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MICROSOFT OFFICE PROJECT 2003 BÁSICO (Apostila Oficial do Curso)

Apostila - Project 2003 Basico

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MICROSOFT OFFICE PROJECT

2003 BÁSICO (Apostila Oficial do Curso)

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DICAS PARA A BOA APRENDIZAGEM EM CURSOS À DISTÂNCIA:

O BOM ALUNO DE CURSOS À DISTÂNCIA:

• Nunca se esquece que o objetivo central é aprender o conteúdo, e não apenas terminar o curso. Qualquer um termina, só os determinados aprendem! • Lê cada trecho do conteúdo com atenção redobrada, não se deixando dominar pela pressa. • Sabe que as atividades propostas são fundamentais para o entendimento do conteúdo e não realizá-las é deixar de aproveitar todo o potencial daquele momento de aprendizagem. • Explora profundamente as ilustrações explicativas disponíveis, pois sabe que elas têm uma função bem mais importante que embelezar o texto, são fundamentais para exemplificar e melhorar o entendimento sobre o conteúdo. • Realiza todos os jogos didáticos disponíveis durante o curso e entende que eles são momentos de reforço do aprendizado e de descanso do processo de leitura e estudo. Você aprende enquanto descansa e se diverte! • Executa todas as atividades extras sugeridas pelo monitor, pois sabe que quanto mais aprofundar seus conhecimentos mais se diferencia dos demais alunos dos cursos. Todos têm acesso aos mesmos cursos, mas o aproveitamento que cada aluno faz do seu momento de aprendizagem diferencia os “alunos certificados” dos “alunos capacitados”. • Busca complementar sua formação fora do ambiente virtual onde faz o curso, buscando novas informações e leituras extras, e quando necessário procurando executar atividades práticas que não são possíveis de serem feitas durante as aulas. (ex.: uso de softwares aprendidos.) • Entende que a aprendizagem não se faz apenas no momento em que está realizando o curso, mas sim durante todo o dia-a-dia. Ficar atento às coisas que estão à sua volta permite encontrar elementos para reforçar aquilo que foi aprendido. • Critica o que está aprendendo, verificando sempre a aplicação do conteúdo no dia-a-dia. O aprendizado só tem sentido quando pode efetivamente ser colocado em prática.

Aproveite o seu aprendizado.

Atenciosamente, Equipe Weblife Studios

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ÍNDICE

• O Microsoft Office Project .................................................................. 05 o Introdução ao Gerenciamento de Projetos o Introdução ao Microsoft Project o Operações básicas

• Criando um projeto ............................................................................ 16 o Definindo um projeto o Trabalhando com tarefas o Trabalhando com vínculos o Modos de Exibição

• Ajustando o Projeto ........................................................................... 35 o Estruturando o Projeto em Tópicos o Imprimindo o projeto

• Recursos ............................................................................................ 45 o Alocação de Recursos o Trabalhando com agendamento o Calendários o Conflito e nivelamento de recursos

• Otimizando o Projeto ......................................................................... 67 o Linha de base o Filtros o Classificação o Trabalhando com datas restritivas

• Finalizando o Projeto ......................................................................... 80 o Acompanhamento e análise final do projeto o Formatação final o Relatórios o Roteiro básico para criação de um projeto

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MÓDULO - O MICROSOFT OFFICE PROJECT

Introdução ao Gerenciamento de Projetos

O Microsoft Office Project é um gerenciador de projetos. É um software (programa) que oferece inúmeras ferramentas e recursos para auxiliá-lo na criação e acompanhamento de qualquer projeto. Dentre os seus principais recursos, destacam-se:

• Simplifica o gerenciamento de projetos gráficos interativos.

• Organiza as tarefas e recursos de vários modos.

• Responde automaticamente às mudanças reais.

• Antecipa uma inesperada conseqüência conflituosa.

• Possui inúmeras tabelas, visualizações e relatórios, que facilitam a compreensão e documentam o projeto.

• Permite a transferência de informações entre os principais aplicativos do mercado.

Mas, antes de tudo isso, é importante desenvolvermos o conceito de projeto.

Gerenciamento de Projetos

Planejar é uma tarefa árdua, difícil, embora indispensável para qualquer tarefa que realizemos. Planejar é elaborar um plano, um conjunto das informações e estratégias com as quais buscamos atingir uma meta específica, antecipando a realidade futura com o mínimo de imprevistos e conflitos.

É preciso conhecer e procurar prever todos os passos e caminhos das ações a serem realizadas, minimizando problemas como: as oscilações do comportamento humano, a escassez de recursos (sejam matérias-primas, equipamentos ou pessoas), os problemas oriundos do dia-a-dia, os imprevistos, etc.

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O gerenciamento de projetos é o processo de planejar e administrar tarefas e recursos e comunicar progressos e resultados. A sua essência é a administração de informações.

Anteprojeto

É uma prática interessante criar um anteprojeto para documentar mais eficientemente o projeto a ser elaborado. Dentre os principais pontos que são indispensáveis ao anteprojeto destacam-se:

• Título do projeto.

• Gerente do projeto.

• Objetivo geral do projeto.

• Objetivos específicos (caso existam).

• Restrições ou dificuldades previstas.

• Benefícios oriundos do projeto.

• Relação das principais tarefas envolvidas no projeto.

• Planilha de recursos.

Um projeto é um evento único, composto por um conjunto de tarefas ordenadas de maneira lógica e objetiva, e por recursos, a elas associados, limitados quanto ao seu custo e tempo. É um evento que visa atingir metas e objetivos conforme condições e situações pré-definidas, tendo em vista os inúmeros problemas, conflitos e imprevistos que poderão aparecer durante a sua execução.

Um projeto é um evento único, composto por um conjunto de tarefas ordenadas de maneira lógica e objetiva, e por recursos, a elas associados, limitados quanto ao seu custo e tempo. É um evento que visa atingir metas e objetivos conforme condições e situações pré-definidas, tendo em vista os inúmeros problemas, conflitos e imprevistos que poderão aparecer durante a sua execução.

Exemplos de projeto:

• Implantação de um novo sistema eletrônico em uma empresa.

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• Inauguração de uma loja.

• Lançamento de uma nova marca de shampoo.

• Construção de uma casa de campo.

Anteprojeto

O projeto se subdivide em três fases distintas:

1ª Fase – Planejamento (Definição, Estratégia, Operacional)

É a fase inicial do projeto, quando são definidos os objetivos, as melhores alternativas de condução do projeto e o detalhamento de tudo que será realizado. É quando se realiza:

• levantamento das necessidades da empresa;

• definição dos objetivos, metas, prazos e restrições;

• elaboração das tarefas;

• descrição e detalhamento dos recursos e sua associação às tarefas;

• resolução de possíveis conflitos.

Esta fase será a base para todo o projeto, portanto, é muito importante. Muitas vezes os desvios e problemas no projeto vêm da ausência de um planejamento cuidadoso e adequado nesta fase.

2ª Fase – Execução

Acompanhamento do andamento do projeto, identificação de desvios e problemas. Quando necessário, correção e replanejamento.

3ª Fase – Análise

Análise da execução dos trabalhos através de uma auditoria e identificação das falhas do projeto e dos problemas ocorridos, para evitar que os mesmos aconteçam em futuros projetos.

Conceitos Básicos

Tarefa Conjunto de serviços executados com uma duração específica e que demanda um mesmo conjunto de recursos.

Vinculo Relação de dependência entre tarefas.

Recursos Pessoal, equipamentos, suprimentos ou locais necessários para se completar uma

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tarefa. Somente os recursos que necessitam de controle e gerenciamento devem ser inseridos no projeto.

Tabela Planilha onde são inseridos os dados que irão compor o projeto. Existem diversos tipos de tabela, uma para cada necessidade do projeto.

Gráfico Gantt É a visualização onde uma barra horizontal representa o tempo transcorrido da tarefa.

Método do Caminho Crítico (CPM) Uma cadeia de dependências entre tarefas do projeto. Não apresenta qualquer folga de tempo em seu desempenho. Liga a menor data possível à maior data possível do projeto ou da parte dele em questão.

Atividades sugeridas

Faça as atividades abaixo para fixar e consolidar o que você acabou de aprender. Caso surja alguma dúvida, releia a parte da aula que trata daquele assunto.

Todas as atividades sugeridas deste curso devem ser feitas em seqüência, pois construirão um único projeto, devendo ser realizadas umas sobre as outras.

1. Em sua opinião, por que é tão difícil planejar?

2. Antes da criação de um projeto, o que devemos elaborar?

3. Cite três elementos fundamentais de um anteprojeto.

4. Cite três características de um projeto.

5. Cite três exemplos de projetos possíveis para você.

6. Quais são as três fases de um projeto?

7. Cite duas tarefas e dois recursos para um projeto de construção de um shopping.

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Introdução ao Microsoft Project

Iniciando o Project

1. Clique no botão Iniciar do Windows.

2. Posicione o ponteiro do mouse sobre a opção Todos os programas.

3. Posicione o ponteiro do mouse em Microsoft Office.

4. Clique em Microsoft Office Project.

O Project será iniciado.

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Conhecendo a tela do Project

Barra de título: contém o nome do aplicativo e o nome do projeto atual.

Barra de menu: contém todos os comandos que podem ser utilizados no Project.

Barra de ferramentas padrão e de formatação: usadas como opção de atalho para um grande número de ações.

Guia do projeto: oferece comandos para auxiliar na criação e edição do seu projeto.

Barra de edição: exibe textos, números, datas, etc. Você pode digitar e/ou alterar os seus dados nesta barra.

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Título da coluna: representa as colunas.

Identificador da linha: representa as tarefas.

Cursor: uma caixa retangular que indica a célula ativa (atual), onde entrarão os dados que digitamos.

Setas de rolagem: movimentam o projeto nos sentidos indicados pelas mesmas.

Barra de status: indica as situações do arquivo e apresenta o estado atual de algumas características do trabalho (mensagens, maiúsculas/minúsculas, etc.).

Atividades sugeridas

Faça as atividades abaixo para fixar e consolidar o que você acabou de aprender. Caso surja alguma dúvida, releia a parte da aula que trata daquele assunto.

Todas as atividades sugeridas deste curso devem ser feitas em seqüência, pois construirão um único projeto, devendo ser realizadas umas sobre as outras.

1. Acesse o Project.

2. Identifique na janela do Project a barra de edição e a barra de status.

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Operações básicas

Salvando arquivos

Quando você for salvar seu projeto pela primeira vez ou salvá-lo com outro nome, basta seguir os passos adiante:

1- Clique no menu Arquivo.

2- Escolha a opção Salvar ou Salvar como...

