Digitalização e Microfilmagem: soluções para armazenamento e preservação documental versus Legislação

Odair Rodrigues

eDOC 2014 MG - Belo Horizonte

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Por que Digitalizar os Documentos?

3

Por que Digitalizar os Documentos?

4

Por que Digitalizar os Documentos?

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Ainda muito papel……

•Anexos digitalizados

•Documentos em papel

•Formulários em papel

•Fomulários Web

•Tel/Fax

•Doc. escrito a mão

•Mensagens de texto

•Mensagens facebook

•Chat internet

•Mensagens twitter

Quais meios seus clientes usam para contactar voce ?

Pesquisa AIIM

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Mercado de Digitalização de Documentos

GOVERNO

Tribunais

Aduanas

Secretarias públicas

Migrações

Importações

Forças Armadas

Registros Públicos

Seguro Social

Concursos Públicos

CORPORATIVO

Bancos

Seguradoras

Bureau de Serviços

Varejo

Hospitais

Integradores

Universidades

Escolas

Transportadoras

VERTICAIS

Advogados

Cartórios

Contabilidade

Clínicas

Laboratórios

Secretarias

Farmacias

Despachantes

Imobiliárias

50% 40% 10%

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Expectativas dos clientes

8

Etapas e Necesidades dos clientes

ADOPÇÃO

Pequenas Empresas Mercados Verticais

Profissionais

EXPANSÃO

Empresas Medias Governo

OTIMIZAÇÃO

Empresas Grandes

OCR

WORKFLOW

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• Como preservar os documentos digitais ?

– Por um periodo grande de tempo(mais de 10 anos)

– Com baixo custo de armazenamento

– Com segurança & integridade

– Sem necessidade de muitas atualizações

– Legalmente

• Resposta

• Sistema Híbrido

• Fazer BACK-UP em um meio análógico

Pergunta Principal

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Microfilme

• Mídia analógica

• Durabilidade: 500 anos (filme prata)

• Melhor meio arquivístico

• Microfilmagem sem indexação por

documento

• Lei do Microfilme

Preservação da informação digital

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Microfilmadora Eletrônica: Processo

Digitalização, indexação e controle de qualidade

dos documentos

Microfilmadora

Eletrônica i9600

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Arquitetura Microfilmagem Eletrônica

GED

Mainframe

Scanner

Microfilme

Virtual

Lista ou Diretório

de imagens

AWIS

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mm

Microfilme

•Livros

• Plantas

• Folhas soltas

• Word

•PPT

• Arquivo TXT

• Arquivos PDF/A e PDF

• E-mail

•JPEG

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Microfilmadora Eletrônica – i9600 Decreto 1.799 de 1996

Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.

Parecer do Ministério da Justiça de Novembro de 2006

14

Legalidade do Microfilme – Parecer 736/2006 M. Justiça

14

15

Benefícios do Arquivo de Referência

•Gerenciamento do ciclo de vida da Informação

•Evita riscos de Migração e Despesas não planejadas

•Recuperação de Desastres

•Gerenciamento de Armazenamento da Informação

•Segurança no conteúdo

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Status no Brasil

• Mais de 6,0 Milhões de documentos por dia microfilmados eletrônicamente

• Birôs de serviço , Bancos , Comércio , Governo, Justiça

• Tipos de Documentos – Contratos comerciais – Jornais – Cheques – Extrato Bancario – Correios – Depto Pessoal – Documentos notariais – Correio eletrônico – Multas – Processos Judiciais – Plantas – Registros médicos – Histórico Escolar – RH

• Back up de informação / Preservação

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Típico processo de microfilmagem eletrônica

Captura descentralizada

em diversos locais

Microfilmagem centralizada

num unico ponto

Redução de Custos com

movimentação de

documentos

Imagem movimentada via

link

Microfilmagem

Centralizada

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DV 2400

A saída da informação como Imagem

Digital.

Recuperação da Informação Digitlização do Microfilme por demanda

ScanPro

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Microfilmar …….

•Expectativa de vida do documento longa……

•Integridade do documento

•Flexibilidade( analógico para digital e vice versa)

•Redução de espaço Físico – 98%

•Beneficios na pesquisa , acesso e armazenamento

•Estratégia de preservação digital

•Aspecto Legal

Microfilme , simplicidade de acesso , requer baixo nível de

investimento para preservar documentação.

