Apostila Project I - mlf.net.br

Project – Módulo I

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Índice

Introdução ............................................................................................................................................................................... 3

Conceitos Básicos .................................................................................................................................................. 4

O MSProject ............................................................................................................................................................. 6

Interface do MS Project ...................................................................................................................................... 7

Modos de Exibição ................................................................................................................................................ 9

Criando um Projeto ........................................................................................................................................................... 11

Tarefas ...................................................................................................................................................................... 17

Recursos .................................................................................................................................................................. 26

Custos ....................................................................................................................................................................... 32

Calendário .............................................................................................................................................................. 35

Hora Extra ............................................................................................................................................................... 39

Caminho Crítico .................................................................................................................................................... 41

Linha de Base ....................................................................................................................................................................... 42

Controle e Gerenciamento do Projeto ....................................................................................................................... 44

Relacionamento entre Projetos ..................................................................................................................................... 50

Recursos Compartilhados................................................................................................................................................ 52

Organização e Apresentação do Projeto ................................................................................................................... 53

Relatório ................................................................................................................................................................................. 59

Impressão do Projeto ........................................................................................................................................................ 62

Dicas ........................................................................................................................................................................................ 64

Material desenvolvido por Melissa Lima da Fonseca

[email protected] - (031) 9 9401-4041


Introdução

Gerência de Projetos (ou Gestão de Projetos) é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas na

elaboração de atividades relacionadas para atingir um conjunto de objetivos pré-definidos. O conhecimento e

as práticas da gerência de projetos são melhores descritos em termos de seus processos componentes.

Esses processos podem ser classificados em cinco grupos de processo (iniciação, planejamento,

execução, controle e encerramento) e nove áreas de conhecimento (gerência de integração de projetos,

gerência de escopo de projetos, gerência de tempo de projetos, gerência de custo de projetos, gerência de

qualidade de projetos, gerência de recursos humanos de projetos, gerência de comunicações de projetos,

gerência de riscos de projetos e gerência de aquisições de projetos).

Reduzida à sua forma mais simples, a gerência de projetos é a disciplina de manter os riscos de fracasso

em um nível tão baixo quanto necessário durante o ciclo de vida do projeto. O risco de fracasso aumenta de

acordo com a presença de incerteza durante todos os estágios do projeto. Um ponto-de-vista alternativo diz

que gerenciamento de projetos é a disciplina de definir e alcançar objetivos ao mesmo tempo em que se

otimiza o uso de recursos (tempo, dinheiro, pessoas, espaço, etc). A gerência de projetos é freqüentemente a

responsabilidade de um indivíduo intitulado gerente de projeto. Idealmente, esse indivíduo raramente participa

diretamente nas atividades que produzem o resultado final. Ao invés disso, o gerente de projeto trabalha para

manter o progresso e a interação mútua progressiva dos diversos participantes do empreendimento, de modo a

reduzir o risco de fracasso do projeto.

O MSProject é uma ferramenta para gerenciamento de projetos - um software que permite o

planejamento e controle de atividades que devem ocorrer de forma coordenada e seguindo critérios. Assim, é

possível visualizar o projeto centrado em diversos interesses: em tempo, custo e recursos. É possível comparar o

planejamento inicial com o efetivo andamento do projeto.

Os principais pontos que poderão ser controlados em um projeto destacam-se :

- Controle de tempo de execução das tarefas;

- Controle de recursos para aquisição de materiais;

- Controle de recursos para a contratação de mão de obra;

- Controle geral de gastos com o projeto;

- Relatórios estatísticos, etc


Conceitos Básicos

O que é um Projeto

Um projeto pode ser definido como uma seqüência de atividades ou eventos com início e fim definidos

dirigidos por pessoas que se destinam a alcançar um dado objetivo dentro de parâmetros de custo, tempo,

recursos e qualidade. Um projeto nada mais é do que a reunião de diversas atividades que deverão ser

executadas para que um determinado objetivo seja alcançado.

Um projeto é, todavia, único. Mesmo que haja alguma similaridade com um empreendimento

executado, há características específicas e diferenciadoras.

É um evento não repetitivo que tem um objetivo claro, com início meio e fim e que para ser realizado

necessita de pessoas. Fatores como datas e custo são importantes na definição e execução de um projeto.

Elaborar um projeto significa criar etapas que deverão ser seguidas para que o mesmo seja gerenciável.

Estas fases são :

Definir o objetivo do projeto

Criar o plano de projeto

Ajustar o projeto

Gerenciar o projeto.

Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto ou serviço único. Desta forma, um

projeto tem início e fim definidos e resulta em um produto ou serviço de alguma forma diferente de todos os

outros anteriormente produzidos.

Seu resultado pode ser:

Um produto ou objeto produzido, quantificável e que pode ser um item final ou um item componente.

Uma capacidade de realizar um serviço, como funções de negócios que dão suporte à produção ou à distribuição.

Um resultado, como resultados finais ou documentos. Por exemplo, um projeto de pesquisa desenvolve um conhecimento que pode ser usado para determinar se uma tendência está presente ou não ou se um novo processo irá beneficiar a sociedade.

A singularidade é uma característica importante das entregas do projeto. Por exemplo, muitos milhares

de prédios de escritórios foram construídos, mas cada prédio em particular é único, tem proprietário diferente,

projeto diferente, local diferente, construtora diferente, etc. A presença de elementos repetitivos não muda a

singularidade fundamental do trabalho do projeto.


Tarefas

São cada uma das atividades que juntas compõe um projeto. Todo projeto é dividido por uma série de

atividades. Por exemplo: trocar o piso, pintar o teto e renovar os móveis são tarefas que juntas fazem a reforma

de uma sala. A reforma de uma sala é a meta desse conjunto de tarefas, e não uma tarefa por si só. Exemplo:

- Manutenção de uma máquina

- Construção de uma parede

- Instalação de um software

Recursos

Para se executar uma tarefa são necessários os recursos. Os recursos podem ser pessoas, equipamentos,

materiais ou mesmo um auditório. A quantidade de recursos utilizado afeta diretamente o tempo de execução

do projeto bem como o seu custo.

Exemplo:

- Engenheiro

- Pedreiro

- Técnico

- Impressora

- Computador

- Trator

Caminho Critico

É a série de tarefas que se deve ser concluída na data agendada que não haja atraso na data de término do

projeto. Se uma tarefa se encontra no caminho crítico ela é uma tarefa crítica.


O MSProject

O MS Project é um software da Microsoft, desenvolvido para gerenciamento de projetos. Sua primeira

versão foi lançada em 1985. Desde então, além de contar com interface gráfica e amigável, vem sofrendo

melhorias e dispondo de novos e poderosos recursos. É um programa indicado para o planejamento e

acompanhamento de projetos, ele possibilita visualizar o projeto centrado em diversos interesses: centrado em

tempos, custos e recursos. Podendo ainda comparar o planejamento inicial com o efetivo andamento do

projeto.

Características Básicas do MSProject:

- Baseia-se no modelo de Diagrama de Rede (ou diagrama de Precedências): as tarefas do projeto são criadas

na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, ele não trabalha com o Diagrama de Setas,

muito popular em programas da década de 60, mas totalmente superados;

- Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas e o usuário pode

criar suas próprias tabelas. Em muitas situações, um Gráfico de Grantt é gerado automaticamente,

auxiliando o processo de entrada de dados;

- Aceita relações de precedência entre tarefas tipo Fim-Inicio, Inicio-Inicio, Fim-Fim e Inicio- Fim;

- Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Exemplo: Pode-se planejar a realização de

reuniões todas as segundas feiras;

- Permite estabelecer níveis hierárquicos através de “tarefas de resumo”. Este aspecto é muito útil na criação

da Estrutura de Decomposição do Trabalho;

- Permite o uso de Subprojetos;

- Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas;

- Possui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus próprios relatórios.

- Permite a inclusão de “campos do usuário”, que aceitam diversos tipos de operação;

- Permite definição de “semana de trabalho”, expediente de trabalho e feriados;

- O cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para o início”;

- Permite o uso de “datas programadas” para tarefas;

- Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou custos dos recursos alocados.

- Os recursos são ligados diretamente às tarefas;

- Permite redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ou automático.


Interface do MS Project

A versão 2010 aprenseta uma nova intereface do MSProject, com os recursos do software distribuídos em 7

GRUPOS.

Arquivo :

O grupo Arquivo apresenta o Backstage, um destino gráfico completo, em um único local, para gerenciamento

de arquivos do projeto. O Backstage contém os mesmos comandos básicos disponíveis no menu Arquivo de

versões anteriores do Microsoft Project para abrir, salvar e imprimir arquivos do projeto. Os usuários do Project

Professional 2010 também podem usar o Backstage para gerenciar suas conexões do Project Server e para fazer

check-out e publicar projetos.

