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ARQUIVOMETRIA: procedimentos e operações
técnicas da gestão documental
Palestrante: Ezmir Dippe Elias
e-DOC 2016
CONTEXTO INFORMACIONAL PARA APLICAR
MÉTRICAS EM ARQUIVOS
Esta pesquisa propõe-se à aplicação de estudos métricos nos procedimentos e operações
técnicas desenvolvidas em arquivos, referentes à gestão documental e suas ações, por meio de modelos
quantitativos de todo o processo documental, possibilitando mensurá-las e gerenciá-las de forma a
otimizar o desempenho de unidades de informação.
Os aspectos quantitativos nas unidades de informação são sustentados pelos estudos métricos
da informação, que possibilitam sua consolidação e, dentro desse universo, enquadram-se também os
arquivos.
Dentre as possibilidades de geração de métricas em arquivo, há sete sustentações de geração de
índices quantitativos que dão embasamento às suas ações e atividades, sendo os indicadores baseados
em: produção (ingresso de documentos); utilização (consultas, empréstimos); impacto (obsolescência,
eficiência e eficácia do acervo); destinação (avaliação, descarte/eliminação, transferência,
recolhimento); publicação (acesso aos índices do acervo); visibilidade (serviços oferecidos) e
administrativo (que viabiliza ações de pessoal, espaço físico e equipamentos disponíveis).
Tem-se o consenso de uma métrica aos arquivos, denominada de arquivometria, em 1994, por
Salvador Gorbea Portal e que em 2005, apresenta um modelo para representar os estudos métricos da
informação e, consequentemente, descreve o termo
aplicação de métodos e modelos matemáticos e estatísticos ao comportamento dos
documentos ou manuscritos do arquivo, com o interesse de identificar os
fenômenos históricos associados com a estrutura e organização deste tipo de fundo
e documentos. (GORBEA PORTAL, 2005, p. 94)
Conforme Pinto (2011), essa métrica aplicada aos arquivos não apresenta nenhum estudo
mencionando e relatando o como fazer arquivometria, criando, dessa forma, a necessidade de adequar
técnicas de outros estudos métricos para esse subcampo dos estudos métricos.
Porém, o mesmo define que arquivometria são ações, atividades e métodos estatísticos e
matemáticos aplicados à biografia, à bibliografia, à informação, dados e documentação, com objeto
de estudo voltado à alocação de pessoas, recursos, atividades da web/Internet e da documentação
(PINTO, 2011). Tem-se todo o escopo da fundamentação da gestão documental, que visa expressamente à
administração sistemática de documentos arquivísticos.
Diante dessas duas vertentes, arquivometria e gestão documental, serão apresentadas as etapas
básicas da gestão documental: produção, utilização, tramitação, classificação, ordenação,
arquivamento, avaliação, seleção, eliminação e destinação, as quais solicitam instrumentos de medida
e indicadores métricos voltados às ações e às atividades de unidades informacionais.
Esta pesquisa demonstra a importância da aplicabilidade da arquivometria como ferramenta de
gerenciamento de unidades de informação e suporte nas tomadas de decisão por parte dos gestores de
arquivos.
O tema é atual e pouco explorado na concepção e prática dos arquivos, que lidam diretamente
com aspectos quantitativos no cotidiano, embora muitas vezes sem se dar conta, não fazem uso desses
dados levantados para uma melhor gestão, em âmbito processual e administrativo.
As instituições públicas ou privadas geram informações que subsidiam as ações administrativas
e, ao serem registradas em um suporte, produzem documentos arquivísticos.
A organização da documentação nas unidades de informação possibilita acessibilidade,
padronização, preservação e otimização do fluxo informacional e também que o processo de pesquisa
da informação contida nos documentos é um dos facilitadores na tomada de decisão.
A gestão documental e as vantagens advindas de sua aplicação têm sido discutidas amplamente,
já que essa é uma metodologia que integra todos os documentos dos diversos setores de uma
instituição, proporcionando maior controle sobre a documentação gerada e recebida.
A Ciência da Informação (CI), área interdisciplinar das ciências, em que os estudos métricos
têm-se consolidado e caracterizam-se por enfocar métodos quantitativos voltados à informação,
auxilia no controle da informação e serve como subsídio ao processo decisório (PINTO; ELIAS;
VIANNA, 2014).
O conceito de arquivo vem sofrendo modificações ao longo do tempo, visando atender aos
desafios de uma sociedade cada vez mais voltada para a informação e ao conhecimento, consequência
da evolução técnica, científica e cultural que vem se processando na humanidade.
As informações produzidas dentro do ambiente institucional ou fora desse ambiente
(informação orgânica e informação não orgânica, respectivamente) dão origem à informação
arquivística que, consequentemente, dá origem aos arquivos das instituições.
A informação é utilizada constantemente na execução de atividades e funções nas instituições
e
Para subsidiar as estratégias e os processos de tomadas de decisão, geralmente
torna-se necessário não só o acesso às informações armazenadas nos arquivos,
como também, que estas estejam eficientemente disponíveis e sejam adequadas ao
propósito dos dirigentes (CARVALHO; LONGO, 2002, p. 115).
É função primordial dos arquivos permitirem acesso às fontes de informação que são
dinamizadas por meio da gestão documental que engloba toda a vida do documento, desde a sua
produção até a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).
O campo de pesquisa relacionado aos estudos métricos da informação será abordado nesta
pesquisa e tem origem na bibliometria, aplicando técnicas estatísticas para a contagem da produção,
disseminação e uso da informação registrada. (ARAÚJO, 2014; TAGUE-SUTCLIFFE, 1992).
Ainda segundo Araújo (2014, p. 139)
As tendências contemporâneas em perspectivas métricas da informação têm
buscado inserir os resultados dos estudos quantitativos em quadros explicativos
mais amplos, em busca de entendimentos mais globais dos fenômenos estudados,
considerando principalmente o caráter coletivo de construção da ciência [...] e de
demais âmbitos de estudo.
Para Tague-Sutcliffe (1992, p.1, tradução nossa) a bibliometria
é o estudo dos aspectos quantitativos da produção, disseminação e uso da
informação registrada. Desenvolve padrões e modelos matemáticos para medir
esses processos, usando os resultados para elaborar previsões e apoiar tomadas de
decisões.
Com uma visão voltada para as fontes de informação, Spinak (1998) confirma a
interdisciplinaridade da bibliometria definindo-a como
Aplicação de análises estatísticas para estudar as características do uso e criação
de documentos. Estudo quantitativo da produção de documentos como se reflete
nas bibliografias. Aplicação de métodos matemáticos e estatísticos ao estudo do
uso que se faz dos livros e outros suportes dentro e entre os sistemas de bibliotecas.
Estudo quantitativo das unidades físicas publicadas, ou das unidades
bibliográficas, ou de seus substitutos (SPINAK, 1998, p. 142 tradução nossa).
O estudo voltado aos arquivos com aplicação de métricas é denominado arquivometria por
Salvador Gorbea Portal (1994) e uma complementação mais recente de Pinto (2011) que afirmam ser
a aplicação de métodos estatísticos ao comportamento dos documentos de arquivo, tendo como objeto
de estudo o fundo documentário e seus usuários, identificando os fenômenos históricos vinculados à
estrutura e à organização da documentação arquivística.
As métricas aplicadas nas operações técnicas referentes à gestão documental, utilizando
modelos quantitativos, funcionam como ferramenta que possibilita melhorias aos gestores dessas
unidades de informação, utilizando os dados levantados para uma melhor gestão, em âmbito
processual e administrativo.
Esta pesquisa busca evidenciar a atualidade do tema e colaborar para a lacuna existente na
literatura referente a estudos voltados para a fundamentação teórica e aplicação dos estudos métricos
em arquivos, ou seja, arquivometria, destacando sua importância para os gestores de unidades de
informação nas tomadas de decisão.
A aplicação de técnicas matemáticas e estatísticas às atividades arquivísticas permite apreender
de forma quantitativa a situação dos serviços de arquivo, a documentação, os recursos humanos e
materiais, o espaço físico e condições ambientais. Por tudo isso, é contributivo aos profissionais
atuantes em arquivos saber desenvolver e aplicar estudos métricos nos processos de rotina, utilizando-
os para melhorar cada vez mais a gestão do arquivo.
De forma ampla, esta obra visa contribuir para a consolidação da arquivometria, viabilizando e
validando a aplicabilidade de estudos métricos da informação em arquivos.
Como ponto de respostas, concentramos a métrica em arquivo universitário priorizando:
certificar se a análise do fluxo informacional gera a ocorrência de métricas; apresentar os indicadores
do processo de gestão documental; adequar modelos existentes de outros estudos métricos na aplicação
em arquivo; aplicar métricas nas atividades de gestão documental, resultando em indicadores para o
gerenciamento do fluxo da informação; identificar as melhorias no fluxo informacional após a
aplicação de métricas, e, elencar as mudanças/benefícios advindos com a aplicação de métricas no
arquivo.
OS ARQUIVOS, O DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO
E A INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA
O termo arquivo apresenta algumas definições contidas em manuais clássicos da área em que
são observadas características segundo os autores da literatura arquivística.
Schellenberg (1974, p. 19) define como
Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido
considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência
e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num
arquivo de custódia permanente.
A Lei nº 8.159 de 9 de janeiro de 1999, em seu Art. 2º define arquivos como
os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício
de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte
da informação ou a natureza dos documentos.
Em uma perspectiva contemporânea, que valoriza o conteúdo informacional registrado nos
documentos, Lopes (2009, p. 33) conceitua arquivo, adaptando a teoria clássica aos tempos modernos,
como
1-Acervos compostos por informações orgânicas originais, contidas em
documentos registrados em suporte convencional ou em suportes que permitam a
gravação eletrônica, mensurável pela sua ordem binária (bits); 2-Produzidos ou
recebidos por pessoa física ou jurídica, decorrentes do desenvolvimento de suas
atividades, sejam elas de caráter administrativo, técnico, artístico ou científico,
independentemente de suas idades e valores intrínsicos.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 73) define documento como
“unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.”
