Consultoria e Perícia em Administração

Telmo Telles

Processos de Consultoria

Segundo Peter Block, todo projeto de

consultoria passa, inevitavelmente, por cinco

fases.

Dar uma consultoria habilidosa é ser

competente na execução de cada uma dessas

fases.

a) entrada e contato;consiste na realização da primeira reunião e a investigação do problema, se o consultor é o adequado para o assunto, quais as expectativas e como iniciar o projeto. Muitos projetos falham aqui.

b) coleta de dados e o diagnóstico;consiste em definir quem vai ser envolvido na definição do problema, que métodos serão usados, que tipos de dados serão coletados e o tempo.

As fases para uma consultoria habilidosa são:

c) feedback e a decisão de agir;consiste em dar o retorno do diagnóstico, que passa por uma certa resistência. Nesta fase é feito o planejamento para solucionar os problemas.

d) implementação;consiste em colocar em ação o planejamento. A própria empresa se responsabiliza, e em casos mais complexos o consultor se torna necessário.

e) extensão, reciclagem ou término;consiste, inicialmente, por uma avaliação, pode o projeto ser:

Extendido: implementação em outros setores da empresa;

Reciclado: quando o problema real fica mais claro e se aplica novamente o processo;

Terminado: quando o problema for solucionado ou o projeto for um fracasso.

CONCEITOS DE DIAGNÓSTICO

Palavra vem do grego diagnosis e significa fazer análise.

Para uma empresa, o diagnóstico é uma atividade, que usando a experiência de um analista e uma metodologia conveniente, possa melhorar o conhecimento sobre um fato para, a partir daí, indicar soluções adequadas.

Também é um processo interativo entre o consultor e o sistema-cliente que visa identificar e medir as variáveis que interferem no desempenho da empresa

Fonte: Pereira, 1999

FASES DE UM DIAGNÓSTICO

Apresentação do Problema Redefinir o problema ou sua causa Gerar dados Organizar os dados Analisar os dados Relatório ou síntese dos dados Feedback dos dados Planejamento das ações

decorrentes do diagnóstico

Geração dos dados

Definir, com os membros chaves da organização as seguintes questões:

Qual é exatamente o tipo de problema que se deseja solucionar;

O que se pretende com o diagnóstico e quais os resultados esperados;

Quais serão as áreas pesquisadas e quem serão os contribuintes para o diagnóstico (critérios de escolha);

Qual o tempo disponível para o diagnóstico;

Que recursos o consultor terá a sua disposição?

Será necessário algum tipo de preparo para a realização do diagnóstico?

Técnica de coleta de dados

Documentação

Primários

Compilados pelo autor Documentos arquivos públicos Publicações parlamentares/Leis Estatísticas Documentos de arquivos privados Cartas Contratos Diários Autobiografias Relato de visita a instituições Relato de viagens

Secundários

Transcritos de fontes primárias

Relatórios de pesquisa Estudos históricos Pesquisas estatísticas Pesquisa que usa a

correspondência de outras pessoas

ESCRITOS

Primários

Feitos pelo autor Documentos de Diagnósticos Gravações em fita Filmes/ Fotográfias Gráficos Mapas

Analisados pelo autor Máquinas / Equipamentos Instalações / Lay out Pinturas Fotografias Vestuário Desenhos

Secundários

Feitos por outros Material cartográfico Filmes comerciais Rádio Cinema

OUTROS

Observação

Tipos de Observação

Simples: o pesquisador permanece alheio à comunidade, grupo ou situação que pretende estudar, observando de maneira espontânea os fatos que aí ocorrem. O registro ocorre mediante diários ou caderno de notas;

Tipos de Observação

Participante: o pesquisador observa participando da comunidade, grupo ou situação que pretende estudar, onde o pesquisador assume o papel de membro do grupo. O registro ocorre mediante diários ou caderno de notas;

Entrevista

Tipos de Entrevista

Padronizada ou estruturada: o entrevistador segue um roteiro previamente estabelecido;

Não estruturada: o entrevistador dá liberdade ao entrevistado para desenvolver as respostas.

Preparação da entrevista

Planejamento da entrevista Conhecimento prévio do entrevistado Marcar com antecedência Garantir ao entrevistado a confidencialidade

das informações Preparação antecipada.

Diretrizes da entrevista

Contato inicial Formulação das perguntas Registro das respostas Término da entrevista

Questionário

Processo de elaboração

O questionário deve ser limitado em extensão e finalidade;

Deve conter de 20 a 30 perguntas e demorar no máximo 30 minutos para ser respondido

A estética do questionário também é importante;

Pré Teste

Depois de redigido o questionário deve ser testado em uma pequena parte da amostra escolhida;

Verificar as falhas e reformular o questionário se necessário

Classificação das perguntas

Abertas Fechadas Múltipla escolha Com escalas pré escolhidas

QUESTÕES PARA O DIAGNÓSTICO

FASE DA COLETA DE DADOS

Apesar de não haver receitas prontas, pode-se apresentar um quadro genérico que traz questões

básicas como:

Informações Gerais

Processos decisórios

Missão da Empresa Declaração de valores e

princípios

Forma dominante do processo decisório

Grau de valorização do grupo e sua autonomia

Sistema de comunicação Grau de valorização das

pessoas na organização

Postura diante da mudança

Corporação

Valorização do espírito empreendedor Incentivo à criatividade Visão sobre a mudança (risco ou

oportunidade) Apego a normas e procedimentos Nível de stress no trabalho

Forças e fraquezas, ameaças e oportunidades da empresa;

Que negócios compõem a empresa? Qual o perfil de profissional que a

empresa almeja? Como são as políticas e práticas

relacionadas à marketing, finanças, recursos humanos, produção, etc...?

Organização do trabalho

Organograma da empresa Funcionograma Ligações entre cliente-

fornecedor interno Processo de delegação de

responsabilidade Departamentalização

Análise e interpretação dos dados

GERANDO UMA IMAGEM

O que é analisar dados?

Consiste em examinar, categorizar, classificar e recombinar as evidências coletadas tendo em vista as proposições iniciais do diagnóstico. Yin, 2001

CHECAR E CONSOLIDAR AS INFORMAÇÕES:

Elaborar um painel com as informações obtidas na coleta de dados;

Validar a imagem gerada (relatório) com membros chaves da organização;

Tipos de análise dos dados

Para coleta dados qualitativas - análise de conteúdo; Para coleta de dados quantitativas - análise estatística