3- Na janela exibida, selecione a pasta onde o arquivo deverá ser salvo e dê um nome para ele.

Você pode ainda clicar no ícone da barra de ferramentas padrão ou teclar Ctrl e B ao mesmo tempo. Se o projeto já tiver sido salvo anteriormente, a caixa de diálogo não aparecerá e o projeto será salvo com o mesmo nome e lugar anteriormente definidos.

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Autosalvamento de projetos

Trata-se de salvar o projeto periodicamente com base em um tempo estipulado. Para ajustar o tempo de autosalvamento:

1. Clique no menu Ferramentas e em Opções...

2. Clique na guia Salvar.

3. Regule o tempo desejado em e clique em OK.

Movimentando-se rapidamente pelo projeto

Para movimentar-se rapidamente pelo projeto, utilize as teclas:

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Tecla Efeito

Home Posiciona o ponteiro do mouse no início da linha atual.

End Posiciona o ponteiro do mouse no final da linha atual.

Page UP Retorna à pagina de tarefas anterior.

Page Down Caractere à esquerda.

Crtl Home Início da linha.

Crtl End Final da linha.

Crtl Page Up Meia tela acima.

Crtl Page Down Meia tela abaixo.

Alt Home Posiciona o ponteiro do mouse no início das tarefas.

Alt End Posiciona o ponteiro do mouse no final das tarefas.

Alt Page Up Retorna as colunas anteriores das tarefas.

Alt Page Down Avança para as próximas colunas das tarefas.

Alt Home Visualiza o início do Gráfico de Gantt.

Alt End Visualiza o final do Gráfico de Gantt.

Alt Page Up Retrocede o Gráfico de Gantt tela a tela.

Alt Page Down Avança o Gráfico de Gantt tela a tela.

Abrindo um projeto

Quando desejar abrir um projeto anteriormente salvo, você pode:

1. clicar no menu Arquivo e Abrir... ou

2. pressionar ao mesmo tempo as teclas Ctrl e A ou

3. clicar sobre o ícone disposto na esquerda da barra de ferramentas ou

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4. clicar no menu Arquivo e sobre o nome do projeto desejado, que pode estar na lista dos últimos projetos abertos.

Saindo do Project

Quando desejar fechar o Project, você pode:

- clicar no menu Arquivo e Sair ou

- clicar sobre o botão na extrema direita da barra de títulos ou

- pressionar ao mesmo tempo as teclas Alt e F4.

Atividades sugeridas

Faça as atividades abaixo para fixar e consolidar o que você acabou de aprender. Caso surja alguma dúvida, releia a parte da aula que trata daquele assunto.

Todas as atividades sugeridas deste curso devem ser feitas em seqüência, pois construirão um único projeto, devendo ser realizadas umas sobre as outras. Portanto, acesse o Project e:

1. Abra um novo projeto.

2. Salve o projeto com o nome "Mudança de Empresa - versão 1" .

3. Ajuste o tempo de autosalvamento do Project (menu Ferramentas , Opções , guia Salvar ).

4. Feche o projeto.

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MÓDULO - CRIANDO UM PROJETO

Definindo o Projeto

Quando iniciar um novo projeto, para definir suas características básicas, clique em Projeto e em Informações sobre o projeto.

Agendar a partir de

Você pode agendar o projeto de duas maneiras. É bom ressaltar que não existe um tipo melhor ou mais adequado, a escolha dependerá do objetivo e das características do seu projeto.

1. Data de início do projeto:

Todas as tarefas do projeto serão iniciadas o mais breve possível. Caso não haja nenhum tipo de vínculo e/ou restrição da tarefa, elas sempre começarão na data de início do projeto.

2. Data de término do projeto:

Todas as tarefas do projeto serão iniciadas o mais tarde possível. Caso não haja nenhum tipo de vínculo e/ou restrição da tarefa, elas sempre permanecerão na data de término do projeto.

Prioridade

Quando trabalhamos com vários projetos, temos que resolver alguns conflitos no que diz respeito ao gerenciamento de recursos, e, muitas vezes, acabamos por comprometer algumas prioridades e objetivos de um projeto em relação a outro.

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A prioridade serve para comparar projetos, portanto, só tem relevância se o Project Server estiver sendo utilizado. Este curso básico não abordará o Project Server.

Quando solicitamos ao Project para resolver determinados conflitos automaticamente, ele analisa qual projeto possui uma prioridade menor e acaba fazendo as alterações necessárias neste projeto. A prioridade varia de 0 (prioridade mais baixa) a 1000 (maior prioridade).

Alterando as propriedades de um projeto

As propriedades de um projeto são muito importantes para a documentação do mesmo. Também são muito úteis para a personalização de relatórios, visto que muitos relatórios automáticos do Project já utilizam essas informações para compor o cabeçalho, o rodapé e a legenda, por exemplo.

Para alterá-las, clique no menu Arquivo e na opção Propriedades e digite as informações nos locais apropriados.

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Ajustando valores iniciais de um projeto

Serve para padronizar e configurar alguns valores no projeto, tais como: como será a exibição das datas, qual será o calendário da empresa, qual será o horário do almoço, a folga, etc.

Caso você decida pular esta etapa, o programa adotará um padrão, que provavelmente não representa o dia-a-dia do projeto ou da sua empresa.

Clique no menu Ferramentas e em Opções . Na guia Exibir , escolha o formato da data, que diz respeito apenas à estética do projeto. Na guia Calendário , especifique em que dia da semana começa a semana, em que mês começa o ano, e o horário de início e término do trabalho.

Defina ainda as unidades de tempo que você quer levar em consideração, isto é, o número de horas que compõem um dia e uma semana e o número de dias que compõem um mês para o projeto. Por exemplo, se você especificar que 8 horas compõem um dia, o Project calculará uma tarefa de dois dias como 16 horas.

É recomendável que você defina essas configurações para corresponder aos períodos úteis a serem inseridos.

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Clique em Definir como padrão para utilizar aqueles valores como padrão para todo o seu projeto.

Mudança de visualização da data

Clique no menu Ferramentas e em Opções. Escolha a guia Exibir.

Para ser mais preciso em seu projeto, selecione o formato que mostra a data e as horas.

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Mudança de visualização da data

Para definir o período útil de trabalho para o projeto, clique no menu Ferramentas e em Alterar período útil.

1. Selecione os dias úteis da semana clicando sobre as letras correspondentes e arrastando, para selecionar mais de um dia.

2. Defina o horário, levando em consideração, por exemplo, o horário de almoço.

3. É possível ainda, nesta etapa, definir feriados nacionais, municipais, possíveis feriados e recessos da empresa, etc. Explicaremos como fazê-lo mais adiante.

Estatística do projeto

Para consultar os dados estatísticos do projeto, clique no menu Projeto , na opção Informações sobre o projeto e no botão Estatísticas... .

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Atividades sugeridas

Faça as atividades abaixo para fixar e consolidar o que você acabou de aprender. Caso surja alguma dúvida, releia a parte da aula que trata daquele assunto.

Todas as atividades sugeridas deste curso devem ser feitas em seqüência, pois construirão um único projeto, devendo ser realizadas umas sobre as outras. Portanto, acesse o Project e:

1. Abra o projeto "Mudança de Empresa - versão 1" .

2. Defina o início do projeto para 01/01/2005.

3. Defina o período útil como sendo de segunda à sexta, de 08:00h à 12:00 e de 13:00 às 17:00.

4. Defina as unidades de tempo de acordo com o período útil (8 horas por dia, 40 horas por semana, 20 dias por mês).

5. Altere as propriedades do projeto (menu Arquivo¸ Propriedades ), digitando:

a. Título: Mudança das instalações.

b. Assunto: Mudar as instalações da companhia para um novo local.

c. Autor: <Digite o seu nome>

d. Gerente: <Digite um gerente do projeto>

e. Empresa: <Digite o nome da sua empresa>

f. Categoria: Eventos.

g. Palavras chaves: Mudança, Project, estudo.

h. Comentários: A mudança está sujeita a avaliação orçamentária.

6. Salve e feche o projeto.

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Trabalhando com tarefas

Para inserir dados em um projeto, basta selecionar a célula desejada - clicando sobre a mesma ou movimentando o cursor pelas setas direcionais - e digitar o seu conteúdo.

Para alterar o conteúdo de uma célula, basta posicionar o ponteiro do mouse na célula desejada e pressionar F2 ou dar um clique na barra de edição.

Enquanto você vai digitando as tarefas, o Project considera como padrão 1 dia de duração para cada uma delas. Você também pode trabalhar com outros formatos, tais como: minuto (m), hora (h), semana (s) e mês (mês).

Aparecerá uma interrogação no final da palavra dia para mostrar que este valor ainda não foi definido, sendo considerado um valor estimado. Para defini-lo, você deve selecionar a região referente à duração da tarefa e digite ou escolher com as setas disponíveis:

Inserindo etapas

As etapas representam tarefas que não contém durações; servem apenas para definir um ponto específico no projeto ou informar que uma fase importante já foi realizada. As etapas são também chamadas de marcos do projeto.

Para inseri-las, digite o nome da etapa e defina a sua duração como 0 (zero).

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Inserindo uma tarefa

Para inserir uma tarefa, você deve:

1. Selecionar a linha que possuirá a nova tarefa.

2. Teclar INS (Insert) ou clicar no menu Inserir e em Nova tarefa .

3. Digitar a nova tarefa e sua duração.

Para excluir uma tarefa, basta clicar no número da tarefa a ser excluída (assim ela será selecionada inteira) e teclar Delete . Você pode também clicar no menu Editar e em Excluir tarefa.

Movendo tarefas

Para mover uma tarefa, selecione a linha inteira da tarefa a ser movida, posicione o ponteiro do mouse na borda da tarefa e arraste a tarefa para o local desejado.

Limpando conteúdo das células

Para limpar o conteúdo de uma célula, selecione-a, clique no menu Editar , em Limpar e em Conteúdo .

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Caso você utilize a tecla Delete no Project para apagar textos ou números, um ícone surgirá do lado da célula te dando as seguintes opções:

Incluindo uma tarefa recorrente

Para incluir uma tarefa que vá acontecer mais de uma vez durante toda a duração do projeto, posicione o ponteiro do mouse no início do projeto e clique no menu Inserir e em Tarefa Recorrente.

Preencha os dados referentes a esta tarefa e clique em OK.

Desfazendo e refazendo uma tarefa

Para desfazer a ação executada:

1. pressione ao mesmo tempo as teclas Ctrl e Z ou

2. clique no menu Editar e em Desfazer ou

3. clique no ícone da barra de ferramentas padrão.

