Apostila Logística I - Unidade II Classificação e Codificação[1]

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Prof. Marcos Figueiredo Página 1

UNIDADE II - CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS

Classificar um material é agrupá-lo de acordo com sua dimensão, forma, peso, tipo,

características, utilização, etc. A classificação deve ser feita de tal modo que cada

gênero de material ocupe um local respectivo, que facilite sua identificação e

localização no Almoxarifado.

2.1 Origem dos sistemas de classificação de materiais

A chamada Revolução Industrial, iniciada com o advento da máquina e a conseqüente

produção em massa, trouxe uma série de novos problemas, particularmente no setor de

suprimento de materiais, tais como: o número crescente de novos itens adicionados ao

estoque, o aumento significativo do giro dos estoques nos Almoxarifados com o

crescimento da movimentação dos materiais, exigindo maior precisão dos controles

paralelos e outros.

Anteriormente, os itens de material eram identificados com relativa facilidade, devido

ao pequeno grau de diversificação. Porém, a nova situação exigia uma racionalização de

linguagem no suprimento de materiais, de forma a proporcionar nos controles

administrativos a condição mínima para o acompanhamento da dinâmica de produção

imposta a todo o processo industrial.

A solução encontrada foi a criação de um código que representasse simbolicamente

todos os dados de identificação de material. Os códigos, a princípio estabelecidos sem

maiores critérios de simbologia, foram sendo aperfeiçoados e, rapidamente expandiram-

se, apresentando resultados bastante positivos, tanto do âmbito interno das empresas

como, e principalmente, nas relações entre consumidores e fornecedores, estabelecendo

mais velocidade na requisição e no atendimento das necessidades de suprimento.

2.2 Etapas de classificação de materiais

O objetivo da classificação de materiais é definir uma catalogação, simplificação,

especificação, normalização, padronização e codificação de todos os materiais

componentes no estoque da empresa. Sem a classificação não haverá um controle

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eficiente dos estoques, procedimentos de armazenagem adequados e nem uma

operacionalização do almoxarifado de maneira correta.

A classificação e codificação dos materiais

Catalogação significa o arrolamento de todos os itens existentes de modo a não omitir

nenhum deles.

Simplificação significa a redução da grande diversidade de itens empregados para uma

mesma finalidade. Quando existem duas ou mais peças para um mesmo fim,

recomenda-se a simplificação: a escolha pelo uso de apenas uma delas. A simplificação

favorece a normalização.

Especificação significa a descrição detalhada de um item, como suas medidas, formato,

tamanho, peso, etc. Quanto maior a especificação mais informações sobre o item e

menos dúvidas se terá a respeito de sua composição e características. A especificação

facilita as compras do item, pois permite dar ao fornecedor uma idéia precisa do

material a ser comprado. Facilita também a inspeção no recebimento do material, etc.

Normalização, se ocupa em definir por meio de normas, a maneira pela qual devem ser

utilizados os materiais em suas diversas finalidades e da padronização e identificação do

material, de modo que tanto o usuário como o almoxarifado possam requisitar e atender

os itens, utilizando a mesma terminologia. É essencialmente um ato de simplificação,

fruto de cooperação mútua de todos os interessados.

Padronização significa estabelecer idênticos padrões de peso, medidas e formatos para

os materiais de modo que não existam muitas variações entre eles, permitindo um maior

intercâmbio e, consequentemente, maior economia.

2.3 Critérios sobre a descrição (especificação)

a) O nome do material é composto de uma designação genérica, acrescida de uma

designação particular, cuja função é diferenciar itens de mesma designação genérica.

Classificação

- Catalogação

- Simplificação

- Especificação

- Normalização

- Padronização

Codificação

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Ex.: CABO, TELEFÔNICO (diferente de CABO, COAXIAL; CABO, ELÉTRICO

ISOLADO, etc)

b) A denominação ou designação genérica deverá, em princípio, ser sempre no

singular;

c) A denominação ou designação genérica deverá prender-se ao material

especificamente e não a sua forma ou embalagem, apresentação ou uso. Deve-se

evitar, também, o emprego de preposição. Exs.:

Barra de aço – errado Aço em barra – certo;

Lata de tinta – errado Tinta – certo;

Resma de papel – errado Papel – certo;

d) Quanto à designação particular, não deverá haver normas muito rígidas, ficando em

aberto para atender aos interesses das organizações; e

e) A descrição deve ser concisa, completa e permitir a individualização; deve-se abolir

a utilização de vocábulos referentes as marcas comerciais, gírias e regionalismos,

que inadequadamente consagram a nomenclatura dos materiais. Exs.:

Besouro – errado Trator – certo;

Brahma – errado Cerveja – certo;

Gillete – errado Lâmina – certo.

