Trajetória do Hospital Samaritano para Paperless circuito fechado de administração de medicamentos; 1 Reestruturação da Sistematização de Atendimento da Enfermagem (SAE). -

Trajetria do Hospital Samaritano para Paperless

Lilian CorreiaHospital Samaritano de So Paulo

Paperless

Eliminao ou reduo do uso de papel na rotina das empresas, obtida atravs da utilizao de solues e sistemas informatizados.

A implementao de solues sem papel envolve quebras de paradigmas e adoo de novas atitudes por parte do governo, corporaes e sociedade.

Algumas dificuldades: No existe uma legislao forte o suficiente para garantir que um documento que

deu origem em papel, seja armazenado de forma digital. Desconforto na adoo pelos profissionais e gestores devido as indefinies de

legislao; Alto investimento em recursos de TI, segurana e melhorias de processos.

Paperless

Alguns benefcios para as Empresas de Servio de Sade: A utilizao de pronturios digitais garante a:

Centralizao das informaes referentes ao paciente; Segurana de acesso ao documento; Integridade e o acesso mais rpido informao; Disponibilidade de informaes para preveno, tratamento e estudo de casos

epidemiolgicos. Liberao de espaos utilizados para arquivos, possibilitando ocupar a rea para

setores produtivos; Melhora na relao entre hospitais, planos de sade, pacientes e mdicos; Possibilidade de trocar informaes entre diferentes instituies de sade. Menos papel circulando pela empresa e consequentemente menos papel jogado fora. Forte apelo sustentvel:

Preservao de rvores; Diminuio do consumo de gua e de energia para produo do papel; Reduo da liberao de gs carbnico e de poluentes qumicos gerados no

processo de fabricao.

Reflexes

Seria utpico pensar em um hospital 100% sem papel, no qual toda a informao clnica-assistencial est em formato eletrnico ?

Ou um consumo consciente e racional do papel, pois em alguns casos ele ainda necessrio ?

A trajetria do Hospital Samaritano de So Paulo no processo de informatizao e transformao para

paperless

- Estudo para a implementao de uma ferramenta de PEP e Back Office.

2008

2008 2015

- Consolidao da ferramenta e processo.

2010

- Implantao do pronturio de oncologia;

2012

- Disponibili-zao do Portalde Examespara laudos e imagens;- Implantao do CRMSalesforce;

2014

- Implantao de uma nova ferramenta para gesto de documentos e workflow e impresso sob demanda.

- Implantao do ERP e RIS/PACS em toda a instituio.

2009

- Utilizao da certificao digital para o PEP;- Implantao do circuito fechado de administraode medicamentos;

2011

- Reestruturao da Sistematizao de Atendimento da Enfermagem (SAE).- Implantao do processo de contingncia

- Implantao da agenda unificada;

2013

- HIMSS estgio 6;- Reformulao dos processos / sistemas Centro Cirrgico ;- Criao de workflows (RH, etc)- Sistema para planejamento de compras (Planexo).

2015

A trajetria do Hospital Samaritano de So Paulo no processo de informatizao e transformao para

paperless

2016 20..

- Implementao de um Site backup;- Implementao de uma ferramenta de Analytics com

foco assistencial;- Integrao com monitores de anestesia e utis;- Checagem de medicao (mobilidade) nos PSs;- Implementao de processos voltados para o

Estgio 7 da HIMSS.

2016

Hospital Samaritano de So Paulo

Investe em tecnologias que apoiam a gesto estratgica do hospital e as reas de negcios;

Solues que otimizam processos, facilitam a busca de informaes, racionalizam recursos e contribuem para a preservao do meio ambiente. certificao digital; automao de processos; digitalizao dos documentos.

Busca oferecer servios e informaes atravs de aplicaes mveis em smartphones e tablets viabilizando a participao ativa dos pacientes e mdicos;

Para isso entende que necessrio investimento em infraestrutura computacional para suportar uma operao 24x7 e equipe de TI qualificada e certificada.

