Embed Size (px)
Citation preview
EDOC RIO 2012: GESTÃO DE INFORMAÇÕES EM AMBIENTES
DIGITAIS
MEMBER OF INFORMATION FLOW ALLIANCE - IFA
Gestão de Projetos Informacionais – GPI
Administração de Acervos – Papel ao Digital
Tabela de Temporalidade Documental – TTD
Preservação de Acervos Documentais – PAD
Gestão de Processos Informacionais – GPINF
Terceirização da Gestão de Arquivos - TGA
Projetos: Mais de 500
Países: Mais de 20
Profissionais Treinados: Mais de 8 mil
Atuação na área: Mais de 25 anos
O CAMINHO DA INFORMAÇÃO DO PAPEL AO DIGITAL
Sindicalismo de Resultado Trabalhista
Estudo de Caso
O CAMINHO DA INFORMAÇÃO DO PAPEL AO DIGITAL – METODOLOGIA
Ciclo PDCA
DIAGNÓSTICO
Métodos obsoletos de trabalho
Inércia Organizacional
Arquivo o depósito de papéis
Ausência de integração – Atividade x Informação
Falta Motivação
Problemas com a formação
DIAGNÓSTICO -LEVANTAMENTO PRELIMINAR DE DADOS – LPD GERENCIAMENTO DA ROTINA
Excesso de tarefas
Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade)
Baixa auto-estima
Foco na produção em detrimento ao relacionamento com o cliente.
Luta contra o tempo
Ferramentas inadequadas
DIAGNÓSTICO -LEVANTAMENTO PRELIMINAR DE DADOS – LPD GESTÃO DO TEMPO E CUSTOS
Métodos alternativos de
Gestão do Conhecimento, Informação e Documento.
Busca da informação comprometendo a produtividade:
Projetos
Trabalho braçal Bando de Dados X
Banco de Dados
Processos Produtos Relacionamentos + + +
DIAGNÓSTICO -LEVANTAMENTO PRELIMINAR DE DADOS – LPD GESTÃO DE ACESSO – RISCO
Ausência de Integração Tecnológica
Tecnologia sem Metodologia fica
comprometida
Tecnologia distante da realidade do usuário
Linguagem a ser Decifrada.
DIAGNÓSTICO -LEVANTAMENTO PRELIMINAR DE DADOS – LPD AMIGABILIDADE AMBIENTAL
Quando não há sabedoria!
DIAGNÓSTICO -LEVANTAMENTO PRELIMINAR DE DADOS – LPD
FUNCIONALIDADES DO CONHECIMENTO
Quando não há espaço!
DIAGNÓSTICO -LEVANTAMENTO PRELIMINAR DE DADOS – LPD COMPLEXIDADE TECNOLÓGICA
Necessitamos da Informação EXCENCIAL!
DIAGNÓSTICO -LEVANTAMENTO PRELIMINAR DE DADOS – LPD
FOCO DA INFORMAÇÃO
GED
ECM
Integração com BPM
O uso de uma ou outra tecnologia, ou de várias delas, é determinado pela
necessidade da empresa em adequação à sua atividade-fim e a seus processos de
negócios.
EIM – EIA - KM
BB - DIC
DIAGNÓSTICO -LEVANTAMENTO PRELIMINAR DE DADOS – LPD
CURVA EVOLUTIVA DO NEGÓCIO
Vídeo do Estadão
PROJETO PAPERLESS OFFICE EXISTE?
5V’s - velocidade, volume, variedade, veracidade e valor.
2,5 quintilhões de bytes
O CAMINHO DA INFORMAÇÃO DO PAPEL AO DIGITAL – METODOLOGIA
Ciclo PDCA
SOLUÇÕES
O CAMINHO DA INFORMAÇÃO DO PAPEL AO DIGITAL
Setor Energético
Estudo de Caso
Política Informacional
Modelagem do Fluxo dos Acervo
Rotas / Papéis / Formulários / Regras
DOCUMENTO INFORMAÇÃO
CONHECIMENTO
Financeiro Engenharia Contabilidade Operação Pessoal Outras
SOLUÇÕES - O CAMINHO DA INFORMAÇÃO DO PAPEL AO DIGITAL
POLÍTICA INFORMACIONAL
Gestão de Risco – Segurança – Governança
– Legalidade - Continuidade
17
Tempo
Aquisições 25 %
RH 52 %
Comunicações 10 %
Agenda 6 %
Deliberação 7 %
WORKFLOW METADADO INDEXADORES
MAPA DE PROCESSOS
TAXONOMIA VOCABULÁRIO CONTROLADO
PLANO DE ARQUIVO
KPI
Controle de Processos = Índice de utilização da informação (Conteúdo).
T
R
A
M
E
N
T
O
D
O
A
C
E
R
V
O
Mapa de Informações para tomada de decisões e níveis de acesso:
SOLUÇÕES - O CAMINHO DA INFORMAÇÃO DO PAPEL AO DIGITAL
POLÍTICA INFORMACIONAL
Primeiro Passo Segundo Passo
Terceiro Passo Quarto Passo
SOLUÇÕES - O CAMINHO DA INFORMAÇÃO DO PAPEL AO DIGITAL
TRATAMENTO DO ACERVO - GAD
Indexação
Armazenamento
Servidor de Captura de Imagem
Banco de Imagem
Banco de Negócio/
Processo
SOLUÇÕES - O CAMINHO DA INFORMAÇÃO DO PAPEL AO DIGITAL
TRATAMENTO DO ACERVO - GED
Gestão do conteúdo.
Ciclo de vida dos documentos.
Versões dos documentos.
Documentos em formato eletrônico.
