BPMNAUTOMATIZANDO PROCESSOS

Gestão da Informação – FIC/UFG

Estudo de caso Açougue que trabalha com atendimento

a clientes diretamente no balcão da loja e atendimento através de telefone.

AS IS Como o processo funciona hoje!

Os detalhes devem ser capturados para permitir uma melhor análise!

AS IS Preparação do projeto de

modelagem: Atividades de compreensão do escopo:

5w2h Qual processo será modelado? Quais são os propósitos? Verificar alinhamento estratégico; O que é considerado “entregável”?

AS IS

AS IS Aplicação de técnicas de obtenção

de informações: Entrevistas, observação, coleta de dados;

Documentação do processo: Construção do mapa/modelo; Controle de versões, publicação, escopo e

referências.

AS IS Validação do processo:

Testar o modelo em uma instância real; Atenção: existem processo em que é

inviável realizar uma validação por teste de instância real, neste caso deve-se usar outras alternativas para validação;

Correção da documentação: Corrigir eventuais distorções percebidas

durante a validação.

ExemploAçougue (Venda por Telefone)

Processos/entidades: Cliente; Açougue (Processo Vendas por Telefone);

ExemploAçougue (Venda por Telefone)

Em um primeiro momento, o setor de atendimento do açougue atende a ligação do cliente, informando o prazo de entrega de prováveis pedidos;

Após isso, é verificado se o cliente está cadastrado no açougue: Caso afirmativo: pedido é anotado; Caso negativo: cliente é cadastrado na

agenda, e em seguida o pedido é anotado.

ExemploAçougue (Venda por Telefone)

O pedido é então encaminhado ao açougueiro, que o deve processar (separar carne, fazer corte, embalar e etiquetar o preço final);

O setor de atendimento entra novamente em contato com o cliente informando o valor total do pedido, e solicitando informação sobre a forma de pagamento desejada (dinheiro ou crediário); Pagamento em dinheiro: pedido encaminhado e

entregue; Pagamento em crediário: deve-se anotar o

valor no caderno de contas, e posteriormente o pedido é encaminhado e entregue.

TO BE “Como deveria ser” o processo;

Atuação na melhoria contínua; Filosofia Lean:

Eliminar desperdícios; Controlar e reduzir custos, recursos e tempo de

execução das tarefas; Se uma atividade resolve, por que duas? Implementar conceitos de qualidade; Considerar o que pode ser:

Eliminado, substituído, melhorado, adicionado, unificado e paralelizado.

ExemploAçougue (Venda por Telefone)

Buscando-se uma melhoria e automatização; Ao receber o contato do cliente, em uma mesma

tela o atendente pode anotar o pedido e verificar os dados do cliente: Em caso de cliente não cadastrado, o cadastro é feito

na mesma tela. Pedido é enviado para processamento; Em segundo contato, cliente é informado do

pedido final, e solicita-se forma de pagamento: Crediário: gravar no sistema e entregar pedido; À vista: entregar pedido.

Utilizar Bizagi Studio como alternativa à automatização de processos

Automatização O processo de automatização de

processos prevê uma série de sete passos:1. Modelagem de processos;2. Modelagem de dados;3. Formulários;4. Regras de negócio;5. Colaboradores (atores);6. Integração;7. Execução.

Passo 1 - Modelagem

Passo 2 – Modelagem de Dados

Entidade do Processo O ponto inicial é definir o nome da

entidade principal do processo:

Entidade do Processo

Entidade do Processo O objetivo desta entidade é prover

mecanismos para tratamento dos dados relacionados ao processo; É necessário definir entidades auxiliares e

seus atributos, as quais estejam ligadas ao processo, mas que não sejam efetivamente do mesmo, de modo a permitir a operacionalização do processo! Entidade “Cliente” Entidade “Crediário”

Criando entidades Para criar entidades, basta clicar em

“Entity”, no menu superior: É necessário definir o nome da entidade e

seus atributos!

Entidade “Cliente” Para o caso estudado, a entidade cliente

deverá apresentar os seguintes atributos: Nome: String Endereço: String Email: String Telefone: String

Entidade “Cliente”

Entidade “Crediário” A entidade “Crediário” deve conter os

seguintes atributos: Valor: Moeda Pedido: String Data do Pedido: Data

Entidade de Processo A entidade principal deve ter seus

atributos editados, devendo conter: Pedido: String Pedido Processado: String Valor: Moeda Valor Processado: Moeda Crediário: Booleano Cliente: Cliente (Herança)

Relacionamentos Após modelar as entidades, é necessário

definir as relações entre as mesmas! Sugestão: revisar MER.

