Processo Organizacional

3 Níveis Organizacionais Níveis de Planejamento

• Missão (razão de ser) x Visão (de futuro) x Valores (crenças)

• Análise SWOT:

3 3

Planejamento Estratégico - Conceitos

Análise Interna

(Controlável)

Áreas funcionais (Marketing, Pesquisa, RH, etc.), funcionários,

desempenho, processos, produtos, serviços, finanças, competências,

sistemas, tecnologia, inovação, etc.

S strengths (forcas - potencialidades)

W weaknesses (fraquezas - fragilidades)

Análise Externa

(Não Controlável)

Ambiente geral + ambiente de tarefa = sociedade, governo,

economia, mercado, concorrentes, clientes, fornecedores, tecnologia,

etc.

O opportunities (oportunidades)

T threats (ameacas)

Ferramenta de gestão estratégica cujo objetivo é traduzir a estratégia em termos operacionais, permitindo que a

organização alinhe suas ações, acompanhe seu desempenho e alcance seus macro-objetivos no longo prazo.

• Dicas para resolver questões: ‒O que é Balanced Scorecard? Placar balanceado de desempenho.

o 4 Perspectivas (dimensões): Financeira, Clientes/Mercado, Processos Internos, Aprendizado/Inovação e Crescimento

‒Pra que ele serve? Nome do livro: A Estratégia em Ação. o Componentes (elementos): Mapa estratégico, Objetivos,

Indicadores, Metas e Iniciativas (planos de ação). 4 4

Balanced Scorecard

Estrutura Organizacional • Estrutura Formal x Informal • Estrutura Burocratizada (Mecanicista) x Adhocrática (Orgânica, Flexível) • Tipos básicos de organização: Linear, Funcional, Linha-staff. • Princípios: Divisão do Trabalho; Especialização; Cadeia de Comando (Hierarquia); Amplitude de Controle; Centralização x Descentralização. • Departamentalizar é agrupar as atividades e correspondentes recursos

(humanos, materiais e tecnológicos) em unidades, de acordo com um critério específico de homogeneidade. ‒Tipos/critérios básicos: Funcional; Produtos ou Serviços;

Geográfica/Territorial; Clientes; Processos; Projetos; Matricial.

Gestão de Pessoas

Gestão de Pessoas é o conjunto de políticas e práticas necessárias para cuidar do capital humano da organização, capital este que contribui com seus conhecimentos, habilidades e capacidades

para o alcance dos objetivos institucionais. Pessoas como Recursos vs. Pessoas como parceiros

GP Centralizada vs. GP Descentralizada GP é uma responsabilidade de Linha (do gestor do funcionário) e

uma função de Staff (da área de GP). Gestão Estratégica de Pessoas: foco nos resultados e nos

cidadãos.

7

Diagnóstico de Gestão de Pessoas

Gestão de Processos Processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades

que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico.

8

Feedback

Entrada

• Insumos • Inputs

Processamento

• Atividades • Agregar Valor • Troughput*

Saída

• Produtos • Serviços • Outputs

•Visão horizontalizada e integrada da organização. •Tipos: Principais (primários, finalísticos), de Apoio (suporte, meio) e Gerenciais. •Hierarquia: Macroprocessos > Processos > Sub (?) > Atividades > Tarefas •Reengenharia (radical) x Melhoria contínua (incremental) •Maturidade e ciclo de vida: “Modelo Simula Emula Encena Inteira”

Gestão de Projetos Projeto: esforço temporário empreendido para criar

um produto, serviço ou resultado exclusivo. • Singularidade, Temporariedade, Incerteza, Elaboração Progressiva,

Recursos limitados, Interdisciplinaridade, Escopo (Abrangência); • Conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de tempo,

custo, recursos e qualidade.

• 5 Grupos de Processos (não são fases)

• 10 áreas do conhecimento: Qualidade, Partes Interessadas, Comunicações, Tempo, Recursos Humanos, Escopo, Aquisições, Riscos, Custos, Integração.

