desse registro resulta quanto ao processo de execução coletiva e quanto à sistemática de escrituração contábil.

Sociedade Limitada

A sociedade por cotas de responsabilidade limitada é, atualmente, uma das mais adotadas espécies de sociedade mercantis (mais de 90% das empresas no Brasil são Ltdas.), isto porque não exige tanta complexidade como a sociedade por ações, na sua constituição e funcionamento. A sociedade por cotas pode ter natureza civil, comercial ou econômica, e um mínimo de dois sócios, não havendo limite máximo quanto ao número destes. A firma ou denominação social deve ser sempre seguida da expressão Limitada, ou, abreviadamente, Ltda., em caso contrário os sócios-gerentes e os que fizerem uso da firma serão considerados, solidária e ilimitadamente, responsáveis.

Nome: denominação ou nome fantasia, firma ou razão social, acrescidas da expressão "Ltda".

Características:

A responsabilidade dos sócios é restrita ao valor de suas quotas, mas todos respondem solidariamente pela integralização do capital social;

A sociedade limitada rege-se pelo novo Código Civil e, nas omissões, pelas normas da Sociedade Simples, ou pelas da Sociedade Anônima se assim o contrato social estabelecer;

O capital social divide-se em quotas, iguais ou desiguais, cabendo uma ou diversas a cada sócio;

É vedada contribuição que consista em prestação de serviços; Os sócios não poderão distribuir lucros ou realizar retiradas, se distribuídos com prejuízos do

capital; O contrato pode instituir conselho fiscal composto de três ou mais membros e respectivos

suplentes, sócios ou não (opcional/facultativo); É assegurado aos sócios minoritários, que representarem pelo menos 1/5 do capital social, o

direito de eleger um dos membros do conselho fiscal e o respectivo suplente; Pela exata estimação de bens conferidos ao capital social respondem solidariamente todos

os sócios, até o prazo de cinco anos da data do registro da sociedade.

Sociedade por Ações ou Sociedade Anônima

É um tipo societário muito utilizado por grandes empreendimentos, por conferir maior segurança aos seus acionistas, por meio de regras mais rígidas. Pode ser definida como, a pessoa jurídica de direito privado e de natureza mercantil, que, tendo seu capital dividido em ações, limita a responsabilidade dos sócios ou acionistas ao preço de emissão das ações subscritas ou adquiridas, ou seja, a sociedade anônima "é aquela em que todos os sócios, denominados acionistas ou acionários, respondem pelas obrigações sociais até o valor em que entraram ou prometeram entrar para a formação do capital social" (responsabilidade limitada e não solidária).

Possui várias espécies de títulos (ações, partes beneficiárias, debêntures e bônus de subscrição), é regulamentada por diversos órgãos (Assembléias Gerais e Especiais, Diretoria, Conselho

de Administração e Conselho Fiscal), devendo publicar seus atos no Diário Oficial e em jornal de grande circulação editado no local da sede da companhia (atos arquivados no registro do comércio).

Características:

Capital social é dividido em ações; Cada sócio ou acionista responde somente pelo preço de emissão das ações que adquiriu; Os acionistas controladores respondem por abusos; Rege-se pela Lei n° 6.404/76 e, nos casos omissos, pelas disposições do Novo Código Civil.

Nota: A Sociedade Anônima não sofreu alterações pelo novo Código Civil.

Nome: denominação ou nome fantasia (não utiliza firma ou razão social), acrescidos da expressão "S/A" ou antecedido da expressão "Companhia" ou "Cia".

Sociedade Estrangeira

Considera-se Sociedade Estrangeira a empresa constituída e organizada em conformidade com a legislação do país de origem, onde também mantém sua sede administrativa. Necessita de autorização do Poder Executivo por meio de requerimento dirigido ao Ministério da Indústria, do Comércio e do Turismo, protocolado no Departamento Nacional de Registro do Comércio - DNRC. 

É facultado ao Poder Executivo, para conceder a autorização, estabelecer condições convenientes à defesa dos interesses nacionais. Aceitas as condições, expedirá o Poder Executivo decreto de autorização, do qual constará o montante de capital destinado às operações no País, cabendo à sociedade promover a publicação de seus atos constitutivos no prazo de 30 dias, não podendo iniciar sua atividade antes de inscrita no registro próprio do lugar em que se deva estabelecer, ficando sujeita às Leis e aos tribunais brasileiros, quanto aos atos ou operações praticados no Brasil. Ainda, a sociedade estrangeira funcionará no território nacional com o nome que tiver em seu país de origem, podendo acrescentar as palavras "do Brasil" ou "para o Brasil".

Observação

A Sociedade estrangeira não deve ser confundida com sociedade brasileira constituída por sócios estrangeiros. A participação de sócios estrangeiros em sociedade brasileira não sofreu mudanças em função do Novo Código Civil.

Sociedades Cooperativas

Características de acordo com o previsto no artigo 1.094 do Novo Código Civil

Variabilidade, ou dispensa do capital social. Concurso de sócios em número mínimo necessário a compor a administração da sociedade,

sem limitação de número máximo. Limitação do valor da soma de quotas do capital social que cada sócio poderá tomar. Quotas do capital intransferíveis a terceiros estranhos à sociedade, ainda que por herança. Quórum, para a assembléia geral funcionar e deliberar, fundado no número de sócios

presentes à reunião, e não no capital social representado. Direito de cada sócio a um só voto nas deliberações, tenha ou não capital a sociedade, e

qualquer que seja o valor de sua participação. Distribuição dos resultados, proporcionalmente ao valor das operações efetuadas pelo sócio

com a sociedade, podendo ser atribuído juro fixo ao capital realizado. Indivisibilidade do fundo de reserva entre os sócios, ainda que em caso de dissolução da

sociedade. A responsabilidade dos sócios pode ser limitada ou ilimitada;

A cooperativa será sempre considerada Sociedade Simples.

Associações

Associação é uma entidade de direito privado, dotada de personalidade jurídica e caracteriza-se pelo agrupamento de pessoas para a realização e consecução de objetivos e ideais comuns, sem finalidade econômica, isto é, sem interesse de lucros. As associações somente poderão ser constituídas com fins não econômicos.

Características:

Constituem a reunião de diversas pessoas para a obtenção de um fim ideal, podendo este ser alterado pelos associados;

Ausência de finalidade lucrativa; O patrimônio é constituído pelos associados ou membros; Reconhecimento de sua personalidade por parte da autoridade competente.

Veja mais: Entidades sem fins lucrativos

Fundações

Para criar uma fundação, o seu instituidor fará, por escritura pública ou testamento, dotação (doação) especial de bens livres, especificando o fim a que se destina, e declarando, se quiser, a maneira de administrar.

Características:

Patrimônio, ou seja, o conjunto de bens ou coisas com destinação específica; Servir a fins de utilidade pública, quais sejam: morais, religiosos, culturais, de assistência etc; Necessidade de patrimônio para a constituição da fundação; Ter um instituidor que faça doação especial de bens livres, especificando o fim a que se

destina, e declarando, se quiser, a maneira de administrá-la; Fiscalização pelo Ministério Público.

Fundação é, então, sinônimo de patrimônio destinado a um fim em benefício da comunidade (ou parte dela), em decorrência de um estatuto e sob a vigilância do Ministério Público.

FORMAS DE SOCIEDADES

Sociedade em Nome Coletivo - tipo societário pouquíssimo utilizado, pois exige que os sócios sejam pessoas físicas, com responsabilidade solidária e ilimitada por todas as dívidas da empresa, podendo o credor executar os bens particulares dos sócios, mesmo sem ordem judicial.

Nome: firma ou razão social (não podendo utilizar nome fantasia ou denominação), composta pelo nome dos sócios, podendo ser acrescentada a expressão "& Cia" ao final (ex: José e Maria ou José, Maria & Cia).

Sociedade Em Comandita Simples - também pouco utilizado, sendo formada a empresa por sócios comanditados (participam com capital e trabalho, tendo responsabilidade solidária e ilimitada) e comanditários (aplicam apenas capital, possuindo responsabilidade limitada ao capital empregado e não participando da gestão dos negócios da empresa). Empresa de capital fechado (não negociável em Bolsa).

Nome: firma ou razão social (devem figurar apenas os sócios comanditados, sob pena de responsabilidade solidária e ilimitada do sócio que constar na razão social).

Sociedade Em Comandita Por Ações - também em processo de extinção, é regida pelas normas relativas às sociedades anônimas (artigos 280 e seguintes da Lei 6.404/76), salvo a restrição de que somente os acionistas podem ser diretores ou gerentes (sócios comanditados, nomeados no estatuto e destituídos por 2/3 do capital), respondendo ilimitadamente pelas obrigações da empresa, enquanto os sócios comanditários (demais acionistas não gerentes ou diretores) possuem responsabilidade limitada ao capital social. Assim como as S/As, pode ser empresa de capital aberto (ações em Bolsa de Valores).

Nome: denominação ou nome fantasia, firma ou razão social, acrescidas da expressão "Comandita por Ações" ou "C/A".

ROTEIRO PARA LEGALIZAÇÃO DE UMA EMPRESA

PASSOS

1) Consulta prévia do local - Esta consulta é feita por meio de um formulário denominado Consulta Prévia de Local, adquirido em 3 vias em papelaria ou por download através do site da Prefeitura (frente e verso). Depois de preenchido, o formulário deve ser entregue numa Inspetoria Regional de Licenciamento e Fiscalização de acordo com o local pretendido. Além da ficha de consulta, leve também a original ou cópia da ficha cadastral do IPTU do imóvel onde pretende se estabelecer (segunda folha carnê). Para evitar prejuízos nunca alugue, compre ou se comprometa com locais para estabelecimentos antes de ter uma resposta positiva da consulta.

Sendo aprovada a consulta, serão indicados, no verso do formulário, os documentos necessários para a obtenção do Alvará. Basicamente, são cópias de documentos de identificação, além de CPF, CNPJ, contrato social e um formulário denominado RUCCA (Requerimento Único de Concessão e Cadastro), obtido também em papelaria. Entregue o RUCCA preenchido juntamente com a Ficha de Consulta aprovada e os documentos nela solicitados à IRLF - Inspetorias Regional de Licenciamento e Fiscalização - para a formação de processo administrativo de concessão do respectivo Alvará.

Após a análise da documentação apresentada, será emitida uma guia com o valor da Taxa de Licença para Estabelecimento. Com a guia, deve-se comparecer a uma agência bancária e pagar a Taxa de Licença para Estabelecimento (TLE). Então, deve-se tirar uma cópia desta guia paga. Esta cópia ficará anexada ao processo administrativo. Com estes procedimentos pode-se, finalmente, retirar o A lvará e iniciar o funcionamento.

2) Busca prévia do nome da empresa e registro do Contrato Social / Declaração de Empresário - A busca prévia do nome da empresa objetiva verificar a existência de nome

idêntico ao escolhido para o registro da empresa.

O Contrato Social, em linhas gerais, estabelece o regime jurídico, as regras para o funcionamento,  liquidação da Sociedade, e necessita ser registrado no órgão competente. As Sociedades Empresárias e o Empresário devem registrar-se na Junta Comercial do Estado. Já as Sociedades Simples deverão registrar-se no Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas - RCPJ.

Documentação necessária:

1 - Sociedade Empresária

a. Para a busca do Nome da Empresa:

- Guia de Recolhimento – JUNTA COMERCIAL (Código 03) - formulário/papelaria.

b. Para Registro do Contrato Social:

- Capa de Processo/Requerimento para JUNTA COMERCIAL (formulário/papelaria - 1 via), assinada por um dos sócios;- Contrato Social em 3 vias;- Cópia da carteira de identidade dos sócios gerentes (autenticada);- Formulário de Declaração de Desimpedimento dos sócios gerentes;- Ficha de Cadastro Nacional (modelos 1 e 2, formulário/papelaria - 2 vias de cada modelo);- Guia de Recolhimento para JUNTA COMERCIAL (código 01 - registro de comércio)

(formulário/papelaria -3 vias);- DARF (código 66.21 - Serviço de Registro de Comércio) - (formulário/papelaria - 2 vias).

Atenção:

a) Caso a empresa se enquadre como Microempresa e/ou Empresa de Pequeno Porte, conforme a Lei Complementar 123 de 14/12/06, fica dispensada do visto do advogado no contrato social.

Para a solicitação de enquadramento, a empresa deverá apresentar ainda:

- Formulário de Declaração de Enquadramento, assinada pelos sócios, em 3 vias;- Capa de Processo/Requerimento Padrão JUNTA COMERCIAL.

b) Caso o Contrato Social possua cláusula com declaração de desimpedimento, não é necessária a apresentação do Formulário de Declaração de Desimpedimento.

2 - Empresário

a. Para a busca do Nome:

Como o nome utilizado é o nome do próprio titular, acompanhado da especificação da atividade, é aconselhável realizar a Busca Prévia no caso de pessoas que tenham a possibilidade de nome idêntico ao de outras.

- Guia de Recolhimento – JUNTA COMERCIAL (Código 03) - formulário/papelaria.

b. Para registro da Declaração de Empresário:

- Declaração de Empresário (formulário/papelaria - 4 vias);- Capa de Processo/Requerimento para JUNTA COMERCIAL (formulário - 1 via);- Cópia da identidade e do CPF do titular (autenticadas);- Guia de Recolhimento para JUNTA COMERCIAL (código 01-registro de comércio)- (formulário/papelaria - 3 vias); - DARF (código 66.21 - Serviço de Registro de Comércio) - (formulário/papelaria - 2 vias);- Guia de Recolhimento para JUNTA COMERCIAL, utilizada para busca do nome, devidamente aprovada, conforme o caso.

Atenção:Caso a empresa se enquadre como Microempresa e/ou Empresa de Pequeno Porte, conforme a

Lei Complementar 123 de 14/12/06, deverá apresentar ainda:

- Formulário de Declaração de Enquadramento;- Capa de Processo/Requerimento Padrão JUNTA COMERCIAL.

3- Sociedade Simples

a. Para a busca do Nome da Empresa:

- Certidão de Busca Prévia do Nome (formulário emitido pelo próprio RCPJ).

b. Para registro do Contrato Social:

- Contrato Social em 2 vias, com firma reconhecida de todos os sócios;- Requerimento, com firma reconhecida de um dos sócios, ou procurador (modelo no Cartório);- Visto dos sócios em todas as folhas e assinatura de duas testemunhas (última folha);- Declaração de desimpedimento dos sócios, onde eles afirmam, sob as penas da lei, não possuírem nenhum impedimento para o exercício de empresa, nos termos do art. 1001, § 1º, do Código Civil. Tal declaração será feita na forma de cláusula do contrato social, nos casos de sociedades, ou declaração de firma individual;- Declaração de Microempresa e/ou de Empresa de Pequeno Porte, assinada por todos os sócios (formulário/Cartório - 2 vias);- Visto do advogado, com o número da O.A.B. (na última folha) - exceto para as Microempresas ou as Empresas de Pequeno Porte.

Atenção:

Caso a empresa se enquadre como Microempresa e/ou Empresa de Pequeno Porte, conforme a Lei Complementar 123 de 14/12/06, deverá apresentar ainda:

- Declaração de Microempresa e/ou de Empresa de Pequeno Porte, assinada por todos os sócios (formulário/Cartório - 2 vias).

3) Inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas – CNPJ - A inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica - CNPJ é feita através do site do Ministério da Fazenda.

Procedimentos:

- Acesso aos programas CNPJ versão 2.5 e Receitanet. Os dois aplicativos estão disponíveis nas agências da Receita Federal ou pelo site www.receita.fazenda.gov.br na Internet;

- Preenchimento da Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica - FCPJ, no programa CNPJ, acompanhada, no caso de inscrição de sociedades, do Quadro de Sócios ou Administradores – QSA. Gerar o arquivo contendo a FCPJ e transmiti-lo via o programa Receitanet;

- Após a operação acima, imprimir recibo de entrega contido no disquete do programa CNPJ. Com o número do recibo, acompanhar o processo no site da SRF. Após alguns dias estará disponível o Documento Básico de Entrada - DBE para impressão e o endereço da unidade cadastradora da SRF de sua jurisdição para o qual deverá ser encaminhada a seguinte documentação via Sedex da EBCT:

Uma via original do Documento Básico de Entrada - DBE, assinado pela pessoa física responsável perante o CNPJ ou por seu preposto, quando anteriormente indicado, ou por procurador. A assinatura deverá obrigatoriamente ter firma reconhecida em cartório;

Cópia autenticada da procuração por instrumento público, quando o DBE for assinado por procurador;

Cópia autenticada do Contrato Social / Declaração de Firma Individual, devidamente registrado.

- Quando a documentação chegar à unidade cadastradora, a SRF fará a verificação dos dados transmitidos com os documentos enviados. Caso o processo seja deferido será disponibilizado no próprio site da SRF, o "Comprovante de Inscrição".

Observação:

Caso a empresa tenha condições de optar pelo SIMPLES, enquadrando-se nos critérios de Microempresa e/ou de Empresa de Pequeno Porte, previstos na Lei Complementar 123 de 14/12/06, deverá solicitar a inclusão no mesmo processo de inscrição da empresa, indicando na tabela de eventos, no programa CNPJ.

4) Inscrição no Cadastro Nacional de Seguro Social – INSS - Estando de posse do CNPJ e do Contrato Social, no prazo de 30 dias do início de suas atividades, o representante deverá dirigir-se à Agência da Previdência, para apresentar a documentação abaixo, a fim de regularizar o cadastro, que terá sido feito de forma integrada com o CNPJ.

Documentação exigida para a inscrição da empresa:

- Contrato Social (original ou cópia);- CNPJ.

Documentação exigida para a inscrição do empresário:

- Número da Carteira de Identidade e do CPF;- Comprovante de residência.

5) Conectividade Social – Certificado Eletrônico FGTS - O aplicativo Conectividade Social é um canal eletrônico de relacionamento, desenvolvido pela CAIXA. A sua finalidade é a troca de arquivos e mensagens por meio da internet. O canal foi criado para ser utilizado por todas as empresas, ou equiparadas, que estão obrigadas a recolher o FGTS ou prestar informações à Previdência Social. Além de simplificar o processo de recolhimento do FGTS, reduz os custos operacionais, a precisão, a segurança e o sigilo das transações relativas ao FGTS.

Inicialmente, baixar o programa de pré-certificação (PRE-CERT_MULTI.EXE – versão 8.5), disponível no link "documentos disponíveis para download". Em seguida, instale-o e preencha as informações requeridas. O próximo passo é procurar uma agência da CAIXA portando originais e cópias simples ou autenticadas da documentação listada abaixo para requisitar o certificado eletrônico:

Ato constitutivo da empresa e todas as suas alterações; RG e CPF do representante; Arquivo gerado pelo programa de certificação contendo os dados da empresa.

Para garantir a sua segurança, o uso do Conectividade Social está associado a um sistema de identificação com duas chaves: uma pública (o certificado eletrônico) e uma privada, que você mesmo cadastra para a sua empresa.

Benefícios

Simplifica o processo de recolhimento do FGTS; Reduz custos operacionais; Disponibiliza um canal direto de comunicação com a CAIXA, agente operador do FGTS; Aumenta a comodidade, segurança e o sigilo das transações com o FGTS; Reduz a ocorrência de inconsistências e a necessidade de regularizações futuras; Aumenta a proteção da empresa contra irregularidades; Facilita o cumprimento das obrigações da empresa relativas ao FGTS e à Previdência Social.

6) Inscrição Estadual - Toda empresa que tem atividade de Circulação de Mercadorias deve solicitar sua inclusão no Cadastro de Contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços - ICMS, obtendo, assim, sua Inscrição Estadual. A inscrição é feita na Secretaria de Estado de Fazenda. Dependendo do município essa inscrição é realizada em duas etapas:

Primeiramente a empresa deve realizar sua inclusão pelo site da Secretaria Estadual de Fazenda, através do preenchimento do formulário DOCAD, disponível neste site. Este formulário, depois de preenchido, deve ser impresso e assinado.

Três dias após a inscrição pelo site, o formulário deverá ser entregue na Inspetoria Seccional de Fazenda da jurisdição da empresa, acompanhado dos documentos abaixo.

Documentação Necessária:

1 - Original da guia de recolhimento da Taxa de Serviços Estaduais (código 200.3);

2 - Documento de Cadastro do ICMS - DOCAD em 3 vias originais (formulário/ papelaria).

Observações:

No caso de uma sociedade constituída por mais de três sócios, deverá ser anexado ao DOCAD o formulário DOCAD - Folha Complementar, também em 3 vias;

O DOCAD deverá ser assinado pela pessoa física indicada como responsável ou por seu procurador, constituído por instrumento público, em cartório;

No caso do DOCAD ser assinado por procurador, deverá ser apresentada uma cópia autenticada da procuração pública outorgada pelo sócio ou pelo titular.

3 - Documentos referentes à Sociedade ou Empresário;

Instrumento constitutivo da sociedade ou declaração de empresário, devidamente arquivado na JUNTA COMERCIAL;

Comprovante de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ.

4 - Documentos referentes ao imóvel onde o requerente exercerá sua atividade:

Primeira folha do IPTU do imóvel, para confirmação do correto endereço do estabelecimento e identificação do código do logradouro;

Comprovante de propriedade do imóvel, caso seja próprio; ou do contrato de locação do imóvel, devidamente acompanhado de documentação que identifique o seu proprietário; ou da autorização da Administração do Shopping Center ou local assemelhado para a ocupação de área de circulação (quiosque localizado no corredor ou no estacionamento do empreendimento); ou do licenciamento da municipalidade ou instrumento que autorize a ocupação do solo, no caso de contribuintes que vão exercer atividades de organização rudimentar em quiosques, trailer ou reboque, minibar, carrocinha, barraca ou veículo de qualquer natureza localizados em vias ou logradouros públicos;

Autorização expressa do proprietário para a utilização do imóvel com fins comerciais, quando se tratar de edificação unifamiliar (casa) e, no contrato de locação, constar o uso residencial;

5 - Documentos referentes aos sócios ou ao titular:

Documento de identidade; CPF; Comprovante de residência;

6 - Documentos referentes ao contabilista indicado:

Certificado de Regularidade Profissional emitido pelo Conselho Regional de Contabilidade do Estado do Rio de Janeiro;

Contrato de prestação de serviços ou contrato de trabalho com a empresa.

7) Alvará de Licença para estabelecimento e Inscrição Municipal - Cumpridas as exigências dos passos anteriores, deverá ser solicitado à Prefeitura local o Alvará de Licença para Estabelecimento. O órgão responsável é a Coordenação de Licenciamento e Fiscalização da Secretaria Municipal de Governo.

Aprovada a consulta prévia de local, são indicados, no verso do formulário, os documentos necessários para a obtenção do Alvará. Basicamente, são cópias de documentos de identificação, além de CPF, CNPJ, contrato social e um formulário denominado RUCCA (Requerimento Único de Concessão e Cadastro), obtido também em papelaria. Entregue o RUCCA preenchido juntamente com a Ficha de Consulta aprovada e os documentos nela solicitados à IRLF - Inspetorias Regional de Licenciamento e Fiscalização - para a formação de processo administrativo de concessão do respectivo Alvará.

Após a análise da documentação apresentada é emitida uma guia com o valor da Taxa de Licença para Estabelecimento. Com a guia, deve-se comparecer a uma agência bancária e pagar a Taxa de Licença para Estabelecimento (TLE). Então, deve-se tirar uma cópia desta guia paga. Esta cópia ficará anexada ao processo administrativo. Com estes procedimentos pode-se, finalmente, retirar o Alvará e iniciar o funcionamento.

O Alvará é uma licença permitindo a localização e o funcionamento de estabelecimentos comerciais, industriais, agrícolas, pecuários extrativistas, prestadores de serviços, bem como de sociedades, instituições, eventos e as atividades por tempo determinado em áreas públicas ou privadas, profissionais liberais e profissionais autônomos estabelecidos em unidades não-residenciais ou na própria residência e associações de qualquer natureza, vinculadas a pessoas físicas ou jurídicas.

O funcionamento sem alvará caracteriza o estabelecimento como ilegal e pode acarretar seu fechamento e punição dos responsáveis na forma da lei.

Os prestadores de serviços estão obrigados a efetuarem a inscrição no cadastro de contribuintes do Município, obtendo sua Inscrição Municipal.

Tipos de Alvará

Alvará Definitivo de Licença para Estabelecimento - É o mais comum. Destina-se às atividades de caráter permanente e tem validade indeterminada.

Alvará Provisório - Este Alvará é concedido quando a pessoa ainda não dispõe de todos os documentos exigidos. A validade é de apenas 180 dias, podendo ser prorrogado pelo mesmo período.