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Desejo de todos os clientes…..

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Dilma veta garantia de efeitos jurídicos para documentos digitalizados - Lei 12.682/2012

http://trt-12.jusbrasil.com.br/noticias/3178621/dilma-veta-garantia-de-efeitos-juridicos-para-

documentos-digitalizados

11 julho 2012

A presidente Dilma Rousseff vetou a equiparação, para fins probatórios, dos

documentos digitalizados aos seus originais. Dilma sancionou projeto tratando da

elaboração e do arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, na forma da

Lei 12.682/2012, mas rejeitou todos os artigos que garantiam o mesmo efeito jurídico

aos documentos digitalizados

De acordo com o Projeto de Lei da Câmara 11/2007, da então deputada Angela

Guadagnin (PT-SP), o documento digital e sua reprodução teriam o mesmo valor

probatório do documento original, para todos os fins de direito. A proposta também

garantia aos documentos digitalizados o mesmo efeito jurídico conferido aos

documentos microfilmados.

Na fundamentação dos vetos, com base em parecer do Ministério da Justiça...

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Tipos de Captura - Volume

23

Tendências

•Mercado continua em crescimento 30% no Brasil

•Captura Descentralizada

•Mobilidade

•Nuvem

•Simplicidade de uso

• Route information faster

• Enable collaboration, customer engagement

• Save time and costs derived from shorter information access cycles

• Use paper rather than eliminate it

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Tendências

•Máquinas compactas e silenciosas

•Mais inteligência na captura

•Scanners com mais capacidade de processamento interno ,

–PC mais simples

–Software de captura online - WEB

• Route information faster

• Enable collaboration, customer engagement

• Save time and costs derived from shorter information access cycles

• Use paper rather than eliminate it

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Portfólio de Scanners

ScanMate i1120

i1860

Ngenuity

i5200/i5600 i5200V/i5600V

i2400/ i2600/ i2800

Trūper 3610

3210

ScanMate i940

i5800

I4200 plus I4600 plus

Scan Station 500

i1405/ I1420/ i1440

i2900

i3200/ i3400

9090 9125 9150

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Portfólio de Software

• Driver

• Aprimoramento de Imagens

• Ferramenta de Captura de Documentos

• Ferramenta de Gestão de Parque

• Solução de Captura de Documentos

WIA

Smart Touch

Capture Desktop

KAMS

Capture PRO

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Kodak Perfect Page

Recorte (Cropping)

Imagem de Entrada

Recorte fixo

Auto-recorte

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Kodak Perfect Page

Recorte (Cropping)

Endireitamento (Deskew)

Imagem de Entrada

Recorte + Endireitamento

29

Kodak Perfect Page

Recorte (Cropping)

Endireitamento (Deskew)

Compressão da imagem

Imagem Original Compressão 10:1 Compressão 45:1

30

Kodak Perfect Page

Recorte (Cropping)

Endireita imagem (Deskew)

Compressão da imagem

Rotação-automática

Imagem de Entrada

Rotação-automática

31

Kodak Perfect Page

Recorte (Cropping)

Endireitamento (Deskew)

Compressão de imagem

Rotação automática

Foco (Sharpening)

Imagem de Entrada

Normal

Alto

Exagerado

Sem processar

32

Kodak Perfect Page

Recorte (Cropping)

Endireitamento (Deskew)

Compressão de imagem

Rotação automática

Foco (Sharpening)

Preenchimento de bordas Desabilitado

Habilitado

33

Kodak Perfect Page

Recorte (Cropping)

Endireitamento (Deskew)

Compressão de imagem

Rotação automática

Foco (Sharpening)

Preenchimento de bordas

Adicionar/Remover bordas

Imagen de Entrada

Imagem de Entrada

Adicionar bordas

Remover bordas

34

Kodak Perfect Page

Recorte (Cropping)

Endireitamento (Deskew)

Compressão de imagem

Rotação automática

Foco (Sharpening)

Preenchimento de bordas

Adicionar/Remover bordas

Thresholding

Imagem de Entrada

35

Kodak Perfect Page

Recorte (Cropping)

Endireitamento (Deskew)

Compressão de imagem

Rotação automática

Foco (Sharpening)