Para refazer uma ação que você tenha desfeito, clique no ícone da barra de ferramentas padrão ou pressione as teclas Ctrl e R ao mesmo tempo.

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Posicionando em uma tarefa rapidamente

Clique no menu Editar e em Ir para... ou tecle Ctrl e Y ao mesmo tempo.

Digite o número da tarefa desejada e clique em OK.

Atividades sugeridas

Faça as atividades abaixo para fixar e consolidar o que você acabou de aprender. Caso surja alguma dúvida, releia a parte da aula que trata daquele assunto.

Todas as atividades sugeridas deste curso devem ser feitas em seqüência, pois construirão um único projeto, devendo ser realizadas umas sobre as outras. Portanto, acesse o Project e:

1. Abra o projeto "Mudança de Empresa - versão 1" .

2. Salve o projeto com outro nome: "Mudança de Empresa - versão 2" .

3. Digite as seguintes tarefas:

a. Desconectar computadores

b. Desmontar os móveis

c. Transportar móveis e caixas

d. Remontar os móveis

e. Reconectar os computadores

f. Mudar o depósito

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3) Selecione a região referente à duração da tarefa e digite os seguintes valores (não precisa digitar dias) para as tarefas digitadas:

a. 3

b. 2

c. 2

d. 1

e. 2

f. 5

4) Digite a etapa Mudança completa e defina a sua duração como 0 (zero).

5) Posicione o cursor no início do projeto e insira novas tarefas antes das que já existem:

a. Pesquisar novo local... 3 dias

b. Elaborar proposta... 2 dias

c. Reformar instalações... 1 dia

d. Preparar documentação... 2 semanas

6) Exclua a tarefa "Elaborar proposta".

7) Desfaça a exclusão.

8) A atual tarefa 3 - Reformar instalações só pode ser feita após a tarefa 4 - Preparar documentação . Por causa disso, altere-o para refletir a realidade. Note que para mover uma linha é necessário selecionar a linha inteira.

9) Inclua uma tarefa recorrente chamada "Reuniões de acompanhamento" no início do projeto, que será realizada todas as sextas-feiras, durante toda a duração do projeto. Cada reunião tem a duração de 2 horas.

10) Salve o projeto e feche o projeto.

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Trabalhando com vínculos

Vinculando e desvinculando as tarefas

No Project, você pode criar vínculos de dependência entre tarefas, para que o início ou fim de uma tarefa seja necessário para o início ou fim de outra.

Para criar vínculos, você deve:

1. Selecionar as tarefas a serem vinculadas. Para selecioná-las alternadamente,

segure a tecla Ctrl enquanto seleciona as tarefas desejadas. Para selecionar várias

tarefas contínuas, é só arrastar o ponteiro do mouse.

2. Clique no menu Editar e em Vincular tarefas ou tecle F12 ou, ainda, clique no

ícone da barra de ferramentas.

Para retirar o vínculo, selecione as tarefas que estão vinculadas e clique no ícone ou no menu Editar e Dividir tarefa.

Movimentando-se rapidamente pelo projeto

Quando você vincula tarefas no Project, o tipo de vínculo padrão é Término-a-Início, mas também é possível vincular tarefas em suas datas de início ou de término.

Tipo de ligação Descrição

TI Término-a-Início: uma tarefa depende que sua predecessora termine completamente (padrão do Project).

TT Término-a-Término: uma tarefa depende que sua predecessora termine para que ela também termine.

II Início-a-Início: uma tarefa depende que sua predecessora inicie para iniciar também

IT Início-a-Término: uma tarefa depende que sua predecessora inicie para que ela termine.

Pode acontecer ainda uma sobreposição de tarefas que apresentem uma dependência entre elas.

Por exemplo, se uma tarefa iniciar quando a sua prodecessora tiver quase terminado, você poderá especificar uma dependência término-a-início com um tempo de avanço de 50 por cento para a tarefa sucessora.

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Há ainda o tempo de retardo. Por exemplo, se precisar de um atraso de dois dias entre o término de uma tarefa e o início de outra, você poderá estabelecer uma dependência Término-a-Início e especificar dois dias de tempo de retardo.

Os retardos também podem ser expressos em outras unidades, tais como: minutos, horas, semanas e percentual da tarefa predecessora.

Você pode inserir o tempo de atraso ou avanço:

• clicando no menu Projeto , na opção Informações sobre a tarefa ou

• clicando no ícone da barra de ferramentas padrão ou

• teclando Shift e F2 ao mesmo tempo.

Na caixa de diálogo, clique na guia Predecessora.

Movimentando-se rapidamente pelo projeto

Para trabalhar com vínculos diretamente na coluna de predecessores, siga os seguintes passos:

1. Caso não seja possível visualizar a coluna de predecessoras, utilize a seta de rolagem para a direita.

2. Clique na coluna de predecessores da tarefa mais sucessora.

3. Acrescente as tarefas predecessoras separando-as por ponto-e-vírgula.

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Atividades sugeridas

Faça as atividades abaixo para fixar e consolidar o que você acabou de aprender. Caso surja alguma dúvida, releia a parte da aula que trata daquele assunto.

Todas as atividades sugeridas deste curso devem ser feitas em seqüência, pois construirão um único projeto, devendo ser realizadas umas sobre as outras. Portanto, acesse o Project e:

1. Abra o projeto "Mudança de Empresa - versão 2".

2. Salve o arquivo com outro nome: "Mudança de Empresa - versão 3" .

3. Exclua a tarefa recorrente Reuniões de acompanhamento . Confirme a exclusão.

4. Insira a tarefa Distribuir caixas , com duração de 3 horas, antes da tarefa Desconectar computadores . Visualize a tarefa no gráfico de Gantt.

5. Vincule todas as tarefas já entradas, usando o relacionamento padrão.

6. Faça com que a tarefa 11 - Mudar o depósito fique vinculada à tarefa 8 - Transportar móveis e caixas , ao invés de ficar vinculada a Reconectar computadores . A nova relação deve acontecer de modo que as duas tarefas terminem juntas (relação Término-a-Término).

7. Faça com que a tarefa 12, a etapa Mudança completa , tenha como predecessora também a tarefa 10 - Reconectar os computadores . Neste caso, acrescente as tarefas predecessoras separando-as por ponto-e-vírgula.

8. Conceda um retardo para que os empregados embalem o seu material de trabalho. A tarefa 6 - Desconectar computadores , deve iniciar 4 dias depois do início da tarefa 5 - Distribuir caixas (relação Início-a-Início + 4 dias).

9. Não é necessário esperar que todos os computadores estejam desconectados para desmontar os móveis. Programe a tarefa 7 - Desmontar os móveis , para que inicie quando 40% da tarefa 6 - Desconectar computadores estiverem cumpridos (relação Início-a-Início + 40%).

10. Verifique as datas de início e fim das tarefas, bem como as tarefas predecessoras.

11. Salve e feche o projeto.

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Modos de exibição

Existem várias formas de se visualizar o gráfico do projeto, os recursos, as tabelas que dizem respeito às tarefas e inúmeros relatórios. Para isso, basta clicar no menu Exibir e escolher entre as opções.

Os modos de exibição aparecem em vários formatos, incluindo os formatos elemento gráfico e planilha (ou de tabela). Escolha o formato mais adequado a suas necessidades.

Calendário: Mostra uma tela com características de uma folhinha do tipo calendário, onde você pode visualizar as tarefas no tempo, em forma de linhas ou barras.

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Diagrama de rede: Mostra um diagrama com as ligações de precedência e o caminho crítico entre as tarefas.

Gantt de controle: Exibe duas barras de tarefas, uma por cima da outra, para cada tarefa. A barra de baixo mostra datas de início e término da linha de base e a barra de cima apresenta datas de início e término agendadas. Falaremos sobre linha de base mais adiante.

Gráfico de Gantt: Mostra a tela do gráfico de Gantt, onde as durações das tarefas são representadas por barras horizontais. Sem dúvida alguma é a representação mais utilizada.

Uso da tarefa: Mostra para cada tarefa os recursos atribuídos e a quantidade de trabalho executada pelo recurso ao longo do tempo, seja por dia, semana, mês, etc.

Gráfico de recursos: Mostra o gráfico que contém a demanda de recursos do projeto.

Planilha de recursos: Mostra a planilha de dados dos recursos com seus atributos básicos.

Uso do recurso: Mostra a distribuição da utilização dos recursos no tempo.

Barra de modos

Uma forma fácil e prática de transitar entre os diferentes modos de exibição é através da barra de modos. Para exibi-la, clique no menu Exibir e em Barra de modos .

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Visualização combinada

Você pode examinar as tarefas mais detalhadamente usando uma visualização combinada. Para isso, clique no menu Janela e na opção Dividir. A tela vai ficar da seguinte maneira:

A visualização que irá aparecer na parte de baixo da tela será o formulário correspondende à parte visualizada em cima. Para mudar o modo tanto da parte superior, quanto da inferior, basta clicar sobre ela e escolher o modo de exibição que você quiser.

Por exemplo, quando você visualizar qualquer modo de exibição de tarefa no painel superior e o modo de exibição Uso de Recursos no painel inferior, esse último painel mostrará os recursos atribuídos às tarefas selecionadas no primeiro, junto com informações sobre eles.

Volte à visualização normal clicando no menu Janela e na opção Remover divisão.

Outros modos de exibição

O Project possui ainda outros modos de exibição. Para utilizá-los, clique no menu Exibir e na opção Mais modos de exibição .

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Clique na exibição desejada e no botão Aplicar.

Visualizando melhor o projeto

Clique nos ícones da barra de ferramentas padrão para adequar a visão do projeto à sua necessidade.

Outra maneira é clicar no menu Formatar e em Escala de tempo . Na caixa de diálogo, escolha a opção desejada e clique em OK . Essas opções vão mudar a forma como é apresentado o calendário na tela.

Trocando as opções de visualização

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Para determinar mais detalhadamente o modo de exibição do projeto, clique no menu Ferramentas e em Opções.

Exercícios

Faça as atividades abaixo para fixar e consolidar o que você acabou de aprender. Caso surja alguma dúvida, releia a parte da aula que trata daquele assunto.

Todas as atividades sugeridas deste curso devem ser feitas em seqüência, pois construirão um único projeto, devendo ser realizadas umas sobre as outras. Portanto, acesse o Project e:

1. Abra o projeto "Mudança de Empresa - versão 3" .

2. Divida a janela em uma visualização combinada.

3. Retire a visualização combinada e visualize o calendário.

4. Coloque o projeto em diversos modos de exibição e confira as mudanças na tela.

5. Volte para o modo de exibição "Gráfico de Gantt".

6. Feche o projeto (não precisa salvá-lo).

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MÓDULO - AJUSTANDO O PROJETO

Estruturando o projeto em tópicos

Estruturar um projeto em tópicos é agrupar as tarefas de uma maneira ordenada e lógica em tarefas de resumo e em subordinadas, para criar uma estrutura hierárquica no projeto.

