Avision - cgu.gov.br@download/file/RA... · check-list, instrução normativa ou outros). • Check-list – a fim de assegurar que a documentação entregue no ... insalubridade,

Dinheiro público é da sua conta www.portaldatransparencia.gov.br

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Unidade Auditada: NUCLEO ESTADUAL DO MS-SP Exercício: 2012 Processo: Município: São Paulo - SP Relatório nº: 201305804 UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DE SÃO PAULO

_______________________________________________ Análise Gerencial Senhor Chefe da CGU-Regional/SP,

Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço n.º 201305804, e consoante o estabelecido na Seção III, Capítulo VII da Instrução Normativa SFC n.º 01, de 06/04/2001, apresentamos os resultados dos exames realizados sobre a prestação de contas anual apresentada pelo Núcleo Estadual do Ministério da Saúde em São Paulo.

1. Introdução

Os trabalhos de campo conclusivos foram realizados no período de 11/04/2013 a 19/04/2013, por meio de testes, análises e consolidação de informações coletadas ao longo do exercício sob exame e a partir da apresentação do Relatório de Gestão pela unidade auditada, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames.

2. Resultados dos trabalhos

A Unidade apresentou com atraso o Processo de Prestação de Contas, de modo que analisamos a conformidade de peças e respectivos conteúdos exigidos pela IN/TCU nº 63/2010 e pelas DN/TCU nº 119/2012 e 124/2012 pela análise do Relatório de Gestão.


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Em acordo com o que estabelece o Anexo IV da DN/TCU nº 124/2012, e em face dos exames realizados, efetuamos as seguintes análises:

2.1 Avaliação da Conformidade das Peças

A Unidade entregou com atraso o Processo de Contas, de modo que não pode ser utilizado como subsídio para o trabalho de auditoria. Sendo assim, a análise sobre esse tema se deu a partir da verificação do Relatório de Gestão. Foi constatado que a Unidade não elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de 2012, haja vista a não apresentação de diversas informações requisitadas. ##/Fato##

2.2 Avaliação dos Resultados Quantitativos e Qualitativos da Gestão

Não há ações vinculadas a programa temático de responsabilidade da UJ, pelo fato de o NEMS/SP não ser Unidade Orçamentária. A Unidade conta com apenas um programa, mais voltado à gestão, sob sua responsabilidade, o “Programa de Educação Permanente do Ministério da Saúde”, cujo Objetivo Geral é o “processo permanente deliberado de aprendizagem, com o propósito de contribuir para o desenvolvimento das competências institucionais por meio do desenvolvimento de competências individuais”. Trata-se do Projeto/Atividade 4572 - Capacitação de servidores públicos federais em processo de qualificação e requalificação

De acordo com o Relatório de Gestão, foram programados R$ 120.270,00 e executados R$ 109.298,82. Sendo assim, o resultado financeiro é de 90,88% de execução das despesas, para uma previsão de 100%. Segundo a Unidade, não há meta física, apenas financeira.

Verificou-se divergência no valor da execução total da despesa por esta Ação, fato que está descrito em ponto específico deste relatório. Sendo assim, consideramos o ambiente de controle interno deficiente no que diz respeito ao controle financeiro da gestão.

##/Fato##

2.3 Avaliação dos Indicadores de Gestão da UJ

Existe um indicador sobre a gestão de resultados do “Programa de Educação Permanente do Ministério da Saúde”, obtido a partir de uma informação orçamentária básica, apresentada no Relatório de Gestão, da qual é depreendido um indicador físico a partir de uma regra de três simples.

O NEMS/SP respondeu que o controle geral sobre os indicadores é realizado pelo órgão central, cabendo ao Núcleo o controle da parte sob sua responsabilidade. Além do indicador de resultado do Programa, não há indicadores de desempenho para as áreas de: Gestão de Pessoas, Gestão de Compras e Contratações, Gestão de TI e Gestão do


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Patrimônio Imobiliário. Em relação às transferências concedidas, não existe um indicador, mas é realizado um controle interno sobre as metas de acompanhamento in loco e os acompanhamentos efetivamente realizados.

##/Fato##

2.4 Avaliação dos Indicadores dos Programas Temáticos

Considerando que na Lei nº 12.593/2012 os indicadores são exigidos apenas para os programas temáticos, considerando que durante a gestão 2012 não foi publicado o Decreto de Gestão do PPA 2012-2015, considerando ainda que não há definição quanto ao Gerente do Programa e Coordenador da Ação (agentes no modelo de gestão do PPA 2008-2011 e que determinavam se a Unidade era ou não responsável pelo programa ou ação), a avaliação do item 4 do anexo IV da DN TCU 124/2012 restou prejudicada. Dessa forma, o controle interno se abstém de emitir opinião sobre o item 4 na gestão 2012. ##/Fato##

2.5 Avaliação da Gestão de Pessoas

Foram disponibilizados 400 atos para análise por essa equipe de auditoria, sendo que 16 atos de pensão não estavam incluídos no sistema SISAC. Uma amostra de 130 atos foi selecionada dos 400 atos disponibilizados e observamos que em 97% dos casos o prazo previsto no art. 7º da IN/TCU nº 55/2007 não foi cumprido.

Solicitamos que a unidade informasse sobre o andamento da correção das inconsistências apontadas nas análises realizadas sobre a folha de pagamentos, passadas à unidade por meio do Ofício-Circular nº 120/2012/DPPCE/DP/SFC/CGU-PR, de 29/06/2012 e ainda não enviadas a essa Regional. A unidade informou que foi realizado o encaminhamento ao COSAF/CGESP, a Coordenação Responsável.

Solicitamos por meio de SA que a unidade se manifestasse sobre os controles internos da área de gestão de pessoas. Sobre os normativos internos que formalizam as atividades e procedimentos relacionados à gestão de pessoas, a unidade informou que estão em fase de elaboração e implantação cerca de 13 POP (Procedimento Operacional Padrão), sendo eles:

• Concessão de Abono de Permanência • Averbação de tempo de serviço – Órgãos Públicos (Prefeituras, Estado) e

reservista; • Registro de tempo de Contribuição – INSS; • Elaboração e Execução do PAC; • Dispensa de Função Gratificada (FG); • Registro da Frequência dos Servidores; • Remoção; • Análise de pedidos de insalubridade retroativa; • Adicional de Insalubridade; • Recepção e Posse de Servidor; • Aperfeiçoamento do servidor no País;


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• Aperfeiçoamento do servidor no Exterior; • Cadastrar, alterar ou cancelar a adesão de servidor aos planos de saúde GEAP ou

CAPESESP; • Cadastro ou Renovação de Dependentes na GEAP ou CAPESESP;

Foram disponibilizados para análise os cinco últimos POP da lista.

Sobre os normativos internos que determinem os responsáveis pela gestão de pessoas, a unidade informou apenas as portarias, publicadas em Diário Oficial, que contém a nomeação da Chefe do Serviço de Gestão de Pessoas e sua substituta.

A unidade informou que se encontra em fase de estudo a definição dos indicadores que apontem a mensuração real dos riscos e pontos críticos e por consequência as medidas preventivas. O mapeamento dos processos (POP) teria como finalidade detalhar todas as atividades prestadas pelo Serviço de Gestão de Pessoas, e assim conseguir identificar os pontos críticos, bem como quais medidas podem ser tomadas para prevenir tais inconsistências (treinamentos, reuniões, mudanças de procedimentos). As medidas corretivas adotadas em caso de desvio no cumprimento das metas estabelecidas pela unidade estaria também em fase de estudos.

Quanto à priorização de atividades/procedimentos relacionados à gestão de pessoas que sejam mais sensíveis, em termos de relevância, criticidade, materialidade, objeto, entre outros, a unidade informou que devido a grande demanda, atual, de solicitações de aposentadoria, a equipe de aposentadoria esta priorizando o atendimento orientado pelos seguintes critérios:

• Sequência numérica do protocolo de entrada da documentação; • Solicitação de aposentadorias por invalidez; • Observância das aposentadorias compulsórias; • Solicitações de aposentadorias de servidores com mais de 60 anos com

acometimento de alguma doença, devidamente comprovado pela Perícia Oficial em Saúde.

• 11.5. Informar a rotina usada para assegurar que a gestão de pessoas, como um todo, seja feita tempestivamente (rotinas estabelecidas como check-list, instrução normativa ou outros).

• Check-list – a fim de assegurar que a documentação entregue no atendimento esteja correta, para que os variados procedimentos sejam agilizados;

Instruções normativas seriam utilizadas para fundamentar as resoluções do SEGEP de acordo com as solicitações dos servidores (aposentadoria, insalubridade, mandado de injunção, averbação de tempo de serviço, abono de permanência etc.).

Em caso de identificação de inconformidades nas análises, a rotina usada para assegurar que as providências sejam adequadas é:

• Identificação da inconformidade; • Identificação e aplicação da medida corretiva;


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• Nova análise, e se necessário encaminhamento para estância superior. . ##/Fato##

2.6 Avaliação da Situação das Transferências Voluntárias

Os convênios e instrumentos congêneres são realizados diretamente pelo Órgão Central (Ministério da Saúde), restando ao Núcleo Estadual do Ministério da Saúde/SP a incumbência de realizar acompanhamento dos convênios (fiscalização in loco e análise das prestações de contas). De acordo com informações do NEMS/SP, foram programados para o exercício de 2012 inicialmente 300 atividades relativas ao acompanhamento, tendo sido realizadas 225. Os 75 convênios restantes foram substituídos, por demanda do Fundo Nacional de Saúde e Coordenação Geral de Articulação Regional, pela visitação de 120 Unidades de Pronto Atendimento. Sendo assim, foram realizados os acompanhamento previstos. O Fundo Nacional de Saúde dá uma meta quantitativa para a atividade de acompanhamento, no entanto, a decisão de quais convênios serão analisados é da DICON, e essa decisão passa por uma matriz de risco que envolve materialidade. Em relação às prestações de contas, não há propriamente um indicador de desempenho, mas existe um ambiente de controle, sendo que a DICON computou a realização de 1.403 pareceres de prestações de contas. As atividades são registradas pelo sistema GESCON, um sistema interno do Ministério da Saúde, e os convênios estão registrados no SICONV tendo como concedente o próprio Ministério.

##/Fato##

2.7 Avaliação da Regularidade dos Processos Licitatórios da UJ

O Relatório de Gestão 2012, apresentado pela unidade, traz o organograma da unidade no qual destacamos a existência da Divisão de Administração – DIAD, diretamente ligada ao Colegiado de Gestão. Segundo esse documento, estão entre as competências da DIAD a execução de atividades de apoio administrativo necessárias ao desenvolvimento das ações do Núcleo e o planejamento, coordenação, acompanhamento, orientação e supervisão das atividades relacionadas com o orçamento, contabilidade e administração financeira anual da unidade, assim como executar as atividades relativas de administração de material e serviços, controlar o estoque físico e registro contábil dos materiais de consumo e executar as atividades de administração patrimonial.

Na Solicitação de Auditoria nº01, questionamos a unidade quanto aos controles internos de processos de licitação, incluindo a disponibilização de normativos internos, tratamento de riscos quanto ao atingimento de metas e medidas corretivas, priorização para atividades/procedimentos relacionadas à gestão de compras e contratações mais sensíveis, rotina para que essas atividades/procedimentos sejam feitas tempestivamente, entre outros aspectos do controle interno.


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Por meio do documento sem numeração Relatório sobre a SA 201305804-01, a unidade respondeu que: “Está em fase de finalização documento contendo a padronização dos fluxos e rotinas operacionais para as atividades de licitação, gestão de contratos e gestão de materiais e de patrimônio (cópia anexa). Além disso, já são utilizadas as listas de verificação (check-list) da Consultoria Jurídica da União para conformidade dos procedimentos à legislação vigente.”

O anexo disponibilizado pela unidade é um conjunto de Procedimentos Operacionais Padrões – POP, editados pela DIAD/SAMAP, Serviço de Atividades Gerais, Material e Patrimônio. Foi disponibilizada também a Estrutura Funcional da DIAD-SP, que, juntamente com o SAMAP, possui diversas atividades permanentes sem estrutura formal, tais como: apoio, CPL, almoxarifado, arquivo central, patrimônio e doação e gestão de contratos, entre outros.

Em fluxograma detalhado apresenta as atividades para a aquisição de bens e contratação de serviços.

Os POP apresentados foram: aquisição de material de consumo; recebimento, conferência, aceitação e pagamento de material de consumo; pagamento de fatura; aquisição de material permanente; contratação de serviços continuados, prorrogação de contratos de prestação de serviços continuados, com ou sem reajustamento; e contratação de curso de capacitação.

Cada procedimento operacional padrão possui objetivo, abrangência, legislação, conceitos e definições, diretrizes, interfaces e fluxogramas, entre outros itens.

Os controles internos na área de licitação estão em fase de desenvolvimento para posterior implementação, sendo que a unidade não se manifestou sobre outros temas, como tratamento de riscos, atingimento de metas e priorização de atividades.

Foi informada pela unidade a realização de 7 pregões eletrônicos por Registro de Preço, 8 pregões eletrônicos e 2 cotações eletrônicas, parte dos quais analisada durante os procedimentos de acompanhamento da gestão.

Quantidade total Processos

Licitatórios

Volume total de recursos dos processos licitatórios

(R$) 17 715.296,40*

Fonte: Relatório sobre a SA 201305804/01. * Os valores são estimados, pois foram incluídos montantes relativos à Atas de Registro de Preço, que tem estimativas de consumo. O valor do processo sobre emissão de passagens não foi estimado, pois a contratação foi feita baseada em desconto concedido.

Na tabela a seguir estão os processos licitatórios analisados durante procedimentos de acompanhamento permanente de gastos. Tais processos não foram reanalisados pela atual equipe de auditoria.

Nº processo

Modalidade Objeto Valor (R$)


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licitatório

11/2011 Pregão Eletrônico Contratação do serviço continuado de telefonia móvel.

141.026,40 (*)

13/2011 Pregão Eletrônico Contratação do serviço continuado de ascensoristas.

110.498,00 (*)

7/2012 Pregão Eletrônico Compra de material permanente 589.611,10

12/2011 Pregão Eletrônico

Aquisição de Curso de Excelência no Atendimento ao Cliente, para atender as necessidades do Núcleo Estadual do Ministério da Saúde em São Paulo.

1.950,00 (*)

1/2012 Pregão Eletrônico para Registro de Preços

Aquisição de materiais de informática. 540.489,34


Aquisição de gêneros alimentícios. 83.859,00


Aquisição de materiais de Escritório. 45.736,05


Aquisição de material de Copa e Cozinha.

20.975,70

TOTAL 1.534.145,59 Valores estimados no termo de referência; exceto quando (*): valor contratado

Na auditoria de gestão, analisamos os seguintes processos licitatórios:

Nº processo licitatório


05/2012 Pregão Eletrônico Aquisição de materiais 14.859,88


Agenciamento e aquisição de passagens aéreas

Percentual de desconto sobre

volume de vendas (13.35%)

O processo de inexigibilidade analisado tratou da contratação de curso juntamente com outros órgãos da administração pública. O Projeto Básico foi elaborado pela Consultoria-Jurídica da União no Estado de São Paulo e o conceito básico era possibilitar a realização de um curso fechado, somando as vagas contratadas por cada um dos órgãos interessados.

Quantidade total Inexigibilidade

Volume total de recursos de inexigibilidade

Quantidade avaliada

Volume de recursos avaliados (R$)

Quantidade em que foi detectada alguma


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(R$) irregularidade 6 221.515,11 1 5.983,50* 0

Fonte: Relatório sobre a SA 201305804/01. * Não foi incluído na amostra o contrato de inexigibilidade de maior valor, R$186.743,11, pois se trata da contratação de Sabesp (companhia de água), sendo selecionado outro processo de maior relevância. Os processos de dispensa analisados tratam da contratação de serviços continuados. A unidade realizou os processos respeitando o limite da dispensa para todo o período possível de contratação (5 anos). Entretanto, para a realização de comparação de propostas, a unidade não considerou a quantidade dos itens em um processo analisado.

Quantidade total Dispensas

Volume total de recursos de dispensa (R$)

Quantidade avaliada

Volume de recursos avaliados (R$)

Quantidade em que foi detectada alguma irregularidade

10 331.947,44 3 12.503,00 1 Fonte: Relatório sobre a SA 201305804/01. * Não foi incluída na amostra a despesa com eletricidade, sendo contratada a Eletropaulo, no valor de R$317,520,00.

Sobre as compras sustentáveis, a unidade informou que não possui procedimentos formais estabelecidos para essa atividade. Somente um caso apareceu na amostra disponibilizada para essa equipe de auditoria, sendo um contrato de disponibilização de ascensoristas, analisado durante os procedimentos de acompanhamento da gestão. ##/Fato##

2.8 Avaliação da Gestão do Uso do CPGF

Não houve gastos com o CPGF no período em análise. O assunto foi acompanhado por meio do Acompanhamento Permanente de Gastos ao longo do exercício de 2012. ##/Fato##

2.9 Avaliação da Gestão de Passivos sem Previsão Orçamentária

Não houve, para o exercício de 2012, ocorrência de passivos por insuficiência de créditos.

Em relação ao ambiente de controle, existe um procedimento adotado pelo setor financeiro, embora não seja formalizado, para que a situação não ocorra. Não foi fornecido nenhum normativo a respeito do processo gerencial ou da indicação de responsáveis pelo processo.