Alguns cases

Digitalizao de documentos

Pesquisa de Satisfao e Net Promoter Score (NPS)

Workflows

Resultado de exames pela internetCertificao digitalReduo de impresso

CASE 1: Certificao Digital e

Reduo de impresso

2009 Implantao do ERP Tasy; Elevou a quantidade de papis impressos para assinatura do profissional, circulao e

posterior arquivamento;

2010 Estudar o que era a certificao digital e como viabiliz-la; Validaes e ajustes do ERP para o processo; Aquisio de infraestrutura (hardware e software) e certificados; Avaliao das mudanas de processo para o Hospital; Testes do processo de certificao digital.

2011 Incio efetivo do processo de certificao digital.

Aquisio inicial de 1.800 certificados (certificados tipo A1). Utilizao do HSM (Hardware Security Module), garantindo a centralizao dos

certificados com total segurana; Abrange todos os profissionais que registram informaes no pronturio eletrnico do

paciente; Envolvimentos de vrias reas do Hospital para a gesto deste processo.

Certificao Digital: Como tudo comeou

O que certificado hoje no Hospital Samaritano de So Paulo

Como realizado o processo de certificao digital

Consulta do item assinado digitalmenteArquivo criptografado

Consulta do item assinado digitalmenteArquivo em XML

Prescries assinadas digitalmente por funo2014 a set/2016

Atualizado em 09/2016

0 50,000 100,000 150,000 200,000 250,000 300,000 350,000

Mdico

Tcnico de Enfermagem

Enfermeiro

Nutricionista

Farmacutico

2016 2015 2014

TOTAL 2014: 402.780TOTAL 2015: 386.693TOTAL 2016: 318.256

(at set/16)

Evolues por funo2014 a set/2016

Atualizado em 09/2016

0 400,000 800,000 1,200,000 1,600,000

Tcnico de Enfermagem

Mdico

Enfermeiro

Fisioterapeuta

Nutricionista

Farmacutico

2016 2015 2014

TOTAL 2014: 2.436.345TOTAL 2015: 2.564.708TOTAL 2016: 2.079.592

(at set/16)

Total de processos certificados2011 a set/2016

At set/16: 35.875.327Atualizado em 03/2015

3,039,224

5,658,6915,672,010

7,205,693

7,742,234

6,557,475

0

1,000,000

2,000,000

3,000,000

4,000,000

5,000,000

6,000,000

7,000,000

8,000,000

9,000,000

2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

Certificados ativos2016

Atualizado em 09/2016 Total de Certificados Ativos: 2.029

125298 207 149 141 128 171 183 187 170 102 168

2029

0

500

1000

1500

2000

2500

Ou

tub

ro

No

vem

bro

Dez

emb

ro

Jan

eiro

Feve

reir

o

Mar

o

Ab

ril

Mai

o

Jun

ho

Julh

o

Ago

sto

Sete

mb

ro

Tota

l

2015 2015 2015 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016

Renovao mensal

5 11 43 6224

21 100 16

953

20 9

601

2 7 11

2029

0

500

1000

1500

2000

2500

Funes

Aes para reduo de impresso

1. Programa institucional de conscientizao para reduo de impresso (Acompanhado no BSC);

2. Reviso e diminuio da quantidade de impressoras (266 para 220 impressoras);

3. Reviso dos processos nas reas que mais realizam impresso:

Farmcia: Reduo de 12.412 pginas impressas por ms; ANTES: Impresso automtica de requisio de medicamentos por lote; DEPOIS: Consulta no sistema;

Alta do paciente: Reduo de 50% de pginas impressas por ms; ANTES: Impresso automtica do Relatrio de Orientaes e Alta em 2 vias

(mdia de 2.100 altas/ms 4.200 impresses); DEPOIS: Impresso do Relatrio de Orientaes e Alta em 1 via, se

necessrio.

Aes para reduo de impresso

Reviso dos processos nas reas que mais realizam impresso;

Nutrio:

Impresso de cardpios para os pacientes / acompanhantes; Reduo de 97% de pginas impressas por ms ANTES: Impresso de 160 cardpios por dia (4.800 por ms); DEPOIS: Soluo automatizada.

