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É a técnica usada na escritura dascorrespondências, dos processos
e documentos gerados na rotina doServiço público, ou seja, é a maneira
pelo qual o Poder Público se comunicaformalmente com órgãos públicos, setor privado e com os cidadãos.
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GOVERNO(Adm. Pública)
GOVERNO
Instituições Privadas
Particulares (Cidadão)
Comunicação escrita trocada entre pessoas, sejam elas físicas ou jurídicas, para tratar de assuntos de interesse comum. Existem três tipos de correspondências: particular, oficial ou empresarial.
Correspondência particularÉ aquela que ocorre entre pessoas físicas
Correspondência oficial É aquela que ocorre entre órgãos da administração
direta ou indireta do serviço público civil ou militar, em quaisquer dos âmbitos.
Correspondência empresarial É aquela que ocorre entre empresas e pessoas físicas ou
jurídicas e aquela que pode ocorrer internamente, segundo as mais diferentes modalidades.
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Quanto ao âmbito:
Interna Externa
Quanto ao sigilo:
Ultra-secreto Secreto Confidencial Reservado
Impessoalidade Formalidade Padronização Concisão Clareza
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A redação oficial é elaborada sempre em nome do serviço público e sempre em atendimento ao interesse geral dos cidadãos.
As comunicações oficiais se restringem a questões que dizem respeito ao interesse público; é natural que não tenham qualquer tom pessoal.
Sendo assim, é inconcebível que os assuntos objeto dos expedientes oficiais sejam tratados de outra forma que não a estritamente impessoal.
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As comunicações oficiais devem obedecer a certas regras de forma, unindo à impessoalidade e ao padrão culto de linguagem um tratamento marcado pela formalidade, a qual consiste não apenas no emprego de pronomes de tratamento adequados, mas também na polidez, civilidade e uniformidade dos textos.
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A estética e clareza da apresentação do documento, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a sua correta diagramação são indispensáveis para a padronização.
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A concisão consiste em expressar com um mínimo de palavras um máximo de informações, desde que não se abuse da síntese a tal ponto que a idéia se torne incompreensível. Afinal, o tempo é precioso, e quanto menos se rechear a frase com adjetivos, imagens, pormenores desnecessários ou perífrases (rodeios de palavras), mais o leitor se sentirá respeitado.
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Uso de expressões simples e objetivas, de fácil entendimento, e utilização de frases bem construídas que evitem interpretação dúbia.
Claro é aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor.
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Formas de Cortesia utilizadas no Fecho da Correspondência Oficial, existem atualmente, dois tipos de fecho para todas as modalidades de comunicação oficial:
Respeitosamente, para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República.
Atenciosamente, para autoridades da mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.
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Os pronomes de tratamento representam à forma de tratar as pessoas com quem
se fala ou a quem se dirige a comunicação.
É a maneira formal para se dirigir com
reverência a determinadas pessoas
Conforme o Manual de Redação da Presidência da República de 1991 e de acordo com o decreto nº 468/92 e com a Instrução Normativa Nº. 04, de 6 de março de 1992, da Secretaria da Administração Federal, estabelece que nas comunicações oficiais deve-se observar a utilização adequada dos pronomes de tratamento, considerando-se não somente a área de atuação da autoridade (civil, militar, etc.), mas também a posição hierárquica do cargo que ocupa.
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É a saudação de cortesia que se dirige ao destinatário antes de entrar no assunto propriamente dito do expediente. É a expressão pela qual se chama a atenção da pessoa a quem se escreve ou o qualificativo que indica a expressão de tratamento a ser empregada no texto do expediente.
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Pronomes de Tratamento
Quando forem empregadas expressões altamente cerimoniosas, como V. Ex.a e V. Em.a, deve-se evitar o emprego dos possessivos seu/sua(s) dos pronomes oblíquos lhe(s), o/a(s). Deve-se repetir a expressão de tratamento, por mais que pareça redundante.
Está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD.) aos ocupantes de proeminentes cargos públicos, pois a dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público;
Fica dispensado o emprego do superlativo Ilustríssimo para as autoridades que recebem tratamento de Vossa Senhoria e para particulares.
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Não se abrevia o vocativo na correspondência dirigida aos três Chefes de Poder, grafando-se:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República Excelentíssimo Senhor Presidente do
Congresso Nacional Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo
Tribunal Federal
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Obs.: Alguns redatores também não abreviam o vocativo em correspondências para Ministros, Governadores de Estado, Desembargadores, Prefeitos Municipais e autoridades eclesiásticas de maior nível hierárquico. Usa-se o vocativo “Senhor” seguido do cargo respectivo.
Ex.: “Senhor Vice-Presidente” “Senhor Ministro” “Senhor Presidente do Senado Federal” “Senhor Governador” “Senhor Prefeito”
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São qualificativos específicos, empregados antes do vocativo, as vezes usados como vocativos.
· Excelência: Excelentíssimo · Eminência : Eminentíssimo · Juiz : Meritíssimo
Bem como qualificativos apropriados a determinadas instituições ou funções, tais como:
Egrégio, Colendo e Venerado: significa distinto, admirável; é tratamento forense dispensado aos tribunais superiores.