Alvará Especial - É o documento hábil para concessão de licenciamento de atividades em:

Áreas de favela; Lotes sem condições de comprovação de titularidade ou “habite-se”, quando o motivo é

“loteamento irregular”; Residência, exceto as exercidas como ponto de referência;

Residência, como ponto de referência para profissionais autônomos; Quiosques, módulos, cabines, estandes e quaisquer unidades removíveis para prática de

pequeno comércio ou prestação de serviços situados em áreas particulares; Extração de minerais;

Interior de estabelecimento, através da instalação de máquinas, módulos e demais equipamentos que se destinem, por meios automáticos ou semi-automáticos, a vender mercadorias ou prover serviços;

Assistência médica ou veterinária com internação; e Casas de diversões.

Atividades em favelas - O licenciamento de atividades em favelas obedece à legislação especial e simplificada. Para instalação de atividades de saúde e educação, além dos documentos obrigatórios, são exigidos os seguintes documentos:

Protocolo de documento de aprovação da Secretaria Municipal de Educação, Secretaria de Estado de Educação ou Ministério da Educação, conforme o caso para exercício de atividades de ensino até o terceiro grau;

Certificado de Aprovação do Corpo de Bombeiros, para exercício da atividade de comércio de tintas e vernizes;

Certificado de Fiscalização de Medicina da Secretaria de Estado de Saúde, para exercício das atividades de assistência médica com internação.

Atividades em residência (Fundo de Quintal) - O exercício de atividades econômicas na própria residência está previsto na legislação conhecida como normas legais sobre fundo de quintal. Com base nela, microempresas e empresas de pequeno porte (no máximo 2 funcionários) podem se estabelecer e funcionar na residência de um de seus proprietários titulares. Nem todas as atividades podem ser enquadradas nesta categoria e existem várias áreas nas quais esta licença não pode ser concedida.

O funcionamento como “fundo de quintal” não se aplica a:

Escolas; Clínicas médicas ou veterinárias com internação; Comércio de produtos químicos ou combustíveis; Bancos de sangue ou laboratórios de análises clínicas; Comércio de armas e munições; Casas de diversões.

Para se enquadrar na categoria de “Fundo de Quintal”. É indispensável que o titular da firma ou um dos sócios more efetivamente no local e que a atividade objeto do licenciamento ocupe, no máximo, 50% (cinqüenta por cento) da área da unidade residencial.

Não precisam de Alvará estabelecimentos de órgãos públicos, autarquias, sedes de partidos políticos, missões diplomáticas, organismos internacionais reconhecidos pelo governo brasileiro e templos religiosos.

Profissionais autônomos - ponto de referência

Licenciar-se como ponto de referência é uma facilidade concedida aos profissionais liberais e autônomos, a um dos sócios de pessoa jurídica ou ao titular de firma individual que poderão utilizar sua moradia como referência de sua atividade.

Alvará Transitório

Não precisa de consulta prévia de local e deve ser solicitado em qualquer IRLF - Inspetoria Regional de Licenciamento e Fiscalização ou na área de Eventos da Prefeitura.

É o documento hábil para concessão de licenciamento de atividades para:

Feiras de qualquer natureza em áreas particulares; Funcionamento de estande de venda em empreendimento imobiliário;

Realização de exposição, feira promocional, congresso, encontro, simpósio, bem como atividades festivas, recreativas, desportivas, culturais e eventos análogos;

Instalação de funcionamento de circos e parques de diversões; Funcionamento de qualquer estabelecimento comercial ou de prestação de serviços que não

se enquadre nas hipóteses acima.

Observações

Isenção da taxa e do imposto da microempresa - O contribuinte reconhecido como microempresa (no Município do Rio de Janeiro), é isento do pagamento da Taxa de Licença para Estabelecimento (TLE) e do ISS (Imposto Sobre Serviços). O enquadramento como microempresa depende do tipo de atividade a ser exercida, da receita bruta anual e de outras condições.

Enquadramento como microempresa - Para verificar se o contribuinte atende aos requisitos para ser reconhecido como microempresa, são necessários os seguintes procedimentos:

Antes de ser deferida a concessão do Alvará no processo administrativo, deve-se preencher e juntar ao processo 3 vias do formulário Declaração de Microempresa (adquirido em papelaria). As 3 vias serão completadas na IRLF com o número da inscrição municipal do contribuinte e assinadas pelo Diretor da IRLF. Deve-se, então, levá-las à Divisão de Fiscalização do ISS. Com a informação registrada pela Divisão do ISS no formulário sobre o enquadramento, ou não, como microempresa, deve-se retornar à IRLF para juntar ao processo a 3ª via do formulário.

Compatibilidade entre a atividade e o local

Algumas atividades não são permitidas em determinados locais devido à natureza da edificação (loja, sala, apto, galpão etc) ou ao tipo (residencial, comercial, territorial). Além disso, existem as normas de zoneamento da cidade, que restringem ou vedam determinadas atividades em certos locais. E as leis e decretos que apresentam normas complementares, permitindo ou proibindo o funcionamento da atividade.Exemplos: uma boate não pode funcionar numa sala (não atenderia à natureza da edificação sala). Uma boate também não pode funcionar numa Zona Residencial (não atenderia ao zoneamento do local).

8) Impressão de Notas Fiscais e Autenticação de Livros Fiscais - Para iniciar suas atividades, será necessário solicitar a Impressão de Notas Fiscais e a Autenticação de Livros Fiscais.

As empresas de prestação de serviços deverão dirigir-se à Prefeitura local.As empresas que se dediquem às atividades de indústria e comércio deverão dirigir-se à

Secretaria de Estado de Fazenda.

LICENCIAMENTO SANITÁRIO

Todos os estabelecimentos de interesse à saúde, no âmbito da Vigilância Sanitária Municipal, somente poderão funcionar após a solicitação do licenciamento no órgão competente. Esse licenciamento atesta as boas condições físicas, higiênico-sanitárias e documentais do estabelecimento relacionados à saúde dos usuários e dos trabalhadores.

Termo de Licença de Funcionamento Sanitário - Exigido para estabelecimentos e de interesse à saúde, de pessoa jurídica, como clínicas, asilos, laboratórios, farmácias, distribuidores de medicamentos, salões de beleza, serviços de radiologia, empresas de ambulância etc.

Formulário de requerimento padrão; Cópia do alvará de licença para estabelecimento; Cópia do contrato social atualizado;

Roteiro de auto-inspeção específico para a atividade, preenchido e assinado pelo responsável técnico;

Informações relativas ao horário de funcionamento; Prova de relação contratual entre a empresa e seu responsável técnico, se este não integrar

a empresa na qualidade de sócio, e declaração de responsabilidade técnica expedida pelo conselho profissional correspondente; Relação das especialidades ou das atividades desenvolvidas pelo estabelecimento; Relação dos recursos complementares disponíveis, quando for o caso; Cópia do contrato ou comprovante de coleta seletiva de resíduos infectantes, quando for o

caso; Cópia do Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo, no caso de Veículo de

Transporte de Pacientes ou de Atendimento Odontológico.

ATENÇÃO!

Em se tratando de aparelhos radioativos ou de radiações ionizantes deverão conter no processo os seguintes documentos:

Cópia do laudo de aprovação do Instituto de Radioproteção e Dosimetria da Comissão Nacional de Energia Nuclear;

Memória Descritiva de proteção radiológica assinada pelo responsável legal pelo estabelecimento ou pelo supervisor de proteção radiológica, segundo a legislação sanitária federal vigente;

Ficha de Cadastro de Instalação de Radiologia Odontológica conforme modelo constante do Anexo V, da Resolução SMG 693/04.

Termo de Assentimento Sanitário - Exigido para consultórios de diversas áreas de saúde, de pessoa física, sendo concedido a partir do início das atividades, não sendo necessária a revalidação anual. São necessários os seguintes documentos:

Formulário de requerimento padrão; Cópia do alvará de licença para estabelecimento; Prova de habilitação profissional do requerente e cópia da guia de pagamento da anuidade

devidamente quitada referente ao ano em que se der o requerimento de licenciamento, expedidas pelo conselho profissional correspondente, quando for o caso;

Roteiro de auto-inspeção específico para a atividade, preenchido e assinado pelo responsável técnico;

Informações relativas ao horário de funcionamento; Descrição da especialidade ou da atividade profissional que será desenvolvida no local; Relação descritiva dos equipamentos e aparelhos existentes para os atendimentos que

prestará no consultório; Cópia do contrato ou comprovante de coleta seletiva de resíduos infectantes, quando for o

caso; Informações relativas ao horário de funcionamento do estabelecimento.

CERTIFICADO DE INSPEÇÃO SANITÁRIA

Exigido para estabelecimentos da área de alimentos, relacionados à industrialização, ao beneficiamento de qualquer natureza, ao comércio, à distribuição, ao armazenamento, ao transporte, ou qualquer outra atividade laborativa através da qual o gênero alimentício seja insumo, matéria-prima ou produto acabado, componente de processo produtivo de qualquer atividade, nas seguintes modalidades. São necessários os seguintes documentos:

Certificado de Inspeção Sanitária (CIS-A) - Para veículo destinado ao transporte de alimentos, feirante, ambulante e quiosque. São necessários os seguintes documentos:

Formulário de requerimento padrão; Informações relativas ao horário de funcionamento e ao local de inspeção; Cópia do documento de licenciamento junto à Secretaria Municipal de Fazenda ou, no caso de

veículo, cópia do certificado de registro de licenciamento de veículo atualizado.

Este licenciamento é pessoal e intransferível devendo ser renovado anualmente.

Certificado de Inspeção Sanitária (CIS-B)

Para estabelecimentos fixos, como bares, restaurantes, supermercados, padarias, indústrias e distribuidoras de alimentos, etc. e Certificado de Inspeção Sanitária Precário (CIS-PRECÁRIO) - Para estabelecimentos que possuam alvará de autorização especial, ou se localizam em áreas favelizadas - atividades comerciais contempladas pelas leis: Lei nº 2.062, de 16 de dezembro de 1993; Lei nº 2.768, de 19 de abril de 1999 e às previstas no Inciso VI,do Artigo 75,do Decreto nº 322,de 03 de março de 1976 e, em centros gastronômicos em que haja concessão de espaço para a utilização através de contrato, conforme avaliação da autoridade sanitária. São necessários os seguintes documentos:

Formulário de requerimento padrão; Cópia do alvará de licença para estabelecimento; Cópia do Contrato Social da Empresa atualizado; Roteiro de auto-inspeção devidamente preenchido; Informações relativas ao horário de funcionamento.

Caderneta Sanitária - Para a atividade de fornecimento de refeições, concedida à empresa contratada,caso de terceirização. São necessários os seguintes documentos:

Cópia do alvará de licença para estabelecimento da matriz da firma prestadora de serviços Cópia do Contrato de Prestação de Serviços entre contratante e contratada; Cópia do CIS-B do contratante; Roteiro de auto-inspeção devidamente preenchido; Informações relativas ao horário de funcionamento.

Observações Gerais

Orientamos os requerentes para terem acesso à Resolução SMG 693/04, onde encontram-se disponíveis modelos de anexos e declarações exigidas para o licenciamento;

Os serviços de vacinação necessitam autorização e cadastramento com a Secretaria Municipal de Saúde;

A qualquer momento, durante a fase de análise da documentação, poderá a autoridade sanitária competente exigir a apresentação dos originais dos documentos para fins de constatação com as cópias fornecidas pelo interessado;

A Licença de Funcionamento Sanitário deverá ser revalidada anualmente, devendo o seu requerimento ser solicitado até o dia 30 de abril na Vigilância Sanitária Municipal;

Os serviços de vacinação necessitam de autorização e cadastramento com a Secretaria Municipal de Saúde;

Os roteiros de inspeção encontram-se disponíveis no nosso Órgão e no Site; Durante a análise de documentação, a autoridade sanitária poderá exigir a apresentação dos

originais dos documentos para fins de constatação com as cópias fornecidas pelo interessado;

Estão igualmente sujeitos ao licenciamento e fiscalização, pelo órgão sanitário municipal competente, as cozinhas industriais e restaurantes, terceirizados ou não, instalados em órgãos públicos, em estabelecimentos de saúde, de ensino e demais empresas públicas ou

privadas, aplicando-se a ação fiscal à empresa, em cuja sede se instalam essas dependências, e à eventual prestadora de serviços;

A partir de 2005, o pagamento da Taxa de Inspeção Sanitária (TIS) será exigido para todos os estabelecimentos de interesse à saúde mencionados na Res. SMG 693/04. A emissão da guia de recolhimento da taxa está disponível também no site;

CAPÍTULO 2DOCUMENTOS LEGAIS, COMERCIAIS E TÍTULOS DE CRÉDITO

PRINCIPAIS Contrato Social, Ata de Fundação ou Estatuto Social; Alterações Contratuais e/ou Atas de Assembléias Gerais; Ficha de Cadastramento – Secretaria da Fazenda Estadual; CNPJ; Inscrição na Prefeitura; Matrícula no INSS (CEI);

ACESSÓRIOS Ficha de Inscrição no CNPJ; Fichas de Alteração no CNPJ; Fichas de Alteração do ICMS; Ficha de Alteração na Prefeitura Municipal; Inscrição em Órgãos de Fiscalização Específicos; Termo de Opção pelo SIMPLES; Alvarás de Funcionamento;

DE AFIXAÇÃO OBRIGATÓRIA

Legislação Federal

1 – Tributária:

Placa indicativa da opção pelo “SIMPLES”

Obrigados ao cumprimento: empresas optantes do SIMPLES Federal.

2 – Saúde Pública:

Placa indicativa da proibição de venda de bebidas alcoólicas para menores

Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos que comercializam bebidas e cigarros.

3 – Trabalhista:

Documento com as normas de proteção aos menores

Obrigados ao cumprimento: empregadores de menores. Escala de revezamento

Obrigados ao cumprimento: empregadores que exijam trabalho nos dias destinados ao repouso.

Aviso de reembolso-creche

Obrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o sistema.

Quadro de horário

Obrigados ao cumprimento: empregadores, exceto micro e pequenas empresas que não adotarem registros manuais, mecânicos ou eletrônicos individualizados de controle de horário.

Segurança do trabalho

Avisos e placas referentes à manutenção, armazenagem e manuseio de materiais; materiais perigosos e insalubres; instalações elétricas; interdição de uso; construção civil; explosivos; localização de extintores; carga máxima de equipamentos e caldeiras.

Documentos referentes aos trabalhadores

CTPS; Fotos 3 x 4 recentes; Cópia da Cédula de identidade; Cópia do CPF; Cópia do título de eleitor; Cópia da carteira nacional de habilitação; Cópia do comprovante de residência; Cópia do cartão do PIS ou comprovante de inscrição; Cópia do histórico escolar do empregado; Cópia certidão de nascimento ou casamento; Cópia da carteira de reservista; Cópia da certidão de nascimento dos filhos; Cópia da carteira de vacinação dos filhos menores de 07 anos; Cópia do histórico escolar dos filhos menores de 14 anos, para fins de salário família; Registro do Empregado; Contrato de trabalho; Requerimento de Vale Transporte – VT; Ficha de Salário Família; Declaração de Encargos para IRRF; Contribuição Sindical; Incluir o nome do empregado no Cadastro de Empregados e Desempregados – CAGED; Ciência do regulamento da empresa - manual do funcionário. Contrato de Experiência Convenção Coletiva de Trabalho

Rescisão do contrato de trabalho

CTPS-Carteira de Trabalho e Previdência Social. Livro ou Ficha de Registro de Empregados. Aviso Prévio assinado por ambas as partes. Atestado Médico Demissional. Livro ou Relatório Ponto. GRFC paga. Comunicação de Dispensa – Seguro Desemprego.

Normas Regulamentadoras

Com o fim de criar regulamentos de Segurança, Higiene e Medicina do Trabalho várias normas regulamentadoras trabalham em conjunto com a NR – 7 PCMSO – Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional.

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4 – Defesa do Consumidor:

Condições de venda a prazo

Preço à vista; taxa de juros ao mês, quando prefixada; taxa de juros ao mês que será acrescida ao índice pactuado, quando pósfixado; taxa incidente de juros ao ano; multa de mora, que não poderá exceder a 2%.

Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e os prestadores de serviços.

Legislação Estadual

1 – Defesa do Consumidor:

Cartaz com telefones e endereços de órgãos (polícia civil, procon)

Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de prestação de serviços.

2 – Fiscalização Sanitária:

Cartaz de indicação do órgão sanitário de fiscalização

Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de gêneros alimentícios, abertos ao público, fiscalizados pela Secretaria de Estado da Saúde, diretamente ou por órgão delegado.

5 - Serviços de Terceiros

Toda e qualquer atividade empresarial pode utilizar-se de serviços contratados de terceiros, a saber:

Pessoas Físicas

Pessoas Físicas inscritas são aquelas que estão registradas como autônomas nas Prefeituras Municipais e no INSS e devem apresentar RPA (recibo de pagamento a autônomos), Nota Fiscal de Serviços ou Recibos.

Os cuidados na contratação desses profissionais são os seguintes:

Exigir e, se preciso, emitir o competente RPA (recibo de pagamento a autônomo), descrevendo adequadamente os serviços prestados, todos os dados cadastrais do prestador dos serviços, incluindo RG, CPF, PIS, inscrição no INSS e na Prefeitura, endereço completo, pois essas informações serão necessárias no eventual preenchimento da GFIP, DIRF, bem como ao fornecimento do informe de rendimentos obrigatórios;

Descontar dos valores a serem pagos pela empresa contratante a retenção de 11% a título de INSS, observado o limite máximo de contribuição, o IRRF, quando couber, de acordo com a tabela de incidência desse tributo, exigir a declaração de dependentes do Imposto de Renda para os casos que assim o exigirem e ISSQN, conforme município.

Ainda em relação aos valores pagos ao autônomo, pela empresa contratante, quando esta não for optante pelo Simples deverá recolher 20% sobre o valor bruto a título de INSS. Alguns cuidados especiais e adicionais devem ainda ser considerados no tocante às legislações previdenciária e trabalhista:

A legislação trabalhista e previdenciária poderá interpretar o pagamento com habitualidade como sendo decorrente de vínculo empregatício, se a relação apresentar as características próprias para tanto, implicando sérios riscos de ações trabalhistas ou autuações administrativas, sendo necessários cuidados especiais na administração desses casos.

Pessoas Jurídicas

A empresa que se utilizar da contratação de serviços prestados por pessoas jurídicas deve atentar para os seguintes detalhes:

Elaboração de contrato de prestação de serviços, estabelecendo todas as condições básicas, a fim de assegurar as responsabilidades profissionais envolvidas, além das demais situações;

Exigir a devida nota fiscal de serviços ou documento hábil;

Exigir recibo de pagamento, inclusive dos adiantamentos efetuados;

Verificar se a prestação de serviço está sujeita à retenção do Imposto de Renda na Fonte de 1,5% , ou de 1,0%, ou se está enquadrado nos casos especiais de auto-retenção, ou ainda, se está sujeita à retenção de 4,65% de PIS - COFINS - Contribuição Social;

Verificar se a prestação de serviço está sujeita à retenção de ISSQN, conforme Lei Complementar Federal 116 (alíquotas conforme legislação de cada município);

Verificar se a prestação de serviço está sujeita à retenção do INSS nos casos previstos em lei, que é de 11%, e, em caso afirmativo, descontar o valor desse imposto.

6 - Documentos Referentes À Movimentação Bancária

O controle da documentação que envolve as movimentações e operações bancárias é imprescindível para a realização de um bom trabalho de Contabilidade, uma vez que estas operações representam a quase totalidade da movimentação contábil e financeira das empresas. Essas operações são as seguintes:

Pagamentos; Recebimentos; Empréstimos bancários; Descontos de títulos; Cobrança bancária; Leasing; Despesas bancárias; Outras operações.

a – Pagamentos

Estas operações compreendem formas de pagamentos de qualquer natureza, efetuadas na rede bancária, prática absolutamente usual nos dias de hoje, com alternativas que vão desde um cheque até procedimentos via Internet e os chamados “home banking”.

Independente da forma adotada para os pagamentos bancários que toda empresa pratica, deve ela manter em seus arquivos cópia dos documentos de pagamento (cópia de cheque, recibo eletrônico, etc.) anexando à duplicata, ao título, ao depósito, às guias de recolhimento de impostos e contribuições, etc., os comprovantes de pagamentos efetuados.

b - Recebimentos

Estas operações compreendem todas as formas de recebimento de valores de qualquer natureza, incluindo depósitos de títulos provenientes de vendas de bens e serviços, antecipações de clientes e terceiros.

Os valores constantes dos extratos bancários a esse título devem ser documentados de forma a permitir a clara identificação do valor recebido, da sua natureza, dos dados do remetente, individualizado por documento (nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc.).

Os depósitos bancários devem ter a indicação, no seu verso ou em documento apartado, de todas as informações necessárias ao seu bom controle.

Os demais “créditos” ocorridos na movimentação bancária (empréstimos, adiantamentos, etc.) devem igualmente ser identificados e documentados pelo Departamento Financeiro, e os eventuais “valores a identificar” devem ser objeto de controles internos que definam, em curto espaço de tempo, como tratá-los nos registros financeiros e contábeis.

c - Empréstimos Bancários

Estas operações compreendem todas as formas de empréstimos que podem ser obtidos no mercado financeiro. A fim de dar ciência a todos os envolvidos, o Departamento Financeiro deve documentar de maneira “sumária” as principais características de cada contrato, tais como:

Tipo e natureza do contrato; Valor do empréstimo; Prazos de vencimento; Prazos de carência; Encargos (juros, spread, etc.); Garantias; Outras que julgar conveniente.

Esse resumo sumário, anexado à cópia do contrato deve ser encaminhado à organização contábil para que se tenha subsídios adequados ao registro correto das operações.

d - Despesas e Custos

As despesas/custos realizadas deverão estar OBRIGATORIAMENTE relacionadas com a atividade da empresa e devem ser comprovadas por meio de documentação idônea, notas fiscais ou recibos, emitidos sempre em nome da empresa, com data do evento, valor, discriminação dos itens ou serviços e sua devida quitação. Exemplificando, nunca devemos lançar despesas de manutenção de veículos, se a empresa não possui nenhum veículo.

Observar que determinadas despesas/custos sofrem retenção pela fonte pagadora de IRRF/INSS/ISS, devendo ser enviadas em tempo hábil à organização contábil para os respectivos cálculos. Ex: Recibo de aluguel, RPA – recibo de pagamento a autônomos, etc.

As empresas comerciais e industriais deverão enviar cópias das contas de luz e de telefone à organização contábil juntamente com as notas fiscais de compra e de venda, para aproveitamento do crédito fiscal de ICMS.

A legislação não aceita nota fiscal simplificada ou tíquete de caixa como documento comprobatório de despesa. Somente o cupom emitido pelo ECF (emissor de cupom fiscal) juntamente com as notas fiscais e recibos diversos são reconhecidos pela legislação.

Se possível todas as despesas e custos deverão ser pagos com cheque nominal.

Para empresas que mantêm atividade externa na realização de seus negócios ou manutenção em seus clientes, é permitida a elaboração de “relatório periódico de despesas”, contendo todas as atividades efetuadas naquele período (clientes visitados, distância em Km se for no

mesmo município ou próximo, táxi, refeições, gorjetas, passagens aéreas quando utilizadas, etc.), sempre com todos os comprovantes anexos.

Para despesas e custos de manutenção permanente e periódica, exigir contrato das empresas que as realizam. Ex.: manutenção dos computadores, dos aparelhos de ar condicionado, etc.

e - Estoques

O estoque é representado pelo conjunto de matérias-primas, produtos em fabricação, produtos prontos, material de aplicação e material de embalagem, nas indústrias, e pelas mercadorias, nas empresas comerciais.

f - Inventário

Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos itens em poder de terceiros e os de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do período (anual ou trimestral, conforme o regime tributário do contribuinte), devem ser relacionados, observando-se os seguintes itens: quantidade, unidade, discriminação, preço unitário e valor total.

Essa relação servirá para a escrituração do Livro de Registro de Inventário, obrigatório pela legislação federal e estadual e necessário para a apuração do resultado do exercício (lucro ou prejuízo).Para a avaliação dos estoques, de matérias-primas e mercadorias, em regra, utiliza-se o custo médio ponderado ou o “PEPS” (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), porém existem outros métodos aceitos pela legislação e outras formas de avaliação praticadas em situações específicas. Consulte o Departamento Contábil no caso de dúvida sobre o melhor método. Alguns Estados concedem prazo de 30 dias para a escrituração do estoque no Livro de Registro de Inventário, enquanto a legislação federal é vaga quando determina que “o inventário será escriturado no término do período”. A falta de escrituração do Livro de Registro de Inventário e do Livro de Controle da Produção e do Estoque sujeita o contribuinte a multa elevada.