Gestão de Projetos – ciclo de vida

Áreas de conhecimento

Grupo de processos de iniciacão Grupo de processos de planejamento Grupo de processos de

execucão Grupo de processos de

monitoramento e controle Grupo de

processos de encerramento

4. Gerenciamento da integracão do projeto

4.1 Desenvolver o termo de abertura

do projeto 4.2 Desenvolver o plano de gerenciamento do

projeto 4.3 Orientar e gerenciar

o trabalho do projeto

4.4 Monitorar e controlar o trabalho do projeto

4.5 Realizar o controle integrado de mudanças

4.6 Encerrar o projeto ou fase

5. Gerenciamento do escopo do projeto

5.1 Planejar o gerenciamento do escopo 5.2 Coletar os requisitos 5.3 Definir o escopo

5.4 Criar a estrutura analítica do projeto (EAP) 5.5 Validar o escopo

5.6 Controlar o escopo

6. Gerenciamento do tempo do projeto

6.1 Planejar o gerenciamento do cronograma 6.2 Definir as atividades

6.3 Sequenciar as atividades 6.4 Estimar os recursos das atividades 6.5 Estimar as durações das atividades

6.6 Desenvolver o cronograma

6.7 Controlar o cronograma

7. Gerenciamento dos custos do projeto

7.1 Planejar o gerenciamento dos custos 7.2 Estimar os custos

7.3 Determinar o orçamento 7.4 Controlar os custos

8. Gerenciamento da qualidade do projeto 8.1 Planejar o gerenciamento da qualidade 8.2 Realizar a garantia

da qualidade 8.3 Controlar a qualidade

9. Gerenciamento dos recursos humanos do

projeto 9.1 Planejar o gerenciamento dos recursos

humanos

9.2 Mobilizar a equipe do projeto

9.3 Desenvolver a equipe do projeto

9.4 Gerenciar a equipe do projeto

10. Gerenciamento dos recursos de

comunicacões do projeto 10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações 10.2 Gerenciar as

comunicações 10.3 Controlar as

comunicações

11. Gerenciamento dos riscos do projeto

11.1 Planejar o gerenciamento dos riscos 11.2 Identificar os riscos

11.3 Realizar a análise qualitativa dos riscos 11.4 Realizar a análise quantitativa dos riscos

11.5 Planejar as respostas aos riscos

11.6 Controlar os riscos

12. Gerenciamento das aquisicões do projeto 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições 12.2 Conduzir as

aquisições 12.3 Controlar as aquisições 12.4 Encerrar as aquisições

13. Gerenciamento das partes interessadas no

projeto 13.1 Identificar as

partes interessadas 13.2 Planejar o gerenciamento das partes

interessadas 13.3 Gerenciar o engajamento das

partes interessadas

13.4 Controlar o engajamento das partes

interessadas

Gestão pela Qualidade Total (GQT ou TQM)

É o processo de envolver todos os membros da organização para assegurar cada atividade relacionada com a produção de bens e serviços dentro do compromisso de melhorar continuamente e

atender completamente às necessidades do cliente.

• Pontos básicos: ‒ foco no cliente; ‒ trabalho em equipe permeando toda a organização; ‒decisões baseadas em fatos e dados; ‒ solução de problemas e diminuição de erros (não aceitação de erros).

GQT - Princípios e mandamentos • Chiavenato:

1. Qualidade é construída e não apenas inspecionada. 2. A melhoria da qualidade economiza dinheiro. 3. A qualidade repousa no princípio da melhoria contínua (kaizen) por

meio de melhorias incrementais nos produtos e processos.

• ISO-9000 1. Foco no cliente 2. Liderança 3. Envolvimento das pessoas 4. Abordagem de Processo 5. Abordagem sistêmica para a gestão 6. Melhoria contínua 7. Abordagem factual para a tomada de decisão 8. Benefícios mútuos na relação com fornecedores

Ferramentas O que é? Para que utilizar? Folha de

verificacão Planilha para a coleta de dados. Facilitar a coleta de dados pertinentes a um problema.

Diagrama de Pareto

Diagrama de barra que ordena as ocorrências do maior para o menor.

Priorizar os poucos, porém vitais, itens (problemas).

Diagrama de causa e efeito

Estrutura que expressa, de modo simples, a série de causas de um efeito (problema).

Ampliar a quantidade de causas potenciais a serem analisadas.

Diagrama de dispersão

Gráfico cartesiano que representa a relação entre duas variáveis.

Verificar a correlação entre duas variáveis.

Histograma Diagrama de barra que representa a

distribuição de uma amostra ou população de itens.

Verificar o comportamento de um processo em relação à especificação.

Gráfico de controle

Gráfico com limite de controle que permite o monitoramento dos processos.

Verificar se o processo está sob controle.

Fluxograma Fluxos permitem a visão global (sistêmica) de um processo (conjunto de atividades).

Estabelecer os limites e conhecer o fluxo das atividades.

Plano de Acão 5W2H: What, Who, Where, When, Why, How, How much?

Mapear processos, elaborar planos de ação, estabelecer procedimentos.

Brainstorming Tempestade de ideias. Geralmente grupal, mas pode ser individual.