A autora Moreno (2008) concorda que existem múltiplos enfoques em relação ao significado
da palavra documento, mas a mesma o define como sendo o suporte em que são registradas as
informações constituídas por diversos meios, independente do suporte, agregando um contexto, um
conteúdo e uma estrutura que comprovem a atividade.
Quanto aos documentos arquivísticos, são definidos como sendo
Todo registro de informação original, único e autêntico que resulta da acumulação
em processo natural por uma entidade produtora no exercício de suas
competências, funções e atividades, independentemente de seu suporte material ser
o papel, o filme, a fita magnética, o disco ótico ou qualquer outro (BERNARDES,
1998, p. 44)
Outra conceituação de documento arquivístico é apresentada pelo Conselho Nacional de
Arquivos (Conarq), (2004) na Resolução nº 20 em seu artigo 1º § 1º onde afirma que
Considera-se documento arquivístico como a informação registrada, independente
da forma ou do suporte, produzida e recebida no decorrer das atividades de um
órgão, entidade ou pessoa, dotada de organicidade e que possui elementos
constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades.
De acordo com as afirmações acima, o documento arquivístico deve ser registrado e também
produzido e recebido no decorrer das atividades de uma pessoa ou organização, isto é, ser um
documento orgânico.
A informação orgânica e registrada foi considerada pelos autores da Arquivística integrada
como uma informação de natureza arquivística (ROSSEAU, COUTURE, 1998), e nessa direção
Fonseca (1998) afirma que
É entre os arquivistas canadenses que se vem consolidando o conceito de
informação arquivística. Embora recorrente a definição de arquivo, este esforço
inaugura um importante espaço de reflexão em torno das questões mais específicas
do fenômeno informacional arquivístico e preconiza uma maior relação entre a
Arquivologia e a Ciência da Informação (FONSECA, 1998, p. 35).
Dentre as características da informação arquivística, Lopes (2009) apresenta, de acordo com a
revista Archives (1998), além da organicidade (relação com o produtor) outras características e
também algumas particularidades, a saber:
a) Características: originalidade (unicidade1) e capacidade de ser avaliada (idade dos arquivos
e utilização).
b) Particularidades: limitação quanto ao suporte (convencionais ou eletrônicos); acumulação
das informações recebidas ou produzidas; atividades geradoras da informação, podendo ser
administrativas, técnicas ou científicas e finalmente que a informação arquivística é a primeira forma
tomada por uma informação registrada quando da sua criação (LOPES, 2009).
GESTÃO DOCUMENTAL
No Brasil, as primeiras iniciativas acontecem a partir de 1988, com a Constituição Federal em
seu artigo 216 § 2º que afirma “cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da
documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela
necessitem.”
Em 1991, é promulgada a Lei 8.1592, que apresenta em seu artigo 1º que “É dever do Poder
Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de
apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e
informação.”
1 De acordo com a Portaria 412, no Artigo 2º, inciso XIV, discorre que o “documento arquivístico é único no
conjunto documental ao qual pertence. Podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada
cópia é única em seu lugar, porque o conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo é sempre
único” (BRASIL, 2012). 2 Esta lei conceitua gestão documental como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente” (1991).
As autoras Medeiros e Amaral (2010, p. 298) definem a gestão de documentos como
[...] um processo arquivístico que, com menor custo e maior eficiência e eficácia,
busca intervir no ciclo de vida dos documentos, visando reduzir, seletiva e
racionalmente, a massa documental a proporções manipuláveis até que a ela tenha
destinação final (expurgo ou recolhimento aos arquivos permanentes).
Complementando a ideia das autoras, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
(2005, p. 100) define gestão de documentos segundo a Lei 8.159, de 1991, como o “conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.”
A partir dessa definição, as etapas da gestão documental a serem consideradas serão elencadas
abaixo, reforçando, entre tantas outras vantagens de sua aplicação:
a) Rápido acesso na recuperação das informações de natureza arquivística;
b) Diminuição do volume de massa documental;
c) Otimização do espaço físico para armazenagem dos documentos arquivísticos;
d) Preservação de documentos de valor secundário;
e) Redução de custos (MORENO, 2008).
Sendo assim, o desenvolvimento de uma administração sistemática de documentos
arquivísticos, desde sua produção até sua destinação final ficou conhecida pela designação genérica
de gestão de documentos (ROCHA, 2011).
Serão elencadas as etapas de gestão documental selecionadas, às quais serão aplicadas métricas
de informação, resultando em indicadores que visem a melhorias para a unidade de informação, no
caso, os arquivos.
Produção
A produção de documentos de arquivo deve estar pautada no rigor de procedimentos e
definições de normas, modelos, conteúdo, formato e trâmite, além da orientação do profissional
arquivista ao produtor do documento por meio da elaboração de manuais de produção de documentos
(SANTOS, 2007).
É, nessa fase, que se delineia o trâmite dos documentos (fluxo documental).
Tramitação
Segundo a definição apresentada no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005,
p. 164), a tramitação é o “curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento
de sua função administrativa”.
Classificação
Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos e selecionar a categoria de
assunto sob o qual devem ser recuperados.
As funções, atividades e ações de uma instituição devem estar refletidas no Plano de
Classificação3 e no Quadro de Arranjo4 adotados na execução dessa atividade que orienta a
organização intelectual do acervo de forma a refletir a estrutura organizacional e decisória da
instituição acumuladora (SANTOS, 2007).
3 É o “esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento
específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por
ela produzido” (DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005, p. 132 grifo do
autor). 4 É o “esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de um arquivo, a partir do estudo das estruturas,
funções ou atividades da entidade produtora e da análise do acervo” (DICIONÁRIO BRASILEIRO DE
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005, p. 141 grifo do autor).
Ordenação/Arquivamento
A ordenação é a organização dos documentos dispondo as entradas na sequência rigorosa das
letras ou agrupando em temas correlatos por entradas gerais (DICIONÁRIO BRASILEIRO DE
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005).
O arquivamento é considerado a “Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à
guarda ordenada de documentos” (DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA
ARQUIVÍSTICA, 2005, p. 26).
Avaliação/Seleção/Eliminação
A avaliação é o processo de análise de documentos de arquivo, atribuindo valores e
estabelecendo prazos de guarda e destinação.
Na seleção, os documentos de valor permanente devem ser identificados e separados daqueles
passíveis de eliminação, mediante critérios estabelecidos em tabela de temporalidade.
A eliminação ou destruição ocorre após os documentos serem avaliados e considerados sem
valor permanente.
Destinação
A destinação é o encaminhamento dado ao documento para serem recolhidos ou eliminados.
Ao serem medidos estes procedimentos, por meio da utilização de técnicas matemáticas e
estatísticas, descortinam-se possibilidades de melhorias na organização e controle eficiente e eficaz da
gestão institucional e, principalmente, oferece ao profissional dessas unidades de informação
melhorias nos serviços oferecidos pelo arquivo, assim como eficiência na gerência dessas unidades.
O processo de gestão documental garante, dentre outros benefícios aos usuários, a transparência
administrativa, segundo a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação), a
salvaguarda da memória institucional, a promoção da visibilidade da unidade de informação, serviços
e seus profissionais.
ESTUDOS MÉTRICOS
A necessidade de avaliar as atividades inerentes à produção e comunicação científicas foi a
grande propulsora para o surgimento dos estudos métricos da ciência, possibilitando o refinamento de
procedimentos metodológicos específicos e a criação de indicadores que facultam acompanhar o
desenvolvimento da Ciência e Tecnologia (C&T) (NORONHA; MARICATO, 2008).
Noronha e Maricato abordam os estudos métricos afirmando que
Atualmente, os principais métodos e técnicas de avaliação quantitativa da ciência
são utilizados nos chamados estudos métricos da informação, com diversas
abordagens teórico-metodológicas e diferentes denominações em função de seus
objetivos e objetos de estudo (NORONHA; MARICATO, 2008, p. 122).
A aplicação de métricas é um dos fatores preponderantes no desenvolvimento da ciência
contemporânea que possibilita contribuir para avaliar a produção científica, garantindo o investimento
financeiro em pesquisa e a participação da ciência no desenvolvimento do país, tanto na área
econômica, social quanto política.
Segundo Vanz e Stumpf (2010, p. 67), os processos avaliativos da produção científica
se fundamentam, principalmente em duas metodologias: a avaliação qualitativa,
feita pelos pares, fortemente ancorada na reputação adquirida pelo avaliado; e a
que se deriva de critérios quantitativos, baseados em métodos bibliométricos e
cientométricos.
A comunidade científica traz à tona uma reflexão quanto aos aspectos teóricos e metodológicos
desses estudos que, desde meados do século XX, ganharam densidade e legitimidade, os quais serão
apresentados na sequência para um entendimento de como são conceituados. (SANTIN, 2011;
SANTOS; KOBASHI, 2009).
O cenário na comunicação científica é ampliado continuamente pela internet, que tem papel
fundamental na disponibilização de conteúdos web, provocando interações entre pesquisadores e
usuários em geral e criando a necessidade de métricas alternativas para atender à nova produção da
ciência contemporânea e a seus impactos, apresentado na figura a seguir.
Figura 1 - Relação entre os campos dos estudos métricos na visão de
Gouveia
Fonte: Diagrama de Gouveia (2013, p. 221).
Informetria
O método denominado informetria é considerado o mais abrangente dentre todos e “foi
proposto pela primeira vez por Otto Nacke, diretor do Institut für Informetrie, em Bielferd, Alemanhã,
1979” (BROOKES, 1990 apud VANTI, 2002, p. 154).
A definição de informetria pode ser entendida como
o estudo dos aspectos quantitativos da informação em qualquer formato, e não
apenas registros catalográficos ou bibliografias, referente a qualquer grupo social,
e não apenas aos cientistas. A informetria pode incorporar, utilizar e ampliar os
muitos estudos de avaliação da informação que estão fora dos limites tanto da
bibliometria como da cienciometria (TAGUE-SUTCLIFFE, 1992, p. 1 tradução
nossa).