O inventário físico (contagem dos estoques existentes no fim do período) deve coincidir com a apuração escritural (estoque inicial, mais compras no período, menos vendas no mesmo período, igual a estoque final) e as possíveis diferenças devem ser justificadas sob pena de autuação pelo Fisco. Alguns percentuais para perdas (quebra de estoque) são aceitos pela legislação, variando em conformidade com o produto ou mercadoria ou em razão de situações especiais. Consulte o Departamento Contábil para maiores esclarecimentos.

A destruição de produtos ou mercadorias inservíveis (estragados, deteriorados, obsoletos, etc.) deve ser comunicada antecipadamente à Receita Federal, e os impostos creditados por ocasião da compra deverão ser estornados.

As empresas construtoras que possuam material de construção a ser aplicado nas obras no exercício seguinte, e móveis prontos e ainda não vendidos deverão também relacioná-los no Livro de Registro de Inventário, para fins de registro e apuração de resultado no fim do exercício.

Os bens que compõem o imobilizado da empresa, tais como máquinas, móveis, veículos, etc., não precisam ser relacionados no Livro de Registro de Inventário.

g - Compras, Transferências e Beneficiamentos de Mercadorias e Produtos

As compras de matérias-primas, mercadorias e materiais secundários irão gerar para as empresas créditos tributários passíveis de compensação, de acordo com o tipo e ramo de atividade. As compras deverão ser necessariamente lastreadas por notas fiscais contendo as informações previstas

na legislação, tais como: tipo da operação, dados do adquirente, condições de pagamento, descrição dos produtos e destaques dos impostos incidentes, não se podendo esquecer de anotar a data de recebimento da mercadoria.

É vedada a utilização de alguns cupons fiscais, tíquetes emitidos por caixas registradoras e notas fiscais simplificadas.

h - Escrituração dos Livros Fiscais

As notas fiscais de compras deverão ser escrituradas em livros próprios. Para tanto, faz-se necessário o envio periódico da primeira via à organização contábil, sob protocolo especial para esse fim, conforme o acordado no contrato de prestação de serviços.

i - Controle Financeiro das Compras

Por determinação legal e para atender aos aspectos gerenciais, as compras deverão ser controladas separadamente em: à vista e a prazo.

As compras à vista deverão ser acompanhadas da cópia do cheque utilizado para o pagamento, se pagas por este meio ou com uma anotação da utilização de dinheiro no referido pagamento. Precisam também vir acompanhadas da respectiva duplicata quitada, recibo de pagamento ou utilização de um carimbo próprio que esclareça quanto à sua quitação. Salientamos que a simples referência de venda à vista, não quita a nota fiscal.

j - Transferências e Remessas

Os recebimentos ou envios de mercadorias em transferências para depósitos ou filiais e os recebimentos e envios de remessas, seja qual for a sua natureza, previstos na legislação vigente, deverão receber uma orientação especial da Organização Contábil.

g - Devoluções de Compras

As devoluções de compras e vendas devem receber um tratamento próprio, nos termos da legislação fiscal, devendo receber uma orientação especial da Organização Contábil.

IMOBILIZADO – AQUISIÇÃO E VENDA

Imobilizado é o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita para funcionar. Exemplos de bens: imóveis (terrenos, edifícios e construções), máquinas, computadores, móveis, instalações e ferramentas. Exemplos de direitos: marcas, patentes e direito de uso.

a - Aquisição

Na compra de bens e direitos, exija o comprovante da aquisição (nota fiscal, escritura, recibo, etc.).

O original ou uma cópia deverá ser enviada à organização contábil para registro fiscal e contábil. Se tiver qualquer dúvida sobre o documento, consulte o Departamento Contábil. Na compra de veículo de pessoa jurídica, tire uma cópia da nota fiscal e, na compra de particular, tire uma cópia autenticada, frente e verso, do documento de transferência após o reconhecimento da firma, antes de enviá-lo para efetivar a transferência.

Na aquisição de bens pelo valor residual ao término do arrendamento (leasing), exija também a nota fiscal correspondente. Não esqueça que a nota fiscal é comprovante de venda, não é comprovante de pagamento. Exija do vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada, para sua segurança. Quando a compra for de valor significativo: imóvel, veículo, máquina, etc., consulte o Departamento

Contábil sobre as implicações legais e tributárias e sobre as diversas modalidades de aquisição: à vista, a prazo, financiada, leasing, etc., antes de efetivar o negócio.

Antes de iniciar a construção ou reforma de imóvel, consulte a Organização Contábil, pois, além de diversas exigências burocráticas, há incidência de tributos e contribuições (INSS, FGTS, ISS etc.).

No caso de benfeitorias em imóvel de terceiros (construção, reforma, ampliação), consulte a Organização Contábil sobre as implicações relacionadas com esse tipo especial de imobilização.

b - Venda

Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuízo. Antes de concretizar uma venda, consulte a Organização Contábil sobre o valor do bem a ser vendido, pois ele pode ter sofrido alterações em razão de atualizações e depreciações. Se houver lucro, haverá tributação em conformidade com o regime tributário escolhido pelo contribuinte. Na venda de veículo, emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire cópia do documento de transferência após assiná-lo e reconhecer a firma, antes de entregá-lo ao comprador. Toda venda deverá estar amparada por documentação própria, tal como: contrato ou escritura para bens imóveis, nota fiscal ou recibo para bens móveis e direitos, além de outros específicos para determinadas operações.

No caso de bens sinistrados, cuja indenização for paga por companhia de seguro, enviar original ou cópia do comprovante do valor recebido.

É recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras para o ativo imobilizado.

VENDAS E CIRCULAÇÃO DE PRODUTOS E MERCADORIAS, E PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

As vendas de produtos, mercadorias e serviços irão gerar para as empresas, a obrigação de pagamento de vários impostos, tais como IPI, ICMS, ISSQN, PIS, COFINS e SIMPLES. Se optante pela modalidade do lucro presumido, as vendas comporão a base de cálculo para a apuração do IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) e da CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido). As notas fiscais deverão ser emitidas em conformidade com a legislação vigente, em modelos próprios, destacando-se principalmente o tipo de operação, os dados do adquirente, as condições de pagamento, os produtos comercializados e os impostos incidentes na referida operação.

O cancelamento dos documentos fiscais merece tratamento específico. Consulte o Departamento Fiscal. É obrigatória a guarda da via fixa da nota fiscal em ordem numérica seqüencial. Alertamos que o destaque do talonário da nota fiscal deverá ser efetuado no momento da saída das mercadorias, sendo necessária a assinatura do recebedor no respectivo canhoto.

As vendas a prazo deverão ser identificadas quanto a sua forma de recebimento, ou seja, dinheiro, cheques, cheques pré-datados, cobrança bancária, cartão de crédito, etc.

ESCRITURAÇÃO DOS LIVROS FISCAIS

As notas fiscais bem como os cupons fiscais deverão ser escriturados em livros próprios. Para tanto, faz-se necessário o envio periódico de uma via dos respectivos documentos ou resumo diário dos equipamentos próprios de cupons fiscais à Organização Contábil, utilizando-se um protocolo especial para esse fim. Deve-se obedecer a periodicidade estabelecida em Contrato de Prestação de Serviços.

PRESTADORAS DE SERVIÇOS

Algumas atividades de serviços deverão destacar o Imposto de Renda e/ou o INSS a ser retido na fonte, nos seus documentos de venda de serviços, nos termos de legislações específicas, consulte o Departamento Fiscal.

RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS

Atenção ao prazo de recolhimento de todos os seus tributos. Procure pagá-los dentro dos prazos estabelecidos por lei. Se não o fizer, fique ciente de que incidirá multa, juros de mora e correção a serem aplicados na efetiva liquidação do tributo, bem como de eventuais notificações e fiscalizações que poderão ocorrer em função do não-pagamento do mesmo.

Enviar mensalmente para a Contabilidade as guias quitadas no mês anterior até o 5º dia útil do mês subseqüente, para que se efetue o lançamento de baixa;

Abaixo a relação dos principais tributos

A seguir relacionamos as obrigações principais e acessórias que devem ser cumpridas pelas pessoas jurídicas:

SETOR FISCAL

Lançamentos das Notas Fiscais nos seguintes livros:

- Livro de

Entradas de Mercadorias

- Livro de Saídas de Mercadorias- Livro de Apuração de ICMS- Livro de Entradas de IPI (indústria)- Livro de Saídas de IPI- Livro de Apuração do IPI- Livro de Impostos sobre Serviços (ISS)- Livro Registro de Inventário

GIA mensal para o ICMS; GIA-SN; GIS mensal para o ICMS (Modalidade EPP); Relatórios mensais de compra e vendas; Autorização de Impressão de Documentos Fiscais; SINTEGRA.

SETOR DE PESSOAL

- Folhas de pagamentos- Admissões de Empregados (Registro, Contrato de Trabalho)- Demissões de Empregados (Rescisões de Contrato)- GFIP (Guia recolhimento FGTS e Informações a Previdência Social)- GPS (Guia Previdência Social)- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)- GRFC (Guia de Recolhimento Rescisória do FGTS - multa)- Requerimento Seguro Desemprego- Recibos de Férias- Recibos de 13º salário- RAIS (apresentação anual)- Atualização de Carteiras de Trabalho- Atualização do livro Registro de Empregados- Contribuição Sindical dos Empregados- Contribuição Confederativa Assistencial- Contribuição Sindical do Empregador- Preenchimento do relatório salário contribuição para a Previdência- CAT – Comunicado de Acidente de Trabalho

SETOR CONTÁBIL

- Classificação e codificação dos documentos- Lançamentos contábeis de toda a documentação enviada- Livro Diário- Livro Razão- Livro Lalur- Livro Inventário- Livro Caixa (para EPP e ME)- Balancetes- Balanços- Relatórios impressos da ficha razão por conta- Demonstrativos- Outros relatórios necessários e conciliações- Preenchimento de cadastros

GUIAS DE RECOLHIMENTO MENSAIS

- DARF SIMPLES- DARF PIS

- DARF COFINS- DARF IMPOSTO DE RENDA- DARF CONTRIBUIÇÃO SOCIAL- DARF IPI (Indústrias)- FGTS- PREVIDÊNCIA- ISS- IMPOSTO SINDICAL- IRRF (semanal)- PIS - COFINS - Contribuição Social Retidos (quinzenal)

- Carnê INSS

OBRIGAÇÕES MENSAIS

- DNF - Demonstrativo de Notas Fiscais- DCTF (Declaração de Contribuições e Tributos Federais)

OBRIGAÇÕES TRIMESTRAIS

- Registro Florestal Estadual (Madeireiras)- DACON - Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais- DCTF (Declaração de Contribuições e Tributos Federais); - DAPIS - Demonstrativo de Apuração da contribuição para o PIS/PASEP (não-cumulativo).

OBRIGAÇÕES SEMESTRAIS

- DCTF (Declaração de Contribuições e Tributos Federais)

OBRIGAÇÕES ANUAIS

- Guia informativa modelo B do ICMS (Geral, EPP e ME)- Declaração de Renda P. Jurídica - DIRPJ- Declaração Simplificada - PJ- Declaração de Renda P. Física - DIRPF- DIRF (Declaração de Imposto Renda Fonte)- DIPI (Declaração Imposto Produtos Industrializados)- RAIS (Relação Anual Informações Sociais)- Renovação Alvará Sanitário- Renovação Alvará Municipal- IBAMA- Renovação Certificado Regularidade Farmácias- Declaração p/ Ministério Público – SICAF - Fundações- DIMOB - Declaração de Informações Sobre Atividades Imobiliária

DOCUMENTOS COMERCIAIS

ABAIXO-ASSINADO

Abaixo-assinado: trata-se de um requerimento de várias pessoas, reivindicando algum direito, protestando contra algum ato lesivo, ou simplesmente manifestando algum tipo de apoio. Este, também contém autoridade destinatária, exposição do problema, pedido a ser feito e, ao final, os nomes e assinaturas dos abaixo-assinados (solicitantes/ manifestantes).

ATA

Ata é o resumo escrito dos fatos e decisões de uma assembléia, sessão ou reunião para um determinado fim.

Geralmente, as atas são transcritas a mão pelo secretário, em livro próprio, que deve conter um termo de abertura e um termo de encerramento, assinados pela autoridade máxima da entidade ou por quem receber daquela autoridade delegação de poderes para tanto; esta também deverá numerar e rubricar todas as folhas do livro.

Como a ata é um documento de valor jurídico, deve ser lavrada sem rasuras, acréscimos ou modificações. Se houver engano, o secretário escreverá a expressão “digo”, retificando o que foi escrito. Se o engano for notado no final da ata, a expressão — “Em tempo: Onde se lê..., leia-se...”, deve ser utilizada.

Nas atas, os números devem ser escritos por extenso, evitando-se também as abreviações. As atas são redigidas sem se deixarem espaços ou parágrafos. a fim de se evitarem acréscimos.

O tempo verbal preferencialmente utilizado na ata é o pretérito perfeito do indicativo. Quanto à assinatura, deverão fazê-lo todas as pessoas presentes ou, quando deliberado, apenas o presidente e o secretário.

Permite-se também a transcrição da ata em folhas digitadas, desde que as mesmas sejam convenientemente arquivadas, impossibilitando fraude. Em casos muito especiais, usam-se formulários já impressos, como os das seções eleitorais.

ATESTADO

Atestado é o documento firmado por uma pessoa em favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato.

As repartições públicas, em razão de sua natureza, fornecem atestados e não declarações.O atestado difere da certidão, porque, enquanto esta prova fatos permanentes, aquele se refere

a fatos transitórios.

AVISO, OFÍCIO e MEMORANDO

Aspectos comuns a quase todas as modalidades de comunicação oficial: o emprego dos pronomes de tratamento, a forma dos fechos e a identificação do signatário.

Concordância com os Pronomes de Tratamento

Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. É que o verbo concorda com o substantivo que integra a locução como seu núcleo sintático: “Vossa Senhoria nomeará o substituto”; “Vossa Excelência conhece o assunto”.

Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa ... vosso...”).Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefado”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeito”; se for mulher, “Vossa Excelência está atarefada”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeita”.

Emprego dos Pronomes de TratamentoComo visto, o emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradição. São de uso

consagrado:

Vossa Excelência, para as seguintes autoridades:

a) do Poder Executivo;

Presidente da República; Vice-Presidente da República; Ministros de Estado4;

Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais .

b) do Poder Legislativo :

Deputados Federais e Senadores; Ministros do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais ; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais .

c) do Poder Judiciário:

Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juízes; Auditores da Justiça Militar.

O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:

Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador,

No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma:

A Sua Excelência o SenhorFulano de TalMinistro de Estado da Justiça70064-900 – Brasília. DFA Sua Excelência o SenhorSenador Fulano de TalSenado Federal70165-900 – Brasília. DF

A Sua Excelência o SenhorFulano de TalJuiz de Direito da 10a Vara CívelRua ABC, no 12301010-000 – São Paulo. SP

Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD), às autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.

Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é: Senhor Fulano de Tal,(...)

No envelope, deve constar do endereçamento:

Ao Senhor Fulano de TalRua ABC, no 12312345-000 – Curitiba. PR

Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.

Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.

Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência, empregada por força da tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo:

Magnífico Reitor,(...)

Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, são: Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é:

Santíssimo Padre,(...)

Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo:

Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal,(...)

Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos.

Fechos para ComunicaçõesO fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de

saudar o destinatário. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria nº 1 do Ministério da Justiça, de 1937, que estabelecia quinze padrões. Com o fito de simplificá- los e uniformizá-los, este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:

Respeitosamente,

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:

Atenciosamente,

Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores.

Identificação do Signatário

Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:

(espaço para assinatura)NOME

Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República(espaço para assinatura)

NOMEMinistro de Estado da Justiça

Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.

Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário seguido de vírgula.

Exemplos:Excelentíssimo Senhor Presidente da República,Senhora Ministra,Senhor Chefe de Gabinete,

Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente:

– nome do órgão ou setor;– endereço postal;– telefone e endereço de correio eletrônico.

O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.

Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação.

Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.

Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.Exemplos:

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos

Memorando Externo (Estrutura Oficial e Comercial)

Oficial

• N0 do documento e sigla de identificação de sua origem, no alto, à esquerda• Data, no alto, à direita (mesma Linha do item anterior)• Vocativo (com entrada no parágrafo)• Contexto• Fecho e assinatura• Destinatário

Comercial

• Data, no alto, à direita• Destinatário• Vocativo (rente à margem)• Contexto• Fecho e assinatura

BILHETE

Bilhete é uma carta simples e breve, sem as fórmulas das cartas ordinárias. E um aviso escrito em que se anota algum fato para ser levado ao conhecimento de outra pessoa, mas de modo apressado. Há, ainda, outras modalidades, como:

• Bilhete de visita: cartão com nome impresso e com indicação da profissão e residência respectivas.

• Bilhete à ordem: nota promissória, usada no comércio.• Bilhete postal: cartão selado para a correspondência postal sobre assuntos que não exigem

segredos.

O bilhete verbal caracteriza-se pela linguagem em terceira pessoa. Para esse tipo de correspondência, usa-se o papel do seguinte tamanho: 16,5 x 22 cm.

Em sentido jurídico, significa o papel escrito que contém a obrigação de pagar ou entregar algo a quem o mesmo é dirigido, dentro de determinado tempo.

Em linguagem comercial, o bilhete tem função idêntica ao título de crédito, desde que se revista das formalidades legais. Recebe diversas designações: bilhete a domicílio, bilhete ao portador, bilhete à ordem, bilhete de banco, bilhete de câmbio, bilhete de carga, bilhete de crédito, bilhete de desembarque, bilhete de entrada, bilhete de loteria, bilhete de mercadorias, bilhete de passagem, bilhete em branco e outros.

CARTA COMERCIAL

Carta comercial é a correspondência tradicionalmente utilizada pela indústria e comércio.

Existem duas modalidades para a disposição datilográfica de cartas: o sistema em bloco e o sistema de encaixe.

Sistema em Bloco

No sistema em bloco, não há marcação de parágrafo. Todas as linhas são iniciadas a partir da margem esquerda, observando-se pauta simples. Entre os períodos, deixa-se pauta dupla. Havendo

tópicos em maiúsculas, a segunda linha é indicada após sua última letra, para evitar que as da linha anterior fiquem sem estética.

Sistema de Encaixe

No sistema de encaixe, o texto é feito com pauta dupla do início ao fim. O parágrafo será de 10 espaços, a partir da margem esquerda.

O destinatário, a invocação, o fecho da carta e a assinatura obedecem a uma disposição idêntica nos dois sistemas.

Carta-Circular

Quando a carta tiver que ser endereçada multídirecionalmente, usar-se-á a CARTACIRCULAR.

Carta em Tópicos

Quando existem diversos assuntos a serem abordados na carta, usa-se a CARTA EM TÓPICOS (cada assunto constitui um tópico).

SUGESTÕES PARA INÍCIOS E FECHOS DE CARTAS COMERCIAIS

Inícios

1. Acusamos o recebimento de sua carta...2. Cumpre cientificá-los de que...3. Com a presente, vimos trazer ao conhecimento de V. Sª que...4. Com referência ao assunto, lamentamos comunicar...5. Tendo chegado ao nosso conhecimento que V. Sª pretendem...6. O fim da presente é solicitar-lhe...7. Pedimos a fineza de enviar-nos...8. Temos a satisfação de apresentar a V. Sª o portador desta...

Fechos

1. Agradecendo a atenção que, por certo, V. Sª dispensarão ao assunto, firmamo-nos Atentamente2. Aguardando suas providências a respeito, subscrevemo-nos Atenciosamente3. À inteira disposição de V. Sª, subscrevemo-nos Atenciosamente4. Sendo o que se nos apresenta no momento, enviamos protestos de alta estima e consideração.5. Com a consideração de sempre, firmamo-nos Atenciosamente6. Esperando continuar a merecer sua honrosa preferência, subscrevemo-nos Atentamente7. No aguardo de um pronunciamento a respeito, firmamo-nos Atentamente8. Sem outro objetivo para o momento, firmamo-nos Atenciosamente.

CARTA OFICIAL

Carta oficial é um tipo de correspondência utilizada por alguns órgãos públicos, em situações não-cerimoniosas, com relação a pessoas estranhas ao serviço público.

Modernamente, as cartas oficiais vêm sendo absorvidas pelos ofícios, e estes cada vez mais se generalizam.

CIRCULAR

Circular é o meio de correspondência pelo qual alguém se dirige, ao mesmo tempo, a várias repartições ou pessoas. E, portanto, correspondência multidírecional na circular, não consta destinatário, pois ela não é unidirecional e o endereçamento vai no envelope.

Se um memorando, um oficio ou uma carta forem dirigidos multidirecionalmente, serão chamados de memorando-circular, ofício-circular e carta-circular.

COMUNICAÇÃO(COMUNICADO)

A comunicação, quando pública, assemelha-se ao edital; quando interna, assemelha-se ao memorando.

Quando publicada pela imprensa, a comunicação deve ter o verbo na terceira pessoa, porque é veiculada por terceiro(s) - correspondência indireta.

CONTRATO

Contrato é um acordo entre duas ou mais pessoas (físicas ou jurídicas) para estabelecer, modificar ou anular uma relação de direito. É o vínculo jurídico entre dois, ou mais, sujeitos de direito correspondido pela vontade, da responsabilidade do ato firmado, resguardado pela segurança jurídica em seu equilíbrio social, ou seja, é um negócio jurídico bilateral ou plurilateral. É o acordo de vontades, capaz de criar, modificar ou extinguir direitos.

CONVOCAÇÃO

Convocação é uma forma de comunicação escrita em que se convida ou chama alguém para uma reunião. Na elaboração do texto, é necessário especificar local, data e finalidade. A garantia da inteligibilidade do texto advém da escolha de um vocabulário simples (palavras conhecidas, utilizadas no dia-a-dia) e uso das frases curtas. O objetivo da convocação deve ser reconhecido prontamente.

DECLARAÇÃO

Declaração é um documento que se assemelha ao atestado, mas que não deve ser expedido por órgãos públicos.

EDITAL

Edital é um instrumento de notificação pública que se afixa em local de acesso dos interessados ou se publica (integral ou resumidamente) num órgão de imprensa oficial ou particular.

Nem sempre, no EDITAL, aparece a palavra EDITAL.

ESTATUTO

Estatuto é regulamento, que determina ou estabelece a norma. Lei orgânica ou regulamento especial de um Estado, associação, confraria, companhia, irmandade ou qualquer corpo coletivo em geral.

EXPOSIÇÃO-DE-MOTIVOS

É um tipo de correspondência originariamente oficial, mas que hoje é também utilizada na área empresarial.

A exposição-de-motivos apresenta as seguintes características:

1 - o assunto deve ser resumido em itens e argumentado;2 - a legislação citada deve ser transcrita;

3 - a conclusão deve ser clara e objetiva.

Para a perfeita organização de uma exposição-de-motivos, deve haver divisão em itens (numerados em algarismos arábicos); esses itens poder-se-ão desdobrar em alíneas (assinaladas com letras). Quando houver a divisão de capítulos, esses serão numerados com algarismos romanos.

A autoridade competente despachará a exposição-de-motivos com uma das seguintes fórmulas: APROVADO - APROVO - ARQUIVESE - CONCORDO - EXPEÇA-SE O ATO - SIM.No rodapé da exposição-de-motivos, registra-se a referência: nº do processo (se for o caso) e

iniciais do redator e datilógrafo.

FAC-SÍMILE - FAX

O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe.

Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes.É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, i. é., de

pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada:

Órgão ExpedidorSetor do órgão expedidorEndereço do órgão expedidorDestinatárioNúmero do fax de destinoDataRemetenteTelefone para contato Fax/correio eletrônicoNúmero de páginas

CORREIO ELETRÔNICO – E-MAIL

O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.

Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial.

O campo assunto do formulário de correio eletrônico deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente.

A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo.

Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.

Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

ORDEM-DE-SERVIÇOOrdem-de-serviço é o ato através do qual são expedidas determinações a serem executadas por

órgãos subordinados ou por servidores dos mesmos.É uma correspondência oficial interna ou interdepartamental, com numeração própria e

apresentando, algumas vezes, características de circular, quando é expedida a diversos departamentos situados em locais diferentes.

Segundo o livro Correspondência - Linguagem & Comunicação, do professor Odacir Beltrão, “há uma certa confusão com a ordem-de-serviço, chegando algumas repartições a substituí-la, erroneamente, pela papeleta, equivalente, no máximo, ao memorando interno”

É freqüente em muitos órgãos administrativos esta divisão:

OS - Ordem-de-serviço para chefias superiores e, por sua vez, subordinada a resoluções. (Res.ou RS);

ODS - Orientação de serviço para essas mesmas chefias superiores, como veículos de explicação de resoluções ou até de ordem-de-serviço;

DS - Determinação de serviço para chefias subordinadas às anteriores, como veículo de suas ordens diretas ou de ordens provindas do escalão superior.

