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Digitalização de Documentos e a Preservação Documental na era Digital
Benedito Odair Rodrigues
MAI/2011
GED/EIM 2011 RJ
O que é um registro ?
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Definido como qualquer informação em qualquer midia ,
seja original ou cópia , gerada ou recebida por uma
organização, que seja util para a operação desta
Definição ARMA
O que é um registro ?
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•Desenho em CAD
•Documento em Papel
•Prontuario do paciente
•Microfilme – Fotograma
•Relatório do sistema
•Raio X
•Imagem de um exame
•Arquivo Word
•Arquivo MP3
•Página WEB
•Fotografia
•Contrato
•Documento Contabil
Informação estruturada X não estruturada
•Banco de Dados – Estruturada
•Demais – 80% - Não estruturada
Valor da Informação
5AIIM
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Vivemos num mundo baseado no “papel “
7
Podemos Imaginar o Mundo sem a Tecnología Digital ?
Computação em Nuvem
ECM - Enterprise content management
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Estratégias , métodos e ferramentas utilizadas para captura , gerenciamento ,
Armazenamento , Preservação e disponibilidade de conteúdo e documentos
relacionados aos principais processos da organização.
Ferramentas
Reune uma série de componentes
•Document Management – Gestão de documentos
•ERM – Gestão Eletrônica dos registros
•Work flow – Fluxo do trabalho
•WEB Content management – Gestão do conteudo WEB
•Document Imaging - Gestão das imagens dos documentos
•Search – Pesquisa
•Colaboração
Captura
Distribuida
Produção
WorkFlow de NegócioInformações especificas são extraidas, usando
aplicações especificas para determinados documentos
que habilitam processos de negocio(Transacional) que
dependem desta informação no seu conteudo.
Linha de NegócioAplicações funcionais em que as imagens são usadas
nos escritorios pelas organizações primariamente
como referência , verificação de assinatura, prova…. .
ColaboraçãoDocumentos compartilhados , da mesa de trabalho
numa organização para revisão, aprovação, referência
e reclamações.
OrganizaçãoDocumentos digitalizados e armazenados por tipo de
conteúdo em varios tipos de arquivos para facilidade
de portabilidade e acesso..
Adoção
Expanção
Otimização
Visão do mercado – Usuário
Pequenos Negócios
Grandes
Corporações
Médias empresas
e
Governo
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Adoção
Expanção
Otimização
Qual o seu negócio ?
– Adoção da digitalização em novas areas do ECM
– Papel digitalizado sendo usado como parte do processo de workflow.
– Facilidade de adoção como ferramenta desktop.
– Dispositivos móveis acelerando a virtualização do papel
– Caracteristicas de digitalização mais importantes que o scanner.
– SaaS (Nuvem) tornando se popular para arquivamento e gerenciamento
de documentos. Segmento pessoal e empresarial.
Tendências
Mega Tendências
Desktop X Nuvem
- Mais inteligentes- Melhoria no processamento da imagem como parte do Scanner
- Facillitar digitalização de novos tipos de documentos
- Mais funções com o botão inteligente
- Operar num ambiente “Capture-less”- Não mais “Captura-processa-libera”
- Aplicações em nuvem rodando os scanners
- Menor dependencia de aplicações thick client
- Mobilidade
- Facilitar acesso e uso em qualquer lugar
Scanners Captura Distribuida
- Produtividade
- Foco na Velocidade de digitalização
- Melhorar processamento de imagem eliminando
- Tem a funcionalidade de Smart Touch ( botão inteligente) nos
scanners de produção
- Avanços no transporte e Software
- Reduzir necessidade de preparação dos documentos para
aceitação de diversos tipos de documentos
- Reduzir custos do cliente final
- Aumentar tempo de uso continuo e diminuir
tempo de treinamento
Scanners de Produção
ScanMate
i1120
i2400/
i2600/
i2800
Scan Station
500
i1405/i1420/
i1440
i5200/
i5600
i1860
Sidekick
1400u
Trūper
3210/3610
Ngenuity
9090/9125/
9150i4200/
i4600
i1210/
i1220 Plus
i1310/
i1320 Plus
i730/i750/
i780
Scanners
Captura Distribuida
Rede
Produção
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PreparaçãoPreparação
Preparação e
separação
dos
documentos
Preparação e
separação
dos
documentos
DigitalizaçãoDigitalização
Captação da
imagem dos
documentos
Captação da
imagem dos
documentos
Controle
de
Qualidade
Controle
de
Qualidade
Verificação da
qualidade das
imagens
digitalizadas
Verificação da
qualidade das
imagens
digitalizadas
IndexaçãoIndexação
Atribuir dados
nos campos de
índices para
futuras
pesquisas
Atribuir dados
nos campos de
índices para
futuras
pesquisas
SaídaSaída
Envio da
informação
para um
software de
GED e
Microfilmagem
Eletrônica
Envio da
informação
para um
software de
GED e
Microfilmagem
Eletrônica
KODAK
PesquisaPesquisa
Consulta,
distribuição e
gerenciamento
dos
documentos
Consulta,
distribuição e
gerenciamento
dos
documentos
Etapas Captura - ScannersEtapas Captura - Scanners
Escolhendo um scanner
Informações para definir o melhor scanner
Tipo de Documento / Físico
Tamanho Ex. A4, Ofício, A3, planta, etc..