O comando Opções que existia no menu Ferramentas foi movido para o Backstage. Esse comando abre a caixa

de diálogo Opções do Project, em que você pode inserir, verificar ou alterar preferências que controlam como o

Microsoft Project funciona e aparece.

.

Tarefa


Este grupo apresenta as ferramentas para criar e configurar as tarefas de um projeto.

Recurso

Este grupo apresenta detalhes de configuração dos Recursos do projeto.

Projeto

Por este grupo definimos as propriedades do projeto como

Exibição

Formato

Possibilita configurar a formatação de texto, barras e criar desenhos na ferramenta.

Linha do tempo

Este recurso é visualizado automaticamente acima de outras exibições, mostrando uma visão geral concisa do cronograma inteiro. É possível adicionar tarefas à linha do tempo e até imprimi-la em um atraente relatório de resumo do projeto inteiro. Outra opção é colá-la em um email para obter um relatório instantâneo e sem complicação

Para ativar este recurso


Modos de Exibição

O MSProject vem com 26 modos de visualização predefinidos. Cada um deles pode ser apresentado

usando-se o Grupo Tarefa, selecionando um dos modos no 1º botão do lado lado esquerdo deste grupo. Ao

clicar na seta do botão, um menu será exibido com os modos mais usados e também os modos adicionais.

Clicando com o botão da

direita do mouse nesta barra,


Calendário

Um calendário mensal que mostra tarefas e suas durações. Use este modo para

mostrar as tarefas agendadas em uma semana específica ou em um intervalo de

semanas.

Gantt de Controle

Uma lista de tarefas e informações relacionada, e um gráfico que mostra a linha de

base e barras de Gantt agendadas para cada tarefa. Use este modo para comparar

a agendada linha de base com a real.

Gráfico de Gantt

Uma lista de tarefas e informações relacionadas, e um gráfico que mostra tarefas e

suas durações com o decorrer do tempo. Use este modo para introduzir e agendar

uma lista de tarefas Gráfico de Pert Um diagrama de rede que mostra todas as

tarefas e dependências de tarefa. Use este modo de tarefa para criar e otimizar sua

agenda em um formato de fluxograma.

Uso da tarefa

Uma lista de tarefas que mostra os recursos atribuídos, agrupados sob cada tarefa.

Use este modo para visualizar quais os recursos estão atribuídos a tarefas

específicas e para ver os perfis de emprego de recurso.

Gráfico de Recursos

Um gráfico que mostra alocação de recursos, custos ou emprego. Use este modo

para apresentar informações sobre um recurso ou um grupo de recursos com o

decorrer do tempo.

Planilha de Recursos

Uma lista de recursos e informações relacionadas. Use este modo para introduzir e

editar informações de recursos em um formato do que a planilha eletrônica

Uso do Recurso

Uma lista de recursos que mostra atribuições de tarefas agrupadas sob cada

recurso. Use este modo para exibir informações de custo ou alocação de trabalho

de um determinado período, para cada recurso por atribuição, e para definir perfis

de trabalho de recurso.

Mais modos

Abre a caixa de diálogo Mais modos de exibição. Essa caixa de diálogo apresenta

uma lista de todos os modos disponíveis.


Criando um Projeto

A ordem dos procedimentos na criação de um arquivo de projeto no MSProject é fundamental para

minimizar ou eliminar problemas, no que diz respeito ao planejamento e controle dos projetos

Iniciando um novo projeto

Ao iniciar o MSProject um arquivo em branco é apresentado, é necessário definir uma data para o

projeto ter como diretriz. O projeto pode ser organizado em função de uma data inicial ou de fim.

Interação do comando: grupo Projeto

Na caixa de Agendar a partir de, definir como o projeto será orientado, se a partir de uma

data de inicio ou de término. Em seguida, de acordo com o que foi orientação do projeto, definir

então a data que orientará o projeto. Caso deseje selecionar o Projeto para começar do inicio, todas

as tarefas vão começar a partir da data e horário do início, caso selecione término todas as tarefas

vão ser executadas a partir da data e horário final, voltando para trás com as datas, até a última tarefa.

Esta caixa pode ser acessada a qualquer momento para que seja verificado o prazo total do projeto.


Inserindo Informações de projeto

O Project possibilita a inclusão de informações como: quem está gerenciando o projeto, a empresa, e

outras informações adicionais que podem ser utilizadas conforme necessidade.

Para realizar este procedimento clicar no

Grupo Arquivo Informações

Informações do Projeto Propriedades

Avançadas. ( até a versão 2007)

Na versão 2010 / 2013 / 2016


Inserir Tarefas

O modo de apresentação original do MSProject é o Gráfico de Gantt, ele é composto por uma tabela e

um diagrama de barras horizontais que representam a duração das tarefas do projeto.

A barra de divisão existente entre a tabela e o diagrama pode ser deslocada para a direita ou para a

esquerda, privilegiando as informações da Tabela ou do diagrama. Para tanto, posicione o ponteiro do mouse

sobre a barra, quando este tomar a forma "→║← ", clique e arraste para o lado mais conveniente. Este recurso é

recorrente em outros modos de apresentação.


A tabela de entrada é composta pelas seguintes colunas:

Indicadores: Coluna utilizada para disponibilizar uma série de ícones que representam sempre algumas

característica.

Nome da

Tarefa

Local onde se digita as tarefas de Resumo e as tarefas de Execução.

Tarefa de Resumo: são as tarefas que tem como objetivo servir de totalizador das tarefas

de execução e também serem usadas para uma visão macro do projeto a principal

característica é a não possibilidade de alterar sua duração.

Tarefa de Execução: são as tarefas que realmente serão executadas ao longo do projeto,

onde se defini as durações.

Duração: Local onde se informa a duração da atividade, esta duração pode ser feita utilizando as unidades

de tempo: mês(mês), semana(s), dia(d), hora(h), minuto (m). O padrão é dia.


Obs.:a duração ainda pode apresentar a situação de DURAÇÃO DECORRIDA, isto é usado quando

se deseja que o tempo estabelecido na duração ignore os limites de 8 horas por dia e também

feriados e finais de semana. Para isto basta colocar a letra D depois de cada sigla mês, semana,

dia, hora ou minuto.

Para alterar a unidade de tempo padrão na coluna Duração, é necessário mudar a configuração

desta duração. Interação Grupo Arquivo Opções a guia Cronograma e na caixa “A

duração é inserida em” escolha a unidade de tempo.

Marcos Importantes para o Projeto: Por vezes, há fatos que importam aos nossos projetos mas que não têm uma duração, ou sua duração não importa ao projeto, nestes casos insira uma tarefa e no campo duração digite "0". Assim, no diagrama o fato estará assinalado de maneira diferente. O "Marco" é muito importante para o projeto, pois ele determinará visualmente o término de uma determinada tarefa, ou início, exibindo as datas correspondentes que estiverem sendo executadas.


Início Coluna que informa a data de inicio da atividade sendo obtida a principio na data atual do

sistema mais sendo alterada quando do relacionamento junto a outras tarefas ou quando se

estabelece uma restrição que é trocar a data direto na célula. Se a tarefa for a primeira

atividade do projeto, marca o inicio do projeto podendo ser alterada também em uma janela

chamada de Informações sobre o Projeto.

Término Coluna que informa a data de término da atividade dependendo do que foi informado na

coluna duração.

Obs.: Para as colunas Inicio e Término, o formato da data pode ser configurado.

Predecessora Coluna usada para se estabelecer às ligações entre as atividades, com isso criando o que

se chama de relacionamento entre as atividades, é nessa coluna que se cria o caminho

crítico do projeto. As ligações podem ser de quatro tipos (será trabalho este assunto

posteriormente neste material)

Para ajustar a escala de tempo, usar os botões de zoom na Barra de Status

Assim, para inserir uma nova tarefa é, no campo Nome da Tarefa digitar o nome das várias tarefas que

compõem o seu projeto, a cada nova tarefa inserida tecle ENTER.


Tarefas

São cada uma das atividades que juntas compõe um projeto. Uma tarefa é criada no Modo Gráfico de

Gantt. Neste modo é possível excluir, mover e vincular tarefas.

A criação de uma estrutura de tópicos hierárquica organiza as tarefas do projeto em grupos. Cada

grupo de tarefas é precedido por uma tarefa de resumo, que descreve as tarefas dentro do grupo; cada nível

dentro da estrutura de tópicos fornece mais detalhes da tarefa. Uma estrutura de tópicos pode ser criada para

tornar mais fácil a leitura de listas de tarefas longas para dividir um projeto em fases distintas ou para criar uma

visualização de alto nível do projeto para fins de administração. Uma estrutura de tópicos pode ocorrer a

qualquer momento durante o processo de agendamento, mas é mais fácil organizá-la no início.