PROCURAÇÃO

Procuração é o instrumento por meio do qual a pessoa física ou jurídica outorga poderes a outra.A procuração pública é lavrada em cartório; a particular é geralmente conservada sem registro.É o instrumento do mandato.O mandato é o contrato estabelecido ou firmado entre o mandante

(que confere poderes) e o mandatário (que recebe os poderes para praticar atos em nome daquele).

Estruturaa) Título: Procuração.b) Qualificação: nome, nacionalidade, estado civil, profissão, CPF e residência do outorgante

(constituinte ou mandante) e também do outorgado (procurador ou mandatário).c) Finalidade e Poderes: parte em que o outorgante declara a finalidade da procuração, bem como

autoriza o outorgado a praticar os atos para os quais é nomeado.d) Data e assinatura do outorgante.e) Assinatura das testemunhas, se houver. Essas assinaturas costumam ficar abaixo da assinatura do outorgante, à esquerda.f) As firmas devem ser todas reconhecidas em cartório.

PROTOCOLO

Protocolo, na Antigüidade, significava a primeira folha que se colava aos rolos de papiro, com um resumo do conteúdo do texto manuscrito. Hoje, é o registro dos atos públicos ou registro das audiências nos tribunais. Comercialmente, é assim denominado um livro de registro da correspondência de uma empresa, ou um formulário em que se registra saída ou entrada de objetos.

RECIBO

Significa o documento em que se confessa ou se declara o recebimento de algo.Normalmente, é um escrito particular. Alguns tipos de recibo: recibo de pagamento (indica a

quitação do pagamento de uma dívida, em sua totalidade ou parcialmente); recibo por conta (sempre parcial); recibo por saldo (indica uma quitação referente a todas as transações até sua data).

REGULAMENTO

Regulamento é um conjunto de regras ou normas estabelecidas como necessárias a uma organização; é um regimento em que se determina o modo de direção, funcionamento e outras exigências de uma empresa, associação ou entidade, ou de um concurso.

RELATÓRIO

É um documento que se elabora com a finalidade de reportar ou detalhar informações obtidas de fatos vivenciados, ouvidos ou observados ou discriminar, historiando, a execução de um trabalho ou experiência.

REPRESENTAÇÃO

Representação é o instrumento utilizado para denunciar às autoridades abusos ou ilegalidades e pedir providências. É comum, portanto, ouvir-se dizer "vou representar à autoridade competente a sua conduta...". Na verdade, a representação também é um requerimento, só que feito a partir de alguma denúncia (no requerimento, apenas se pede algo que se acha que tem o direito).

REQUERIMENTO

Requerimentos são instrumentos utilizados para os mais diferentes tipos de solicitações às autoridades ou órgãos públicos. O requerimento deve conter:

Autoridade Requerida (usa-se Excelentíssimo (Exmo.) para Juiz, Promotor, Senadores, Deputados, Vereadores, Presidente da República, Governador, Prefeito e Ministros de Estado; usa-se Ilustríssimo (Ilmo.) para as demais autoridades);Nome e Qualificação do Requerente;Exposição e Solicitação;Pedido de Deferimento;Localidade e Data;Assinatura.

TELEGRAMA

Mensagem escrita, transmitida por telegrafia, um ramo das telecomunicações que abrange qualquer processo destinado a reproduzir, a distância, o conteúdo e as informações de documentos gráficos. Especificamente, é um processo de telecomunicação destinado à transmissão de escritos pelo uso de um código de sinais. É um meio de comunicação rápida, empregado sobretudo em casos urgentes. A linguagem do telegrama deve ser elaborada, clara, inteligível com auxílio de código ou sem ele.

No telegrama, é possível abreviar, reduzir palavras e usar determinadas formações:

ATEH - atéLAH - láEH - éIMPAGO - não pagoVOSSIA, VOSSA SENHORIA - Vossa SenhoriaAVBRASIL - Avenida BrasilGAMALIMA - Gama LimaLAN - lãET - eSDS - saudaçõesCT - cotejar, cotejadoRESEU - em resposta a seu telegrama, recebi seu telegrama

São requisitos considerados básicos na redação do telegrama:

• Texto conciso, claro e objetivo.• Preferência por formas simples a compostas. Exemplo: comprara e não havia comprado.• Ausência da expressão de cortesia: por favor, obrigado.• Eliminação de rasuras, anulações, acréscimos ou outras alterações.• Não permissão da translineação, ou seja, a divisão de palavras.• O telegrama deve ser grafado em letras maiúsculas. SEGUE FATURA HOJE.• Supressão dos hifens nos compostos e expressões com pronomes oblíquos:

ESCREVAME DANDO PREÇOTETO.• Omissão de acentos gráficos: SOLUÇÕES SEGUEM AMANHAM.• Eliminação de preposições:

DIA VINTE CORRENTE (e não DIA VINTE DO CORRENTE).• Os números inteiros são escritos em algarismos arábicos: 200, 1950.• Aglutinação de números, em virtude de importância substancial:

CENTO VINTESEISDEZESSEISMILQUARENTASEIS

• Grafia de datas:261098 — 26 de outubro de 19982610998 — 26 de outubro de 1998

• Emprego de pontuação:VG vírgulaPT pontoPTVG ponto-e-vírgulaBIPT dois-pontosINT interrogações (?)ABRASPAS abrir aspasFECHASPAS fechar aspas

TEORIA GERAL SOBRE OS TÍTULOS DE CRÉDITO

“Título de crédito é o documento necessário para o exercício do direito, literal e autônomo, nele mencionado”. 

Cesar Vivante

Os elementos fundamentais para se configurar o crédito decorrem da noção de confiança e tempo. A confiança é necessária, pois o crédito se assegura numa promessa de pagamento, e como tal deve haver entre o credor e o devedor uma relação de confiança. A temporalidade é fundamental, visto que subentende-se que o sentido do crédito é, justamente, o pagamento futuro combinado, pois se fosse à vista, perderia a idéia de utilização para devolução posterior.

CARACTERÍSTICAS DOS TÍTULOS DE CRÉDITO

Os chamados requisitos essenciais dos títulos de crédito, são:

Cartularidade (ou incorporação) - É a característica pela qual o crédito se incorpora ao documento, ou seja, se materializa no título, assim, por exemplo, o direito de crédito de um cheque está incorporado nele próprio, portanto basta apresentá-lo no banco sacado para exercer o direito.

Autonomia - Significa que as obrigações assumidas no título são independentes umas das outras.

Literalidade - A literalidade é o atributo do título de crédito pelo qual só vale aquilo que nele está escrito. Sendo nulo qualquer adendo.

Também chamados de requisitos ordinários, por serem fundamentais a todos os títulos de crédito, ao quais são acrescidos outros, chamados extraordinários ou não essenciais, a saber:

Abstração - É o princípio através do qual se torna desnecessário a verificação do negócio jurídico que originou o título, a duplicata não possui esta característica, pois fica vinculada ao negócio mercantil que lhe deu origem.

Circulabilidade - É o atributo através do qual, por endosso ou simples tradição, que é a transferência física do título, se transmitem todos os direitos inerentes ao título de crédito.

Co-obrigação - É o atributo que tem por finalidade dar maior proteção ao portador do título, ela vem prevista no artigo 47 da Lei Uniforme de Genebra o qual estabelece que: "Os sacadores, aceitantes, endossantes ou avalistas de uma letra são todos solidariamente responsáveis para com o portador.”

Portanto, cada pessoa que coloca sua assinatura num título, fica responsável por seu pagamento tanto quanto o devedor principal.

Executividade - São considerados títulos executivos extrajudiciais: a letra de câmbio, a nota promissória a duplicata, a debênture e o cheque. Há ainda leis especiais que tratam de outros títulos de crédito, e os consideram como sendo títulos executivos.

Dessa forma, sendo necessária a intervenção do judiciário na cobrança de um título, o credor poderá ingressar diretamente com a ação executiva, o que torna mais rápida a realização do direito inserido no título, porém, para postular em juízo, a parte deverá ser representada por advogado legalmente habilitado.

CHEQUE

É uma ordem de pagamento à vista, para sua existência deve haver três partes: a primeira é o sacador (correntista) que por meio do saque cria o cheque, a segunda é o sacado, o qual recebe a ordem de pagamento e necessariamente deverá ser um banco, o terceiro é o tomador ou beneficiário, esse é o credor que deverá receber o pagamento.

Para que o banco sacado efetue o pagamento do cheque, se faz necessário que o sacador seja correntista e em sua conta exista suficiente provisão de fundos.

O cheque deverá conter os seguintes requisitos:

A denominação "cheque" inscrita no contexto do título. A ordem incondicional de pagar quantia determinada. O nome do banco ou da instituição financeira que deve pagar (sacado). A indicação do lugar do pagamento, se esse não constar será considerado o lugar designado

junto ao nome do sacado. A indicação da data e do lugar da emissão, caso não conste, se considera emitido o cheque

no lugar indicado junto ao nome do emitente. A assinatura do emitente (sacador), ou de seu mandatário com poderes especiais.

É cabível a garantia do aval no cheque, o avalista passa a se responsabilizar pelo pagamento da mesma forma que seu avalizado.

Como nos demais títulos de crédito, o cheque também pode ser transmitido à terceiro por endosso, sendo ao portador, a transmissão pode ocorrer por meio da tradição, que é a entrega do cheque a outra pessoa que passará a ser o novo credor.

Cheque ao Portador - O cheque só pode ser emitido ao portador (sem a indicação do beneficiário).

Cheque Nominal - Só poderá ser pago pelo banco mediante identificação do beneficiário ou de pessoa por ele indicada no verso do cheque (endosso), ou ainda através do sistema de compensação, caso seja depositado.

Cheque Visado - O banco coloca no verso do título, a pedido do emitente ou legítimo portador, declaração de que naquele momento existem fundos suficientes na conta corrente para o pagamento do cheque. O fato de o cheque ter sido visado não obriga o banco sacado ao pagamento do título.

Cheque Administrativo - É o cheque emitido pelo próprio banco. Pode ser comprado pelo cliente em qualquer agência bancária. O banco o emite em nome de quem o cliente efetuará o pagamento. É sacado pelo próprio banco a pedido do correntista, e em favor de terceiro. Normalmente o banco cobra uma taxa para efetuar esse serviço.

Cheque Cruzado - O objetivo do cheque cruzado é tornar possível a identificação daquele que irá receber o crédito. O cheque poderá ser cruzado pelo emitente ou pelo portador, o cruzamento pode ser em branco, que é representado por dois traços transversais na frente do cheque, ou especial, também denominado em preto, que ocorre quando entre os traços é designado o nome de uma instituição bancária.

O cheque cruzado em branco será pago mediante o crédito em conta, e o cheque com cruzamento especial é pago pelo sacado (banco do correntista) ao banco indicado no cruzamento, ou se esse for o próprio sacado, o pagamento poderá ser efetuado a seu cliente mediante o crédito em conta.

O cruzamento pode ser geral, quando não indica o nome do banco, ou especial, quando o nome do banco aparece entre os traços de cruzamento. O banco sacado não considera nenhuma tentativa de inutilizar o cruzamento ou alterar o nome do banco indicado para efetuar o saque do referido cheque.

Cheque Para Ser Creditado em Conta - A finalidade desta modalidade é a mesma do cheque cruzado, isto é, identificar quem recebeu o crédito, para tanto, deverá ser escrito transversalmente no anverso do cheque a expressão "para ser creditado em conta", ou outra equivalente.

Observação - Apenas as cédulas e as moedas do Real têm curso forçado. Pagamentos em cheque estabelecem uma relação de confiança entre emitente e beneficiário que não pode ser forçada.

Mesmo que no cheque esteja indicada uma data futura. Se houver fundos, o cheque pré-datado é pago; se não houver, é devolvido pelo motivo 11 ou 12.

Apenas para saque em espécie de valores superiores, indicado pelo Banco Central, é prudente que o cliente comunique ao banco com antecedência, pois, caso não seja comunicado, é permitido ao banco postergar a operação para o expediente seguinte.

Devolução de cheque - Principais motivos que podem levar o banco sacado a devolver um cheque:

Cheque sem fundos:

Motivo 11 - cheque sem fundos na primeira apresentação; Motivo 12 - cheque sem fundos na segunda apresentação; Motivo 13 - conta encerrada; Motivo 14 - prática espúria.

Impedimento ao pagamento:

Motivo 20 - folha de cheque cancelada por solicitação do correntista; Motivo 21 - contra-ordem (ou revogação) ou oposição (ou sustação) ao pagamento,

solicitada pelo emitente ou pelo beneficiário; Motivo 22 - divergência ou insuficiência de assinatura;

Motivo 23 - cheques emitidos por entidades e órgãos da administração pública federal direta e indireta, em desacordo com os requisitos constantes do artigo 74, 2º, do decreto-lei nº 200, de 25.2.67;

Motivo 24 - bloqueio judicial ou determinação do Banco Central; Motivo 25 - cancelamento de talonário pelo banco sacado; Motivo 26 - inoperância temporária de transporte; Motivo 27 - feriado municipal não previsto; Motivo 28 - contra-ordem (ou revogação) ou oposição (ou sustação), motivada por furto ou

roubo, com apresentação do registro da ocorrência policial; Motivo 29 - cheque bloqueado por falta de confirmação do recebimento do talão de cheques

pelo correntista; Motivo 30 - furto ou roubo de malotes.

Cheque com irregularidade:

Motivo 31 - erro formal (sem data de emissão, mês grafado numericamente, sem assinatura, sem valor por extenso);

Motivo 32 - ausência ou irregularidade na aplicação do carimbo de compensação; Motivo 33 - divergência de endosso; Motivo 34 - cheque apresentado por estabelecimento bancário que não o indicado no

cruzamento em preto, sem o endosso-mandato; Motivo 35 - cheque falsificado, emitido sem controle ou responsabilidade do banco, ou

ainda com adulteração da praça sacada; Motivo 36 - cheque emitido com mais de um endosso; Motivo 37 - registro inconsistente - compensação eletrônica.

Apresentação indevida:

Motivo 40 - moeda inválida; Motivo 41 - cheque apresentado a banco que não o sacado; Motivo 42 - cheque não compensável na sessão ou sistema de compensação em que

apresentado; Motivo 43 - cheque devolvido anteriormente pelos motivos 21, 22, 23, 24, 31 e 34, não

passível de reapresentação em virtude de persistir o motivo da devolução; Motivo 44 - cheque prescrito (fora do prazo); Motivo 45 - cheque emitido por entidade obrigada a realizar movimentação e utilização de

recursos financeiros do tesouro nacional mediante ordem bancária; Motivo 46 - CR - Comunicação de Remessa, quando o cheque correspondente não for

entregue ao banco sacado nos prazos estabelecidos; Motivo 47 - CR - Comunicação de Remessa com ausência ou inconsistência de dados

obrigatórios referentes ao cheque correspondente; Motivo 48 - cheque de valor superior a R$ 100,00 (cem reais), emitido sem a identificação

do beneficiário, acaso encaminhado ao SCCOP, devendo ser devolvido a qualquer tempo;

Motivo 49 - remessa nula, caracterizada pela reapresentação de cheque devolvido pelos motivos 12, 13, 14, 20, 25, 28, 30, 35, 43, 44 e 45, podendo a sua devolução ocorrer a qualquer tempo.

Motivos criados pela circular 3.226/2004:

Motivo 71 - inadimplemento contratual da cooperativa de crédito no acordo de compensação.

Motivo 72 - contrato de compensação encerrado.

Observação: Ao recusar o pagamento, o banco deve registrar, no verso do seu cheque, o código do motivo da devolução, a data e a assinatura de funcionário autorizado. O banco é obrigado a comunicar

a devolução de cheques sem fundos. Somente nos motivos 12, 13 e 14, que implicam inclusão do nome no CCF (Cadastro de Emitentes de Cheques sem Fundos).

Existem duas formas para revogação e sustação de cheque (Impedimento de pagamento de um cheque):

Oposição ao pagamento ou sustação, que pode ser determinada pelo emitente ou pelo beneficiário, e suspende de imediato o pagamento do cheque;

Contra-ordem ou revogação, que só vigora após o término do prazo de apresentação, só vale para cheques preenchidos e só pode ser determinada pelo correntista, emitente do cheque. Revoga em definitivo o cheque.

As instituições bancárias podem cobrar tarifa pela sustação, desde que expressamente prevista na ficha-proposta.

O banco é obrigado a informar ao portador do cheque a razão pela qual o emitente determinou a sustação. No caso de cheque devolvido por sustação, cabe ao banco sacado informar o motivo alegado pelo oponente, sempre que solicitado pelo favorecido nominalmente indicado no cheque, ou pelo portador, quando se tratar de cheque cujo valor dispense a indicação do favorecido.

O banco é obrigado a fornecer, ao portador de cheque devolvido, as informações que permitam identificar e localizar o emitente, somente quando o cheque for devolvido por um dos seguintes motivos: 11 a 14, 21, 22 e 31 e o portador estiver devidamente qualificado. Nos demais casos, o banco fica impedido de fornecer qualquer informação.

Cancelamento e sustação provisórios por telefone

O cancelamento e a sustação podem ser feitos provisoriamente por telefone. Nesse caso, o correntista deverá confirmá-los no prazo de até dois dias úteis após a ocorrência, entregando o pedido por escrito ao banco ou transmitindo-o por fax ou outro meio eletrônico (home/office banking, Internet, terminais de auto-atendimento etc). Se não confirmar nesse prazo, será automaticamente cancelado.

No caso de talão de cheque furtado ou roubado, o banco não pode fornecer ao portador de cheque devolvido as informações que permitam identificar e localizar o titular do cheque, Se o titular apresentar, no ato de sustação, o registro da ocorrência policial (motivo 28).

Quando a sustação é dada por roubo ou furto (motivo 28), o titular não é obrigado a pagar a taxa e a tarifa cobradas, no caso de inclusão no CCF, pelo serviço de exclusão do nome no cadastro.

Um cheque devolvido pelo motivo 11 (insuficiência de fundos na primeira apresentação) pode ser sustado antes da segunda apresentação.

A exclusão do CCF poderá ser solicitada ao banco pelo emitente, mediante a apresentação de um dos seguintes documentos:

Cheque que deu origem à inclusão; Extrato da conta com o registro do débito do cheque que deu origem à ocorrência;

Declaração do beneficiário (pessoa a quem deu o cheque sem fundos), dando quitação ao débito, autenticada em tabelião ou abonada pelo banco endossante, acompanhada de cópia do cheque que deu origem à ocorrência, bem como de certidões negativas dos cartórios de protesto relativas ao cheque, em nome do emitente.

A exclusão é feita automaticamente, por decurso de prazo, após cinco anos da sua inclusão.

Para a exclusão do CCF é cobrada do cliente e recolhida ao Banco Central uma taxa para cada cheque sem fundos incluído. Além dessa taxa, o banco pode cobrar pelos serviços de inclusão e de exclusão. O preço desses serviços varia de banco para banco.

Quando o cheque apresentar o valor numérico diferente do valor por extenso, o banco considera apenas o valor escrito por extenso. Os cheques preenchidos com outra tinta que não azul ou preta podem, no processo de microfilmagem, ficar ilegíveis.

Prazos para pagamento de cheques

Existem dois prazos que afetam o cheque:

Prazo de apresentação, que é de 30 dias, a contar da data de emissão, para os cheques emitidos na mesma praça do banco sacado; e de 60 dias para os cheques emitidos em outra praça e;

Prazo de prescrição, que é de 6 meses decorridos a partir do término do prazo de apresentação.

Prazos de liberação de depósitos em cheques de outros bancos

Os cheques de outros bancos depositados na conta bancária do cliente são encaminhados ao Serviço de Compensação de Cheques e outros Papéis, regulado pelo Banco Central e executado pelo Banco do Brasil, com a participação dos demais bancos.

O prazo de liberação do valor dos cheques da praça é de:

24 horas, se forem de valor igual ou superior a R$ 300,00; 48 horas, se forem de até R$ 299,99.

Os prazos de liberação do valor de cheques de outras praças, liquidados pela compensação nacional, variam de três a seis dias úteis.

Apresentação do cheque após o prazo.

O cheque é pago se houver fundos na conta. Se não houver, o cheque é devolvido pelo motivo 11, (ou 12, se, se tratar da segunda apresentação, tendo o nome incluído no CCF).

O cheque é apresentado além do prazo de prescrição.

O cheque é devolvido pelo motivo 44, não podendo ser pago pelo banco mesmo que tenha fundos na conta.

Talão de cheques

Enquanto o talão estiver em poder do banco, ou estiver bloqueado em poder do correntista, o banco é o responsável pelo que aconteça com o mesmo. A partir do momento em que o correntista recebe o talão, é ele que tem a responsabilidade exclusiva sobre sua guarda e controle da emissão dos cheques.

Também se o correntista anota no canhoto do cheque para quem ele foi destinado previne transtornos futuros, caso estes cheques sejam devolvidos (não pagos) pelo banco, e o correntista necessite recuperá-los para “limpar” o nome no CCF.

O banco é obrigado a fornecer, a critério do cliente, talão de cheques ou cartão magnético para movimentação da conta. Se a opção for talão de cheques, o banco deverá fornecer um talão (ou

talonário) de cheques por mês, gratuitamente, desde que o cliente não tenha o nome incluído no CCF e atenda às condições estipuladas na ficha-proposta de abertura da conta. O banco não pode exigir saldo médio mínimo para fornecer o primeiro talão de cheques em cada mês.

Idade mínima para receber talão de cheques é a partir de 16 anos de idade, desde que autorizado pelo responsável que o assistir.

LETRA DE CÂMBIO

A letra de câmbio é uma ordem de pagamento, sua criação ocorre por meio de um ato chamado saque. Nela são necessárias três partes, a primeira é o sacador que faz o saque criando assim a letra, a outra é o sacado o qual deverá efetuar o pagamento, e o terceiro é o tomador ou beneficiário, que por sua vez receberá o pagamento.

Uma das características dos títulos de crédito é a circulabilidade, ou seja, pode ser transmitido a outro, o qual passará a ser o credor do título. A transferência da letra de câmbio para terceiro se faz pelo endosso, quem transmite o título por meio de endosso é denominado de endossante, e o que recebe o título é chamado de endossatário.

É possível que a letra de câmbio seja garantida por aval, isso ocorrendo, o avalista passa a ser responsável pelo pagamento da mesma forma que o avalizado.

Não sendo pago o título no seu vencimento, poderá ser efetuado o protesto e a cobrança judicial do crédito, que se dá por meio da ação cambial, que é executiva, porém para que o credor possa agir em juízo é necessário que esteja representado por advogado.

A letra de câmbio deve obrigatoriamente conter os seguintes requisitos:

1. A palavra "letra" escrita no próprio título.2. A ordem de pagar uma quantia em dinheiro (o título deve conter expressamente o valor a ser

pago, sendo que, por força do princípio da literalidade, tal valor prevalece até a data de vencimento do título, podendo então o credor acrescentar juros de mora e as despesas que incorrer com a cobrança do título)..

3. O nome daquele que deve pagar (sacado).4. A época do pagamento.5. A indicação do lugar em que se deve efetuar o pagamento.6. O nome da pessoa a quem, ou a ordem de quem deve ser paga.7. A indicação da data em que, e do lugar onde a letra é paga.8. A assinatura de quem passa a letra (sacador).

A letra de câmbio não é um título de larga utilização no Brasil, pois nas operações comerciais entre vendedor e comprador, o único título de crédito que pode ser sacado é a duplicata.

A letra de câmbio é uma ordem de pagamento à vista ou a prazo e é criada através de um ato chamado de saque. Diferente dos demais títulos de crédito, para a existência e operacionalização da letra de câmbio são necessárias três situações jurídicas distintas:

- o sacador como sendo aquela parte que faz o saque, oportunidade em que fica criada a letra de câmbio como documento. Esta pessoa é quem dá a ordem de pagamento;- o sacado que representa a parte a quem a ordem é data, ou seja, é quem deve efetuar o pagamento; - o beneficiário, também chamado de tomador, sendo a pessoa que receberá o pagamento, sendo assim o beneficiário da ordem.

É importante observar que não necessariamente as situações jurídicas são representadas por três pessoas ou partes distintas. Podem ocorrer circunstâncias em que a mesma pessoa possa está representando duas situações ao mesmo tempo.

O Anexo I da Lei Uniforme (Decreto 57.663/66) no seu artigo 3º estabelece que a letra de câmbio pode ainda ser à ordem do próprio sacador, hipótese em que este é também o tomador ou beneficiário; ou pode também ser sacada, sobre o próprio sacador, caso em que ele ocupa também a posição de sacado.

