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Arquivo
OBJETIVOS DO PROJETO
Definir a metodologia composta pela combinação das
atividades com seus respectivos documentos, desde a
sua indexação até o descarte, resultando na
organização física e virtual dos acervos.
Apresentação
Planejamento Estratégico do Arquivo
Confiança na Gestão Documental:
Garantir o movimento correto das pastas entre os usuários e o Arquivo e o aumento
constante de acesso ao sistema McFile.
Petição Eletrônica – acompanhar e estudar mercado
Registro Eletrônico - acompanhar e estudar mercado
Digitalizar todas as pastas de PI SP e RJ
Digitalizar e não gerar pastas físicas dos Processos JEC e PROCON
Cadastro de Clientes – Digitalizar e associar aos projetos no Mcfile
Armazenamento de comunicações eletrônicas referentes a processo de Propriedade
Intelectual.
Cultura Papel Zero:
Foi iniciado em 2009. Com a digitalização, conseguimos reter o crescimento físico
dos Arquivos em todos os escritórios, evitando investimentos em espaço e
deslizantes.
Escritório de São Paulo – Mudança de Endereço
2013 – Apoio na Digitalização
Em 2012, veio o desafio de digitalizar os processos para diminuir o arquivo em 52m².
• Criamos estrutura para liberar o espaço físico do Arquivo de SP, sem prejudicar o
acesso à documentação dos clientes, ou seja, a operação do escritório.
• Liberar o espaço físico do Arquivo de VASP (52m²), que mudaria até 2013 para novo
endereço onde o m² teria custo maior, para que fosse possível melhor utilização do
espaço.
• Analisamos 30.840 pastas, das quais julgamos possível descartar 40%, restando
aproximadamente 18.504 para serem digitalizadas, numa média de 200 páginas
cada, que resultaram em 3.700.800 páginas que foram digitalizadas.
• Na análise de alternativas para digitalizar, trabalhamos com dois formatos:
a) terceirização completa do serviço com custo por página digitalizada;
b) alocação de mão de obra para realização apenas do processo de digitalização.
Reuniões com os Advogados
Definições por Prática Jurídica
• Foi Criado procedimentos das linhas de produção
Processos Marca
Documentos Cliente PI - Pastas Verdes
Contencioso
Documentos Gerais
• Procedimento para acompanhamento da digitalização
• Realizar reuniões
• Caso: Cliente comum do trabalhista de RJ e SP – Necessidade de acesso simultâneo
Enviar as pastas comuns ao escritório do RJ para conferência/digitalização/Eliminação
Para as pastas que só existem em SP, fazer o processo todo em SP
Posicionamento periódico sobre andamento do processo ao grupo que cuidava do cliente
Arquivo
Proposta
Como:
Listar todos os processos arquivados por advogado responsável
Os responsáveis analisarão e indicarão o destino de cada pasta:
Digitalizar e destruir ou devolver ao cliente ou enviar para guarda
Não digitalizar e destruir ou devolver ao cliente ou enviar para guarda
Obs.:
• qualquer decisão de guarda terá o custo alocado ao cliente ou à área de
prática
• será mantido no arquivo físico de VA documentação original atualizada
Planilha de Acompanhamento
Módulo: Jurídico - São Paulo em 2012
Cadastro Mcfile Arquivo Ativo Guarda Externa Providência Devolvido
Tipo de Documento Tot Cad
Pastas
Pasta
Física Arq
Pasta Dig.
Arq
Pasta
Virtual/Dig
Enviado por
Falta de
Espaço
Inativo Transf
Digital Eliminada Cliente/ ADV
Ambiental 298 83 59 46 168 106 1
Ambiental Processo 168 35 88 100 33 20
Antitruste 33 15 11 1 5 11 2 1
Banco Central 1003 325 175 3 214 452 68 9
Comercio Exterior 175 143 10 32 3
Consulta 153 79 46 19 49 5 30 1
Contratos Diversos 3060 442 429 55 855 1677 361 30 1
Correspondências 226 53 35 17 87 69 39
Documentos Gerais 14265 2271 1142 304 3893 7734 1168 42 21
Documento
Societário 4517 2586
1233 56 841 992 440 41 1
Imigração 703 212 25 4 265 222 45
Licitação 12 6 1 1 5 1
Processo
Administrativo 418 72
54 35 146 165 48
Processo Cível 14339 0 5366 1238 3926 2637 1792 626 1298
Processo Trabalhista 7411 0 1817 334 5386 1613 779 78 2
Processo Tributário 4459 0 1423 655 2673 1110 907 21 13
Procuração 650 376 155 4 73 196 24 1
Total 51890 6698 12069 2872 18651 16883 5833 850 1337
Por que iniciar o projeto de digitalização?
• Uso:
Imediato
Acesso simultâneo por vários usuários
Acesso de qualquer lugar proporcionando ganho de produtividade
Acesso à informação desejada (elimina a busca de informação pelos vários
documentos da pasta física)
Mudança de cultura para acesso às informações via sistemas e remotamente
Modernização e agilidade no processo de trabalho
Tendências de mercado (posicionamento eletrônico, troca de documentos digitais)
• Segurança:
Segurança da documentação (correta ordenação dos documentos nas pastas)
Tempo gasto nas buscas de pastas “perdidas” pelo escritório
Inexistência de Backup da documentação física
Vantagens na Digitalização
Reduzir duplicidade de documentos armazenados em pastas distintas e entre
escritórios
Atrair usuário para uso dos “sistemas” do arquivo conforme as normas e
procedimentos adotados
Maior a disponibilidade do documento físico
Agilidade na entrega da informação eletrônica
Alinhamento da equipe do arquivo para a estratégia definida - controle
Orientar como e onde deve ser armazenado cada documento, de modo a obter
confiança e fidelização do usuário
Visualização da aplicação da gestão documental em todas as unidades
Reduzir o custo de armazenamento externo
Estabilizar o custo de armazenamento interno
Importância do Envolvimento da TI
Garantir Acesso às informações
• Efetuar teste de stress no ambiente de TI, que passará a suportar um volume
extremamente maior de acessos à documentação de cliente, de cadastramento, e
de armazenamento.