A tarefa que estiver abaixo de uma outra e for recuada para a direita (rebaixada) será transformada em subordinada da tarefa superior. De maneira contrária, se for recuada para a esquerda (promovida), será considerada uma tarefa superior.

Tarefas resumo

Quando você rebaixa uma tarefa, a tarefa acima dela passa a ser uma tarefa resumo.

A tarefa resumo não é mais uma tarefa em si, ela passa a ser o resumo de um conjunto de subtarefas. Portanto, sua duração e demais propriedades passam a ser a soma das subtarefas a ela subordinadas.

Rebaixando e promovendo tarefas

Para rebaixar uma tarefa, subordinando-a à tarefa anterior, selecione a tarefa a ser

rebaixada e clique no ícone da barra de ferramentas de formatação ou no menu Projeto, em Estrutura de tópicos e em Recuo

Para promover uma subtarefa, clique em qualquer lugar dela e clique no ícone da barra de ferramentas de formatação ou no menu Projeto, em Estrutura de tópicos e em Recuo para a esquerda.

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Ocultando subtarefas

Para ocultar as subtarefas, clique em qualquer lugar de uma delas e no ícone da barra de ferramentas de formatação ou no menu Projeto, em Estrutura de tópicos e em Ocultar subtarefas .

Para mostrá-las novamente, clique no ícone da barra de ferramentas de formatação ou no menu Projeto, em Estrutura de tópicos e em Mostrar subtarefas .

Você pode ainda clicar em Mostrar no guia do projeto e escolher que nível de subtarefas você deseja exibir.

Numerando tarefas

Para numerar as tarefas automaticamente, clique no menu Ferramentas e em Opções... . Na guia Exibir, clique na opção Mostrar número da estrutura de tópicos.

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Mostrar ou ocultar a tarefa de resumo do projeto

Tarefa de resumo do projeto é uma tarefa que resume a duração, o trabalho e os custos de todas as demais tarefas do projeto. A tarefa de resumo do projeto aparece na parte superior do mesmo com o número 0 e mostra a linha do tempo do projeto do início ao fim.

Clique no menu Ferramentas e em Opções... e na guia Exibir. Clique na opção Opções da estrutura de tópicos para, marque ou desmarque a caixa de seleção Mostrar tarefa de resumo do projeto.

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Atividades sugeridas

Faça as atividades abaixo para fixar e consolidar o que você acabou de aprender. Caso surja alguma dúvida, releia a parte da aula que trata daquele assunto.

Todas as atividades sugeridas deste curso devem ser feitas em seqüência, pois construirão um único projeto, devendo ser realizadas umas sobre as outras. Portanto, acesse o Project e:

1. Abra o projeto "Mudança de Empresa - versão 3".

2. Salve o projeto com outro nome: "Mudança de Empresa - versão 4".

3. Insira as seguintes tarefas na ordem especificada:

Nº DA TAREFA

DESCRIÇÃO DURAÇÃO

1 Planejamento 1 dia

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4 Avaliar a nível corporativo 1 semana

5 Proposta aprovada 0 dia

6 Negociar aluguel 2 semanas

7 Criar layouts 2 semanas

8 Planejamento completo 0 dia

10 Preencher formulários 1 semana

11 Orçar serviços 1 semana

12 Apresentar orçamento 0 dia

14 Construir salão de ginástica 1 dia

15 Apresentar planos 2 horas

16 Pintar sala 1 dia

17 Instalar equipamentos 1 dia

18 Salão de ginástica completo 0 dia

19 Reformar sala do CPD 1 dia

20 Instalar rede elétrica 2 horas

21 Instalar sistema de combate a incêndio

1 dia

22 Pintar sala do CPD 4 horas

23 Sala do CPD completa 0 dia

24 Reformar sala de reuniões 1 dia

25 Pintar sala de reuniões 1 dia

26 Instalar carpete 4 horas

27 Acabamento final 2 horas

28 Sala de reuniões completa 0 dia

29 Mudança 1 dia

30 Instalar prateleiras do depósito 2 semanas

31 Contratar transportadora 1 dia

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32 Mudar o escritório 1 dia

4. Verifique os vínculos das novas tarefas. Veja o caso da primeira tarefa.

5. Salve o projeto e, depois, salve-o novamente com outro nome: "Mudança de Empresa - versão 5".

6. Transforme as tarefas 2 - Pesquisar novo local; 3 - Elaborar proposta; 4 - Avaliação a nível corporativo; 5 - Proposta aprovada; 6 - Negociar aluguel; 7 - Criar layouts e 8 - Planejamento completo; em subtarefas de 1 - Planejamento.

7. Transforme as tarefas 10 - Preencher formulários; 11 - Orçar serviços e 12 - Apresentar orçamento; em subtarefas de 9 - Preparar documentação.

8. Analise as durações das tarefas de resumo. As tarefas de resumo são aquelas que resumem as tarefas que estão logo abaixo da mesma. São mostradas em negrito.

9. Transforme as tarefas de número 15, 16, 17 e 18 em subtarefas de 14 - Construir salão de ginástica.

10. Transforme as tarefas de número 20, 21, 22 e 23 em subtarefas de 19 - Reformar sala do CPD.

11. Transforme as tarefas de número 25, 26, 27 e 28 em subtarefas de 24 - Reformar sala de reuniões.

12. Transforme as tarefas de número 14 - Construir salão de ginástica, 19 - Reformar sala de CPD e 24 - Reformar sala de reuniões em subtarefas de 13 - Reformar instalações. Tente transformar as três tarefas de uma só vez e veja o resultado.

13. Transforme as tarefas de número 30 - Instalar prateleiras do depósito até 40 - Mudança completa em subtarefas de 29 - Mudança.

14. Transforme as tarefas de número 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39 e 40 em subtarefas de 32 - Mudar o escritório.

15. Oculte todas as subtarefas. Resuma o cronograma inteiro de modo que apenas o nível mais alto fique visível.

16. Exibir uma tarefa de resumo representando todo o projeto.

17. Reexiba todas as tarefas.

18. Promova a etapa 40 - Mudança completa para que ele represente o final geral do projeto. Note que, apesar da promoção desta subtarefa, ela NÂO é considerada como uma tarefa de resumo. Como o nome já diz, a tarefa de resumo consolida, resume um grupo de tarefas subordinadas.

19. Numere as tarefas automaticamente.

20. Salve e feche o projeto.

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Imprimindo Documentos

Configurando a página para impressão

Clique no menu Arquivo e em Configurar página... .

As diferentes guias servem para:

Página: Controla a orientação e tamanho da página.

Margens: Configura as margens do papel.

Cabeçalho: Mostra o cabeçalho do projeto.

Rodapé: Mostra o rodapé do projeto.

Legenda: Coloca uma legenda do projeto do pé da página.

Modo de exibição: Controla o modo como o projeto é exibido.

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Modos de exibição

Clicando na guia Modo de exibição da caixa de diálogos de Configurar página... , você terá as seguintes opções:

Imprimir todas as colunas da planilha:

Caso esteja desativada, imprime somente as colunas visíveis no modo de exibição ativo.

Imprimir as primeiras n colunas em todas as páginas:

Imprime uma ou mais das colunas à esquerda em todas as páginas do modo de exibição.

Imprimir anotações:

Imprime todas as anotações da tarefa, recurso e atribuição. As anotações são impressas como um grupo em uma página separada após o modo de exibição ou relatório. São muito importantes para a documentação do projeto.

Imprimir páginas em branco:

Imprime as páginas de um modo de exibição ou relatório que não possuam dados, como, por exemplo, em um Gráfico de Gantt ou Diagrama de Rede.

Ajustar a escala de tempo ao fim da página:

Especifica que deseja reduzir ou expandir o intervalo de datas para que todo o espaço disponível na página seja usado para impressão.

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Visualizando impressão

Clique no ícone da barra de ferramentas padrão ou no menu Arquivo e em Visualizar impressão.

Imprimindo o projeto

Clique no menu Arquivo e em Imprimir ou tecle Ctrl e P ao mesmo tempo.

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1) Selecione a impressora que deseja usar.

2) Escolha as opções de impressão desejadas.

3) Clique em OK para salvar a seleção de impressora e imprimir o projeto com as opções de impressão que foram escolhidas.

Exercícios

Faça as atividades abaixo para fixar e consolidar o que você acabou de aprender. Caso surja alguma dúvida, releia a parte da aula que trata daquele assunto.

Todas as atividades sugeridas deste curso devem ser feitas em seqüência, pois construirão um único projeto, devendo ser realizadas umas sobre as outras. Portanto, acesse o Project e:

1. Abra o projeto "Mudança de Empresa - versão 5".

2. Salve o projeto com outro nome: "Mudança de Empresa - versão 6".

3. Remova a estrutura de tópicos das tarefas (menu Ferramentas, Opções, guia Exibir , desative Recuar nome ).

4. Exclua a tarefa de resumo 14 - Construir salão de ginástica. Confirme a exclusão. Refaça os vínculos necessários.

5. Mova a tarefa 19 - Reformar sala de reuniões para antes da tarefa 14 - Reformar sala de CPD (lembre-se de selecionar a linha inteira).

6. Ajuste a escala de tempo (use as ferramentas Menos zoom / Mais zoom) para que todo o projeto possa ser visto na tela.

7. Configure as margens da página para os seguintes valores:

o Margens esquerda e direita: 2,5 cm

o Margens superior e inferior: 3,0 cm

8. Crie um cabeçalho com o título do projeto.

9. Crie um rodapé com o número da página e o número total de páginas.

10. Visualize a impressão e veja o resultado.

11. Caso possua uma impressora, imprima o projeto. Se não, faça os passos necessários para imprimir o seu projeto, só não confirme a impressão.

12. Salve e feche o projeto.

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MÓDULO – RECURSOS

Alocação de recursos

Recursos são o pessoal, equipamentos, suprimentos ou locais necessários para se completar uma tarefa. Somente os recursos que necessitam de controle e gerenciamento devem ser inseridos no projeto.

Para trabalhar com recursos, a melhor maneira é através da Planilha de Recursos. Para acessá-la, clique no menu Exibir e em Planilha de recursos.

Utilize também a barra de ferramentas de Gerenciamento de recursos para facilitar seu trabalho. Para exibi-la, clique no menu Exibir, em Barra de ferramentas e finalmente em Gerenciamentos de recursos.