Visita diria ao paciente para assistncia nutricional (mapa de dietas) Reduo de 135 mil pginas impressas por ms; ANTES: Impresso do mapa de dietas 221 mil paginas ms; DEPOIS: Automao do processo e utilizao de tablet;

file://Shsfs02/it/reas/Gerencia/Apresentaes/Outros/HIMSS/HIMSS 2016 Samaritano/Campanha Sustentabilidade.docx

Alguns nmerosPrint por Paciente/Dia

Percentual de reduo (2015 2016)

0

12.1%12.8%

17.1%

7.6%

16.0%

6.9%5.9% 6.0%

0

0.02

0.04

0.06

0.08

0.1

0.12

0.14

0.16

0.18

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

Meses jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez

2016 2015

CASE 2: Digitalizao de documentos

Digitalizao de documentos para pronturio do paciente

Problemas: Aproximadamente 20% dos documentos identificados manualmente; Dificuldade de acesso na aplicao e localizao do pronturio (erros e lentido

para carregar as informaes); Ausncia de log de acesso/visualizao ou impresso de documentos; Impossibilidade de expandir ou aprimorar o sistema ou processo;

Desafios: Importao de aproximadamente 25 milhes de imagens; Padronizao dos documentos para digitalizao atravs de cdigo de barras; Integrao com o Tasy (PEP, Conta Paciente, Autorizaes, Agenda Cirrgica); Eliminar impresses desnecessrias; Facilitar o acesso aos pronturios;

reas envolvidas: SAME e Unidade de Autorizaes


Processo de digitalizao e Resultados alcanados

SAME: Agilidade na disponibilizao dos documentos para a instituio; Facilidade de acesso s informaes (integrao com ERP); Expanso das reas de atuao do sistema (Nutrio, Contratos,

Ambulatrios); Possibilidade de digitalizao do acervo fsico;

Pronturio do paciente

recebido no SAME

Documentos so ordenados

de forma padronizada

Documentos

so digitalizados

Documentos

so tratados pelo Onbase

Pronturio disponibilizado

para consulta

Acesso atravs do ERP Tasy


Processo de envio de documentos Operadora e Resultados alcanados

Unidade de Autorizaes Acesso aos documentos atravs de diversas funes e telas do ERP; Compactao automtica dos documentos para envio operadora; Reduo nas impresses;

Os documentos necessrios para a solicitao da Autorizao so recebidos e inseridos no Onbase

A Unidade de Autorizaes analisa o processo e se necessrio insere e gera

novos documentos referente ao processo

A documentao compactada e agrupada atravs do Onbase

para o envio ao convnio

Acesso atravs do ERP Tasy

Workflow

CASE 3: Automao de processos atravs da criao de

Workflows

Pr Agendamento de Cirurgias

Problemas: 100% dos agendamentos realizados por telefone gerando filas de atendimento; Toda a comunicao entre as reas eram feitas atravs de e-mails gerando riscos

ao processo, os usurios envolvidos recebiam mais de 300 e-mails dia; Falta de padronizao dos documentos necessrios para a realizao da cirurgia; Falta de comunicao proativa do andamento do processo junto ao Convnio e

Mdico.

Desafios: Pr-agendamento de cirurgias On-Line; Integrao com o Tasy (Gesto da Agenda Cirrgica); Alinhamento do processo entre todas as reas envolvidas.

reas envolvidas: Agendamento Cirrgico Unidade de Autorizaes Compras


Resultados: Aumento da Interao entre as reas e com fornecedores; Aumento da agilidade no agendamento; Maior interao com a equipe mdica.

Prximos Passos: Aumento da aderncia do Agendamento Online pelos Mdicos.


Central de agendamento

recebe a solicitao e

valida as informaes

Setor de OPME recebe

solicitao e encaminha

para os fornecedores

Unidade de autorizaes recebe

solicitao e encaminha

para as operadoras

Fornecedores externos so

acionados para prover

os servios necessrios

Fornecedores encaminham

o oramento solicitado

Mdico e/ou Secretria

realiza o agendamento e envia a

Documentao atravs do portal


http://cirurgia.samaritano.org.br/

CASE 4: Disponibilizao de resultado de exames na internet

Disponibilizao de Resultado de Exames de Imagem e Laboratrio pela internet

Proposta: Disponibilizao dos resultados de exames de laboratrio e imagens (Laudos e

Imagens) via internet em curto espao de tempo para mdicos e pacientes.