Gramatura
Páginas ou livro – Mesa ou Alimentador
Estado de conservação
Frente e verso
Conteúdo do documento.
Ex. Texto, Figura, etc..
Colorida ou PB
Image de Saída
Imagem Preto e branco, tons de cinza e
colorido
Dual stream
Motivo da Digitalização
Preservação – Analógica – Digital
Processo de negócios
Web
Volume de Documentos Volume Diário ou Mensal de
documentos
Centralizado ou Descentralizado
Assistência Técnica On-site, balcão ou troca
Tempos de Resposta - SLA
Peça e material de consumo
Resolução
Ótica
Saida
Mais Custo X Benefício
Valor agregado (Softwares)
Drivers
Reputação do fornecedor
Segmentos de Mercado - Scanners
Segmento de
Produtos
Velocidade
Alto Volume > 100 ppm
Médio Volume 65 – 100 ppm
Baixo Volume 51 – 75 ppm
Departamental 31 – 50 ppm
Workgroup 16 – 30 ppm
Pessoal 8 – 15 ppm
Scanner Profissional vs Multifuncional
Velocidade de captura do documento A partir de 20 folhas ou 40 imagens por minuto
Digitaliza frente e verso ao mesmo tempo sem perder performance
Robusto Alimentador de Documentos (ADF) aceita diferentes tamanhos e gramatura de documentos
Processamento de imagem Correção inclinação
Detecta o tamanho exato de cada documento
Auto- Brilho e rotação automático do documento
Menor tamanho de arquivo (compressão interna de imagem)
Tratamento da imagem do documento
Facilidade de uso Smart Touch – Botão inteligente
Fluxo de trabalho pré-definido
Interação e integração com sistema de gestão documentos
Personalização do software interno do scanner
Captura
Rotativo Planetário
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Elementos funcionais
•Lâmpada
•Lentes
•Sensori4200
i780
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Fluxo do Documento – áreas envolvidas
Recepção Área Final
“Arquivo”
Áreas CorrentesDocumento
Identificar qual é melhor área para colocar o Scanner?
Verificar intra-estrutura necessário (rede, link, espaço na mesa)
Software de Captura e GED
Tipo de documento (cartão PVC )
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Fluxo do Documento – áreas envolvidas
RecepçãoÁrea Final “Arquivo”Áreas Correntes
Documento
i1200/i1300
i1200/i1300i1120
Scanner de
RedeScanner de
Rede
Scanner
Recomendado
i4200/i4600
i730/i750/i780
i5200/
i5600
i2400/
i2600/
i2800
Principais Scanners Kodak
Scanner i1120 – 20 folhas por minuto
05 Smart Touch Close up.wmv
i1120
25
19/5/2011 25
Principais Scanners Kodak
Scanner i2400 – 30 Documentos por minuto
i2400
26
19/5/2011 26
Scanner de Rede SS500 ( não necessita Micro)
Digitaliza 30 folhas por minuto
Envia imagens para:
Impressora da rede
FTP
FAX
Diretório da rede
Pen Drive
Principais Scanners Kodak SS500.wmv
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Scanner i1860 – 200 folhas por minuto frente e verso
Principais Scanners Kodak
i1860.wmv
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Como preservar os documentos digitais ?