Definindo Etapas e Tarefas

Cada etapa pode conter uma série de tarefas. Para tanto, digite o nome da etapa, nos campos

subseqüentes digite o nome das tarefas que compõe esta etapa, selecione todas as tarefas e clique sobre o

botão (Recuo) do Grupo Tarefa, as tarefas selecionadas serão apresentadas como um conjunto de tarefas

(uma etapa) que leva o nome do campo imediatamente superior à seleção. Assim, uma etapa pode conter

outras etapas. Para anular a indentação, selecione a tarefa ou etapa e clique sobre o botão do Grupo

Tarefa.

É possível visualizar apenas as etapas clicando sobre o botão ( Ocultar Subtarefas) , ou estas e suas

tarefas clicando sobre o botão (Mostra Subtarefas). Para ver todas as tarefas clique sobre o botão

(Mostrar Todas as Subtarefas). As tarefas ficarão com um sinal de "mais" ou de "menos" indicando se há ou não

tarefas ocultas.

Para visualizar a numeração das

etapas e suas tarefas podemos inserir

uma coluna (EDT ) ou inserir a

numeração junto com a tarefa.


Dependência entre as Tarefas

Após criar as tarefas e definir sua duração, o próximo passo é estabelecer o vinculo entre estas

atividades. Isto significa que vai ser criada uma relação entre estas tarefas.

Estabelecer vínculos de dependência entre as tarefas, de modo que uma só comece ao terminar outra,

ou que venham a terminar simultaneamente e assim por diante. Uma tarefa pode ter relação de dependência

com várias outras. Para vincular tarefas, selecionar as tarefas ou etapas e clique sobre o botão (Vincular

Tarefas). Observe como o vinculo é representado no Gráfico de Gantt.

Para selecionar campos não contíguos, pressione a tecla CTRL enquanto seleciona as várias tarefas

desejadas com o clicar do mouse. A operação de criar dependência entre tarefas (ou etapas) também pode ser

feita através do mouse, posicione o ponteiro do mouse no meio da barra que representa a duração da tarefa no

diagrama de Gantt, o ponteiro do mouse assumirá a forma de uma cruz de setas, clique e arraste verticalmente

até a tarefa com qual queira criar vínculo.

Para extinguir a relação de dependência entre tarefas, selecione-as e clique sobre o botão (

Desvincular Tarefas).

Uma outra forma de criar um vínculo entre as tarefas e definir esta dependência no campo

Predecessoras da tabela do Gráfico de Gantt.

Quando existe uma

dependência de duas ou

mais tarefas é usado o

ponto e virgula, para

separar cada tarefa.

Quando uma tarefa é introduzida inicialmente no Project, ela é programada para começar na data de

início do projeto.


Vincular as tarefas é estabelecer uma dependência que determina a seqüência de tarefas. O Project

agenda as tarefas definindo as datas de início e de término de cada tarefa. As barras de Gantt no modo Gráfico

de Gantt são então movidas para as data apropriada na escala de tempo, e linhas de vínculo são desenhadas

para mostrar a dependência.

Existem quatro tipos de dependências de tarefas: término-a-início, término - a - término, início-a-início

e início-a-término. A dependência término-a-início é a mais comum, enquanto a dependência início-a-término é

a menos comum. Uma descrição e um exemplo de cada dependência são fornecidos na tabela a seguir.

Término-a-início (TI)

O término de uma tarefa marca o início de outra.

Uma lista de correspondência é atualizada antes que novas etiquetas de

correspondência sejam impressas.

Início - a - início (II)

As duas tarefas começam ao mesmo tempo.

A parte elétrica e o encanamento de um prédio podem ser instalados

durante o mesmo período de tempo.

Término-a-término (TT)

As duas tarefas terminam ao mesmo tempo.

O backup das informações de um computador antigo deve terminar

quando o novo computador for instalado.

Início a término (IT)

O início de uma tarefa marca o término de outra.

A execução de relatórios em um sistemas de contabilidade antigo não pararia até que sua exceção no sistema novo começasse.(pouco utilizado).

A

B

A

B

A

B


Para alterar os tipos de dependências entre as tarefas e só clicar duas vezes na seta que liga as tarefas, no

diagrama de Gantt.

Será apresentada a caixa de diálogo Dependência entre as Tarefas na caixa de listagem Tipo é

determinado o tipo de dependência:

- Término-a-Início (TI) é necessário que termine uma para iniciar outra;

- Início-a-Início (II) as tarefas devem iniciar simultaneamente;

- Término-a-Término (TT) as tarefas devem terminar simultaneamente;

- Início-a- Término (IT) o início da tarefa se dá no término da outra;

- Nenhum as tarefas se tornam independentes.

Estabelecendo Relações de Dependência entre as Tarefas haverá muitas mudanças em seu projeto, por

isso o Project se torna flexível a adiantamentos que ocorrem no decorrer do projeto. Se por exemplo tiver

alguma tarefa que atrasou da data de início é só clicar duas vezes na linha de vínculo e na caixa de texto

Latência e digitar o tempo de atraso, caso ocorra o contrário, se adiantou, é só digitar na caixa de texto

Latência e o tempo de adiantamento.


Tarefas Recorrentes

Tarefas que ocorrem em intervalos regulares, ou seja, ciclos recorrentes em um projeto. Um exemplo

seria um projeto que necessita de reuniões semanais para apresentar algum resultado.

Para inserir uma tarefa que seja recorrente durante o seu projeto:

Grupo Tarefa Tarefa Tarefa Periódica.

Na caixa de diálogo Informações sobre Tarefas Recorrentes definir o Nome da tarefa, a duração da

tarefa, o padrão de recorrência (através dos botões de opção) e a duração da recorrência.

Para atribuir recursos a uma tarefa recorrente e necessário selecionar a tarefa individual e não a tarefa

resumo.


Modificando Tarefas já Inseridas

Para saber ou alterar qualquer informação a respeito de uma tarefa, selecione-a e clique no

Grupo Tarefa sobre o botão Informações, outra forma de acessar é clicar com o botão da direita do

mouse sobre a tarefa e selecionar a opção.

Na caixa de diálogo Informações Sobre a Tarefa há as guias Geral (define prioridade, datas e

percentual realizado), Predecessoras (informa as tarefas que necessariamente a precedem), Recursos

(define os recursos envolvidos), Avançado (aspectos ligados ao adiantamento da tarefa) e Anotações.


No Guia Avançado, existe alguns campos que é importante analisar.

Tipo de Restrição: quando a agenda de um projeto é definida pela data de inicio a restrição é O Mais Breve

Possível, isto significa que a tarefa vai acontecer logo em que concluída a tarefa anterior. Quando a agenda

esta definida como Término, a restrição é O Mais Tarde Possível .

A restrição pode ser identificada por um ponto azul (quando não esta presa a uma data especifica) ou por

um ponto vermelho (restrições inflexíveis).

Não terminar antes de: termina a tarefa na data introduzida ou depois;

Não iniciar antes de: inicia a tarefa na data introduzida ou depois;

Não terminar depois de: termina a tarefa na data introduzida ou antes;

Não iniciar depois de: inicia a tarefa na data introduzida ou antes;

Deve terminar em: termina a tarefa em uma data introduzida;

Deve iniciar em: inicia a tarefa em uma data introduzida;


Tipo de Tarefa:

Duração Fixa: tarefa em que a duração é um valor fixo, e quaisquer alterações no trabalho, ou nas

unidades de recurso atribuídas a este tipo de tarefa não tem impacto sobre sua duração.

Duração = Trabalho Total : Trabalho Unitário de todos os Recursos

Unidade Fixa: tarefa em que as unidades de recursos atribuídas à este tipo de tarefa são uma valor fixo,

e quaisquer alterações no trabalho, ou na duração da tarefa, não têm impacto sobre as unidades

atribuídas a este tipo de tarefa.

Unidades de Recursos atribuídos = Trabalho Total : Duração

Trabalho Fixo: tarefa em que o trabalho é um valor fixo, e quaisquer alterações na duração da tarefa, ou

no número de unidades de recursos atribuídos a este tipo de tarefa, não tem impacto sobre o trabalho

da tarefa. Trabalho Total = Duração x Unidade de Recursos atribuídos

Calendário: neste campo é possível definir qual calendário que a tarefa ira seguir.


Excluindo Tarefa

Para excluir uma tarefa do projeto, clicar com o botão direito do mouse sobre o número da linha onde

se encontra a tarefa que deseja apagar, no menu rápido escolha Excluir Tarefa.

Mover Tarefa

O MSProject permite mover uma tarefa de um local para outro. Isto pode ser feito clicando no número

da linha da tarefa a ser movida e arrastando até a nova posição.

Dividir Tarefas

Muitas vezes é necessário que uma tarefa seja dividida (quebrada). Isto acontece quando é preciso que

seja feito um intervalo durante a execução da tarefa. Para dividir uma tarefa do projeto em etapas, basta buscar

o comando Dividir Tarefas e clicar na barra no local onde deseja fazer um intervalo.

Observe que a duração é alterada quando a tarefa é dividida.