O título é emitido pelo sacador e em seguida entregue ao beneficiário ou tomador, cabendo a este procurar o sacado para que proceda ao aceite. Isto concretizado, na data do vencimento o sacado deverá pagar ao beneficiário a quantia estabelecida na letra.

É possível que a letra de câmbio seja garantida por aval, isso ocorrendo, o avalista passa a ser responsável pelo pagamento da mesma forma que o avalizado. Assim, não sendo efetivado o pagamento do título na data de vencimento, poderá ser efetuado protesto, possibilitando assim posterior ação de execução judicial visando o recebimento da dívida.

A Lei Uniforme considera como requisitos não-essenciais (artigo 20):

data e lugar de emissão (ou saque) da letra de câmbio (podem ser inseridas pelo beneficiário);

data de vencimento do título, a sua ausência implica no seu vencimento à vista; lugar de pagamento da letra de câmbio. (Quando o título não especificar o lugar de seu pagamento, deve ser considerado como tal o de domicilio do sacado).

O aceite genericamente pode ser definido como sendo a declaração unilateral do sacado aposta em determinados títulos de crédito, a exemplo de letra de câmbio e duplicata. É através do aceite que o sacado se torna efetivamente obrigado cambiário, aceitando expressamente a obrigação representada pelo título de crédito.

O aceite não é obrigatório se a letra for à vista, sendo obrigatório, nas modalidades de letra de câmbio com vencimento a prazo. Em caso de recusa do aceite por parte do sacado, a letra de câmbio deve ser encaminhada para protesto, tendo o seu vencimento antecipado à data de referido protesto.

Em caso de necessidade de propositura de ação judicial para cobrança de nota promissória, o credor deverá obedecer aos seguintes prazos prescricionais:

a) em 03 (três) anos a contar do vencimento do título, para a propositura da competente ação executiva contra o devedor principal e seu avalista.

b) em 01 (um) ano a contar do protesto efetuado dentro dos prazos legais, para o exercício da competente ação executiva contra os endossantes e seus respectivos avalistas, e contra sacador, ou ainda em 01 (um) ano a contar do vencimento no caso de letra de cambio que contenha cláusula “sem despesas” (conforme artigo 46 da Lei Uniforme)

c) em 06 (seis) meses, a contar do dia em que o endossante efetuou o pagamento do título ou em que ele próprio foi demandado para o seu pagamento, para a propositura de ações executivas dos endossantes, uns contra os outros, e de endossante contra o sacador.

DUPLICATA

A Lei 5.474 de 18/07/1968 em seu artigo 1º estabelece que, em todo o contrato de compra e venda mercantil entre partes domiciliadas no território brasileiro, com prazo não inferior a 30 (trinta)

dias, contado da data da entrega ou despacho das mercadorias, o vendedor extrairá a respectiva fatura para apresentação ao comprador.

A fatura por sua vez, é a relação das mercadorias vendidas discriminadas pelo tipo, quantidade e valor.

A fatura discriminará as mercadorias vendidas ou, quando convier ao vendedor, indicará somente os números e valores das notas parciais expedidas por ocasião das vendas, despachos ou entregas das mercadorias. Da fatura poderá ser extraída uma duplicata para circulação com efeito comercial, não sendo admitido qualquer outro título de crédito para efetuar o saque do vendedor pela importância faturada ao comprador. Desde 1970 as Secretarias Estaduais da Fazenda autorizam a emissão da “nota fiscal-fatura”, na qual já constam os elementos da fatura, necessários à emissão da duplicata.

Assim, ao contrário da letra de câmbio, da nota promissória e do cheque, a duplicata é classificada como sendo um título de crédito causal vinculado a operações de compra e venda de mercadorias (envolvendo um empresário como sacador) ou de prestação de serviços (envolvendo um prestador de serviços — empresário ou não — como sacador) com pagamento à vista ou a prazo, e representativo do crédito originado a partir de referidas operações.

No que se refere à duplicata de prestação de serviços, a Lei das Duplicatas em seu artigo 20 estabelece que as empresas, individuais ou coletivas, fundações ou sociedades civis, que se dediquem à prestação de serviços, poderão, também, na forma desta Lei, emitir fatura e duplicata.

Assim, a fatura deverá discriminar a natureza dos serviços prestados; a soma a pagar em dinheiro corresponderá ao preço dos serviços prestados, sendo aplicado à fatura e a duplicata de prestação de serviços, com as adaptações cabíveis, as disposições relativas à fatura e duplicada de venda mercantil.

O comerciante que emite duplicatas é obrigado a efetuar o registro das mesmas em livro próprio, e cada duplicata emitida não pode corresponder a mais de uma fatura.

Como nos demais títulos de crédito, a duplicata pode ser transferida por endosso, bem como nela é cabível a garantia do aval.

Nas operações envolvendo a emissão de duplicatas temos as seguintes partes:

a) o sacador ou emitente que é o titular (empresário, sociedade empresária ou não) do crédito originado contra o adquirente de produtos ou contratante de serviços.

b) o sacado que é a pessoa contra quem a ordem é emitida, seja um adquirente de produtos, seja um contratante de serviços quaisquer, consumidor ou não.

A duplicata diferente dos demais títulos examinados carece de uma causa de natureza prévia para sua emissão, qual seja, a venda de mercadoria ou a prestação de serviços, não existindo uma destas causas, sua emissão é proibida. Havendo perda ou extravio da duplicata, poderá ser emitida uma triplicata, que na verdade representa a segunda via da duplicata.

São requisitos essenciais para a emissão da duplicata:

a) a denominação "duplicata", a data de sua emissão e o número de ordem; b) o número da fatura;

c) a data certa do vencimento ou a declaração de ser a duplicata à vista; d) o nome e domicílio do vendedor e do comprador;e) a importância a pagar, em algarismos e por extenso;f) a praça de pagamento;g) a cláusula à ordem;h) a declaração do reconhecimento de sua exatidão e da obrigação de pagá-la, a ser assinada pelo comprador, como aceite cambial;i) a assinatura do emitente.

A duplicata deve conter o aceite, haja vista ser ordem de pagamento emitida contra o devedor. Sobre este ato, determina o artigo 6º. da Lei das Duplicatas que a remessa de duplicata poderá ser feita diretamente pelo vendedor ou por seus representantes, por intermédio de instituições financeiras, procuradores ou correspondentes que se incumbam de apresentá-la ao comprador na praça ou no lugar de seu estabelecimento, podendo os intermediários devolvê-la, depois de assinada, ou conservá-la em seu poder até o momento do resgate, segundo as instruções de quem lhes cometeu o encargo.

A duplicata deverá ser aceita pelo comprador, podendo se recusar em dar o aceite desde que:

1. Haja avaria ou não recebimento das mercadorias, quando estás não forem enviadas ou entregues por conta e risco do próprio comprador.2. Haja defeitos e diferenças na qualidade, ou quantidade das mercadorias.3. Haja divergências nos prazos ou preços ajustados.

O prazo para remessa da duplicata será de 30 (trinta) dias, contado da data de sua emissão. Se a remessa for feita por intermédio de representantes, instituições financeiras, procuradores ou correspondentes, estes deverão apresentar o título ao comprador dentro de 10 (dez) dias, contados da data de seu recebimento na praça de pagamento.

Ainda sobre a questão do aceite, a duplicata, quando não for à vista, deverá ser devolvida pelo comprador ao apresentante dentro do prazo de 10 (dez) dias, contados da data de sua apresentação, devidamente assinada ou acompanhada de declaração, por escrito, contendo as razões da falta do aceite.

Quanto ao protesto da duplicata, conforme o disposto nos artigos 13 e 14 da Lei de Duplicatas, deve ser efetuado na praça de seu pagamento, dentro do prazo de 30 (trinta) dias contados de ser vencimento, podendo o título ser protestado pelas seguintes razões:

a) por falta de aceite.b) por falta de devolução.c) por falta de pagamento.

Na hipótese do sacado (comprador) reter o título, o protesto poderá ser efetuado por meio de triplicata, ou por simples indicação de seus dados pelo comprador.

Caso o protesto não seja efetuado dentro desse prazo, o sacador ou credor perderá o direito de crédito contra os endossantes e seus respectivos avalistas.

Também na duplicata temos que observar os prazos prescricionais para propositura de ação executiva, cujo foro competente para a cobrança judicial da duplicata ou da triplicata é o da praça de pagamento constante do título, ou outra de domicílio do comprador e, no caso de ação regressiva, a dos sacadores, dos endossantes e respectivos avalistas.

A duplicata é um título executivo, podendo ter cobrança judicial, efetuada por meio da Ação de Execução.

Caso a duplicata não tenha sido aceita pelo sacado, a propositura da ação judicial dependerá cumulativamente dos seguintes requisitos:

1. O protesto da duplicata pela falta de pagamento. 2. A recusa do sacado em dar o aceite, sem nenhum motivo autorizado pela lei.3. Comprovação da efetiva entrega e recebimento da mercadoria.

A cobrança judicial poderá ser proposta contra um ou contra todos os coobrigados, sem observância da ordem em que figurem no título. E mais, os coobrigados da duplicata respondem solidariamente pelo aceite e pelo pagamento.

Para a propositura da ação executiva judicial devem ser observados os seguintes prazos prescricionais:

a) contra o sacado e respectivos avalistas, 03 (três) anos, contados da data do vencimento do título.

b) contra o(s) endossante(s) e ser(s) avalista(s), 01 (um) ano, contado da data do protesto. c) de qualquer dos coobrigados contra os demais, 01 (um) ano, contado da data em que tenha

sido efetuado o pagamento do título.

NOTA PROMISSÓRIA

É uma promessa de pagamento, um título pelo qual alguém se compromete a pagar a outrem, determinada quantia em dinheiro, num certo prazo. Como é emitida pelo próprio devedor, ela passa a ser um título de crédito desde a sua emissão, e o seu possuidor ou portador poderá, propor ação executiva para recebê-la. Trata-se de um título autônomo que independe da indagação da causa que motivou a obrigação.

Requisitos da Nota Promissória:

1. A denominação "nota promissória" lançada no texto do título.2. A promessa de pagar uma quantia determinada.3. A época do pagamento, caso não seja determinada, o vencimento será considerado à vista.4. A indicação do lugar do pagamento, em sua falta será considerado o domicílio do subscritor

(emitente).5. O nome da pessoa a quem, ou a ordem de quem deve ser paga a promissória.6. A indicação da data em que, e do lugar onde a promissória é passada, em caso de omissão

do lugar será considerado o designado ao lado do nome do subscritor.7. A assinatura de quem passa a nota promissória (subscritor).8. Assinatura de duas testemunhas identidade e (ou) cpf e endereço das mesmas.9. Sem rasuras, pois perde o valor a nota promissória.

Para seu nascimento são necessárias duas partes, o emitente ou subscritor (devedor), criador da promissória no mundo jurídico, e o beneficiário ou tomador que é o credor do título.

A nota promissória pode ser transferida a terceiro por endosso, bem como nela é possível a garantia do aval.

Caso a nota promissória não seja paga em seu vencimento poderá ser protestada, como ainda será possível ao beneficiário efetuar a cobrança judicial, a qual ocorre por meio da ação cambial que é executiva, no entanto a parte só pode agir em juízo se estiver representada por advogado legalmente habilitado.

Será pagável a vista a nota promissória que não indicar a época do vencimento. Será pagável no domicílio do emitente a nota promissória que não indicar o lugar do pagamento.

É facultada a indicação alternativa de lugar de pagamento, tendo o portador direito de opção.

Divergindo as indicações da soma em dinheiro, será considerada verdadeira a que se achar lançada por extenso no título.

Não será nota promissória o escrito ao qual faltar qualquer dos requisitos acima enumerados. Os requisitos essenciais são considerados lançados ao tempo da emissão da nota promissória. No caso de má fé do portador, será admitida prova em contrário.

A nota promissória pode ser passada:

I - a vista;II - a dia certo;III - a tempo certo da data.

A época do pagamento deve ser precisa e única para toda a soma devida. 

Para o efeito da aplicação de tais dispositivos, o emitente da nota promissória é equiparado ao aceitante da letra de câmbio.

Nota promissória rural -  Título de crédito emitido pelas cooperativas a favor de seus cooperados ao receberem produtos entregues a estes, constituindo promessa de pagamento de adiantamento por conta do preço dos produtos recebidos para a venda.

ARQUIVO

No momento em que o homem registra sua idéia em um suporte, dá origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criar técnicas que permitissem organizar essa massa documental de forma a permitir sua imediata localização quando necessária. A partir de então surgiram os primeiros arquivos.

Quanto à conceituação moderna, Solon Buck, arquivista dos EUA, assim definiu:

“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.

Para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores.

Para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue.

Desse conceito é importante destacar:

a) Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem também ser recebidos pela mesma;

b) Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vários tipos (textual, iconográfico, audiovisual etc.), ao contrário da idéia básica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em suporte papel;

c) Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma característica chamada organicidade, que significa que foram criados em função de uma atividade realizada pela instituição, servindo de prova das transações realizadas pela organização. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma idéia clara das atividades realizadas por aquele órgão.

O termo arquivo pode também ser usado para designar:

“O conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.

Importância do Arquivo

A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de

documentos que essa utiliza no exercício de suas atividades e à necessidade de se estabelecerem

critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a

organização.

A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da

informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição.

Finalidade do Arquivo

Podemos destacar como finalidade do arquivo:

a) Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que

permitam um arquivamento ordenado e eficiente;

b) Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento,

levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificá-los;

c) Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos

setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas.

Além dessas funções principais podemos destacar outras, de relativa importância, como a

expedição da correspondência, criação dos modelos para documentos e criação das normas de gestão

documental da instituição.

Para alcançar esses objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos:

a) Contar com pessoal qualificado e em número suficiente;

b) Estar instalado em local apropriado;

c) Dispor de instalações e materiais adequados;

d) Utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria aqrquivística moderna;

e) Contar com normas de funcionamento;

f) Contar com dirigente qualificado, principalmente formado em arquivologia.

Distinção entre Arquivo, Museu e Biblioteca

Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar documentos), seus

objetivos são diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituição trata. Poderíamos

assim definir cada instituição:

Arquivo

É o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituição ou pessoa, no exercício

de sua atividade, preservados para garantir a consecução de seus objetivos.

Biblioteca

É o conjunto de materiais, em sua maioria impressos e não produzidos pela instituição em que

estão inseridos, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é constituída de

coleções temáticas e seus documentos são adquiridos por meio de compra ou doação, diferentemente

dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria instituição.

Museu

É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à

disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS e CICLO DE VIDA DOS ARQUIVOS

Os Arquivos também tem ciclo de vida. Este é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação ou fato que motivou a sua produção e da sua frequência de uso. Essa fase se diz na Arquivística que tem relação com a VIGÊNCIA do documento (a razão de ser do documento).

Depois de destituído dessa vigência o documento pode ser guardado em função da importância das informações nele contidas.

O arquivo deve adaptar-se à empresa ou instituição obedecendo a um plano racional e

tecnicamente orientado. Arquivos desorganizados, sem orientação técnica, se transformam em

verdadeiros depósitos de documentos.

O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetições desnecessárias de

experiências, diminui a duplicidade de trabalho, revela o que está para ser feito, o que já foi feito e o

resultado obtido.

Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos, para a história da administração ou mesmo para auxiliar o administrador na tomada de decisões pautadas nas ações do passado.

O ciclo de vida, dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, podem ser classificados ou categorizados em três fases ou arquivos segundo:

As entidades criadoras ou mantenedoras:

Públicos e Privados

A natureza dos documentos:

Especial ou Especializado

Os estágios de sua evolução:

Corrente, Intermediário e Permanente

A extensão de sua atuação

Setorial e Central

Classificação Segundo as Entidades Mantenedoras

Os arquivos podem ser classificados, segundo a instituição em que estejam inseridos da seguinte forma:

Arquivos Públicos

São aqueles mantidos por entidades de caráter público, seja na esfera Federal, Estadual ou Municipal.

Ex.: Arquivo do STJ, Arquivo da Prefeitura de São Paulo e Arquivo do Senado Federal.

Arquivos Privados

São aqueles mantidos por instituições de caráter particular.

Ex.: Arquivo do Bradesco, Arquivo das Lojas Americanas e Arquivo da Rede Globo.

Podem ser:

Institucionais - Escolas, Igrejas, Sociedades, Clubes, Associações etc.;

Comerciais - Empresas, Corporações, Companhias etc.;

Pessoais - Fotos de família, Cartas, Originais de trabalhos etc.

Classificação Segundo a Natureza dos Documentos

Arquivo Especial

É aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos:

Iconográficos;

Cartográficos;

Audiovisuais;

Ou de suportes específicos e que, por essa razão, merece tratamento especial, não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc., tais como:

Documentos em CD;

Documentos em DVD;

Documentos em Microfilme

São os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas em suportes diferentes do papel e podem fazer parte de um Arquivo mais completo, tais como:

Discos;

Filmes e

Fitas.

Arquivo Especializado

É aquele que guarda documentos de determinado assunto gerados por atividades muito especializadas, e que muitas vezes, precisam ser organizados com técnicas e materiais específicos, independentemente da forma física que apresentam, tais como:

Arquivos Médicos;

Arquivos de Imprensa;

Arquivos de Engenharia e

Arquivos Literários.

Classificação Segundo os Estágios de Sua Evolução

A arquivologia adota a chamada Teoria das três idades ou Ciclo vital dos documentos para

classificar os estágios ou fases por que passam os documentos dentro da instituição.

Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as três idades dos arquivos:

Corrente, Intermediária e Permanente, e são assim descritas:

Arquivo de primeira idade ou Corrente

Constituído de documento em curso ou consultados freqüentemente, conservados nos

escritórios ou nas repartições que os receberam ou produziram ou em dependências próximas

de fácil acesso.

Por documentos em curso entenda-se que, nessa fase, os documentos tramitam bastante de

um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a

finalidade para qual foram criados.

Arquivo de segunda idade ou Intermediário

Constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos

que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou

retomar um problema novamente focalizado.

A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São por isso também chamados

de limbo ou purgatório, sendo esses termos adotados na Grã-Bretanha para designar essa

fase.

Arquivo de terceira idade ou Permanente

Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se

conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de

conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os

documentos são arquivados de forma definitiva.

Essas fases são complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e

para cada uma há uma maneira correspondente de conservar e tratar os documentos e,

conseqüentemente, uma organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas,

catálogos etc.) adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades mais adequadas ao

funcionamento da fase intermediária, que, por sua vez, adotará acondicionamento diferente da fase

permanente.

Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessário compreender alguns termos

técnicos da arquivologia, como a valoração, prazo de guarda e destinação final dos documentos.

DOCUMENTO

É a unidade constituída pela INFORMAÇÃO (elemento referencial ou dado) e seu SUPORTE (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma ATIVIDADE.

O documento pode ser:

a. Simples

Ofício;

Relatório,

Ficha de atendimento ou

b. Composto

Processo.

Documento Arquivístico

È a informação registrada independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. Tais elementos são:

Suporte

Base física do documento

Forma

Textual; Gráfico; Sonoro; Cor; Tamanho; tipo de letra; data; local; assinatura; destinatário; logomarca; selo; carimbo e outros.

AnotaçõesUrgente, arquive-se, ciente e outros;

Contexto Jurídico-administrativo

Relativos à instituição criadora do documento.Leis;Normas;Regimentos;Regulamentos;Estrutura organizacional etc.

Documentário

Regras de workflow;Código de classificação;Temporalidade;Assunto e outros.

No caso dos documentos eletrônicos, acrescentem-se outros elementos tais como:

Forma

Links;Nnome do originador (e-mail); Assinatura digital;Certificado da assinatura digital e outros.

Anotações

Data; Hora;Local da transmissão;Indicação de anexos e outros.

Contexto

Tecnológico

Hardware eSoftware.

Documento Eletrônico

É o documento em meio eletrônico, com um formato digital, processado por computador.

Documento Arquivístico Eletrônico

É o documento arquivístico processado por um computador.

Identificação de documento arquivístico eletrônico original

Primeiro documento completo e efetivo. Para um documento ser original, ele deve ser completo, isto é, sua forma deve ser aquela pretendida pelo seu autor e/ou pelo sistema jurídico; primitivo, isto é, deve ser o primeiro a ser produzido de forma completa; e efetivo, isto é, deve ser capaz de alcançar os efeitos para os quais foi produzido.

No ambiente eletrônico a qualidade de original é dada de acordo com a rota do documento dentro do sistema eletrônico de gestão arquivística. Quando um documento é transmitido eletronicamente, o original é aquele que é recebido. Isto porque a transmissão acrescenta metadados

que o tornam mais completo e capaz de gerar conseqüências. Neste caso, o documento armazenado pelo remetente é considerado uma cópia.

Correspondência Eletrônica (e-mail)

É um documento arquivístico desde que contenha informações produzidas ou recebidas no decorrer das atividades da instituição, ou seja, informações que se constituem em fontes de prova dessas atividades.

Páginas de um “website”São documentos arquivísticos na medida em que tais páginas se constituem em documentos

produzidos e recebidos no decorrer das atividades da instituição que as criou e, portanto, servem como fonte de prova dessas atividades.

Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos

É um conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação e destinação (eliminação ou guarda permanente) de documentos arquivísticos correntes e intermediários da organização.

Sistema Eletrônico de Gestão de Documentos Arquivísticos

É um conjunto de procedimentos e operações técnicas característicos do sistema de gestão de documentos arquivísticos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes eletrônicos digitais ou em ambientes híbridos, isto é, documentos eletrônicos e convencionais ao mesmo tempo.

Natureza dos Documentos

Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo.

Formato

É a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado.

Exemplo:Formulários;Fichas;Livro;Caderno;Planta;Folha;Cartaz;Microficha;Rolo;Tira de microfilme;Mapa.

Espécie

É a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.

Exemplos:Ata;Relatório;

Carta;Ofício;Proposta;Diploma;Atestado;Requerimento;Organograma etc.

Gênero

Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.

Exemplos:Audiovisual (filmes);Fonográfico (discos, fitas);Iconográfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas);

Textual (documentos escritos de uma forma geral);Tridimensionais (esculturas, objetos, roupas);Magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom).

Tipos de Documentos

São as configurações que assumem um documento de acordo com as atividades que os gerou.

Quanto ao Gênero

Os documentos são classificados segundo a forma em que a informação foi registrada.

Podemos destacar:

Documentos Textuais

Documentos cuja informação esteja em forma escrita ou textual.

Exemplo:

Contratos;

Atas;

Relatórios;

Certidões.

Documentos Iconográficos

Documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática.

Exemplo:

Fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos

fotográficos);

Negativos;

Diapositivos (slides);

Desenhos e

Gravuras.

Documentos Audiovisuais

Documentos cuja informação esteja em forma de som (documentos sonoros) e/ou

imagem em movimento (documentos filmográficos, cuja informação está representada por um filme).

Exemplo:

Filmes;

Registro sonoro em fita cassete.

Documentos Informáticos ou Digitais

Documentos que necessitam do computador para que sejam lidos.

Exemplo:

Arquivo em MP3;

Arquivo do Word.

Documentos Cartográficos

Documentos que representem, de forma reduzida, uma área maior.

Exemplo:

Mapas e

Plantas.

Documentos Micrográficos

Documentos em microformas.

Exemplo:

Microfilmes e

Microfichas.

É importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dos tipos acima não

exclui a possibilidade de que também esteja inserido em outro. Alguns documentos possuem

características que lhe permitem figurar em dois ou mais tipos de documentos. Uma fotografia gravada

em CD-ROM, por exemplo, é, simultaneamente, um documento digital, um documento fotográfico

e, ainda, um documento iconográfico.

Valoração dos Documentos

Basicamente, o documento é guardado pela instituição enquanto possuir valor para ela, e esse

valor, quando existir, se apresentará em uma das seguintes formas: Administrativa ou Histórica.

Valor Administrativo

Também chamado de primário, refere-se ao valor que o documento apresenta para o

funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com

um objetivo administrativo). É um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento

de sua existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam

esperar dele para o funcionamento da instituição.

Esse valor também é chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas

características.

Valor Histórico

Também chamado de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins

diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passam a ser considerados

fontes de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após

perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este

se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá.

Enquanto o documento tiver valor administrativo (primário), ele será arquivado, em uma instituição que aplique a Teoria das 3 idades, nas fase corrente ou intermediária.

Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, desde que não adquira valor histórico (secundário), ou ser recolhido à fase permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histórico é definitivo, podemos concluir que o documento histórico, também chamado de documento Permanente ou de 3ª Idade, jamais será eliminado ou destruído.

PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOSÉ o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediários.

