Apresentação do PowerPoint€¦ · 2015. 10. 26. · Aprovador Centro de Custo Aprova a aquisição do bem ou serviço orçado e descrito no Pedido de Compra. De acordo com o centro

Agenda

Políticas e Diretrizes

Fluxo do processo

Autorizações

Solicitação Compras

Pedido Compras

Novo Processo de Compras

Solicitação CotaçãoPedido de

compraRecebimento

Diretrizes

Esta política se aplica a toda a organização, seus parceiros e fornecedores.

As aquisições de bens e contratações de serviços serão obrigatoriamente precedidas de cotações, exceto nos casos de dispensa ou inexigibilidade de previstos neste manual.

Iniciar os processos de compras de bens e contratações de serviços com a definição do escopo a ser contratado, formalizando-os com o amparo de uma Solicitação de Compra ou Pedido de Compra no sistema Protheus

Agentes

Agentes Descrição Autonomia Responsabilidades

Solicitante

Usuário com

autorização para

inserir Solicitação de

Compra

• Inserir Solicitação de

Compra.

• Planejar e solicitar o produto ou serviço

desejado;

• Prover especificação adequada para a

aquisição de produtos e escopo para

contratação de serviços.

Aprovador

Centro de

Custo

Usuário com

autorização para

aprovar Solicitação

de Compra em seu

centro de custo

• Aprovar Solicitação

de Compra;

• Aprovar Pedido de

Compra 2ª alçada;

• Aprovar recebimento

de compra.

• Conhecer, cumprir e fazer cumprir em suas

atividades as premissas, orientações e

diretrizes estabelecidas nesta Política de

Compras e Contratações, bem como

acompanhar e observar o cumprimento dos

contratos;

• Aprovar ou recusar as requisições, pedidos ou

contratos disponibilizados para sua

apreciação, fornecendo a justificativa no caso

de recusa;

• Informar a área de Compras (caso exista)

sobre a avalição do serviço prestado pelo

fornecedor e/ou dos bens adquiridos;

• Acompanhar o prazo de vigência das

contratações evitando-se, inclusive, solução de

continuidade dos serviços ou do fornecimento.

Aprovador

Funcional

Usuário com

autorização para

aprovar Pedido de

Compra referente a

sua função


Compra 1ª alçada;

• Realizar cotação de

serviços;

• Solicitar Pedido de

Compra.

Agentes

Agentes Descrição Autonomia Responsabilidades

Comprador

Usuário com

autorização para

realizar cotações

• Realizar cotações

• Selecionar fornecedores, providenciar cotação,

negociar, contratar e elaborar o pedido ou

contrato;

• Observar e manter atualizada uma base de

fornecedores aptos e inaptos à contratação;

• Garantir a integridade e auditabilidade do

processo de compra.

Emissor de

pedido

Usuário com

autorização para

gerar Pedido de

Compra

• Gerar Pedido de

Compra






contratos.

Diretor

Usuário com

autorização para

aprovar Pedido de

Compra referente

a sua função e

alçada


Compra 3ª alçada






contratos;

• Aprovar ou recusar as requisições, pedidos ou

contratos disponibilizados para sua

apreciação, fornecendo a justificativa no caso

de recusa.

Agentes

Cada de unidade deve ter um solicitante responsável por inserir as solicitações de compras no sistema.

Cada departamento da Wmarcas deve ter um solicitante responsável por inserir as solicitações de compras no sistema, e as aquisições de uso coletivo da unidade serão centralizadas um único solicitante.