Recursos

Recursos são as pessoas, os locais e os itens necessários para realizar (completar) uma tarefa. Um

projeto pode ser agendado com ou sem atribuição de recursos às tarefas. Contudo, se não atribuir recursos,

haverá menos responsabilidade pelo término das tarefas e menos flexibilidade no planejamento. Ao atribuir um

recurso é possivel controlar a quantidade de trabalho em uma tarefa, o custo do trabalho e o andamento do

projeto.

Cada tarefa em um projeto precisa ter todos os recursos necessários para sua conclusão. Uma tarefa

pode exigir apenas um recurso ou vários deles para ser completada.

Os recursos são criados no Modo de Exibição Planilha de Recursos. Na verdade os recursos podem ser

criados de uma outra maneira. A preferência por este modo de exibição é que por ele já é possível definir suas

características, como tipo de recurso, custos, momento do pagamento, calendário, unidades disponível deste

recurso.


Inserir Recurso

Para inserir um recurso no projeto é necessário ir ao Modo de Exibição Planilha do Recurso, e no campo

Nome do Recurso definir o nome desejado.

Nome do Recurso

Os nomes de recurso podem ser genéricos ou específicos em suas descrições. Por exemplo, um recurso que

realiza tarefas administrativas poderia se chamar “ assistente administrativo” ou “ J. Ribeiro” . A atribuição do

nome para o recurso depende do projeto ou da preferência de quem agenda.

Tipo

Este campo define de que tipo vai ser o recurso criado, se é trabalho ou material.

Iniciais

Os recursos podem ser identificados pelas suas iniciais que são configuradas neste campo.

Unid. Máxima

Quando um recurso é inserido em um projeto, uma unidade ou 100% é introduzido no campo Unidade Máxima

do recurso. Isso significa que apenas um recurso desse tipo está disponível para o projeto. As unidades de

recurso são apresentadas como porcentagens ou Unidade Decimal, isto vai depender da versão do software.

Contudo é possível alterar a apresentação desta unidade de acordo com o desejado. O número máximo de

unidades pode ser aumentado ou diminuído. Quando aumentar o número máximo de unidades de recurso,

certifique-se de que as unidades adicionais estejam realmente disponíveis, para que a agenda seja precisa. Se

você diminuir as unidades máximas para 50% ou 0,5, apenas metade do tempo do recurso poderá ser usada no

projeto. A mesma informação sobre as unidades de recursos pode ser aplicada á atribuição de recursos a uma

tarefa.


Taxa Padrão

Quando definido um valor neste campo significa que o custo do recurso vai ser definido por uma unidade de

tempo. Esta unidade pode ser hora, mês, semana – valor da hora trabalhada, ou valor do mês trabalhado.

Taxa H.Extra

Este campo define o valor da hora extra trabalhada.

Custo / Uso

Quando for definido um valor neste campo, significa que o custo do recurso vai ser definido a cada vez que for

usado em uma tarefa. O custo vai ser contado apenas uma vez em cada tarefa, independente se esta tarefa

durou um mês, 3 meses ou um ano.

Acumular

Este campo define quando será pago o valor do Recurso. Se é no inicio da tarefa, no final ou se será rateado a

medida que for trabalhando.

Calendário Base

Define qual o calendário que o recurso vai usar no projeto. Ele por usar um calendário próprio, um calendário

criado ou o mesmo calendário usado no projeto.


OBS.: Outra forma de criar um recurso é pelo

Modo de Exibição Gráfico de Gantt através do

comando Atribuir Recurso (Grupo Recurso

Atribuir Recursos)

Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, no

campo Nome digite o nome dos recursos ou

dos responsáveis necessários.

Relacionando os Recursos às Tarefas

O relacionamento entre o recurso e a tarefa pode ser feito de duas forma no Modo de Exibição Gráfico

de Gantt: pela caixa Atribuir Recursos acessada pelo ícone ou pelo ícone que acessa a caixa

Informações Sobre a Tarefa no guia Recursos.

Para atribuir um recurso a uma tarefa, no Modo de

Exibição Gráfico de Gantt, clique duplo na tarefa em

que se deseja atribuir o recurso, na caixa

Informações sobre a Tarefa, clicar no guia Recursos e

escolher o recurso que deseja atribuir. Para atribuir

outro recurso a mesma tarefa, é só selecionar o

recurso na linha abaixo.

Para os recursos que já estejam relacionados às tarefas, podemos determinar as quantidades necessárias de

cada recurso para cada tarefa nos campos Unidades, na caixa de diálogo abaixo

Para anular a relação de um recurso com uma tarefa, basta apagar o recuso da caixa acima.


Superlocação de Recurso

Dizer que um recurso esta superlocado é informar que existe uma situação causada pela necessidade de

alocar uma quantidade de recursos não disponível. Então, um recurso esta superlocado quando não possui

quantidade disponível suficiente para atender às tarefas atribuídas. o nome do recurso superlocado é destacado

sendo visualizado na cor vermelha em alguns modos de Exibição.

Para solucionar uma superlocação é necessário analisar alguns itens como: redistribuição, possibilidade

de aumentar a quantidade de recursos, possibilidade gerar horas extras, ajustar dependências, substituir

recursos, ajustar calendário.

Para ajudar a resolver uma superlocação pode ser inserido colunas que apresentam informações que

facilitam a visualização. Colunas como : Superlocado, Pode Redistribuir, Atraso de Redistribuição.


Redistribuição de Recurso

O MSProject oferece uma ferramenta para realizar a redistribuição de recursos.

Grupo Recurso Opções de Redistribuição.

AUTOMÁTICO: esta opção não é muito comum, além disto consome um tempo elevado de

processamento, uma vez que cada entrada ou modificação reflete em um novo processamento

(nivelamento).

MANUAL: mais comum, já que através desta opção o usuário controla e determina quando o

nivelamento será aplicado.

Nesta caixa é possível definir o intervalo de redistribuição.

Ordem de Redistribuição

N° da Tarefa: quanto menor for seu ID, menor a possibilidade de ser deslocada em conseqüência do

nivelamento

Padrão: analisa inicialmente a folga de cada atividade. Quanto maior a folga, maior a possibilidade de

deslocamento durante o nivelamento.

Prioridade Padrão: utiliza inicialmente o critério de prioridade da atividade, definido anteriormente, como o

1° critério de desempate. Caso tenham a mesma prioridade, a ordem passa a ser padrão.


Custos

No Project, existem dois tipos de custos: Custo de Recurso e Custo Fixo (Custo da Tarefa).

Introduzindo informações de custo cria-se orçamentos de projeto e analisa custos, assim como identifica

possíveis custos excessivos. Com base nas informações de custo fornecidas, o custo de cada tarefa e do projeto

inteiro pode ser calculado.

Cada recurso ou tarefa pode ter um custo associado. Como salário por hora, salário anual ou aluguel de

um equipamento.

CUSTOS DE RECURSO

Os Custos de Recurso podem originar-se de várias maneiras. No caso dos salários, podem ser rateados

por hora ou no caso de um contrato, podem ser rateados no final ou no início da tarefa. Com os custos dos

recursos, a taxa por hora pode mudar durante a duração de um projeto, ou um recurso pode ter diferentes taxas

para cada tipo de trabalho.

Taxa Padrão representa o custo do recurso que vai ser calculado por uma unidade de tempo. Esta unidade

pode ser hora, mês, semana – valor da hora trabalhada, ou valor do mês trabalhado.

Custo por Uso representa o custos associado a um recurso, independentemente da duração da tarefa ou do

número de unidades de um recurso atribuído a uma tarefa. Por exemplo, um equipamento que precisa ser

enviado a uma construção, neste caso, poderia ser cobrada uma taxa pela entrega do equipamento e uma taxa

por hora ou uma diária. A taxa de entrega pode ser introduzida no campo por uso do recurso.

As informações básicas de custo são introduzidas na Planilha de Recursos. Caso seja necessário

trabalhar com custos diferentes para um recurso, é necessário definir estes valores através da caixa

Informações Sobre o Recurso a guia Custos.


Aplicando Taxas Variáveis

Trabalhar com taxas (custos) variáveis, significa que um recurso pode ter taxas diferenciados por tarefas

ou por uma data.

Usando taxas de recurso variáveis, é possível controlar a taxa do pagamento de recursos no decorrer do

tempo no projeto. As taxas de recursos variáveis têm o horário estampado para que novas taxas sejam aplicadas

ao projeto no momento apropriado. Por exemplo, quando um projeto começa, o Técnico 1 está sendo pago a

R$ 500,00 por mês. No meio do projeto (após uma data), o recurso recebe um acréscimo de pagamento, indo

par R$ 650 por mês. Introduzindo-se a taxa de pagamento com uma data efetiva, os custos do recurso são

calculados com base no momento em que a tarefa é realizada.