Por um perido grande de tempo(mais de 10 anos)
Com baixo custo de armazenamento
Com segurança e integridade
Sem necessidade de muitas atualizações
Legalmente
RespostaResposta
Sistema HíbridoSistema Híbrido
Fazer BACKFazer BACK--UP em um meio análógicoUP em um meio análógico
Pergunta PrincipalPergunta Principal
30
19/5/2011 Kodak's Graphic Communications Group 30
O documento digital também é vulneravel:
Depende de: Hardware (computador)
Meio de armazenamento
Software (Sistema Operacional, Programa e formato de imagem)
Mídia se deterioram ou “evaporação” de Bit Devido a efeitos físicos, químicos, magnéticos, etc.
Qualidade do meio de armazenamento
Forma de gravação
Há limitações com respeito a legalidade
Obsolescência DigitalObsolescência Digital
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• Integração do sistema digital e micrográfico.
• Microfilme se torna un arquivo de referencia e back-up do arquivo digital.
• Arquivo digital das imagens somente na fase ativa.
Fase InativaFase Ativa
Indíce de
Busca da
Informação
Sistema HíbridoSistema Híbrido
Custo de Custo de
ArmazenamentoArmazenamento
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Microfilme – Arquivo de Referência
• Paradigma: “Mídia ultrapassada??”
• Mídia analógica
• Durabilidade: 500 anos (filme prata)
• Meio arquivístico – Longo Prazo
• Lei do Microfilme
•Compacto
•Custo
•Integração com meio digital
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Digital para Filme
Preparar Documentos
Capturar as imagens
“Processar” as imagens
Gravar imagens no filme
Digitalizar a imagem do filme DOCUMENTOS PROCESS /
GRAVAÇÃO
ARMAZENAMENTO/ PESQUISA
• O processo de digitalizar a
imagem , e gravar no filme
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Microfilmagem Eletrônica
Sistema de
Imagem
Software de
Controle
Digital
para
Analógico
CONVERSOR
De-Skew
Rotação
Software de Captura
Batch de
indice
Ate 400 imagens por minuto
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Arquitetura Microfilmagem Eletrônica
GEDGED
MainframeMainframe
ScannerScanner
Microfilme Microfilme
VirtualVirtual
Lista ou Diretório Lista ou Diretório
de imagensde imagens
AWISAWIS
16 mm16 mm
MicrofilmMicrofilmee
••LivrosLivros•• PlantasPlantas•• FolhasFolhas soltassoltas
•• WordWord••PPTPPT•• ArquivoArquivo TXTTXT•• ArquivosArquivos PDF/A e PDFPDF/A e PDF•• EE--mailmail••JPEGJPEG
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Lei do Microfilme 5433 de 1968
Decreto 1799 de 1996 Artigo 3.
Legalidade do MicrofilmeLegalidade do Microfilme
Art. 3º Se entende por microfilmagem, para fins deste Decreto, o
resultado do processo de reprodução em filme, de documentos ,
dados e imagens , por meios fotográficos ou eletrônicos, em
diferentes graus de redução.
Parecer 736/2006 do Ministério da Justiça
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Beneficios do Arquivo de Referência
Gerenciamento do ciclo de vida da Informação
Evita riscos de Migração e Despesas não planejadas
Recuperação de Desastres
Gerenciamento de Armazenamento da Informação
Segurança no conteudo
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Status no BrasilMais de 6,0 Milhões de documentos por dia microfilmados eletrônicamente
Birôs de serviço , Bancos , Comércio , Governo, Fundações , Justiça
Tipos de Documentos Contratos comerciais Jornais Cheques Correios Depto Pessoal Documentos notariais Correio eletrônico Multas Processos Juciciais Plantas Registros médicos Histórico Escolar RH
Back up de informação / Preservação
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Microfilmagem eletrônica no Brasil
Mercado em Crescimento 15%
Instalações nos principais centros
Estudos de implantação
Migração do Convencional
Preservação Digital / Back Up
Redução custos
Novos serviços
Filme Blipado
Pesquisa Digital
Tráfego imagem X papel
Legalmente Aceito
Parecer 736/2006 do Min.da Justiça1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
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Segmentos:Segmentos: Birô de ServiçoBirô de Serviço
Perfil: empresas novas que já fazem a digitalização e agora precisam
fazer a microfilmagem.