Alocando um recurso a uma tarefa

Você pode inserir os recursos diretamente na Planilha de recursos e detalhá-los. Veja a utilidade de cada campo dessa planilha:

Nome do recurso: digite o nome completo do recurso.

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Tipo: pode ser trabalho ou material. Os de trabalho são as pessoas e equipamentos, que dedicarão seu tempo e trabalho ao projeto. Os recursos materiais são suprimentos que serão consumidos durante o projeto. Há algumas diferenças entre eles.

Unidade do Material: unidade de medida do material, como litros, caixas, metros, etc.

Inicias: iniciais do recurso, o Project preenche esse campo automaticamente de acordo com o nome do recurso, mas você pode modificá-lo.

Grupo: o grupo, setor, localização na empresa, etc. do recurso.

Unid. Máximas: quantidade máxima de recursos disponíveis simutaneamente.

Taxa padrão: custo por hora de trabalho ou por unidade de material.

Taxa h. extra: somente disponível para recursos do tipo trabalho.

Custo/Uso: custo de utilização por uma unidade de recurso de trabalho ou custo individual para se utilizar um material.

Acumular: forma de pagamento do recurso. A opção Fim faz com que o custo só seja quitado no fim do projeto. As opções Início e Rateado significam que o pagamento será feito no início da execução da tarefa ou ao longo da execução da mesma, respectivamente.

Calendário base: somente disponível para recursos do tipo trabalho.

Código: campo de texto para armazenar informações sobre o recurso.

Inserindo recursos

Para alocar um recurso específico para uma tarefa, você deve:

1. Voltar para o modo de exibição anterior clicando no menu Exibir e em Gráfico de Gantt.

2. Clicar em qualquer lugar da tarefa que terá um recurso alocado.

3. Clicar no ícone da barra de ferramentas padrão ou clicar no menu Ferramentas, Recursos e em Atribuir recursos .

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4. O campo S/D (solicitação/demanda) só tem utilidade quando se estiver utilizando o Project Server.

5. Os recursos que você tiver digitado na Planilha de Recursos, aparecerão na lista dessa caixa de diálogo. Escolha o que você quer usar para aquela tarefa. Caso você não tenha digitado nenhum ou queria incluir um novo recurso, digite seu nome na primeira coluna e tecle Enter.

6. Clique em Atribuir para atribuir uma unidade de recurso à tarefa selecionada. Caso você precise atribuir várias unidades, digite o número de unidades desejadas e tecle Enter.

7. Você pode criar recursos diretamente nessa caixa de diálogo digitando um nome para o recurso e as unidades dele. Não se esqueça de detalhá-lo mais tarde.

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Detalhando recursos

É importante lembrar que, por padrão, o Microsoft Office Project 2003 exibe as unidades de atribuição como uma porcentagem (exibindo 100% para uma atribuição de recurso em período integral). Para mudar para unidades, clique no menu Ferramentas, clique em Opções e clique na guia Cronograma.

Na caixa Mostrar unidades de atribuição como, clique em Decimal.

Detalhando recursos

Para detalhar algum recurso, volte para o modo de exibição Planilha de recursos (menu Exibir e Planilha de recursos).

Você poderá detalhar o recurso na própria planilha ou através da caixa de diálogos de Informações sobre o recurso, que surge quando você:

1. clicar no ícone da barra de ferramentas padrão ou

2. der um duplo clique sobre o nome do recurso.

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Digite os valores e as especificações desejados e clique em OK.

Criando uma planilha de custos para um recurso

Na mesma caixa de diálogo (Informações sobre o recurso), clique na guia Custos.

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Digite as informações sobre os custos do recurso selecionado.

Como padrão, os recursos são atribuídos a tarefas usando a taxa de custo da tabela A, mas você pode criar outras tabelas.

As diferentes tabelas de custos podem ser utilizadas para dar a um recurso até cinco conjuntos de taxas de custos de modo a suportar diferentes cenários de custos para datas diferentes.

Na caixa Acumulação de custos, selecione a opção Fim para que o custo só seja quitado no fim do projeto. As opções Início e Rateado significam que o pagamento será feito no início da execução da tarefa ou ao longo da execução da mesma, respectivamente.

Alterando a tabela de taxas do recurso

Clique no menu Exibir e em Uso da tarefa.

No campo nome da tarefa, dê um duplo clique sobre o recurso. Se o recurso não

estiver visível, clique no ícone ou .

A seguinte caixa de diálogo surgirá:

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Na guia Geral, altere a tabela de custos (o padrão é a tabela A).

Visualização das tabelas

Clique no menu Exibir, em Tabela e escolha a tabela desejada.

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Além de todas essas tabelas apresentadas, existe a possibilidade de criar uma tabela específica para personalizar a exibição atual. Desta forma, você pode combinar a exibição atual (gráfico de Gantt, Gantt de controle, planilha de recursos, etc.) com uma tabela personalizada que melhor atenda suas necessidades.

Calculando custos

O Project calcula todo o projeto automaticamente quando um recurso é inserido ou as suas informações sobre custos são alteradas.

Custo Fixo:

É o valor fixo atribuído a uma tarefa.

Custo Variável:

É o valor determinado pelas horas trabalhadas e pelos recursos alocados à tarefa (Unidades dos Recursos x Taxa padrão x horas trabalhadas + Taxa h. extra x nº de horas extras + Custo/uso).

Custo Total = Custo Fixo + Custo Variável.

Para especificar os custos, visualize o projeto através da Tabela de Custos.

Preenchendo as células com o mesmo conteúdo

1. Digite na primeira célula o valor desejado e tecle Enter.

2. Selecione a região que conterá os mesmos valores, incluindo o valor digitado.

3. Clique no menu Editar e em Preencher, Abaixo ou tecle Ctrl e D ao mesmo tempo.

Inserindo uma nota (comentário) a um recurso

Alterne para o modo de exibição Planilha de recursos e clique no recurso desejado.

Clique no ícone da barra de ferramentas padrão ou no menu Projeto e em Anotações do recurso.

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Digite uma nota e formate-a usando as ferramentas apropriadas à vontade.

Desenhando um gráfico de Gantt

Clique no menu Exibir e em Barra de Ferramentas. Escolha a opção Desenho para ativar a barra de ferramentas de desenhos e:

1) Na barra de ferramentas de desenho, clique no ícone e arraste a caixa de texto na área do gráfico desejada.

2) Digite o seu comentário.

3) Clique no ícone e arraste a seta no local do gráfico desejado.

Para anexar a caixa de texto ou a seta à tarefa, clique sobre ela e em seguida no ícone

, digite o número da tarefa e clique em OK.

Você pode fazer inúmeros desenhos básicos para ilustrar a sua parte gráfica e deixar ainda mais clara a visualização do seu projeto como um todo.

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Atividades sugeridas

Faça as atividades abaixo para fixar e consolidar o que você acabou de aprender. Caso surja alguma dúvida, releia a parte da aula que trata daquele assunto.

Todas as atividades sugeridas deste curso devem ser feitas em seqüência, pois construirão um único projeto, devendo ser realizadas umas sobre as outras. Portanto, acesse o Project e:

1. Abra o projeto "Mudança de Empresa - versão 6".

2. Salve o projeto com outro nome: "Mudança de Empresa - versão 7".

3. Crie os seguintes recursos:

Recursos Tipo Iniciais Grupo Unidades Taxa Padrão

Taxa hora extra

Código

Gerente de Operções

Trabalho GO GER 1 R$ 30,00/hr

- 101-200

Arquiteto Trabalho A CONT 1 R$ 30,00/hr

- 501-100

Pintor Trabalho P CONT 2 R$ 8,00/hr

R$ 12,00/hr

501-100

Carpinteiro Trabalho C CONT 2 R$ 12,00/hr

R$ 27,00/hr

501-102

Instalador de carpete

Trabalho IC CONT 1 R$ 10, 00/hr

- 501-103

4. Aloque o Gerente de Operações à tarefa 3 - Elaborar proposta.

5. Aloque o Arquiteto à tarefa 7 - Criar layouts.

6. Aloque o recurso Gerente de Operaçõesàs tarefas 6 - Negociar aluguel; 11 - Orçar serviços; 26 - Contratar transportadora e 28 - Distribuir caixas.

7. Remova o Gerente de Operações da tarefa 28 - Distribuir caixas.

8. Acrescente o seguinte recurso:

Recurso Tipo Iniciais Grupo Unidades Taxa Padrão

Taxa h. Extra

Código

Func Dep Dia

Trabalho FDD DEP 15 R$ 8,00/hr R$ 12,00/hr 301-110

9. Aloque 15 unidades de Func Dep Dia à tarefa 34 - Mudar o depósito.

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10. Atribua à tarefa 16 - Instalar carpetes o recurso Instalador de Carpete.

11. Altere o método de acúmulo do custo do Instalador de Carpete para que o mesmo só seja devido ao final da tarefa. Faça o mesmo procedimento para o Arquiteto.

12. Defina um custo fixo de R$ 1.275,00 para a tarefa 16 - Instalar carpetes. Na coluna Custo fixo, digite o valor agregado à tarefa.

13. Altere a nomenclatura do grupo CONT para CNT. Padronizar o código deste grupo para 501-100.

14. Acrescente uma nota ao recurso arquiteto sobre a alternativa de um desenhista executar parte do serviço.

15. Acrescente uma nota ao recurso arquiteto sobre a alternativa de um desenhista executar parte do serviço.

16. Acrescente um quadro de texto explicativo na parte gráfica desenhando uma seta indicativa logo a seguir. Anexe estes desenhos à tarefa 7 - Criar layouts.

17. Verifique no quadro a seguir como devem estar os recursos. Ajuste o que for necessário e acrescente o que ainda não estiver no projeto.