Bibliometria
A bibliometria data de 1922, quando Edward Wyndham Hulme cunhou o termo Statiscal
Bibliometry e posteriormente, em 1934, Paul Otlet criou e utilizou o termo bibliometria em sua obra
“Traité de Documentatión”, para designar mensuração física do livro. Algumas décadas depois, em
1969, o termo foi difundido por Allan Pritchard, em seu artigo “Statiscal Bibliography or Bibliometrics”, editado em 1969, ao sugerir que este deveria substituir o termo Statiscal Bibliometry,
com o objetivo de designar a aplicação de métodos matemáticos e estatísticos em estudos que
quantifiquem o processo de comunicação escrita nos livros e documentos (COUTINHO, 1991;
VANTI, 2002; GUEDES, 2012).
Os autores Noronha e Maricato sustentam que
Os estudos métricos da ciência são desenvolvidos com a aplicação das chamadas
leis bibliométricas, tidas como seus sustentáculos. As primeiras leis empíricas do
comportamento da literatura voltaram-se para a medição da produtividade de
autores ( lei de Lotka, em 1926); para medir a dispersão do conhecimento científico
em publicações periódicas (lei de Bradford, de 1934) e como modelo de
distribuição de frequência de palavras de um texto (lei de Zipf, de 1949)
(NORONHA; MARICATO, 2008, p. 125).
Cienciometria
Dos estudos de Derek de Solla Price, “Little Science, Big Science”, em 1963, é o mais
importante e o consagra como o “pai da cientometria” (VANTI, 2011).
Price apresentou suas leis cienciométricas a partir das propostas de Lotka, Bradford e Zipf,
dando ênfase para a análise da dinâmica da atividade científica. Entendeu “que os dados quantitativos
sobre revistas e artigos científicos obedecem a certas regras estáveis, configurando-se como
indicadores do estado da ciência” (SANTOS; KOBASHI, 2009, p. 158).
Segundo a definição de Tague-Sutcliffe, a cienciometria “é o estudo dos aspectos quantitativos
da ciência enquanto uma disciplina ou atividade econômica. A cienciometria é um segmento da
sociologia da ciência, tendo aplicação no desenvolvimento de políticas científicas [...]” (TAGUE-
SUTCLIFFE, 1992, p. 1 tradução nossa).
Patentometria
A Organização Mundial da Propriedade Intelectual (OMPI), criada em 1967, é a instituição que
administra o Tratado de Cooperação em Matéria de Patentes (PCT), que é responsável pela promoção
da proteção patentária de uma invenção, simultaneamente, em vários países, por intermédio do
depósito de um único pedido internacional de patente.
A patentometria é um estudo recente sendo definida como
É uma técnica que compõe o grupo de métodos analíticos pertencentes à
Bibliometria, [ou seja, é o estudo bibliométrico das características e usos dos
documentos de patentes, que medem o grau de tecnologia e inovação de um país
ou de um setor da indústria] (GUZMÁN SÁNCHEZ, 1999, p. 37).
Cibermetria
A cibermetria é definida como o “[...] estudo dos aspectos quantitativos da construção e
utilização de recursos de informação, estruturas e tecnologias em toda a internet, com base em
abordagens bibliométricas e informétricas” (BJÖRNEBORN, 2004, p. 13, tradução nossa).
Webometria
Autores como Almind e Ingwersen são considerados uns dos primeiros a se dedicarem ao
estudo da webometria, sendo considerados autores do termo webometrics (VANTI, 2005).
Na sequência, o estudo apresentado por Björneborn apresenta a definição de webometria como
sendo “o estudo dos aspectos quantitativos da construção e utilização dos recursos de informação,
estruturas e tecnologias da web a partir de abordagens informétricas e bibliométricas”
(BJÖRNEBORN, 2004, p. 12, tradução nossa).
Reafirmando a definição acima, Gouveia e Lang (2013, p. 172) consideram a webometria “um
campo de estudo das ciências da informação que tem como fonte de dados a World Wide Web.”
Os estudos que estão sendo desenvolvidos atualmente sobre conteúdo e estrutura de home-
pages, na Web, resultam dos avanços tecnológicos que possibilitam desenvolver novos campos de
atuação nas análises quantitativas (VANTI, 2002).
Webmetria
Para os autores Gouveia e Lang, a webmetria também denominada webmetrics ou web metrics,
está “associada a métricas de acesso de sites da Web, obtidas por análise de logs ou por page tagging,
sendo, por conseguinte, um subconjunto da webometria” (GOUVEIA; LANG, 2013, p. 173-174).
Altmetria
A altmetria é definida por Gouveia como sendo “[...] o uso de dados webométricos e
cibermétricos em estudos cientométricos” (GOUVEIA, 2013, p. 219).
Esse campo mede a informação nas redes sociais, em que a quantidade de informação é grande
e ao mesmo tempo se reproduz rapidamente.
APRESENTANDO A ARQUIVOMETRIA
Os eventos realizados em Londres, em 1946 e em 1948, Royal Empire Society Scientific Conference e Royal Society Scientific Information Conference, respectivamente, criaram uma nova
perspectiva, aprofundando discussões quanto ao panorama mundial da informação. A forma como as
informações vinham sendo tratadas, armazenadas e utilizadas foi avaliada com um novo olhar pela
comunidade científica e documentalista, tornando-se ponto de partida para mudanças que perduram
até os dias atuais (BARRETO, 2008; PINTO, 2011).
Os estudos voltados para métricas da informação documental foi amplamente discutido pelo
pesquisador Salvador Gorbea Portal que, em 2005, publicou livro intitulado “Modelo teórico para el
estudio métrico de la información documental”, em que fundamentou modelo teórico identificando as
relações históricas e disciplinares com os estudos métricos da informação, objetivando delimitar o
sistema de conhecimentos científicos que fornecem as bases teóricas e metodológicas desse tipo de
estudo (GORBEA PORTAL, 2005).
Para o autor Gorbea Portal, a aplicação da matemática nas ciências em geral e em especial, nas
ciências sociais, cada vez mais vem sendo adotada e é considerada como a “matematização do
conhecimento científico”. Esse processo não é uma ação somente dos matemáticos, mas sim de cada
especialista vinculado ao tema estudado em cada disciplina científica, incluindo aqui os especialistas
em informação ou qualquer interessado pelo comportamento quantitativo da informação e da ciência
(GORBEA PORTAL, 2005).
A informação ao ser gerada e tratada passa por processos distintos, perfazendo seu ciclo social,
que vai desde a criação, processamento, armazenamento, recuperação, difusão e utilização sempre
voltados para a preservação, acesso e disponibilização da informação aos usuários de acordo com a
figura acima. A sociedade valoriza cada vez mais a informação e atualmente dispõe de muitas fontes
de informação, dentre essas a informação arquivística contida nos acervos documentais.
Na área da Arquivística, a matemática e a estatística se mostram fundamentais de diversas
formas, por exemplo, cálculos de metragem na área e volume documental, cálculo de custos, estudo
de usuários, desenvolvimento de sistemas informatizados entre outros.
A aplicação de métricas nos acervos arquivísticos favorece as necessidades informacionais de
seus usuários, possibilitando o acesso a esse potencial informacional que, muitas vezes, sustentam as
tomadas de decisão organizacional, a execução de atividades e a pesquisa científica.
O estudo voltado aos arquivos aplicando métricas é denominado de arquivometria por Gorbea
Portal, que concebeu e apresentou desde 1994, definindo-o como
“[...] a aplicação de métodos e modelos matemáticos e estatísticos ao
comportamento e análise dos documentos e manuscritos de arquivo com o interesse
de identificar o comportamento de fenômenos históricos associados a estrutura e
organização deste tipo de fundo e documento, cujos resultados enriquecem a
organização da atividade arquivística e por conseguinte a disciplina de
arquivologia” (GORBEA PORTAL, 1994, p. 26 tradução nossa).
Uma complementação mais recente à definição dessa métrica é de Pinto (2011, p. 64),
afirmando que “A Arquivometria é toda e qualquer atividade quantitativa do arquivo, baseado em sua
aplicabilidade simples ou mais complexa”.
Esse autor inclui no diagrama dos estudos métricos da informação e documentação a
arquivometria, evidenciando suas relações com as outras métricas e também destaca parte voltada para
ações de gestão desenvolvidas em arquivos, apresentada na figura a seguir.
Figura 2 - Diagrama dos estudos métricos da informação e da documentação
Fonte: Diagrama de Pinto (2011, p. 63). Adaptado da figura da inter-relação de Vanti, (2002, p. 161).
A figura acima apresenta a relação da arquivometria com outros estudos métricos, podendo
parte desta estar voltada para ações de gestão.
Nesse contexto, a aproximação da arquivometria com as outras métricas fica clara no diagrama
pois, ao serem quantificados os processos e atividades desenvolvidas nos arquivos, estamos fazendo
referência aos fundos documentais e à informação arquivística contida nos documentos.
A importância dos estudos métricos para os arquivos fica comprovada ao serem constatadas as
contribuições da aplicação das métricas no gerenciamento da informação arquivística e dos
documentos, beneficiando essas unidades de informação. Melhorias no acesso aos documentos e maior
visibilidade dos serviços disponibilizados implicam diretamente a satisfação dos usuários, além de
possibilitar a reestruturação dos serviços gerados no arquivo ou na própria instituição arquivística,
corroborando a contribuição desses estudos nessas unidades de informação.
Ao ser analisado o comportamento das atividades arquivísticas e o resultado da aplicação de
métodos e modelos matemáticos e estatísticos é possível compreender aspectos da disciplina e seu
comportamento organizacional, como:
a) Oferecer serviços de arquivo de qualidade;
b) Promover e melhorar a imagem da unidade de informação e do profissional arquivista;
c) Colaborar na definição de sistemas de arquivo e serviços de informação;
d) Contribuir com a transparência administrativa e com a salvaguarda da memória
institucional;
e) Avaliar os serviços de arquivo com eficácia e eficiência (TOVAR-ALVARADO; PINTO,
2012, tradução nossa).
Esta pesquisa propõe uma aproximação da aplicação de técnicas métricas nos procedimentos e
operações técnicas desenvolvidas no processo de gestão documental e suas ações segundo os preceitos
arquivísticos, denominada arquivometria. A aplicação de modelos estatísticos e matemáticos permite
o desenvolvimento dessa especialidade métrica nos arquivos (TOVAR-ALVARADO; PINTO, 2012).