Na Planilha de Recurso, com um

clique duplo no recurso, surge a

caixa Informações Sobre o

Recurso. Neste local é possível

definir valores de custo diferente

para um recurso.

Com este procedimento, quando

chegar na data correspondente

ele irá alterar os valores.

A taxa do custo inicial de um recurso pode ser introduzida na Planilha de recursos ou na guia “Custos”

da caixa de diálogo Informações sobre o Recurso. Todas as alterações de taxa de custo que devem entrar em

vigor depois que o projeto começar devem ser introduzidas na guia Custos.

Alterações de taxa de recurso podem ser introduzidas como um número ou como uma porcentagem. A

introdução de uma porcentagem positiva nos campos de custos padrão ou de hora extra, calcula

automaticamente a nova taxa. A nova taxa é calculada pela soma da taxa antiga mais a porcentagem da mesma

taxa. Uma porcentagem negativa calcula um decréscimo em relação à taxa antiga.

Além das alterações das taxas de pagamento de recurso, um recurso também pode realizar vários tipos

de trabalho com taxas diferentes por meio da utilização de tabelas de taxa, cada recurso pode ter até 5 taxas de

custos diferentes. Cada tabela de taxa de custo pode ter até 25 diferentes mudanças de taxa. As tabelas de taxas

de custo são criadas na guia “Custos” da caixa de dialogo Informações sobre o recurso. A tabela de custo

Padrão é a tabela A, quando um recurso é atribuído a uma tarefa. As demais tabelas são denominadas B, C, D e

E (a tabela adicional fica vazia até ser usada).

Para criar um novo salário em outro tipo de tarefa para o mesmo Recurso. Ainda na Caixa de dialogo da

Informação do Recurso. Um recurso pode ser configurado com diversos valores de custo (A, B, C, D e E) sendo


estes valores associados segundo a atividade realizada pelo recurso. Exemplo: Para desenvolver um projeto um

engenheiro recebe o valor A e para executar um projeto recebe um valor B.

Para atribuir o custo B a tarefa, é necessário ir ao modo Uso da Tarefa, com um duplo clique na tarefa

desejada correspondente ao recurso, e atribua a guia B. Depois clique em Ok, assim resultando nesta tarefa o

Recurso selecionado estará recebendo um salário diferente do padrão.

CUSTOS FIXOS

Um Custo Fixo de uma tarefa é um valor que é fornecido independentemente de sua duração e dos

recursos que a tarefa vai utilizar. Os Custos Fixos são usados quando a tarefa em si tem um custo associado. Em

vez de atribuir um custo baseado na taxa para o recurso, um custo fixo pode ser atribuído. Por exemplo, se uma

tarefa está sendo realizada por meio de um recurso a uma taxa fixa, como um contrato, um custo fixo é

introduzido para a tarefa sem o custo de recurso associado. Ao contrário do custo do recurso, o custo fixo não

depende do período de tempo gasto em uma tarefa.

Uma tarefa pode ter custo baseado na taxa do recurso e custo fixo. Exemplo: uma tarefa está sendo

realizada por um recurso e materiais são entregues, um custo fixo pode ser introduzido para os materiais da

tarefa e um custo do recurso pode ser introduzido para o trabalho do recurso atribuído. Os dois custos são

combinados para se obter o custo total da tarefa. Os custos fixos são introduzidos no campo custo fixo da

tabela Custo.

Na tabela foi inserida a coluna Custo Fixo onde foi atribuído o custo fixo referente à tarefa. Outra forma é

modificar o modo de apresentação da Tabela no Gráfico de Gantt para CUSTO.


Calendário

As tarefas e recursos são agendados usando-se calendários. Existem dois tipos de calendários no

Project: calendários de base e calendários de recurso. Os calendários de base definem os dias úteis e as

horas de trabalho de um projeto ou de um conjunto de recursos. Os calendários de recurso definem os dias

úteis e as horas de trabalho de um recurso específico.

O calendário de base padrão (também conhecido como calendário do Project) é chamado Padrão.

Quando um recurso é inserido em um projeto, o calendário Padrão é atribuído como calendário de base do

recurso. O Project vem com dois outros calendários de base, o calendário 24 horas e o calendário Turno da

noite que podem ser atribuídos a um projeto ou a recursos. É possível criar novos calendários de base para

grupos de recursos ou para uma tarefa ou grupo de tarefas.

Calendário Padrão

Turno da Noite

24 Horas


Assim, a caixa de diálogo “Alterar período Útil” é usada para que alterações nos calendários de base

possam ser feitas, pode-se fazer alterações em um dia, em vários dias ou em um mês .

As mudanças feitas na caixa Alterar Período Útil são refletidas por um padrão ou por um

sombreamento. Um padrão indica uma data em que as horas de trabalho mudaram em relação às horas de

trabalho normais. O sombreamento mostra os dias de folga. Se forem feitas alterações em uma data de

calendário, esta mudará para negrito e sublinhado.

Mudando o Calendário de Base no MSProject 2010

Para alterar o calendário de base de um projeto: Menu Ferramentas Alterar Período Útil.

Primeiro é necessário selecionar o guia Semanas de Trabalho

Em seguida, clicar no botão DETALHES para definir o período de trabalho de cada turno.


Após configurar o horário na caixa Alterar Período Útil, é necessário informar ao MSProject que o horário de

inicio e término de trabalho. Isto é feito através da caixa Opções no guia Calendário.

A hora de início e término deve ser correspondente ao que foi

definido na caixa Alterar Período Útil.

Os feriados (períodos de folga) são definidos como EXCEÇÕES escrevendo o nome do feriado e definindo o

inicio e término deste feriado.

Selecionar os dias que o calendário vai

trabalhar (no exemplo marcar de segunda a

sexta)

Definir o período de trabalho do turno.

Marcar que será definido um período de trabalho especifico.


Mudando um calendário de Recurso Os calendários de recurso são usados para controlar a disponibilidade de recursos individuais.

Como este tipo de calendário inicialmente é como uma cópia do calendário de base atribuído ao

recurso, apenas as exceções para esse recurso devem ser introduzidas. As alterações em um calendário de

recurso podem incluir férias de pessoal, treinamento ou reuniões. Um calendário de recurso para equipamento

ou locações pode ser usado para refletir manutenção agendada ou intervalo para a limpeza.

Os calendários de recurso são editados da mesma maneira que os calendários de base. Eles estão

disponíveis na caixa de diálogo Informações sobre o Recurso (Modo Planilha de Recurso). Na Planilha de

Recursos, clique duplo em um determinado recurso desejado, aparecerá a caixa de diálogo informações sobre o

Recurso, clicando na guia Período de Trabalho inserir os dias de folga ou férias, selecionando as datas desejadas

e colocando como horas de folga - ou também pode mudar o horário de alguns dias. Outra forma de acessar o

calendário do Recurso é através da Caixa Alterar período Útil.

Criando um Novo Calendário de Base

Quando o calendário Padrão não atender ao projeto, é recomendável que se defina um novo calendário

antes de se fornecer a lista de tarefas. É possível efetuar alterações no calendário de um projeto existente,

porém deve-se ter o cuidado de com as tarefas cujas durações estejam definidas em semanas, meses ou anos,

pois, nestes casos, resultados imprevisíveis podem ocorrer. O ideal, neste caso, é que as tarefas estejam

definidas em dias úteis.

Novos calendários de base podem ser criados quando nenhum dos que já estão disponíveis atende ás

necessidades do projeto ou quando um grupo de recursos trabalha em dias e horas diferentes do restante dos

recursos do projeto. Um novo calendário de base não deve ser criado apenas para um recurso (já que para isto

basta usar o calendário do próprio recurso).

Um novo calendário de base pode ser criado a partir dos padrões do calendário no Project ou como

uma cópia de um calendário de base já existente. Para minimizar a quantidade de edição em um novo

calendário de base, faça uma cópia de um existente, que tenha dias de trabalho em comum e feriados

especificados.

Para criar um novo calendário de base: Projeto


Hora Extra

O MSProject permite trabalhar aplicando hora extra a um recurso. Para atribuir um valor de hora extra a

um recurso. As horas extra não são incluídas no calendário, mas diretamente na atribuição do recurso. Exemplo:

No projeto abaixo deseja-se atribuir 2 horas extra na Atividade Manutenção.

Observe que a Atividade Manutenção

acontece na segunda feira durante 7 horas e

na terça feira durante 2 horas. Ao aplicar 2

horas extra na atividade, toda a tarefa

manutenção vai ser realizada na segunda

feira .

No modo de exibição Uso da Tarefa selecionar a atividade em que deseja atribuir hora extra

Dividir a tela em duas janelas: Grupo Exibição no botão Nova Janela

Na nova janela, clicar com o botão da direita do mouse na área a cinza (que fica a direita da janela) e

selecionar a opção Trabalho


Então surge a janela abaixo

No campo hora extra, informar a quantidade de horas extras desta atividade

Agora observe que na tabela a direita do Uso da Tarefa, as horas extras foram inseridas no dia de trabalho.