Alçadas de aprovação

Inserir Solicitação

Autorizar Solicitação de Compra

Inserir Pedido de compra

Aprovação de Pedido de Compra - 1ª alçada



Pagamento

Solicitante Gestor Centro

de custo

Emissor de

pedido

Gestor

FuncionalGestor Centro

de custo

Diretor


Autorizante Valores

Caixas* Até R$ 1.000,00

Caixa RH* Até R$ 200,00

Diretoria Indeterminado


Alçadas de aprovação Responsável Descrição

Autorizar Solicitação de CompraAprovador Centro

de Custo

Autoriza o início do procedimento de cotação do

bem ou serviço descrito na Solicitação de

Compra. De acordo com o centro de custo de

sua responsabilidade

Aprovação de Pedido de Compra -

1ª alçada

Aprovador

Funcional

Aprova a aquisição do bem ou serviço orçado e

descrito no Pedido de Compra. De acordo com

o tipo de produto de sua responsabilidade


2ª alçada

Aprovador Centro

de Custo



o centro de custo de sua responsabilidade


3ª alçadaDiretoria



o valor e tipo de produto de sua

responsabilidade

Controle Matricial As despesas serão controladas por dois

responsáveis: o gestor de Centros de Custo (verticalmente) e o

gestor de Contas Contábeis (horizontalmente).

WSUL WSP WCOMB

CCCC CCCC CCCC CCCC

$ YY $ ZZ $ WW$ XX

COMPRAS

RH

TI

BENEFÍCIOS

$ AA

$ BB

$ CC

$ DDFU

NÇ

ÃO

UNIDADE



Grupo de produtosAprovador funcional

Aprovador 3ª alçada

Descrição Exemplos

Produtos Bike Importado Gabriela Lauar Henrique RibeiroProdutos importados de Bike

para revendaBike, peças e acessórios

Produtos Bike Nacional Tiago/Helbert Henrique RibeiroProdutos de Bike nacional para

revendaBike, peças e acessórios

Produtos Moto importado Daniel Lima Henrique RibeiroProdutos de moto nacional

para revendaPeças e acessórios

Produtos Moto Nacional Debora Oliveira Henrique RibeiroProdutos importados de Moto

para revendaPeças e acessórios

Administrativo Gestor da Unidade Nayana Brito Materiais de uso consumoPapelaria, Higiene,

conservação

Departamento pessoal Tatiana Leal Nayana BritoProdutos e serviços de departamento pessoal

EPI, Benefícios, SESMET

Financeiro Lorena Ribeiro Nayana Brito Despesas financeirasDespesas bancarias,

financiamentos,

Fiscal Glaucia Rosa Nayana BritoImpostos no prazo sem juros e

multaImpostos e taxas (sem juros)

Importação Isabelle Nayana BritoServiços de transportes

terrestreRemoção de contêiner para

importadoras

Logística Gestor da Unidade Nayana Brito Materiais de embalagensCaixas recicladas e fita

gomada

Recursos Humanos Lilian Gaia Nayana BritoEventos de RH, treinamentos,

seleção Café da meta, seleções,

integração, treinamentos

Tecnologia da Informação Milton Guimarães Nayana Brito Materiais de informáticaComputador, periféricos,

softwares

Transporte Nayana Brito Conhecimento de transporte Fretes de entrada, saída,

redespacho,

Acordo de nível de serviço - ANS

Serviço Responsável Acordo de nível de serviço

Lançamento de notas fiscais de serviço Administrativo Até o último dia do mês

Inserir Solicitação de Compra Solicitante Até o 5º dia útil de cada mês

Autorizar Solicitação de CompraAprovador Centro de Custo

24 horas

Realizar cotação (período de compra) Comprador 8 dias uteis

Gerar Pedido de Compra Gestor de pedido 48 horas

Aprovação de Pedido de Compra - 1ª alçada Aprovador Funcional 24 horas

Aprovação de Pedido de Compra - 2ª alçadaAprovador Centro de Custo

24 horas

Aprovação de Pedido de Compra - 3ª alçada Diretor 4 dias uteis

Aprovar pedido junto ao fornecedor Comprador 24 horas

Período de compra máximo

ANSMês 1 (dias uteis) Mês 2 (dias uteis)

5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º 13º 14º 15º 16º 17º 18º 19º 20º 21º 22º ... 6º

Inserir Solicitação de compra dentro período de compra

Realizar cotação (período de compra)

Gerar Pedido de Compra

Aprovação de Pedido de Compra -1ª alçada



Aprovar pedido junto ao fornecedor

Prazo médio de entrega

Categorias de compras

Categoria de compra Exemplos

Materiais de uso e consumoMaterial de embalagens, material de escritório, higienee supermercado

Ativos imobilizadosMaquinas, equipamentos, moveis, utensílios, veículos,ferramentas etc

Serviços Manutenção, profissionais liberais,

Serviço continuado Água, energia, telefonia, fretes, Vale transporte

Projeto e Eventos Projetos de melhoria de gestão, Convenções, feiras e exposições, campanhas, treinamentos, datas comemorativas, coffe break, ações motivacionais etc.