As etapas do processo de gestão documental são mensuráveis e a aplicação de técnicas
matemáticas e estatísticas resulta em vantagens ao profissional arquivista na gestão do arquivo e nas
melhorias e conhecimento do desempenho dos serviços oferecidos aos usuários, possibilitando ainda
a participação efetiva na gestão administrativa garantindo a organização da documentação orgânica
produzida e recebida.
Como pode ser constatado, é mais que pertinente o uso da matemática e estatística na
Arquivística, sendo que não é mais possível realizar um adequado gerenciamento sem aplicação
desses. Não se faz gestão sem medir e avaliar os serviços oferecidos, a satisfação e necessidades
informacionais dos usuários. Além disso, é preciso também usar a métrica para medir instalações, o
volume documental, elaborar layout, bem como avaliar as variáveis de empréstimo, consulta entre
outras etapas da gestão.
Os profissionais atuantes em arquivos é recomendável ter conhecimento da importância e saber
desenvolver e aplicar estudos métricos em seu gerenciamento, utilizando-os para melhorar cada vez
mais a gestão do arquivo. Consequentemente o mesmo passa a atender às necessidades informacionais
de seus usuários, demonstrando ser um espaço informacional efetivo em seus objetivos e propósitos,
ou seja, garantir a preservação e acesso à informação.
Por tudo isso, os estudos métricos fazem-se necessários, pois além do aporte que proporcionam
na gestão do arquivo, esses contribuem para a produção cientifica, consequentemente para o
desenvolvimento da arquivometria e da Arquivística.
ARGUMENTOS METODOLÓGICOS PARA
ESTUDAR E APLICAR MÉTRICAS EM ARQUIVOS
UNIVERSITÁRIOS
Esta etapa compreende um conjunto de métodos, técnicas e instrumentos que permitem a
verificação deste contexto informacional.
A pesquisa realizada caracteriza-se, quanto à natureza, como quantitativa,
particularidade/atributo dos estudos métricos da informação e do tipo descritiva-exploratória.
De forma a complementar, o autor Richardson (2012, p. 70) afirma que a abordagem
quantitativa “caracteriza-se pelo emprego da quantificação tanto nas modalidades de coleta de
informações, quanto no tratamento delas por meio de técnicas estatísticas […]”. Com frequência
aplicada nos estudos descritivos que considera como objeto de estudo uma situação específica.
(RICHARDSON, 2012).
Dessa forma, a pesquisa quantitativa, por meio de resultados numéricos permite a compreensão
das relações estabelecidas em uma situação específica e ainda se utiliza de dados quantificáveis e
recursos e técnicas estatísticas que auxiliarão o contexto em estudo.
Realizou-se a pesquisa bibliográfica e documental, a pesquisa exploratória e estudos e análises
comparativas da legislação brasileira e de diversos autores nacionais e internacionais, referentes ao
processo de gestão documental e suas etapas básicas, os quais auxiliaram na geração de instrumentos
de coleta de dados utilizados.
A partir desse estudo comparativo, foi elaborado o quadro 1 apresentado a seguir, o qual
apresenta as etapas do processo de gestão documental e seus indicadores de informação e de gestão
visando à aplicação de métricas. Buscou-se um conjunto de indicadores que refletissem o processo de
gestão documental e suas etapas básicas, permitindo, assim, a aplicabilidade de métricas no arquivo.
Quadro 1 - Indicadores de informação e de gestão do processo de gestão documental
Indicadores
1. Informação
1.1 Produção
1.1.1 Ingresso de Documentos
1.1.2 Produção/Recepção de Documentos
1.2 Impacto
1.2.1 Obsolescência
1.2.2 Eficiência e Eficácia do Acervo
1.2.2.1 Consulta Web com Acesso Restrito a Acervo
Documental
1.2.2.2 Consulta Web com Acesso Ostensivo ao Acervo
Documental
1.2.2.3 Consulta em Microfilmes ao Acervo
Documental
1.2.2.4 Digitalização
1.2.2.5 Microfilmagem
1.3 Utilização
1.3.1 Consulta
1.3.1.1 Consulta Local
1.3.2 Empréstimo
1.3.3 Classificação
1.3.4 Ordenação
1.3.5 Arquivamento
1.3.6 Identificação das Caixas-Arquivo
1.3.7 Acondicionamento
1.4 Destinação
1.4.1 Avaliação
1.4.2 Seleção
1.4.3 Descarte/Eliminação
1.4.4 Transferência
(Continua...)
Fonte: Elaborado pelos autores.
A partir das etapas do processo de gestão documental apresentadas no quadro acima, foram
desenvolvidos 99 instrumentos de coleta de dados para viabilizar os pontos de respostas propostos na
pesquisa.
Foram desenvolvidas tabelas procedentes do Quadro 1, cujas as etapas da gestão documental e
seus indicadores de informação e de gestão são identificados, a fim de aplicar métricas no processo de
gestão documental no arquivo universitário.
Foi realizada a coleta de dados no local pré-definido e a tabulação dos dados coletados para a
geração de gráficos estatísticos. A análise de dados, a aplicação e sugestões de aplicações métricas em
arquivos universitário complementam a pesquisa.
As universidades, como instituições públicas, geram documentos no decorrer de suas ações que
constituem os arquivos, sendo que a gestão eficaz desses documentos é elemento vital e estratégico
para uma boa administração.
A gestão documental em arquivos universitários será bem sucedida a partir da conscientização
da instituição da necessidade de implantação desse processo.
O autor Bottino (1995) considera a manutenção do arquivo universitário uma tarefa que requer
muito empenho e dedicação e também que a universidade entenda que a preservação de seus arquivos
é essencial para as tomadas de decisão e para a sociedade em geral.
Além da manutenção, organização e armazenamento dos documentos, os arquivos
universitários são responsáveis pela coordenação e acompanhamento da gestão documental no âmbito
institucional; pela política de avaliação documental; pela conservação, a custódia e a divulgação do
acervo documental, garantindo o acesso e preservando a memória institucional.
Segundo Bellotto
As universidades, tal como outras instituições públicas e privadas, devem
implantar seus programas de gestão de documentos. Assim, serão sistematizados
os procedimentos administrativos para que se alcance o controle da produção
documental, sua utilização, seus prazos de vida e destinação (a eliminação, a
conservação temporária ou a guarda permanente) (BELLOTTO, 1989, p. 24).
Assim, o arquivo estará apto a alcançar seus objetivos, contribuindo com o êxito da instituição.
Para cada indicador de informação e de gestão apresentados no Quadro 1, foi desenvolvida uma
tabela equivalente, permitindo que os dados coletados fossem transcritos para após serem tabulados
em planilhas no Excel 2013.
Os instrumentos de coleta de dados, ao serem adotados, possibilitaram a organização e
disponibilização desses, para que cruzamentos entre diferentes indicadores resultassem em dados
estatísticos e aplicação de métricas.
Para alguns indicadores não foi possível realizar a coleta de dados e para outros ainda foi
possível a coleta, porém os dados não foram suficientes para a aplicação de estatística ou métricas.
Quanto aos demais indicadores foi possível realizar a coleta de dados com a aplicação de
estatística e métricas.
Com os dados já coletados, o próximo procedimento foi a tabulação no Excel 2013, objetivando
a geração de gráficos estatísticos e o percentual anual em relação ao quinquênio analisado.
Foram também aplicadas fórmulas bibliométrica e/ou arquivométrica nos indicadores que
apresentaram dados coletados que viabilizassem essa aplicação.
Serão apresentadas a tabulação e a análise dos dados coletados por meio das tabelas
desenvolvidas para cada indicador das etapas de gestão documental, sendo primeiramente elencados
alguns indicadores de informação e na sequência, alguns indicadores de gestão, mantendo a
categorização numérica já adotada no Quadro 1.
INDICADORES DE INFORMAÇÃO
Indicadores de impacto
Exemplo de indicador quantificado por tabelas, gráfico estatístico e fórmula arquivométrica
Consulta em microfilmes ao acervo documental
Para esse indicador foi desenvolvida a Tabela 1 – Indicador 1.2.2.3 que apresenta a consulta
em microfilmes ao acervo documental no quinquênio analisado e é considerado um indicador de
informação, apresentada a seguir.
Tabela 1 - Indicador 1.2.2.3 Impacto - Eficiência e eficácia do acervo - Consulta em microfilmes ao acervo
documental
Ano Quantidade
2010 199
2011 42
2012 215
2013 156
2014 399
Total 2010 a 2014 1.011
Fonte: Elaborada pelos autores.
A partir dos dados levantados para esse indicador de informação na tabela acima, foi possível
a aplicação de técnicas matemáticas e estatísticas permitindo apreender de forma quantitativa o
percentual de consulta em microfilmes ao acervo documental.
A seguir a Figura 3 apresenta o percentual por ano de consulta em microfilmes ao acervo
documental em relação ao total do quinquênio analisado.
Figura 3 - Percentual de consulta em microfilmes
Fonte: Elaborado pelos autores.
O gráfico acima apresentado demonstra que, no período analisado, a consulta em microfilmes
mantém a percentagem de acessos, exceto para o ano de 2011 que apresenta uma redução, com 4,15%,
e que, em 2014, atinge o percentual mais alto de 39,47%. Importante considerar que essa consulta é
de acesso restrito, significando que somente servidores do serviço de microfilmagem têm acesso por
meio de cópia de rolo de microfilme e servidores que atuam em setores institucionais que receberam
cópia de rolo de microfilme para consulta, e ainda, necessário possuir o equipamento adequado para a
leitura e cópia dos microfilmes.
A seguir apresenta-se possíveis cruzamentos entre indicadores analisados na pesquisa que
viabilizam a aplicação de fórmula arquivométrica.
O autor Pinto (2011) desenvolveu uma série de aplicações complementares à formação da
arquivometria, sendo que o coeficiente do total de documentos consultados com o total de documentos
armazenados no arquivo é representado pela equação Qc = Ta ÷ Tc, onde Qc é o coeficiente, Ta é o
total de documentos consultados e Tc é o total de documentos armazenados.