Caminho Crítico

O caminho crítico identifica aquelas tarefas que são cruciais para a duração do projeto. Um caminho

crítico não pode ter a duração ampliada nem sua data de início retardada sem causar impacto na data final do

projeto. As tarefas críticas formam um caminho crítico ao longo do projeto. Quando uma agenda de projeto é

formatada para apresentar o caminho crítico, pode reduzir ou ampliar a duração total desse projeto, mudando a

duração, as dependências ou os recursos das tarefas críticas.

Assim, o Caminho Crítico é a série de tarefas (ou uma tarefa) que possuem folga zero ou negativa, ou

seja, são as tarefas cuja duração determina e afeta a duração do projeto. No MSProject, a folga é chamada de

margem de atraso, que é determinada pela data de término antecipado e data de término atrasado.

Usar o MSProject para identificar o caminho crítico de um projeto é uma grande vantagem, uma vez

que não é necessário fazer nenhum calculo para determinar o caminho critico e a duração do projeto. O

Software faz o calculo a medida que a tarefa é inserida, bem como sua precedência e duração.

Para formatar o gráfico de Gantt de

modo que esse apresente

automaticamente o caminho crítico, use

o Assistente de gráficos de Gantt.

Uma tarefa é considerada crítica quando

Possui folga zero;

Possui uma restrição de data “Deve iniciar em” ou Deve terminar em”.

Possui uma restrição “O mais tarde possível” em um projeto agendado a partir de uma data de início.

Possui restrição “O mais breve possível” em um projeto agendado a partir de uma data de término.

Sua data de término é igual ou posterior ao seu prazo final.

O Caminho Crítico é visualizado no Modo Gantt de Controle. Para ser apresentado no Gráfico de Gantt é

necessário usar o assistente gráfico ou Menu Formatar Assistente de Gráfico de Gantt.


Linha de Base

Uma linha de base é um conjunto de estimativas originais sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas

estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto. A linha de base é

essencial para controlar o andamento do projeto. As estimativas originais que ela contém são pontos de

referência permanentes, com base nos quais pode-se comparar as informações atualizadas sobre tarefas,

recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto durante o projeto, incluindo as informações reais

registradas.

Exemplo, foi estimado o custo de uma tarefa em R$50,00, mas registra um custo agendado de R$60,00,

a variação de custo será de R$10,00. Monitorando as variações regularmente, poder-se garantir que o projeto

não se afaste de suas estimativas originais. No entanto, observe só é possível exibir as variações dos itens para

os quais inseriu estimativas da linha de base. Se inserir os custos dos recursos antes de salvar uma linha de base,

não poderá exibir as variações de custo dos recursos.

Uma linha de base é criada após concluir e ajustar o plano do projeto. Como a linha de base fornece

pontos de referência com base nos quais é possível comparar o andamento real do projeto, ela deve incluir suas

melhores estimativas para a duração das tarefas, as datas de início e de término, os custos e outras variáveis do

projeto deseja-se monitorar. Informações da linha de base que constantemente diferem dos dados atuais

indicam que o seu plano original não é preciso. Normalmente, essa diferença ocorrerá se o escopo ou a

natureza do projeto tiver sido alterada. É permitido modificar ou refazer a linha de base a qualquer momento

durante o projeto, se os investidores do projeto concordarem que a diferença justifica isso.

Para criar uma linha de base : Grupo Projeto

No campo Para, selecione o Projeto Inteiro (será criada uma linha de base de todo o projeto)


Quando for necessário visualizar alguma informação do projeto original, basta inserir uma nova coluna

(Inicio Linha de Base, Término da Linha de Base, Custo da Linha de Base ) ou mesmo é possível modificar a

tabela de exibição para que seja apresentado valores de variação e de custo.


Controle e Gerenciamento do Projeto

Após concluir o planejamento e gerar a Linha de Base, agora o projeto será executado. Nessa fase a

função do MSProject é gerenciar o projeto acompanhando a execução de cada etapa.

Antes que a primeira tarefa do projeto possa ser iniciada, a agenda deve estar completamente

desenvolvida em um plano de linha de base à ser definida. Quando o trabalho tem início em um projeto, é hora

de controlar o andamento das tarefas. O andamento deve ser controlado por todo o projeto. A freqüência das

atualizações depende do controle necessário sobre o projeto. Se o andamento é controlado mais

freqüentemente, é mais fácil identificar problemas e adotar a ação corretiva.

As tarefas que não ocorrem como foi agendado devem ser controladas manualmente, introduzindo-se

informações de andamento reais para cada tarefa.

Quando o andamento real de tarefa é introduzindo, o projeto é recalculado automaticamente e as

tarefas que não tiveram avanço são reagendadas.

Existem três tipos de datas armazenadas para cada tarefa no Project: agendadas ( corrente ), reais e de

linha de base. Ao ser definida uma linha de base, as datas agendadas das tarefas que não estão em andamento

ou que não ocorreram mudam quando a agenda é recalculada.

Quando as tarefas são controladas, o Gráfico de Gantt começa a refletir as informações de andamento.

As barras de Gantt contêm barras de andamento que indicam o andamento de cada tarefa. As tarefas que estão

100% completas são excluídas do caminho crítico, pois não tem mais impacto na data de término do projeto. O

caminho crítico é recalculado automaticamente, à medida que o andamento é introduzindo. As tarefas

completadas também têm uma marca de verificação no campo Indicadores.

Para assinalar tarefas já cumpridas posicione o ponteiro do mouse na extremidade esquerda da barra

que representa a duração da tarefa no diagrama de Gantt, clique e arraste para a direita, a percentagem já

cumprida da tarefa ficará assinalada em preto.


Nas versões anteriores, o controle do projeto

era feito com o auxilio da barra de ferramentas

Controle

.

Na versão 2010 o controle esta dividido em dois Grupos: Tarefa e Projeto

Para atualizar todo o projeto dia, a dia: Grupo Projeto

Na caixa de diálogo Atualizar definir até

que data estão todas as tarefas realizadas, se

quer mostrar o percentual completo ou apenas

diferenciar tarefas realizadas e não realizadas e

clique sobre o botão de comando OK.

O Gráfico de Gantt ficará desta forma:

Outra forma de atribuir as porcentagens das tarefas já concluídas no Gráfico de Gantt, é através da caixa

Informações Sobre a Tarefa (clique duplo na tarefa para abrir esta caixa)


A porcentagem concluída também pode ser

fornecida inserindo a coluna % concluída em um dos

modos de Exibição.


Controlando Custos Reais Diariamente

Durante a execução do projeto é necessário controlar o custo do projeto. Isto pode ser feito

visualizando a tabela curso em um dos modos de exibição (Menu Exibir Tabela Custo) ou mesmo

inserindo colunas que apresentam informações sobre os diversos custos relacionados ao projeto (custo real,

custo restante, custo fixo)

Este cálculo automático só acontece devido as configurações pré estabelecidas nas Opções de Cálculo (

No menu Ferramentas Opções guia Cálculo ).

Estatística do Projeto

Outra ferramenta importante no processo de acompanhamento do projeto é a Ferramenta Estatística do

Projeto. Esta caixa traz informações como: Data de Inicio e término do Projeto, Data de início e término da Linha

de Base, Duração, Trabalho, Custo...

Este recurso é acessado pelo Grupo Projeto Informações Sobre o Projeto botão Estatística ou pela

barra de ferramentas Controle pelo ícone


Análise PERT – Modelo Probabilístico

Através deste recurso o MSProject permite trabalhar um modelo probabilístico para definir a duração

das tarefas de um projeto, conseqüentemente a duração total do projeto.

Para trabalhar este recurso é necessário carregar a barra de ferramentas Análise PERT (clicar com o

botão da direita do mouse em qualquer ícone, selecionar no menu o item Análise PERT) ou através

Planilha de Entrada PERT

Este recurso abre a Planilha de Entrada

PERT, local para inserir as durações

otimista, esperada e pessimistas das

tarefas do projeto.

Níveis de Importância PERT

Exibe a caixa que permite definir o nível

de importância PERT. Assim, tem a

capacidade de ajustar os níveis de

importância para calcular a duração PERT

de uma tarefa, como uma média

ponderada de suas durações otimista,

esperada e pessimista.

6

.1.4.1 PesEstOptDuração

Formulário de Entrada PERT

Exibe um formulário individual de

entrada PERT, possibilitando a entrada

individual das durações de cada tarefa.

O cálculo da DURAÇÃO é de acordo com

o nível de importância perto.


Calcular PERT

Ao clicar neste ícone é feito o cálculo da

média ponderada de suas durações

otimista, esperada e pessimista, bem

como faz o cálculo das agendas otimista,

esperada e pessimista.

Assim este recurso permite gerar uma estimativa da duração.