Caixa Unidades Despesas de manutenções e despesas emergenciais

Caixa RHDatas comemorativas, café da meta, café maisintegração

Material de Revenda Peças, acessórios

Exemplos

Esquema de rateio de gastos

Tipo de

alocação

Lançamento Definição

Rateio

Manual

Operador lança as % do

valor pelos centros de

custos

Operador informa regra

de rateio

Solicitante defini

a divisão do

gasto

Solicitante defini

a regra de rateio

Rateio por

regra

Operador informa o

centro de custo( conforme tabela de regras)

Operador

identifica o

centro de custo

• Contratação de serviços

compartilhados entre os CC

• Compra de bens


• Eventos

• Manutenção predial

• Aluguel

• Água

• Energia elétrica

Sem

Rateio

Operador informa o

centro de custo

Solicitante defini

o centro de custo

• Computador

• Material de uso individual

• Viagens

Comprar materiais de uso e consumo

Inserir solicitação de compra

Autorizar solicitação de

compraRealizar cotação

Gerar pedido de compra

Aprovar pedido de compra

(1ª, 2ª e 3ª alçada)

Enviar pedido de compra ao fornecedor

Receber bem/serviço e documentação

fiscal

• Por meio da Solicitação de Compra, o interessado solicita ao gestor do centro de custo autorização para aquisiçãodos bens.

• O responsável pelo centro de custo caso a necessidade se justifique o gestor deve proceder à autorização viasistema.

• As solicitações aprovadas dentro dos parâmetros estabelecidos por esse manual serão cotadas pelo departamentode compras e será gerado um Pedido de Compra contendo valor e descrição da aquisição.

• O Pedido de Comprar passará então pela aprovação do gerente funcional responsável, do gestor do centro de custosolicitante e da diretoria. Após a aprovação da diretoria o departamento de compras deve enviar o pedido aofornecedor.

Formulário de Compra - E-mail

Padrão em Word

Padrão em Outlook

Compra ativos imobilizados

Negociar com a

diretoria


Autorizar solicitação de compra

Realizar cotação





Receber bem/serviço

e documentaç

ão fiscal

• O responsável pelo centro de custo, verificando em seu planejamento a necessidade de aquisição dos ativos a fimde manter as condições adequadas de atividade do setor

• Caso a necessidade se justifique o gestor deve negociar as condições da aquisição do ativo e solicitar autorizaçãoprévia com a diretoria.

• Após obter a autorização o gestor do centro de custo insere e autoriza a Solicitação de Compra via sistema

• As solicitações aprovadas dentro dos parâmetros estabelecidos serão cotadas pelo departamento de compras eserá gerado um Pedido de Compra contendo valor e descrição da aquisição.

• O Pedido de Comprar passará então pela aprovação do gerente funcional responsável, do gestor do centro decusto solicitante e da diretoria. Após a aprovação da diretoria o departamento de compras deve enviar o pedidoao fornecedor.

Notas:

• O departamento fiscal deve ser consultado para dar o parecer se o bem será ativado ou não e o mesmo deve serregistrado no campo “Observações” da solicitação de compra;

• Não é permitido rateio de gastos para bens ativados.

Contratar serviços avulso ou continuado

Negociar com a

diretoria


Autorizar solicitação de compra

Realizar cotação





Receber bem/serviço

e documentaç

ão fiscal

• O responsável pelo centro de custo, deve verificar em seu planejamento a necessidade de aquisição doserviço a fim de manter as condições adequadas de atividade do setor.

• Caso a necessidade se justifique o gestor deve negociar as condições da contratação do serviço e solicitarautorização prévia com a diretoria.