Essa fórmula será aplicada entre os resultados do cruzamento de dois indicadores coletados,
apresentados na Tabela 2: o indicador 1.2.2.3 – Consulta em Microfilmes ao Acervo Documental e o
indicador 1.4.7 – Armazenamento, visando à obtenção do coeficiente de consulta em microfilmes ao
acervo documental referente ao quinquênio analisado na pesquisa.
Tabela 2 - Cruzamento dos indicadores 1.2.2.3 e 1.4.7
Consulta em
Microfilmes Quantidade
Armazenamento Quantidade
2010 199 2010 3.114.750
2011 42 2011 3.221.250
2012 215 2012 3.810.750
2013 156 2013 4.393.500
2014 399 2014 4.746.750
Total 2010 a 2014 1.011 Total 2010 a 2014 4.746.750
Fonte: Elaborado pelos autores.
Fórmula Arquivométrica
Qc = Ta ÷ Tc
Sendo:
Qc = coeficiente dos documentos consultados em microfilmes
Ta = total de documentos consultados em microfilmes por ano
Tc = total de documentos armazenados por ano
0,00%
5,00%
10,00%
15,00%
20,00%
25,00%
30,00%
35,00%
40,00%
2010 2011 2012 2013 2014
Percentagem 19,68% 4,15% 21,27% 15,43% 39,47%
Aplicação:
2010
Qc = 199 ÷ 3.114.750
Qc = 0,00006389.
2011
Qc = 42 ÷ 3.221.250
Qc = 0,00001304.
2012
Qc = 215 ÷ 3.810.750
Qc = 0,00005642.
2013
Qc = 156 ÷ 4.393.500
Qc = 0,00003551.
2014
Qc = 399 ÷ 4.746750
Qc = 0,00008406.
Os resultados apresentam um coeficiente maior para os anos de 2014, 2010 e 2012, sendo que
o ano de 2011 apresenta o menor coeficiente para o quinquênio analisado.
Para obter a média do quinquênio analisado procedeu-se à soma dos coeficientes dos 5 períodos
analisados dividido pelo número de períodos, resultando no coeficiente 0,00005058.
Cálculo:
0,00025292 ÷ 5 = 0,00005058.
Indicadores de impacto
Exemplo de indicadores quantificados por tabelas, gráficos estatísticos e fórmula bibliométrica
Classificação
Para esse indicador foi desenvolvida a Tabela 3 - Indicador 1.3.3 que apresenta os documentos
classificados no quinquênio analisado e é considerado um indicador de informação, apresentada a
seguir.
Tabela 3 - Indicador 1.3.3 Utilização - Classificação
Ano Quantidade
2010 0
2011 0
2012 0
2013 0
2014 2.533.500
Total 2010 a 2014 2.533.500
Fonte: Elaborada pelos autores.
A atividade de Classificação foi aplicada a partir de 2014 na documentação armazenada no
arquivo, sendo que de 2010 a 2013 os documentos não foram classificados.
A partir dos dados levantados para esse indicador de informação na tabela acima, foi possível
a aplicação de técnicas matemáticas e estatísticas permitindo apreender de forma quantitativa o
percentual de documentos classificados.
A seguir a Figura 4 apresenta o percentual de documentos classificados e que ainda faltam ser
classificados em relação ao total geral de documentos armazenados no arquivo até o ano de 2014, que
totalizam 4.746.750 documentos armazenados.
Figura 4 - Diagnóstico do percentual da classificação de documentos
Fonte: Elaborado pelos autores.
O gráfico acima apresentado demonstra que, somente no período de 2014, foram classificados
mais da metade da documentação armazenada no arquivo, perfazendo um total de 53,37%.
A classificação além de estar categorizada por ano apresenta também as classes documentais
que foram codificados os documentos classificados: Classe 020 – Pessoal e a Classe 050 – Orçamento
e Finanças.
A tabela abaixo apresenta a classificação com essas especificações.
Tabela 4 - Classificação dos documentos por classes documentais
Ano Classes Quantidade
2010 a 2014
020 1.903.500
050 630.000
Total 2010 a
2014
2.533.500
Fonte: Elaborado pelos autores.
O gráfico a seguir apresentado na Figura 5, com o percentual dos documentos classificados por
classes em relação ao total do quinquênio analisado é resultado dos dados quantitativos levantados
acima, possibilitando visualizar qual classe incide em maior número de documentos classificados no
arquivo.
Figura 5 - Percentual de documentos classificados por classes em relação ao quinquênio
Fonte: Elaborado pelos autores.
O gráfico acima apresentado demonstra que, no ano de 2014, os documentos classificados
apresentam percentual de 75,13% da classe 020, ou seja, na documentação funcional armazenada no
arquivo, sustentando a afirmação de que a documentação funcional se destaca durante a pesquisa
realizada na documentação arquivística custodiada no arquivo universitário.
O gráfico a seguir apresentado na Figura 6, com o percentual dos documentos classificados por
classes em relação ao total dos documentos armazenados no arquivo até 2014, que totalizam 4.746.750
documentos, é resultado dos dados quantitativos levantados na Tabela 4 apresentada anteriormente,
possibilitando visualizar qual classe incide em maior número de documentos classificados no arquivo.
Figura 6 - Percentual de documentos classificados por classes em relação ao total armazenado até 2014
Fonte: Elaborado pelos autores.
Verifica-se que os assentamentos individuais, ou seja, a documentação da classe 020 apresenta
o percentual de 40,10% dos documentos classificados, denotando a classe com maior evidência para
esse indicador na figura acima.
O percentual total de documentos classificados em cada classe em relação ao total dos
documentos armazenados no arquivo até 2014 soma 53,37%, apresentado anteriormente na Figura 4,
ao ser somado ao percentual dos documentos que ainda faltam ser classificados, também apresentado
anteriormente na Figura 4, 46,63%, totaliza 100% do acervo armazenado no arquivo.
A pesquisa proposta apresenta a adequação de modelos existentes de outros estudos métricos
na aplicação em arquivo como um de seus pontos de respostas.
Conforme parecer do autor Pinto (2011), apresentado no indicador 1.2.2.1, fica comprovada a
necessidade de adequar técnicas de outros estudos métricos para este subcampo, sendo a fórmula
bibliométrica Modelo de Trueswell adaptada visando a aplicabilidade nos dados coletados referentes
ao indicador 1.3.3 – Classificação, no caso, a relação de comparação classificação/classe documental,
tendo como saber se 20% de uma determinada classe é de 80% dos documentos classificados. Podendo
também a posição ser inversa, tendo como saber se 80% de determinada classe documental é de 20%
dos documentos classificados.
Serão apresentados as classes documentais e a quantidade de documentos classificados
referente ao quinquênio analisado na pesquisa na tabela abaixo.
Tabela 5 - Classificação por classe documental
Ano Classe Documental Quantidade
2010 a 2014 020 1.903.500
050 630.000
Total 2010 a 2014 2.533.500
Fonte: Elaborado pelos autores.
Cálculo para os 20% da população:
2 – 100
1 – x
1 x 100 = 100 ÷ 2 = 50% da classe documental
x = 50%.
Cálculo para os 80% de documentos classificados
2.533.500 – 100
x – 80
2.533.500 x 80 = 202.680.000 ÷ 100 = 2.026.800
x = 2.026.800.
Classe 020
2.533.500 – 100
1.903.500 – x
1.903.500 x 100 = 190.350.000 ÷ 2.533.500 = 75,13%
x = 75,13%.
Classe 050
2.533.500 – 100
630.000 – x
630.000 x 100 = 63.000.000 ÷ 2.533.500 = 24,87%
x = 24,87%.
Tabela 6 - Fórmula de relação de comparação 80/20 do indicador 1.3.3
% dos
80/20 Classe Resultado
% do
Resultado
% dos
80/20
20% Classe 020 1.903.500 75,13% 80%
80% Classe 050 630.000 24,87% 20%
100% 2.533.500 100% 100%
Fonte: Elaborado pelos autores.
Ao ser aplicado o modelo de Trueswell, verificou-se, na tabela acima, que 75,13% é resultado
da classe 020, mostrando que esse resultado é o mais próximo dos 80% dos documentos classificados
para 20% da classe documental.
Ao serem calculados os 80% da classificação, o resultado apresentado foi de 2.026.800
documentos classificados, sendo que a classe documental 020 apresenta, também na Tabela 6, o total
de 1.903.500 documentos classificados, equivalente aos 80% apresentado na tabela acima.
Indicadores de impacto
Exemplo de indicadores quantificados por tabelas, gráficos estatísticos e fórmula bibliométrica
e arquivométrica.
Consulta web com acesso restrito ao acervo documental
Para esse indicador foi desenvolvida a Tabela 7 - Indicador 1.2.2.1 que apresenta a consulta
web com acesso restrito ao acervo documental no quinquênio analisado e é considerado um indicador
de informação, apresentada a seguir.
Tabela 7 – Indicador 1.2.2.1 Impacto - Eficiência e eficácia do acervo - Consulta web com acesso restrito
ao acervo documental
Ano Quantidade
2010 182.354
2011 101.772
2012 82.551
2013 105.657
2014 180.785
Total 2010 a 2014 653.119
Fonte: Elaborada pelos autores.
A partir dos dados levantados para esse indicador de informação, foi possível a aplicação de
técnicas matemáticas e estatísticas permitindo apreender de forma quantitativa o percentual de
consulta web com acesso restrito ao acervo documental.
A seguir a Figura 7 apresenta o percentual por ano de consulta web com acesso restrito ao
acervo documental em relação ao total do quinquênio analisado.
Figura 7 - Percentual de consulta web com acesso restrito
Fonte: Elaborado pelos autores.
O gráfico acima apresentado demonstra que, no período analisado, a consulta web mantém a
percentagem de acessos, exceto para o ano de 2010, com 27,92%, apresentando em seguida uma
redução e que, em 2014, atinge o percentual de 27,68% mantendo a média novamente. Importante
considerar que essa consulta é de acesso restrito, significando que somente servidores da instituição
têm acesso à documentação classificada com grau de sigilo ou com restrições.
