PADRONIZAÇÃO E SISTEMATIZAÇÃO DAS ATIVIDADES DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ENGENHARIA DA

TRANSPETRO

Case Transpetro

Gestor: CIDVersão 1 – maio/2016

A TRANSPETRO

A Criação da Empresa e a Documentação de Engenharia

(1998)

Criação da Transpetro1998

�A Petrobras Transporte S.A. – Transpetro é subsidiária integral da Petrobras, foi criada em 12 de junho de 1998.

�Maior empresa de transporte em logística de combustível do Brasil

Opera mais de 14 mil quilômetros de oleodutos e gasodutos,�Opera mais de 14 mil quilômetros de oleodutos e gasodutos,49 Terminais e 557 Tanques de armazenamento de derivados

�Possui uma frota de 54 navios Petroleiros

�Originária do antigo Departamento de Transporte da Petrobras (DETRAN)

Criação da Transpetro1998

• Recebimento de todo passivo documental do antigo (DETRAN)

• Documentação distribuída em 13 Arquivos Técnicos nas Regionais;

• Sistemas e atividades de gestão dos documentos , sem padronização

Documentação de Engenharia

• Sistemas e atividades de gestão dos documentos , sem padronização

• Documentos eletrônicos arquivados em HD´s, CD´s e drive de rede

• Não conformidade com as Norma de Documentação da Petrobras na

Emissão, codificação e revisão de documentos.

• Dificuldade de localizar documentos

GEDTRANS

Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos(2001-2007)

GEDTRANS – Sistema de Gerenciamento de Documentos(2001-2007)

• Identificação e mapeamento do acervo físico e eletrônico da

documentação disponíveis nas áreas operacionais

IMPLANTAÇÃO DO GEDTRANS

• Seleção, descarte, digitalização e cadastro da documentação

pela Equipe dos Arquivos Técnicos nas Regionais.

GEDTRANS – Sistema de Gerenciamento de Documentos (2001-2007)

Maior padronização na Gestão de Documentos

OBJETIVOS A SEREM ALCANÇADOS COM O GEDTRANS

Maior agilidade no acesso aos documentos para a tomadade decisão

Redução dos custos operacionais e dos projetos de engenharia

GEDTRANS – Sistema de Gerenciamento de Documentos (2001-2007)

BENEFÍCIOS CONQUISTADOS

Codificação de Documentos

(N-1710)

Codificação de Documentos

(N-1710)Emissão de documentos

(N-381)

Emissão de documentos(N-381)

Elaboração do primeiro procedimento para controle da “Emissão e Revisão de Documentos Técnicos de Engenharia na Transpetro”

Revisão de Documentos(N-2064)

Revisão de Documentos(N-2064) Elaboração de desenhos

Normas ABNT

Elaboração de desenhosNormas ABNT

Primeiros passos de implantação de um processo de padronização da Gestão dos Documentos Técnicos de Engenharia

GESTÃO DE DOCUMENTOS

NECESSIDADE DE MELHORIA NOS PROCESSOS2007/20..

GESTÃO DE DOCUMENTOS(2007/20..))

NECESSIDADE DE MELHORIA NOS PROCESSOS

Arquivos Técnicos Pouca integração Ausência de Órgão

Admissão por concurso de profissionais Bibliotecários.

Arquivos Técnicos de Sede

descentralizados (DTO e DTM)

Pouca integração entre os diversos Arquivos técnicos

Ausência de Órgão Central da Área de Documentação na

Empresa

CENTRO DE INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO

Criação do CID Criação do CID (2008/10)

CRIAÇÃO DO CID2008

MISSÃO

Atuar com ações de informação e documentação técnica de

engenharia da Transpetro e como interface na organização e

disseminação do conhecimento em logística de transporte

multimodal e armazenamento potencial do Sistema Petrobras

CRIAÇÃO DO CID2008/16

• Centralização dos Serviços e Sistema de Gestão dos Documentos Técnicos de Engenharia (DTM, DTO)

• Centralização dos Serviços de Biblioteca e integração dos acervos

PRINCIPAIS AÇOES

• Centralização dos Serviços de Biblioteca e integração dos acervos

• Início da atuação em Gestão de Documentos Administrativos

• Elaboração de padrões para Gestão de documentos Técnicos de Engenharia, Gestão de documentos Administrativos, para Gestão dos Serviços de Biblioteca.