• Após obter a autorização o gestor do centro de custo insere e autoriza a Solicitação de Compra via sistema.

• As solicitações aprovadas dentro dos parâmetros estabelecidos por esse manual serão cotadas pelodepartamento de compras e será gerado um Pedido de Compra.

• O Pedido de Comprar passará então pela aprovação do gerente funcional responsável, do gestor do centro decusto solicitante (somente em caso de serviço avulso) e da diretoria. Após a aprovação da diretoria odepartamento de compras deve enviar o pedido ao fornecedor.

• Os Pedidos de Compra dos contratos continuados devem ser lançados nos CC do gestor funcionalresponsável e não no centro de custo do gasto;

• Todas as parcelas dos contratos continuados de valor fixo devem ser lançadas no Pedido de Compra.

Serviços continuados

Serviços continuados

• Após o recebimento documentação fiscal o administrativo responsável pelo contrato continuado deve envia-lapara análise do gestor funcional, menos nos casos de contratos com valores fixos da Wmarcas que será gerado umPedido de Compra.

• O gestor funcional deve verificar os valores e condições da documentação e posteriormente realizar a aprovaçãoou tratar quaisquer anomalias. Nos casos de contratos com valores variáveis o gestor deve informar as regras derateio via e-mail padrão (anexo 05 modulo 01 – capitulo 01 deste manual)

• O Pedido de Compra será gerado pelo departamento financeiro coorporativo de BH e passará então pelaaprovação do gerente funcional responsável e da diretoria. Após a aprovação da diretoria o administrativo irálançar a documentação fiscal.

• Os Pedidos de Compra dos contratos continuados devem ser lançados nos CC do gestor funcional responsável enão no centro de custo do gasto.

Tipo de serviço

continuadoExemplo

Valores fixos Aluguel, Internet

Valor variávelTelefonia, água, vale

transportes

Projetos e Eventos

Realizar cotação de serviço - fora

do sistema

Negociar com diretoria

Solicitar pedido de compra -

Email



(1ª e 3ª alçada)


• O gestor deve apresentar o pré-projeto contendo objeto, objetivo, prazo, escopo, relação de fornecedores, cotaçõesrealizadas e solicitar autorização ao diretor responsável.

• Após obter a autorização o gestor envia o e-mail padrão de Solicitação de Pedido.

• O Pedido de Comprar será gerado pelo departamento financeiro coorporativo de BH e passará então pelaaprovação do gerente funcional responsável e da diretoria.

• Somente após a aprovação da diretoria o responsável pelo evento deve enviar o pedido ao fornecedor.

• Todas despesas referentes a eventos MKT são centralizadas em BH.

Projetos e Eventos

Padrão em Word

Padrão em Outlook

Projetos e Eventos

PLANO DO PROJETO

IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO

Nome do projeto: Inserir nome completo do projeto.

Centro(s) de custo: Inserir o(s) centro(s) de custo ao(s) qual(is) o projeto está associado.

Área demandante: Identificar a área responsável pela demanda do projeto.

Área(s) envolvida(s): Identificar a(s) área(s) que será(ão) envolvida(s) na execução do projeto.

Gerente do projeto: Identificar o gerente do projeto (nome).

META DO PROJETO

Objeto: Descrever o produto, serviço ou resultado que se deseja criar a partir do projeto.

Objetivo geral: Descrever o propósito de execução do projeto.

Data de início previsto: Data de término previsto:

Duração estimada: Custo estimado (R$):

ESCOPO DO PROJETO

Escopo do projeto: Identificar trabalho que precisa ser realizado para entregar o resultado desejado

Recursos previstos para o projeto:

Identificar os principais recursos (equipamentos, serviços, mão de obra especializada etc.) previstos para a execução do projeto.