Nome do recurso

Iniciais Grupo Uni. Taxa Padrão

Taxa h.extra

Acumular Código

1 Gerente de Operações

GO GER 1 R$30,00/hr R$0,00/hr Rateado 101-200

2 Arquiteto A CNT 1 R$30,00/hr R$0,00/hr Fim 501-100

3 Pintor P CNT 2 R$8,00/hr R$12,00/hr Rateado 501-100

4 Carpinteiro C CNT 2 R$18,00/hr R$27,00/hr Rateado 501-100

5 Instalador de Carpete

IC CNT 1 R$10,00/hr R$0,00/hr Fim 501-100

6 Func Dep Dia FDD DEP 15 R$8,00/hr R$12,00/hr Rateado 301-110

7 Diretor D DIR 3 R$75,00/hr R$0,00/hr Rateado 001-007

8 Assistente de Operações

AO GER 1 R$20,00/hr R$0,00/hr Rateado 301-110

9 Faxineiro F DEP 4 R$6,00/hr R$9,00/hr Rateado 301-115

10 Eletricista E MAN 1 R$20,00/hr R$30,00/hr Rateado 501-110

11 Supervisor Noturno

SN DEP 1 R$10,00/hr R$15,00/hr Rateado 301-205

12 Func Dep Noite FDN DEP 10 R$8,00/hr R$12,00/hr Rateado 301-210

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13 Supervisor Diurno

SD DEP 1 R$11,00/hr R$16,00/hr Rateado 301-205

14 Tec Informática TI INF 2 R$25,00/hr R$0,00/hr Rateado 201-111

18. Aloque os recursos como descritos no quadro abaixo:

ID Nome da Tarefa Nomes dos Recursos

2 Pesquisar novo local Gerente de Operações

3 Elaborar proposta Gerente de Operações; Assistente de Operações

4 Avaliar a nível corporativo Diretor

6 Negociar aluguel Gerente de Operações

7 Criar layouts Arquiteto

10 Preencher formulários Assistente de Operações

11 Orçar serviços Gerente de Operações

15 Pintar sala de reuniões Pintor

16 Instalar carpete Instalador de Carpete

17 Acabamento final Carpinteiro

20 Instalar rede elétrica Eletricista

21 Instalar sistema de combate a incêndio

Carpinteiro

22 Pintar sala do CPD Pintor

25 Instalar prateleiras do depósito Func Dep Dia[8]

26 Contratar transportadora Gerente de Operações

28 Distribuir caixas Assistente de Operações

29 Desconectar computadores Tec Informática[2]

30 Desmontar os móveis Func Dep Dia[5]; Supervisor Diurno

31 Transportar móveis e caixas Func Dep Noite[10]

33 Reconectar os computadores Tec Informática[2]

34 Mudar o depósito Func Dep Dia[15]

21. Salve e feche o arquivo.

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Calendários

O Project permite o lançamento de feriados, folgas, compensações, atrasos particulares entre outras tarefas que comprometerão diretamente a data final do projeto. Permite inclusive a criação de um calendário especial para uma categoria de funcionários, como, por exemplo, um grupo que só trabalhe à noite ou um calendário especial para a gerência.

Lançando feriados e folgas no calendário

Não existem feriados padronizados. Desta forma, é necessário definir todos os feriados ano a ano. Caso você não defina nenhum feriado ou folga, o Project assumirá que os dias úteis serão sempre todos os de 2ª a 6ª feira.

Para modificar esses dados, clique no menu Ferramentas e na opção Alterar período útil.

Localize o mês e clique sobre o dia desejado (ou selecione vários dias usando a tecla Ctrl). Você pode ainda escolher o horário de trabalho adequado ou indicar períodos de folga.

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Criando um calendário personalizado

Para criar um novo calendário, utilize um já existente como base e:

1. Clique no menu Ferramentas e em Alterar período útil. Na caixa de diálogo

que se segue, clique em .

3. Digite o nome do calendário a ative a opção Criar uma cópia do calendário padrão. Clique em OK.

4. Para definir o período útil desse novo calendário, clique no menu Ferramentas e em Alterar período útil. No campo Para:, selecione o calendário que você acabou de criar.

5. Selecione os dias úteis da semana clicando sobre as letras correspondentes e arrastando, para selecionar mais de um dia, e defina o horário.

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Associando recursos a um calendário específico

No modo de exibição de Planilha de recursos, selecione os recursos desejados e

clique no ícone ou no menu Projeto e em Informações sobre o recurso .

Troque o calendário base para estes recursos.

Você pode alterar o calendário para cada recurso diretamente na planilha de recursos, na coluna Calendário base.

Criando exceções

Na mesma caixa de diálogo (menu Ferramentas e na opção Alterar período útil ), troque o tipo de calendário para o recurso desejado. Clique no dia desejado e escolha entre as opções:

Usar padrão: o mesmo horário de todos os dias será aplicado sobre esse dia.

Período não útil: o dia será desconsiderado como dia de trabalho e não contará no projeto.

Período útil não padrão: você pode alterar o horário de trabalho especificamente para aquele dia.

Atividades sugeridas

Faça as atividades abaixo para fixar e consolidar o que você acabou de aprender. Caso surja alguma dúvida, releia a parte da aula que trata daquele assunto.

Todas as atividades sugeridas deste curso devem ser feitas em seqüência, pois construirão um único projeto, devendo ser realizadas umas sobre as outras. Portanto, acesse o Project e:

1. Abra o projeto "Mudança de Empresa - versão 7".

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2. Salve o arquivo com outro nome: "Mudança de Empresa - versão 8".

3. Programe o calendário do projeto para os seguintes feriados e folgas.

DATA COMENTÁRIO

01 de Janeiro Feriado

21 e 22 de Fevereiro Feriados (carnaval)

23 de Fevereiro Meio expediente de 13:00 às 17:00

15 de Novembro Feriado

24 de Dezembro Feriado

25 de Dezembro Feriado

31 de Dezembro Feriado

4. Crie um novo calendário chamado "Noturno" com base no calendário padrão. Programe este calendário para que as equipes trabalhem de segunda à sexta-feira, de 22:00 às 07:00, com um intervalo de 1 hora das 02:00 às 03:00.

5. Associe os recursos Faxineiro, Supervisor Noturno e Func Dep Noite ao calendário Noturno.

6. Selecione a tarefa 3 - Elaborar proposta e veja o seu período no gráfico de Gantt.

7. O Assistente de Operações precisará se ausentar por motivos particulares na parte da tarde do dia 06/01/05. Programe o calendário de recurso para refletir este fato. Isto fará com que a tarefa se atrase.

8. Programe o calendário do Assistente de Operações para que as horas sejam compensadas no dia seguinte, 07/01/05, recuperando dessa maneira o atraso ocorrido na tarefa Elaborar proposta.

9. Analise o projeto através da visualização Calendário.

10. Salve e feche o projeto.

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Conflitos e nivelamentos de recursos

Gráfico de recursos

Quando mais recursos estão alocados no mesmo período de tempo do que o total disponível, acontece uma sobrealocação de recursos.

Clique no menu Exibir e em Gráfico de recursos para analisar a sobrealocação de cada recurso individualmente.

O gráfico de recursos possui duas janelas. Do lado esquerdo, encontramos uma janela que apresenta todos os recursos do projeto. Caso o recurso apareça em vermelho, significa que há uma sobrealocação de recursos, ou seja, ultrapassamos o limite máximo disponível no período especificado.

Do lado direito é apresentado um histograma com a alocação do recurso pelo período. O número apresentado na base indica a alocação total do recurso no período.

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Ajustando a escala de tempo

Ao ajustar a escala de tempo, você pode adequar a visualização do seu projeto às suas necessidade. Para isso, clique no menu Formatar e em Escala de tempo e altere o percentual de visão.

Como resolver um problema de sobrealocação?

Primeiro, para visualizar a sobrealocação, clique no recurso que está sobrealocado (em

vermelho) e clique no ícone da barra de ferramentas de gerenciamento de recursos.

Existem inúmeras maneiras de resolver um problema de sobrealocação. Dentre as principais, destacam-se:

a) Aumentar as unidades máximas disponíveis dos recursos:

É um método fácil e prático; no entanto, isto nem sempre é possível visto que muitas vezes não temos recursos extras e nem desejamos aumentar o custo.

b) Substituir um recurso por outro:

Esta solução, se bem planejada, traria muitas soluções a muitos projetos existentes. Porque não substituir um recurso por outro (ou outros) visto que outras pessoas podem realizar uma tarefa esporadicamente para agilizar o projeto?

O grande problema, às vezes, é a qualificação necessária para realizar a tarefa, ou a falta de disponibilidade do recurso.

c) Nivelamento automático:

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O Project identifica os conflitos no projeto e resolve os problemas com base nos parâmetros que são passados na caixa de diálogo distribuição de recursos. Na maioria das vezes, nivelar pode significar atrasar uma tarefa e provavelmente o final do projeto.

Substituindo recursos

Para substituir um recurso por outro, clique na tarefa desejada e no ícone Atribuir

recursos . Então clique no recurso que será substituído e em Substituir.

Clique no novo recurso que substituirá o antigo.

Folga Livre

Quando for examinar a sobrealocação e aparecer uma linha verde, ela está indicando a folga da tarefa, também chamada de folga livre. A folga livre indica que a tarefa pode ser atrasada pelo período indicado sem comprometer a data de término do projeto.

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A folga livre é calculada automaticamente com base na disposição das tarefas do projeto, seus vínculos, suas predecessoras e restrições.

Nivelamento de recursos

O nivelamento automático do Project atrasa ou divide automaticamente tarefas ou atribuições para eliminar conflitos e diminuir as coincidências na utilização de um mesmo tipo de recurso, num mesmo período, sempre que forem feitas alterações na sua agenda. Ele leva automaticamente tarefas menos importantes do projeto para períodos do tempo em que haja recurso disponível.

Já o nivelamento manual realiza o nivelamento somente quando você clicar em Redistribuir agora na caixa de diálogo abaixo.

Para escolher o tipo de nivelamento e suas configurações, clique no menu Ferramentas e em Redistribuição de recursos.

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Atividades sugeridas

Faça as atividades abaixo para fixar e consolidar o que você acabou de aprender. Caso surja alguma dúvida, releia a parte da aula que trata daquele assunto.

Todas as atividades sugeridas deste curso devem ser feitas em seqüência, pois construirão um único projeto, devendo ser realizadas umas sobre as outras. Portanto, acesse o Project e:

1. Abra o projeto "Mudança de Empresa - versão 8".

2. Salve o arquivo com outro nome: "Mudança de Empresa - versão 9".

3. Insira a tarefa 34 - Instalar software de rede e vincule-a à tarefa 33 - Reconectar computadores de modo que as duas tarefas iniciem simultaneamente (Início-a-Início). Sugestão: utilize a coluna de Predecessores.

4. Aloque duas unidades do recurso técnico em informática á tarefa 34 - Instalar software de rede.

5. Acrescente mais uma unidade do recurso Func Dep Dia às unidades máximas.

6. Substitua as 5 unidades do recurso Func Dep Dia pelo recurso Func Dep Noite para a tarefa 30 - Desmontar os móveis.

7. Selecione o recurso Func Dep Noite para ver novamente a tarefa. Repare que este recurso foi alocado à tarefa 30 - Desmontar os móveis.