0,00%
5,00%
10,00%
15,00%
20,00%
25,00%
30,00%
2010 2011 2012 2013 2014
Percentagem 27,92% 15,58% 12,64% 16,18% 27,68%
A consulta web com acesso restrito ao acervo documental, além de estar categorizada por ano,
apresenta também os tipos documentais considerando o quinquênio analisado: pasta discente,
assentamento individual e processo.
A tabela abaixo apresenta a consulta web com essas especificações.
Tabela 8 - Consulta web e tipos documentais
Ano Tipo Documental Quantidade
2010 a 2014
Pasta Discente 679
Assentamento Individual 649.021
Processo 3.419
Total 2010 a 2014 653.119
Fonte: Elaborado pelos autores.
O gráfico a seguir apresentado na Figura 8, com o percentual de consulta web com acesso
restrito ao acervo documental em cada tipo documental em relação ao total do quinquênio analisado,
é resultado dos dados quantitativos levantados acima, possibilitando visualizar qual tipo documental
incide em maior consulta no arquivo.
Figura 8 - Percentual de consulta web com acesso restrito por tipo documental
Fonte: Elaborado pelos autores.
Verifica-se que os assentamentos individuais, ou seja, a documentação funcional, apresenta o
percentual de 99,37% de consulta web com acesso restrito, denotando o tipo documental com maior
evidência para esse indicador.
O resultado da percentagem da consulta web com acesso restrito indica para alguns acertos e
certezas como a continuidade da aplicação de técnicas de microfilmagem e de soluções como o GED
na documentação arquivística. De posse desses resultados de consultas para cada tipo documental e
também o tipo documental que apresenta o maior percentual, o gestor de arquivo passa a contar com
uma ferramenta que o auxiliará no planejamento e na gestão de processos voltados à eficiência e
eficácia do acervo institucional. E também, planejar atividades voltadas para o tratamento da
documentação funcional, cuja recuperação, disseminação e cujo acesso sejam facilitadores na
consecução dos objetivos do arquivo, trazendo melhorias constantes.
Nesse cenário, Elias apresenta
Algumas [...] vantagens e benefífios da implantação do GED como suporte à gestão
documental [...]: otimização das atividades; agilidade no processo de disseminação
e no acesso à informação; maior confiabilidade e eficiência; redução de áreas de
arquivamento; redução no tempo de recuperação da informação; rapidez para a
atualização dos dados; acesso múltiplo e simultâneo em rede da informação; cópias
de segurança; diminuição da circulação do volume documental no suporte físico;
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
PastaDiscente
Processo Assentamento
Individual
Percentagem 0,11% 0,52% 99,37%
preservação dos originais; redução de custos com cópias; [...] e controle da
informação (ELIAS, 2012, p. 18-19).
A pesquisa proposta apresenta a adequação de modelos existentes de outros estudos métricos
na aplicação em arquivo como um de seus pontos de respostas.
Conforme Pinto (2011), a arquivometria não apresenta nenhum estudo mencionando e
relatando como fazer, criando, dessa forma, a necessidade de adequar técnicas de outros estudos
métricos para esse subcampo dos estudos métricos.
Em relação à fórmula bibliométrica Modelo de Trueswell, Pinto considera que
As relações de comparação 80/20 (modelo de Trueswell), [...], também pode ser
incorporada na Arquivometria como a relação consulta/fundo ou peça documental,
tendo como saber se 80% das consultas são de 20% de determinado fundo ou peça
documental. Entretanto, sua posição pode ser inversa, com a relação
historiador/solicitações, sabendo que 20% dos historiadores detêm 80% das
solicitações (PINTO, 2011, p. 66).
Essa fórmula acima apresentada será adaptada para esse indicador visando a aplicabilidade nos
dados coletados referentes ao indicador 1.2.2.1 – Consulta Web com Acesso Restrito, no caso, a
relação de comparação consulta web com acesso restrito/tipo documental, tendo como saber se 20%
de determinado tipo documental é a consulta de 80% dos documentos com acesso restrito. Podendo
também a posição ser inversa, tendo como saber se 80% de determinado tipo documental é 20% das
consultas web com acesso restrito.
Serão apresentados os tipos documentais e a quantidade de consulta web com acesso restrito
referente ao quinquênio analisado na pesquisa na tabela abaixo.
Tabela 9 - Consulta web com acesso restrito por tipo documental
Ano Tipo Documental Quantidade
2010 a 2014
Pasta Discente 679
Assentamento Individual 649.021
Processo 3.419
Total 2010 a 2014 653.119
Fonte: Elaborado pelos autores.
Cálculo para os 20% da população:
3 – 100
1 – x
1 x 100 = 100 ÷ 3 = 33,33% do tipo documental
x = 33,33%.
Cálculo para os 80% de consulta web com acesso restrito
653.119 – 100
x – 80
653.119 x 80 = 52.249.520 ÷ 100 = 522.495,2
x = 522.495,2.
Pasta Discente
653.119 – 100
679 – x
679 x 100 = 67.900 ÷ 653.119 = 0,11%
x = 0,11%.
Assentamento Individual
653.119 – 100
649.021 – x
649.021 x 100 = 64.902.100 ÷ 653.119 = 99,37%
x = 99,37%.
Processo
653.119 – 100
3.419 – x
3.419 x 100 = 341.900 ÷ 653.119 = 0,52%
x = 0,52%.
Tabela 10 - Fórmula de relação de comparação 80/20 do indicador 1.2.2.1
% dos
80/20
Tipo
Documental Resultado
% do
Resultado
% dos
80/20
20% Assentamento
Individual
649.021
99,37%
80%
80% Processo 3.419 0,52% 20%
Pasta Discente 679 0,11%
100% 653.119 100% 100%
Fonte: Elaborado pelos autores.
Ao ser aplicado o modelo de Trueswell, verificou-se, na Tabela 10, que 99,37% é resultado dos
Assentamentos Individuais, mostrando que esse resultado está acima do esperado, ou seja, acima dos
80% das consultas web com acesso restrito para 20% do tipo documental consultado.
Ao serem calculados os 80% da consulta web com acesso restrito, o resultado apresentado foi
de 522.495,2 documentos consultados, sendo que o tipo documental Assentamento Individual
apresenta, também na Tabela 10, um total de 649.021, equivalente aos 80% apresentado na tabela
acima.
A seguir apresentam-se possíveis cruzamentos entre indicadores analisados na pesquisa que
viabilizam a aplicação de fórmula arquivométrica.
O autor Pinto (2011) desenvolveu uma série de aplicações complementares à formação da
arquivometria, sendo que o coeficiente do total de documentos consultados com o total de documentos
armazenados no arquivo é representado pela equação Qc = Ta ÷ Tc, onde Qc é o coeficiente, Ta é o
total de documentos consultados e Tc é o total de documentos armazenados.
Essa fórmula será aplicada entre os resultados do cruzamento de dois indicadores coletados,
apresentados na Tabela 11: o indicador 1.2.2.1 – Consulta Web com Acesso Restrito ao Acervo
Documental e o indicador 1.4.7 – Armazenamento, visando à obtenção do coeficiente de consulta web
com acesso restrito ao acervo documental referente ao quinquênio analisado na pesquisa.
Tabela 11 - Cruzamento dos indicadores 1.2.2.1 e 1.4.7
Consulta Web
Acesso Restrito Quantidade
Armazenamento Quantidade
2010 182.354 2010 3.114.750
2011 101.772 2011 3.221.250
2012 82.551 2012 3.810.750
2013 105.657 2013 4.393.500
2014 180.785 2014 4.746.750
Total 2010 a
2014
653.119 Total 2010 a
2014
4.746.750
Fonte: Elaborado pelos autores.
Fórmula Arquivométrica:
Qc = Ta ÷ Tc
Sendo:
Qc = coeficiente dos documentos consultados na web com acesso restrito
Ta = total de documentos consultados na web com acesso restrito por ano
Tc = total de documentos armazenados por ano
Aplicação:
2010
Qc = 182.354 ÷ 3.114.750
Qc = 0,05854531.
2011
Qc = 101.772 ÷ 3.221.250
Qc = 0,03159395.
2012
Qc = 82.551 ÷ 3.810.750
Qc = 0,02166266.
2013
105.657 ÷ 4.393.500
Qc = 0,02404848.
2014
Qc = 180.785 ÷ 4.746.750
Qc = 0,03808606.
Os resultados apresentam um coeficiente maior para os anos de 2010 e 2014 e para o ano de
2012 o menor coeficiente para o quinquênio analisado.
Para obter a média do quinquênio analisado procedeu-se à soma dos coeficientes dos 5 períodos
analisados dividido pelo número de períodos, resultando no coeficiente 0,03478729.
Cálculo:
0,17393646 ÷ 5 = 0,03478729.
INDICADORES DE GESTÃO
Indicadores institucional/administrativo
Instalação
Área física
Para esse indicador foi desenvolvida a Tabela 12 - Indicador 2.1.1.1 que apresenta a área física
total disponível no quinquênio analisado e é considerado um indicador de gestão, apresentada a seguir.
Tabela 12 - Indicador 2.1.1.1 Institucional/Administrativo - Instalação - Área física
Ano Tamanho
2010 151,44m²
2011 151,44m²
2012 360,34m²
2013 360,34m²
2014 360,34m²
Total 2010 a 2014 360,34m²
Fonte: Elaborada pelos autores.
A área física do arquivo apresenta duas situações no quinquênio analisado. No período de 2010
a 2011 a área total corresponde a 151,44m², perfazendo 100% do espaço físico disponível no arquivo
para atender a área administrativa e a área de depósito. E no período de 2012 a 2014 a área total
corresponde a 360,34m², perfazendo 100% do espaço físico disponível para atender a área
administrativa e a área de depósitos, apresentadas na tabela acima.
A área física além de estar categorizada por ano, apresenta também as áreas de depósitos e a
área administrativa. As áreas de depósitos serão analisadas separadamente nessa pesquisa. A partir do
ano de 2012 a área física ocupa espaço distinto para os depósitos e para a área administrativa
apresentando as seguintes subcategorias da área administrativa: gerência e apoio administrativo,
consulta, hall, copa e bwc.