Gerar um grande número de ideias em curto período de tempo.

Pric

Princípios

Estrutura Processo Risco é o efeito

da incerteza nos objetivos.

Administracão de Materiais Suprir a organização dos materiais necessários ao seu

desempenho, no momento certo, com a qualidade requerida, praticando preços econômicos, recebendo e armazenando os bens de modo apropriado,

distribuindo-os aos setores demandantes, evitando estoques desnecessários e mantendo rotinas de controle efetivas.

Atributos: redução de custos; autonomia da gestão e responsabilização; e promoção da transparência e do controle social.

16

Funções da Administração de Materiais

• Viana (2006)

17

• Dias (2009): controle de estoques; compras; almoxarifado; planejamento e controle da produção; importação; transportes e distribuição.

Administração de Materiais • Estruturação no Setor Público: Decreto nº 1.094/1994: Sistema de

Serviços Gerais (SISG). ‒Órgão Central: Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação

o Formulação de diretrizes, orientação, planejamento e coordenação, supervisão e controle

‒Art. 7º: SIASG - Sistema Integrado de Administração e Serviços Gerais o Ferramenta de apoio informatizado voltada eminentemente a

processos de aquisições e contratações públicas, capitaneadas pelas Unidades Administrativas de Serviços Gerais (Uasg) de órgãos e entidades da administração pública federal.

o Compulsório para órgãos integrantes do SISG (Executivo) o Permitido para órgãos não SISG (Legislativo e Judiciário)

18

Classificação de materiais – etapas

1. Catalogacão – arrolar todos os itens em um catálogo, permitindo consulta e dando uma ideia geral da coleção;

2. Simplificacão – redução da grande diversidade de itens empregados para as mesmas finalidades.

3. Identificacão (especificacão) – torná-lo único. 4. Normalizacão – criar normas, prescrições de uso - definição da forma

como o material deve ser utilizado. 5. Padronizacão – estabelecer padrões para análise de materiais, a fim de

permitir seu intercâmbio, possibilitando a redução de variedades e consequente economia;

6. Codificacão – conjuntos de números/letras inteligentes pelos quais facilmente identificamos e conhecemos o material.

19

Tipos Comuns de Classificação

20

CLASSIFICAÇÃO OBJETIVO VANTAGEM Valor de consumo

(ABC) Priorizar materiais de maior valor total

(consumo, demanda) Demonstra os materiais de grande

investimento no estoque

Fazer ou comprar Decidir se o material deve ser comprado, fabricado internamente ou recondicionado.

Facilita a organização da programação e o planejamento de compras. Pode reduzir

custos. Por demanda Definir quais materiais devem ser estocados

(materiais de estoque X não de estoque). Manter em estoque somente aquilo que é

necessário.

Periculosidade Dar maior atenção e cuidado no manuseio ao material que é perigoso.

Identifica os materiais perigosos e incompatíveis com outros, facilitando

armazenagem e movimentação adequados.

Perecibilidade Dar maior atenção ao material que é perecível.

Identifica os materiais sujeitos à perda por perecimento, facilitando armazenagem e

movimentação adequados. Importância operacional

(XYZ)

Mostrar a imprescindibilidade (criticidade) dos materiais para funcionamento da

empresa. Demonstra os materiais vitais empresa.

Mais importante: Z Permanente X

Consumo Mostrar a diferença de materiais em termos

de permanência (duração) Definir formas de controle diferenciadas

Quanto à aplicacão Produtivos, matérias primas, produtos em fabricação, produtos acabados, materiais de manutenção, materiais improdutivos, materiais de consumo geral.

Dificuldade de aquisicão

Verificar se os materiais são de fácil ou de difícil aquisição.

Agiliza a reposição de estoques e evita a falta de materiais.

Mercado fornecedor Saber a origem dos materiais (nacional ou importado).

Auxilia a elaboração dos programas de compra e importação.

Compras Requer planejamento e acompanhamento, processos de decisão, pesquisa e

seleção de fontes supridoras dos diversos materiais, diligenciamento dos fornecedores (para assegurar que o produto será recebido sem atrasos, no

momento esperado). Requer, ainda, uma coordenação geral entre os diversos órgãos da empresa.

• ENAP: ‒3 Atributos : preço econômico, qualidade, celeridade ‒3 funções:

oManutenção do cadastro de fornecedores; o Processamento das compras (Seção de Compras); oAcompanhamento (ou diligenciamento) de pedidos (Seção de

Liquidação)

21

Centralização x Descentralização

22

+ compras compartilhadas

Cadastro de Fornecedores

23