##/Fato##

2.10 Avaliação da Gestão de Tecnologia da Informação

A Avaliação da Gestão de Tecnologia da Informação não fez parte do escopo desta auditoria. ##/Fato##

2.11 Avaliação da Gestão do Patrimônio Imobiliário


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Não há registros de imóveis de uso especial sob responsabilidade da Unidade no SPIUNet. A Unidade utiliza administrativamente três imóveis, registrados em nome do INPS e do INSS. Tal situação já havia sido apontada no Acompanhamento Permanente da Gestão, sendo as justificativas da unidade acatadas na ocasião. Na auditoria atual, solicitamos informações sobre os bens imóveis a fim de verificar eventuais alterações na situação apontada. Segundo informações do NEMS/SP, em 2013, o Ministério da Saúde demonstrou interesse em regularizar os imóveis em questão, fazendo negociação com o INSS, de modo que o Núcleo realiza trabalho para a devida regularização dos imóveis junto à SPU e ao INSS. Em sendo assim, não há ambiente de controle interno na Unidade no que tange à administração dos bens de uso especial, a não ser os relacionados à manutenção predial.

##/Fato##

2.12 Avaliação da Gestão Sobre as Renúncias Tributárias

Não houve a ocorrência de renúncias tributárias sob gestão da UJ no período sob análise. ##/Fato##

2.13 Avaliação do Cumprimento das Determinações/Recomendações do

TCU

De acordo com o Relatório de Gestão 2012 do NEMS/SP, não existiriam Acórdãos exarados pelo Tribunal de Contas da União no ano de 2012 para a Unidade. Entretanto, ao ser realizada pesquisa em formulário no sítio eletrônico do TCU na internet, foram encontrados Acórdãos com determinações ao NEMS/SP.

O Núcleo afirmou não existirem regimento/estatuto para a finalidade de acompanhar as determinações do TCU, bem como não há rotinas formalmente definidas, sendo o atendimento realizado de acordo com a demanda do órgão de controle. Não há indicadores de desempenho para essa atividade e considera-se que há risco da Unidade incorrer em irregularidades e sofrer sanções caso não cumpra as determinações, e que em razão disso, os setores do NEMS/SP são orientados a atenderem prontamente as determinações.

Sendo assim, é possível afirmar que o ambiente de controles internos a respeito das determinações encaminhadas pelo Tribunal de Contas da União à Unidade apresenta deficiências. ##/Fato##

2.14 Avaliação do Cumprimento das Recomendações da CGU

O órgão de controle interno optou por incluir a avaliação do cumprimento das recomendações emitidas por ele considerando a seguinte questão de auditoria: A UJ mantém uma rotina de acompanhamento e atendimento das recomendações emanadas


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pela CGU especialmente quanto: à instauração de TCE, à apuração de responsabilidade, ao fortalecimento do controle interno administrativo?

A metodologia consistiu no levantamento das recomendações pendentes, analisadas por meio do Plano de Providências Permanente, das quais as últimas recomendações estão descritas na tabela abaixo:

Número do Relatório de Auditoria de Contas

de Auditoria de Contas

Item do Relatório

Situação da Recomendação

Item específico da parte "achados de auditoria"

do relatório

201211634 1.1.1.3 Não atendida Monitorado via Plano de Providências Permanente

201211634 1.2.1.2 Atendida Monitorado via Plano de Providências Permanente

201211634 1.2.1.3 Atendida Monitorado via Plano de Providências Permanente

Em relação aos controles internos da Unidade quanto ao atendimento das recomendações da CGU, não existe uma rotina de acompanhamento preestabelecida, o atendimento é realizado de acordo com as demandas da CGU no âmbito das auditorias realizadas e do Plano de Providências Permanente. Considerando que o gestor adotou providências suficientes para atendimento das recomendações expedidas pela CGU, julgamos não existirem fragilidades no controle interno.

##/Fato##

2.15 Avaliação da Carta de Serviços ao Cidadão

A unidade jurisdicionada não é prestadora de serviços ao cidadão, razão pela qual está dispensada quanto ao atendimento do Decreto 6932/2009.

##/Fato##

2.16 Avaliação do CGU/PAD

Não foram encontradas inconsistências entre a relação de processos administrativos informada pela Unidade e a relação obtida por meio de extração do Sistema CGU-PAD, ou seja, todos os procedimentos instaurados tinham registro no sistema.

A estrutura de pessoal e tecnológica é capaz de gerenciar os procedimentos disciplinares instaurados e o sistema CGU-PAD é utilizado, com servidor responsável treinado e com senha. Entretanto, não foi identificada no Relatório de Gestão a base normativa que rege a atividade no âmbito da unidade. Não há, tampouco, portaria de designação formal dos servidores responsáveis pelo lançamento de informações no sistema CGU-PAD, de um


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coordenador responsável pelo registro de informações ou de um administrador principal do CGU-PAD na unidade. ##/Fato##

2.17 Avaliação do Parecer da Auditoria Interna

A Unidade não possui auditoria interna. ##/Fato##

2.18 Avaliação do Conteúdo Específico do Relatório de Gestão

A DN TCU 119/2012 não estabeleceu conteúdo específico para a UJ. ##/Fato##

2.19 Avaliação dos Controles Internos Administrativos

A Unidade avaliou seus controles internos com a nota média de 3,9 no Relatório de Gestão, resultado que a equipe de auditoria considerou superavaliado, de modo que os controles internos administrativos são mais frágeis do que a Unidade supõe. Uma vez que a Unidade não demonstrou, no Relatório de Gestão, quais seriam seus macroprocessos finalísticos, como solicitado na DN TCU 119/2012, a análise dos controles internos frente aos macroprocessos finalísticos restou prejudicada. Os controles internos administrativos não são suficientes para garantir adequabilidade da gestão interna no que tange a três itens: - Acompanhamento do cumprimento do prazo relacionado aos atos de pessoal e saída de servidores do departamento que ainda não foram repostos; - Desempenho da gestão, em função da inexistência de indicadores de desempenho da gestão; - Tratamento das determinações do TCU, por não terem sido relacionados no Relatório de Gestão determinações ao NEMS/SP de Acórdãos exarados pelo TCU. ##/Fato##

2. 20 Ocorrências com dano ou prejuízo Entre as análises realizadas pela equipe, não foi constatada ocorrência de dano ao erário. 3. Conclusão

Eventuais questões formais que não tenham causado prejuízo ao erário, quando identificadas, foram devidamente tratadas por Nota de Auditoria e as providências corretivas a serem adotadas, quando for o caso, serão incluídas no Plano de Providências Permanente ajustado com a UJ e monitorado pelo Controle Interno. Tendo sido abordados os pontos requeridos pela legislação aplicável, submetemos o presente relatório à consideração superior, de modo a possibilitar a emissão do competente Certificado de Auditoria.


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São Paulo/SP, 24 de Junho de 2013.

Nome: Cargo: ANALISTA DE FINANCAS E CONTROLE Assinatura:

Nome: Cargo: ANALISTA DE FINANCAS E CONTROLE Assinatura:

Relatório supervisionado e aprovado por:

_____________________________________________________________ Chefe da Controladoria Regional da União no Estado de São Paulo

_______________________________________________ Achados da Auditoria - nº 201305804 1 CONTROLES DA GESTÃO

1.1 CONTROLES EXTERNOS

1.1.1 ATUAÇÃO DO TCU/SECEX NO EXERCÍCIO

1.1.1.1 CONSTATAÇÃO Fragilidades no ambiente de controle de recomendações do TCU. Fato De acordo com o Relatório de Gestão 2012 do NEMS/SP, não existiriam Acórdãos exarados pelo Tribunal de Contas da União no ano de 2012 para a Unidade. De modo a confirmar a veracidade das informações, foi realizada pesquisa em formulário no sítio


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eletrônico do TCU na internet, tendo sido encontrados sete (7) Acórdãos com determinações ao NEMS/SP:

1) Acórdão 1477/2012 – 1ª Câmara, que determina que o Núcleo Estadual do Ministério da Saúde no Estado de São Paulo:

“9.2.1. recalcule o valor dos benefícios instituídos por Benedito Pedro do Nascimento e Duilo Reis Martins e dos demais atos de pensão deferidos após 20.2.2004, adequando-os ao disposto no art. 15 da Lei nº 10.887/2004; 9.2.2. dê ciência do teor desta deliberação aos interessados, alertando-os de que o efeito suspensivo, proveniente de eventual interposição de recursos, não os exime da devolução dos valores percebidos indevidamente após a notificação, em caso de desprovimento; 9.3. dispensar o ressarcimento das importâncias recebidas de boa-fé, nos termos da Súmula-TCU nº 106”.

O assunto foi levantado no âmbito do Acompanhamento Permanente de Gastos (APG), OS 201201590. Na ocasião, quando questionado, o NEMS/SP respondeu: “Quanto ao solicitado no acórdão 1477/2012, recalcular os valores dos benefícios de pensão de BENEDITO PEDRO DO NASCIMENTO e DUILO REIS MARTINS, informamos que não localizamos o recebimento do mencionado acórdão neste setor. No entanto, consultando o referido acórdão no site do TCU e verificando a situação dos pensionistas no sistema SIAPE, constatamos que a situação dos mesmos encontra-se regular de acordo com o memo-circular 59/CGRH /SAA/MS,(...)”.

Na ocasião do APG 201201590, foi considerado satisfatório o atendimento da determinação. 2) Acórdão 4626/2012 - 1ª Câmara, que determina que o Núcleo Estadual do Ministério da Saúde no Estado de São Paulo:

“9.2.1. no prazo de quinze dias, contados da ciência deste Acórdão, providencie a suspensão dos pagamentos decorrentes da concessão de aposentadoria considerada ilegal, sob pena de responsabilidade solidária da autoridade administrativa omissa, dispensando o ressarcimento das importâncias recebidas de boa-fé; 9.2.2. emita novo ato de aposentadoria em favor do interessado, livre da irregularidade detectada; 9.2.3. comunique ao interessado a presente deliberação, alertando-o de que o efeito suspensivo proveniente da interposição de eventuais recursos não o exime da devolução dos valores percebidos indevidamente após as respectivas notificações, caso esses não sejam providos; 9.2.4. encaminhe ao Tribunal, por cópia, comprovante da data em que o interessado tomou conhecimento desta decisão.”

3) Acórdão 3009/2012 - Primeira Câmara, que determina ao Núcleo Estadual do Ministério da Saúde em São Paulo que, no prazo de trinta dias:

“9.4.1. faça cessar o respectivo pagamento, sob pena de responsabilidade solidária da autoridade administrativa omissa, nos termos do art. 262 do Regimento Interno/TCU; 9.4.2. dê ciência do inteiro teor deste acórdão ao interessado, alertando-o de


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que o efeito suspensivo proveniente de eventual interposição de recurso não o exime da devolução dos valores indevidamente percebidos após a notificação, em caso de não provimento do recurso; 9.4.3. encaminhe a este Tribunal, por cópia, comprovante da data em que o interessado tomou conhecimento desta decisão; 9.4.4. envie à apreciação deste Tribunal, por meio do Sistema Sisac, novo ato de pensão, livre das falhas identificadas neste processo; 9.5. determinar ao Núcleo Estadual do Ministério da Saúde em São Paulo, com fundamento no § 2º do art. 6º da Resolução TCU 206/2007, com a redação dada pela Resolução TCU 237/2010 que, no prazo de quinze dias, adote as medidas cabíveis com vistas à regularização dos pagamentos indevidos verificados nas ficha financeiras das pensões instituídas por Ademur Antônio Valente, Alcino de Andrade, Alice Maria da Silva Rodrigues, Antônio Lino Barbosa e Aparecido Pereira do Nascimento, na forma prevista no art. 15 da Lei nº 10.887/2004, na redação dada pela MP nº 431/2008, convertida na Lei nº 11.784/2008”.

4) Acórdão 3833/2012 - Primeira Câmara, que determina ao Núcleo Estadual do Ministério da Saúde em São Paulo que:

“9.2.1. no prazo de quinze dias, contados da ciência deste Acórdão, providencie a suspensão dos pagamentos decorrentes da concessão de pensão civil considerada ilegal, sob pena de responsabilidade solidária da autoridade administrativa omissa, dispensando o ressarcimento das importâncias recebidas de boa-fé; 9.2.2. comunique ao interessado acerca da presente deliberação, alertando-o de que o efeito suspensivo decorrente de eventual interposição de recurso não o exime da devolução dos valores percebidos indevidamente após a respectiva notificação, em caso de não provimento; 9.2.3. encaminhe ao Tribunal, por cópia, comprovante da data em que o interessado tomou conhecimento desta decisão.”

5) Acórdão 4617/2012 - Primeira Câmara, que determina ao Núcleo Estadual do Ministério da Saúde em São Paulo que:

“9.4.1 no prazo de quinze dias, contados da ciência deste Acórdão, providencie a suspensão dos pagamentos decorrentes da aposentadoria considerada ilegal, sob pena de responsabilidade solidária da autoridade administrativa omissa, com fundamento no art. 71, inc. IX, da Constituição Federal, e art. 262 do RI/TCU; 9.4.2. comunique ao interessado acerca da presente deliberação, alertando-o de que o efeito suspensivo decorrente de eventual interposição de recurso não o exime da devolução dos valores percebidos indevidamente após a respectiva notificação, em caso de não-provimento; 9.4.3 encaminhe a este Tribunal, por cópia, comprovante da data em que o interessado tomar conhecimento desta decisão”.

6) Acórdão 6519/2012 - Primeira Câmara, que determina ao Núcleo Estadual do Ministério da Saúde/SP que:

“9.3.1. no prazo de quinze dias, contados da ciência deste Acórdão, providencie a suspensão dos pagamentos decorrentes dos atos impugnados


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por esta Corte, sob pena de responsabilidade solidária da autoridade administrativa omissa, nos termos do art. 262 do Regimento Interno/TCU; 9.3.2. emita novos atos de aposentadoria em favor dos interessados, livres das irregularidades detectadas; 9.3.3. comunique aos interessados a presente deliberação, alertando-os de que o efeito suspensivo proveniente da interposição de eventuais recursos não os exime da devolução dos valores percebidos indevidamente após a respectiva notificação, caso esses não sejam providos; 9.3.4. encaminhe ao Tribunal, por cópia, comprovante da data em que os interessados tomaram conhecimento desta deliberação.”

7) Acórdão 7016/2012 - Primeira Câmara, que determina à unidade jurisdicionada que adote medidas para:

“9.3.1. dar ciência, no prazo de 15 (quinze) dias, do inteiro teor desta deliberação aos interessados, alertando-os de que o efeito suspensivo proveniente da interposição de eventuais recursos não os exime da devolução dos valores percebidos indevidamente após a respectiva notificação, caso esses não sejam providos; 9.3.2. fazer cessar, no prazo de 15 (quinze) dias, o pagamento decorrente dos atos considerados ilegais, sob pena de responsabilidade solidária da autoridade administrativa omissa; 9.3.3. encaminhar ao Tribunal, no prazo de 30 (trinta) dias contados da ciência da decisão, documentos aptos a comprovar que os interessados tiveram conhecimento do acórdão”.

Ainda no âmbito do APG 201201590, a equipe de auditoria solicitou ao NEMS/SP que informasse sobre a ocorrência de outras diligências, recomendações ou decisões do TCU/SECEX. Por meio do Ofício nº 697/2012-DIAD/SP, de 14/06/2012, encaminhou-se documentação relatando outras determinações do TCU, todas referentes à área de pessoal, especificamente a aposentadorias e pensões: “1) Natureza: Audiência Data: 14/03/2012 Objeto: Atendimento da audiência para apresentar razões de justificativa acerca do não cumprimento da determinação constante do subitem 9.4.2 do Acórdão 1.606/2010-TCU-Plenário, no que diz respeito ao ato de pensão instituída pelo CPF 040.349.378-15. Atitude NEMS/SP: Expedição de Ofício MS/NÚCLEO/SEPAI nº 434/2012, em 26/04/2012, prestando esclarecimentos. 2) Natureza: Acórdão Data: 22/03/2012 Objeto: Cumprimento do ACÓRDÃO 1471/2012 - 1ª Câmara, em que se determina ao Núcleo Estadual do Ministério da Saúde no Estado de São Paulo que: '1.6. (...) reveja o reajuste do benefício em favor da beneficiária, considerando o disposto no art. 15 da Lei nº 10.887/2004, bem como seja determinado à SEFIP que acompanhe o cumprimento desta determinação, representando ao TCU se for o caso.' Atitude NEMS/SP: Expedição de Ofício MS/NÚCLEO/SEPAI nº 357/2012, em 04/04/2012, contendo justificativas.


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3) Natureza: Diligência Data: 14/03/2012 Objeto: Justificar atualização da pensão deixada pelo CPF 516.520.308-59. Atitude NEMS/SP: Expedição de Ofício MS/NÚCLEO/SEPAI nº 289/2012, em 28/03/2012, com justificativas.” Dessa forma, foram exaradas determinações à Unidade pelo Tribunal de Contas da União, embora nenhuma delas mencione que a Controladoria-Geral da União (CGU) ou Secretaria Federal de Controle Interno (SFC) deva proceder à verificação dos itens na Auditoria Anual de Contas. Uma vez que o escopo desta auditoria se restringe às determinações em que esteja expresso que a CGU ou SFC se pronunciem sobre o tema na Auditoria Anual de Contas, não inquirimos a Unidade a respeito do cumprimento das determinações. Em relação ao ambiente de controle interno, foi solicitado à Unidade, por meio da SA 201305804/04, que: - Fornecesse regimento/estatuto ou organograma em que conste a necessidade de a Unidade acompanhar o cumprimento das determinações do TCU, bem como definição de responsabilidades; - Fornecesse manuais de rotinas/procedimentos que considerem as funções a serem desempenhadas pelo setor responsável pela acompanhar o atendimento das determinações do TCU; - Informasse se existiam Indicadores de Desempenho a respeito do acompanhamento de determinações do TCU; - Informasse se existia identificação de riscos no que concerne ao tempestivo atendimento de determinações do TCU por parte da Unidade. O NEMS/SP respondeu, por meio do Relatório sobre as SA 201305804/02, 03 e 04, que não há regimento/estatuto para a finalidade de acompanhar as determinações do TCU, bem como não há rotinas formalmente definidas, sendo o atendimento realizado de acordo com a demanda do órgão de controle. Não há indicadores de desempenho para essa atividade e considera-se que há risco da Unidade incorrer em irregularidades e sofrer sanções caso não cumpra as determinações, e que em razão disso, os setores do NEMS/SP são orientados a atenderem prontamente as determinações.