COMPONENTES DO ACERVO EM ECM – ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
TRATAMENTO DO ACERVO - DIGITAL
SOLUÇÕES - TABELA DE TEMPORALIDADE MATRIZ DE RETENÇÃO
TRATAMENTO DO ACERVO - ECM
SOLUÇÕES - TABELA DE TEMPORALIDADE MATRIZ DE RETENÇÃO
TRATAMENTO DO ACERVO - ECM
FINANCEIRO CONTÁBIL
JURÍDICO
CONTROLADORIA PRESIDENCIA DIRETORIA
SUB PRCESSO
SUB PRCESSO
SUB PRCESSO
SUB PRCESSO
SUB PRCESSO
FATORES SUCESSO PROJETO: Tempo Custo Desempenho
Mapeamento do Processo
Gestão Documental
Consultoria Arquivística
Automação da GAD
Temporalidade
Preservação de Acervo
Acesso
Remoto
Descarte
Seguro
Ecológico
Digitalização
Guarda
Microfilmagem Descarte
Armazenagem
SOLUÇÕES - O CAMINHO DA INFORMAÇÃO DO PAPEL AO DIGITAL
TRATAMENTO DO ACERVO – ECM + BPM
O CAMINHO DA INFORMAÇÃO DO PAPEL AO DIGITAL – METODOLOGIA
Ciclo PDCA
MELHORIA CONTINUA
• Documento de 450 páginas.
• Mais de 6.000 dados.
• Informações gerais e completas.
• Demonstrações financeiras consolidadas e outras.
• Projeções sobre os relacionamentos.
Business Intelligence - Estratégico – Relatório – Controladoria - Financeiro – Contábil – Administrativo – Auditoria
MELHORIA CONTINUA – GESTÃO DE ACERVOS ORIENTADA AO PROCESSO
DE NEGÓCIO – ABRANGÊNCIA
• Abrange todas as diretorias
• Informações de exercícios passados, até 10 anos.
• 30 pessoas envolvidas diretamente e 30 indiretos.
• 20 áreas participam da sua elaboração
• 9 meses para elaboração.
MELHORIA CONTINUA – GESTÃO DE ACERVOS ORIENTADA AO PROCESSO
DE NEGÓCIO – ABRANGÊNCIA
Fluxo de informações centralizado.
Requisições com prazos definidos.
Informações internas e externas validadas.
Relatório elaborado em dois idiomas.
MELHORIA CONTINUA – GESTÃO DE ACERVOS ORIENTADA AO PROCESSO
DE NEGÓCIO - FLUXO
Sistema de apoio para elaboração do Relatório de BI.
Gestão das informações em tabelas.
Cronograma das atividades e dos prazos.
Integração entre as ferramentas de GED + ECM + BPM +
BI + BSC + ERP = KM.
MELHORIA CONTINUA – GESTÃO DE ACERVOS ORIENTADA AO PROCESSO
DE NEGÓCIO - GANHOS
Controle Social
e histórico Fontes
Externas
PRESIDENCIA
Financeiro
Ação Afirmativa
Comunicação
Contabilidade
Pessoal
Outras
Business Process Management Information Office © Projet Management Information Professional ©
INDÚTRIA NACIONAL
GOVERNO
TRABALHADORES
MP + JUSTIÇA
DO TRABALHO
AUDITORIAS
SOCIEDADE
MELHORIA CONTINUA – GESTÃO DE ACERVOS ORIENTADA AO PROCESSO
DE NEGÓCIO - BPMIO
O CAMINHO DA INFORMAÇÃO DO PAPEL AO DIGITAL – METODOLOGIA
Ciclo PDCA
CAPACITAÇÃO
Ferramenta Tecnológica GED + ECM + BPM + K M
As marcas constantes pertencem aos seus respectivos titulares.
Fonte: http://www.docsystemcorp.com/
CAPACITAÇÃO – DO PAPEL AO DIGITAL- FERRAMENTAS
O CAMINHO DA INFORMAÇÃO DO PAPEL AO DIGITAL
Setor Governo
Estudo de Caso
Auditoria de Conversão
Auditoria de Indexação e Acesso WEB Pasta de Documentos Digitais
Re-digitalização
Indexação
Acesso
CAPACITAÇÃO – DO PAPEL AO DIGITAL – AMBIENTE
Política Documental e Informacional - PDInfo
Gestão de Acervos Documentais - GAD
Gestão do Conteúdo Informacional - ECM
Projeto Documental e Informacional - PDI
Tratamento de Acervos Documentais
Gestão do Conhecimento e Processo – KM + BPM
CAPACITAÇÃO – RETORNO SOBRE INVESTIMENTO – ROI
ROMOALDO ZACARIAS - 45
Bacharel em Ciências Contábeis, Administrador de Empresas e Bacharelando em Ciências Jurídicas – Direito. Formação em instituições como Fundação Álvares Penteado – SP, FGV – RJ e FAESA - ES. É especialista em GED, ECM e BPM.
Dentre os projetos realizados destacamos Fiat, Vale, Usiminas, Unimed, Rhodia, Banco BMG, Andrade Gutierrez, Ministério da Agricultura. Ocupou a posição de Diretor em 4 empresas e atualmente é o Presidente do UniLogos Institute e Head of Information Management Business Unit da Synercorp Technologies e CIO & CDO da BR IT Software.
Profissional do Ano 1998 CENADEM – Centro Nacional da Imagem e Informação, Best Choice Lótus / IBM – Brasil 1998, 1999, 2000 e 2001 e Finalista do Best Choice 2002 – Orlando USA – Categoria Knowledged Management.
Skype: Romoaldo.Zaccarias
www.synercorp.com.br