• Integração com Arquivos Técnicos das Regionais

CRIAÇÃO DO CID2008/16

• Digitalização e cadastro da documentação dos Navios no GEDTRANS

• Atualização tecnológica do GEDTRANS (implementação de melhorias, desenvolvimento de interface web de pesquisa, treinamento para todos os funcionários, etc...)

PRINCIPAIS AÇÕES

funcionários, etc...)

• Integração à Subcomissão da NORTEC de Normas de Documentação Técnica de Engenharia

• Criação do Programa de Competência em Informação

• Criação do Sistema Integrado de documentos Técnicos de engenharia - SGDTE

COMPETÊNCIA EM INFORMAÇÃO

Criação do Programa (2010)

Competência em Informação2010

OBJETIVOS

• acessar, avaliar e usar as fontes de informação ( Base de Dados e Desenvolver as informação ( Base de Dados e GEDTRANS)

• seguir os procedimentos , processos e diretrizes de Gestão de Documentos de Engenharia da Companhia

Desenvolver as habilidades dos

funcionários para:

Competência Informacional

Sistema de Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia na Transpetro

GOVERNANÇA DA INFORMAÇÃO2014/2016.

Sistema de Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia na Transpetro

Governança da Informação

“Conjunto de políticas, diretrizes e práticas utilizadas para

garantir o uso da informação com confidencialidade,

segurança e ética”. Fonte: MIKE2 (Method for an Integrated Knowledge Environment, 2014)

GOVERNANÇA EM INFORMAÇÃO - CONCEITO

segurança e ética”

Governança em Gestão documental Ou

Governança Arquivística(JARDIM, J.M.)

SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DE DOCUMENTOS TÉCNICOS DE ENGENHARIA TRANSPETRO

2014...

Estabelecer a sistematização, diretrizes, procedimentos e responsabilidades dos processos e atividades de gestão documental, visando a criação de um modelo para Gestão da Documentação Técnica de Engenharia da Transpetro

OBJETIVOS

SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DE DOCUMENTOS TÉCNICOS DE ENGENHARIA TRANSPETRO

2014

PG-0TP-00081 – Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia na TRANSPETRO

�Obtenção de patrocínio corporativo�Empowerment do Órgão Gestor de Documentos da Companhia

IMPLANTAÇÃO DA GOVERNANÇA EM GESTÃO DE DOCUMENTOS DA TRANSPETRO

PG-0TP-00118-0 Sistema de Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia na Transpetro – SGDTE

�Empowerment do Órgão Gestor de Documentos da Companhia

�Criação de uma Política de Gestão Documental Corporativa;�Definição de padrões para acesso, emissão, revisão, guarda, transferência de

documentos, etc. �Determina a criação da CPAD

SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DE DOCUMENTOS TÉCNICOS DE ENGENHARIA TRANSPETRO

2014/...

Elaboração de procedimentos corporativos de Gestão de Documentos

PG-3TP-00080 – Termos e Definições para Gestão de Documentos Técnicos de EngenhariaPG-0TP-00081 – Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia na TranspetroPG-0TP-00118 - Sistema de Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia - SGDTEPE-0TP-00126 - Elaboração, Emissão e Revisão de Documentos Técnicos de Engenharia PE-0TP-00232 – Acesso e Controle à Documentação Técnica de EngenhariaPE-0TP-00232 – Acesso e Controle à Documentação Técnica de EngenhariaPE-0TP-00144 – Arquivamento de Documentos Técnicos de Engenharia e Estrutura Física dos Arquivos TécnicosPE-0TP-00231 - Avaliação, Tratamento e Descarte de Documentos Técnicos de EngenhariaPE-0TP-00143 - Cadastramento de Documentos Técnicos de Engenharia PE-0TP-00230 – Transferência de Documentação Técnica de Engenharia e "Data-Book" de ObrasPE-3TP-00131- Solicitação de Cadastramento o Gedtrans - Carga Em LotePE-3TP- 0256 – Cadastro de Projetos no SIGEM-TranspetroPE-3TP- 0257 – Cadastro de Lista de Documentos Previstos no SIGEM-TranspetroPE-3TP- 0256 – Realizar carga de documentos no SIGEM-Transpetro

SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DE DOCUMENTOS TÉCNICOS DE ENGENHARIA TRANSPETRO

2014/...

AÇÕES EM ANDAMENTO

� Formalização do CID como responsável pela Gestão dos Documentos Administrativos de

toda Transpetro

� Formalização da estrutura de “Sistema de Arquivos”na Transpetro, sendo o CID o Gestor;

� Definição da estratégia e diretrizes do Sistema de Arquivos (CID-Regionais)� Definição da estratégia e diretrizes do Sistema de Arquivos (CID-Regionais)

� Melhoria nos processos e otimização de recursos humanos e físicos

� Centralização das Atividades de recebimento e cadastro de documentos na Sede;

� Realização “Análise de Conformidade dos documentos” durante a produção e na entrega de

Databook (em conformidade com as Normas da Petrobras);

� Participação no “Programa de Pós-Graduação em Gestão de Documentos e Arquivos –

PPGARQ - Mestrado Profissional em Gestão de Documentos e Arquivos – MPGA”

� Integração ao Grupo de Estudos de Gestão de Documentos Arquivísticos (ABNT CB-14);

Comissão de Estudo de Gestão de DocumentosArquivísticos: CE-14:000.04

�Programa de Trabalho para 2016/17– Análise das normas internacionais (ISO) e apresentação de proposta de adoção das

mesmas como normas ABNT NBR ISO

�Normas que serão enviadas para consulta pública até o final de 2016

– Gestão de Documentos• ISO 15489-1:2001 Information and documentation — Records management — Part 1: • ISO 15489-1:2001 Information and documentation — Records management — Part 1:

General• ISO 15489-2:2001 Information and documentation — Records management — Part 2:

Guidelines

– Sistemas de Gestão de Documentos• ISO 30300:2011 Information and documentation — Management systems for records —

Fundamentals and vocabulary• ISO 30301:2011 Information and documentation — Management systems for records —

Requirements• ISO 30302: 2015 Management systems for records – Guidelines for implementation

Related International Standards and Technical ReportsImplementation of records processes

ISO 23081

Programa de Trabalho para 2017/8

Comissão de Estudo de Gestão de DocumentosArquivísticos: CE-14:000.04

Part 3 – Self assessment method

Part 2 – Conceptual and Implementation Issues

ISO 23081

Metadata for records

Part 1 - Principles

ISO/TR 13028

Implementation guidelines for digitization

of records

ISO/TR 26122

Work process analyses for records

�Instituir na Companhia de uma Comissão Permanente de Avaliação

de Documentos (CPAD)

�Criar plano de classificação para definir a destinação e descarte dos

Sistema de Gestão Integrada de Documentos Técnicos de Engenharia na Transpetro

Governança da Informação

OBJETIVOS A SEREM ALCANÇADOS

�Criar plano de classificação para definir a destinação e descarte dos

documentos.

� Capacitar a equipe dos Arquivos e funcionários nos processos e

sistemas de Gestão Documental;

� Integrar os Sistemas de Gestão da Informação da Companhia para

realizar a integração da Gestão de Documentos

CENTRO DE INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO

OBRIGADO

Wallace Mouta Neto – Gerente SetorialContato: (21) 3211-9137 wneto@petrobras.com.br

Marilda Martins Coelho – Bibliotecária ConsultoraMestranda do Programa de Pós-Graduação em Gestão de Documentos e Arquivos – PPGARQ (UNIRIO)

Contato: (21) 3211-9242 marilda.coelho@petrobras.com.br