O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores:

Freqüência de uso das informações contidas nos documentos;

Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais);

Existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos);

Necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos prescricionais).

O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o período definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda na fase intermediária . O termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase será, portanto, a soma das duas fases em questão.

Destinação Final dos Documentos

Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua destinação final, que ocorrerá no momento em que tenha perdido seu valor administrativo.

A destinação final do documento poderá ser a eliminação ou guarda permanente.

Eliminação

Quando o documento não tiver valor histórico.

Guarda Permanente

Quando o documento tiver valor histórico.

Tabela de temporalidade

É o instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos e que determina seu prazo de guarda nas fases corrente e intermediária (período em que será guardado nessas fases), bem como sua destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).

A tabela de temporalidade será elaborada por uma comissão chamada de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de Documentos, e será aprovada por autoridade do órgão para que possa ser aplicada na instituição.

Cada instituição criará a sua tabela, que deverá contemplar o conjunto de documentos nela existentes. Uma vez concluída e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alterações ou inclusões deverão ser submetidas à Comissão que a criou, a fim de serem novamente avaliadas.

Na tabela, cada documento terá seu próprio prazo para as fases corrente e intermediária, bem como a destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, não há prazo de guarda padrão nem máximo para os documentos nas fases corrente e intermediária; cada documento terá seu próprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comissão de Análise quando da elaboração da tabela.

Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados hipotéticos:

Cód.Assunto do

DoccumentoCorrente Intermediário

Destinação Final

031.1 Requisição de Material 2 anos - Eliminação

023.2 Termo de Posse 5 anos 95 anos Eliminação

045.4 Normas e Regulamentos 5 anos 10 anos Permanente

010.1 Regimento Interno Enquanto vigorar - Permanente

Os prazos acima variarão de acordo com o documento, podendo haver documentos com maior ou menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como documentos destinados à eliminação e à guarda permanente. Em geral, documentos que demonstram a origem da instituição, bem como a forma como esta funciona (normas, regulamentos e outros) têm caráter histórico e serão preservados na fase permanente.

Teoria das Três Idades ou Ciclo Vital dos Documentos

A partir dos dados acima, podemos verificar as quatro situações por que o documento pode passar ao ser inserido na chamada Teoria das Três idades ou Ciclo Vital dos Documentos, que seriam as seguintes:

1ª situação (exemplo do documento classificado no código 031.1)

Fase Corrente Fase Intermediária Fase PermanenteEliminação Eliminação

Nesse caso, o documento é criado na fase corrente, onde permanecerá durante determinado período (no exemplo acima, o prazo de guarda na fase corrente da Requisição de Material é de 2 anos) e será eliminado sem passar pelas fases seguintes.

Assim, podemos afirmar que determinados documentos podem ser eliminados na fase corrente, desde que a tabela de temporalidade assim o defina. Conclui-se que o arquivamento nas três

fases não é condição obrigatória para todos os documentos. Na verdade, a única fase pela qual todo documento, obrigatoriamente, deve passar, é a fase corrente, pois é nela que ele será criado.

2ª situação (exemplo do documento classificado no código 023.2)

Fase Corrente Transferência Fase Intermediária Fase

PermanenteEliminação

Nesse caso, o documento é criado na fase corrente, onde cumprirá seu prazo de guarda na fase corrente (no exemplo este prazo é de 5 anos) e, posteriormente, será transferido para a fase intermediária, onde cumprirá o prazo de guarda na fase intermediária (que no exemplo será de 95 anos).

A passagem do documento da fase corrente para a fase intermediária é chamada de Transferência. No exemplo, passados os 95 anos na fase intermediária, o documento poderá ser eliminado sem chegar à fase permanente. Verificamos, assim, que o documento poderá ser eliminado tanto na fase corrente quanto na fase intermediária. O prazo da fase intermediária variará de documento para documento, de acordo com o definido na Tabela de Temporalidade.

3ª situação (exemplo do documento classificado no código 045.4)

Fase CorrenteTransferência Fase

Intermediária

Recolhimento Fase Permanente

Nesse caso, o documento é criado na fase corrente, onde permanecerá por algum tempo (no exemplo o prazo de guarda na fase corrente é de 5 anos), sendo transferido para a fase intermediária onde cumprirá novo prazo (no exemplo o prazo de guarda na fase intermediária é de 10 anos), antes de ser recolhido para a fase permanente, o que demonstra que, para a instituição em questão, tal documento tem valor histórico e jamais será eliminado. Observa-se que a passagem do documento para a fase permanente é chamada de recolhimento e, por conseguinte, apenas os documentos históricos são recolhidos.

4ª situação (exemplo do documento classificado no código 010.1)

Fase CorrenteFase

IntermediáriaFase

Permanente

Recolhimento

Nesse caso, o documento será criado na fase corrente, onde permanecerá por determinado período (no exemplo, enquanto vigorar), e depois será recolhido ao arquivo permanente, sem passar pela fase intermediária. Observa-se que determinados documentos podem ser recolhidos (podem passar para o arquivo permanente) sem serem transferidos (passarem pelo arquivo intermediário).

A figura a seguir demonstra o funcionamento do ciclo vital dos documentos.

Arquivo Permanente

Transferência Recolhimento

Arquivos

Setoriais Recolhimento

Eliminação na

Eliminação na fase intermediária

fase corrente

Destaque para as seguintes informações:

a) Todo documento será criado na fase corrente;b) A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais, localizados nos próprios setores que

produzem os documentos, e pelo arquivo central, também chamado de arquivo geral, que estará localizado próximo aos setores;

c) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, ser eliminados, transferidos para a fase intermediária ou recolhidos para a fase permanente;

d) Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, ser eliminados ou recolhidos (para a fase permanente);

e) Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, na qual jamais serão eliminados;

f) A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e nunca na terceira (permanente).

Tipos de Arquivos Correntes

Os arquivos setoriais são aqueles localizados nos próprios setores que produzem ou recebem os documentos, guardando documentos muito utilizados por eles, ou seja, são, essencialmente, arquivos correntes.

Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituição, funcionando como extensão daqueles.

Arquivo Central

Arquivo Intermediário

Arquivo Corrente

Seleção de Documentos

É realizada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários por técnicos previamente orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatórios de avaliação.

A seleção é a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação:

Eliminação

Trata-se da destruição dos documentos cuja operacionalização dependerá de seu volume, podendo ser feita manualmente ou através de trituradoras.

TransferênciaEnvio dos documentos para o arquivo intermediário, acompanhados de listagem, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final.

RecolhimentoEnvio dos documentos para o arquivo permanente. Nessa fase, o arquivo deve elaborar instrumentos de recuperação da informação com vistas à sua guarda permanente e acesso ao público.

Atualização dos Arquivos

Os documentos de arquivo se apresentam em diversos tipos de suporte (papel, disquete etc.). Ocorre que, eventualmente, há a necessidade de se alterar o suporte de determinados documentos, de forma a garantir o acesso e a preservação dos mesmos. As principais técnicas de atualização de arquivo (mudança de suporte) são a microfilmagem e a digitalização.

Microfilmagem

É uma técnica que permite criar uma cópia do documento em formato micrográfico (microfilme ou microficha).

A adoção da microfilmagem exige da instituição equipamentos que permitem ler tais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitora de microfichas, que, em alguns casos, permitem a geração de uma cópia em papel do documento microfilmado.

A primeira e mais importante razão para justificar o uso do microfilme é a economia do espaço. O microfilme é uma imagem reduzida de uma forma maior; é, portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer.

Essa redução de espaço é garantida pelo valor legal do microfilme, que significa que ele possui o mesmo valor do documento original em papel e poderá substituí-los nos casos em que não tiver valor histórico.

Para organizar o arquivo de microfilmes, há arquivos próprios. É dispensável dizer que o arquivo será acompanhado de um índice. Por fora das gavetas, são marcados os códigos dos rolos que elas abrigam, tornando muito fácil a consulta. Naturalmente, deverá haver junto ao arquivo, um aparelho para a leitura dos microfilmes.

Podemos enunciar os seguintes benefícios para o uso da microfilmagem:

a) Validade Legal – a microfilmagem é um processo reprográfico autorizado pela Lei nº 5.433, de 8/5/1968, e pelo Decreto nº 1.799, de 30/1/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original;

b) Redução sensível de espaço;c) Acesso fácil e rápido - conseqüência das pequenas dimensões das microformas, da eficiência

de sua catalogação e indexação, comparativamente aos arquivos convencionais em papel;d) Segurança - por se tratar de um material fotográfico; além de permitir reproduções com rapidez e

baixo custo, o arquivo microfilmado, em razão do pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas-forte (arquivo de segurança), protegido de sinistros;

e) Garantia da confidencialidade das informações - visto que a olho nu é impossível visualizar qualquer informação;

f) Durabilidade – respeitando-se determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os arquivos microfilmados podem ser conservados indefinidamente.

Digitalização

A digitalização consiste na utilização de equipamentos para captura de imagens (scanners), que permitem criar uma imagem do documento em meio digital. Essa técnica permite à instituição novas possibilidades de acesso às informações, pois os documentos poderão ser disponibilizados na Intranet, ou mesmo na Internet, e ser acessados simultaneamente por diversos usuários, sem a necessidade de se buscar o documento original no local em que está arquivado.

No entanto, por não possuir validade legal, como a microfilmagem, os documentos digitalizados não podem ser usados em situações que exijam autenticidade (documento original), limitando-se a servir de fonte de consulta para os usuários da instituição.

É importante destacar a diferença entre documentos digitalizados e os chamados documentos digitais. Enquanto os primeiros são cópias criadas a partir de documentos em papel, e por isso não apresentam autenticidade, os últimos são documentos que já nascem em formato eletrônico (não forma digitalizados a partir do papel e, portanto, seu original é em meio digital), sendo assinados eletronicamente quando de sua criação. Com isso, possuem autenticidade em suporte eletrônico (no próprio computador, disquete, CD etc.), incluindo suas cópias geradas também em meio digital.

O Gerenciamento da Informação - Gestão de Documentos

A Lei nº 8.159/91, em seu §3º, define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Assim, podemos entender que qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existente na instituição, de forma a assegurar a eficiência das atividades administrativas, estará inserida na gestão de documentos.

A gestão de documentos é atingida através do planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.

A gestão de documentos tem os seguintes objetivos:

Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos;

Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos;

Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica;

Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação;

Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que merecem guarda permanente por seus valores histórico e científico.

Fases da Gestão de Documentos

As três fases básicas da gestão de documentos são:Produção;Utilização eDestinação.

1ª Fase (Produção)Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou

setor. Nessa fase, deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. Recomenda-se, nessa fase, evitar a reprodução desnecessária de documentos , pois o acúmulo desordenado de papéis implicará em maior dificuldade do controle das informações no arquivo.

2ª Fase (Utilização)

Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.

Essa fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação.

O arquivamento também será controlado nessa etapa. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.

3ª Fase (Avaliação e Destinação)

Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.

Diagnósticos

É a análise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituição, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoção de medidas que visem aumentar a eficiência do mesmo.

O diagnóstico proporciona informações como:

1. instalações físicas (infiltrações, goteiras, poeira, luz solar, etc.);2. condições ambientais (temperatura, umidade, luminosidade);3. condições de armazenamento;4. estado de conservação do documento;5. espaço físico ocupado;6. volume documental;7. controle de empréstimos (freqüência de consultas);8. recursos humanos (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional);

9. acesso à informação;10. gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos, iconográficos,

micrográficos e informáticos);11. arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados);12. tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados, etc.).

De posse dos dados acima citados, o arquivista está habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo e fazer seu diagnóstico para propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.

GESTÃO DE ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS

Gestão de Documentos CorrentesO estabelecimento de normas para o tratamento de documentos em fase corrente permite

aproveitar ao máximo a informação disponível e necessária à tomada de decisões, bem como os recursos humanos e materiais existentes. Essas normas visam aumentar a eficácia administrativa, facilitar a recuperação mais rápida dos documentos e/ou informações nele contidas e racionalizar sua guarda e conservação.

O documento corrente é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituição, e, por conseqüência, os procedimentos realizados para a sua classificação, registro, autuação e controle da tramitação, expedição, e arquivamento têm por objetivo facilitar o acesso às informações nele contidas.

Esse conjunto de operações técnicas caracteriza os serviços de gestão dos documentos correntes.

Nas administrações pública e privada, as unidades responsáveis por tais serviços são intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicações administrativas, serviço de comunicações, etc.Gestão de Documentos Intermediários

Encerrado o período de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, desde que assim definidos na Tabela de Temporalidade da instituição, mas uma parte relativamente importante desses deverá ser conservada por um período mais longo em função de razões legais ou administrativas.

Nesse caso, não se justifica a sua guarda junto aos organismos que os produziram, pois esses documentos ocupariam um espaço em locais onde o metro quadrado é extremamente caro.

Os depósitos de armazenagem temporária constituem uma alternativa cujo objetivo principal é minimizar o custo público da guarda de documentos intermediários, racionalizando espaço físico, equipamentos e recuperação da informação.

Responsáveis pela guarda física dos documentos de uso pouco freqüente, os arquivos intermediários:

atendem às consultas feitas pelos órgãos depositantes; coordenam as transferências de novos documentos aos seus depósitos; procedem à aplicação de tabelas de temporalidade através de seleção de documentos

para eliminação ou recolhimento; e coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade.

Os documentos só devem ser aceitos para guarda intermediária quando forem conhecidos o seu conteúdo, o prazo de guarda e a data de eliminação ou recolhimento.

A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermediário conserva seus direitos sobre os mesmos, podendo consultá-los ou tomá-los por empréstimo.

O atendimento às consultas deve ser rápido e preciso.

A consulta por parte de terceiros só é permitida com a autorização da unidade administrativa que transferiu os documentos.

Geralmente, os depósitos de arquivamento intermediário estão localizados fora dos centros urbanos (terrenos mais baratos), mas em locais de acesso fácil e rápido.

A construção e os equipamentos são simples, mas devem permitir a conservação adequada do acervo documental contra elementos que possam danificá-los, como incêndios, inundações, poluição atmosférica, excesso de umidade e de luz solar.

A gestão de documentos na administração pública é regida pela Lei nº 8.159/91,

ROTEIRO PARA SE ORGANIZAR ARQUIVOS(CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS)

Estrutura Básica Necessária

Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funções, o Arquivo necessita de uma estrutura básica que pode ser composto dos seguintes elementos:

1 . Recursos Humanos

A responsabilidade da execução das operações de arquivo deve ser confiada a pessoal competente e responsável para executar as operações de:

Seleção de documentos; Registro de documentos; Estabelecimento de método adequado de classificação de documentos; Codificação de documentos; Ordenação de documentos; Arquivamento de documentos de acordo com o método adotado; Conservação de documentos, mantendo o arquivo organizado e atualizado; Localização de documentos; Controle da saída de documentos do arquivo; Transferência e descarte de documentos; Orientação e treinamento de usuários para desenvolver estas atividades.

O técnico em arquivos deve possuir alguns requisitos indispensáveis, dentre os quais destacamos:

Ter conhecimento de todas as atividades e interesses da Instituição e da sua Área de atuação; Conhecer as principais regras para classificar documentos; Conhecer abreviaturas importantes; Possuir habilidade para ler e destacar as funções (ações) principais dos documentos; Ser leal e discreto; Ser metódico; Possuir boa memória.

Instalações

A instalação dos arquivos requer análise dos seguintes aspectos:

Localização

Acessível (se for volumoso é preferível que seja no andar térreo devido ao peso) e que tenha capacidade de expandir-se.

Iluminação

Ampla, mas, difusa, isto é sem que tenha incidência direta do sol.

Arejamento

Ventilação natural, constante e regulável.

Higienização

Limpo, bem cuidado. Com dedetização periódica.

Disposição - (lay out)

Espaço livre para locomoção; fácil consulta e conservação do acervo.

Segurança

Contra incêndio, roubo, infiltrações etc.

3. Recursos Materiais

Mobiliário

Ideal para os formatos e gêneros dos documentos produzidos, que economize espaço, que permita arrumação racional dos documentos e que apresente capacidade de expansão, seguro e resistente.

Acessórios

Pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e específicas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato / gênero dos documentos. Observar também as etiquetas e projeções para que sejam ideais.

Para os Arquivos Intermediários que são instalados em depósitos centralizados, o ideal é o uso de caixas para o armazenamento de documentos.

EQUIPAMENTOS E ACESSÓRIOS

Pastas Convencionais

Pastas Registradoras - "A" a "Z"

São confeccionadas em papel forte, de grande durabilidade, possui um lombo largo com dois

orifícios próximos às extremidades, providas internamente de um gancho de metal ou plástico, que se

mantém fechado por força de mola de pressão.

Pastas Sanfonadas

Também chamadas de "Follow-Up", confeccionadas em papel cartão mais flexível e revestida

com percalina. Possui uma tampa e um amarrilho ao meio e divisões em ordem alfabética e/ou

numérica de 01 a 31.

Pastas Suspensas

Confeccionadas em papel cartão possuem, em ambas as partes, uma barra que poderá ser

metálica ou de plástico, com dois encaixes nas extremidades e que ficam apoiadas no suporte do

fichário ou arquivo permitindo o seu deslizamento.

Guia

Retângulo de cartão que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários,

reunindo em grupos as respectivas pastas ou fichas.

Guia-Fora

Folha de papel cartão ou cartolina, colocada no lugar de um documento retirado.

Projeção

Saliência na parte superior da guia ou pasta que recebe as notações determinadas pelo método

escolhido.

Tiras de Inserção

Tiras de papel gomado ou de cartolina, picotadas, onde são escritas as notações e inseridas nas

projeções das partes ou das guias.

Notação

Inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica. A notação pode

ser aberta ou fechada. Simples ou Composta. Aberta quando indica somente o início da seção e

Fechada quando indica o início e o fim.

Referência Cruzada Ou Remissiva

Indicação de um documento em dois ou mais lugares.

Para a escolha do móvel, deve-se levar em consideração:

Aparência;

Resistência;

Capacidade de expansão;

Conveniência do serviço;

Economia do espaço.

Possibilitando funcionalidade e racionalidade.

Protocolo

Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a sua imediata localização e recuperação, garantindo, assim, o acesso à informação.

A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nessa idade que os documentos tramitam bastante.

O protocolo realiza as seguintes atividades:

a) Recebimento;b) Registro e Autuação;c) Classificação;d) Expedição/Distribuição;e) Controle/Movimentação

Recebimento

Os documentos a serem tramitados pela instituição devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade. É a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados à instituição por outras empresas.

Registro e Autuação

É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo a ele um número de acompanhamento (autuação ou protocolização).

Classificação

Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetua análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes na Tabela de Temporalidade da instituição.

Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo protocolo, para que seja realizada sua classificação, desde que não sejam particulares (documentos não endereçados á instituição, e sim a um funcionário em particular) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados).

Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de serem classificados, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir esses documentos.

Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.

É a seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um Arquivo.

De acordo com o modo de guardar os documentos podemos classificar os arquivos em:

Horizontais e Verticais.

Arquivos Horizontais

Guardam os documentos horizontalmente, dispostos uns sobre os outros, sendo que a margem

inferior recebe a notação.

Arquivos Verticais

Podem ser: frontal e lateral.

No frontal os documentos são dispostos uns atrás dos outros, com a frente voltada para o

arquivista, ou seja, a projeção.

No lateral, os documentos são dispostos uns ao lado dos outros, com a parte lateral voltada

para o arquivista.

Expedição / Distribuição

É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição.

Controle da Tramitação / Movimentação

É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez, quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes.

Avaliação de Documentos

É o processo em que são estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a destinação final dos documentos da instituição (eliminação ou guarda permanente). Na prática, é o ato de se criar a Tabela de Temporalidade, realizado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

A complexidade e abrangência de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliação de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critérios de valor, a participação de pessoas ligadas a diversas áreas profissionais.

Como justificativa para essa exigência, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade das informações contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes técnicas integradas por profissionais que conheçam a estrutura e o funcionamento da instituição:

a) arquivista ou responsável pela guarda dos documentos;b) autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do órgão a que esteja

subordinado o setor responsável pela guarda dos documentos;c) profissionais da área jurídica;d) profissionais da área financeira;e) profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de

avaliação (historiador, economista, engenheiro, sociólogo, médico, estatístico, etc.).

Com base na teoria das três idades, a aplicação dos critérios de avaliação efetiva-se na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou probatório. Deve-se evitar a transferência para arquivo intermediário de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliação e seleção nessa fase de arquivamento é extremamente oneroso do ponto de vista técnico e gerencial.

Vantagens da avaliação para a instituição

a) possibilita a eliminação de documentos destituídos de valor primário e secundário, trazendo para a instituição ganho considerável de espaço físico;

b) diminui os gastos com recursos humanos e material, uma vez que não haverá necessidade de se conservar tantos documentos inúteis;

c) facilita a recuperação das informações contidas no arquivo, uma vez que o volume de documentos guardados será menor, facilitando a busca.

DOCUMENTOS SIGILOSOS E OSTENSIVOS

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.

A classificação de ostensivo ou ordinário é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração.

Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

Graus de Sigilo

Segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, são quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo:

a) ultra-secreto;b) secreto;c) confidencial; ed) reservado.

A classificação de ultra-secreto é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

São assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da política governamental de alto nível e segredos de Estado.

Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou características possam ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a tomar conhecimento, funcionalmente.

São assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como:

planos ou detalhes de operações militares; planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e

militares de países estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos importantes que não tenham recebido classificação inferior.

A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada possa ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.

São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e outros, cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como:

informações sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes; rádio-frequência de importância especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas importantes

para a segurança nacional.

Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público em geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.

Como Organizar um Arquivo

É interessante que a Unidade ou Área de trabalho tenha um plano de classificação para guardar os documentos dentro dos dossiês ou pastas certas.

Plano de Classificação

Todas as Unidades possuem planos de classificação de documentos. Cada Área identifica as suas Pastas, Caixas, etc. do modo como conhecem. Mas, é interessante entender como é a sistemática para se montar um Plano que facilite o trabalho de arquivamento, acesso e destinação dos documentos.

Modelo denominado Estrutural / Funcional que se baseia nas estruturas e funções de uma instituição e pode ser utilizado por qualquer unidade da instituição.

Critérios e Cuidados no Arquivamento de Documentos

Recomenda-se aos que trabalham com arquivos observar os seguintes passos ao arquivarem

documentos que contribuirão decisivamente para que as informações solicitadas posteriormente sejam

localizadas e entregues com eficiência:

01) Verificação Inicial:

Consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode chegar à

seção de Arquivo por diversos motivos: a) para arquivamento;

b) para solicitar uma informação;

c) para verificar a existência de antecedentes, ser anexado a outro, etc.

d) em obediência a uma rotina.

É importante que a pessoa que arquiva os documentos, regularmente, ao fazer essa inspeção,

verifique se os documentos possuem autorização para serem arquivados (Ok, arquive-se).

Aqueles que não apresentarem a autorização não poderão ser arquivados, devendo retornar ao

setor de origem.

Nessa inspeção também será verificado se os documentos possuem anexos e se esses estão

no documento.

02) leitura:

Cada documento deve ser lido cuidadosamente a fim de verificar o seu conteúdo e sob que

notação deverá ser arquivado.

03) seleção:

Selecionar o material que será realmente arquivado daquele que poderá ser descartado.

A manutenção de um arquivo é dispendiosa e ocupa muito espaço. Portanto esse trabalho de

seleção requer conhecimento, critério e cuidado para não deixar de arquivar o que é necessário, nem

entulhar o arquivo de papéis desnecessários.

O selecionador deve conhecer as exigências que determinam a conservação de documentos,

tanto por lei como por necessidade de serviço.

04) Registros:

Registrar diariamente, em um livro, os documentos que dão entrada no arquivo, possibilitando,

assim estabelecer uma estatística diária de arquivamentos efetuados.

Marcar data e hora de entrada de documento no arquivo a fim de anular todas as possíveis

controvérsias sobre a chegada do mesmo no arquivo.

05) classificação:

Determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método adotado pela

organização. Deve-se então sublinhar em cada documento a palavra (ou palavras) que determinou a

sua classificação e preparar, quando o método assim o exigir, os índices necessários à recuperação do

documento.

06) Codificação:

É a colocação no alto do documento, à direita, de símbolos (letras ou números) de acordo com a

classificação e o método de arquivamento adotados.

Existem documentos que tratam de dois assuntos ao mesmo tempo, ou se referem a mais de

uma pessoa. Nesse caso codifica-se o documento de acordo com o nome principal (se for arquivo de

nome), ou com o assunto que mais interessar a organização (se for arquivo de assunto) e faz-se uma

ficha de referência para o segundo nome ou assunto.