• Planejar e rever políticas e procedimentos de backup para garantir que as
informações possam ser rapidamente restauradas em caso de perda acidental.
• Planejar e rever políticas de segurança, de forma a garantir a confidencialidade, a
disponibilidade e a integridade das informações.
• Gestão da Capacidade – avaliar necessidades técnicas atuais e futuras
Arquivo
Proposta baseada na experiência VASP
Estimativa de redução de custo fixo:
Sugestões Pastas de processos Ativos/Inativos de clientes
Resultado previsto para arquivo Brasília
Eliminação de pastas processos Ativos 3.531
Eliminação de pastas processos Inativos 4.413
Redução de espaço (metros lineares) 141
Resultado previsto para arquivo Porto Alegre
Eliminação de pastas processos Ativos 7.677
Eliminação de pastas processos Inativos 21.976
Redução de espaço (metros lineares) 307
Documentos recebidos já em formato digital
Procedimento para Gestão dos Documentos Digitais
Permite o trabalho sem necessidade de petições em papel para todos os processos.
o Tais documentos (petições, seus anexos, protocolos etc.) deixam de ser impressos para
compor uma pasta física e passam a ser enviados eletronicamente para as pastas virtuais
do Mcfile.
Orientar o armazenamento dos documentos digitais em pastas virtuais, evitando impressões
CADASTRO DE PROCESSOS VIRTUAL
Procedimento para arquivamento dos documentos digitais
1. Os usuários devem salvar os arquivo em pasta específica na rede
2. Os usuários devem criar uma pasta para sua área ou utilizar uma já existente, se for o caso.
3. Dentro de sua área, criar uma pasta com a identificação do tipo de documento.
4. Arquivista analisa a documentação e faz a indexação devida
Os usuários podem consultar a pasta virtual como se fosse física, com todos os documentos organizados cronologicamente ou
por folhas dos processo.
Usuários
Número de usuários distintos que consultaram documentos virtuais
2010 2011 2012 2013 2014
Gestão da produtividade da equipe
Nome Acessos Visualizações Uploads Empréstimos Devoluções
Renovações Aberturas
Doc
Arquivados
fisico
Arquivistaestagiariorj02 27 95 105 2
Arquivistaindexaçãorj01 75 943 1827
Arquivistaprotocolorj 134 2963 54 1002 55 43 149
Arquivistarj01 92 529 237 265 42
Arquivistarj02 138 3944 2028 558 1470
Eusébia de Fátima Diniz 149 2967 98 291 51
Arquivistaestagiariorj03 25 342 957 779
Arquivistaestagiariorj04 44 218 129 30 1
Totais: 684 12001 5330 2251 2400
Auditoria do Cadastro Pastas x
Digitalização
Período » 01/07/2015 a 31/07/2015 SÃO PAULO RIO DE JANEIRO PORTO ALEGRE BRASILIA
Tipo Documento Documentos
Cadastrados Arquivos
Anexados Documentos
Cadastrados Arquivos
Anexados Documentos
Cadastrados Arquivos
Anexados Documentos
Cadastrados Arquivos
Anexados
Jurídico » Ambiental 3 16
Jurídico » Antitruste 6
Jurídico » Banco Central 30 1
Jurídico » Comércio Exterior 2
Jurídico » Contrato Diversos 2 55 4 2
Jurídico » Correspondência 3 16 7 4
Jurídico » Documento Arquivar Fisico 112 82
Jurídico » Documentos Gerais 2 297 47 110
Jurídico » Documentos Societários 7 26 8 76
Jurídico » Imigração 2 8 4
Jurídico » Processo Administrativo 6 2
Jurídico » Processo Civel 6 368 88 727 2 25 57
Jurídico » Processo Trabalhista 7 1168 73 63 58 3682 58
Jurídico » Processo Tributário 18 242 60 307 3 144 7
Jurídico » Procuração 1 2 2 7
Propriedade Intelectual » Contrato de
Propr. Int. 19 15
Propriedade Intelectual » Correspondência
PI / Geral 11 7 95
Propriedade Intelectual » Marca 30 2246 15 1066
Propriedade Intelectual » Patente 15 799 4 258
Propriedade Intelectual » Processo PI 60 4 54
Total 109 5359 435 2784 63 3851 212 0
Arquivo
Gestão de Atendimento e Pesquisa • Treinamento de Usuários
• Atendimento ao Usuário Jurídico e
Administrativo (e-mail, presencial, telefone)
• Pesquisa de documentos
Gestão de Empréstimo • Serviço de Empréstimo ao usuário (empréstimo,
devolução, reserva e cobrança de devolução)
• Gestão da entrega de documentos
Gestão da Informação • Classificação e Catalogação de Documentos enviados à Guarda Externa
• Cadastro de documentos/pastas novos (Mcfile)
• Arquivamento e Desarquivamento de pastas físicas
• Organização e Indexação de documentos digitais
• Digitalização do legado e de documentos físicos novos
• Protocolo de entrada de documentos físicos
• Temporalidade dos documentos
Gestão dos Arquivos de VA • Gestão do Orçamento
• Integração entre os Arquivos
• Suporte aos Arquivos de VA
• Gestão de terceiros (guarda externa e serviços de digitalização)
• Gerenciamento de dados estatísticos