Gantt Otimista

Apresenta o modo de Exibição Gantt

Otimista para a Análise PERT referente a

agenda otimista do projeto.

Gantt Esperado


Esperado para a Análise PERT referente a

agenda esperada do projeto.

Gantt Pessimista


Pessimista para a Análise PERT referente a

agenda pessimista do projeto.


Relacionamento entre Projetos

Muitas vezes o ambiente empresarial ou industrial apresenta cenários complexos, que podem envolver

o gerenciamento e controle de múltiplos projetos. Os projetos podem ser individuais e possuir recursos

próprios, ou relacionados com outros projetos e compartilhar o mesmo conjunto de recursos.

O MSProject permite combinar e agrupar projetos extraindo as informações desejadas. Desta forma, a

combinação dos projetos pode ser feita da seguinte maneira:

Consolidando os arquivos de projeto em um único projeto;

Criando um projeto mestre e subordinando diversos subprojetos;

Salvando os arquivos de projeto em um espaço de trabalho;

Compartilhando um pool de recursos entre diversos arquivos de projetos.

Exemplo: Nesta situação temos quatro projetos armazenados em arquivos separados e consolidados em um

quinta arquivo criando o projeto Principal

Projeto

Planejamento

Projeto Limpeza

Projeto

Construção

Projeto

Entrega da Obra


Para inserir um projeto de um arquivo em um outro arquivo Menu Inserir Projeto. Os projetos

inseridos em um outro arquivo comportam-se como arquivos normais, ou seja, é possível recortar e colar tarefas

dentro do arquivo consolidado.

Ao inserir um projeto, para que as alterações no arquivo individual alterem o arquivo principal, é

necessário marcar a opção Vincular Projeto (esta caixa aparece na janela onde é definido o arquivo a ser

inserido). Para que as alterações no projeto inserido no arquivo principal não alterem o arquivo individual é

necessário marcar a opção Somente Leitura.

Após inserir e consolidar os projetos é necessário criar um vinculo entre eles, ou seja , criar relações de

dependências entre os projetos consolidados.


Recursos Compartilhados

O MSProject possui uma ferramenta chamada Pool de Recursos que permite compartilhar recursos

entre projetos. Isto é necessário quando se têm vários projetos interligados ou mesmo projetos que não

possuem vínculos, mas precisam trabalhar com um mesmo quadro de recursos.

Trabalhar com recursos compartilhados significa que todas as informações do recurso aparecem em

cada arquivo de projeto compartilhado. Sempre que alterações como taxa de um recurso, forem feitas ao

conjunto são transmitidas aos projetos vinculados. Da mesma forma, se forem realizadas alterações das

informações dos recursos em um projeto é transmitido estas modificações ao conjunto de recursos.

Para criar um Pool de Recursos, (uma base de dados de recursos disponíveis) é necessário criar um

arquivo que contem todos os recursos disponíveis e em seguida salvar este arquivo com um nome que

identifique como um banco de recursos (Exemplo Recursos da Empresa.mpp). É importante que este arquivo

esteja aberto quando for necessário usa-lo para compartilhar recursos.

Quando um projeto precisa usar um conjunto recursos de um outro projeto (outro arquivo) é necessário

carregar estes recursos. Isto é feito pelo Grupo RECURSO Pool de Recursos

Na caixa Compartilhar recursos marcar o item

Usar recursos e no campo De, buscar o arquivo que

contem o projeto que deseja buscar os recursos. Em

seguida clicar em OK

Para que este processo aconteça é necessário que o

arquivo com os recursos esteja aberto.

Observe que no modo de exibição Planilha de Recursos os recursos já estão disponíveis para uso. O

interessante é que se houver superlocação de recurso, esta informação vai ser apresentada no modo Planilha de

Recurso com os recursos superlocado na cor vermelha. Isto significa que o recurso esta sendo utilizado por

outro projeto no mesmo período, sendo necessário resolver o problema de superlocação.


Organização e Apresentação do Projeto

Para uma melhor apresentação do projeto é interessante trabalhar a aparência do projeto.

Formatação

Através das opções de formatação, é possível melhorar a apresentação do projeto. É possível configurar

diversas formatações de acordo com:

Formatação de Fontes e Alinhamento

Formatação de Linhas de Grade

Formatação de Escala de Tempo

Formatação do Gráfico de Gantt

Formatação do Diagrama de Rede

Formatação de Fontes e Alinhamento

Esta caixa permite definir a configuração do tipo da fonte, estilo, tamanho, cor. Para acessar esta opção

Grupo Formato Estilo de fonte


Formatação de Linhas de Grade

Esta opção permite definir o modo de apresentação das diversas linhas de grade como: Linhas de Gantt,

Linhas de Barra, Coluna da camada intermediária, Coluna da camada inferior, Data atual, Linhas da Planilha,

Colunas da Planilha, Inicio do Projeto, Término do Projeto. O acesso a esta caixa é através do Grupo Formato

Linha de Grade


Formatação de Escala de Tempo

Esta caixa define quantas escalas de tempo serão apresentadas no projeto para orientar o gráfico, e com

qual escala de tempo (ano, trimestre, semestre, mês, semana e dias ) estas camadas serão formatadas. A

versão MSProject 2003 possibilita trabalhar com até três camadas de escala.

Para acessar : Menu Formatar Escala de Tempo ou clique duplo na região da escala de tempo.

Três camandas


Formatação do Gráfico de Gantt

A formatação do Gráfico de Gantt permite configurar a cor da barra de Gantt, o formato da barra de

Etapa, qual informação vai ser apresentada junto com o gráfico como, por exemplo o nome do recurso ou as

iniciais do recurso. Grupo Formato

Exemplo

Formatação do Diagrama de Rede

Através desta opção é possível configurar o layout das caixas que formam o fluxo do Projeto retratado

em um Diagrama de Rede. É necessário estar no modo de Exibição Diagrama de Rede para formatar a caixa

deste diagrama.


Classificação

Tem como objetivo controlar a ordem em que são exibidas informações sobre as atividades e os

recursos. A classificação vai depender do modo de exibição que esta sendo apresentado.

Grupo Formato Classificar

Filtros

Especificam quais informações sobre atividades ou recursos devem ser exibidas ou realçadas em um

determinado modo de exibição de acordo como o filtro desejado. Exemplo: para realizar um filtro de tarefas é

necessário estar no Gráfico de Gantt, Gantt de Controle ou no Uso da Tarefa. Assim o filtro pode ser

apresentado de três formas:


AutoFiltro: permite criar filtros baseados em valores da coluna selecionada. O auto-filtro coloca uma caixa de

combinação em cada cabeçalho de coluna da planilha.


Relatório

O MSProject oferece-lhe modelos de relatórios voltados a diferentes interesses que podem incidir

sobre o mesmo projeto. Diversos relatórios podem ser emitidos,eles contêm uma série de informações sobre o

projeto que não aparecem nos diagramas.

Para acessar as opções de relatórios, Grupo Projeto Relatório.

Então surge uma caixa de diálogo que apresenta as categorias de relatórios que podem ser

apresentados.


Tipos de Relatórios

Visão Geral (Overview): fornece informações gerais sobre o projeto. Quando selecionado, abre

a caixa Relatórios Gerais que possibilita escolher a informação desejada:

Resumo do Projeto (Project Summary): fornece as diretrizes gerais do projeto e do andamento sem

detalhar as tarefas;

Tarefas de Nível Superior (Top-Level Tasks): fornece uma visualização do projeto apenas quanto às suas

etapas mais importantes;

Tarefas Críticas (Critical Tasks): apresenta as tarefas, as durações, as relações entre si e os recursos a elas

relacionados;

Etapas (Milestones) apresenta as etapas e eventos mais marcantes durante o projeto;

Dias Úteis (Working Days): apresenta o calendário de dias trabalhados e não trabalhados para o projeto;


Atividades Atuais (Current Activities): possibilita acompanhar o projeto apresentando

informações direcionadas ao andamento das atividades do projeto.

Tarefas Não Iniciadas (Unstarted Tasks): fornece as tarefas não iniciadas, seu cronograma planejado e

recursos envolvidos;

Tarefas com Inicio Breve (Tasks Starting Soon): fornece as tarefas prestes a serem executadas;

Tarefas em Andamento (Tasks In Progress): fornece as informações a respeito das tarefas já iniciadas;

Tarefas Concluídas (Completed Tasks): informa sobre as tarefas já executadas;

Tarefas que já Deveriam ter Iniciadas (Should Have Started Tasks): fornece todas as tarefas com

planejamento de início anterior a data em que se deseja o relatório;

Tarefas Adiadas (Slipping Tasks): informa sobre as tarefas que não estão sendo cumpridas conforme o

planejamento original;

Custos (Costs): apresenta informações de focando o financeiro, ou seja, direcionadas a custos:

Fluxo de Caixa (Weekly Cash Flow): fornece os custos diários de cada etapa e cada tarefa, bem como os

custos totais de cada semana;

Orçamento (Budget): fornece as informações sobre os custos planejados (orçamento) e o custo efetivo,

bem como a variação entre eles;

Tarefas com Orçamento Estourado (Overbudget Tasks): apresenta apenas as tarefas em que o custo

efetivo superou o planejado;

Recurso com Orçamento Estourado (Overbudget Resources): apresenta os recursos que oneraram o

orçamento;

Valor Acumulado (Earned Value): apresenta os custos economizados em relação ao projeto inicial;


Atribuições (Assignments): apresenta informações sobre as atribuições dos recursos,

direcionando o relatório no sentido de distribuir responsabilidades.

