Apresentação de Case:Escritório de Gerenciamento de Projetos

Fernanda Freaza, Gestora do EGPPorto Alegre, RS | 14 de Abril de 2016

Funções do EGP

Estrutura de funcionamento

Resultados alcançados

AgendaPor que implantar um EGP?

Contexto da implantação

Instituição do EGP na FESF

Benefícios esperados

Etapas da implantação

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Por que implantar um EGP?

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Por que implantar um EGP?

“Uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos, e facilita o compartilhamento de recursos,metodologias, ferramentas, e 

técnicas.”‐ PMBOK 5ª edição.4

Por que implantar um EGP?

Pessoas

• Capacitação• Coaching• Disponibilidade

Processos

• Modelos• Políticas• Fluxo de trabalho

Tecnologia

• Sistema de Gerenciamento de Projetos

Pilares

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Por que implantar um EGP?

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Por que implantar um EGP?1

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A chance dos projetos falharem reduz 30%

25% dos projetos são entregues abaixo do orçamento previsto

Aumento de 22% da produtividade da equipe

Aumenta em 19% as chances dos projetos serem concluídos antes do prazo 

5 Economia dos projetos chega a 15%

6 Aumento em 31% da satisfação do cliente

Fonte: The State of the PMO 2012, PM Solutions7

7 Aumenta em 39% o alinhamento dos projetos com os objetivos

Contexto da implantação

• Apoio da alta administração;

• Definição do portfólio de projetos estratégicos a serem acompanhados;

• Comprometimento dos gestores e gerentes dos projetos da áreas;

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Contexto da implantação

• Adaptação à metodologia;

• Identificação da ferramenta tecnológica para dar suporte ao gerenciamento dos projetos;

• Identificação do perfil e capacitação técnica para a função de gerente de projeto.

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Instituição do EGP na FESF

Fonte:  Adaptado de MAXIMIANO (2006) apud GONSALEZ  e RODRIGUES (2002).10

Alta Administração

Patrocinador dos Projetos

EGP

Projeto A Projeto B Projeto C

Resultados

EstratégiasOrganizacionais

Metodologia, treinamentos, documentos

Reuniões de Monitoramento 

e Controle

Acompanhamento, Relatório de Status

Resultados Resultados

Necessidades do negócio

Produtos donegócio

Benefícios esperados

• Definição de metas e objetivos claros;

• Compartilhamento de informações e agilidade na tomada de decisão;

• Estimativas de prazo e custo mais confiáveis;

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Benefícios esperados

• Aumento da integração dos membros da equipe do projeto;

• Conhecimento dos riscos inerentes ao projeto, evitando surpresas;

• Criação de dados históricos para futuras iniciativas.

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Etapas da implantação do EGP

• Apresentação do projeto deimplantação para a diretoriaexecutiva da FESF.

1• Visitas técnicas em outrosórgãos públicos para apesquisa de melhorespráticas;• Parceria com a SAEB e PMI‐Bahia

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• Definição do modelo de funcionamento do EGP;•Definição e priorização dos projetos estratégicos.

3 • Capacitação dos gestores elíderes de projetos.4

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Escritório de Projetos

Metodologia de Projetos

Monitoramento

Suporte aos Gerentes

Status dos Projetos

Padronização

Aconselhamento

Funções do EGP

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Criação e Implantação do Escritório de Gerenciamento de Projetos

Gerenciamento do Projeto

Iniciação

Planejamento

Acompanhamento

Encerramento

Estrutura

Formação da Equipe

Definição do Espaço Físico

Priorização das Funções

Identificação das Competências

Regulamento

Metodologia

Padronização dos documentos

Definição de Métricas 

Software Capacitação

Capacitação de uso do software

Proposta de treinamento

Proposta de Educação Permanente

Curso da Metodologia

Divulgação

Site do EGP

Evento

Estrutura de funcionamento

Regulamento

Metodologia

Capacitação e operação assistida

Reuniões de acompanhamentos dos projetos

Reuniões de monitoramento e controle

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Estrutura de funcionamento

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Estrutura de funcionamento

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Estrutura de funcionamento

Modelos deDocumentos

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Resultados alcançados

• Uniformização da metodologia;

• Alinhamento das informações dos projeto;

• Maior controle dos prazos, custo e escopo dos projetos;

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Resultados alcançados

• Fortalecimento da execução das estratégias da Instituição;

• Integração entre as áreas da organização;

• Valorização do trabalho em equipe;

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Obrigada!

Escritório de Projetosegp@fesfsus.ba.gov.br(71) 3417‐3530 | 98890‐6398

Fernanda Freazafernandafreaza@fesfsus.ba.gov.br

Robertson Costarobertsoncosta@fesfsus.ba.gov.br