Preenchimento de bordas

Adicionar/Remover bordas

Thresholding

Remoção de ruído de imagem

Remoção de meio-tom

Imagem Original

Imagem Original

Imagem Bitonal – Com meios tons

Imagem Bitonal – Sem meios tons

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Kodak Perfect Page

Recorte (Cropping)

Endireitamento (Deskew)

Compressão de imagem

Rotação automática

Foco (Sharpening)

Preenchimento de bordas

Adicionar/Remover bordas

Thresholding

Remoção de ruído de imagem

Remoção de meio-tom

Electronic color dropout

Imagem de Entrada

Imagem em Tons de cinza

Dropout Vermelho

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Kodak Perfect Page

Recorte (Cropping)

Endireitamento (Deskew)

Compressão de imagem

Rotação automática

Foco (Sharpening)

Preenchimento de bordas

Adicionar/Remover bordas

Thresholding

Remoção de ruído de imagem

Remoção de meio-tom

Electronic color dropout

Remoção de folha em branco

Tamanho do arquivo Ex: Folha em branco < 70 Kb

111 Kb 68 Kb

Porcentagem de cobertura Ex: Folha em branco < 4% de cobertura

12% 0%

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Indexação de Documentos

Código de barras

Código QR

OMR - Leitura de marcas

OCR - Reconhecimento de Caracteres

Manual

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Indexação de Documentos

Código da Filial: 123456

Data de Aprovação: 23/03

Registro Numero.: 144232

Sexo: Masculino

Codigo Postal: 72150

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Sistema completo

Documentos Digitalização

Controle de Qualidade

Indexação

Armazenamento Digital

Software de Pesquisa

Gerenciamento do

documento digital

Microfilmagem

eletrônica

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Fluxo de Captura de Documentos

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Tipos de scanners de acordo com o tamanho do ADF

i3400

i2600

43

Mesa digitalizadora & ADF

Mesa digitalizadora ADF (Automatic Document Feeder)

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Duas lâmpadas por camera

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Volume diário recomendado Detalhes do Projeto

100.000 folhas por mês Jornada de trabalho de segunda a sexta

X X X X X

= 4.546 folhas dia

= 20.000 folhas dia

100.000 folhas mês 22 dias úteis

100.000 folhas mês 5 dias úteis

X X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X - Frecuença de recepção de documentos a digitalizar

46

Entendendo um Projeto

47

Entendendo um Projeto

48

Captura

Rotativo Planetário

Elementos funcionais

•Lâmpada

•Lentes

•Sensor

i4200

i940

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• Tipo de documento

• Indexação

– Identificar qual é o software de captura indicado

• Manual , OCR , Cod. Barras ,

• Aplicação: Uso compartilhado ou dedicado

• Produção

– Volume diário, mensal de documentos, picos de produção

– Aplicação departamental, centralizada ou descentralizada

• Assistência técnica

– On-site, troca ou balcão , tempo de resposta – SLA

– Consumíveis e peças disponíveis

Como escolher um Scanner Profissional ?

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Multifuncional vs Scanner Profissional

Scanner Multifuncional

Simplex ( um lado )

Processamento básico da imagem

Interface complexa

Tamanho da imagem 300-500 Kb (bitonal)

Digitaliza 50 folhas em 10 Minutos

Tracionamento de papel básico

Apenas para documentos em bom estado

Scanner Profissional

Dúplex ( frente e verso)

Processamento Perfect Page

Interface simples

Tamanho da imagem 15-80 KB (bitonal)

Digitaliza 50 folhas em 60 Segundos

Tracionamento de papel robusto

Permite documentos em bom e mau estado

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Digitalizando com um Multifuncional

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Segmentação do Mercado - Scanners

Segmento de

Produtos

Velocidade

Alto Volume > 100 ppm

Médio Volume 65 – 100 ppm

Baixo Volume 51 – 75 ppm

Departamental 31 – 50 ppm

Workgroup 16 – 30 ppm

Pessoal 8 – 15 ppm

53

Como Gerenciar Scanners?