Entretanto, ao informar no Relatório de Gestão que inexistiam determinações exaradas de Acórdãos do TCU para o exercício de 2012, fato cuja veracidade foi contestada ao se realizar pesquisa no sítio do TCU na internet, e ao informar, no âmbito do APG, que “não localizamos o recebimento do mencionado acórdão neste setor”, resta evidente que o controle de atendimento das determinações do TCU na Unidade tem falhas que podem ser resolvidas a partir do aprimoramento dos controles internos relativos ao assunto. ##/Fato##

Causa Ausência de ambiente de controle adequado para tratamento das determinações do TCU. ##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada


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Instada a se manifestar a respeito da divergência apresentada por meio da SA nº 201305804/07, o NEMS/SP afirmou, por meio do Relatório Sobre a SA nº 201305804/07, apresentado em 23/04/2013:

“Foram localizados os Acórdãos mencionados e apurado que se trata de assuntos relativos a aposentadorias e pensões. A unidade responsável Serviço de Pessoal Inativo – SEPAI/SP está realizando o levantamento geral dos acórdãos relativos ao setor para responder de forma completa a situação atual. O SEPAI informa que necessitará de um prazo maior para a conclusão do trabalho.”

Após a apresentação dos fatos (SA nº 201305804/11), a Unidade afirmou, por meio do Relatório Sobre a SA nº 201305804/11, apresentado em 10/05/2013, que “em face dos problemas apontados e de acordo com as análises realizadas na reunião de dirigentes com a CGU/SP no dia 09/05/2013 para apresentação dos fatos apurados em auditoria, o NEMS/SP indicou como providência adequada para o fortalecimento do ambiente de controle da UJ a realização de gestões junto à SAA/SE/MS, no sentido de estabelecer uma instância de acompanhamento e implementação das demandas dos órgãos de controle interno e externo nos moldes do instituído no âmbito da SAA pela Portaria nº 585/2013”. ##/ManifestacaoUnidadeExaminada##

Análise do Controle Interno O ambiente de controles internos a respeito das determinações encaminhadas pelo Tribunal de Contas da União à Unidade apresenta falhas, uma vez que foram solicitados os Acórdãos mencionados apenas após pedido de justificativa das divergências por esta equipe de auditoria. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações: Recomendação 1: Estabelecer ambiente de controle, bem como rotinas de atendimento das recomendações/determinações exaradas pelo TCU, de modo a atendê-las tempestivamente e evitar possíveis sanções. 1.1.1.2 INFORMAÇÃO A unidade jurisdicionada não é prestadora de serviços ao cidadão. Fato A unidade jurisdicionada não é prestadora de serviços ao cidadão, razão pela qual está dispensada do atendimento ao Decreto 6932/2009.

##/Fato##

1.2 CONTROLES INTERNOS

1.2.1 AUDITORIA DE PROCESSOS DE CONTAS

1.2.1.1 INFORMAÇÃO Atendimento das recomendações da CGU. Fato


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É realizado acompanhamento permanente da gestão do NEMS/SP por meio do Plano de Providências Permanente. Sendo assim, todas as recomendações e atitudes tomadas para atender às recomendações são vistas ao longo do ano.

Dessa forma, foi solicitado à Unidade, por meio da SA nº 201305804/01, que respondesse acerca do status das recomendações ainda pendentes de atendimento, de acordo com extração do sistema MonitorWeb, referentes à Ordem de Serviço nº 201211634:

1. Constatação: 003 – 1.1.1.3 – Servidora com ocorrência de falta ao serviço por mais de 30 dias consecutivos, sem instauração do devido processo administrativo disciplinar. Recomendação: Recomendamos que a unidade promova a instauração do devido processo administrativo disciplinar da servidora citada no fato.

2. Constatação: 005 – 1.2.1.2 – Ausência de registro no SISAC de alteração do fundamento do ato concessório para servidores. Inconsistência no registro no SIAPE do fundamento de aposentadoria para servidores matrícula. Restrição aos trabalhos de auditoria pela não apresentação de 07 processos de aposentadoria/pensão. Recomendação: Que o NEMS/SP proceda à abertura de novos registros no SISAC referentes à alteração do fundamento dos atos concessórios de aposentadoria para os servidores matrícula indicados. Recomendação: Que o NEMS proceda a atualização no SIAPE do fundamento de aposentadoria para os servidores indicados.

3. Constatação: 006 – 1.2.1.3 – Ausência de registro no SICAJ de pagamento de rubrica decorrente de decisão judicial. Recomendação: Que o NEMS/SP faça a inserção no SICAJ dos valores recebidos na rubrica 01486 da servidora indicada.

A Unidade respondeu, por meio do Relatório sobre a S.A. nº 201305804/01:

Constatação 003: Foi solicitada a abertura de processo disciplinar por faltas injustificadas da servidora. Constatação 005: Recomendação 1: Foram realizados lançamentos para os servidores indicados. Recomendação 2: Realizados lançamentos, mostrada evidência (extração do SIAPE). Constatação 006: Registros cadastrados no SICAJ, conforme evidências apresentadas pela Unidade. Em relação à Constatação 003, item 1.1.1.3, apesar de a Unidade ter solicitado a abertura do Processo Administrativo Disciplinar (PAD), o mesmo ainda não foi aberto, como consta de extração no sistema CGU-PAD. Consideramos a recomendação não atendida até que seja instaurado o PAD e o mesmo tenha sido registado no sistema CGU-PAD. O assunto será acompanhado por meio do Plano de Providências Permanente, motivo pelo qual não registramos o fato em constatação.

Sendo assim, foi possível confeccionar a seguinte tabela:


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Número do Relatório de Auditoria de Contas

Item do Relatório

Situação da Recomendação

Item específico da parte "achados de auditoria"

do relatório

201211634 1.1.1.3 Não atendida Monitorado via Plano de Providências

Permanente

201211634 1.2.1.2 Atendida Monitorado via Plano de Providências

Permanente

201211634 1.2.1.3 Atendida Monitorado via Plano de Providências

Permanente

Em relação aos controles internos da Unidade quanto ao atendimento das recomendações da CGU, foi questionado ao NEMS/SP, por meio da SA 201305804/03, qual é a rotina de acompanhamento, se estão definidos em normativos internos os responsáveis pelo processo relativo ao controle das recomendações e se existem indicadores para acompanhar o atendimento das recomendações. De acordo com o Relatório sobre as SA nº 201305804/02, 03 e 04, sem data, encaminhado em 16/04/2013, o gestor informou que não existe uma rotina de acompanhamento preestabelecida, o atendimento é realizado de acordo com as demandas da CGU no âmbito das auditorias realizadas e do Plano de Providências Permanente. Ainda, não existem normativos internos nomeando os responsáveis, o acompanhamento das recomendações se dá pelo setor correspondente. Não existem indicadores internos para esse tipo de controle, segundo o gestor, “procura-se atender integralmente às solicitações de auditoria no prazo definido pelo órgão de controle”.Consideramos que não existem fragilidades no controle interno.

##/Fato##

1.2.1.2 CONSTATAÇÃO Ausência de formalização de servidor responsável por inserção de dados no Sistema CGU-PAD. Fato De acordo com o Relatório de Gestão 2012 do NEMS/SP, a estrutura de correição da Unidade é o SEGEP/Disciplina Administrativa, que está subordinado ao Serviço de Gestão de Pessoas do Núcleo Estadual do Ministério da Saúde em São Paulo. A base normativa que rege a atividade de correição no âmbito do NEMS/SP é a Lei nº 8.112/90.

Em atendimento ao disposto nos artigos 4º e 5º da Portaria nº 1.043/07, da Controladoria-Geral da União, são inseridas no sistema CGU-PAD informações relativas aos processos administrativos disciplinares relacionados ao SEGEP/Disciplina Administrativa (como instauração, prorrogação de prazo, recondução, alteração da


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formação da comissão, julgamento etc.).

Foi solicitada da unidade, por meio da SA nº 201305804/01, planilha com todos os procedimentos instaurados em andamento. Confrontada a lista de processos do relatório emitido por meio do sistema CGU-PAD com a relação de processos administrativos informada por SA, não foram encontradas inconsistências, ou seja, todos os procedimentos instaurados tinham registro no Sistema CGU-PAD. Foi verificado que existe estrutura de pessoal e tecnológica capaz de gerenciar os procedimentos disciplinares instaurados e a devida utilização do sistema CGU-PAD na Unidade, apesar de a mesma indicar, em Expediente SEGEP/Disciplina Administrativa s/n, de 09/04/2013, que para melhor operacionalização do sistema se fazem necessários computadores com maior capacidade, impressoras e cursos de atualização. Entretanto, não foi identificada no Relatório de Gestão a base normativa que rege a atividade no âmbito da unidade. Não há, tampouco, portaria de designação formal dos servidores responsáveis pelo lançamento de informações no sistema CGU-PAD, de um coordenador responsável pelo registro de informações ou de um administrador principal do CGU-PAD na unidade, o que vai de encontro à Portaria CGU nº 1.043/2007, que dispõe:

“Art. 3º Os Ministérios devem designar um coordenador para ser o responsável pelo cumprimento das disposições desta Portaria nos órgãos e entidades do âmbito de sua Pasta. § 1º Para cumprimento do disposto no caput deste artigo, fica estabelecido o prazo de dez dias contados a partir da publicação desta Portaria. § 2º O coordenador mencionado no caput deste artigo indicará ao órgão central um servidor ou empregado que será o administrador principal do CGU-PAD no órgão.”

##/Fato##

Causa Deficiência na estrutura de formalização de responsáveis para uso do sistema. ##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada A Unidade se manifestou por meio do Relatório sobre a SA 201305804/09: “De acordo com o memorando SEGEP/SP nº326 de 23/04/2013 e memorando, anexos, o Serviço de Gestão de Pessoas informa os procedimentos adotados para a indicação da servidora (...) como responsável para acessar e operar o sistema CGU-PAD” ##/ManifestacaoUnidadeExaminada##

Análise do Controle Interno Ainda que haja, na prática, servidor responsável pela inserção de dados no sistema, não consta do Relatório de Gestão a informação da sua designação. Ainda, não há a figura de um coordenador (que deve ser informado no relatório de gestão), que deve indicar formalmente ao órgão central um servidor ou empregado para o perfil de administrador principal do CGU-PAD na unidade, e essa informação deve constar dos normativos internos. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações: Recomendação 1: Designar formalmente e fazer constar do próximo Relatório de Gestão informação de um coordenador responsável pelo registro de informações sobre


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procedimentos disciplinares instaurados na unidade no Sistema CGU-PAD, bem como indicar formalmente ao órgão central servidor para o perfil de administrador principal do CGU-PAD na unidade. 1.2.1.3 CONSTATAÇÃO Ausência de Informações no Relatório de Gestão. Fato A Unidade não entregou, até a data de confecção deste relatório, o Processo de Contas referente ao exercício de 2012. Sendo assim, esta análise se deu a partir da verificação, no Relatório de Gestão, das peças e conteúdo dos itens exigidos pelo TCU às UJs nos seus Relatórios de Gestão. Foi constatado estarem ausentes os seguintes itens: a.4) Macroprocessos finalísticos da unidade jurisdicionada (conforme subitem 1.4. da parte A do Anexo II da DN TCU nº 119/2012); a.5) Principais macroprocessos de apoio ao exercício das competências e finalidades da unidade jurisdicionada (subitem 1.5. da parte A do Anexo II da DN TCU nº 119/2012); a.6) Principais parceiros (externos à unidade jurisdicionada, da administração pública ou da iniciativa privada) relacionados aos macroprocessos finalísticos da unidade (subitem 1.5. da parte A do Anexo II da DN TCU nº 119/2012); b.4) Informações sobre indicadores utilizados pela unidade jurisdicionada (conforme subitem 2.4. da parte A do Anexo II da DN TCU nº 119/2012); c.1) Informações sobre a estrutura orgânica de controle no âmbito da unidade jurisdicionada ou do órgão a que se vincula (conforme subitem 3.1. da parte A do Anexo II da DN TCU nº 119/2012); d.3) Demonstração e análise do desempenho da unidade na execução orçamentária e financeira (subitem 4.3. da parte A do Anexo II da DN TCU nº 119/2012), contemplando, no mínimo: vi. Demonstração e análise de indicadores institucionais para medir o desempenho orçamentário e financeiro, caso tenham sido instituídos pela unidade; f.1) Informações sobre a estrutura de pessoal da unidade (conforme subitem 6.1. da parte A do Anexo II da DN TCU nº 119/2012), contemplando as seguintes perspectivas: v. Providências adotadas para identificar eventual acumulação remunerada de cargos, funções e empregos públicos; vi. Providências adotadas nos casos identificados de acumulação remunerada de cargos, funções e empregos públicos; vii. Indicadores gerenciais sobre recursos humanos; i.1) Informações quanto à adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras (conforme subitem 9.1. da parte A do Anexo II da DN TCU nº 119/2012);


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i.2) Informações sobre medidas adotadas pelas unidades que compõem o relatório de gestão para redução de consumo próprio de papel, energia elétrica e água (subitem 9.2. da parte A do Anexo II da DN TCU nº 119/2012 ), contemplando: i. Detalhamento da política adotada pela unidade para estimular o uso racional desses recursos; ii. Adesão a programas de gestão da sustentabilidade, tais como Agenda Ambiental na Administração Pública (A3P), Programa de Eficiência do Gasto (PEG) e Programa de Eficiência Energética em Prédios Públicos (Procel EPP); iii. Evolução histórica do consumo, em valores monetários e quantitativos, de energia elétrica e água no âmbito das unidades que compõem o relatório de gestão. Ainda, verificamos estarem incorretas as informações financeiras sobre a Ação 4572 e sobre as determinações exaradas pelo TCU, que se encontram descritas em ponto específico deste relatório. ##/Fato##

Causa Desconsideração quanto ao conteúdo exigido pelo TCU quando da confecção do Relatório de Gestão. ##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada O NEMS/SP se justificou quanto às informações incorretas em relação à Ação 4572, afirmando, no Relatório sobre a SA nº 201305804/05 que “Estes valores serão informados ao TCU por modificação do quadro no Relatório de Gestão”. Em relação aos Acórdãos não abordados no Relatório de Gestão, afirmou que “A unidade responsável Serviço de Pessoal Inativo – SEPAI/SP está realizando o levantamento geral dos acórdãos relativos ao setor para responder de forma completa a situação atual. Ainda, após a apresentação dos fatos (SA nº 201305804/11), a Unidade afirmou, por meio do Relatório sobre a SA nº 201305804/11, apresentado em 10/05/2013, que “Em relatório atualizado enviado ao Tribunal de Contas da União foram incluídas informações sobre macroprocessos finalísticos e de apoio e sobre principais parceiros da unidade. Nesse particular, aguarda-se decisão de Brasília quanto à reestruturação dos Núcleos Estaduais prevista para breve. Também foram incluídas informações a respeito do consumo de energia, papel e água, porém a UJ ainda não dispõe de política para redução de consumo, apenas medidas pontuais. Com relação às informações sobre indicadores e estrutura de controle, remete se à resposta do Registro 1 [CONSTATAÇÃO 001]. Quanto ao item f.1, o SEGEP/SP não prestou informações adicionais”. ##/ManifestacaoUnidadeExaminada##

Análise do Controle Interno A Unidade disponibilizou a última versão do Relatório de Gestão, na qual ainda se encontram ausentes os seguintes itens: b.4) Informações sobre indicadores utilizados pela unidade jurisdicionada (conforme subitem 2.4. da parte A do Anexo II da DN TCU nº 119/2012); c.1) Informações sobre a estrutura orgânica de controle no âmbito da unidade jurisdicionada ou do órgão a que se vincula (conforme subitem 3.1. da parte A do Anexo II da DN TCU nº 119/2012);


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d.3) Demonstração e análise do desempenho da unidade na execução orçamentária e financeira (subitem 4.3. da parte A do Anexo II da DN TCU nº 119/2012), contemplando, no mínimo: vi. Demonstração e análise de indicadores institucionais para medir o desempenho orçamentário e financeiro, caso tenham sido instituídos pela unidade; f.1) Informações sobre a estrutura de pessoal da unidade (conforme subitem 6.1. da parte A do Anexo II da DN TCU nº 119/2012), contemplando as seguintes perspectivas: v. Providências adotadas para identificar eventual acumulação remunerada de cargos, funções e empregos públicos; vi. Providências adotadas nos casos identificados de acumulação remunerada de cargos, funções e empregos públicos; vii. Indicadores gerenciais sobre recursos humanos; i.1) Informações quanto à adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras (conforme subitem 9.1. da parte A do Anexo II da DN TCU nº 119/2012); i.2) Informações sobre medidas adotadas pelas unidades que compõem o relatório de gestão para redução de consumo próprio de papel, energia elétrica e água (subitem 9.2. da parte A do Anexo II da DN TCU nº 119/2012 ), contemplando: i. Detalhamento da política adotada pela unidade para estimular o uso racional desses recursos. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações: Recomendação 1: Atentar para a data de entrega do Processo de Prestação de Contas e das peças exigidas pelo Tribunal de Contas da União quando da confecção do próximo Relatório de Gestão. Recomendação 2: Verificar a possibilidade, junto ao TCU, de retificar parte do conteúdo do Relatório de Gestão atual. 1.2.2 AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS

1.2.2.1 INFORMAÇÃO Deficiência nos controles internos da Unidade. Fato A Unidade não demonstrou, no Relatório de Gestão, quais seriam seus macroprocessos finalísticos, como solicitado na DN 119/2012- TCU. Verificamos deficiências nos controles internos em relação a três pontos em especial, tratados cada um em ponto específico deste relatório: - Ausência de rotina para acompanhar o cumprimento do prazo relacionado aos atos de pessoal e saída de servidores do departamento, que ainda não foram repostos; - Inadequação do ambiente de controle de desempenho da gestão, em função da inexistência de indicadores de desempenho da gestão; - Ausência de ambiente de controle adequado para tratamento das determinações do TCU, por não terem sido relacionados no Relatório de Gestão determinações ao NEMS/SP de Acórdãos exarados pelo TCU. ##/Fato##


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1.3 Planos de Auditoria

1.3.1 Planos de Auditoria

1.3.1.1 INFORMAÇÃO A DN TCU 119/2012 não estabeleceu conteúdo específico para a UJ. Fato A DN TCU 119/2012 não estabeleceu conteúdo específico para a UJ. ##/Fato##

2 GESTÃO FINANCEIRA

2.1 RECURSOS EXIGÍVEIS

2.1.1 FORNECEDORES

2.1.1.1 INFORMAÇÃO Inexistência de passivos sem previsão orçamentária. Fato De acordo com o informado no Relatório de Gestão 2012 do NEMS/SP, não ocorreram, no exercício de 2012, passivos por insuficiência de créditos. Para confirmar a veracidade das informações, foi realizada consulta no SIAFI Gerencial, que não trouxe nenhuma ocorrência.