Essas fichas serão guardadas na pasta a que se refere a sua codificação. Outra solução será

tirar cópias dos documentos.

07) ordenação:

É a separação e agrupamento de um conjunto de documentos, de acordo com a codificação

dada. A ordenação tem por objetivos:

a) acelerar o arquivamento;

b) diminuir o número de erros de arquivamento.

Os documentos deverão estar em perfeita ordem antes de serem arquivados. Desta forma,

aqueles referentes a uma mesma pessoa ou um mesmo assunto estarão todos juntos.

a) o arquivamento é feito de uma só vez;

b) cada pasta será aberta apenas uma vez;

c) o movimento é feito em uma só direção;

d) o trabalho é racionalizado;

e) os erros de arquivamento são reduzidos.

08) arquivamento:

Guardar os documentos nas respectivas pastas e estas, por sua vez, no arquivo, de acordo com

o método de classificação.

09) Retirada e Controle:

Essa operação ocorre quando se retira um documento ou uma pasta para empréstimo aos

usuários, bem como para prestar informações. Nessa fase, é de grande importância a aplicação de

controles específicos de empréstimo, assegurando, a perfeita movimentação dos documentos do

arquivo.

10) Verificação Final:

Periodicamente, deve ser feita uma verificação total nos arquivos para correção de possíveis

falhas de arquivamento ou rearquivamento.

Para que os arquivos se mantenham sempre em ordem e com bom desempenho é necessário

que sigam as seguintes normas:

a) Colocar os papéis nas pastas, apoiando na margem esquerda, com o timbre do papel voltado

para frente e para a esquerda.

b) Os documentos rasgados ou dilacerados devem ser consertados com fita adesiva transparente

própria antes de arquivados.

c) Não deixar acumular documentos. Arquivá-los diariamente.

d) Não deixe documentos espalhados sobre os arquivos ou engavetados.

e) Fechar as gavetas imediatamente após o uso.

f) Utilizar os lados das guias para dar busca nas pastas e nunca pelas projeções.

g) Não abarrotar as gavetas ou pastas evitando assim inúmeros erros, perda de tempo,

dilaceramento de documentos, além de obter mais flexibilidade.

h) Ao se tornar responsável por um arquivo já organizado, NÃO FAÇA MODIFICAÇÕES

IMEDIATAS, estude-o primeiro.

i) Redija uma nota explicando o funcionamento e organização de seu arquivo, estabelecendo regras

e normas para sua utilização, distribuindo-as entre as pessoas que o utilizam.

j) Manter os arquivos absolutamente limpos (dentro e fora), não permitindo a presença de nenhum

outro elemento além da documentação.

Conservaçao e Proteção de Documentos

Além da guarda do documento, o arquivo deverá se preocupar também com a preservação dos documentos da instituição.

A preservação envolverá as atividades de conservação, armazenamento e restauração de documentos.

O principal objetivo da conservação é o de estender a via útil dos documentos, procurando mantê-los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados.

A restauração tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do documento.

Agentes Exteriores que Danificam os Documentos

Físicos:

a) luminosidade – a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos, por isso deve-se evitar a exposição dos documentos à luz natural (luz solar) e ainda à reprodução, pois tais fatores causam o envelhecimento do papel;

b) temperatura – temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradação do papel, que encontra na casa aproximada dos 22° sua temperatura ideal;

c) umidade – o excesso de umidade, bem como o clima muito seco, também contribui para a aceleração do processo de envelhecimento do documento.

Esses dois últimos fatores (temperatura e umidade) são extremamente comuns à nossa realidade de país de clima tropical. A umidade é o conteúdo de vapor d’água presente no ar atmosférico, resultante da combinação dos fenômenos de evaporação e condensação d’água, que estão diretamente relacionados à temperatura do ambiente.

Todo o papel possui uma característica comum: o seu caráter higroscópio, ou seja, toda a fibra de papel absorve água e perde água de acordo com a taxa de umidade existente no local em que está sendo mantido. Essa oscilação de umidade faz com que as fibras se dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao perder umidade. Esse movimento brusco de contração e dilatação ocasiona rupturas na estrutura do papel, causando o seu enfraquecimento.

A taxa adequada para a manutenção de um acervo é a seguinte: temperatura de 22°C a 25°C e umidade relativa de 55%. A medição de temperatura se faz com o uso de termômetros, e a umidade com higrômetros, podendo-se utilizar também o termoigrômetro (junção dos dois equipamentos).

Químicos:

a) poluição atmosférica – a poluição atmosférica é uma das principais causas da degradação química, representada normalmente pela poeira e fumaça;

b) tintas – a própria tinta utilizada para se escrever nos documentos contribui para sua deterioração;

c) gordura e oleosidade – o próprio manuseio dos documentos acaba por danificá-los, pois as mãos deixam oleosidade neles. Alguns documentos, como fotografias e negativos, são ainda mais sensíveis que o papel comum, sendo recomendada a utilização de luvas de algodão ao manuseá-los;

d) objetos metálicos – deve-se evitar o uso de objetos metálicos, como grampos, clipes e colchetes, pois eles tendem a enferrujar e, conseqüentemente, acabarão por danificar os documentos . A opção, sempre que possível, deverá recair sobre objetos de plástico, que não causam tal problema.

Biológicos:

a) insetos – vários são os insetos que atacam os documentos, causando a deterioração destes. Dentre eles, podemos destacar as baratas, traças e brocas;

b) microorganismos – fungos;c) roedores – ratos;d) homem – danifica os documentos, por utilizá-lo constantemente e nem sempre observar a

melhor forma de conservá-los.

A melhor estratégia preventiva para evitar a presença de insetos e roedores:

a) manter o local de guarda do acervo longe de fontes de alimentos;b) evitar comer e manter alimentos no local de guarda do acervo;

c) evitar que a cantina ou refeitório fiquem em sala ao lado de guarda do acervo;d) retirar o lixo do dia após o final do expediente, evitando o pernoite do lixo;e) substituir os vidros quebrados das janelas;f) arejar os armários onde os livros estejam guardados, abrindo suas portas por algumas horas.

Cuidados Gerais na Conservação dos Documentos

Documento em papel:

a) as estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem);b) manter as mãos limpas ao manusear os documentos;c) evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos;d) não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de

um fragmento de um volume em degradação. Esses materiais possuem alta acidez e provocam manchas irreversíveis onde aplicado;

e) não escrever nos documentos;f) não dobrar as páginas;g) não apoiar os cotovelos ou braços ao ler ou consultar;h) não umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro líquido;i) para a remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o aspirador

com a escova circular especial para livros, adaptada com tecido de filó ou gaze, para maior proteção do documento;

j) para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão;k) durante a limpeza, removem-se grampos metálicos etiquetas, fitas adesivas, papéis e

cartões ácidos;l) quando houver necessidade de observações nos documentos, utilizar lápis, que não agridem

tanto o papel quanto as canetas e ainda permitem eventuais correções, se necessário.

Fotografias:

a) devem receber proteção individual de boa qualidade;b) devem ser manuseadas com luvas de algodão e arquivadas em mobiliário de aço;c) não se deve forçar a separação de uma fotografia de outra;d) escrever o necessário somente no verso, com lápis macio.

Diapositivos:

a) utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexíveis de polietileno ou polipropileno);

b) utilizar mobiliário metálico; produzir duplicatas para projeções frequentes.

Microfilmes:

a) devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armários à prova de fogo e colocados em latas vedadas à umidade;

b) b) devem ser feitas duplicatas;c) a sujeira deve ser removida com um pano limpo que não solte fiapos, umedecido com

produto apropriado para limpeza (tipo Kodak Film Cleaner).

Disquetes, CD-ROM e DVD

a) usar disquetes de boa qualidade;b) manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador;c) usar programas antivírus;d) proteger o CD e o DVD contra arranhões e poeira.

Caixas de Arquivo:

a) utilizar caixas de papelão em vez das de plástico, pois estas últimas tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas, observando que elas deverão ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos, utilizando, quando necessário, calços, evitando que tais documentos se dobrem dentro delas;

b) na identificação das caixas, deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas eletronicamente ou, na impossibilidade dessa impressão, usar canetas hidrográficas ou esferográficas.

Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente para revisá-lo e manter a limpeza, pois esta é um dos fatores prioritários de preservação e deve ser realizada em todas as fases do arquivamento.

Limpeza do assoalho

a) para se evitar a umidade, é recomendável que não haja a entrada de água no arquivo, devendo-se optar, para a limpeza dele, panos úmidos e aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do piso com água;

b) a remoção da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu deslocamento para a superfície das estantes e para os documentos. Idealmente deve ser realizada com o auxílio de aspirador de pó, pois assim evita-se que a poeira fique em suspensão. Não se deve utilizar vassoura ou espanadores como na higienização doméstica, porque esse procedimento faz que a poeira se desloque de um local para outro. Procurar utilizar, na impossibilidade de haver aspirador de pó, vassoura revestida de pano levemente umedecido. É necessário que a poeira grude no pano, evitando o seu deslocamento para outra área do acervo;

c) em todo esse processo, é fundamental que o pano de chão nunca esteja molhado. Para saber se está no ponto correto de utilização, deve-se torcer o pano até não pingar nenhum excesso líquido. Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser lavado ou substituído por outro. A utilização do pano sujo causará apenas o deslocamento de sujidade de uma área para outra.

5.5 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando sua localização futura.

A natureza dos documentos e a estrutura da entidade são as determinantes do método

de arquivamento. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes sistemas:

Direto e Indireto

Sistema Direto

É aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado.

Sistema Indireto

É aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um índice ou um código. É o caso da utilização de fichários.

Podemos identificar, como os métodos mais comumente utilizados para se organizar arquivos ou fichários, os seguintes métodos:

a) método alfabético simples (organiza a partir de nomes);

b) método numérico, que se divide em:

a. numérico simples (organiza por um número relativo ao documento), cronológico

(organiza por data) ou dígito-terminal;

c) método geográfico (pelo local de produção);

d) ordem ideográfica (pelo assunto do documento).

Método Alfabético

É um método direto, onde as fichas ou pastas são dispostas em ordem alfabética

rigorosa, separadas por guias. As notações nestas guias podem ser abertas ou fechadas.É o método que utiliza um nome existente no documento para organizá-lo de forma alfabética.

Em geral, o método alfabético é mais simples e barato, se comparado aos demais, além de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos for grande.

É aberta uma pasta para cada correspondência efetiva e, dentro desta, os documentos

são organizados em ordem cronológica.

Para os correspondentes eventuais devem ser preparadas as pastas miscelâneas, uma para cada letra, podendo ser arquivadas antes ou depois das pastas individuais. Na projeção desta pasta aparece o símbolo "M", seguido da letra de sua divisão. Dentro da pasta miscelânea a ordem alfabética deve ser rigorosamente mantida, assim como a ordem cronológica, dentro da alfabética.

No entanto, organizar um arquivo em ordem alfabética pode não ser tão simples quanto parece. Quando as palavras chaves forem termos comuns, não há qualquer mistério, devendo-se simplesmente aplicar a ordenação alfabética simples dos termos apresentados. Porém, quando as palavras chaves apresentadas estiverem representadas por nomes de pessoas, instituições ou eventos, há uma série de regras a serem consideradas.

REGRAS DE ALFABETAÇÃO

Para efeitos de arquivo, deve ser usado o alfabeto de 26 letras, em função das muitas palavras

em nomes estrangeiros que circulam em nosso país.

As regras de alfabetação podem ser alteradas, desde que sejam sempre seguidas dos mesmos

critérios e feitas as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras.

Tanto o critério letra por letra quanto o de palavra por palavra podem ser adotados para

ordenação dos itens, sendo que a escolha de um deles implica na completa exclusão de outro.

Exemplo:

Letra por Letra Palavra por Palavra

Nova Friburgo Nova Friburgo

Novais, Ademir Alves Nova York

Nova York Novais, Ademir Alves

O arquivamento de nomes obedece as seguintes regras:

1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.Exemplos:

Frank MenezesEdson Pereira dos SantosMarcos Roberto Araújo da Silva.

Arquivam-se:Menezes, FrankSantos, Edson Pereira dosSilva, Marcos Roberto Araújo da

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Exemplos:

Carmen MirandaFábio MirandaLuciano MirandaVeneza Miranda

Arquivam-se:

Miranda, CarmenMiranda, FábioMiranda, LucianoMiranda, Veneza

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam quando transpostos para o início.

Exemplo:

Camilo Castelo BrancoPaulo Monte VerdeHeitor Villa-Lobos

Arquivam-se:

Castelo Branco, CamiloMonte Verde, PauloVilla-Lobos, Heitor

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, devem ser acompanhados dos nomes que o sucedem.

Exemplo:

Waldemar Santa RitaLuciano Santo CristoCarlos São Paulo

Arquivam-se:

Santa Rita, WaldemarSanto Cristo, LucianoSão Paulo, Carlos

4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

Exemplo:

J. VieiraJonas VieiraJosé Vieira

Arquivam-se:Vieira, JVieira, JonasVieira, José

5. Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados.

Exemplo:

Pedro de AlmeidaRicardo d’AndradeLúcia da CâmaraArnaldo do Couto

Arquivam-se:

Almeida, Pedro deAndrade, Ricardo d’Câmara, Lúcia daCouto, Arnaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.

Exemplo:

Antônio Almeida FilhoPaulo Ribeiro JúniorJoaquim Vasconcelos SobrinhoHenrique Viana Neto

Arquivam-se:

Almeida Filho, AntônioRibeiro Júnior, PauloVasconcelos Sobrinho, JoaquimViana Neto, Henrique

Obs. Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção.

Exemplo:

Jorge de Abreu SobrinhoJorge de Abreu Neto

Jorge de Abreu Filho Arquivam-se:

Abreu Filho, JorgeAbreu Neto, JorgeAbreu Sobrinho, Jorge

7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

Exemplo:

Ministro Milton CamposProfessor André FerreiraGeneral Paulo PereiraDr. Paulo Teixeira

Arquivam-se:

Campos, Milton (Ministro)Ferreira, André (Professor)Pereira, Paulo (General)Teixeira, Pedro (Doutor)

8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 9 e 10).

Exemplo: Georges AubertWinston ChurchillPaul MüllerJorge Schmidt

Arquivam-se:Aubert, GeorgesChurchill, WinstonMüller, PaulSchmidt, Jorge

Obs. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome, quando escritas com letra maiúscula.

Exemplo:

Giulio di CapriEsteban De PenedoCharles Du PontJohn Mac AdamGordon O’Brien

Arquivam-se:Capri, Giulio diDe Penedo, Esteban

Du Pont, CharlesMac Adam, JohnO’Brien, Gordon

9. Os nomes espanhóis ou hispânicos (países de língua espanhola) são registrados pelo penúltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de família do pai.

Exemplo:

José de Oviedo y BañosFrancisco de Pina de MelloAngel del Arco y MolineroAntonio de los Ríos

Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel delOviedo y Baños, José dePina de Mello, Francisco deRíos, Antonio de los

10. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam.

Exemplo:

Osama Bin Laden (Árabe)Li Yutang (chinês)Sasazaki Yonoyama (japonês)

Arquivam-se:Li YutangOsama Bin LadenSasazaki Yonoyama

11. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que se constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.

Exemplo:

EmbratelÁlvaro Ramos & Cia.Fundação Getúlio VargasA ColegialThe Library of CongressCompanhia Progresso GuanabaraBarbosa Santos Ltda.

Arquivam-se:Álvaro Ramos & Cia.Barbosa Santos Ltda.Colegial (A)

Companhia Progresso GuanabaraEmbratelFundação Getulio VargasLibrary of Congress (The)

12. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Exemplo:

II Conferência de Pintura ModernaQuinto Congresso de Geografia3º. Congresso de Geologia

Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II)Congresso de Geografia (Quinto)Congresso de Geologia (3.º)

Método Numérico

É sempre indireto, havendo necessidade do uso de um índice alfabético. Tem como vantagem -

sigilo e a menor possibilidade de erros por ser mais fácil lidar com números do que com letras. Pode

ser simples ou cronológico.

Método Numérico Simples

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu NÚMERO, a escolha deve recair sobre o método numérico simples.

Neste método é atribuido um número a cada correspondente efetivo.

Além de um índice alfabético é feito um registro ( tombo ), em livro ou ficha, das pastas

ocupadas, para evitar que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo número.

É aconselhável que este registro seja feito em fichas, pois, além de oferecer maior elasticidade,

permitindo fazer observações a respeito de cada correspondente.

É marcado em cada novo documento, em ordem crescente, em sua margem superior, o número

da respectiva pasta e, separado por um traço, o número que este documento deve receber dentro da

pasta, por ordem de entrada, facilitando o rearquivamento e evitando o extravio.

Os correspondentes eventuais têm a sua correspondência arquivada nas pastas miscelâneas,

que devem conter no máximo dez correspondentes.

Podem ser usados dois tipos de notação:

M-1, M-2 ou M1 - 10, M11 - 20, etc.

As fichas do índice alfabético e as de registro numérico contêm as mesmas informações:

- nome e endereço do correspondente e número que recebeu a pasta a ser arquivada.

No método numérico simples, não havendo mais interesse por um determinado correspondente

é possível dar baixa a esse número, aproveitando-o para outro cliente.

Neste caso uma anotação é feita no índice com a data em que se deu este fato e a quem foi

cedido o número.

Exemplos de Método Numérico Simples:

- Campos, Alex - 1

- Bartolomeu, Carlos – 2

Método Numérico-cronológico

Nesse método, os documentos serão organizados tomando-se por base uma data, que, em geral, é a data de produção do documento ou o período a que esse se refere.

Neste variante do numérico, além da ordem, é observada a data. Além do índice alfabético,

existem os índices de procedência e de assunto. Neste método, quando é anulado um registro, o

número só é aproveitado por outro documento com a mesma data.

É o método ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contábeis (balanços, balancetes, diários) e contas a pagar / a receber, depois que estas já foram agrupadas por credor / devedor.

Método Geográfico

Nesse método, os documentos serão de acordo com o local ou o setor em que foram produzidos (procedência).

É o sistema direto preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é

a procedência.

As ordenações geográficas mais usadas são:

a) nome do Estado, Cidade e correspondente.

Exemplo:

Rio Grande do Sul - Palmares - Silvia, J.

Quando o arquivo é organizado por Estados, as capitais devem anteceder às outras cidades,

independendo da ordem alfabética.

Exemplos:

Rio Grande do Sul - Porto Alegre...

Rio Grande do Sul - Caxias do Sul...

Rio Grande do Sul - Palmares

b) nome da Cidade, Estado e correspondente.

Exemplo:

Palmares - Rio Grande do Sul - Silvia, J.

Neste caso deve ser obedecida a ordem alfabética das cidades, incluindo as capitais,

rigidamente. É imprescindível que sejam colocados os nomes dos Estados em segundo lugar, porque

há cidades com o mesmo nome em diferentes Estados.

c) quando for correspondência vinda do estrangeiro, o nome do País aparece em primeiro

lugar, seguido da cidade e correspondente.

Exemplo:

Estados Unidos - Los Angeles - George Segall

É o caso, por exemplo, de uma instituição que possua diversas filiais e que, em seu arquivo intermediário, organize os documentos separando-os por filial. Nesse caso, será utilizado o método geográfico.

Método Ideográfico (Por Assunto)

É o que separa os documentos por assunto.

Não existem na arquivologia, esquemas padronizados de classificação por assunto, como ocorre em relação à Biblioteconomia – Classificação Decimal de Dewey (CDD) e Classificação Decimal Universal (CDU),

Assim, cada instituição deverá, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu próprio plano de classificação, na qual os assuntos devem ser grupados sob títulos principais, e estes subdivididos em títulos específicos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares.

A elaboração do plano de classificação exigirá um estudo completo da organização (suas finalidades, funcionamento, etc.), além de um levantamento minucioso da documentação arquivada.

Exemplo de alguns códigos de classificação com os respectivos assuntos constantes no plano de classificação desenvolvido pelo CONARQ e sugerido às instituições públicas do poder Executivo Federal:

012.3 – Campanhas Institucionais022.11 – Cursos promovidos pela instituição024.111 – Salário-família025 – Apuração de Responsabilidade034.1 – Controle de estoque042 – Manutenção de veículos

Esse Plano de Classificação servirá de base para a Tabela de Temporalidade, que indicará os prazos de guarda e a destinação final de cada documento. Dessa forma, a ordenação ideográfica, quando combinada com a cronológica, facilitará a etapa de eliminação, transferência ou recolhimento dos documentos, uma vez que estes estarão organizados por assunto, e cada assunto estará com sua temporalidade definida na tabela em questão.

Na prática, os documentos serão classificados de acordo com o assunto, devendo ser anotado nos mesmos seus códigos de classificação (a lápis), que servirão para identificar o prazo de guarda e a destinação final de cada um.

Método Por Assunto

É um dos métodos mais difíceis de arquivamento, pois consiste em agrupar os documentos por

assunto, apresenta dificuldades na escolha do melhor termo ou expressão que defina o conteúdo das

informações.

Podem ser Alfabético, Numérico, etc.

Alfabético

em ordem dicionária, quando os assuntos isolados são dispostos alfabeticamente, sendo

obedecida somente a sequência das letras.

Exemplos:

Impostos

Material de Consumo

Pessoal, etc...

As projeções podem ser assim divididas:

Guias principais em 1ª posição;

Guias secundárias em 2ª posição e, finalmente, em

3ª e 4ª posições, as projeções das pastas.

em ordem enciclopédia, quando os assuntos correlatos, agrupados sob um título geral, são

dispostos alfabeticamente.

Exemplo :

Imóveis

Casas

Sítios

Terrenos

Loteamentos

Vendas, etc...

Alfabético-Numérico

Este método não pertence nem a classe dos métodos básicos e nem a dos padronizados.

É considerado semi-indireto.

É conhecido também pelos nomes de Numeralfa e Alfanumérico.

Consiste no uso de números agindo concomitantemente com a ordenação alfabética dos

documentos pelo nome.

É feito um planejamento prévio das divisões do alfabeto e, a seguir, a numeração, em ordem

crescente, de cada divisão. Sua desvantagem está exatamente nesta determinação prévia do número

de divisões e, para isso, deve ser feito um estudo pormenorizado sobre o grau de incidência de nomes,

por letra.

Exemplo:

Aa ...... A1 = 1 Am ...... Az = 2

Ba ...... B1 = 3 Bm ....... Bz = 4

Ca ...... C1 = 5 Cm ....... Cz = 6 e assim sucessivamente

até a letra Z.

São usadas notações fechadas, pois uma vez numeradas as divisões não é mais possível

ampliá-las, a não ser que todos os documentos sejam renumerados.

As projeções das guias devem estar em primeira e segunda posições, alternadamente, ficando

todas as guias impares em primeira posição e as pares em segunda posição. Em terceira posição

aparecem as pastas em cujas projeções são escritos os nomes dos correspondentes ou assuntos

precedidos dos números das divisões a que pertencem.

Estas pastas são colocadas em rigorosa ordem alfabética dentro de suas divisões.

Em quarta posição aparecem as guias-fora e miscelânea.

Como Determinar o Método a Ser Aplicado

Apesar de existirem várias formas de se organizar documentos, não é possível identificar determinado sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer a documentação a ser tratada. Em suma, o melhor método de arquivamento dependerá exclusivamente das características dos documentos em questão. Determinados tipos de documentos, se organizados com métodos inadequados, dificilmente serão localizados no futuro.

O método de arquivamento é determinado, portanto, pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, podendo a instituição adotar quantos métodos forem necessários para bem organizar seus documentos.

Tome como exemplo o arquivamento de Notas Fiscais por uma grande rede de supermercados. Se o arquivista tomasse por base apenas o documento, indicaria talvez o método numérico simples como solução para o bom acondicionamento desses documentos.

Ocorre que, ao se levar em consideração a estrutura da entidade, poder-se-ia separar as referidas notas por unidade que produziu o documento (método geográfico); dentro de cada unidade , essas notas poderiam ser separadas por tipo de produto (método ideográfico) e ainda, dentro de cada produto, por fornecedor (método alfabético simples) e pela data de expedição da referida nota (método numérico cronológico).

Observe que a instituição pode adotar quantos métodos forem necessários para bem ordenar seus documentos, podendo inclusive combinar os métodos entre si, procurando melhor organizar sua documentação. A utilização da guia-fora, quando da busca do documento, facilitará ainda o controle de saída dos documentos que, porventura, tenham sido emprestados. Por guia-fora entende-se um formulário no qual o profissional de arquivo anota os dados do documento e a data de sua saída, colocando-o no local do documento emprestado, de forma a identificar a saída do mesmo. Quando do retorno do documento ao seu local, tal guia será inutilizada ou destinada a servir de base para um levantamento estatístico das atividades do Arquivo.

