BETA – CONTAS A RECEBER Sistema desenvolvido pela Peris Consultoria Empresarial

www.perisconsultoria.blogspot.com

Instruções de uso:

1. Entendendo o Menu Principal O Beta Contas a Receber possui apenas um menu de comandos onde podem ser

executadas todas as operações. A primeira coluna, Lançamentos, é onde serão feitos todos os registros referentes aos

títulos, duplicatas, boletos, que são gerados pela empresa no contas a receber. A baixa de duplicatas, individualmente ou em lotes, a alteração de dados da duplicata e o cancelamento de baixas serão efetuados nestes comandos.

A segunda coluna, Cadastros, refere-se ao cadastramento detalhado de todos os clientes, bem como, a consulta aos cadastros, a alteração de dados do cliente e a listagem individual ou total de todos os cliente da empresa.

A última coluna, Consultas, é onde serão feitos os controles de recebimentos, de duplicatas em aberto, em atraso, com recebimento parcial e histórico do cliente.

2. Cadastrando os clientes

O primeiro passo para começar a utilizar o Beta Contas a Receber é o cadastramento dos clientes. O processo é bem simples e o único dado obrigatório é o nome do cliente e o tipo, se física ou jurídica. Os demais dados poderão ser preenchidos posteriormente.

A tela de cadastro é padrão. O código do cliente deverá ser definido pela empresa e vinculado ao cadastro.

Exemplo:

Código Cliente 100 Cliente AA 101 Cliente BB 102 Cliente CC 103 Cliente DD 104 Cliente EE

Do lado direito existe um item “último código cadastrado” que mostra o código que foi

registrado pela última vez, facilitando no caso de empresas que lançam códigos seqüenciais. Na própria tela de cadastro existe um comando Consultar Código, onde poderá ser consultada a lista de todos os clientes cadastrados e seus respectivos códigos.

Para alterar o cadastro ou adicionar dados de um cliente, clique em Alterar Cadastro,

no Menu, e irá aparecer a tela abaixo. Você pode digitar o código do cliente ou buscar pelo nome, na listagem.

3. Cadastrando duplicatas

O cadastro de duplicatas no sistema é bem simples. Deve-se digitar o código do cliente para que o sistema capture no registro. Caso não lembre o código, o mesmo poderá ser consultado com facilidade no comando “Consultar Cód”. Digite a data de emissão que será automaticamente repetida na próxima linha para facilitar a inserção. Quando for lançar várias duplicatas para o mesmo cliente, utilize o recurso “Lançar em série”. Nesta opção o código do cliente é digitado uma única vez e depois é só digitar os números das duplicatas, o valor e o vencimento.

4. Baixando duplicatas do contas a receber

Existem duas maneiras de dar baixa nas duplicatas recebidas. Primeiro, pelo código ou nome do cliente e o número da duplicata ou nota fiscal. Após inserir esses dados, abrirá a tela abaixo:

No campo “Tipo de Baixa”, deve-se escolher se a baixa é total ou parcial. Se o cliente

pagar apenas uma parte da duplicata, escolha baixa “Parcial”. O valor pago será descontado do valor original e a diferença, que aparecerá no campo “Saldo”, continuará constando em aberto no contas a receber. Pode-se efetuar até 03 baixas parciais para cada duplicata. Caso tenha sido dado um desconto na duplicata, o mesmo poderá ser registrado. No campo “Observações” poderão ser anotadas informações relevantes àquela duplicata ou àquele cliente. Outra forma de efetuar as baixas é a “Baixa em Lotes”. Nesta opção pode-se efetuar várias baixas ao mesmo tempo, num intervalo de até dias. Por exemplo, suponhamos que você não conseguiu lançar as baixas numa determinada semana. Para não precisar ficar baixando várias duplicatas individualmente, vá em “Baixas em Lotes”. O sistema irá listar todas as duplicatas vencidas naquela semana. Em seguida é só acionar os comandos B1 para baixar pelo vencimento ou B2 para baixar pela data atual. Esse recurso também é útil quando várias duplicatas vencidas são pagas no mesmo dia. É só listar e acionar o comando B2.

Outra facilidade é a Baixa por Cliente. Você pode listar todas as duplicatas vencidas de um determinado cliente e baixa-las numa mesma tela.

5. Realizando as consultas

O sistema possibilita diversos tipos de consultas. A partir da tela de consulta você encontrará comandos para gerar os relatórios. Em alguns casos, como a consulta das Duplicatas em Aberto, podem-se gerar relatórios que trazem os dados agrupados por Cliente, por Vencimento e Geral.

A consulta “Histórico por Cliente” gera um relatório com todas as compras efetuadas por determinado cliente, listando desde a primeira até a última duplicata emitida. Traz o valor total de compras, o percentual de pagamentos em atraso e as duplicatas quitadas e em aberto, se existirem.

Na consulta de duplicatas baixadas, temos a informação da forma da baixa, se Total ou Parcial. Quando a baixa for Total, ou seja, um único pagamento, já temos ao lado a data da baixa.

Se a baixa for Parcial, ou seja, a duplicata foi paga em parcelas, aparecerá a informação Várias. Observe que ao lado aparece um botão de comando. Ao clicar neste botão, abrirá uma janela que mostra o histórico de pagamentos daquela duplicata.

Todas as consultas seguem o mesmo padrão. Primeiro será aberta uma tela de exibição dos dados conforme o parâmetro de consulta e, em cada uma destas telas haverá botões de comando para impressão dos relatórios.

Para mais informações e sobre licença de uso, entre em contato com:

Peris Consultoria Empresarial Ltda. (45) 3038-8204

peris_consultoria@hotmail.com perisconsultoria@pop.com.br

www.perisconsultoria.blogspot.com