COTAÇÕES REALIZADAS

# Nome do Fornecedor Produto/Serviço cotado Quant. Valor(R$)

01

02

03

04

05

06

07

PLANO DE AQUISIÇÕES

N. Fornecedor Produto/Serviços Valor(R$)

Valor total:

Regra de rateio:

APROVAÇÔES

Gerente do Projeto:

Data:

Aprovado: Suspenso/Cancelado

Considerações:

Diretor:

Data:

Aprovado: Suspenso/Cancelado

Considerações:

Caixa

Realizar despesasRealizar acerto do

caixa


(3ª alçada)

Lançar documentação

fiscal

Realiza reembolso de caixa

O caixa da unidade que é no valor de R$ 1000,00 (um mil reais), deve ser utilizado para pequenas despesas,

não ultrapassando o valor do caixa, por se tratar de despesas esporádicas e de baixo valor.

O gestor da unidade autoriza o Caixa realizar a despesa perante apresentação de comprovante fiscal.

O acerto do caixa deve ser realizado até o último dia útil do mês independente do saldo em caixa e quando o

dinheiro acabar, conforme passos a seguir:

Gerar um Pedido de Compra para cada Nota Fiscal;

Agrupar os comprovantes fiscais (excluindo as NF) por categoria de natureza financeira;

Gerar um item para cada agrupamento em um único Pedido de Compra

O Pedido de Compra passará então pela aprovação do diretor responsável e o lançamento da documentação

fiscal será feito pelo administrativo de cada unidade.

Após o lançamento da documentação fiscal é gerado um título no financeiro constando a data que serão feito o

reembolso e os tipos de despesas.

Caixa

Realizar despesasRealizar acerto do

caixa


(3ª alçada)

Lançar documentação

fiscal

Realiza reembolso de caixa

Notas:

O reembolso do caixa pode ser realizado mais de uma vez dentro de um mesmo mês, caso haja apenas

um reembolso esse deve ser realizado até o último dia do mês.

No histórico do financeiro deve ser informado que o título será reembolsado ao gestor da unidade.

As despesas poderão ser comprovada com Cupom fiscal ou Nota fiscal Série D.

Pequenas despesas de manutenção ou peças para testes no máximo de R$ 100,00 podem ser pagas com

recibo simples pelo caixa, desde que este não seja emitido por pessoa física.

Material de uso e consumo em caráter de emergência (ver item 5.4) devem ter aprovação previa (e-mail ou

telefone) do departamento de compras

Comprar produtos para revenda

Realizar analise de média de venda

Calcular necessidade de pedido

Gerar Pedido de compra

Aprova Pedido de compra

Enviar pedido de compra para fornecedor

Realizar analise de média de venda

Calcular necessidade de pedido

Gerar pedido de venda na unidade importadora

Aprova Pedido de venda

• Após calcular necessidade de pedido o departamento de produto gera o Pedido de Compra contendovalor e descrição da aquisição.

• O Pedido de Comprar passará então pela aprovação da diretoria.

• Após a aprovação da diretoria o departamento de produto deve enviar o pedido ao fornecedor.

Nacional

Importado

Dispensa de cotação - Valor

Valor

• Solicitações de Compra com valor de total inferiores a $ 50,00

• Não haverá exigência de concorrência com três cotações nos casos de compras e contratações,quando já houver um contrato guarda-chuva, nos casos de compras e contratações emergenciais enos casos de contratos continuados. Esses casos excepcionais são explicitados a seguir.

Contratos continuados:

• Para prestadores de serviços recorrentes, não será necessário realizar concorrência a cadacontratação ou compra. Nestes casos, cada área é responsável pela elaboração do contrato a serrenovado a cada 12 meses com exceção de contratos com prazo pré-definido superior a um ano(exemplo: aluguel, telefonia, energia). O processo para o estabelecimento do contrato continuadotambém requer três cotações.

Dispensa de cotação - Emergência

Emergência

• Caracteriza emergência a urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízo oucomprometer o trabalho e que não pôde ser previsto antecipadamente.

• Nos casos de emergência será necessária a explicitação da razão pela qual a situação está sendocaracterizada como tal no campo “Observações” do Pedido de Compras.

• Material de uso e consumo em caráter de emergência devem ter aprovação previa (e-mail outelefone) do departamento de compras

• Os pagamentos de todos os gastos realizados em caráter de Dispensa de Cotação serãoobrigatoriamente precedidos de Pedidos de Compras devidamente autorizados.