A tabela abaixo apresenta a área física administrativa com essas especificações.
Tabela 13 - Área física administrativa e subcategorias
Ano Subcategorias da Área
Física Administrativa Tamanho
2010 a 2014
Gerência e Apoio
Administrativo
52,1m²
Consulta 6,12m²
Hall 15,60m²
Copa 6,87m²
Bwc 1,95m²
Total 2010 a 2014 82,64m²
Fonte: Elaborado pelos autores.
O gráfico a seguir apresentado na Figura 9 com o percentual das subcategorias da área física
administrativa em relação ao total da área física no ano de 2012 é resultado dos dados quantitativos
levantados acima, possibilitando visualizar qual subcategoria da área física administrativa incide em
maior área física.
Percentual das subcategorias da área física administrativa em relação ao total da área física no
ano de 2012 apresentado a seguir.
Figura 9 - Percentual de área administrativa por subcategorias
Fonte: Elaborado pelos autores.
Verifica-se que o período de 2010 a 2011 a área física está apresentada somente como área de
depósito, não distinguindo as áreas referentes às subcategorias da área administrativa conforme
apresentado na tabela acima para o ano de 2012. A partir do ano de 2012 é mantida as subcategorias
da área administrativa evitando que a equipe do arquivo desempenhe suas atividades de rotina no
mesmo ambiente das áreas de depósitos, cujo local é destinado ao armazenamento dos documentos.
Com foco em um ambiente ergonômico, essa área física é mantida com as subcategorias apresentadas
anteriormente, visando um ambiente de trabalho que motive a equipe ao desempenhar os processos
relacionados às etapas de gestão documental.
Indicadores institucional/administrativo
Crescimento da área física
Para esse indicador foi desenvolvida a Tabela 14 - Indicador 2.1.2 que apresenta a área física
disponível no arquivo no quinquênio analisado e é considerado um indicador de gestão, apresentada a
seguir.
Tabela 14 - Indicador 2.1.2 Institucional/Administrativo - Crescimento da área física
Ano Tamanho
2010 66,48m²
2011 66,48m²
2012 208,9m²
2013 208,9m²
2014 208,9m²
Total 2010 a 2014 275,38m²
Fonte: Elaborada pelos autores.
A partir dos dados levantados para esse indicador de gestão na tabela acima, foi possível a
aplicação de técnicas matemáticas e estatísticas permitindo apreender de forma quantitativa o
percentual do crescimento da área física.
A seguir a Figura 10 apresenta o percentual do crescimento da área física no quinquênio
analisado em relação ao total da área física do arquivo no quinquênio analisado.
Figura 10 - Percentual do crescimento da área física
Fonte: Elaborado pelos autores.
Verifica-se que, o crescimento da área física, ocorreu somente nos anos de 2010 e 2012. Os
dados acima apresentados na Tabela 14 se repetem para o ano de 2011, em relação ao ano de 2010 e
para os anos de 2013 e 2014, em relação ao ano de 2012, porém, para o cálculo do total do quinquênio
analisado foram somados somente os dois anos que ocorreram o crescimento da área física,
subentendendo que nos outros anos o arquivo não teve ganho real de área física, mantendo assim a
mesma metragem.
Dos 100% acrescidos no período do quinquênio analisado, 24,14% do aumento ocorreu em
2010 e os 75,86% restantes foram acrescidos no ano de 2012. Fica ressaltado que o ano de 2012 foi o
mais significativo para o crescimento da área física do arquivo pesquisado, denotando o ano com maior
evidência para esse indicador na figura acima.
SUGESTÕES DE APLICAÇÕES MÉTRICAS EM
ARQUIVOS UNIVERSITÁRIOS
De forma ampla, esta obra visou viabilizar e validar a aplicabilidade de métricas em arquivos,
contribuindo para a consolidação da arquivometria.
Os resultados desta pesquisa foram obtidos a partir dos dados coletados nas 99 tabelas fazendo
referência aos 46 indicadores de informação e de gestão compreendidos no arquivo central
universitário no período de 2010 a 2014.
Para melhor organizar as aplicações e sugestões de aplicações métricas em arquivos
universitários o detalhamento das mesmas é apresentado segundo os pontos de respostas traçados.
1) Certificar se a análise do fluxo informacional gera a ocorrência de métricas:
Com relação ao primeiro ponto de respostas, pode-se afirmar que a informação interna ou
externa precisa ser tratada, organizada, armazenada, distribuída, disseminada e compartilhada sendo
transformada em vantagem estratégica e competitiva. Essa capacidade de gerir a informação envolve
processos organizados em que o fluxo da informação possa atender o processo de transferência da
informação, evitando o desperdício de informações relevantes ao desenvolvimento institucional.
A organização da documentação nos arquivos possibilita acessibilidade, padronização,
preservação e otimização do fluxo informacional e também que o processo de pesquisa da informação
contida nos documentos seja um facilitador na tomada de decisão.
Visando dotar os gestores de subsídios ao processo de tomada de decisão, a aplicação de
ferramentas de TIC, nesse caso a solução de GED, na documentação arquivística custodiada pelo
arquivo universitário, é implantada como uma das etapas do processo de gestão documental.
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
2010 2012
Percentual 24,14% 75,86%
Ao ser analisado o fluxo informacional foram elencados alguns indicadores com vistas à
aplicação de métricas na pesquisa realizada, tais como:
Indicadores de impacto:
1.2.2 Eficiência e eficácia do acervo;
1.2.2.1 Consulta web com acesso restrito ao acervo documental;
1.2.2.2 Consulta web com acesso ostensivo ao acervo documental;
1.2.2.4 Digitalização.
Indicadores de utilização:
1.3.1.1 Consulta local;
1.3.2 Empréstimo;
1.3.3 Classificação;
1.3.4 Ordenação;
1.3.5 Arquivamento.
Indicadores de destinação
1.4.1 Avaliação;
1.4.2 Seleção;
1.4.3 Descarte/Eliminação;
1.4.7 Armazenamento.
Indicadores de publicação
1.5.1 Instrumentos de pesquisa (índices) disponíveis online;
1.5.2 Instrumentos de pesquisa (índices) disponíveis no suporte físico;
1.5.3 Acesso aos instrumentos de pesquisa (índices) no suporte físico;
1.5.4 Acesso remoto aos instrumentos de pesquisa (índices).
Indicadores de visibilidade da unidade de informação:
1.6.1 Site.
2) Apresentar os indicadores do processo de gestão documental:
No que diz respeito ao segundo ponto de respostas, os indicadores do processo de gestão
documental foram identificados e apresentados no Quadro 1, cuja análise e estudo comparativo entre
a legislação brasileira e autores nacionais e internacionais sobre o tema foram realizados, apontaram
para alguns resultados que sustentaram a definição dos indicadores que seriam analisados com vistas
à aplicação de métricas.
Vários conceitos sobre esse processo arquivístico foram apresentados como resultado da
pesquisa bibliográfica realizada e todos esses procedimentos auxiliaram na definição de indicadores
do processo de gestão documental consubstanciados em um primeiro momento.
A Figura 2 apresenta o diagrama demonstrando claramente a aproximação da arquivometria
com as outras métricas e, a partir da análise deste diagrama, adota-se nessa pesquisa, que parte desta
métrica está voltada para ações de gestão desenvolvidas em arquivos. Ao ser quantificado os processos
e atividades desenvolvidas nos arquivos, estamos fazendo referência aos fundos documentais e à
informação arquivística contida nos documentos.
Sendo assim, os indicadores foram classificados e apresentados a partir desse entendimento e
elencados no Quadro 1, resultando em indicadores de informação e indicadores de gestão do processo
de gestão documental, sendo coletado e analisado cada qual durante o desenvolvimento da pesquisa.
3) Aplicar métricas nas atividades de gestão documental, resultando em indicadores para o
gerenciamento do fluxo da informação:
Com relação ao terceiro ponto de respostas, ao aplicar métricas nas atividades do processo de
gestão documental os resultados apontam para alguns indicadores voltados para a melhoria do fluxo
informacional. Destaca-se aqui o indicador de impacto, 1.2.2.4 – Digitalização que, com a
aplicabilidade da solução de GED nos documentos institucionais a partir de 2007, o panorama do fluxo
informacional foi alterado definitivamente, trazendo benefícios aos usuários, por meio de
compartilhamento sistematizado, cujo acesso múltiplo e simultâneo em rede da informação
arquivística modificou definitivamente o fluxo da informação na instituição.
4) Adequar modelos existentes de outros estudos métricos na aplicação em arquivo:
Com relação ao quarto ponto de respostas, destaca-se a fórmula bibliométrica aplicada em
alguns indicadores do processo de gestão documental, cuja aplicação complementar à formação da
arquivometria foi apresentada por Pinto, (2011, p.142-143) afirmando que
a relação de comparação 80/20 (modelo de Trueswell), [...], também podem ser
incorporadas na arquivometria como a relação consulta/fundo documental ou
coleção, tendo como saber se 80% das consultas são de 20% de determinado fundo
documental ou coleção. Entretanto, sua posição pode ser inversa também, com a
relação historiador/solicitações, sabendo que 20% dos historiadores detêm 80% das
solicitações.
Destaca-se também a fórmula arquivométrica aplicada em alguns indicadores do processo de
gestão documental, cuja aplicação complementar à formação da arquivometria também foi reportada
por Pinto, (2011, p.66) afirmando que “[quanto à] circulação de [...] [coleções] e fundos documentais,
[...] [existe] o coeficiente do total de documentos consultados (Ta), com o total de documentos na
coleção [...] (Tc). [Representado por:] Qc = Ta ÷ Tc”.
Partindo desses modelos foram feitas adaptações para que fosse possível a aplicabilidade dessas
fórmulas em diversos indicadores de informação e de gestão analisados na presente pesquisa.
A seguir serão apresentados os indicadores analisados durante a pesquisa, os quais foram
aplicadas fórmulas bibliométricas e/ou fórmulas arquivométricas.
