Escritório sem Papel Paperless Office2012.edocconsultoria.com.br/upload/files/edoc_fortaleza... · Corretora de Cambio . ... PROJETO – Plano de Ação - KPI 24 . Ação corretiva:

EDOC 2012 - Fortaleza: ESTUDO DE CASOS

Escritório sem Papel Paperless Office

GED + ECM + BPM + KM + BI + BD (Big Data) + MS (Mídia Social)

40 = 1:30 = 17.10

DIAGNÓSTICO -LEVANTAMENTO PRELIMINAR DE DADOS – LPD – PORQUE?

DIAGNÓSTICO -LEVANTAMENTO PRELIMINAR DE DADOS – LPD – PORQUE?

ARQUIVO MORTO! ARQUIVO RECREATIVO! ARQUIVO SEGURO ARQUIVO PADRONIZADO INFRAESTRUTURA EM ARQUIVO

AMBIENTE FAVORÁVEL A CRIATIVIDADE E COLABORAÇÃO

3

Estudo de Caso – Paperless Fluxo Financeiro

MEMBER IFA ABCD - São Paulo

André Luvizeto

Dr. Romoaldo Zacarias Diretor de Projeto

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Corretora de Cambio

LPD – Complexidade Ramo de negócio: Corretora de Cambio

Número de Colaboradores: 50

Anos de operação: + de 30 anos

Projeto de GED: Realizado por outra empresa com resultados questionáveis – sem aproveitamento dos documentos capturados.

Organismo regulador: BACEN – Banco Central

Tipologia de Arquivos: (X) Digital ( X) Digitalizado (X) Papel

Formato de Documento: A4

Limitações: Não aplicável solução em nuvem

Infraestrutura: Software – Hardware - Peopleware

5

LPD – Matriz de Projeto Identifico

6

Corretora de Cambio

PROJETOS IDENTIFICADOS – CDI na EMPRESA OU INSTITUIÇÃO

PGA – Política de Gestão de Acervos

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

ECM – Enterprise Content Management

BPM – Business Process Management

KM – Knowledge Management BI – Business Intelligence

LPD – Soluções Projetos Identificados

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Governo – Centro de Documentação Informação Preservação de Acervos

MEMBER IFA Vitória – Espírito Santo

Estudo de Caso – Paperless Memória


Sergio Gonçalves


8

Governo do Estado

LPD – Complexidade Ramo de negócio: Esfera de Governo Executivo Estadual – Casa Civil



Projeto de GED: Licitação com resultados questionáveis – sem aproveitamento dos documentos capturados.

Organismo regulador: CGU e outros


Formato de Documento: Diversos (A3,4, Jornal, Fita, Foto etc.)



9

LPD – Matriz de Projeto Identificado

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Governo do Estado








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Estudo de Caso – Paperless História Sindicato dos Metalúrgicos



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Sindicato

LPD – Complexidade Ramo de negócio: Representação de Classe



Projeto de GED: 8 tentativas anteriores realizado por terceiros e pela outra empresa – Sem aproveitamento dos documentos capturados.

Organismo regulador: Governo Federal – Justiça Trabalhista e Previdenciária

Tipologia de Arquivos: ( ) Digital ( X) Digitalizado (X) Papel

Formato de Documento: Diversos (A3,4, Jornal, Fita, Foto etc.)



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Sindicato








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Setor Energético – Geração & Distribuição Leilão

MEMBER IFA Barueri - Alphaville - São Paulo

Estudo de Caso – Soluções


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Cia. Geradora de Energia

LPD – Complexidade Ramo de negócio: Cia de Energia

Número de Colaboradores: 8 mil em mais de 20 países


Histórico do Tratamento de Acervo: Portal Corporativo e Gestão de Acervo em ambiente digital.

Organismo regulador: ANEEL – Agencia Reguladora de Energia Elétrica


Formato de Documento: Digital com Assinatura Digital


Infraestrutura: Software – Hardware – Peopleware

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LPD – Solução – Evolução dos Patamares

Documentais

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Cia. Geradora de Energia








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Escritório de Contabilidade e

Assessoria Empresarias

MEMBER IFA Barueri - Alphaville - São Paulo

Estudo de Caso – Soluções


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Empresa Contábil

LPD – Complexidade Ramo de negócio: Cia de Contábil

Número de Colaboradores: + de 40


Histórico do Tratamento de Acervo: Portal Corporativo e Gestão de Acervo em ambiente digital.

Organismo regulador: CRC – SP e CFC


Formato de Documento: Digital com Assinatura Digital

Limitações: APLICÁVEL Solução nas nuvens


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Empresa Contábil






KM – Knowledge Management PMIO = BI – Business Intelligence


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Ação corretiva: O Projeto de PGA se caracteriza pela elaboração do conjunto de técnicas para tratamento do acervo esteja em formato digital, digitalizado e ou analógico (papel) compostas das atividades abaixo relacionadas: Taxonomia: Hierarquia dos indexadores da informação; Indexadores: Campos de identificação e busca dos documentos e informações; Palavras Chave: Conjunto de termos que facilitam a identificação e acesso aos

documentos e informações; Vocabulário Controlado: Conjunto de regras que determinam a grafia de identificação; Thesaurus: Determinação do vocabulário de identificação e pesquisa do Acervo (Virtual e

Analógico) presente na EMPRESA OU INSTITUIÇÃO.