• Para gastos emergências de pequeno valor o procedimento de Caixa deve ser seguido

Contratos

Caso a contratação ou compra for referente a uma prestação de serviços e atender a um oumais itens abaixo, faz-se necessária a elaboração e assinatura de contrato em duas vias:

• Para contratações permanentes ou de longo prazo;

• Contratos com valor acima de R$5.000,00 ou valor menor desde que seja de caráter delongo prazo e permanente obrigatoriamente tem que passar pelo jurídico.

• O pagamento deve ser negociado e as condições de pagamento devem ser explicitadasno contrato.

Prazos de pagamento

• Todo pagamento deverá ter no mínimo, 21 dias de prazo de pagamento

• Todas as notas fiscais de prestação de serviço deverão ser lançadas no sistema até oúltimo dia do mês. Para evitar problemas não mais aceitaremos a emissão de notas deserviço (mesmo que o vencimento seja para o mês subsequente) entre os dias 28 e 31 decada mês. Caso tenham algum fornecedor que emita nota fiscal de serviço nos trêsúltimos dias do mês, favor negociar com ele e rever os contratos. Esse procedimento seráadotado para evitarmos problemas na retenção de impostos e confronto com a DIRF.

Pagamento Antecipado

• O Pagamento Antecipado não é realizado pelas empresas do grupo, no caso defornecedor que exija pagamento antecipado, ele deverá emitir Nota Fiscal de Venda paraentrega futura ou de Faturamento antecipado, para que o pagamento seja realizado emúltimo caso, alguma exceção deverá possuir autorização formal por e-mail medianteaprovação da diretoria.

• Hotéis que forem pagos pelo viajante a Nota Fiscal deverá ser em nome da unidade emque ele abriu sua requisição de viagem, essa deverá ser lançada no sistema com uma TESque não gera financeiro e o reembolso será através da prestação de contas da viagem.

Cadastro

• Produto - Caso o produto ou serviço a ser adquirido não esteja cadastrado nosistema, solicitar a responsável corporativa de compras em BH (Gislaine) queprovidencie o cadastro.

• Fornecedor - O cadastro de fornecedor será feito pelo próprio colaborador quelança o Pedido de Compra e o cadastro dos dados bancário serão cadastros peloDepartamento financeiro obrigatoriamente mediante apresentação decomprovatório dos dados (cópia de extrato, cópia de cheque, doc. de aberturade contas, cópia de cartão bancário etc)

• Viajante - Cadastro de viajante no modulo controle de viagens o responsávelserá a pessoa do setor viagem (Fernanda Carvalho). É necessário o envio dosdados completos para cadastro: Nome completo, endereço, cidade, estado, CEP,CPF, dados bancários, telefone e e-mail.

• O prazo para realização dos cadastros será de até 48 horas.

Agenda


Fluxo do processo

Autorizações


Pedido Compras

Novo Processo de Compras

Solicitação CotaçãoPedido de

compraRecebimento

• Inserir Solicitação de

Compra

• Autoriza SC

• Solicita Pedido de

Compra

• Realiza Cotação no

sistema

• Realiza Cotação fora

do sistema

• Gera pedido de compra

• Aprova pedido de

compra

• Enviar PC para

fornecedor

• Recebe aquisição

• Recebe

documentação

Fluxo do Processo

Solicitação Cotação Pedido de compra Recebimento

Agenda


Fluxo do processo

Autorizações


Pedido Compras

Aprovar solicitação de compra

1- Acesse o Protheus



2 - Selecione a empresa e o ambiente “compras”


3 - Clicar em “atualizações/ Solicitação de compras”


4 - Pesquisar Solicitações Bloqueadas



Preencher Expressão “B”


5 - Aprovação


Bloquear Solicitação de Compra: Não aprovar

Aprovar Solicitação de Compra: Aprovar

5 - Aprovação

Aprovar Pedido de Compra

Por Lote: utilizado para autorizar váriospedidos mesmo tempo, porém o sistemademora mais para processar