Em relação ao ambiente de controle, a Unidade foi questionada por meio da SA 201305804/01 a respeito dos normativos internos que disciplinem, formalizem ou indiquem os responsáveis pelo tratamento dos passivos sem prévia dotação orçamentária. O NEMS/SP respondeu, por meio do “Relatório sobre a SA 201305804/01”, sem data, que o procedimento adotado pelo setor financeiro é o seguinte: “1) Inicia-se o processo de exercício anterior com a fatura referente ao valor a ser pago e o relatório do gestor explicando os motivos do valor a mais; 2) É juntado o fato gerador da ocorrência, se for caso (por exemplo, a convenção coletiva de trabalho registrada pelo sindicato da categoria), e o Formulário de Despesas de Exercício anterior; 3) É enviado ao Ordenador de Despesa que, se declarar procedente, segue para o setor financeiro para efetuar o pagamento; 4) O setor financeiro explica a situação e solicita, via e-mail, para o responsável pelo Orçamento em Brasília e este nos envia o dinheiro específico para o pagamento do valor.” Não foi, entretanto, fornecido nenhum normativo a respeito do processo gerencial ou da indicação de responsáveis pelo processo. Por meio da SA 201305804/04, questionamos a Unidade a respeito do ambiente de risco da gestão dos passivos sem previsão orçamentária, estritamente sobre se existe avaliação de risco para os passivos contingentes e se existem indicadores que possibilitem ao gestor identificar fragilidades no processo.


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O NEMS/SP respondeu, por meio do Relatório sobre as SA 201305804/02, 03 e 04, sem data, entregue em 16/04/2013, que a Unidade está trabalhando em um organograma para o fluxo do processo, o que servirá de norte para as áreas responsáveis. Não há a existência de passivos sem previsão orçamentária, uma vez que é feita a programação orçamentária anual, o que seria suficiente, na visão da Unidade, para evitar a ocorrência dos mesmos. Sendo assim, não se identificam fragilidades nos controles internos até porque não houve, no exercício de 2012, a existência desses passivos sem previsão orçamentária.

##/Fato##

3 PREVIDENCIA DE INATIVOS E PENSIONISTAS DA UNI

3.1 PAGTO DE APOSENT E PENSÕES - SERV CIVIS

3.1.1 PROGRAMAÇÃO DOS OBJETIVOS E METAS

3.1.1.1 INFORMAÇÃO Informação básica da Ação de Governo 0181 - "Pagamento de aposentadorias e pensões - servidores civis". Fato Trata-se da Ação 0181, que tem por finalidade garantir o pagamento devido aos servidores civis inativos do Poder Executivo ou aos seus pensionistas, em cumprimento às disposições contidas em regime previdenciário próprio. Esta Ação se insere no contexto do Programa de Governo 0089 - Previdência de Inativos e Pensionistas da União. Foram realizados testes sobre a concessão apenas no que tange à formalização dos registros no SISAC. No exercício de 2012, foram executados R$ 492.284,08 pela Unidade no que diz respeito à Ação.

##/Fato##

4 GESTÃO DA POLÍTICA DE SAÚDE

4.1 AUDITORIA DO SISTEMA ÚNICO DE SAÚDE


4.1.1.1 INFORMAÇÃO Informação básica da Ação de Governo 8708 - "Auditoria do Sistema Único de Saúde". Fato Trata-se da Ação 8708 - Auditoria do Sistema Único de Saúde, cuja finalidade é auditar e fiscalizar o Contrato Organizativo de Ação Pública (COAP), como também, a Gestão do Sistema Único de Saúde nos níveis estadual e municipal, quanto à conformidade das ações e serviços de saúde, em consonância com os princípios, diretrizes e políticas do SUS e no que diz respeito ao uso dos recursos financeiros transferidos pelo MS e os resultados alcançados pelo COAP a cada esfera de governo, atuando de forma


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preventiva e educativa com a implementação de parcerias e rede integrada de atuação, assim como parceria entre órgãos de qualquer desses, com outros entes integrantes dos Sistemas de Controle Interno e Externo. O objetivo é contribuir com a gestão do SUS através de ações de auditoria, objetivando a melhoria da atenção à saúde e da qualidade de vida dos brasileiros. A forma de implementação da Ação é direta e descentralizada, e ela se insere no contexto do Programa 2015 – Aperfeiçoamento do Sistema Único de Saúde – SUS. A Ação é descrita como: Auditoria e fiscalização da gestão do Sistema Único de Saúde nos níveis estadual e municipal, quanto à conformidade das ações e serviços de saúde, em consonância com os princípios, diretrizes e políticas do SUS e no que diz respeito ao uso dos recursos financeiros transferidos pelo MS a cada esfera de governo, atuando de forma preventiva e educativa com a implementação de parcerias e rede integrada de atuação. Como detalhamento da implementação, são informados: definição de metas e prioridades; elaboração e acompanhamento de Programação Anual; monitoramento das ações descentralizadas aos demais componentes do Sistema Nacional de Auditoria - SNA; programação e desenvolvimento de atividades integradas no âmbito do SNA; acompanhamento e avaliação das atividades desenvolvidas; agilização dos resultados das auditorias; otimização dos recursos humanos, financeiros e materiais; combate às irregularidades na utilização dos recursos do SUS; disponibilizar aos componentes estaduais e municipais os sistemas de informações; implementar o programa de educação permanente no DENASUS; apoiar e colaborar com os estados e municípios na implementação de programas de educação permanente; e disponibilizar aos estados e municípios os manuais técnicos de orientação às ações de auditoria.

A UG 250037 (Núcleo Estadual do Ministério da Saúde em São Paulo) executou para a Ação, no exercício de 2012, o montante de R$ 49.903,02. As atividades da auditoria interna não foram escopo do presente trabalho de auditoria. ##/Fato##

4.2 GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO DO PROGRAMA


4.2.1.1 INFORMAÇÃO Informação básica das principais ações sob responsabilidade da UJ. Fato Trata-se das informações básicas das principais ações executadas pelo Núcleo Estadual do Ministério da Saúde/SP. No levantamento dessas informações foram considerados os critérios de materialidade, relevância e criticidade, além da vinculação finalística à missão da UJ, com extensão correspondendo a 100% do total das despesas executadas pela UJ, conforme discriminado abaixo:

Programa Descrição Projeto/

Atividade Descrição

Despesas executadas

(R$)

% Representatividade


27

0089 Previdência de Inativos e Pensionistas da União

0181 PAGAMENTO DE APOSENTADORIAS E PENSÕES - SERVIDORES CIVIS

492.284,08 100%

2015 Aperfeiçoamento do Sistema Único de Saúde (SUS)

2B52

DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL DA GESTÃO ORÇAMENTÁRIA, FINANCEIRA E CONTÁBIL DO FUNDO NACIONAL DE SAÚDE E DOS FUNDOS ESTADUAIS E MUNICIPAIS DE SAÚDE

172.599,85 77,6%

2015 Aperfeiçoamento do Sistema Único de Saúde (SUS)

8708 AUDITORIA DO SISTEMA ÚNICO DE SAÚDE

49.903,02 22,4%

2065 Proteção e Promoção dos Direitos dos Povos Indígenas

8743 PROMOÇÃO, VIGILÂNCIA, PROTEÇÃO E RECUPERAÇÃO DA SAÚDE INDÍGENA

52.892,36 100%

2115 Programa de Gestão e Manuteção do Ministério da Saúde

2000 ADMINISTRAÇÃO DA UNIDADE 5.672.569,15 97,6%


20TP PAGAMENTO DE PESSOAL ATIVO DA UNIÃO

15.308,46 0,3%


4572

CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES PÚBLICOS FEDERAIS EM PROCESSO DE QUALIFICAÇÃO E REQUALIFICAÇÃO

118.141,81 2,0%


8580

DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL E MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA PARA A MELHORIA DA GESTÃO

4.818,03 0,1%

##/Fato##

4.2.1.2 INFORMAÇÃO Informação básica da Ação de Governo 2000 - "Administração da Unidade". Fato Trata-se da Ação 2000 – Administração da Unidade, que tem por finalidade constituir um centro de custos administrativos das unidades orçamentárias constantes dos orçamentos da União, agregando as despesas que não são passíveis de apropriação em programas ou ações finalísticas. Esta Ação se insere no contexto do Programa de Governo 2115, o qual tem por objetivo prover os órgãos da União dos meios administrativos para a implementação e gestão de seus programas temáticos. A implementação da Ação se dá de forma direta pela UG, mediante despesas que compreendem: serviços administrativos; pessoal ativo; manutenção e uso de frota veicular, própria ou de terceiros por órgãos da União; manutenção e conservação de imóveis próprios da União, cedidos ou alugados, utilizados pelos órgãos da União;


28

tecnologia da informação, sob a ótica meio, incluindo o apoio ao desenvolvimento de serviços técnicos e administrativos; despesas com viagens e locomoção (aquisição de passagens, pagamento de diárias e afins); sistemas de informações gerenciais internos; estudos que têm por objetivo elaborar, aprimorar ou dar subsídios à formulação de políticas públicas; promoção de eventos para discussão, formulação e divulgação de políticas etc.; produção e edição de publicações para divulgação e disseminação de informações sobre políticas públicas e demais atividades-meio necessárias à gestão e administração da unidade. Para avaliação da Ação 2000 foi efetuada amostragem não probabilística, considerando os critérios de materialidade e relevância, com extensão correspondendo a 1,75% do total das despesas executadas na Ação, que, em 2012, foi de R$ 5.672.569,15. Os exames realizados foram voltados para a verificação da regularidade dos processos licitatórios, sendo que a profundidade contemplou os seguintes elementos: - Motivação da contratação; - Modalidade, objeto e valor da contratação; - Fundamentação da dispensa ou inexigibilidade; e - Regularidade do processo avaliado.

##/Fato##

4.2.1.3 INFORMAÇÃO Informação básica da Ação de Governo 20TP - "Pagamento do pessoal ativo da União". Fato Trata-se da Ação 20TP - “Pagamento do pessoal ativo da União”, cuja finalidade é garantir o pagamento de espécies remuneratórias devido aos servidores e empregados ativos civis da União. A Ação é vinculada ao Programa de Governo 2115, o qual tem por objetivo prover os órgãos da União dos meios administrativos para a implementação e gestão de seus programas temáticos. Sua implementação é direta. ##/Fato##

4.2.2 AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS

4.2.2.1 CONSTATAÇÃO Inexistência de indicadores de desempenho da gestão. Fato A Unidade não conta com programa temático sobre sua responsabilidade, apenas um programa de gestão, o “Programa de Educação Permanente do Ministério da Saúde”, cujo Objetivo Geral é o “processo permanente deliberado de aprendizagem, com o propósito de contribuir para o desenvolvimento das competências institucionais por meio do desenvolvimento de competências individuais”.

Há um indicador sobre a gestão de resultados derivada do Programa citado acima que, em sua essência, refere-se à capacitação de servidores, o único que a Unidade apresenta em seu Relatório de Gestão. Existe uma informação orçamentária básica, apresentada no Relatório de Gestão, da qual é depreendido um indicador físico a partir de uma regra


29

de três simples:

Foram programados R$ 120.270,00 e executados R$ 109.298,82. Sendo assim, haveria como indicador financeiro um índice de 90,88% de execução das despesas, para uma previsão de 100%.

Em relação à execução física, estavam programadas 193 participações em eventos pagos. Foram realizadas 167 participações em eventos pagos (ou 86,5 % da meta), em adição a 182 participações em eventos gratuitos (se somados os gratuitos e os pagos, realizou-se 181,3% da meta prevista).

Questionamos a unidade, por meio da SA nº 201305804/01, se os indicadores eram realizados por ela mesma ou pelo órgão central. O NEMS/SP respondeu que o controle geral sobre os indicadores é realizado pelo órgão central, cabendo ao Núcleo o controle da parte sob sua responsabilidade.

Sendo assim, conforme consta no Ofício TCU/ADPLAN nº 01/2011 (em resposta à consulta feita pela CGU sobre itens do Relatório de Auditoria Anual de Contas), para as UJ que têm os indicadores elaborados e medidos de forma centralizada, a avaliação do Órgão de Controle Interno deve ser feita somente no Órgão Central.

A Portaria nº 150/2012 – TCU indica que:

“Em complemento aos subitens anteriores, o gestor deverá apresentar os indicadores de desempenho da gestão desenvolvidos pela UJ para medir a efetividade dos principais processos da UJ, bem como os resultados alcançados pela gestão no exercício.

Esses indicadores deverão vir acompanhados de explanação sucinta sobre as suas fórmulas de cálculo, considerando a sua utilidade e mensurabilidade.

Não há estrutura padronizada para as informações solicitadas neste subitem. Desta forma, a unidade jurisdicionada deverá escolher a forma mais eficiente para apresentação dos dados solicitados. Alerta-se que o subitem 2.4 deve ser tratado em item específico do Relatório de Gestão e deve conter toda a informação solicitada. Ao optar por um formato de apresentação, o gestor deverá levar em consideração os aspectos de clareza, concisão, completude, exatidão e objetividade das informações prestadas.”

De acordo com o Procedimento de Auditoria, seria necessário avaliar os indicadores de desempenho da gestão nas áreas de: Gestão dos Resultados, Quantitativos e Qualitativos; Gestão de Pessoas; Gestão de Transferências; Gestão de Compras e Contratações; Gestão do CPGF; Gestão de Passivos sem previsão Orçamentária; Gestão de TI; Gestão do Patrimônio Imobiliário; e Gestão de Renúncias Tributárias.

Sobre esses temas, além do indicador de resultado do Programa, não há indicadores de desempenho, especialmente se considerarmos que não houve gastos com CPGF no período, não houve passivos sem previsão orçamentária, renúncias tributárias e não há bens de uso especial sob responsabilidade da Unidade.


30

Em relação às transferências concedidas, não existe um indicador, mas é realizado um controle interno sobre as metas de acompanhamento in loco e os acompanhamentos efetivamente realizados. De acordo com o Ofício nº 905/DICON/SP/FNS/SE/ME, de 15/04/2013, foram programados 300 convênios para acompanhamento, tendo sido realizados 225. O quantitativo restante de 75 convênios foi substituído, por demanda do Fundo Nacional de Saúde e Coordenação Geral de Articulação Regional, pela visitação de 120 Unidades de Pronto Atendimento. Como se vê, não se trata especificamente de um indicador, ainda que haja controle interno da atividade.

##/Fato##

Causa Inadequação do ambiente de controle de desempenho da gestão. ##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada Em relação aos indicadores de desempenho da gestão, solicitamos os documentos que formalizassem as atividades e procedimentos relacionados à avaliação dos resultados, bem como os responsáveis pela avaliação dos resultados e os instrumentos utilizados para identificar riscos e pontos críticos no cumprimento das metas. A Unidade respondeu, por meio do Relatório sobre a SA 201305804/05, que “Não há documento formal relacionado à avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão. A avaliação de desempenho no Núcleo é individual, feita no Sistema de Avaliação de Desempenho – SAD. A meta intermediária estabelecida para o Núcleo está vinculada às metas individuais. A meta global, do Ministério da Saúde, é por Brasília”.

Ainda, após a Apresentação dos Fatos por meio da SA nº 201305804/11, o NEMS/SP se manifestou, por meio do Relatório sobre a SA nº 201305804/11, no qual afirma que “o estabelecimento de indicadores de resultados e de desempenho da gestão estão sendo objeto de preocupação da atual gestão, porém o trabalho ainda se encontra em fase de mapeamento de processos e rotinas para que , numa fase posterior, sejam atribuídos indicadores de desempenho a esses processos”

##/ManifestacaoUnidadeExaminada##

Análise do Controle Interno O controle do desempenho da Ação de Governo finalística da Unidade é realizado pelo Órgão Central. Entretanto, inexistem indicadores por área de atividade interna, como nas áreas de: Gestão dos Resultados, Quantitativos e Qualitativos; Gestão de Pessoas; Gestão de Transferências; Gestão de Compras e Contratações; Gestão do CPGF; Gestão de Passivos sem previsão Orçamentária; Gestão de TI; Gestão do Patrimônio Imobiliário; e Gestão de Renúncias Tributárias. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações: Recomendação 1: Instituir indicadores por áreas da gestão, a fim de aferir o desempenho nas áreas de Gestão dos Resultados, Quantitativos e Qualitativos; Gestão de Pessoas; Gestão de Transferências; Gestão de Compras e Contratações; e Gestão de TI, abrangendo os aspectos de utilidade e mensurabilidade (definidos na Portaria TCU


31

150/2012) e completude, comparabilidade, confiabilidadde, acessibilidade e economicidade (definidos na DN TCU 124/2012). 4.2.3 RECURSOS DISPONÍVEIS

4.2.3.1 INFORMAÇÃO Cartão de Pagamento do Governo Federal sem utilização no período de exame. Fato De acordo com o informado no Relatório de Gestão 2012 do NEMS/SP, não existem, para o exercício de 2012, ocorrência de gastos por meio de cartão de pagamento (CPGF).