Indicadores de sucesso (KPI): Manual de Política Informacional – MPI Manual de Procedimentos Arquivísticos – MPA

Medição:

100 % dos tipos documentais.

Quantidade: Até 200 tipos.

Cronograma específico: 22 dias úteis = Aproximadamente 1 mês.

PROJETO – Plano de Ação - KPI

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Ação corretiva: O Projeto de GED se caracteriza pela aplicação da Política Gestão de Acervos – PGA (DM – Document Management) através da ferramenta de automação no acervo da EMPRESA OU INSTITUIÇÃO pelo usuário do CDI – Centro de Documentação e Informação. O fluxo de documentos é tratado, desde sua origem, quando gerado (MS Office ou digitalizado ou recebido via internet, etc.), dentro dos padrões estabelecidos pelo Projeto de Política de Gestão de Acervos PGA e identificado (GED) na ferramenta do CDI. O CDI é a unidade organizacional responsável por manter sob a tutela corporativa, seguindo suas respectivas diretrizes o “Acervo sob Controle”.

Indicadores de sucesso (KPI): Aplicação do Procedimento da PGA – Política de Gestão de Acervo

Medição:

Redução de 40 % do volume de acervo

existente com eliminação de 100 % de

acervos dispersos e sem controle

presentes nas estações de trabalho.

Cronograma específico: 44 dias úteis = 2 meses.

PROJETO – Plano de Ação - PGA

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PROJETO – Plano de Ação - PGA

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PROJETO – Plano de Ação - BPM

Processo: Fluxogramação

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Definição: Elaboração, aprovação e aplicação da Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos com expurgo de documentos desnecessários a racionalização de custos de armazenamento na EMPRESA OU INSTITUIÇÃO. A Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos é formada: Tabela de Temporalidade: Destinada ao controle do ciclo de vida do conteúdo do documento com validade legal; Tabela de Validação: Destinada ao controle do ciclo de vida do conteúdo do documento sem validade

legal; Tabela de Responsabilidade: Destinada a determinar a responsabilidade de tratamento e controle do

tipo de documento; Tabela de Expurgo de Documento: Destinada a relacionar os documentos que forem expurgados no

processo da aplicação da Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos.

Indicadores de sucesso (KPI): Aplicação do Procedimento da MCCD – Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos

Medição:

Redução de 40 % do volume de acervo

existente com eliminação de 100 % de

acervos dispersos e sem controle

presentes nas estações de trabalho.


PROJETO – Plano de Ação - ECM

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O Projeto de Gestão do Processo Informacional – GPI (BPM – Business Process Management) consiste na implantação e treinamento da ferramenta de estruturação e automação do processo documental objetivando a gestão do conhecimento e inteligência de negócios. Diante das características do acervo gerido pela EMPRESA OU INSTITUIÇÃO a ferramenta a ser adotada pelo CDI é o SOFTWARE destinado aos seguintes ganhos: Reduzir custos operacionais Reduzir consumo de insumos Melhorar o aproveitamento do espaço físico Agilizar a recuperação-consulta de documentos Assegurar o acesso à informação somente para quem precisa dela. Manter histórico dos documentos e da empresa Eliminar riscos de perda e dano ao documento Eliminar custos com não conformidades Permitir responder rapidamente a auditorias e demandas judiciais Melhorar o aproveitamento de mão-de-obra Aumentar a produtividade com a padronização Melhorar o atendimento e fideliza o cliente Evitar os custos-despesas relacionados a perda da informação Controlar processos e prazos de execução de atividades dos departamentos Identificar e elimina gargalos no processo produtivo e operacional Oferecer flexibilidade para ajuste à mudanças e atendimento às conformidades de forma rápida. Auxiliar na tomada de decisões fornecendo o conjunto de informações antes não automatizadas. Eliminar os custos com necessidades de treinamentos longos e adaptação de novos colaboradores.


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Indicadores de sucesso (KPI): Automação dos seguintes processos: Procedimento de Geração e Registro de

Documentos; Procedimento de Identificação Documental; Procedimento de Empréstimo de Documentos; Procedimento de Controle do Ciclo de Vida do

Documento; Procedimento do Expurgo de Documentos

Medição:

Automação do controle de 100 %

dos tipos documentais.



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PROJETO – Cronograma

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PROJETO – GED – ECM – BPM – KM - BI

Escala do Universo Conhecido (HD).wmv

PROJETO – GED – ECM – BPM – KM - BI

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Documents

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