Por documento: utilizados para autorizarpequena quantidade de pedidos

Aprovar Pedido de Compra por Lote

1 - Selecionar Atualizações> Liberação> Liberação em Lote


2 - Exibir Documentos “Não Aprovados”


3 - Selecionar Pedidos de Compras


4 - Selecionar “Ações Relacionadas”>”Lib lote”

Aprovar Pedido de Compra por Documento


1 - Selecionar Atualizações> Liberação> Liberação de Dctos


2 - Exibir Documentos “Não Aprovados”


3 - Selecionar Documento > Liberar


4 - Selecionar “Liberar Docto”

Agenda


Fluxo do processo

Autorizações


Pedido Compras

Solicitação de compra

1- Acesse o Protheus


2 - Selecione a empresa e o ambiente “compras”


3 - Clicar em “atualizações/ Solicitação de compras”


4 - Clique em “Incluir”


5 - Selecionar Produto

Neste campo dever ser informado o produto desejado, o filtro do mesmo pode ser feito pelo cód. ou

descrição, cada item.

5.1 - Pesquisar pelo código do produto

5.2 - Pesquisar pela descrição


5.1 - Pesquisar pelo código do produto

Para pesquisar o produto, selecione o campo “produto” e clique na tecla F3 de seu teclado. Informe o cód.

e clique em pesquisar.


5.2 - Pesquisar pela descrição


6 - Preencher quantidade:

Informe a quantidade desejada, conforme a unidade de medida cadastrada para o produto.


7 - Preencher preço unitário

Se possível informe no campo “preço unitário” o valor sugerido para compra do item solicitado.


8 - Preencher descrição técnica

No campo “descrição técnica” adicione informações/características do produto caso

tais como:

Desempenho esperado

Especificação detalhada

Padrão de qualidade


Justificativa para aquisição: Razão pela qual o gasto é justificável

Histórico de aprovação: Aprovado por “Diretor” em DD/MM/AA

Regra de rateio: % do valor que deve ser alocado em cada Centro de Custo

Nome do colaborador e o departamento: Em caso de bens de uso individual

9 - Preencher observação

Exemplos

Esquema de rateio de gastos

Tipo de

alocação

Lançamento Definição

Rateio

Manual

Operador lança as % do

valor pelos centros de

custos

Operador informa regra

de rateio

Solicitante defini

a divisão do

gasto

Solicitante defini

a regra de rateio

Rateio por

regra

Operador informa o

centro de custo( conforme tabela de regras)

Operador

identifica o

centro de custo

• Contratação de serviços


• Compra de bens


• Eventos

• Manutenção predial

• Aluguel

• Água

• Energia elétrica

Sem

Rateio

Operador informa o

centro de custo

Solicitante defini

o centro de custo

• Computador

• Material de uso individual

• Viagens


10 - Definir centro de custo

O campo Centro de Custo C é preenchido automaticamente de acordo com o cadastro do

produto, por tanto cabe muito atenção para definir corretamente o campo.

Importante ressaltar que o centro de custo da área solicitante pode ser diferente que quem

recebera o bem/serviço, por exemplo o RH solicita EPI para a Logística.


11 - Concluir solicitação

Após o preenchimento clique em “CONFIRMAR” para finalizar sua solicitação.

Formulário de Compra - E-mail

Agenda


Fluxo do processo

Autorizações


Pedido Compras

Nota Fiscal

Fatura

1

Contas a Pagar

2

Tipos de Pagamentos

Nota Fiscal1

Formas de lançamentos

Pedido de Compra

Autorização do pedido

Lançamento

Inclusão no financeiro

Envio para fiscal

Fatura2

Nota Fiscal

Nota Fiscal é o documento fiscal que comprova a compra e venda de

produtos e ou serviços.

Tem por finalidade ainda, contar o prazo de garantia do que foi

comercializado; a função contábil e de fiscalização pelos órgãos públicos

competentes.

Toda Nota Fiscal deve ser escriturada,

independente de ter financeiro ou não!

Fatura

Fatura é um documento onde está registrado um valor em débito com

prazo de quitação da dívida.

Mudança:

Todas as faturas não serão mais lançadas pelo módulo

Financeiro, mas pelo Compras.