2.4 Normalização no Brasil

No Brasil, até 1973, a entidade responsável pela normalização era a ABNT, órgão de

sociedade civil criado em 1940, sem finalidade lucrativa e reconhecida pelo Governo

Federal como de utilidade pública, com estrutura interna semelhante à de outros

organismos congêneres internacionais.

Pela lei n 5966, de 11/12/1973, foi instituído o Sistema Nacional de Metrologia,

Normalização e Qualidade Industrial – Sinmetro – e seu órgão normativo, o Conselho

Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial – Conmetro – com a

finalidade de formular e executar a política nacional de metrologia, normalização

industrial e certificação de qualidade dos produtos industriais. Também, por meio da

mesma lei, foi criado o Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade

Industrial – Inmetro – como órgão executante do sistema instituído.

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Atualamente, a ABNT faz parte do Conmetro como membro representante de entidade

nacional de caráter privado ligado ao sistema de normalização.

Em decorrência do sistema, as normas brasileiras forma classificadas em quatro classes:

NBR 1: normas complusórias, de uso obrigatório em todo o território nacional;

NBR 2: normas referendadas, de uso obrigatório para o Poder Público e serviços

públicos concedidos;

NBR 3: normas registradas, normas voluntárias que venham a merecer registro no

Inmetro;

NBR 4: normas probatórias, em fase experimental com vigência limitada e registradas

no Inmetro.

Das vantagens da normalização destacam-se: simplificação, intercambialidade,

comunicação, adoção racional de símbolos e códigos, economia geral, segurança, defesa

do consumidor, etc.

2.4.1 Normalização internacional

Há duas organizações de caráter internacional dedicadas exclusivamente a atividades de

normalização:

a) ISO – Organização Internacional para Normalização;

b) IEC – Comissão Internacional Eletrotécnica.

A ISO trata de todas as atividades de normalização, excetuadas as do campo da

eletrônica e da eletrotécnica, que são desenvolvidas pela IEC.

2.5 Vantagens da padronização

a) reduzir o risco de falta de materiais no estoque: reduzindo variedades;

b) permitir compra em grandes lotes; e

c) reduzir a quantidade de itens no estoque: reduzindo as variedades.

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2.6 A Codificação de materiais

A codificação é uma decorrência da classificação dos itens. Significa a apresentação de

cada item, mediante um código contendo as informações necessárias e suficientes, por

meio de números e/ou letras.

Existem infinitas maneiras de estabelecer um código para os materiais, desde a

numeração arbitrária dos itens à medida que dão entrada no almoxarifado até aqueles

que catalogam os materiais segundo uma seqüência lógica. Na disciplina serão

analisados os tipos referentes à sequência lógica. Uma codificação é boa quando há

simples visualização do código por aqueles que o manuseiam permite identificar, de

modo geral, o material, faltando apenas os detalhes para identificação total, o que

somente será obtido consultando-se os catálogos de materiais.

Em função de uma boa classificação do material, poderemos partir para a codificação do

mesmo, ou seja, representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas

por meio de números e/ou letras. Os sistemas de codificação mais utilizados são: o

código alfabético, o alfanumérico e o numérico (também chamado decimal).

No sistema alfabético o material é codificado segundo uma letra, sendo utilizado um

conjunto de letras suficientes para preencher toda a identificação do material; pelo seu

limite em termos de quantidade de itens e uma difícil memorização, este sistema sistema

está caindo em desuso.

O sistema alfanumérico é uma combinação de letras e números e permite um número de

itens em estoque superior ao sistema alfabético. Normalmente é dividido em grupos e

classes, porém, também tem pouca flexibilidade em face da constante introdução de

novos materiais. Também está caindo em desuso.

O sistema numérico é o mais utilizado nas empresas pela sua simplicidade, facilidade de

informação e ilimitado número de itens que consegue abranger. É comumente

denominado sistema decimal, porque as informações básicas são fornecidas por meio de

vários conjuntos de dois algarismos.

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A estrutura do código de material no sistema decimal obedece a seguinte sequência de

formação: chave aglutinadora ou número de classificação geral, chave individualizadora

ou de classificação individualizada e chave descritiva ou de classificação definidora.

A chave aglutinadora ou geral identifica materiais com características relativamente

afins. Ex.: 01 – Ferragens

A chave individualizadora identifica grupos de materiais semelhantes e pertencentes a

mesma chave aglutinadora. Ex.: 01 – Preços

02 – Parafusos

03 – Porcas

04 – Arruelas

Finalmente, a chave descritiva ou definidora individualiza o item de material segundo

suas características próprias. Ex.: 01 – 02 – 001 (01- ferragens; 02 – parafusos;

001 – cabeça redonda com fenda; latão; diâmetro 1/8”; comprimento 2”; rosca BSW;

BS 450).