Indicadores cuja aplicação de fórmula bibliométrica foi possível:
1.2.2.1 – Consulta web com acesso restrito ao acervo documental;
1.2.2.2 - Consulta web com acesso ostensivo ao acervo documental;
1.3.1.1 – Consulta local;
1.3.2 – Empréstimo;
1.3.3 – Classificação;
1.3.4 – Ordenação;
1.3.5 – Arquivamento;
1.3.7 – Acondicionamento;
1.4.4 – Transferência;
1.4.5 – Recolhimento;
1.5.1 – Instrumentos de pesquisa (índices) disponíveis online;
1.5.2 - Instrumentos de pesquisa (índices) disponíveis no suporte físico;
1.6.2 – Curso;
1.6.4 – Evento.
Indicadores cuja aplicação de fórmula arquivométrica foi possível:
1.2.2.1 – Consulta web com acesso restrito ao acervo documental;
1.2.2.2 - Consulta web com acesso ostensivo ao acervo documental;
1.2.2.3 – Consulta em microfilmes ao acervo documental;
1.3.1.1 – Consulta local;
1.3.2 – Empréstimo;
1.4.4 – Transferência.
Indicadores cujas fórmulas bibliométrica e arquivométrica simultaneamente foram possíveis:
1.2.2.1 – Consulta web com acesso restrito ao acervo documental;
1.2.2.2 - Consulta web com acesso ostensivo ao acervo documental;
1.3.1.1 – Consulta local;
1.3.2 – Empréstimo;
1.4.4 – Transferência.
5) Identificar as melhorias no fluxo informacional após a aplicação de métricas:
No que diz respeito ao quinto ponto de respostas, pode-se inferir que após a coleta de dados de
alguns indicadores de informação e de gestão observou-se que alguns processos favorecem ao usuário
o acesso e a disponibilização da informação. A digitalização e a aplicação de tecnologia de GED na
documentação arquivística institucional é um indicador que aponta as melhorias advindas da aplicação
de métricas, tais como: rápida recuperação de informação; agilidade na tomada de decisão; visibilidade
e difusão da informação pública; acesso múltiplo e simultâneo em rede da informação; cópias de
segurança; diminuição da circulação do volume documental no suporte físico; preservação dos
originais e controle da informação, servindo de subsídio ao gestor da unidade de informação para
nortear o planejamento voltado para processos bem sucedidos que já vem sendo executados e também,
para a implementação de outros processos que deverão ser incorporados nas atividades de rotina do
arquivo, priorizando melhorias do fluxo informacional.
6) Elencar as mudanças/benefícios advindos com a aplicação de métricas no arquivo:
Em relação ao sexto ponto de respostas, pode-se inferir que a aplicação dessa metodologia de
estudo aos arquivos pode estar voltada para o ciclo vital dos documentos, passando pelos arquivos
corrente, intermediário e permanente e também para a funcionalidade das atividades desenvolvidas
em arquivos. A aplicação dos estudos métricos pode aperfeiçoar os processos, otimizar a utilização do
ambiente (espaço físico), subsidiar gestores de arquivos no planejamento para tomadas de decisão e
incorporar novas ideias às necessidades enfrentadas nessas unidades de informação. E ainda, a
otimização do desempenho de arquivos, maior visibilidade dos serviços oferecidos por essas unidades
de informação, melhorias ao acesso documental, oferecer serviços de qualidade, contribuir com a
transparência administrativa podem ser considerados benefícios advindos da aplicação de métricas nas
atividades desenvolvidas nos arquivos, pois implicam diretamente na satisfação dos usuários, além de
possibilitar a reestruturação dos serviços gerados no arquivo ou na própria instituição arquivística,
corroborando a contribuição desses estudos nessas unidades de informação.
Vale destacar outras considerações construídas durante a pesquisa, cujo momento de coleta e
análise dos dados referentes aos indicadores de informação e de gestão do processo de gestão
documental, foi delineando e destacando a documentação funcional em vários indicadores, mostrando
que esse tipo documental é o mais eficiente, o mais consultado no local, o mais consultado
remotamente, o mais emprestado, classificado e transferido. Observa-se também que outro tipo
documental que apresenta relevância durante a pesquisa é a documentação discente, destacando maior
consulta local e empréstimo.
A pesquisa apresenta dois questionamentos:
a) Ao mensurar as atividades decorrentes do processo de gestão documental será possível
identificar a otimização do fluxo informacional e do gerenciamento do arquivo?
b) Quais os impactos gerados a partir do uso da aplicação de métricas no arquivo para novas
tomadas de decisão?
Em relação ao primeiro questionamento, otimização do fluxo informacional e do gerenciamento
do arquivo, pode-se inferir que, as métricas aplicadas nas operações técnicas referentes à gestão
documental, utilizando modelos quantitativos, funcionam como ferramenta que possibilitam aos
gestores dessas unidades de informação melhorias, utilizando os dados levantados para uma melhor
gestão, em âmbito processual e administrativo.
Observa-se, ainda, a falta de instrumentos estatísticos para o estudo dos arquivos, pois ainda é
uma área com muito a construir. É essencial que se disponibilizem metodologias aplicáveis, baseadas
na estatística e matemática, nos arquivos, para poder medir e avaliar o fluxo da informação
arquivística; estabelecer prioridade na gestão e alocar recursos, contribuir para o desenvolvimento da
pesquisa no âmbito dos arquivos, e no processo de inovação e geração de conhecimento neste tipo de
unidade.
Como pode ser constatado, é mais que pertinente o uso da matemática e estatística na
Arquivística, sendo que não é mais possível realizar um adequado gerenciamento sem aplicação
desses. Não se faz gestão sem medir e avaliar os serviços oferecidos, a satisfação e necessidades
informacionais dos usuários. Além disso, é preciso também usar a métrica para medir instalações, o
volume documental, elaborar layout, bem como avaliar as variáveis de empréstimo, consulta entre
outras etapas da gestão.
Os indicadores de informação e de gestão, apresentados no Quadro 1, estão voltados para o
fluxo informacional e para a gerência de arquivos, respectivamente.
Em relação ao segundo questionamento, a aplicação de métricas nos acervos arquivísticos vem
a favorecer as necessidades informacionais de seus usuários, possibilitando o acesso a esse potencial
informacional que, muitas vezes, sustentam as tomadas de decisão organizacional, a execução de
atividades e a pesquisa científica.
A aplicabilidade da arquivometria impactou na tomada de decisão no momento em que é
utilizada pelo gestor de arquivos como ferramenta de gerenciamento de unidades de informação,
possibilitando aos profissionais atuantes em arquivos ter conhecimento da importância e saber
desenvolver e aplicar estudos métricos em seu gerenciamento, utilizando para melhorar cada vez mais
a gestão do arquivo. Consequentemente o mesmo passa a atender às necessidades informacionais de
seus usuários, demonstrando ser um espaço informacional efetivo em seus objetivos e propósitos, ou
seja, garantir a preservação e acesso à informação.
A grande possibilidade de avaliar os serviços oferecidos pelo arquivo buscando maior eficiência
e eficácia, favorecer a visibilidade da arquivometria e disponibilizar os modelos adaptados a outras
unidades de informação, visando o compartilhamento dos benefícios decorrentes dessa aplicação estão
diretamente relacionados com tomadas de decisão.
A pesquisa também buscou evidenciar a atualidade do tema e colaborar para a lacuna existente
na literatura referente a estudos voltados para a fundamentação teórica e aplicação dos estudos
métricos em arquivos, ou seja, arquivometria, destacando sua importância para os gestores de unidades
de informação nas tomadas de decisão.
O profissional que atua em arquivos enfrenta novos desafios profissionais com a inclusão da
tecnologia, novas competências a serem desenvolvidas, voltadas para a visibilidade dos serviços
oferecidos pelo arquivo. A aplicação de técnicas matemáticas e estatísticas às atividades arquivísticas
permite apreender de forma quantitativa a situação dos serviços de arquivo, a documentação, os
recursos humanos e materiais, o espaço físico e condições ambientais. Por tudo isso, é contributivo
aos profissionais atuantes em arquivos saber desenvolver e aplicar estudos métricos nos processos de
rotina, utilizando para melhorar cada vez mais a gestão do arquivo.
Assim, em conformidade com a definição apresentada por Gorbea Portal (1994), a
arquivometria, ao aplicar modelos matemáticos e estatísticos ao comportamento e análise dos
documentos de arquivo com o interesse de identificar fenômenos históricos associados a estrutura e
organização desses documentos, podemos inferir que, ao ser quantificado os processos e atividades
desenvolvidas nos arquivos, estamos fazendo referência aos fundos documentais e à informação
arquivística contida nos documentos. E Pinto (2011, p. 64) afirma que “A Arquivometria é toda e
qualquer atividade quantitativa do arquivo, baseado em sua aplicabilidade simples ou mais complexa”.
Uma contribuição resultante da pesquisa é a consolidação da arquivometria que viabiliza e
valida a aplicabilidade de estudos métricos da informação em arquivos.
Acredita-se que esta pesquisa, acerca de arquivometria, possa contribuir para a CI e para a
Arquivologia, considerando-se que pesquisas dessa natureza são fundamentais para a afirmação do caráter interdisciplinar da CI e para a Arquivologia um olhar diferenciado aos estudos métricos,
beneficiando, com sua aplicabilidade, a gestão das unidades de informação de arquivo.
Esta pesquisa e suas aplicações servirão como referencial na busca de novas possibilidades de
adaptações de modelos existentes ou modelos que poderão ser desenvolvidos em pesquisas futuras.
Como sugestão, acredita-se ser importante a aplicabilidade de métricas em um arquivo corrente,
possibilitando explorar o indicador 1.1.2 Produção/Recepção de documentos.
Para o indicador 1.2.1 Obsolescência, a sugestão seria desenvolver planilhas especificando e
tabulando dados referentes aos grupos documentais que apresentem maior índice, para um maior
planejamento quanto à visibilidade dessa documentação.
Essa pesquisa contribui para a abertura dos estudos referentes à aplicabilidade de métricas nas
atividades desenvolvidas no processo de gestão documental em arquivos e a mesma pode ser replicada
para outros tipos de arquivos, como os setoriais dentro das instituições que se caracterizam como
correntes.
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