Foi objeto do Acompanhamento Permanente dos Gastos (OS 201201590), ao longo do exercício de 2012, auditoria sobre a utilização do CPGF. De acordo com o Relatório 201201590, “Em consulta ao Sistema Cartões de Pagamento (CPGF) no Portal ODP, não foi encontrado nenhum registro do NEMS/SP com os critérios de filtro indicados no procedimento”.

Em relação ao ambiente de controle, a Unidade foi questionada por meio da SA 201305804/04 a respeito de:

- Normativos internos que disciplinem e formalizem as práticas operacionais relacionados à gestão do uso de cartão de pagamentos, bem como definição de autoridade responsável pela gestão do uso de cartão de pagamentos, como o ordenador de despesas, suas atribuições e responsabilidades. - Indicadores para identificar fragilidades e acompanhar os processos envolvidos na gestão do uso do cartão de pagamento.

O NEMS/SP respondeu, por meio do Relatório sobre a SA 2013058/04, sem data, entregue em 16/04/2013, que à época em que a utilização do CPGF estava em vigor na Unidade, as práticas operacionais estavam de acordo com as orientações contidas no Manual de Suprimentos de Fundos e Cartão de Pagamento da CGU. A Unidade informou que não faz uso dos cartões desde 08/12/2011, e que todos os cartões encontram-se cancelados, e que em razão disso não existem indicadores para esse fim. Sendo assim, a avaliação sobre os controles internos do uso do CPGF fica prejudicada.

##/Fato##

4.2.4 BENS IMOBILIÁRIOS

4.2.4.1 INFORMAÇÃO Inexistência de imóveis de uso especial sob responsabilidade da unidade. Fato No Relatório de Gestão 2012, a Unidade informa a existência de 3 imóveis, no quadro A.7.1 – Distribuição Espacial dos Bens Imóveis de Uso Especial de Propriedade da


32

União. Na análise crítica a unidade informa que: “Os referidos imóveis são utilizados administrativamente pelo Núcleo Estadual do Ministério da Saúde em São Paulo, porém estão registrados em nome do INPS e do INSS. Tendo em vista o fato da legislação atual não beneficiar a transferência dos referidos imóveis para o Ministério da Saúde, por serem de uso administrativo, estes estão pendentes de regularização.” Tal situação já havia sido apontada no relatório de acompanhamento de gestão nº 201201590, sendo as justificativas da unidade acatadas na ocasião. Na auditoria atual, solicitamos informações sobre os bens imóveis a fim de verificar eventuais alterações na situação apontada. Foi realizada consulta aos registros do SPIUnet contidos nas planilhas disponibilizadas no FTP, e não foram encontrados imóveis em nome do Núcleo Estadual do Ministério da Saúde em São Paulo – NEMS/SP. Questionamos a Unidade por meio da SA nº 201305804/01 a respeito das medidas que a Unidade tomou no decorrer de 2012 para a regularização dos imóveis a seguir, ausentes de registro no SPIUNet e tendo como proprietário nas escrituras o INSS: Av. Nove de Julho, 610; Av. Nove de Julho, 611; Rua Japurá, 65,75,85 e 95.

A Unidade informou, por meio do Relatório sobre a SA 201305804/01, sem data, que: “Com relação aos imóveis citados, informamos que a Subcomissão formada para a Regularização dos Imóveis em situação irregular no Estado de São Paulo vem realizando trabalhos desde 2010 no sentido de fazer as comprovações necessárias para o atendimento do disposto nas normas vigentes. No entanto, conforme cita a Lei 8.689/93 art. 2º alínea II,

“Art. 2º Os bens imóveis e o acervo físico, documental e material integrantes do patrimônio do Inamps serão inventariados e: II - doados ou cedidos a municípios, estados e Distrito Federal, quando se tratar de hospitais e postos de assistência à saúde e, na conveniência de ambas as partes, cedidos, quando se tratar de imóveis de uso administrativo, os quais permanecerão como patrimônio do INSS, sendo obrigatória a publicação do ato correspondente que especifique o destinatário e o uso do bem.”

Sendo assim, os imóveis ocupados para uso administrativo permanecerão como patrimônio do INSS, salvo conveniência de ambas as partes, caso em que pode ser cedido. Dessa forma, priorizou-se pela regularização dos imóveis em que houvesse atendimento direto à saúde, caso em que a reversão é prevista em lei. Em 2013, o Ministério da Saúde em Brasília (SAA) demonstrou interesse em regularizar os imóveis em questão, fazendo negociação com o INSS. O Núcleo realiza trabalho para a devida regularização dos imóveis junto à SPU e ao INSS, visando a transferência regular para continuidade dos atendimentos vinculados ao SUS.“ Não há, portanto, imóveis de uso especial da União ou de Terceiros sob responsabilidade da unidade. Sendo assim, não há informações sobre valores com despesas de manutenção dos imóveis de uso especial, próprios e de terceiros. Solicitamos, por meio da SA nº 201305804/01, que a Unidade se manifestasse a respeito das principais medidas adotadas na manutenção e conservação das instalações. A Unidade respondeu que “as principais medidas adotadas na manutenção e conservação das instalações, incluindo considerações sobre a observação periódica de:


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elevadores, extintores, caixas d´água e mangueiras, sensores, rede elétrica, rede hidráulica, pisos, paredes e esquadrias, entre outros. O Núcleo mantém contratos de manutenção predial, de rede elétrica, de telefonia e de limpeza e conservação (...). Para o imóvel da Av. Nove de Julho, 611 há também contrato para manutenção de elevadores.”

Questionada por meio da SA nº 201305804/01 a respeito dos critérios de avaliação, formalização de procedimentos e responsáveis pela gestão dos bens imóveis, a Unidade respondeu que: “Como os imóveis de uso do Núcleo pertencem ao INSS, não é feita a avaliação dos imóveis. Recentemente foi solicitada uma avaliação à Caixa Econômica pela Secretaria Executiva em Brasília, em razão do interessa do Ministério em adquirir os imóveis, mas não dispomos desses documentos. Assim, os demais itens desse tópico não se aplicam a este Núcleo.” Dessa forma, não há ambiente de controle interno na Unidade no que tange à administração dos bens de uso especial, a não ser os relacionados à manutenção predial.

##/Fato##

4.2.5 MOVIMENTAÇÃO

4.2.5.1 CONSTATAÇÃO Conferência da inclusão dos atos de pessoal no SISAC. Fato Os atos de pessoal disponibilizados para análise foram comparados com planilha extraída manualmente do sistema SISAC e os nomes que não apareceram como cadastrados no sistema foram enviados para a unidade em solicitação de auditoria para apresentação de justificativas. A unidade apresentou os dados de cadastramento para parte dos atos. Listamos a seguir os atos para os quais não encontramos cadastro no sistema SISAC.

MATRÍCULA CPF DESC

CARGO/EMPREGO TIPO ATO

0656212 ***.400.708-** AUXILIAR DE ENFERMAGEM PENSÃO

0598326 ***.075.448-** AUXILIAR DE ENFERMAGEM PENSÃO

0590726 ***.269.698-** MEDICO PENSÃO

0591989 ***.839.208-** MEDICO PENSÃO


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6591989 ***.839.208-** MEDICO PENSÃO

0598266 ***.338.668-** AUX OPERAC SERVICOS DIVERSOS PENSÃO

0590921 ***.208.048-** AGENTE DE PORTARIA PENSÃO

0625799 ***.044.947-** MEDICO PENSÃO

0591485 ***.909.108-** AGENTE DE PORTARIA PENSÃO

0593964 ***.017.088-** MEDICO PENSÃO

0588962 ***.677.948-** MEDICO PENSÃO

0598707 ***.790.678-** MEDICO PENSÃO

0985025 ***.316.777-** ODONTOLOGO PENSÃO

0596759 ***.700.808-** MOTORISTA OFICIAL PENSÃO

0597721 ***.412.308-** AUX OPERAC SERVICOS DIVERSOS PENSÃO

0591180 ***.530.098-** MEDICO PENSÃO

Em relação ao cumprimento do prazo de 60 dias, determinado no art. 7º da IN/TCU no55/2007, selecionamos uma amostra de 134 casos dos 400 atos de pessoal disponibilizados e em apenas 4 casos o prazo foi respeitado. Em 97% dos casos, o prazo não foi cumprido.

. ##/Fato##

Causa Ausência de rotina para acompanhar o cumprimento do prazo relacionado aos atos de pessoal e saída de servidores do departamento, que ainda não foram repostos. ##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada A unidade manifestou-se por meio do memorando nº99/MS/NUC-SP/DIAD/SEPAI, de 24/04/2013, documento anexo ao Relatório sobre a Solicitação de Auditoria nº08.

“Em complemento ao memorando nº.81/MS/NUESP/SEPAI, emitido em 12/04/2013, estamos encaminhando anexo, cópias dos lançamentos Sisac referentes aos


35

processos de aposentadoria e pensão constantes do Plano de Providências ofício 6202 e da Solicitação de Auditoria nº201305804/01, Auditoria CGU/SP.

Esclarecemos que dos 151 processos listados no item 21 da auditoria em questão, apenas 14 processos sendo 02 de aposentadoria e 12 de pensão não estavam com os lançamentos SISAC concluídos os quais compõem os anexos acima mencionado.

Em relação ao solicitado nos sub-itens; 21.1 – Justificar a não inclusão dos atos a seguir no SISAC e 21.2 Justificar o descumprimento do prazo definido no art. 7 da IN/TCU no 55/2007, apresentamos as seguintes justificativas:

A) Tivemos uma redução da equipe que agilizavam estes trabalhos por conta da redistribuição ex-ofício de três servidores para outro órgão e outra servidora aposentou-se em março de 2012, sem a devida reposição até a presente data. Em razão destes eventos demandou um certo tempo para readequar a força de trabalho.

B) Em 2012 houve um período de greve dos servidores do Ministério da Saúde e uma servidora que também agilizam as diligências TCU e CGU, participou da paralização.

C) O sistema de acesso ao TCU-SISAC, apresentou e ainda apresenta muita lentidão, sendo que houve um período durante o ano de 2012 que se quer carregavam e abriam as páginas na web.

D) Outros eventos tais como dificuldade em encontrar os processos, muitas vezes por estar sendo utilizado para atender demandas de outros órgãos, ou dificuldade de logística de arquivo”.

A unidade manifestou-se novamente por meio do documento “Relatório sobre a solicitação de Auditoria 201305804/11” da seguinte forma:

“O SEPAI/SP se manifestou na reunião de apresentação dos fatos no sentido de reorganizar as rotinas de acompanhamento e lançamento de dados do SISAC.”

##/ManifestacaoUnidadeExaminada##

Análise do Controle Interno Quanto à inclusão de atos no sistema SISAC, realizamos nova pesquisa em 26/04/2013 e não encontramos os dados relativos aos atos listados acima. Quanto ao descumprimento do prazo do art. 7 da IN/TCU no55/2007, a unidade informa dificuldades para seu completo atendimento. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações: Recomendação 1: Recomendamos que a unidade estabeleça rotina para o atendimento do prazo estabelecido no artigo 7º da IN/TCU nº55/2007. 4.2.5.2 INFORMAÇÃO Gestão de Recursos Humanos. Fato Foram disponibilizados 400 atos para análise por essa equipe de auditoria, sendo que 16 atos de pensão não estavam incluídos no sistema SISAC. Uma amostra de 130 atos foi


36

selecionada dos 400 atos disponibilizados e observamos que em 97% dos casos o prazo previsto no art. 7º da IN/TCU nº 55/2007 não foi cumprido.

Solicitamos que a unidade informasse sobre o andamento da correção das inconsistências apontadas nas análises realizadas sobre a folha de pagamentos, passadas à unidade por meio do Ofício-Circular nº 120/2012/DPPCE/DP/SFC/CGU-PR, de 29/06/2012 e ainda não enviadas a essa Regional. A unidade informou que foi realizado o encaminhamento ao COSAF/CGESP, a Coordenação Responsável.

Solicitamos por meio de SA que a unidade se manifestasse sobre os controles internos da área de gestão de pessoas. Sobre os normativos internos que formalizam as atividades e procedimentos relacionados à gestão de pessoas, a unidade informou que estão em fase de elaboração e implantação cerca de 13 POP (Procedimento Operacional Padrão), sendo eles:

• Concessão de Abono de Permanência • Averbação de tempo de serviço – Órgãos Públicos (Prefeituras, Estado) e

reservista; • Registro de tempo de Contribuição – INSS; • Elaboração e Execução do PAC; • Dispensa de Função Gratificada (FG); • Registro da Frequência dos Servidores; • Remoção; • Análise de pedidos de insalubridade retroativa; • Adicional de Insalubridade; • Recepção e Posse de Servidor; • Aperfeiçoamento do servidor no País; • Aperfeiçoamento do servidor no Exterior; • Cadastrar, alterar ou cancelar a adesão de servidor aos planos de saúde GEAP ou

CAPESESP; • Cadastro ou Renovação de Dependentes na GEAP ou CAPESESP;

Foram disponibilizados para análise os cinco últimos POP da lista.

Sobre os normativos internos que determinem os responsáveis pela gestão de pessoas, a unidade informou apenas as portarias, publicadas em Diário Oficial, que contém a nomeação da Chefe do Serviço de Gestão de Pessoas e sua substituta.

A unidade informou que se encontra em fase de estudo a definição dos indicadores que apontem a mensuração real dos riscos e pontos críticos e por consequência as medidas preventivas. O mapeamento dos processos (POP) teria como finalidade detalhar todas as atividades prestadas pelo Serviço de Gestão de Pessoas, e assim conseguir identificar os pontos críticos, bem como quais medidas podem ser tomadas para prevenir tais inconsistências (treinamentos, reuniões, mudanças de procedimentos). As medidas corretivas adotadas em caso de desvio no cumprimento das metas estabelecidas pela unidade estaria também em fase de estudos.


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Quanto à priorização de atividades/procedimentos relacionados à gestão de pessoas que sejam mais sensíveis, em termos de relevância, criticidade, materialidade, objeto, entre outros, a unidade informou que devido a grande demanda, atual, de solicitações de aposentadoria, a equipe de aposentadoria esta priorizando o atendimento orientado pelos seguintes critérios:

• Sequência numérica do protocolo de entrada da documentação; • Solicitação de aposentadorias por invalidez; • Observância das aposentadorias compulsórias; • Solicitações de aposentadorias de servidores com mais de 60 anos com

acometimento de alguma doença, devidamente comprovado pela Perícia Oficial em Saúde.

• Check-list – a fim de assegurar que a documentação entregue no atendimento esteja correta, para que os variados procedimentos sejam agilizados;

Instruções normativas seriam utilizadas para fundamentar as resoluções do SEGEP de acordo com as solicitações dos servidores (aposentadoria, insalubridade, mandado de injunção, averbação de tempo de serviço, abono de permanência etc.).

Em caso de identificação de inconformidades nas análises, a rotina usada para assegurar que as providências sejam adequadas é:

• Identificação da inconformidade; • Identificação e aplicação da medida corretiva; • Nova análise, e se necessário encaminhamento para estância superior.

. ##/Fato##

4.2.6 REMUNERAÇÃO, BENEFÍCIOS E VANTAGENS

4.2.6.1 INFORMAÇÃO Resposta da unidade sobre os trabalhos de trilhas de auditoria, iniciados no exercício de 2012. Fato Solicitamos por meio de SA que a unidade informasse sobre o andamento da correção das inconsistências apontadas no Ofício-Circular nº 120/2012/DPPCE/DP/SFC/CGU-PR, de 29/06/2012, que se relaciona à análise de trilhas de pessoal realizada durante o exercício de 2012, ainda não respondido para esta Regional.

Em resposta, a unidade informou que: “Com relação ao pessoal ativo, o atendimento ao ofício 120/2012, objeto do Memorando Circular/CGESP/SAA/SE/MS 23/2012, datado de 25/09/2012, foi efetivado em 07/Novembro/2012, com encaminhamento por e-mail ao COSAF/CGESP, a Coordenação responsável. A parte relativa ao Serviço de Pessoal Inativo foi respondida por meio do memo nº. 81/MS/NUC-SP/DIAD/SEPAI, entregue à equipe de auditoria CGU.”

. ##/Fato##


38

4.2.7 PROCESSOS LICITATÓRIOS

4.2.7.1 INFORMAÇÃO Realização de procedimento licitatório por inexigibilidade para contratação de curso. Fato A pesquisa realizada no SIASG-DW não retornou dados para a unidade examinada. Entretanto, fizemos pesquisas por nota de empenho no SIAFI Gerencial e solicitamos também que a unidade informasse a lista dos procedimentos licitatórios na modalidade inexigibilidade realizados no exercício de 2012, a qual reproduzimos abaixo:

Número Data Objeto Contratada Valor (R$) 01/2012 20/01/2012 Despesa com pagamento

de consumo de água e utilização da rede de esgoto

Sabesp 186.743,11

02/2012 24/01/2012 Fornecimento de jornais impressos para 2012

Imprensa Nacional

4.072,00

03/2012 24/01/2012 Publicação de matéria no DOU para 2012

Imprensa Nacional

15.000

04/2012 29/05/2012 Contratação (participação do XVII Congresso Brasileiro de Arquivologia)

Associação dos Arquivistas Brasileiros

700,00

05/2012 17/08/2012 Curso de Formação de Preços de Serviços Contínuos

Compra compartilhada com a AGU (empresa: Zenite)

5.983,50

06/2013 07/11/2012 Serviço de inserção de Material no Diário Oficial da União de 2013

Imprensa Nacional

15.000,00

Selecionamos para análise o processo do Pregão nº 05/2012, levando em consideração o objeto e o fornecedor. O objeto da inexigibilidade é a contratação do curso “A formação de preços de serviços contínuos e a planilha da IN no 07/2011”.