Arquivo de Computador

No disco rígido de um computador, os dados são guardados na forma de arquivos (ou ficheiros, em Portugal).

O arquivo é um agrupamento de registros que seguem uma regra estrutural, e que contém informações (dados) sobre uma área específica.

Estes arquivos podem conter informações de qualquer tipo de dados que se possa encontrar em um computador: textos, imagens, vídeos, programas, etc. Geralmente o tipo de informação encontrada dentro de um arquivo pode ser prevista observando-se os últimos caracteres do seu nome, após o último ponto (por exemplo, txt para arquivos de texto sem formatação). Esse conjunto de caracteres é chamado de extensão do arquivo.

Como os arquivos em um computador são muitos (só o sistema operacional costuma ter centenas deles), esses arquivos são armazenados em diretórios (também conhecidos como pastas).

Exemplo de extensões de arquivos:

ABK Corel Draw AutoBackup ACL Corel Draw 6 keyboard accelerator CAB Microsoft cabinet file PDF Netware Printer Definition File TXT Documento de texto XLS Microsoft Excel worksheet

GUIA DE PRAZO PARA GUARDA E MANUTENÇÃO DE LIVROS EDOCUMENTOS COMERCIAIS E FISCAIS

FEDERAL TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO

Tipos de DocumentosPrazo de Guarda pela

EmpresaÍnicio da Contagem Amparo Legal

Acordo de compensação de horas 5 anos Retroativo à data da

extinção do contrato de trabalho

Inciso XXIX.art.7º CF, art. 11CLT

Acordo de prorrogação de horas 5 anosRetroativo à data da

extinção do contrato de trabalho

Inciso XXIX.art.7º CF, art. 11CLT

Atestado de Saúde Ocupacional Tempo de validade  Item 7.4.5 Poraria SSST

nº 24/94

CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

36 meses Primeiro dia do

exercício seguintePar 2º art 1º, Port. MTb

nº 194/95

Carta com Pedidos de Demissão 5 anos Retroativo à data de

extinção do contrato de trabalho

 

CAT - Comunicação de Acidente do Trabalho

10 anos Primeiro dia do

exercício seguinte ART.32 E 45 LEI

8.212/91

CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - livros de atas

5 anos Próximo processo

eleitoral Item 5.40 Port. MTb

nº3.214/78

CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - livros de atas

Indeterminado  Item 5.40 Port. MTb

nº3.214/78

COFINS - Contribuição Financiamento da Seguridade

5 anos Data do recolhimento Par. 2º, art. 10, Lei Compl.

Social (inclusive DARF) nº70/91

Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional

10 anos Primeiro dia do

exercício seguinteArt.32 e 45 lei 8.212/91

Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da

constituição do crédito anteriormente efetuado

Art.32 e 45 lei 8.212/91

Comunicação do Aviso Prévio 5 anos Retroativo à data de

extinção do contrato de trabalho

Inciso XXIX.art.7º CF, art. 11CLT

Contrato de trabalho Indeterminado    

DARF´s - PIS (Programa de Integração Social)

10 anos Data do recolhimentoArt.3º, 10º Dec-lei nº

2052/83

Depósitos do FGTS 30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da

constituição do crédito anteriormente efetuado

Art23, Par. 5º, Lei 8.036de 11 de Maio de 1990.

Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstrativo de resultado do exercício etc.)Livro Diário

10 anos Indeterminado

Primeiro dia do exercício seguinte

Art. 209 e 210 do Decreto nº3.048/99

Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual

3 anosPrimeiro dia do

exercício seguinte Item 13 Port.MTb nº

3214/78

FINSOCIAL - Fundo de Investimento Social

10 anos Data do recolhimentoArt 31 e 44 Dec. nº

92698/86

Folha de pagamento 10 anosPrimeiro dia do

exercício seguinteArt 32 e 45 lei 8.212/91

GFIP - Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social

30 anosRetroativo à data de

extinção do contrato de trabalho

Item 11 sa Resolução INSS nº 19/2000

GPS (Guia da previdência Social) - original

10 anos Primeiro dia do

exercício seguinteItens 2 e 3 do Manual de Preenchimento da GPS

GRCS - Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical

5 anos  Art. 173 c/c Art. 150

Código Tributário Nacional

GRE - Guia de Recolhimento do FGTS

30 anosPróximo processo

eleitoralArt 23 Par. 5º Lei 8036 de

11 de Maio de 1990

Histórico clínico 20 anosPrimeiro dia do

exercício seguinteItem 7.4.5 Port.SSST nº

24/94

Lançamentos contábeis de contribuições previdenciáriasLivro DiárioLivro Razão

10 anos Indeterminado

1º dia do exercício seguinte ou data de

anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

Art 32 e 45 lei 8.212/91

Livro "Registro de Segurança" Exist. do equipamento  Item 9.3.8.1 Port.SSST

mº25/94

Livro de Inspeção do Trabalho Indeterminado    

Livros ou fichas de Registro de Empregado

Indeterminado    

Livros, cartão ou fichas de ponto 5 anosRetroativo à data da

extinção do contrato de trabalho

Inciso XXIX,art.7 ºCF,art art.11 CLT

Mapa de avaliação dos acidentes do Trabalho (SESMT)

5 anos Data do comprovante

de entregaItem 4.12 Port. MTb nº

3214/78

PIS-Programa Integração Social - PASEP - Progr.Formação Patrim. Serv. Público

10 anos Data de recolhimentoArt. 3º e 10 Dec.-

leinº2052/83

PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário

30 anosPrimeiro dia do

exercício seguinte 

RAIS - Relação Anual de Informações Sociais

10 anos Data de entrega Art. 3º e 10 Dec.-lei nº

2052/83

RE - Relação de Empregado do FGTS

30 anosPrimeiro dia do

exercício seguinteArt. 23 Par.5º Lei nº

8036/1990

Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação

Indeterminado   Portaria SSST nº 04/95

Recibo de entrega do vale-transporte

5 anosRetroativo à data da

extinção do contrato de trabalho

Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT

Recibo de pagamento de salário 10 anosPrimeiro dia do

exercício seguinteInciso XXIX,art 7º CF,art.

11 CLT

Recibos de pagamento de férias 10 anosPrimeiro dia do

exercício seguinteInciso XXIX,art 7º CF,art.

11 CLT

Recibos de pagamento do 13º salário

10 anos Primeiro dia do

exercício seguinteInciso XXIX,art 7º CF,art.

11 CLT

Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual

Indeterminado  Item 9.3.8.1 Port. SSST

nº 25/94

Registro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais)

20 anosPlanejamento anual

seguinteArt.23 Par. 5º Leinº 8036

RFP - Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social

30 anos Data do recolhimento Item 3 da Resolução

INSS nº 637/98

Salário-educação - documentos relacionados ao benefício

10 anosPrimeiro dia do

exercício seguinteArt. 7º IN nº 1/97

Salário-familía - documentos relacionados ao benefício

10 anosPrimeiro dia do

exercício seguintePar. 1º Art. 84 Dec.

3048/99

SEFIP - Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdencia Social

30 anos

1º dia do exercício seguinte ou data de

anulação da cinstituiçãp do crédito

anteriormente efetuado

Item 11 da Resolução INSS nº 19/2000

Seguro Desemprego - Comunicado de Dispensa

5 anosData da extinção do contrato de trabalho

Par.Único Art. 5º Resol. 71/94

Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho

5 anosData da extinção do contrato de trabalho

Inciso XXIX,art.7º CF, art. 11 CLT

Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.

FederalComercial Fiscal

Tipos de Documentos Prazo de

Guarda pela Empresa

Ínicio da Contagem Amparo Legal

- Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de

5 anos Primeiro dia do exercício seguinte

Art. 7º IN SRF nº 68/95

dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos)

- Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc)

5 anosData da emissão de seu

parecerResolução

- Compensação mercantil 20 anos  Art. 10 Cód.

Coml.Brasileiro

- Comprov. deduções I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.)

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de

anulação da constituição do crédito anteriormente

efetuado

Art.10 IN SE/MINC/SRF nº 1/95

- Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos)

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de

anulação da constituição do crédito anteriormente

efetuado

Art. 37 Lei 9430/96, inciso III art. 45 Lei

8981/95 e art. 173 CTN

- Contrato de Seguros - informação de valores

20 anos Término da vigênciaResolição CFC

nº872/2000

- Contratos de seguros de bens - documentos originais

5 anos Término vig. ou prazo prescricional, o que for

maior

Resolução CFC nº 872/2000

- Contratos de seguros pessoas - documentos originais

20 anos Término da vigênciaResolução CFC nº

872/2000

- Contratos Previdenciários Privados

20 anos Término da vigência Art. 3º ao 7º Circ. SUSEP

74/99

- DECORE - Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos

5 anos Primeiro dia do exercício

seguinte Resolução CFC nº

872/2000.

- DIPJ - Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscal - Pessoa Jurídica

5 anosPrimeiro dia do

exerciício seguinteMIPJ, IN SRF nº 28/2000

- DIRF - Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte

5 anos Data da entraga à SRF Art. 25 da IN SRF 146/99

- Extinção das debêntures 5 anos Primeiro dia do exercício Art. 74 da Lei 6.404/76

seguinte

- Imposto de Renda - documentos relativos à declaração (geral)

5 anos Primeiro dia do exercício

seguinte Art. 174 do Cód. Trib.

Nacional

- Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) - comprovantes de escrituração

5 anos

Ocorrência fato gerador 1º dia exerc. seguinte ou

data anulação.constituição crédito anteriormente

efetuado

Art. 116,421, DEC. nº 2637/98 c/c art. 37 Lei nº

9430/96

- Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercialLivro DiárioLivro Razão

5 anosIndeterminado

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de

anulação da constituição do crédito anteriormente

efetuado

Art. 174,195 do Cód. Tributário Nacional

- Novação mercantil 20 anos    

- Pagamentos mercantis 20 anos    

- S\A - Títulos ou contratos de investimentos coletivos

8 anos Primeiro dia do exercício

seguinte 

- Títulos de capitalização - documentos originais

20 anos Término da vigência ou resgate, o que for maior

 

- Títulos de capitalização - informações de valores

20 anos Términno da vigência  

Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.

EstadualFiscal

Tipos de Documentos Prazo de

Guarda pela Empresa

Ínicio da Contagem Amparo Legal

- Bilhete de Passagem Arquivário 5 anos Primeiro dia do exercício

seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

- Bilhete de Passagem e Nota Bagagem

5 anos Primeiro dia do exercício seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

- Bilhete de Passagem Ferroviário 5 anosPrimeiro dia do exercício

seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

- Bilhete de Passagem Rodoviário 5 anosPrimeiro dia do exercício

seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

- Carnê de recolhimento - ME e EPP anterior regime de estimativa

5 anos Art. 193 do RICMS Art. 193 do RICMS

- Conhecimento de Transporte Aquático de Gargas

5 anosPrimeiro dia do exercício

seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas

5 anosPrimeiro dia do exercício

seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas

5 anosPrimeiro dia do exercício

seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

- Cupon Fiscal emitido por ECF 5 anosPrimeiro dia do exercício

seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

- Despacho de Transporte 5 anosPrimeiro dia do exercício

seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

- Documentos fiscais e formulários não emitidos - Desenquad. ME/ EPP

5 anos Art. 193 do RICMS Art. 193 do RICMS

- Livro de Movimento de Combustíveis

5 anosPrimeiro dia do exercício

seguinteArt. 221 do RICMS

- Livro de Registro de Entradas 5 anosPrimeiro dia do exercício

seguinteArt. 221 do RICMS

- Livro de Registro de Saídas 5 anosPrimeiro dia do exercício

seguinteArt. 221 do RICMS

- Livro de Registros de Apuração do ICMS

5 anosPrimeiro dia do exercício

seguinteArt. 221 do RICMS

- Livro de Registros de Apuração do IPI

5 anosPrimeiro dia do exercício

seguinteArt. 221 do RICMS

- Livro de Registros de Controle da Produção e do Estoque

5 anosPrimeiro dia do exercício

seguinteArt. 221 do RICMS

- Livro de Registros de Impressão de Documentos Fiscais

5 anosPrimeiro dia do exercício

seguinteArt. 221 do RICMS

- Livro de Registros de Inventário 5 anosPrimeiro dia do exercício

seguinteArt. 221 do RICMS

- Livro de Registros de Selo Especial de Controle

5 anosPrimeiro dia do exercício

seguinteArt. 221 do RICMS

- Livro de Registros de Utilizações de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrencias

5 anosPrimeiro dia do exercício

seguinteArt. 221 do RICMS

- Manifesto de Carga 5 anos Primeiro dia do exercício

seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

- Nota Fiscal de Serviços de Comunicação

5 anos Primeiro dia do exercício

seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

- Nota Fiscal de Serviços de Telecomunicação

5 anos Primeiro dia do exercício

seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

- Nota Fiscal de Serviços de Transporte

5 anos Primeiro dia do exercício

seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

- Nota Fiscal de Venda a Consumidor

5 anos Primeiro dia do exercício

seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

- Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A 5 anos Primeiro dia do exercício

seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

- Nota Fiscal/Conta de energia elétrica

5 anos Primeiro dia do exercício

seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

- Ordem de Coleta de Cargas 5 anos Primeiro dia do exercício

seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

- Resumo de Movimento Diário 5 anos Primeiro dia do exercício

seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.

MunicipalComercial Fiscal

Tipos de Documentos Prazo de

Guarda pela Empresa

Ínicio da Contagem Amparo Legal

- Documentos em geral 5 anos Primeiro dia do exercício

seguinte Art. 174 do Cód. Trib.

Nacional

- Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais

5 anos Primeiro dia do exercício

seguinteArt. 174 do Cód. Trib.

Nacional

- Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas

5 anos Primeiro dia do exercício

seguinteArt. 174 do Cód. Trib.

Nacional

- Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados

5 anos Primeiro dia do exercício

seguinteArt. 174 do Cód. Trib.

Nacional

- Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros

5 anos Primeiro dia do exercício

seguinteArt. 174 do Cód. Trib.

Nacional

- Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências

5 anos Primeiro dia do exercício

seguinteArt. 174 do Cód. Trib.

Nacional

- Nota Fiscal - Fatura de Serviço 5 anos Primeiro dia do exercício

seguinte Art. 174 do Cód. Trib.

Nacional

- Nota Fiscal de Serviço 5 anos Primeiro dia do exercício

seguinte Art. 174 do Cód. Trib.

Nacional

Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.

Livros Fiscais – Prazo de Conservação

As empresas num modo geral – indústria, comércio e prestadoras de serviços – devem conservar seus livros fiscais durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. – p.ex.: nota fiscal emitida em 01.02.97, o crédito do imposto (ICMS/IPI) terá a sua prescrição em 01.01.2002. Ocorre que, por uma interpretação equivocada da lei, as empresas podem estar destruindo documentações sem observar as regras de outros tributos.

Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) prevê tratamento especial para conservação de documentos relacionados a toda atividade praticada, incluindo neste caso a própria documentação do ICMS e do IPI. O CTN/66, em seu art. 173, inciso I, ao prever que a Fazenda Pública tem o direito de constituir o crédito tributário, ou seja, exigir o tributo administrativamente, até 5 anos do primeiro dia do exercício àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, acaba criando uma forma diferente de contar o período necessário para a guarda dos documentos. O fato gerador do imposto de renda pessoa jurídica ocorre com a entrega da declaração – DIPJ – no exercício seguinte aos fatos registrados (ano-base). Sendo assim, teríamos uma contagem totalmente alargada para fins de conservação de documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contábeis.

Ano do registro dos fatos administrativos e contábeis

Ano da entrega da declaração do imposto de renda

Início da prescrição (CTN/66, art. 173, inciso I)

(+) 5 anos para ocorrência da prescrição (1998 + 5)

Prazo necessário para guarda dos documentos (1996 – 2003)

Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI

Esse entendimento foi ratificado pela Lei n.° 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de “compras", exigido pelo imposto de renda, foi substituído pelo livro "registro de entradas modelos 1 e 1-

A" , utilizados para os impostos ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princípio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202 e 230) para prescrição, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme o quadro acima.

ORGANIZAÇÃO

É a combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos de modo estruturado, dividido e sequenciado do trabalho.

As organizações são compostas de estrutura física, tecnológica e pessoas. As empresas, associações, órgãos do governo, ou seja, qualquer entidade pública ou privada é uma organização.

Organizar compreende atribuir responsabilidades às pessoas e atividades às unidades administrativas. A forma de organizar estas unidades chama-se “departamentalização”.

Departamentalização – É o processo de divisão da estrutura organizacional em departamentos e é parte integral do processo de delegação do poder e sua respectiva autoridade.

A departamentalização representa a divisão do trabalho no sentido horizontal, ou seja, em sua variedade de tarefas - a divisão do trabalho no sentido vertical refere-se aos níveis de autoridade. As atividades são agrupadas por sua similaridade e, desta forma, podem ser alocados recursos e pessoal necessários para o cumprimento dos objetivos definidos pela organização e é também muito importante que as funções estejam bem definidas e descritas.

Objetivos da Departamentalização

Visa fortalecer o desempenho funcional, que deverá ocorrer por meio de procedimentos apropriados:

Agregação: colocar os especialistas numa mesma unidade de trabalho a fim de possibilitar a troca de experiências, o que resultará em ampliação do cabedal de conhecimento de cada um deles e conseqüentemente se traduzirá em maiores índices de produtividade e qualidade.

Controle: as atividades devem ser agrupadas de forma que possam ser facilmente supervisionadas, possibilitando exercer um controle eficaz e eficiente, favorecendo a realização dos ajustes necessários antes do produto ser considerado acabado e chegar aos clientes.

Coordenação: a fim de se obter uma unidade de ação que será conseguida caso forem agrupadas atividades correlatas e de objetivos comuns em uma mesma unidade organizacional.

Enquadramento: as atividades devem ser agrupadas em unidades, de acordo com suas características, em consonância com cada “grupo estrutural básico”, o que evitará possíveis conflitos internos.

Processos: destacar para um primeiro plano as atividades mais relevantes que estão inseridas em um mesmo processo, buscando agrupá-las dentro de unidades cujos objetivos sejam comuns e que atendam a clientes determinados.

Principais Tipos de Departamentalização

Departamentalização Funcional, onde as unidades organizacionais são definidas com base na especialização e tarefas comuns aos diversos setores, como financeiro, engenharia, e produção;

Departamentalização por Quantidade, quando há um número elevado de pessoas desempenhando determinada atividade, obrigando o estabelecimento de turnos de trabalho;

Departamentalização Geográfica, utilizado em grandes empresas, onde a dispersão de atividades é importante para o atendimento de necessidades logísticas ou culturais;

Departamentalização por Projeto, quando as atividades de uma empresa são voltadas integralmente para projetos específicos. Ex.: NASA e o projeto do Ônibus Espacial;

Departamentalização por Produto, organizando-se em unidades independentes responsáveis por um grande produto ou uma linha de produtos;

Departamentalização por Cliente, situação em que as unidades organizacionais são projetadas em torno de grupos de clientes e suas respectivas necessidades;

Departamentalização por Processo, onde pessoas e recursos são alocadas de acordo com o fluxo de trabalho. Ex.: Refinaria de óleo.

Departamentalização Matricial, caracterizada pela união da Departamentalização Funcional, com a de Projetos ou Produtos;

Departamentalização Mista, representada pelo uso de diversos tipos de Departamentalização de forma a aproveitar os modelos que melhor atendam as necessidades organizacionais.

Vantagens da Departamentalização

A Departamentalização oferece a oportunidade da Especialização do Trabalho, o que impacta na Economia de Escala, que representa a produção em quantidade de determinado bem a custo menor a medida que o número de produtos produzidos aumenta. O tempo de produção também pode ser reduzido de acordo com o planejamento e controle da produção.

Desvantagens da Departamentalização

Entre os possíveis impactos negativos resultantes da Departamentalização, estão a competição desleal entre os departamentos, a perda da visão do todo pela vivência exclusiva no departamento e a resistência a mudanças pela incerteza que estas trazem ao pessoal especializado.

A estrutura de uma organização é representada através do seu “organograma”.

ORGANOGRAMA

É um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização.

Os organogramas mostram como estão dispostas unidades funcionais, a hierarquia e as relações de comunicação existentes entre estes.

Os órgãos ou departamentos são unidades administrativas com funções bem definidas - Tesouraria, Departamento de Compras, Portaria, Biblioteca, Setor de Produção, Gerência Administrativa, Diretoria Técnica, Secretaria, etc. Os órgãos possuem um responsável, cujo cargo pode ser chefe, supervisor, gerente, coordenador, diretor, secretário, governador, prefeito, presidente, etc. Normalmente tem colaboradores (funcionários) e espaço físico definido.

Num organograma, os órgãos são dispostos em níveis que representam a hierarquia existente entre eles. Em um organograma vertical, quanto mais alto estiver o órgão, maior a autoridade e a abrangência da atividade.

Requisitos do Organograma

– Fácil leitura– Permitir boa interpretação dos componentes da organização– Fazer parte de um processo organizacional de representação estrutural– Ser flexível

MODELOS DE ORGANOGRAMAS

Há um grande número de técnicas de representação:

– Estrutural, circular ou radial, funcional, estrutural-funcional, matricial.

Significado dos componentes

Tipos de Organogramas

a) Organograma clássico ou vertical – este tipo é simplificado e procura deixar bem claros os níveis de hierarquia. É bastante utilizado em instituições tradicionais, onde a visão é fator preponderante.

Organograma estrutural vertical

b) Organograma horizontal – é um organograma em que as instâncias de poder mais alto da empresa estão próximas aos níveis mais operacionais da empresa. Num organograma horizontal a quantidade de chefes por funcionários é pequena.

É piramidal, pois a hierarquia é apresentada da esquerda para a direita.

Divisão horizontal do trabalho

Aut

orid

ade

e hi

erar

quia

(c

adei

a d

e co

man

do)

Unidades de trabalho (cargos e departamentos)

Linhas de

comunicação

Organograma estrutural horizontal

Organograma Estrutural – Características

• Técnica utilizada para representar a maioria das organizações• No alto da folha, deve constar o nome da organização• Linhas:

– A linha cheia é de autoridade (vertical) e de coordenação (horizontal)– A linha tracejada ou pontilhada deve ter seu significado na legenda

• Deve ser feito por grupamento de unidades– Das unidades maior hierarquia (direção) às de menor hierarquia (operacionais)– Unidades de mesmo nível devem estar na mesma linha horizontal

• Em unidades do mesmo grupo, deve ser obedecida a ordem alfabética.

Autoridade funcional é a autoridade sobre uma função.

Organograma Circular ou Radial

Organograma Circular – Características

• Pouco utilizado• Suaviza a apresentação da estrutura• Economiza espaço• A autoridade é representada do centro para a periferia• As linhas de autoridade ficam difíceis de serem identificadas

– Reduz conflitos entre superiores e subordinados– Exemplos de organizações: hospitais, universidades (área acadêmica)

• Representação de estruturas mais complexas torna-se difícil• Representação de muitos níveis hierárquicos torna-se difícil

– Pode utilizar letras e números para simplificar– Necessita de legendas

Organograma Funcional

Organograma Funcional - Características

A principal característica deste tipo de agrupamento é a natureza das atividades dos trabalho. Cada empregado pode receber simultaneamente ordens de mais de um supervisor. Ela dá ênfase à técnica e à especialização.

Vantagens

Promover a especialização e o aperfeiçoamento. Possibilitar melhores salários e maior rendimento. Promover a cooperação e o trabalho em equipe. Tornar a organização da produção bem mais flexível. É mais econômico à médio e longo prazo.

Desvantagens

Difícil aplicação exigindo grande habilidade gerencial. Exige maior cuidado no processo de coordenação. Difícil manutenção da disciplina. Elevado custo de implantação.

Organograma Matricial

Organograma Matricial – Características

• Resulta da estrutura tradicional mais a estrutura por projetos• Contempla dois tipos de autoridade: funcional e hierárquica• A autoridade maior é dividida entre a Presidência (cunho político) e o titular da área de projetos

(cunho técnico)• A sensação de “duas chefias” é permanente• Permite maior mobilidade e flexibilidade que as outras, mas é mais difícil de implementar• Difícil conciliar as duas estruturas

Podem ocorrer atritos por questões de jurisdição.

Observações:

• Além dos retângulos, podem ser usados círculos, retângulos com os cantos curvos e várias outras simbologias

• Esteticamente, deve-se buscar a simetria no diagrama• Devem ser evitadas siglas e abreviações• A linha de coordenação não deve ligar unidades diretamente• O uso de nomes dos ocupantes dos cargos exigem constante atualização• Durante a elaboração do organograma, podem surgir discrepâncias, provavelmente é a estrutura

informal.