Por sua natureza, o sistema decimal ou numérico é passível de adaptações usando-se

diferentes maneiras na formulação de classes, grupos, subclasses e subgrupos, com o

número de dígitos variando de acordo com o tamanho e características com a empresa

considerada. Normalmente a chave aglutinadora permanece com dois dígitos, por se

tratar de uma classificação muito ampla.

O sistema decimal numérico pode ter uma amplitude muito grande e com enormes

variações, sendo uma delas o sistema americano Federal Supply Classification – FSC.

2.6.1 Federal Supply Clasification – FSC

Em face dos problemas deparados com o suprimento de materiais durante a Segunda

Guerra Mundial, o Federal Supply foi criado, após o conflito, pelo Departamento de

Defesa e pela Administração dos Serviços Gerais dos Estados Unidos, para estabelecer

e manter um sistema uniforme de codificação, identificação e catalogação de materiais

sob o controle dos Departamentos Governamentais. Sua amplitude universal, de

estrutura simples e flexível, permite seu emprego em grandes empresas com as devidas

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adaptações. Por meio de ampla divulgação, o Governos dos EUA permite a utilização

do FSC por outros países.

A configuração do código de material (Federal Stock Number) no FSC é composta por

onze dígitos:

Os dois primeiros dígitos – grupo XXXX – XXX – XXXX

Os quatro primeiros dígitos – classe

Os sete últimos dígitos – número de identificação (NI). Sequencial dentro da classe e

codificado por um único órgão da Defense Logistics Services Center, podendo ainda ser

subdivididos em dois grupos: os três primeiros dígitos podem indicar a unidade de

aplicação do material ou a região em que o mesmo será utilizado; os quatros últimos

dígitos indicam a sequência de cadastramento do material, podendo ser geral ou

específico da área de utilização.

Exemplo: 6640 – 425 – 4000

66 (grupo) – instrumentos e equipamentos para laboratório

6640 (classe) – materiais de laboratório

425 – 4000 (NI) – balão volumétrico; boro silicato; capacidade 25 ml; rolha de vidro.

Com pequenas adaptações, o FSC é adotado no Brasil por diversas empresas e

instituições do Governo, dentre as quais destacam-se: Petrobrás, Companhia Siderúrgica

Nacional (SN), Comando da Marinha e Comando da Aeronáutica.

2.6.2 Chambre Syndicale de la Sidérurgie Française (CSSF)

O sistema de codificação francês emprega oito dígitos e considera uma análise mista,

subdividindo os materiais em normalizados, ou seja, aqueles que são fabricados em

série e encontrados normalmente a venda (ex.: rolamentos, gaxetas, anéis de vedação,

parafusos, etc); e materiais específicos, ou seja, próprio de determinada máquina ou

equipamento, sem aplicabilidade em outro qualquer. Sua codificação sempre é iniciada

pelo dígito 8 (ex.: bocal da lança de oxigênio da Aciaria).

1 grupamento – 36 – grupo do material normalizado

36.131.061 – 2 grupamento – 131 – classes de material

3 grupamento – 061 – n de identificação, sequencial dentro da classe

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1 grupamento – 8 – sobressalente específico mecânico

80.104.040 2 grupamento – 01 – indica o equipamento (Purchase Order - PO)

3 grupamento – 04 – indica a máquina (PO)

4 grupamento – 040 – identifica a peça sequencial dentro da máquina

Sistema OTAN de Catalogação (SOC)

Em reunião realizada no dia 03JUN em Budapeste, Hungria, o comitê do grupo formado

pelos diretores dos escritórios de catalogação dos Países Membros da OTAN decidiu,

por unanimidade, elevar o Brasil, como País participante do SOC. A participação plena

neste seleto grupo permitirá que, além das prerrogativas já existentes, como o acesso

aos dados, publicações e serviços correlatos, o Brasil inclua os itens de suprimento de

fabricação nacional em catálogos do SOC.

Para ser admitido nessa posição, o Brasil submeteu o seu sistema a uma rigorosa

avaliação técnica, a fim de comprovar a plena compatibilidade com o SOC. Primeiro

país latino-americano a conseguir tal feito e um dos primeiros do mundo a possuir seu

próprio sistema de catalogação nos moldes exigidos por aquela Organização, o Brasil dá

um importante passo para a defesa dos interesses nacionais concernentes às Forças

Armadas e para a oferta dos seus produtos no mercado internacional.

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