A Consultoria-Jurídica da União no Estado de São Paulo disponibilizou um projeto de contratação conjunta do curso objeto dessa contratação. O conceito básico, segundo a CJU/SP, é possibilitar a realização de um curso fechado, somando as vagas contratadas por cada um dos órgãos interessados. Segundo o Projeto Básico nº01/2012 – CJU/SP: “A ideia básica é dividir o valor do curso mais o do coffe break pelo número de vagas (entre 60 a 120), variando o valor de cada vaga para o órgão assessorado conforme a demanda total. A empresa contratada receberá o valor total cobrado a partir da soma dos empenhos efetuados pelos órgãos, diretamente a ela.”

(...)


39

“Para tanto, sugere-se que cada órgão faça um pequeno processo de inexigibilidade de licitação, dando como referência este Projeto Básico no 01/2012, da CJU/SP, que pode ser copiado e anexado nos autos. Os órgãos já assessorados pela CJU/SP não

precisarão enviar este processo para emissão de parecer, tendo em vista que a própria

CJU/SP elaborou o projeto, observando as disposições pertinentes do artigo 55 da Lei

de Licitações.”

(...)

“Para fazer a solicitação do crédito, sugere-se utilizar o valor médio da vaga, ou seja: R$884,28, pois presume-se que seja possível formar uma turma com número superior ao mínimo de 60 pessoas,...”

(...)

“Com a informação sobre o valor exato da vaga, cada órgão saberá o custo da inexigibilidade, de acordo com o número de vagas solicitadas. Bastará então ratificar a inexigibilidade e publicar o referido extrato, para viabilizar a emissão do empenho diretamente à contratada, até a data aprazada no cronograma.”

O documento segue apresentando a justificativa da contratação e a caracterização da inexigibilidade. A CJU/SP argumenta que o curso em questão não seria padronizado, comum ou básico, sendo bastante específico, com interconexão com vários outros assuntos, da seara trabalhista, tributária, contábil, mercadológica e administrativa, sendo inviável licitar tal objeto, pela incomparabilidade objetiva entre as propostas.

Segundo o Projeto Básico: “... E nesse caso específico, a singularidade não advém só da especificidade e interconexão de vários assuntos, mas principalmente da forma de os transmitir conjuntamente, e da necessidade de se enxergar os temas de maneira parecida com a da Administração. Esses aspectos são preponderantemente subjetivos, inviabilizando não só a especificação, como a própria licitação. Não basta que o licitante diga que o curso é feito desta ou daquela forma, de acordo com o que exige o edital, mas sim que ele efetivamente preste o serviço da forma pretendida, o que é praticamente impossível de se verificar no decorrer de um procedimento licitatório, a não ser pela formação de uma banca examinadora (que precisaria ser contratada por inexigibilidade, diga-se de passagem), o que, evidentemente, tornaria a contratação de cursos um trabalho hercúleo, impossível de ser levado a cabo pelos órgãos públicos.”

Como explicação para a notória especialização da empresa, o CJU/SP alega, entre outros argumentos, que a empresa Zênite atua no mercado desde 1989 e desenvolveu uma série de produtos e serviços, entre eles, revistas técnicas especializadas, consultoria jurídica, portal de informações via web, bem como cursos e seminários de capacitação e aperfeiçoamento na área de Direito Administrativo, com especial atenção ao processo de contratação pública – licitações e contratos.

O Projeto Básico apresenta, como justificativa de preços, os valores cobrados em cursos ministrados anteriormente.


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No processo consta a proposta da empresa para o valor global do curso, pelo qual a unidade seria parcialmente responsável.

A unidade procedeu à realização da contratação por inexigibilidade, como sugerido pelo CJU/SP. No processo consta uma motivação para contratação, elaborada pela unidade, baseada em suas necessidades individuais, que seria a capacitação de 10 servidores.

O processo foi enviado para a apreciação jurídica, especialmente para os pontos em que não se referem diretamente àqueles constantes do Projeto Básico, elaborado pela própria CJU/SP, entretanto, essa entendeu que não seria o caso de submissão desse processo a sua apreciação.

O preço final do curso por participante foi fixado em R$598,35. A nota de empenho 2012NE800102, emitida em 23/08/2012.

Foi emitida a Ordem de Serviço no 14/2012, com a empresa Zenite como fornecedora. Constam também do processo as fichas de Requerimento para Participação em Eventos de Capacitação, assinadas pela Chefe do Serviço de Atividades Gerais, Material e Patrimônio NEMS/SP, com os dados dos 10 participantes.

No processo consta a cópia da nota fiscal de serviços eletrônica, de no 6039, de 15/10/2012, emitida pela empresa Zenite.

Segundo o Projeto Básico, o curso seria ministrado no período de 01 a 04/10/2012. ##/Fato##

4.2.7.2 INFORMAÇÃO A unidade informa que não realizou procedimentos de compras sustentáveis. Fato Sobre compras sustentáveis, a unidade informou, por meio do Relatório sobre a Solicitação de Auditoria 201305804/01, sem numeração, de abril/2012, que não há procedimentos formais estabelecidos para essa atividade. A unidade informou ainda que não há rotinas administrativas formalizadas para inserção, nos editais licitatórios, de critérios de sustentabilidade da IN/SLTI-MP nº1/2010 e da Portaria/STLI-MP nº2/2010. Sobre capacitação, a unidade informa que: “O curso de capacitação sobre compras sustentáveis que seria realizado em 2012 foi objeto de óbices pelo órgão jurídico, que ofereceu palestra sobre o tema. O mesmo curso está previsto no Plano de Capacitação de 2013. Estão sendo adotadas para as próximas licitações; por exemplo, no processo para a compra de cartuchos e toners; as orientações contidas no Guia Prático de Licitações Sustentáveis da Consultoria Jurídica da União no Estado de São Paulo.”

Pesquisas realizadas no sistema SIASG-DW e disponibilizadas para esta equipe de auditoria apresentam uma ocorrência para o Contrato no 03/2012 com a empresa RJ Agenciamento de Pessoal LTDA. Essa empresa foi contratada por meio do processo 25004.0111552011-23, realizado em 2011 e analisado durante o acompanhamento da gestão no exercício anterior. ##/Fato##

4.2.7.3 INFORMAÇÃO Informações sobre os procedimentos realizados por dispensa de licitação.


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Fato A pesquisa realizada no SIASG-DW não retornou dados para a unidade examinada. Entretanto, fizemos pesquisas por nota de empenho no SIAFI Gerencial e solicitamos também que a unidade informasse a lista dos procedimentos licitatórios na modalidade dispensa realizados no exercício de 2012, da qual extraímos a seguinte amostra:

Número Data Objeto Contratada Valor (R$)

02/2012 27/02/2012 Contratação de confecção de carimbos

Antonio Carlos da Conceição – ME

3.000

04/2012 03/04/2012 Contratação de serviço e aquisição de chaveiro - material


958,33

04/2012 03/04/2012 Contratação de serviço e aquisição de chaveiro – serviço


584,67

12/2012 25/10/2012 Manutenção e recarga de extintores

Hibero Extintores Ltda

7.960,00

Dispensa 02/2012 (Processo no 25004.005335/2012-57)

Trata-se de processo para aquisição de carimbos. Consta do processo uma planilha de comparação de preços, montada a partir de propostas de diversas empresas. O Termo de Referência apresenta o objeto e a justificativa para a aquisição, dentre outros itens. Na folha 50, encontramos a inclusão da despesa na programação orçamentária para o exercício de 2012.

O Parecer Jurídico no0070/2012/WAT/CJU-SP/CGU/AGU, de 09/12/2012, traz em sua conclusão uma série de considerações sobre a contratação, tais como: a recomendação de que a unidade verifique a existência de uma Ata de Registro de Preços já cadastrada; a necessidade de apresentar uma justificativa para a não adoção do sistema de cotação eletrônica, a recomendação de que a Declaração de Previsão Orçamentária e Disponibilidade Financeira atenda às exigências previstas no artigo 14 da Lei nº8.666/1993, bem como nos artigos 15 e 16 da LC no101/2000, inclusive com o detalhamento do título da conta e respectiva função, e que o pregão eletrônico para registro de preços seria o adequado.

No Comentário sobre o parecer acima, de 23/01/2012, a unidade ratifica a opção por não utilizar a cotação eletrônica e julga inadequada a contratação por meio de Sistema de Registro de Preços.

Atualizando a pesquisa de preços realizada anteriormente, a unidade refez sua planilha de comparação de preços e efetuou a contratação por meio de Ordem de Serviço, com a empresa participante que ficou em terceiro lugar, pois as duas primeiras foram desclassificadas por problemas em suas certidões.


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Na página 97 do processo encontra-se uma impressão do SICAF com dados da empresa Carimbarte Carimbos e Acessórios Ltda (CNPJ 07.043.719/0001-59), do Estado de Goiás. Já na página 102, aparece a informação de que a empresa não está cadastrada no SICAF, porém o CNPJ informado é outro (54.873.153/0001-72).

Dispensa 04/2012 – Serviços de chaveiro

Comentado em item específico desse relatório.

Dispensa 12/2012 (Processo 25004.006312/2012-60)

Trata-se de processo para a contratação de empresa especializada em manutenção de equipamentos de combate a incêndio. A empresa vencedora, Hibero Extintores, solicitou a não aplicação de multa e mais prazo para entrega do serviço. Por meio de solicitação de auditoria questionamos o encaminhamento dado pela unidade, que informou que a empresa finalizou os serviços em 20/12/12 e que, portanto, não teria sido aplicada multa e informou ainda que não ficou sem os extintores, pois a recarga teria sido realizada de forma escalonada por lote, atendendo aos prazos de validade das recargas. ##/Fato##

4.2.7.4 CONSTATAÇÃO Na avaliação das propostas de preços, a unidade não escolheu a proposta de menor valor. Fato Na página 04 do processo, o gestor do contrato de aquisição e serviços de chaveiro, em seu “Relatório de Gestão de Chaves”, sugere a manutenção da verba anual de aquisição para o exercício de 2012 de R$4.000,00 e de serviços de R$3.000,00. Nas páginas seguintes está uma relação com 38 itens discriminando as aquisições e serviços de chaveiro que se pretende contratar.

A seguir, apresentam-se orçamentos de três empresas: Antonio Carlos da Conceição – ME (Tato Serviços); Chaveiro Senador Queirós e Chavão Carimbos e Chaves Ltda. A comparação entre os preços das empresas foi realizada somando-se a cotação unitária para cada item e determinando-se então o menor valor total. Entretanto, tal forma de cálculo não leva em consideração a quantidade estimada para cada item, o que pode influenciar drasticamente no cálculo do orçamento. Digamos que a terceira colocada tenha feito uma cotação alta para um item pouco frequente e tenha feito uma cotação mais baixa que as demais para um item frequentemente pedido. A Administração estaria pagando mais caro.

Deveria ser feita uma estimativa de utilização dos itens, baseada em dados históricos, para balizar a aquisição. Corrobora esse entendimento, o fato dos valores estimados de


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contratação originais terem sido revistos após parecer jurídico desfavorável, que comentamos a seguir.

O Parecer Jurídico no201/2012/LC/CJU/SP/CGU/AGU opinou pela impossibilidade de prosseguimento da contratação direta mediante dispensa de licitação, em vista da Orientação Normativa AGU no10, 01/04/2009, e seguindo entendimento jurisprudencial dominante do TCU, o qual determina que na contratação de serviços de execução continuada, o enquadramento na dispensa só é possível caso o valor total estimado, somando os 5 anos de potencial vigência e prorrogações, fique abaixo do limite de R$8.000,00.

A unidade fez considerações sobre o assunto em documento não numerado, de 17/02/2012, declarando a estimativa inicial como imprecisa, pois levaria em consideração somente o exercício de 2011 e alegando ainda: “Na realização de Pregão Eletrônico, que tem por objetivo ampliar a concorrência e demonstrar transparência, atitudes com as quais concordamos, mas que também excluem algumas microempresas que não dispõem de instalação de equipamentos de informática ou conhecimento digital suficiente para participar do certame”.

Assim, a unidade reformulou sua demanda para R$584,67 e R$1.543,00, serviços e aquisições, respectivamente. Dessa forma, cada valor estaria, individualmente, dentro do limite.

O fato de a demanda ter sido reavaliada em 22% do seu valor original, após o parecer jurídico, indica que houve falta de planejamento adequado no início do procedimento licitatório. Reforça essa conclusão o fato de, no exercício de 2011, independentemente da previsão feita, terem sido gastos somente R$1.725,75, segundo a página 141 do Processo 25004.021777/2010-89.

Documento não numerado, de 23/03/2012, informa que a pesquisa de preços foi feita por meio de contato telefônico e que o menor preço foi oferecido pela empresa Antonio Carlos Dias da Conceição, mesma empresa que prestou esses serviços em 2011, segundo o Processo 25004.021777/2010-89. No entanto, pelo que apuramos nas propostas, o menor preço foi ofertado por outra empresa, conforme a tabela abaixo:

Empresas

Tato (Antonio Carlos Dias da Conceição) Lidia Chaves

Serviço Qtde Preço Unit (R$)

Preço Total (R$)

Preço Unit (R$)

Preço Total (R$)

Abertura de porta comum 3 40 120 18 54 Conserto de Fechadura de Porta

5 35 175 27 135

Conserto de fechadura de mesa, armário e arquivo

10 25 250 19 190

Aquisições


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Confecção de 1 chave com cópia p/ miolo de porta /Yale La Fonte

10 38 380 30 300

Confeção de 1 chave com cópia para miolo de mesa, armário e arquivo

15 26.5 397.5 22 330

Cópia de chave comum 15 5.5 82.5 4 60 Cópia de chave gorja 10 10 100 10 100 Total geral 1505 1169

##/Fato##

Causa Deficiência no processo de verificação dos preços na realização de procedimentos licitatórios. ##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada A unidade manifestou-se por meio do documento “Relatório sobre a Solicitação de Auditoria nº201305804/10:

“Após apuração junto aos gestores do contrato e ao setor de compras, responsável pela

pesquisa de preços, constatou-se que a redução dos itens da planilha - de 38 para 07 - gerava a

necessidade de nova pesquisa de preços, devidamente solicitada pela autoridade.

Porém, por equívoco na interpretação do que havia sido solicitado, o setor de compras, ao

invés de nova pesquisa, procedeu, via telefone, a mera confirmação dos valores apresentados

na pesquisa inicial, sem atentar para o fato de que, na nova planilha de 07 itens, a somatória

dos itens mudava a posição da classificação das empresas participantes. Contribuiu para a

leitura errônea dos dados a dificuldade que os servidores ainda apresentam na análise de

planilha de custos e ainda o fato de a planilha elaborada pelo gestor do contrato informar a

média de preços vislumbrando possíveis prorrogações contratuais.

Assim, o despacho de fls. 58, que tinha por objetivo atender a solicitação de fls. 53, acabou propagando o erro, com base na confirmação dos valores propostos na pesquisa inicial, e a ratificação da classificação da empresa Antônio Carlos Dias da Conceição-ME, com a consequente emissão de Nota de Empenho em favor da empresa.”. ##/ManifestacaoUnidadeExaminada##

Análise do Controle Interno Em sua justificativa a unidade confirma a ocorrência de equívoco na seleção da empresa. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações: Recomendação 1: Recomendamos que a unidade inclua em sua rotina de avaliação de propostas a verificação das quantidades a serem adquiridas.


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4.2.7.5 INFORMAÇÃO Procedimentos licitatórios realizados no exercício de 2012. Fato Durante o exercício de 2012 foi realizada uma auditoria de acompanhamento, em função da necessidade de aprofundar análises realizadas à distância. Segundo o Relatório no201205234, foram analisados processos licitatórios listados na tabela a seguir. Tais processos não foram reanalisados pela atual equipe de auditoria.

Nº processo licitatório


11/2011 Pregão Eletrônico Contratação do serviço continuado de telefonia móvel.

141.026,40 (*)

13/2011 Pregão Eletrônico Contratação do serviço continuado de ascensoristas.

110.498,00 (*)

7/2012 Pregão Eletrônico Compra de material permanente 589.611,10

12/2011 Pregão Eletrônico

Aquisição de Curso de Excelência no Atendimento ao Cliente, para atender as necessidades do Núcleo Estadual do Ministério da Saúde em São Paulo.

1.950,00 (*)


Aquisição de materiais de informática. 540.489,34


Aquisição de gêneros alimentícios. 83.859,00


Aquisição de materiais de Escritório. 45.736,05


Aquisição de material de Copa e Cozinha. 20.975,70

TOTAL 1.534.145,59 Valores estimados no termo de referência; exceto quando (*): valor contratado

Em resposta à solicitação de auditoria da atual equipe, a unidade informou a realização de 10 pregões eletrônicos por Registro de Preço, 10 pregões eletrônicos e 2 cotações eletrônicas. Selecionamos uma amostra dos processos que passamos a analisar a seguir, tendo por escopo a análise de necessidade/motivação da aquisição do objeto, análise do instrumento convocatório e modalidade selecionada.

- Pregão 05/2012 – Processo 25004.001694/2012-35

O pregão trata da aquisição de materiais para processamento de dados. Inicialmente, houve a solicitação de compra de 8 itens, tais como disco laser de CD/DVD, fita para


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impressora matricial, mouse ótico, mouse pad e pendrive. Foi realizada pesquisa preliminar de preços, elaborado um termo de referência, com a autorização para a aquisição pela autoridade competente e foram determinados os recursos orçamentários. Foi, então, elaborada uma minuta de edital que foi enviada para análise jurídica. O Parecer no 1136/2012/ALM/CJU-SP/CGU/AGU, de 05/07/2012, analisa as minutas apresentadas e sugere algumas alterações.

Na página 94, aparece nova solicitação de compra, proveniente do Processo nº25004.003711/2012-79, de outros materiais, tais como: conectores para rede, anilha para cabo de rede e testador de cabo. As folhas seguintes trazem pesquisas de preço.

