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Desafios da governança arquivística: como aproximar a teoria
no dia a dia
Palestrante: Suéllem C. Leal da Silva Arquivista e mestranda em Ciência da Informação
Parque Tecnológico Alfa – Florianópolis /SC 12 de agosto de 2016
• Arquivista – graduada na UFSC;
• Consultora em Gestão Documental;
• Mestranda em Ciência da Informação – UFSC;
• Membro da Diretoria da Associação de Arquivistas do Estado de Santa Catarina (AAESC).
Quem é você Suéllem?
O que faltou no caso da empresa X?
O que faltou no caso da empresa X?
Governança arquivística
O que faltou no caso da empresa X?
Governança arquivística
“O exercício da autoridade, controle, administração, poder de governo”. Ato de governar. Definindo melhor, “é a maneira pela qual o poder é exercido na administração dos recursos sociais e econômicos de um país visando o desenvolvimento”, ou ainda, “a capacidade dos governos de planejar, formular e implementar políticas e cumprir funções”. (Banco Mundial, 1992)
O que faltou no caso da empresa X?
Governança arquivística
Arquivologia Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também chamada arquivística. (DBTA, 2005)
Qual é a função do arquivo?
• Histórica • Administrativa • Social • Educativa
• Dar acesso as informações nele contidas
E a Gestão Documental?
“[...] o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (BRASIL, Lei Federal n° 8.159, 1991, artigo 3º).
E a Gestão Documental?
De forma ampla, pode-se resumir a gestão documental em três momentos durante seu ciclo de vida: 1. Produção dos documentos: inclui a elaboração de formulários, implantação de sistemas de organização da informação, aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos;
E a Gestão Documental?
De forma ampla, pode-se resumir a gestão documental em três momentos durante seu ciclo de vida: 2. Manutenção e uso: implantação de sistemas de arquivo, seleção dos sistemas de reprodução, automatização do acesso, mobiliário, materiais, local;
E a Gestão Documental?
De forma ampla, pode-se resumir a gestão documental em três momentos durante seu ciclo de vida: 3. Destinação final dos documentos: programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo. (BERNARDES, 1998, p.13).
E a Gestão Documental?
Vantagens: Economia do custo operacional; Racionalização da produção documental; Agilidade no acesso a informação; Preservação dos documentos; Estabelecimento na distinção dos valores dos
documentos; Organização dos documentos; entre outras.
E a Gestão Documental?
Na visão de Ponjuán Dante (2007, p. 106, tradução nossa) a gestão de documentos deve ser aplicada em consonância com um programa de gestão da informação. A autora afirma que “a gestão da informação se alimenta da gestão documental, e esta utiliza grande parte da plataforma da gestão da informação para tornar seu subsistema mais eficiente” (idem).
Governança arquivística
Ato de governar, planejar, implantar a gestão documental, levando em consideração o conjunto de princípios, conceitos e técnicas da área da Arquivologia.
Instituções (pública, privada, mista, etc)
Profissionais
Governança arquivística
8 principais características para uma boa governança
Quais são os desafios?
Desafios da Governança Arquivística
• Convencimento da importância da Gestão Documental –
Pessoas + Instituição;
Desafios da Governança Arquivística
• Convencimento da importância da Gestão Documental –
Pessoas + Instituição;
• Pensamento que arquivo não gera lucro/receita – mas ele pode otimizar processos e com isso gerar receita;
Desafios da Governança Arquivística
• Convencimento da importância da Gestão Documental –
Pessoas + Instituição;
• Pensamento que Arquivo não gera lucro/receita – mas ele pode otimizar processos e com isso gerar receita;
• Utilização de termos específicos da área – consultores;
Desafios da Governança Arquivística
• Convencimento da importância da Gestão Documental –
Pessoas + Instituição;
• Pensamento que Arquivo não gera lucro/receita – mas ele pode otimizar processos e com isso gerar receita;
• Utilização de termos específicos da área – consultores;
• Aproximação com a TI;
Desafios da Governança Arquivística
• Convencimento da importância da Gestão Documental –
Pessoas + Instituição;
• Pensamento que Arquivo não gera lucro/receita – mas ele pode otimizar processos e com isso gerar receita;
• Utilização de termos específicos da área – consultores;
• Aproximação com a TI;
• Agir de acordo com as Legislações/Normativas;
Desafios da Governança Arquivística
• Convencimento da importância da Gestão Documental –
Pessoas + Instituição;
• Pensamento que Arquivo não gera lucro/receita – mas ele pode otimizar processos e com isso gerar receita;
• Utilização de termos específicos da área – consultores;
• Aproximação com a TI;
• Agir de acordo com as Legislações/Normativas;
E o que mais?