Relacionamentos No caso analisado:

Cliente (1 N) Crediário VendasporTelefone (1 N) Crediário

Relacionamento

Passo 3 - Formulários

Formulários

Formulário – Anotar Pedido Primeiro item:

Cliente Arrastar e soltar a entidade “Cliente”

Nomear em Display name Será gerado um item no formulário com opção de

busca É necessário criar a tela de busca em Select a form

>> New search form

Formulário de busca de cliente Deve ser especificado o que vai ser

utilizado como referência para realização da busca;

Sugere-se: Nome Email

Após inserir, salvar e fechar formulário.

Formulário – Cadastro de Cliente Em Display attribut selecionar “Nome” Ir em Advanced, em seguida ativar

“Allow new records” Irá aparecer uma opção de gerar um novo

formulário (New Form) Inserir todos os atributos de cliente Ir em “Propriedades” e inserir Display name

como “Cadastro de Cliente” Salvar e fechar formulário

Formulário – Anotar Pedido Ir em Data e inserir:

Pedido Is Extended Auto-extended Required

Valor Not required

Formulário – Preparar Pedido

Formulário – Anotar Pedido Criar dois grupos

Pedido Pedido (Não editável, Is Extended, Auto-

extended) Valor (Não editável)

Processado Pedido Processado (Required, Is Extended,

Auto-extended) Valor Processado (Required)

Para criar um grupo deve-se ir em Controls >> Containers

Formulário – Informar Pedido Final Reutilizar forma (Cadastro de Cliente) Adicionar grupos:

Pedido: Pedido (Não editável, Is Extended, Auto-extended) Valor (Não editável)

Processado Pedido Processado (Não editável, Is Extended, Auto-

extended) Valor Processado (Não editável)

Forma de Pagamento Crediário (Editável, Required, Default Value = No)

Formulário – Entregar Pedido Reutilizar forma (Cadastro de Cliente) Criar grupos:

Processado Pedido Processado (Não editável, Is Extended,

Auto-extended) Valor Processado (Não editável)

Forma de Pagamento Crediário

Passo 4 – Regras de Negócio

Definindo expressões

Definindo expressões É necessário determinar qual variável

estará relacionada à decisão referente ao gateway em questão No exemplo dado, deve ser considerado o

atributo “Crediário” Clica-se em cima da linha de fluxo Escolher Based on the result of an expression

Crediario is equal to true O caso contrário pode ser definido como else

Programação de Atividades Para programar as atividades, basta

clicar em cima da mesma, será aberta uma janela Activity Actions Para o exemplo:

Escolher On Enter Definir nome como “Gravar Crediário” Clicar sobre o fluxo (botão direito) e Add

Expression, nomear de “Cadastrar crediario” Duplo clique sobre a expressão

Programação dos eventos Definir atividades feitas

automaticamente: Podem ser definidas dentro do ambiente

Bizagi; Podem utilizar ferramentas externas

(webservers); No exemplo em questão será utilizada a

ferramenta nativa do Bizagi Studio.

Programação de eventos Na tela Edit Expression deve ser indicado o que

deverá ocorrer na atividade É necessário uma noção mínima de programação

Criar duas variáveis Crediario, tipo Object, valor inicial null Cliente, tipo Object, valor inicial null

Programação de eventosCrediario =

Me.newCollectionItem(“<VendasporTelefone.Crediarios>”)

Crediario.setXPath(“Valor”, VendasporTelefone.ValorProcessado);

Crediario.setXPath(“Pedido”, VendasporTelefone.PedidoProcessado);

Crediario.setXPath(“DatadoPedido”, DateTime.Now);Crediario.setXPath(“Cliente”, Cliente);

Programação de eventos Antes de executar o cadastro, clicar no

fluxo e Add Assignment Nomear de “Cliente Atual” Selecionar variável “Cliente” Selecionar opção Xpath, opção return entity Selecionar entidade “Cliente”

Passo 5 - Colaboradores

Colaboradores Define-se quem são os atores ligados a

cada atividade do processo Pode-se cadastrar organizações, áreas,

grupos e usuários individuais; Não se aplica ao exemplo analisado

Passo 6 - Integração

Integração A automatização do processo pode ser

integrada com ferramentas externas (Webservers, SAP, etc.) Não se aplica ao exemplo analisado.

Passo 7 - Execução

Execução Será gerada uma página onde os

usuários poderão alimentar o processo com os dados através do fluxo definido no mapa/modelo.