8. Na mesma tarefa (tarefa 30) substitua o recurso Supervisor diurno pelo recurso Supervisor noturno.

9. Selecione o recurso Tec Informática para examinar a sobrealocação.

10. Redistribua o recurso manualmente. Lembre-se de selecionar a opção Recursos selecionados na última caixa de diálogo.

11. Salve e feche o projeto.

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MÓDULO - OTIMIZANDO O PROJETO

Linha de Base

A linha de base, ou plano básico do projeto, deve ser gravada num momento estratégico do planejamento do projeto.

O momento mais apropriado é quando o projeto já está organizado e totalmente planejado.

A linha de base é como se fosse uma foto de como o projeto foi planejado: sua duração, custo, carga de trabalho, etc. Sua grande vantagem é utilizá-la durante a fase de execução e acompanhamento, com dados reais, para uma análise entre o que foi previsto e o que está sendo realizado.

Criando a linha de base

Clique no menu Ferramentas e na opção Controle, Salvar linha de base.

Escolha Salvar linha de base e selecione Projeto inteiro. Caso esta opção esteja desativada, cancele a operação e alterne a exibição para o gráfico de Gantt.

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Atividades sugeridas

Faça as atividades abaixo para fixar e consolidar o que você acabou de aprender. Caso surja alguma dúvida, releia a parte da aula que trata daquele assunto.

Todas as atividades sugeridas deste curso devem ser feitas em seqüência, pois construirão um único projeto, devendo ser realizadas umas sobre as outras. Portanto, acesse o Project e:

1. Abra o projeto "Mudança de Empresa - versão 9".

2. Crie a linha de base do projeto todo.

3. Salve e feche o arquivo.

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Filtros

Os filtros são meios eficazes de visualizar, no projeto, apenas as tarefas ou recursos que atendam a condições específicas. Existem vários filtros que já estão prontos e o AutoFiltro, que permite a filtragem das informações diretamente na tabela desejada.

Utilizando filtros prontos

Na barra de ferramentas de formatação, clique no ícone para AutoFiltro. Para escolher entre a lista pré-preparada pelo Project de filtros, clique no campo mostrado na figura e escolha entre as opções:

Criando filtros

Se você precisar de um filtro que não esteja na lista do Project, você pode criar seu próprio filtro. Para isso, clique no menu Projeto, em Filtros para e em Mais filtros.

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Clique em Novo....

Se você quiser modificar um filtro já existente, clique sobre ele na lista e clique em Editar....

Nome: Digite um nome para o seu filtro.

Nome do campo: escolha o campo desejado.

Teste: selecione entre as opções:

Valor(es): especifique o valor ou intervalo de valores (separar por vírgula) a ser testado.

Se você digitar uma frase entre aspas, terminando por uma interrogação, quando você utilizar o filtro, uma caixa de diálogo lhe apresentará a pergunta. Sua resposta determinará o valor que você deseja usar para o filtro naquele momento.

Se o filtro tiver mais de uma condição, insira-as imediatamente abaixo da primeira e determine E/ou.

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Apagando filtros

Clique no menu Ferramentas, em Organizador e na guia Filtros.

Clique no filtro desejado e em Excluir. Confirme a exclusão e clique em fechar.

Atividades sugeridas

Faça as atividades abaixo para fixar e consolidar o que você acabou de aprender. Caso surja alguma dúvida, releia a parte da aula que trata daquele assunto.

Todas as atividades sugeridas deste curso devem ser feitas em seqüência, pois construirão um único projeto, devendo ser realizadas umas sobre as outras. Portanto, acesse o Project e:

1. Abra o projeto "Mudança de Empresa - versão 9".

2. Salve o arquivo com outro nome: "Mudança de Empresa - versão 10".

3. Exiba apenas as tarefas de resumo e as etapas do projeto.

4. Reexiba todas as tarefas.

a. Verifique quais são as tarefas que:

b. Ocorrem no mês de dezembro.

c. Ocorrem na primeira quinzena de janeiro.

d. Têm a participação de contratados (Grupo de recursos: CNT).

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5. Crie um filtro para exibir tarefas com duração de até 2 dias.

6. Modifique o filtro para que as etapas não sejam exibidas. Lembre-se que as etapas não têm duração (zero).

7. Crie outro filtro no qual se possa escolher qualquer grupo ou período. Dica: na coluna Valor(es), digite uma frase entre aspas terminando por uma interrogação. Por exemplo: "Digite o grupo desejado:"? Faça este mesmo procedimento para as datas de início e fim da tarefa.

8. Use o filtro "Utilização de recurso" para identificar as tarefas que não tem recursos alocados (ou seja, em branco).

9. Analise as datas de início e término da tarefa 32 - Remontar os móveis .

10. Aloque à tarefa 32 - Remontar os móveis , 1 Supervisor Diurno e 10 unidades de Func Dep Dia.

11. Substitua, na tarefa 32 - Remontar os móveis , o Supervisor Diurno e as 10 unidades de Func Dep Dia por 1 Supervisor Noturno e 10 unidades de Func Dep Noite, observando as datas de início e fim da tarefa e ajustando a escala de tempo para visualizar melhor.

12. Volte a visualizar todas as tarefas e aloque 1 Supervisor Noturno à tarefa 31 - Transportar móveis e caixas e 1 Supervisor Diurno à tarefa 35 - Mudar o depósito.

13. Vincule a tarefa 36 - Mudança completa à tarefa 34 - Instalar software de rede.

14. Corrija a linha de base das tarefas 31, 32 e 35, de acordo com a situação atual (lembre-se: selecione as linhas inteiras e repita o comando para salvar a linha de base; mas salve somente as tarefas selecionadas).

15. Use as tabelas Variação e Custo para analisar o projeto.

16. Salve e feche o projeto.

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Classificação

A classificação tem como objetivo controlar a ordem em que são exibidas as informações sobre atividades e recursos.

A classificação poderá ser útil quando você desejar ver as atividades em uma determinada seqüência; por exemplo, atividades em ordem decrescente de custos.

Classificando as tarefas

Clique no menu Projeto, em Classificar e em Classificar por...

Escolha o campo a ser utilizado e clique na ordem da classificação desejada.

Inserindo e eliminando uma coluna na tabela

Na realidade, não há como inserir ou eliminar uma coluna de qualquer tabela do Project. Existe, sim, a possibilidade de exibi-la ou ocultá-la.

Um projeto é um imenso banco de dados de informações que são apresentadas através de linhas e colunas. Estas colunas podem estar visíveis ou não.

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Repare que existem diversas tabelas que agrupam informações de mesma natureza; a tabela de custo com as informações de custo, a tabela de entrada com as informações mais comuns, a tabela de controle com as informações do acompanhamento do projeto, e assim por diante. Estas tabelas foram criadas para facilitar a leitura e interpretação de um projeto, são didáticas.

Mas você pode ocultar ou exibir uma coluna quando quiser. Para isso, selecione a área onde será inserida a nova coluna na tabela e clique no menu Inserir e em Coluna.

Informe o nome do campo desejado, o título, o alinhamento e a largura. O título é o que vai aparecer escrito como título na coluna, já o nome do campo é o campo propriamente dito. Por exemplo, o campo Id, recebe o título de Nome da tarefa.

Para ocultar uma coluna, é só selecioná-la e teclar Delete ou clicar no menu Editar e em Ocultar coluna.

Alterando a carga horária associada a uma tarefa

Para alterar a carga horária de um recurso associado a uma tarefa, utilize o modo de exibição de Gráfico de Gantt (menu Exibir, Gráfico de gantt) e clique em Janela e em Dividir.

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Utilize o formulário de tarefas para fazer essas e outras alterações.

Atividades sugeridas

Faça as atividades abaixo para fixar e consolidar o que você acabou de aprender. Caso surja alguma dúvida, releia a parte da aula que trata daquele assunto.

Todas as atividades sugeridas deste curso devem ser feitas em seqüência, pois construirão um único projeto, devendo ser realizadas umas sobre as outras. Portanto, acesse o Project e:

1. Abra o projeto "Mudança de Empresa - versão 10" .

2. Salve o arquivo com outro nome: "Mudança de Empresa - versão 11" .

3. Classifique as tarefas do projeto pelo custo em ordem decrescente. Utilize a tabela apropriada para ver os resultados, observando a coluna de identificação.

4. Volte para a classificação anterior (por Id).

5. Os diretores dedicam apenas 2h / dia à tarefa 4. Fixe a duração da tarefa e confirme, depois altere a carga horária para 10h por diretor para que o custo

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seja mais realista. Note que neste caso é indispensável a divisão do recurso Diretor para três subtipos, portanto:

a) Digite 3 recursos novos: Diretor Geral, Diretor de Marketing e Diretor Comercial, com os seus respectivos dados (baseados no recurso Diretor).

b) Apague o recurso Diretor.

c) Escolha o modo de exibição Gráfico de Gantt.

d) Divida a janela

e) Altere o tipo de tarefa para duração fixa.

f) Aloque os três tipos de diretores à esta tarefa.

g) Altere a carga horária dos diretores para 10h.

6. Corrija a linha de base da tarefa 4.

7. Classifique as tarefas pela duração usando a tabela apropriada para ver o resultado.

8. Classifique o projeto pela ordem original das tarefas.

9. Classifique os recursos pelo custo (esta operação parece não fazer sentido).

10. Classifique os recursos por grupo e, dentro de cada grupo, por salário em ordem decrescente.

11. Classifique os recursos permanentemente pelo nome do recurso.

12. Use as tabelas: a) Variação: para verificar atrasos / antecipações nas datas das tarefas. b) Trabalho: para verificar alterações na carga de trabalho das tarefas. c) Custo: para verificar as variações em relação ao valor orçado.

13. Altere a duração da tarefa 3 - Elaborar proposta para 1,56 dias e da tarefa 7 - Criar layouts para 2,25 semanas.

14. Salve novamente a linha de base para todo o projeto.

15. Salve e feche o projeto.

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Trabalhando com datas restritivas

Retirando o atraso da tarefa manualmente

Para remover o atraso de uma tarefa manualmente, selecione a tarefa desejada e clique no menu Ferramentas e em Redistribuir recursos. Escolha a opção Manual e clique em Limpar redistribuição. Depois, selecione a opção tarefas selecionadas e clique em OK.

Alterando o gerenciamento de datas restritivas

Selecione a tarefa (ou as tarefas) da qual se deseja mudar a data restritiva e:

• clique no ícone (Informações sobre a tarefa) da barra de ferramentas padrão ou

• clique no menu Projeto e em Informações sobre a tarefa.

Clique na guia Avançado e troque o tipo da data:

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Atividades sugeridas

Faça as atividades abaixo para fixar e consolidar o que você acabou de aprender. Caso surja alguma dúvida, releia a parte da aula que trata daquele assunto.