Nobre para Deputados e Senadores 19
No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma:
A Sua Excelência o SenhorFulano de TalMinistro de Estado da Justiça70064-900 – Brasília. DF
A Sua Excelência o SenhorSenador Fulano de TalSenado Federal70165-900 – Brasília. DF
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A Sua Excelência o Senhor
Fulano de Tal
Ministro de Estado da Justiça
70064-900 – Brasília - DF
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A Sua Excelência o Senhor
Senador Fulano de Tal
Senado Federal
70115-900 – Brasília - DF
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A Sua Excelência o Senhor
Fulano de Tal
Juiz de Direito da 10ª Vara Cível
01010-000 – São Paulo - SP
Partes do documento no Padrão Ofício
O aviso, o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes:a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede :
Exemplos:Mem. 123/2002-MF / Aviso 123/2002-SG / Of. 123/2002-MME
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita:Exemplo:
Brasília, 15 de março de 1991.
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c) assunto: resumo do teor do documentoExemplos:
Assunto: Produtividade do órgão em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.
d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço.
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e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:
– introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta;
– desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;
- conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.
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Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:
– introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:
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Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de administração, trata da requisição do servidor
Fulano de Tal.”
ou
“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de 1o de fevereiro de
1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.”
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Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificaçãodeve ser a seguinte:
(espaço para assinatura)NOME
Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República(espaço para assinatura)
NOMEMinistro de Estado da Justiça
Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira paraessa página ao menos a última frase anterior ao fecho.
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Os documentos do tipo Padrão Ofício, o qual aplica-se também à exposição de motivos e à mensagem devem obedecer à seguinte forma de apresentação:
a) Deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;b) Para símbolos não existentes na fonte Times New Roman, poder-se-á utilizar as fontes Simbol e Wingdings;c) É obrigatório constar a paginação a partir da segunda página;d) Os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);e) O início da cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda;
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f) O campo destinado à margem lateral esquerda terá 3,0 cm de largura, no mínimo;g) O campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;h) Deve ser utilizado espaçamento simples entre linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco;i) Não deve haver abuso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;j) A impressão deve ser feita na cor preta em papel branco, impressão colorida apenas para gráficos e ilustrações;
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k) Os documentos Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4;l) Devem ser utilizados o formato Rich Text nos documentos de texto;m) Os documentos elaborados devem ter os arquivos de texto preservados para posterior consulta, ou seja, devem ser salvos em computador;n) Para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formatados da seguinte forma:
Tipo do documento + número do documento + palavras-chave do conteúdo
Of. 123 – relatório produtividade ano 2002
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Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.
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Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invocao destinatário (v. 2.1 Pronomes de Tratamento), seguido de vírgula.
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor Presidente da RepúblicaSenhora Ministra,
Senhor Chefe de Gabinete,
Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente:– nome do órgão ou setor;– endereço postal;– telefone e endereço de correio eletrônico.
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Logotipo do requerente e informações gerais (telefone, endereço, etc...)
Limeira, ____de ____________ de _________.OF.Nº.
Assunto: comentar sucintamente o assunto Prezado Senhor (a), A (requerente) vem por meio deste (descrever o pedido). Aproveitamos o ensejo, para renovar nossos votos de estima e
consideração.
Atenciosamente,(assinatura)
(Nome do responsável)(cargo)
ÀSECRETARIA DA AGRICULTURA, MEIO AMBIENTE, ABASTECIMENTO E RECURSOS HÍDRICOS.At. (A QUEM SERÁ DESTINADO)
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O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.
Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.
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Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
Exemplos:
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos
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Memorando = MemoCorrespondência breve, interna ou externa, utilizada Correspondência breve, interna ou externa, utilizada tanto pelo serviço público como pela iniciativa privada, tanto pelo serviço público como pela iniciativa privada, para abordar assuntos rotineirospara abordar assuntos rotineiros
Estrutura Básica:Estrutura Básica: Número (opcional, mas recomendável) Local Data (pode ser abreviada) Destinatário Remetente Assunto (epígrafe ou ementa) Texto (conciso e objetivo) Fecho Assinatura Aviso de cópias Anexos Iniciais do redator e digitador
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É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública; expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação.
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a) a indicação do tipo de expediente e de seu número, horizontalmente, no início da margem esquerda:
Mensagem no
b) vocativo, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário, horizontalmente, no início da margem esquerda;
Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal,
c) o texto, iniciando a 2 cm do vocativo;
d) o local e a data, verticalmente a 2 cm do final do texto, e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita.A mensagem, como os demais atos assinados pelo Presidente da República, não traz identificação de seu signatário.
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O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos
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É um pedido feito por pessoa física ou jurídica de É um pedido feito por pessoa física ou jurídica de algo a que tem direito; dirige-se a uma autoridade.algo a que tem direito; dirige-se a uma autoridade.
