Centro de Logística para Gestão Documentos

Estudo de Caso

Como pensar o projeto de gestão de informações para ambientes colaborativos: tendência

GED/ECM 3.0 e o ROI

[...] Não se gerencia o que não se mede... Não se mede o que

não se define...Não se define o que não se entende... Não há

sucesso no que não se gerencia[...]

William Edwards Deming

Contexto

Goiás

BD

CentralRepositório

Central

Transferência e Centralização de Acervo Digital e Papel

USUÁRIOS CORPORATIVO

Consulta via WEB

Sustentação do Negócio Estudo de Caso

Estudo de Caso

Centro de Logística para Gestão de Documentos

CLGD

1 – Coleta de Documentos Físicos

Gestor em Documentação

Usuário Corporativo

1

2 3

4

Auditor em Documentação

5

Centro de Logística para Gestão de Documentos –

Projeto CLGD

Colaboração \ BPM \ BI GED \ ECM

2 – Preparação e Digitalização

Centro de Logística para Gestão de Documentos –

Projeto CLGD

Centro de Logística para Gestão de Documentos

GED \ ECM

Documentos Essenciais Para Sustentação do

Negócio

3 – Workflow – Documentos Essenciais

Centro de Logística para Gestão de Documentos –

Projeto CLGD

Centro de Logística para Gestão de Documentos

GED \ ECM

MPI – Matriz de Subprojetos Identificados

Políticas e Diretrizesde Gestão Arquivística

de Documentos

Apropriação e Transferência de

Conhecimento

Automação da Gestão Arquivística

de Documentos

Matriz de TemporalidadeDe Documentos

ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETOS (EAP)

Bloco 1 de Subprojetos Bloco 2 de Subprojetos

Centro de Logística para Gestão de Documentos –Projeto CLGD

MPI – Matriz de Subprojetos Identificados

Políticas e Diretrizesde Gestão Arquivística

de Documentos

Apropriação e Transferência de

Conhecimento

ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETOS (EAP)

Bloco 1 de Subprojetos

Centro de Logística para Gestão de Documentos –Projeto CLGD

MPI – Matriz de Subprojetos Identificados

Automação da Gestão Arquivística

de Documentos

Matriz de TemporalidadeDe Documentos

ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETOS (EAP)

Bloco 2 de Subprojetos

Centro de Logística para Gestão de Documentos –Projeto CLGD

Apropriação e Transferência de Conhecimento

Auditor em Documentação

Gestor em Documentação

Capacitação

Treinamento - 1

Política e Diretriz de Gestão Arquivística de Documentos

Políticas e Diretrizesde Gestão Arquivística de

Documentos - 2

Matriz de Temporalidade de Documentos

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

Matriz de Temporalidade

De Documentos - 3

Automação da Gestão Arquivística de Documentos

Automação da Gestão Arquivística de

Documentos - 4

Política &Diretrizes

Procedimentos

Lei – Acordão -Jurisprudência

Esfo

rço

Tempo

Fase

de

Def

iniç

ão

Fase

de

Pla

ne

jam

en

to

Fase

de

Exe

cuçã

o

Fase

de

Fin

aliz

ação

Fase de Controle

Projetos – Gestão de Acervos

Ferramentas utilizadas pela Infoconnect Alliance

LPD - Levantamento Preliminar de Dados

ContextoContexto

Atividades executadas:

154 caixas em 3 galpões de armazenagem. 36 armários documentos nas áreas geradoras plantas. 49 espécies documentais constatadas. 1 tabela de temporalidade (Descontinuada porém ainda

consultada). 5 Métodos de tratamentos apresentados. 2 software de registros de documentos de terceiros . 5 Planilhas

Excel auxiliares utilizadas para controle dos arquivos. 18 horas de entrevistas, com aplicação de questionários.

LPD - Levantamento Preliminar de Dados

ContextoAnálise complementares dos seguintes processos:

Geração / recebimento de documentos Logística de Gestão de documentos Controles de empréstimos, temporalidade e descarte de documentos Guarda e Preservação dos documentos Níveis de automação interna e externa Exposição, Gestão de Risco, Governança, Compliance e

Sustentabilidade Legalidade e exigibilidade dos órgãos de controle (Policia e receita

federal, Conselhos Anvisa, Meio Ambiente, Fisco Estadual e Municipal).