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Usando Software de Controle gerencie…

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Scanners i940/i940M - Características

Scanner Portátil

Duplex A4

20 folhas por minuto

ADF de 20 folhas

Volume diário para 500 folhas

Alimentação pela fonte ou USB

Versão MAC: i940M

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Scanner i2400/i2600/i2800 - Características

Duplex A4

30 folhas por minuto

ADF de 50 folhas

Volume diário 4.000 folhas

Acessórios Mesas Ofício & A3

Kodak i2400 Kodak i2600 Kodak i2800

Duplex A4

50 folhas por minuto

ADF de 75 folhas

Volume diário 6.000 folhas

Acessórios Mesas Ofício & A3

Duplex A4

70 folhas por minuto

ADF de 100 folhas

Volume diário 8.000 folhas

Acessórios Mesas Ofício & A3

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Scanner i2900 - Caracteristicas técnicas

Duplex A4

60 folhas por minuto

ADF de 250 folhas

Volume diário 10.000 folhas

Mesa Digitalizadora A4 integrada

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Quando utilizar?

DOCUMENTOS FRÁGEIS LIVROS

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Acessórios: Mesa Ofício e A3 (Black)

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Scan Station 500/520EX – Características

Scanner de Rede

Duplex A4

Tela Touch-Screen de 8 polegadas

45 folhas por minuto

ADF de 75 hojas

Volume diário 3.000 folhas

Acessório Mesa A3

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50 ppm Bitonal/Tons (200-300 dpi) 90 ppm Bitonal/Tons (200-300 dpi)

50 ppm Cor (200-300 dpi) 80 ppm Cor (200-300 dpi)

Volume diário 15.000 folhas Volume diário 20.000 folhas

Acessórios Mesas Ofício,A3 e Módulo

de Impressão Acessórios Mesas Ofício,A3 e Módulo

de Impressão

Scanner i3200/i3400

i3200 i3400

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50 ppm Bitonal/Tons (200-300 dpi) 90 ppm Bitonal/Tons (200-300 dpi)

50 ppm Cor (200-300 dpi) 80 ppm Cor (200-300 dpi)

Volume diário 15.000 folhas Volume diário 20.000 folhas

Mesa Digitalizadora A4 integrada Mesa Digitalizadora A4 integrada

Acessório Mesa A3 e módulo de

Impressão Acessório Mesa A3 e módulo de

Impressão

Scanners i3250/i3450

i3250 i3450

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Scanner Serie i5000

Duplex A3

140 folhas por minuto

200-300 dpi mesma velocidade

ADF de 750 folhas

Volume diário Ilimitado

5 sensores de ultra-som

Kodak i5200 Kodak i5600 Kodak i5800

Duplex A3

170 folhas por minuto

200-300 dpi mesma velocidade

ADF de 750 folhas

Volume diário Ilimitado

5 sensores de ultra-som

Duplex A3

170 folhas por minuto

200-300 dpi mesma velocidade

ADF de 750 folhas

Volume diário Ilimitado

5 sensores de ultra-som

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Smart Touch – Botão inteligente

• Software de Captura orientada a digitalização de Documento

• Acionado pelo botão ou pelo PC

•Crie PDFs / JPEGs / TIFF/ RTF / BMP

• Até 9 tipos de fluxo diferentes

• Digitalize para: • Email

• Web e-mail

• Rede - diretório

• FTP

• Microsoft Word

• SharePoint

• Impressora da rede

• Folha em branco para separar documentos

• Incluir palavra “chave” em arquivo PDF

• Duas telas de digitalização: com ou sem Pré Visualização

• Imprime etiqueta com os tipos de fluxo

• Funções de pós digitalização: remoção, rotação e recorte de imagem.

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Principais soluções

Legado / Arquivo papel

Digitalização com scanners de produção

Pesquisa da informação em

microfilme

Digitalização com scanners de microfilmes

Preservação da informação

Microfilmagem eletrônica de documentos

Digitalização com scanners departamentais

Entrada de novos documentos

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Drivers

Driver desenvolvido pelo próprio fabricante

Driver desenvolvido pela Pixel Translations Atualmente propiedade de EMC

Windows Image Adquisition Driver para sistemas operacionais Windows Modernos, desde o Windows ME

WIA

Scan Access Now Easy Driver Open Source para Linux

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Kodak Info Insight: O futuro dos documentos

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Perguntas? Odair Rodrigues benedito.rodrigues@kodakalaris.com Tel: 011-99940-6781 www.kodakalaris.com.br Datafilme www.datafilme.com.br Tel: 031 3503 2430

2014 BH

71

Thank You

Tak

Obrigado