Todas as atividades sugeridas deste curso devem ser feitas em seqüência, pois construirão um único projeto, devendo ser realizadas umas sobre as outras. Portanto, acesse o Project e:

1. Abra o projeto "Mudança de Empresa - versão 11" .

2. Salve o arquivo com outro nome: "Mudança de Empresa - versão 12" .

3. Remova o atraso da tarefa 34 - Instalar software de rede .

4. Contrate 2 unidades do recurso Tec Inf Externo, com taxa padrão de R$ 25,00/hr, grupo CNT e centro de custo 501-100. Utilize a planilha de recursos.

5. Substitua as 2 unidades do recurso Tec Informática por 2 unidades do novo recurso (Tec Inf Externo) na tarefa 34 - Instalar software de rede .

6. Faça com que as tarefas 29 - Desconectar computadores e 30 - Desmontar móveis sejam iniciadas na data mais tarde possível. (Informações sobre a tarefa, guia Avançado e troque o tipo de restrição).

7. Faça com que a tarefa 18 - Sala de reuniões completa , que é uma etapa, termine no máximo no dia 12/01/05. O Project advertirá que esta mudança poderá provocar conflitos no planejamento do projeto devido à existência de vínculos com outras tarefas. Apesar disto, mantenha a restrição (tipo de restrição: Não terminar depois de).

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O Project alertará sobre a impossibilidade de cumprir as datas estipuladas. Cancele a restrição, retornando para o tipo O mais breve possível.

8. Utilize o filtro Tarefas com datas fixas para visualizar as tarefas que tem restrições diferentes do tipo O mais breve possível.

9. Salve e feche o projeto.

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MÓDULO - FINALIZANDO O PROJETO

Acompanhamento e análise final do projeto

Data de status

Clique no menu Projeto e em Informação sobre o projeto para atualizar a data de status.

A data de status é a data de referência para atualização do projeto, a data da situação do projeto. Não confunda com a data atual. Podemos estar, por exemplo, no final do mês de dezembro; porém, só temos informações reais do projeto até 01 de dezembro. Neste caso, esta seria a data de status.

Formatando a data de status

Clique no menu Formatar e em Linhas de grade.

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Na caixa Alterar linha, clique em data de status e escolha o formato desejado (tipo, cor ou outra característica).

Atualizando as tarefas do projeto

É importante que você atualize todas as tarefas que ocorreram até a data presente, de acordo com o planejado.

Para isso, selecione as tarefas e clique no menu Ferramentas, em Controle e em Atualizar projeto.

Atualizando uma tarefa

Selecione a tarefa que deseja atualizar e clique no menu Ferramentas , em Controle e em Atualizar tarefas.

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Informe os valores desejados:

% concluída:

Insira a porcentagem da tarefa concluída. Quando você digita uma porcentagem, o Project define a data de início real da tarefa para coincidir com a data de início agendada. Quando você digita 100, o Microsoft Project também ajusta a data de término real da tarefa à data de término agendada.

Duração restante:

Digite a duração restante da tarefa. Este número é a quantidade de tempo necessária para concluir a tarefa em andamento. Se você digitar uma duração real e uma duração restante, o Project alterará a duração agendada para a soma das durações real e restante.

Duração real:

Especifica a quantidade de tempo real gasto para concluir a tarefa. Se a tarefa estiver concluída, digite o número de dias ou horas gastas para conclui-la. Se a tarefa ainda não estiver concluída, digite o número de dias ou horas trabalhadas na tarefa na caixa Duração real e digite a duração restante na caixa Duração restante. O Project atualiza a duração agendada e a duração restante para que coincidam com a duração real inserida.

Data de início real:

Digite uma data na caixa Início para especificar a data de início real da tarefa. Se você inserir datas reais, elas terão prioridade sobre qualquer outra informação que você tenha inserido.

Data de término real:

Digite uma data na caixa Término para especificar a data de término real da tarefa. Se você inserir datas reais, elas terão prioridade sobre qualquer outra informação que você tenha inserido. Por exemplo, se você inserir 60% concluída e uma data de término, o Project definirá a porcentagem concluída para 100, pois você inseriu a data em que terminou a tarefa.

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Caminho e tarefas críticas

O caminho crítico é representado na cor vermelha e a linha de base na cor preta.

As tarefas críticas são aquelas que fazem parte do caminho crítico do projeto. No caso de ser feito nivelamento, um maior numero de tarefas podem se tornar críticas, pois o seu status será avaliado pela disponibilidade de recurso do projeto.

Protegendo o documento com senha

Quando for salvar seu projeto, você pode atribuir uma senha a ele. Para fazê-lo, clique no menu Arquivo e em Salvar como... . Na caixa de diálogo que surgirá, clique em Ferramentas e em Opções gerais.

A senha de proteção é a mais segura, já que protege contra a abertura do arquivo. O projeto protegido com esta senha só poderá ser aberto com a digitação correta dela.

Já a senha de gravação permite a visualização do projeto, mas impede a gravação de alterações no mesmo. O projeto só poderá ser salvo com as alterações realizadas com a digitação correta da senha de gravação. Se você esquecer a senha ou perdê-la, poderá abrir o projeto apenas como "somente leitura". Se alguém abrir o projeto como somente leitura e o alterar, deverá salvá-lo com um nome diferente.

Digite a sua senha. Quando for pedida a confirmação, escreva a senha novamente.

Atividades sugeridas

Faça as atividades abaixo para fixar e consolidar o que você acabou de aprender. Caso surja alguma dúvida, releia a parte da aula que trata daquele assunto.

Todas as atividades sugeridas deste curso devem ser feitas em seqüência, pois construirão um único projeto, devendo ser realizadas umas sobre as outras. Portanto, acesse o Project e:

1. Abra o projeto "Mudança de Empresa - versão 12".

2. Salve o arquivo com outro nome: "Mudança de Empresa - versão 13".

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3. Atualize a data de status do projeto para 31/01/05 (Dica : A data está nas informações do projeto).

4. Atualize todas as tarefas que ocorreram até esta data, de acordo com o planejado. Atualize a data de status para 13/02/05.

5. Selecione simultaneamente as tarefas 11 - Orçar serviços , 15 - Pintar sala de reuniões e atualize conforme o planejado. Utilize a barra de ferramentas de

controle (exibi-la e clicar no ícone ).

6. Ajuste a escala de tempo para que a escala principal apresente dias e a escala secundária apresente intervalos de 2 horas.

7. A tarefa 16 - Instalar carpete iniciou às 10:30 horas (com praticamente duas horas de atraso), mas fora isso está ocorrendo tudo como previsto: após 2 horas, 50% da tarefa estão prontos. Atualize a tarefa para refletir esta situação de atraso.

8. Lembre-se: se a data estiver aparecendo sem a hora, clique no menu Ferramentas e em Opções . Escolha a guia Exibir e modifique o modo de exibição de data.

9. Atualize a data de status para 27/02/05 às 17:00.

10. Atualize todo o projeto de acordo com o previsto até a data de status.

11. Utilize a visualização Gantt de controle para analisar o projeto.

12. Identifique o caminho crítico. O caminho crítico é representado na cor vermelha e a linha de base na cor preta.

13. Salve o projeto com uma senha de gravação.

14. Feche o projeto.

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Formatação final

Formatando fonte

Para alterar a aparência do texto no projeto, você deve selecionar o texto que deseja alterar e clicar no menu Formatar e em Fonte.

Escolha entre as opções e visualize-as no campo Exemplo. Quando achar a opção de fonte, estilo, tamanho e cor adequada, clique em OK.

Alterando estilos de textos e barras

Estilos de Texto

1. Clique no menu Formatar e em Estilos de texto .

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2. Escolha o item que será alterado.

3. Selecione as opções desejadas.

4. Clique em OK.

Estilos de Barra

1. Clique no menu Formatar e em Estilos de barra.

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2. Clique na barra que será alterada.

3. Clique na guia Texto e selecione as opções desejadas.

4. Clique na guia Barras e selecione as opções desejadas.

5. Clique em OK.

Atividades sugeridas

Faça as atividades abaixo para fixar e consolidar o que você acabou de aprender. Caso surja alguma dúvida, releia a parte da aula que trata daquele assunto.

Todas as atividades sugeridas deste curso devem ser feitas em seqüência, pois construirão um único projeto, devendo ser realizadas umas sobre as outras. Portanto, acesse o Project e:

1. Abra o projeto "Mudança de Empresa - versão 13".

2. Altere à vontade a formatação do texto e das barras até achar uma que mais lhe agrade.

3. Salve e feche o arquivo.

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Relatórios

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Visão geral:

Apresenta relatórios genéricos do projeto, como calendários, etapas, atividades críticas, etc.

Atividades atuais:

Relatórios que analisam o acompanhamento e o controle do projeto, identificando atividades pendentes, atrasadas, concluídas e em andamento.

Custos:

São os relatórios financeiros do projeto, como fluxo de caixa, orçamento, valor adquirido, atividades e recursos com orçamento estourado, etc.

Atribuições:

Identificam as atribuições dos recursos nas atividades. Dizem respeito a funções, prazos, lista de atividades pendentes e recursos sobrealocados.

Carga de trabalho:

Relatórios que distribuem os recursos e as atividades ao longo do tempo, com suas respectivas cargas de trabalho.

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Roteiro básico para criação de um projeto

Ao desenvolver um projeto, lembre-se de se basear nas seguintes fases:

1ª Fase - Definir o projeto, seus objetivos e prazos.

2ª Fase - Elaborar todas as atividades envolvidas no projeto sem se preocupar com a ordem ou a organização das mesmas.

3ª Fase - Estruturar e organizar as tarefas em tópicos, de maneira lógica.

4ª Fase - Lançar as prováveis durações de todas as atividades.

5ª Fase - Definir todos os recursos envolvidos no projeto.

6ª Fase - Detalhar todos os itens relacionados aos recursos.

7ª Fase - Alocar os recursos às tarefas.

8ª Fase - Vincular todas as atividades escolhendo o relacionamento mais adequado entre elas.

9ª Fase - Analisar os possíveis conflitos e problemas no projeto, nivelando o que for necessário.

10ª Fase - Criar os calendários para o projeto.

11ª Fase - Analisar as diversas tabelas a fim de identificar outros problemas.

12ª Fase - Visualizar o calendário e o diagrama de rede.

13ª Fase - Gravar a linha de base (planejamento concluído).

14ª Fase - Acompanhar o projeto na prática, lançando o que foi realizado e como foi realizado.

15ª Fase - Elaborar uma estética mais agradável ao projeto.

16ª Fase - Configurar o projeto, preparando-o para a impressão.

17ª Fase - Fazer os ajustes finais no projeto.

18ª Fase - Imprimir o projeto, suas visualizações e tabelas.