Quem Faz o Que (Who Does What): informa qual a atribuição de cada responsável;

Quem Faz o Que Quando (Who Does What When): informa qual a atribuição de cada responsável e o

cronograma de execução;

Lista de Tarefas Pendentes (Weekly To-do List): fornece o relatório das tarefas semanais para um dos

recursos utilizados no projeto, portanto temos que informar através da caixa de diálogo “Utilização do

Recurso” para qual dos recursos queremos uma lista das atividades semanais;

Recursos Superlocados: direciona as informações de recursos superlocados

Carga de Trabalho: apresenta informações de uso de tarefas e recursos com suas cargas de trabalho.

Personalizados (Custom): fornece as várias opções de relatório que o usuário possa vir a

utilizar, com a possibilidade de formatação personalizada.

Logo, para criar relatório personalizado menu Exibir Relatório Personalizados .

Imprimir um Relatório

Para imprimir um relatório basta selecionar o relatório desejado e em seguida clicar no botão imprimir.

Impressão do Projeto

Para imprimir informações do projeto tanto dos modos de exibição quanto das categorias de relatório, é

necessário definir as configurações de impressão.


Configuração

Antes de imprimir um projeto e necessário configurar o projeto para que a impressão saia conforme

desejado. Esta configuração e feita para definir o cabeçalho, o rodapé, a legenda, o tamanho do papel, as

margens, e outros itens. Para definir esta configuração, basta visualizar a impressão através ícone e através

do botão pela caixa de Configuração, através das guias:

Página: Permite configurar a orientação do papel (paisagem ou retrato), escala que possibilita diminuir o

tamanho da área de impressão e tamanho do papel.

Margens: Esta guia configura as margens (superior, inferior, direita e esquerda) e a borda do papel.

Cabeçalho Configura a apresentação do cabeçalho da página. Permitindo inserir diversos campos nesta área

para apresentar dados do projeto como titulo do projeto, gerente, data de inicio, data de término,

custo, % concluída, custo real ...

Rodapé: Configura a apresentação do rodapé da página.

Legenda: Define a impressão da legenda quando o modo de exibição apresentar gráficos.

Ao configurar o cabeçalho, o rodapé e a

legenda (e mesmo os relatórios), é possível inserir

figuras (como o logotipo da empresa), inserir data da

impressão, número de páginas, custo do projeto e

diversos outros dados que obtidos através dos campos

dos projetos.

O Campo Geral e Campos do Projeto apresentam uma lista de

opções com todas as informações do projeto que é possivel

inserir no cabeçalho, rodapé ou na legenda.

Inserir figura

Inserir nome do arquivo

Inserir hora atual

Inserir data atual Inserir contagem total de páginas

Inserir número da página

Formatar fonte do texto


Dicas

Abrindo dois Modos Simultaneamente

Para abrir dois modos simultaneamente mantenha a tecla SHIFT pressionada e escolha, na Barra de

Menu Exibir, quais os modos que deseja abrir, porém há modos que são incompatíveis para a abertura

simultânea.

Criar um arquivo Modelo - Template

Um arquivo modelo é um arquivo que contém uma configuração pré-definida. Estas informações são a

definições que o usuário sempre teria que fazer ao iniciar um projeto, ou seja, comum a todos os projetos. Um

arquivo template já vem com alguns itens prontos como calendário, recursos, configuração de relatório,

configuração de impressão (cabeçalho, rodapé, legenda), e até mesmo algumas tarefas que são comuns em

todos os projetos.

Para criar um arquivo template primeiro é necessário criar todas as situações que definem o arquivo

modelo. Isto significa criar o calendário(s), criar os recursos, as tarefas, e configurar impressão dos modos de

exibição, ou seja, definir tudo que vai ser comum em todos os projetos.

Após criar o arquivo base, é necessário salvar este arquivo como modelo:

- Barra de Menu Arquivo Salvar

- Na caixa de dialogo definir o nome do modelo no campo Nome do arquivo

- No campo Tipo do Arquivo escolher Arquivo Modelo OK


Comandos de Visualização

O MS Project oferece alguns recurso que facilitam a visualização de seu projeto conforme diferentes

interesses, assim, na Barra de ferramentas temos os botões:

Zoom In , que aumenta a escala de tempo, vêem-se menos tarefas mas com um maior espaço para cada

uma;

Zoom Out , que diminui a escala de tempo, mas aumenta o número de tarefas visualizáveis;

Ir Para (Goto Selected Task) que traz para a parte visualizável do diagrama a tarefa que esteja

selecionada;

Para alterar a área visualizável do diagrama de Gantt, pode-se ainda recorrer à Barra de Menu Exibir, em

sua opção Zoom, a qual abre a caixa de diálogo “Zoom”, que permite (através de seus botões de opção)

determinar qual a amplitude do projeto que se pretende visualizar.

Variando o Enfoque em um Mesmo Modo de Apresentação Para um mesmo modo de apresentação podem-se criar diferenciadas formas que contemplem

diferentes enfoques sobre o projeto, para tanto, na Barra de Menu EXIBIR TABELA, escolha qual a

modalidade de maior interesse que deseja visualizar.

Outra forma é inserir colunas em alguma planilha, Barra de Menu Inserir Inserir Coluna, na caixa de

diálogo Definição da Coluna, na caixa de listagem Nome do Campo, defina que tipo de informação constará na

nova coluna, clique então sobre o botão de comando OK.


Inserindo Número dos Tópicos (das Tarefas)

O MSProject apresenta o número dos tópicos das tarefas de duas formas:

- EDT : Estrutura de Divisão de Trabalho

Para apresentar a EDT, clicar com o botão da

direita do mouse no cabeçalho do campo

Nome da Tarefa e inserir coluna. Definir o

campo EDT como o campo a ser inserido

- Número da Estrutura de Tópicos

Esta opção apresenta o número dos tópicos na

mesma coluna do nome da tarefa. Não sendo

necessário inserir uma nova coluna para os

tópicos. Para definir esta apresentação, Menu

Ferramentas Opções EXIBIR e marcar o item

Inserir Desenhos

A área de trabalho pode ser personalizada, colocando lembretes no seu gráfico de Gantt. Para isso, dê

um clique com o botão direito do mouse na barra de ferramentas Padrão e dê um clique em Desenho

resultando assim o aparecimento de novas ferramentas de desenhos.

MrProject: O gerenciador de projetos

Assim como o software Primavera, o MrProject também é um programa desenvolvido para gerenciar

projetos que trabalha no plataforma do LINUX.


Roteiro Geral para desenvolver e acompanhar um Projeto no MSProject

1. Definir data e horário de Inicio do Projeto. (Grupo Projeto Informações Sobre o Projeto)

2. Definir Informação Básica: Título, Autor, Gerente, Empresa. (Grupo Arquivo Informações)

3. Definir Calendário do Projeto: Horário e Períodos de Folga. Grupo Projeto

4. Criar as Atividades e sua duração (modo de exibição Gráfico de Gantt)

5. Vincular as Atividades ( definir as predecessoras).

6. Criar os Recursos e atribuir custos. (modo de exibição Planilha de Recursos)

7. Atribuir os Recursos as Atividades. (modo de exibição Gráfico de Gantt, clique duplo na Tarefa)

8. Apresentar o custo do Projeto no Uso da Tarefa e no Uso do Recurso. (inserir a coluna custo)

9. Salvar a Linha de Base. (Grupo Projeto

10. Ajustar o projeto.

Modificar a data de inicio do projeto para dois dias após o previsto.

Alterar duração de algumas atividades.

Quebrar uma das atividades.

11. Atualizar o projeto. (Grupo Projeto Atualizar Projeto)

12. Verificar a % concluída (inserir a coluna % concluída)

13. Verificar Custo do Projeto. (Grupo Arquivo Informações do Projeto

14. Comparar Linha de Base com o Projeto realizado. (modo de exibição Gantt de Controle)

15. Configurar Cabeçalho, Rodapé e Legenda. (Grupo Arquivo Visualizar Impressão)

16. Salvar o projeto. (Grupo Arquivo Salvar)

17. Imprimir o projeto ( Grupo Arquivo Imprimir) Gantt de Controle

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