No Financeiro só serão incluídos pagamentos de guias

de impostos; arquivos do RM; frete e importação.

Pedido de Compra

Com o novo fluxo, todos os pagamentos autorizados terão os pedidos de compras

liberados para lançamento da nota.

Para incluir um pedido de compra no sistema, vamos seguir os passos...

Quando vamos incluir pedidos de compras?

Contratos (Ex: aluguel, contas de telefone, luz, água, etc)

Eventos de Marketing

Eventos de RH

Produto de revenda

Projetos

Pedido de Compra

Produtos Revenda

A rotina constitui-se basicamente em digitar o valor bruto dos produtos (com todos

os impostos) e o sistema calculará o preço unitário baseando-se em quatro níveis de

busca por TES, que irá determinar os percentuais a calcular.

Pedido de Compra

Acesse o Protheus

Produtos Revenda

Pedido de Compra

Selecione a empresa e o ambiente “compras”

Produtos Revenda

Pedido de Compra

Clique em “atualizações”, “pedidos” e “pedidos de compras”

Produtos Revenda

Pedido de Compra

Clique em “incluir”

Produto Revenda

Pedido de Compra

Preencha os campos selecionados abaixo

Produto Revenda

Pedido de Compra

Produtos Revenda

Caso não tenha alteração no Custo junto ao fornecedor, pode-se preencher o

campo de Vlr. Bruto com o Custo Pad. (Custo padrão que é o mesmo Custo

Standard). Note que ele trará o Custo Unitário sem impostos no campo ao lado.

Digite todos os itens do pedido e clique em Confirmar.

Pedido de Compra

Acesse o Protheus

Nota Fiscal

Pedido de Compra

Selecione a empresa e o ambiente “compras”

Nota Fiscal

Pedido de Compra

Clique em “atualizações”, “pedidos” e “pedidos de compras”

Nota Fiscal

Pedido de Compra

Clique em “incluir”

Nota Fiscal

Pedido de Compra

O número do pedido é gerado automático pelo sistema!

Nota Fiscal

Pedido de Compra

Preencha os campos “fornecedor” e “condição de pagamento”

Nota Fiscal

Pedido de Compra

Nota Fiscal

Sempre pesquisar o fornecedor pelo CNPJ,

nunca pelo código ou razão social

Pedido de Compra

Selecione o produto

Nota Fiscal

Pedido de Compra

Informe a “quantidade” e “valor” a serem pagos

Nota Fiscal

Pedido de Compra

Informe a “quantidade” e “valor” a serem pagos

Nota Fiscal

O campo “Vlr Bruto” é novo!

Deixamos este campo em branco

e preenchemos apenas o

“Prc unitário”

Pedido de Compra

Preencher o campo de “observações”

Nota Fiscal

Incluir neste campo as

informações complementares do pedido.

Pedido de Compra

Preencher o “centro de custo”

Nota Fiscal

Há 3 formas de lançamentos:

Lançamento manual

Rateio por Centro de Custo

Rateio Pré Configurado

Pedido de Compra

Nota Fiscal

Lançamento manual

O centro de custo é único e informado no

campo selecionado ao lado. Deverá ser

informado pelo solicitante do pagamento.

Pedido de Compra

Nota Fiscal

Rateio por Centro de Custo

Para este tipo de rateio, o solicitante do

pagamento deverá informar quais as

porcentagens e seus respectivos centros de

custos.

Pedido de Compra

Nota Fiscal

Incluir a porcentagem e

o respectivo centro de custo.

Atenção: sempre verificar a

% rateada ao final desta tela.

Pedido de Compra

Nota Fiscal

Rateio Pré Configurado

Este rateio já está configurado no Protheus e

deverá ser usado mediante informação do

solicitante do pagamento.

Pedido de Compra

Nota Fiscal

Pedido de Compra

Nota Fiscal

Selecionar o rateio pré configurado

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Apresentação do PowerPoint€¦ · 2015. 10. 26. · Aprovador Centro de Custo Aprova a aquisição do bem ou serviço orçado e descrito no Pedido de Compra. De acordo com o centro