Atualização dos antigos equipamentos de microfilmagem tradicional
Oferecem o scanner sem custo para os clientes que fazem a
microfilmagem eletrônica
Baixo custo operacional
As imagens são enviadas para a empresa através de FTP ou CD/DVD.
Pesquisa rápida devido a indexação por imagem
Casos de Sucesso - Brasil
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Casos de Sucesso - Brasil
Segmentos:Segmentos: GovernoGoverno Atualização dos equipamentos de microfilmagem tradicional
Redução de custo para fazer a microfilmagem:
• Mão de obra para fazer a captura e indexação dos documentos
• Manutenção de equipamentos antigos.
• Preservação da Informação
• Explosão de imagem Digital - Justiça
Melhoria de atendimento
• Atendimento com imagem no curto prazo
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Casos de Sucesso - Brasil
Segmentos:Segmentos: FinanceiroFinanceiro Utilizar imagens geradas pelas Classificadoras de Cheques
Captura dos cheques com Scanners
Não depender da revelação do microfilme para liberar o cheque
(compensação)
Microfilmagem centralizada com baixo custo operacional.
Qualidade da imagem no microfilme
Substituição do COM - Microfichas
Preservação – Longo Prazo
Típico processo de microfilmagem eletrônica
Captura descentralizada em
diversos locais
Microfilmagem centralizada
num unico ponto
Redução de Custos com
movimentação de
documentos
Imagem movimentada via
link , Cd/DVD .
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Microfilmagem
Centralizada
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Segmentos: ComércioSegmentos: Comércio
Armazenar cadastro de cliente
Contratos de Financiamento
Garantias
Seguros
Back up de informação
Casos de Sucesso - Brasil
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Casos de Sucesso - Brasil
Segmentos:Segmentos: SaúdeSaúde
Otimizar fluxo de documentação
Centralizar documentação referente a atendimentos médicos e clientes
Redução dos tempos de pagamento
Redução de custos operacionais e armazenamento
Redução de espaço de armazenamento de papéis
National Archives of Singapore - NAS
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Ponto chave: Flexibilidade , longo prazo de armazenamento, integridade da
Informação , registros de governo
Introdução:
Guarda a Memoria coletiva do pais , Gerencia a memoria corporativa do governo,
Arquivos publicos ,mapas hitóricos , fotografias , audiovisual.
Aplicação prática:
Recebe documentos em papel e digital. Mantem formato digital para acesso
rápido dos documentos mais procurados.
Documentos com textos são convertidos para Microfilme, reduzindo os custos de
migração de midia digital e mantendo a integridade da informação.
Microfilme em 16 mm , com Kodak i9620 - documentos até A3
Microfilme 35mm com OP 500 A2 e acima.
Midias armazenadas em salas climatizadas
DV 2400
A saída da informação em PAPEL,
EMAIL, FAX e como Imagem Digital.
Recuperação da InformaçãoRecuperação da Informação
DigitlizaçãoDigitlização do do MicrofilmeMicrofilme porpor demandademanda
Recuperação da InformaçãoRecuperação da Informação
DigitlizaçãoDigitlização do do MicrofilmeMicrofilme porpor demandademanda
Conclusão
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A Decisão de usar microfilme como midia de preservação de documentos deve
considerar os seguintes aspectos:
•Expectavia de vida do documento
•Integridade do documento
•Flexibilidade( analogio para digital e vice versa)
•Redução de espaço
•Beneficios na pesquisa , acesso e aramzenamento
•Estratégia de preservação digital
•Nível de complexidade / interatividade
Microfilme , simplicidade de acesso , requer baixo nivel de investimento para
Preservar documentação.
Perguntas?
Odair Rodrigues
Tel: 011-9940-6781 ou
www.kodak.com.br
High Digital
www.highdigital.com.br
Tel: 021 2532 3070