LPD - Levantamento Preliminar de Dados

ContextoAnálise específica do Processo de Gestão Arquivistica de Documentos:

Semiose / Signo Ontologia Taxonomia Vocabulário controlado Campos Indexadores Thesauros Descritores Palavras chave Metadados / Tag

Selecionar

Captar

Catalogar

Classificar

Indexar

Disseminar

Descartar

RecuperarAtualizar

Armazenar

CLGD da Estudo de

Caso

Convence?

ROI x ROE – Economia da InovaçãoColaboração

Sensibiliza?

Demonstra?

Agrega valor?

É mensurável?

É perceptível peloMercado ou pela sociedade?

Aumenta a competividade?

ROI x ROE – Economia da InovaçãoColaboração

Viagem do ConhecimentoInformação e Documento

CID

Pelo amor ou pela dor

Desafio

Mais de 80 % dos conteúdo

empresariais são desestruturados

ROI x ROE – Economia da InovaçãoColaboração

O volume dos conteúdos esta

crescendo mais de 200 % por ano.

Agulha no palheiro

ROI x ROE – Economia da InovaçãoColaboração

O trabalhador da era do conhecimento gasta de 15% a

35% do seu tempo procurando informação

15% do tempo gasto é com duplicação da informação

existente

Índice de sucesso na busca é menor que 50%

Os executivos despendem mais de 40 % do tempo de trabalho (homem \

hora na Gestão de Documentos

ROI x ROE – Economia da InovaçãoColaboração

GED \ ECM 3.0 - CIDContabilidade – Administração - Economia

Projetos de Gestão do Conhecimento

O que todos estes usuários do CERVO DE INFORMAÇÃO buscam

Projetos Descomplicados

Inovar -Digitalizar – Compartilhar – Pesquisar – Gerenciar Processoscom Legalidade e Segurança dentro das Melhores Práticas

A qualquer hora e ou qualquer lugar do mundo!

Resultados de Nossas Soluções

União de Profissionais & Empresas em Gestão da Informação & Conhecimento

Taxonomia – Metadados – Indexadores – Tag #Pensamentos Caipira

“Há três caminhos para o fracasso: não ensinar o que se

sabe, não praticar o que se ensina, e não perguntar o que se

ignora”. (São Beda)

A capacidade de proteger o futuro na era do líder educador, a gestão

de pessoas exige três virtudes especiais: generosidade mental,

coerência ética e humildade intelectual Mario Sergio Cortella*

Posso não concordar com nenhuma das palavras que você

disser, mas defenderei até a morte o direito de você dizê-las.François-Marie Arouet - Voltaire

Taxonomia – Metadados – Indexadores – Tag #Pensamentos Caipira

Se lhe pedirem para ser varredor de ruas, varra as ruas como Michelangelo pintava, como

Bethooven compunha ou como Shakespeare escrevia.

Martin Luther King

Para ter inimigos, não precisa declarar guerras, apenas diga o

que pensa.Martin Luther King

"É bem verdade que a lei não pode fazer um homem me amar,

mas ela pode impedi-lo de me linchar, e eu penso que isto é

muito importante."Martin Luther King Jr.

Consultor Caipira – Um Caipira Letrado

Bacharel em Ciências Contábeis, Administrador de Empresas, Analista de Sistemas, Bacharelando em Ciências Jurídicas.

Analista em Organização e Sistema e Métodos, Especialista em BPM (Processos), Gestor de Projetos de GED, CRM, ERP, Workflow, ROI, Especialista em Gestão do Conhecimento e Informação e Documento.

Formação em instituições como Fundação Álvares Penteado – SP e FGV – RJ e FAESA - ES. Prêmios: Profissional do Ano 1998 CENADEM, Best Choice Lótus / IBM – Brasil 1998, 1999, 2000 e 2001 e

Finalista do Best Choice 2002 – Orlando USA – Categoria Knowledged Management. Diretor Presidente do Instituto UniLogos – São Paulo – Head of Information Management Buiness Unit da Synercorp.

Projetos: 501 implantados em 22 Países. Desde 1992 é instrutor, palestrante, professor com aproximadamente

9 mil profissionais treinados.

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