Na folha 141, aparece a informação sobre outro processo, 25004.004196/2012-44, sobre a aquisição de uma bateria.

A princípio a unidade considerou realizar compras separadas, no entanto, alertada pelo parecer jurídico sobre o risco de fracionamento, resolveu juntar, por anexação o Processo nº25004.003711/2012-79 ao Processo nº25004.001694/2012-35, que passou a ser o principal. Em 05/09/2012, o processo foi encaminhado ao Setor de Almoxarifado para providências. Assim, todos os materiais foram consolidados e nova pesquisa de preços foi realizada.

Um novo Termo de Referência foi elaborado, em 07/11/2012, abrangendo todos os materiais dos dois processos, no documento constam as quantidades estimadas (mínima e máxima) e o custo unitário estimado.

Na página 207 consta a minuta do edital.

A ata de realização do pregão, que obtivemos no sistema Comprasnet, não traz intercorrências relevantes.

Como amostra, verificamos os dados referentes à empresa Zip Tech.

A empresa Zip Tech, vencedora para os itens 3, 5, 9 e 10, apresentou todas as certidões.

Constam no processo a Ata de Registro de Preços, as ordens de fornecimento e a nota fiscal da empresa. Um relatório de gerenciamento foi elaborado.

O atestado apresentado pela empresa ATIVA, assinado pela empresa Papelaria Natal (09.403.742/0001-32) não tem a quantidade fornecida.

Na primeira versão da ata não aparecia o órgão participante, então a unidade resolveu substituir as atas para incluir a participação do órgão.

- Pregão 12/2012 – Processo 25004.004051/2012

Comentado em outro item desse relatório. ##/Fato##

4.2.7.6 CONSTATAÇÃO


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Alteração de condições de fornecimento sem a formalização devida. Fato O Processo nº 25004.004051/2012 (Pregão nº12/2012) trata da contratação de empresa para o agenciamento e aquisição de passagens aéreas e foi realizado na modalidade registro de preços. O pregão eletrônico foi realizado em 15/08/2012 e a empresa vencedora foi a Lila Turismo Ltda ME. O critério de julgamento adotado foi o maior percentual de desconto por volume de vendas de bilhete aéreo. Em 02/10/2012, a empresa solicitou o reequilíbrio econômico do contrato, alegando que: “... As principais companhias aéreas já encaminharam comunicado ao mercado informando que a partir de 01 de outubro de 2012, não mais pagarão comissões pelas vendas de bilhetes governamentais, passando assim as agencias de viagens a serem remuneradas por meio do código representado pela DU que será paga diretamente pelo adquirente do bilhete de passagem. (...) A remuneração DU equivale a 10% (dez por cento) do valor da tarifa, ao mínimo de R$40,00 (quarenta reais), ou seja, as passagens cuja tarifa seja igual ou menor que R$399,99 (trezentos e noventa e nove reais e noventa e nove centavos) a remuneração DU será de R$40,00 (quarenta reais), e para passagens cuja tarifa seja acima de R$400,00 (quatrocentos reais) a remuneração DU será de 10% (dez por cento) do valor da tarifa, essa regra valerá para as emissões, remarcação, cancelamento e/ou reembolso de bilhetes de passagens nacionais e internacionais.” A empresa solicita que a alteração ocorra na formulação do preço total da passagem aérea, ou seja, a empresa solicita que o desconto seja realizado sobre a remuneração DU. O Parecer Jurídico nº1990/2012/RPD/CJU-SP/CGU/AGU, de 23/10/2012, após tecer diversos comentários sobre o assunto, reproduzidos a seguir, conclui pela impossibilidade jurídica do prosseguimento do processo, recomendando a não concessão do reequilíbrio e a realização de nova licitação. Segundo o parecer: “18. Em sendo assim, em 27/08/2012 foi publicada no DOU a IN nº07 de 24 de agosto de 2012 a qual modificou os procedimentos para a contratação de agenciamento de passagens aéreas, diante da notícia veiculada pelas companhias aéreas de que não mais remunerariam as agências de viagens por comissão por venda de bilhetes, passando a remuneração a ser paga pelo próprio órgão ou entidade da Administração Pública. 19. O que se verifica é que a previsão antes comum de maior desconto sobre o volume de vendas não mais será aplicável, uma vez que caberá ao próprio órgão ou entidade a responsabilidade pelo pagamento da remuneração da agência. (...) 61. Isso pressupõe que dentro do valor da tarifa estivesse compreendida a comissão de vendas da agência, cujo percentual, vinculado a acordo comercial entre a companhia aérea e a agência contratada, e desconhecido da administração contratante, necessariamente deveria ser maior do que o percentual de desconto ofertado, sob pena da agência trabalhar sem lucro, ou com prejuízo, o que obviamente não ocorria.


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63. Diante destas conclusões, forçoso concluir que deve restar amplamente demostrado o desequilíbrio ocorrido, bem como a manutenção do equilíbrio com a alteração proposta, o que neste caso não ocorre. (...) 77. Acaso se opte por realizar o equilíbrio, o que não se aconselha, deverá haver ampla justificativa, com indicação dos instrumentos que a autorizam, bem como deverão ser prestados os esclarecimentos solicitados, comprovando-se a elevação dos seus encargos e demonstrando-se a forma pela qual será restabelecida a justa remuneração inicialmente pactuada”. Segundo o Despacho referente ao processo, folhas 241 e 242 do processo: “(...) 5. Nossa sugestão é para que se atenda a recomendação da CJU abrindo um novo processo licitatório. Todavia, o serviço de emissão de passagens aéreas não pode ser interrompido abruptamente, sob pena de comprometer o desenvolvimento de atividades essenciais do Núcleo. 6. Negociamos com a atual contratada que concordou em continuar prestando o serviço durante esse período de transição pelo pagamento da taxa mínima de R$40,00 e ainda concedendo o desconto de 13,35% sobre essa taxa, ficando o valor efetivo a ser pago de R$34,66 por bilhete emitido. Como as regras atuais permitem a cobrança dessa taxa de serviço, somos favoráveis ao pagamento. Seria um reequilíbrio a título precário, de curta duração, feito por meio de ofício, mas que atenderia a demanda do Núcleo até a conclusão do novo processo de licitação”. Solicitamos esclarecimentos da unidade quanto à repactuação a título precário, realizada por ofício. Entendemos que a forma de remuneração foi modificada, entretanto, a unidade realizou uma “repactuação” não amparada por dispositivo legal, contrariando o parecer da CJU. ##/Fato##

Causa Repactuação do contrato em desacordo com os preceitos legais. ##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada A unidade manifestou-se por meio do Relatório sobre a Solicitação de Auditoria 08: “A necessidade de readequação econômico-financeira da Ata de Registro de Preços referente a passagens aéreas adveio de fato imprevisível, quando da alteração da sistemática de remuneração das empresas pela IN SLTI/MPOG nº07/2012. Com base nesta IN a empresa solicitou readequação do “contrato” sem o que seria inevitável a interrupção dos serviços. Cumpre esclarecer que, na ausência de entendimento pacífico sobre como proceder diante da publicação da IN nº 7, o entendimento da administração foi o de que a Ata de Registro de Preços não poderia ser repactuada nos moldes de um contrato tradicional. Tendo em vista que a interrupção dos serviços traria prejuízos à implementação de políticas de saúde a cargo do Núcleo, com repercussão negativa para a saúde da população, buscou-se o equilíbrio econômico-financeiro da ATA por meio de ajuste entre a administração e a contratada, amparado pelo art. 65 da Lei


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8666/93 e art. 12 do Decreto nº 3931/2001 e parecer CJU nº 1990/2012/RPD/CJU/AGU. Ressalte-se que o ajuste feito reduzia o valor pleiteado pela contratada, sendo considerado vantajoso para a administração, mormente por que assegurava a cobertura dos serviços durante o período em que se faria nova licitação. Porém, nesse lapso de tempo, o TCU acolheu uma representação contra a Secretaria de Logística e Tecnologia de Informação do MPOG sobre supostas irregularidades na Instrução Normativa nº 7/2012. Pela Decisão Cautelar constante no expediente TC- 003.273/2013-0, o TCU suspendeu os efeitos da IN 7. A decisão do senhor ministro relator foi referendada posteriormente pelo plenário. Em razão disso, o novo processo licitatório, que havia sido enviado à Consultoria Jurídica, ficou um tempo considerável naquela instituição aguardando uma definição sobre o assunto. Como não houve essa definição, o processo foi devolvido ao Núcleo constando do Parecer a impossibilidade de prosseguimento do feito enquanto não houver o julgamento do mérito da representação no TCU. Assim, a alternativa para não haver solução de continuidade na prestação desses serviços continua sendo a Ata ainda em vigor, embora sem um entendimento claro se na atual situação jurídica seria conveniente a sua continuidade ou se a melhor opção é a paralização dos serviços com as consequências apontadas acima.” A unidade manifestou-se novamente por meio do documento “Relatório sobre a solicitação de Auditoria 201305804/11” da seguinte forma:

“Em decorrência do exposto na reunião de apresentação dos fatos, entendeu-se que a administração não pode dar continuidade à aquisição de passagens aéreas pelo atual contrato. Estamos como ultimo recurso tentando sensibilizar a Empresa, a dar continuidade ao atendimento sem o aditamento pleiteado. Em razão da indefinição quanto à aplicação da IN nº7/SLTI/MPOG, o novo contrato para fornecimento de passagens encontra-se sobrestado.” ##/ManifestacaoUnidadeExaminada##

Análise do Controle Interno Ainda que se considere a importância da realização das viagens, a unidade deveria seguir os pressupostos legais para a “repactuação” pretendida. Lembrando que não se trata somente de alteração de valores, mas da alteração da forma de remuneração. A demonstração da necessidade de restabelecer o equilíbrio econômico seria imprescindível para a alteração da remuneração do contrato. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações: Recomendação 1: Recomendamos que a unidade siga os preceitos legais para alterações de condições de fornecimento de suas atas de registro de preços. 4.2.8 CONVÊNIOS DE OBRAS E SERVIÇOS

4.2.8.1 INFORMAÇÃO Acompanhamento e prestação de contas de convênios. Fato


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Foi realizada consulta ao SICONV, para convênios e instrumentos congêneres nos quais a Unidade é concedente. Não houve retorno na consulta (código SIAFI da Unidade: 250037). Adicionalmente, foi realizada consulta no SIAFI Gerencial, que também não retornou resultados. O que ocorre é que os convênios são realizados diretamente pelo Órgão Central (Ministério da Saúde), e ao Núcleo Estadual do Ministério da Saúde/SP resta a incumbência de realizar acompanhamento dos convênios (fiscalização in loco e análise das prestações de contas). O assunto foi objeto de registro no Acompanhamento Permanente dos Gastos (APG), OS 201205234, no qual se aponta que não há registro dos convênios no SICONV. A Unidade se manifestou, afirmando que “os Convênios firmados com base na Portaria Interministerial nº 127 de 28/05/2008, os Dados/Cadastros foram transportados ao Sistema de Gestão Financeira e de Convênios – Estado – GESCON, visando à análise de Prestação de Contas.” Dessa maneira, as prestações de contas e outras informações são realizadas ou registradas primeiramente no GESCON e transferidas ao SICONV posteriormente. A Unidade foi questionada por meio da Solicitação de Auditoria nº 201205234/03 sobre os motivos pelos quais o SICONV não é alimentado diretamente, conforme art. 3º da mencionada Portaria, que dispõe: “Art. 3º Os atos e os procedimentos relativos à formalização, execução, acompanhamento, prestação de contas e informações acerca de tomada de contas especial dos convênios, contratos de repasse e termos de cooperação serão realizados no Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse - SICONV, aberto à consulta pública, por meio do Portal dos Convênios.”

O NEMS/SP respondeu por meio do Ofício N.º. 2112/2012/ DICON/SP/FNS/SE/MS, de 27/07/2012, no qual informou: “A obrigatoriedade prevista na Portaria nº 127/2008, art. 3º, § 2º, é para a celebração dos instrumentos regulados por esta Portaria, ato que o Núcleo Estadual do Ministério da Saúde em São Paulo não realiza. Os atos e os procedimentos relativos à formalização de convênios são realizados pelo Ministério da Saúde por intermédio da Diretoria Executiva do Fundo Nacional de Saúde, em Brasília/DF." De acordo com o Ofício nº 905/DICON/SP/FNS/SE/ME, de 15/04/2013, em relação ao acompanhamento in loco, foram programadas 300 atividades para o exercício de 2012 relativas ao acompanhamento, tendo sido realizadas 225, o quantitativo restante de 75 convênios foi substituído, por demanda do Fundo Nacional de Saúde e Coordenação Geral de Articulação Regional, pela visitação de 120 Unidades de Pronto Atendimento. O Fundo Nacional de Saúde dá uma meta quantitativa para a atividade de acompanhamento, no entanto, a decisão de quais convênios serão analisados é da DICON, e essa decisão passa por uma matriz de risco que envolve materialidade. Não há propriamente um indicador de desempenho, mas existe um ambiente de controle das prestações de contas. Em relação aos pareceres de prestações de contas, foram realizados um total de 1.403, sendo: - 32 com aprovação parcial; - 430 com aprovação ou aprovação com impropriedades;


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- 21 com devolução total dos recursos; - 521 em diligência; - 02 com diligência não atendida – aprovação; - 111 com diligência não atendida – não aprovação; e - 286 sem aprovação. A área responsável pelo acompanhamento é a DICON, que conta com um quantitativo de 71 servidores e é subordinada técnica e administrativamente ao Fundo Nacional de Saúde, em Brasília, de acordo com a Portaria/GM nº3.965/10. Faz parte da estrutura organizacional da DICON o SAAP – Serviço de Acompanhamento e Análise de Prestação de Contas e o SEHAP – Serviço de Habilitação e Análise de Projetos. Entre as atribuições do SAAP estão: Orientar os convenentes na prestação de contas, receber as prestações de contas, analisá-las e emitir parecer, acompanhamento da execução in loco e sugestão de abertura de tomada de contas especial. O SEHAP tem, entre suas atribuições, acompanhar habilitação no SICONV, acompanhar diligências para saneamento de processos de convênios, manter atualizado o cadastro de entidades convenentes, analisar e emitir parecer em pleitos, aditivos e reformulações e recepcionar os termos de convênio para posterior devolução ao Fundo Nacional de Saúde. A DICON elenca como dificuldades a defasagem da rede de tecnologia de informação e a necessidade de capacitação para servidores, especialmente para lidar com o SICONV. Foi feita uma visita à DICON e foram verificados os processos de aprovação de prestação de contas e acompanhamento in loco. Na operacionalização dos trabalhos, o próprio sistema GESCON traz os pontos básicos para serem verificados no processo, o próprio GESCON tem um check-list. Em caso de inconformidades nas análises, são feitas recomendações, controladas por meio do GESCON, que podem resultar na inadimplência ou até em tomada de contas especial, caso as inconformidades não sejam sanadas. Entretanto, as rotinas de controle para que as prestações de contas sejam entregues de forma tempestiva é manual.

##/Fato##

4.3 DESENV INSTIT E MODER ADMIN P/ MELHOR DA GEST


4.3.1.1 INFORMAÇÃO Informação básica da Ação de Governo 8580 - "Desenvolvimento institucional e modernização administrativa para a melhoria da gestão". Fato Trata-se da Ação 8580 - “Desenvolvimento institucional e modernização administrativa para a melhoria da gestão”, cuja finalidade é realizar ações institucionais que viabilizem o aperfeiçoamento de ações para qualificação de instrumentos de gestão do Ministério da Saúde, gerando ganhos de produtividade e eficiência para o SUS, bem como modernizar as práticas de gestão de pessoas e processos, adequando e ampliando o potencial de utilização da estrutura organizacional e funcional do Órgão. A Ação é vinculada ao Programa de Governo 2115, o qual tem por objetivo prover os


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órgãos da União dos meios administrativos para a implementação e gestão de seus programas temáticos. Sua implementação é direta, por meio da Realização de despesas relativas à cooperação técnica e promoção de eventos técnicos, envolvendo o deslocamento de servidores e colaboradores; edição de publicações para divulgação e disseminação de informações e o financiamento de estudos e consultorias (que têm por objetivo elaborar, aprimorar ou dar subsídios ao aperfeiçoamento das atividades).