Desafios: Diminuio da fila na Central de Laudos; Diminuio de impresso de exames; Aceitao pelos pacientes e mdicos; Aproximadamente 20% dos pacientes no retornam para retirar os exames.

reas envolvidas: Entrega de Exames.


Resultados:

Para o Paciente: Acesso ao resultado dos exames e imagens de qualquer lugar e a qualquer tempo; Exames disponveis de forma perene, por determinao coorporativa (mesmo o

papel e o filme tem vida til); Possibilidade de acesso temporrio para outro mdico (2 opinio); Aps a liberao do laudo definitivo, o paciente recebe um email informando sobre

a disponibilizao do exame para consulta no portal.

Para o Mdico Solicitante: Acesso imediato aos resultados dos exames do paciente, possibilitando incio da

conduta clinica e tambm em caso de resultado crtico; Incluir ao pronturio de atendimento do seu consultrio, os exames solicitados e os

resultados com as imagens, se desejar. Publicao de casos e possibilidade de ministrar aulas (com imagens anonimizadas).


Resultados:

Para o Mdico Laudador: Facilidade para acesso aos exames de qualquer lugar; 2 opinio, antes de emitir o laudo definitivo; Pr laudo dos exames de urgncia distncia; Brevemente a possibilidade de laudo definitivo distncia

Para o Hospital: Reduo significativa do nmero de impresses de filmes radiolgicos; Reduo significativa com materiais de envelopamento e fechamento de exames

(envelopes, sacolas, etiquetas, papis especiais, e etc.); Reduo do nmero de clientes que transitam pelo Hospital, apenas para a

retirada de exames;

2.400.000 exames realizados ao ano 50% dos exames so acessados pelo Portal.

CASE 5: Pesquisa de Satisfao e Net Promoter Score (NPS)

Pesquisa de Satisfao e Net Promoter Score (NPS)

Desafios: Viso on-line das respostas referente a Pesquisa de Satisfao dos clientes; Desenvolver aes mais rpidas para atuar com o paciente insatisfeito e aquele que no

recomenda o hospital.

reas envolvidas: SAC Atendimento ao Cliente

Resultados: Extino total das pesquisas de papel, eliminando a necessidade de tabulao manual; Envio automtico da pesquisa de satisfao para o e-mail do cliente 3 horas aps a alta; Implantao do conceito de NPS e acompanhamento online do ndice em cada unidade

de negcio. Contato imediato com clientes que respondem no recomendam, possibilitando

mudana de percepo; Aumento significativo no nmero de respostas nos servios de pronto socorro e medicina

diagnstica; Manuteno do histrico do cliente.

Net Promoter Score (NPS) e Pesquisa de Satisfao

Painel de NPS por

Servio

. Acompanhamento

em tempo real do

resultado no ms

atual, ms anterior

e a distribuio

entre detratores,

neutros e

promotores.

Painel de Recomendao e Notas

. Acompanhamento das notas de recomendao de 1 a 10 e lista online de respondentes no recomenda SLA

para contato com cliente em at 2 horas.

O Hopital Samaritano de So Paulo em busca do Estgio 7 da HIMSS

Por que a busca pelo Estgio 7 da HIMSS ?

Qualidade Assistencial Protocolos clnicos gerenciveis e automatizados Alertas na prescrio

Segurana do Paciente Circuito Fechado da Administrao de Medicamentos Checagem beira leito

Produtividade da equipe assistencial Integrao com monitores Automao de processos

Disponibilidade da Informao Contingncia Site backup

Qualidade da Informao Documentos clnicos com maior estruturao Preenchimento automatizado de documentos

Em que estamos trabalhando neste momento

Apoio deciso clnica;

Checagem beira leito em 100% dos setores para 100% dos itens;

Descentralizao do SAME (digitalizao);

Site backup;

Integrao com monitores;

Analytics assistencial.

Thank you!Lilian Correia

Gerente de Tecnologia da InformaoHospital Samaritano de So Paulod

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Trajetória do Hospital Samaritano para Paperless circuito fechado de administração de medicamentos; 1 Reestruturação da Sistematização de Atendimento da Enfermagem (SAE). -