Estrutura:Estrutura: Papel ofício Invocação ou vocativo Dados pessoais do requerente Motivo do pedido Fecho Data assinatura
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MODELO 1 ILMO. SR. OFICIAL MAIOR DO CARTÓRIO DE ILMO. SR. OFICIAL MAIOR DO CARTÓRIO DE
TÍTULOS E DOCUMENTOS.TÍTULOS E DOCUMENTOS. Nome do Presidente da entidade, qualificação completa,
portador da cédula de identidade, expedida pela Secretaria de Segurança Pública do Estado de ............... n°............, e do CIC/MF n°............., residente na rua.............n°..........., vem respeitosamente, requerer o registro, como pessoa jurídica de direito privado, da Igreja Assembléia................ com sede na rua............, n°.........., no bairro......., fundado que foi no dia...........para cumprimento do que dispõe a lei.
Para o ato, anexa ao presente: a) cópia da ata da fundação; b) cópia do estatuto e c) relação dos Membros da diretoria.
Termos em que, pedeDeferimento.
DataAssinatura do presidente.
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É um documento em que são registradas as É um documento em que são registradas as ocorrências de uma reunião, assembléia ou um ocorrências de uma reunião, assembléia ou um eventoevento
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Como qualquer outra é um instrumento de Como qualquer outra é um instrumento de comunicação que se restringe a determinada área: comunicação que se restringe a determinada área: empresarial e/ou comercial, razão por que tem empresarial e/ou comercial, razão por que tem características próprias.características próprias.As qualidades da carta comercial são as seguintes:
Boa apresentação: exige-se, portanto, ordem, organização e limpeza.
Clareza: a obscuridade do texto impede a comunicação imediata e dá azo a interpretações que podem levar a desentendimentos e, mesmo, a prejuízos financeiros.
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A linguagem há de ser:A linguagem há de ser: Simples, evitando-se preocupação com enfeites
literários. Atual, isto é, inteligível à época presente. Precisa, a saber, própria, específica, objetiva. Correta, com exata observância das normas
gramaticais. Concisa, informando com economia de palavras. Impessoal, com o máximo de objetividade, pois a
carta comercial não é lugar adequado para manifestações subjetivas e sentimentais.
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Partes da carta comercialPartes da carta comercial
Cabeçalho ou timbre: com todos os elementos que identifiquem a firma. Hoje, o cabeçalho já vem impresso e há casos em que simplesmente não aparece.
Destinação ou endereçamento com: localidade: com respeito à localidade, deve-se
prestar atenção ao seguinte: a tendência atual é se colocar o local à esquerda, no
alto; não se abrevia o nome do lugar, escreve-se São
Paulo e não S. Paulo; após o nome da cidade, usa-se a vírgula.
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Data: com respeito à data, importa lembrar: nome do mês com minúscula; após a data, segue ponto final; os numerais designativos de ano não se separam por
ponto ou espaço; assim deve-se escrever 1992 e não 1.992 ou 1 992;
os numerais de uma data separam-se por hífen e não por barra.
Então, 30-11-91 e não 30/11/91; destinatário: nome, endereço, localidade. Iniciação: abrangendo vocativo (invocação),
referência e início, com várias fórmulas possíveis.54
Corpo da cartaCorpo da carta, ou a exposição do assunto que, obviamente, é , ou a exposição do assunto que, obviamente, é variável, de acordo com o que se pretende. É comum o uso de formas variável, de acordo com o que se pretende. É comum o uso de formas de tratamento abreviadas, com V. Sa.; V.Sas; V.S.a; V.S.as; V. Exa.; de tratamento abreviadas, com V. Sa.; V.Sas; V.S.a; V.S.as; V. Exa.; V.Ex.ª; Exmo. Sr. e outras.V.Ex.ª; Exmo. Sr. e outras.Vale lembrar que o verbo relacionado com os referidos pronomes de Vale lembrar que o verbo relacionado com os referidos pronomes de tratamento deve estar sempre na terceira pessoa, do singular ou do tratamento deve estar sempre na terceira pessoa, do singular ou do plural.plural.Fecho da carta: é a parte que encerra a carta, com uma série de fórmulas já estabelecidas, como:
Atenciosamente. Com elevado apreço. Com elevada consideração (ou estima). Cordiais Saudações (Saudações cordiais). Cordialmente. Saudações atenciosas (Atenciosas saudações). Antecipadamente somos agradecidos.
Evitem-se as fórmulas:Evitem-se as fórmulas:Termino esta.Termino esta.
Sem mais, termino esta...Sem mais, termino esta... 55
TIMBRETIMBRERua X - Porto Alegre - caixa postal, 47 ......Rua X - Porto Alegre - caixa postal, 47 ......
Porto Alegre, 6 de novembro de 1995.
Fernando de Barros & Cia. Ltda. (destinatário) Prezados senhores (vocativo) À solicitação feita pelo escritório de V.Sas., representado, em nossa
cidade, pelo Sr. Marcelo Silveira, informamos que seguiram, via aérea, dez caixas dos medicamentos pedidos.
Comunicamos que a duplicata no. 086013 foi encaminhada ao Departamento de Cobrança.(D)
Atenciosamente(fecho)
Tiago Almeida (assinatura)
Diretor 56
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