A avaliação da Ação não foi escopo deste trabalho de Auditoria. No exercício de 2012, o NEMS/SP executou R$ 4.818,03 relacionados à Ação. ##/Fato##

4.4 DESENV INST GESTÃO FNS E FUNDOS EST/MUN SAÚDE


4.4.1.1 INFORMAÇÃO Informação básica da Ação de Governo 2B52 - "Desenvolvimento Institucional da Gestão Orçamentária, Financeira e Contábil do Fundo Nacional de Saúde e dos Fundos Estaduais e Municipais de Saúde". Fato Trata-se da Ação 2B52 - “Desenvolvimento Institucional da Gestão Orçamentária, Financeira e Contábil do Fundo Nacional de Saúde e dos Fundos Estaduais e Municipais de Saúde”, que tem por finalidade aprimorar a organização e estruturação de Fundos de Saúde (Nacional, Estadual, Municipais e do Distrito Federal), visando à melhor utilização dos recursos destinados às ações e serviços públicos de saúde, em atendimento aos preceitos constitucionais norteadores do SUS, em especial os estabelecidos pela EC nº 29/2000. Para atingir seus objetivos, são realizados estruturação, reestruturação e o aprimoramento da gestão no âmbito do FNS, com vistas a dotá-lo de condições satisfatórias para o cumprimento de suas atribuições abrangendo os seus instrumentos e ferramentas de controle, monitoramento e avaliação, inclusive dos recursos repassados fundo a fundo e mediante convênios; elaboração de diagnóstico das condições existentes nos fundos de saúde dos entes federados com o propósito de identificar demandas e oferecer oportunidades de cooperação técnica, inclusive na área de capacitação dos agentes envolvidos; apresentação de modelo de organização de fundos de saúde aplicáveis às diversas realidades dos diferentes níveis de gestão; transferência de tecnologias; monitoramento por meio de acompanhamento ou supervisão da implementação das medidas corretivas sugeridas. A forma de implementação é direta, seguindo os seguintes passos: 1. Levantamento situacional a partir de dados obtidos da Sala de Gestão Estratégica; 2. Formulação de proposta de "Organização de Fundos de Saúde"; 3. Avaliação conjunta das demandas dos gestores com vistas a, observadas as peculiaridades do ente federativo, identificar as ações necessárias para adequação do modelo apresentado; 4. Criação de modelos de legislação para criação e regulamentação de Fundos de Saúde;


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5. Elaboração de Agenda de Trabalho com identificação das responsabilidades dos parceiros no processo e definição de cronograma de execução das ações; 6. Criação de instrumentos para aperfeiçoamento da gestão orçamentária, financeira e contábil dos Fundos de Saúde instituídos; 7. Adequação e/ou disponibilização de tecnologia de informação a cada Fundo de Saúde instituído; 8. Capacitação, presencial e à distância, do pessoal alocado no processo de implementação; 9. Implementação das ações negociadas entre o gestor estadual ou municipal e o Fundo Nacional de Saúde; 10. Monitoramento das ações, por meio de acompanhamento, supervisão e correção de rotas, quando necessário; 11. Avaliação do desempenho da implementação da ação por meio de instrumentos adequados a serem criados. A Ação se insere no contexto do Programa 2015 – Aperfeiçoamento do Sistema Único de Saúde – SUS. No exercício de 2012, foram executados R$ 172.599,85 pela Unidade no que diz respeito à Ação. Não fez parte do escopo desta auditoria a verificação do cumprimento desta Ação.

##/Fato##

5 PROTEÇÃO E PROMOÇÃO DOS POVOS INDÍGENAS

5.1 PROM.,VIGIL.,PROT. E RECUP. DA SAÚDE INDÍGENA


5.1.1.1 INFORMAÇÃO Informação básica da Ação de Governo 8743 - "Promoção, vigilância, proteção e recuperação da saúde indígena". Fato Trata-se da Ação 8743 - “Promoção, vigilância, proteção e recuperação da saúde indígena”, vinculada ao Programa 2065 (Proteção e promoção dos direitos dos povos indígenas), que tem por finalidade disponibilizar serviços de saúde aos povos indígenas. A forma de implementação da Ação é direta e por meio de parcerias para a celebração de convênios com organizações não governamentais, organizações indígenas, estados e municípios que atuam nas áreas indígenas. Descrição da Ação: Assistência à saúde no âmbito dos DSEI: contratação de recursos humanos de nível médio e superior; aquisição de insumos estratégicos (medicamentos, imunobiológicos e correlatos) deslocamento das equipes multidisciplinares de saúde indígena e das equipes técnicas (aéreo, terrestre e fluvial) incluindo diárias e passagens; manutenção dos postos de saúde, dos Pólos Base, das Casas de Saúde do Índio - CASAI


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(gêneros alimentícios, materiais de expediente, de limpeza e de higiene) e dos sistemas de saneamento ambiental em terras indígenas. Acompanhamento e supervisão sistemática às EMSI. Divulgação e visibilidade das ações realizadas (produção de publicações, manuais, cartilhas e correlatos); desenvolvimento e conclusão de estudos e pesquisa sobre saúde indígena; qualificação de profissionais de saúde de nível médio e superior para execução de ações de saúde para a população indígena; capacitação de lideranças indígenas para atuação como agente indígena de saúde; capacitação de técnicos para atuação na área gerencial das unidades de saúde nos DSEI; realização de educação continuada para as EMSI; capacitação de operadores do SIASI e monitores da SESAI; qualificação de profissionais de saúde e técnicos do DSEI em vigilância em saúde; capacitação para o uso de ferramentas informatizadas; acompanhamento da instalação, manutenção e aplicação de ferramentas informatizadas.

A avaliação da Ação não foi escopo desta auditoria. No exercício de 2012, o NEMS/SP executou R$ 52.892,36 no âmbito da Ação. ##/Fato##

5.2 Capacitação de Servidores Públicos Federais em Processo de Qualificação e

Requalificação

5.2.1 Programação dos Objetivos e Metas

5.2.1.1 INFORMAÇÃO Informação básica da Ação de Governo 4572 - "Capacitação de servidores públicos federais em processo de qualificação e requalificação" Fato Trata-se da Ação 4572 - “Capacitação de servidores públicos federais em processo de qualificação e requalificação”, cuja finalidade é promover a qualificação e a requalificação de pessoal com vistas à melhoria continuada dos processos de trabalho, dos índices de satisfação pelos serviços prestados à sociedade e do crescimento profissional, por meio da realização de ações diversas voltadas ao treinamento de servidores, tais como custeio dos eventos, pagamento de passagens e diárias aos servidores, quando em viagem para capacitação, taxa de inscrição em cursos, seminários, congressos e outras despesas relacionadas à capacitação de pessoal.

A Ação é vinculada ao Programa de Governo 2115, o qual tem por objetivo prover os órgãos da União dos meios administrativos para a implementação e gestão de seus programas temáticos. Sua implementação é direta, e a Ação foi relacionada no Quadro A.4.6 do Relatório de Gestão como a Ação Temática da Unidade. A avaliação do desempenho da Ação está em parte específica deste relatório, e o NEMS/SP executou R$ 118.141,81 no exercício de 2012. ##/Fato##

5.2.2 Avaliação dos Resultados

5.2.2.1 CONSTATAÇÃO Divergência entre as informações prestadas no Relatório de Gestão e os dados do SIAFI em relação à execução financeira do Projeto/Atividade 4572. Fato De Acordo com o Relatório de Gestão, quadro A.4.4, não há ações vinculadas a programa temático de responsabilidade da UJ, pelo fato de o NEMS/SP não ser Unidade


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Orçamentária. Há, no entanto, ações vinculadas a programa de gestão, manutenção e serviços de responsabilidade da UJ (Quadro A.4.6) A Unidade conta com apenas um programa, mais voltado à gestão, sob sua responsabilidade, o “Programa de Educação Permanente do Ministério da Saúde”, cujo Objetivo Geral é o “processo permanente deliberado de aprendizagem, com o propósito de contribuir para o desenvolvimento das competências institucionais por meio do desenvolvimento de competências individuais”.

De acordo com o Relatório de Gestão (Quadro A.4.6), teriam sido programados R$ 120.270,00 e executados R$ 109.298,82. Sendo assim, haveria como indicador financeiro um índice de 90,88% de execução das despesas, para uma previsão de 100%. De acordo com consulta ao SIAFI Gerencial, foram executados R$ 118.141,81 no Projeto/Atividade 4572 - Capacitação de servidores públicos federais em processo de qualificação e requalificação.

Foi ainda apresentada análise do resultado alcançado, na qual a Unidade afirma que “Tivemos um bom resultado, apesar das dificuldades que encontramos no decorrer dos procedimentos que temos que adotar para realizar os cursos. A morosidade que ocorre em relação aos órgãos de controle, faz com que aconteçam atrasos nos processos, com isso, as empresas tiveram dificuldade para agendar os cursos, as chefias dos setores tiveram dificuldades para liberar os servidores, e consequentemente a capacitação ficou comprometida.”

Solicitamos, por meio da SA nº 201305804/01, e reiteramos, por meio da SA 201305804/05, os seguintes itens, respondidos por meio do Relatório sobre a SA 201305804/05, sem data, entregue em 16/04/2013:

- Em relação aos documentos (regimento, estatuto, normas, manuais, organograma etc.) que formalizem as atividades e procedimentos relacionados à avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão: A Unidade afirmou não haver documento formal, “uma vez que a avaliação de desempenho no Núcleo é individual, feita no Sistema de Avaliação de Desempenho – SAD”, sendo que a meta global é definida pelo órgão central, o Ministério da Saúde;

- Responsáveis pela avaliação dos resultados: Não há indicação formal, a avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão são realizados pelos chefes das áreas do NEMS/SP. Foi fornecido organograma hierárquico dos departamentos/secretarias com respectivas atribuições e responsabilidades. De acordo com a Portaria GM nº 3.965/10:

Art. 214: Aos Núcleos Estaduais compete desenvolver atividades técnico-administrativas e de apoio logístico, bem como praticar os demais atos necessários à atuação dos órgãos do Ministério da Saúde.

Art. 222: Às Divisões de Administração compete:

I – supervisionar, avaliar e controlar a execução das atividades de orçamento e finanças, modernização administrativa, material, patrimônio, serviços gerais e de apoio administrativo às unidades organizacionais que


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integrem o Núcleo Estadual.

- Em relação aos riscos quanto ao não atingimento das metas, a Unidade afirmou que os instrumentos utilizados para identificação dos “riscos e pontos críticos é feita por mapeamento e descrição dos processos de trabalho, que são discutidos pela equipe e detalhados em fluxogramas operacionais”. É realizada a prevenção por meio do aperfeiçoamento dos fluxos operacionais, e as medidas corretivas se dão a “partir da avaliação de desempenho, que aponta as diretrizes para a capacitação dos servidores para o melhor desempenho das atividades”.

Ou seja, compete à Divisão de Administração a avaliação dos resultados operacionais, ainda que não haja determinação formal para tal, e os resultados individuais de cada área são de responsabilidade da própria área. O controle sobre os resultados gerais, no entanto, se dá no âmbito do órgão central.

##/Fato##

Causa Lançamento incorreto de despesas no referido Projeto/Atividade. ##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada

Instada a se manifestar a respeito da divergência da execução de despesa por programa encontrada entre o Relatório de Gestão e consulta ao SIAFI Gerencial, por meio da SA nº 201305804/05, a Unidade apurou no SIAFI números ainda divergentes (soma dos empenhos para o Projeto/Atividade em 2012, incluindo Restos a Pagar de 2011 liquidados em 2012: R$ 96.166,50), porém se comprometeu a informar as modificações ao TCU no quadro do Relatório de Gestão.

Ainda, após a Apresentação dos Fatos por meio da SA nº 201305804/11, o NEMS/SP se manifestou, por meio do Relatório sobre a SA nº 201305804/11, apresentado em 10/05/2013, afirmando que: “o setor financeiro informou que em consulta a Brasília verificou-se que a divergência dos dados apurados no SIAFI normal com os do SIAFI gerencial se deu em razão da não inclusão dos valores referentes a diárias e passagens aéreas do PAC. Realizando a somatória, têm-se os mesmos valores tanto para o SIAFI normal quanto para o Gerencial”.

A Unidade disponibilizou a última versão do Relatório de Gestão, na qual afirma que houve a execução (despesa liquidada) de R$ 90.139,50. Ou seja, ainda existe uma divergência. ##/ManifestacaoUnidadeExaminada##

Análise do Controle Interno Permanece a divergência, a qual o setor financeiro não conseguiu justificar. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações:


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Recomendação 1: Verificar junto ao setor financeiro a origem das divergências de valores apurados no SIAFI Gerencial pela auditoria e os apresentados no Relatório de Gestão.

Presidência da República - Controladoria-Geral da União - Secretaria Federal de Controle Interno

Certificado: 201305797

Unidade Auditada: Núcleo Estadual do Ministério da Saúde em Pernambuco

Exercício: 2012

Processo: 25019.003606/2013-51

Município/UF: Recife/PE

Foram examinados os atos de gestão dos responsáveis pelas áreas auditadas, especialmente

aqueles listados no art.10 da IN TCU nº 63/2010, praticados no período de 01 de janeiro de 2012 a

31 de dezembro de 2012.

Os exames foram efetuados por seleção de itens, conforme escopo do trabalho definido no

Relatório de Auditoria Anual de Contas constante deste processo, em atendimento à legislação

federal aplicável às áreas selecionadas e atividades examinadas, e incluíram os resultados das ações

de controle realizadas ao longo do exercício objeto de exame, sobre a gestão da unidade auditada.

Em função dos exames aplicados sobre os escopos selecionados, consubstanciados no

Relatório de Auditoria Anual de Contas nº 201305797, proponho que o encaminhamento das contas

dos agentes listados no art. 10 da IN TCU nº 63 seja como indicado a seguir, em função da

existência de nexo de causalidade entre os atos de gestão de cada agente e as constatações correlatas

discriminadas no Relatório de Auditoria.

1. Regular com ressalvas a gestão dos seguintes responsáveis

1.1 – CPF ***.114.934-**

Cargo: Chefe da Divisão de Convênios e Gestão – DICON do NEMS/PE

Referência: Relatório de Auditoria nº 201305797 item 1.1.8.1.

Fundamentação:

Verificou-se que os dados de convênios sob responsabilidade do NEMS/PE não vêm

sendo atualizados no SICONV. A gestora não procedeu ao controle de lançamento, no referido

sistema, do resultado do exame efetuado pela equipe técnica do NEMS/PE acerca das prestações de

contas dos convênios sob sua responsabilidade, permanecendo com a situação em aberto quando

fisicamente há pronunciamento conclusivo pela aprovação na aplicação dos recursos transferidos

pela União.

A Chefe da DICON comunica aos órgãos/entidades convenentes tanto as inspeções

periódicas, seus resultados e providências, como também a conclusão da análise da prestação de

contas das transferências voluntárias e, portanto, conhece, de antemão, a situação das avenças e, por

conseguinte, as etapas a serem cumpridas no âmbito do SICONV.

Certificado de Auditoria

Anual de Contas

Esta falha origina-se da falta de definição, por parte da Chefe da DICON, a fim de dispor

sobre a execução sistêmica dos convênios, capacitando e designando servidores como usuários

oficiais para alimentação do SICONV.

1.2 – CPF ***.468.954-**

Cargo: Chefe do Serviço de Acompanhamento e Análise da Prestação de Contas - SAAP do NEMS/PE

Referência: Relatório de Auditoria nº 201305797 item 1.1.8.1.

Fundamentação:

Verificou-se que os dados de convênios sob responsabilidade do NEMS/PE não vêm

sendo atualizados no SICONV. O SAAP responde diretamente pelo acompanhamento dos

convênios firmados pelo MS em PE, havendo, portanto, necessidade de integração com a DICON

para realização plena das prestações de contas de convênios firmados pelo Poder público federal.

Ademais, possui a incumbência regimental de supervisionar e monitorar o cadastramento da

prestação de contas junto ao suporte de gestão financeira, assim como de monitorar a atualização do

sistema de suporte de gestão financeira, quanto à situação da prestação de contas total ou das

correspondentes parcelas (art. 221, V e VI, da Portaria/GM/MS nº 3.965/2010 – Regimento Interno

dos órgãos do MS).

Embora exista normativo compelindo o SAAP no cumprimento às demandas

institucionais de sua alçada, não há evidência de que os processos de prestação de contas tenham

sido impulsionados pela Chefe do SAAP à sua área técnica visando dar continuidade ao exercício

fiscalizador dos recursos transferidos pela União, consubstanciando o resultado de suas

averiguações no SICONV.

Esta falha origina-se da falta de definição, por parte da chefa do SAAP, a fim de dispor

sobre a execução sistêmica dos convênios, capacitando e designando servidores como usuários

oficiais para alimentação do SICONV.

1.3 – CPF ***.307.504-**

Cargo: Chefe da Divisão de Gestão de Pessoas - DIGEP do NEMS/PE

Referência: Relatório de Auditoria número 201305797 itens 1.1.4.1 e 1.1.5.1.

Fundamentação:

Verificou-se que a DIGEP não tem registrado os Atos de pessoal no SISAC com a

tempestividade requerida pelo art. 7º da IN/TCU n.º 55/2007. A Chefe da DIGEP desatendeu às

normas estabelecidas pelo TCU quanto à exigência de registro dos atos de pessoal no SISAC,

condição para análise pelo órgão de controle interno e tramitação àquela Corte de Contas, ao não

instituir rotinas para operacionalização do registro tempestivo dos respectivos atos no SISAC.

Ademais, foi constatado que a folha de pagamento do NEMS-PE apresenta

desconformidades com impacto financeiro, tais como: a) servidores aposentados sem paridade

recebendo rubricas indevidas, b) interrupção de reposição ao erário sem o devido respaldo, c)

devolução de adiantamento de 1/3 de férias em valor inferior ao devido.

No âmbito da DIGEP foram verificadas falhas nos controles internos:

- Ausência de Avaliação de Risco: a UJ não possui metas estabelecidas para o DIGEP,

como consequência a unidade não possui esquadrinhado quais seriam os riscos e pontos críticos do

setor.

- Atividades/Procedimentos de Controle: Tendo em vista a ausência de metas e

identificação dos riscos e pontos críticos do setor, observa-se a tendência da subunidade agir

reativamente, e não preventivamente ao surgimento dos problemas.

- Indicadores Gerencias: O DIGEP não possui indicadores gerenciais implantados em sua

rotina.

Como consequência da não implantação desses controles no âmbito da DIGEP, a chefe

da Divisão não avaliou a pertinência da manutenção ou não de rubricas de rendimento ou desconto

nos contracheques dos servidores, ex-servidores e pensionistas, cuja medida preventiva tem o

potencial de minimizar a ocorrência de erros com impacto financeiro na folha de pagamento.

Esclareço que os demais agentes listados no art. 10 da IN TCU nº 63, constantes das

folhas 03, 04 e 05 do processo, que não foram explicitamente mencionados neste certificado têm,

por parte deste órgão de controle interno, encaminhamento proposto pela regularidade da gestão,

tendo em vista a não identificação de nexo de causalidade entre os fatos apontados e a conduta dos

referidos agentes.

Recife/PE, 04 de julho de 2013.

__________________________________________________

Chefe da CGU-Regional no Estado de Pernambuco - Substituto

Documents

Avision - cgu.gov.br@download/file/RA... · check-list, instrução normativa ou outros). • Check-list – a fim de assegurar que a documentação entregue no ... insalubridade,