Gestão Documental
Instigante;
Desafiadora;
A solução varia conforme o contexto.
Case de sucesso
Empresa do ramo da Construção:
Documentos do setor financeiro + jurídico.
Case de sucesso
Empresa do ramo da Construção:
Documentos do setor financeiro + jurídico.
Empresa do ramo da Contrução Civil
Documentos do setor financeiro + jurídico. Medição – de contrato.
Governança Arquivística
No contexto digital, requer também conhecimento da área de TI.
Busca por sistemas de gestão de documentos que se adaptem a realidade da instituição e sigam os padrões arquivísticos.
Governança Arquivística
No contexto digital, requer também conhecimento da área de TI.
Busca por sistemas de gestão de documentos que se adaptem a realidade da instituição e sigam os padrões arquivísticos.
Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD)
Governança Arquivística
Funcionalidades de um SIGAD – segundo e-ARQ Brasil
1) Organização dos documentos arquivísticos: plano de classificação e manutenção dos documentos
2) Tramitação e fluxo de trabalho 3) Captura 4) Avaliação e destinação 5) Pesquisa, localização e apresentação dos documentos 6) Segurança 7) Armazenamento 8) Preservação 9) Funções administrativas 10) Conformidade com a legislação e regulamentações 11) Usabilidade 12) Interoperabilidade 13) Disponibilidade 14) Desempenho e escalabilidade
Governança Arquivística
Funcionalidades de um SIGAD
Governança Arquivística
Sistemas em pesquisa:
Contemplação e-ARQ Brasil (gestão)
Nuxeo DM
Knowledge Tree
Agorum Core
Alfresco
Archivista Box
Maarch
Owl Intranet
Archivist Tollkit
(FLORES, 2014)
Governança Arquivística
Diretrizes para a Implementação de Repositórios Digitais Confiáveis de Documentos Arquivísticos (RDC-Arq)
Documento, aprovado pela Resolução nº 43 do CONARQ, que indica parâmetros para repositórios arquivísticos digitais confiáveis, de forma a garantir a autenticidade (identidade e integridade), a confidencialidade, a disponibilidade, o acesso e a preservação, tendo em vista a perspectiva da necessidade de manutenção dos acervos documentais por longos períodos de tempo ou, até mesmo, permanentemente.
Governança Arquivística
Repositório Arquivístico Digital
Gerenciar os documentos e metadados de acordo com as práticas e normas da Arquivologia, especialmente relacionadas à gestão documental, descrição multinível e preservação;
Resguardar as características do documento arquivístico, em especial a autenticidade (identidade e integridade) e a relação orgânica entre os documentos.
(FLORES, 2014)
Governança Arquivística
Diretrizes para a Implementação de Repositórios Digitais Confiáveis de Documentos Arquivísticos (RDC-Arq)
Exemplo para uso em Arquivos:
RODA – Repositório de Objetos Digitais Autênticos
(DGARQ – Portugal)
Archivematica (Artefactual systems – UNESCO Programa Memória do Mundo)
Obrigada!
Dúvidas?
Críticas ou sugestões?
Contato:
Suéllem Chrystina Leal da Silva
