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    Manual de Cadastro de Clientes

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    CADASTRO DE CLIENTES

    Ao iniciar um processo num sistema integrado, faz-se necessrio avaliar os impactos deste procedimento nas reas que

    utilizaro a informao e quem ser atendido no momento que interferimos no banco de dados da empresa, uma vez que o

    registro ir refletir tanto nos resultados individuais como de toda equipe.

    Nosso cadastro de Clientes traz alm dos dados bsicos, informaes financeiras e fiscais, dessa forma, deve-se atentar

    para a importncia da incluso dos dados corretos e atualiza-los sempre que houver alteraes desses dados.

    Passo 1:

    Pesquisar atravs da Razo Social e Nome Fantasia;

    Pesquisar pelo CNPJ.

    Importante: Apenas aps estas pesquisas haver certeza de que no h registro anterior, considerando que a pesquisa por

    nomes deve ser feita usando apenas partes fundamentais, como por exemplo:

    BANCO SANTANDER BRASIL S.A. AG. BR RIO BRANCO ITAPOLIS SP

    Observa-se que se trata da Agncia Baro do Rio Branco de Itpolis/SP, neste caso a palavra Baro foi abreviada e Itpolis

    opcional, pois tem o intuito apenas de facilitar o reconhecimento da cidade que pertence esta agncia, pois deve haver vrias

    com mesmo nome no pas, alm disso, entre a palavra Rio e Branco o digitador poderia ter deixado por falha operacional dois

    espaos. Dessa forma, uma pesquisa eficiente seria apenas atravs da palavra Branco.

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    Passo 2:

    Dessa forma, definiu-se que o padro de cadastro atual com letra em caixa alta, sem acentos, evitando abreviaturas e

    caracteres diversos, o formato de abreviatura para entidades como: delegacias, prefeituras e bancos, devero ser discutidos

    entre os usurios nos prximos dias.

    Este padro ser includo neste material assim que houver consenso, momentaneamente devem ser seguidos os cadastros

    que so maioria, portanto, antes de qualquer cadastro deve ser verificado como esto digitados os anteriores.

    Verificamos hoje os seguintes usurios (Stakeholders) dos cadastros efetuados num sistema integrado:

    Ambiente Interno: rea de negcios, produo, logstica, fiscal, assistncia tcnica, financeiro e direo.

    Ambiente Externo: transportador, cliente, governo.

    Logo, o xito de uma operao, seja interno ou externo tem uma importante ligao na qualidade da informao inserida.

    Inclumos principalmente, a satisfao do cliente.

    Passo 3:

    Neste fluxo de dados os campos que so preenchidos sero conectados com outros sistemas, dessa forma, devem ser

    respeitados campos numricos, alfabticos ou alfanumricos. Por exemplo:

    Nome: campo alfabtico, exemplo: EMPRESA ALFA LTDA.

    Fone: campo numrico, exemplo: (11) 2222-3333.

    Logradouro: campo alfanumrico, exemplo: Rua 23 de Maio.

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    O mdulo de Clientes a primeira opo na coluna esquerda da tela do Sige, clicando nesta opo tem-se uma viso

    geral dos cadastros j existentes, e para incluir um cadastro novo, basta clicar no boto Incluir que est na parte inferior da

    mesma tela.

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    TIPOS DE CADASTRO DE CLIENTES

    Pessoa Fsica: este cadastro pode ser do empresrio

    individual registrado, autnomo ou profissional liberal, etc.,

    marcando esta opo a tela habilitar os campos CPF E RG.

    Pessoa Jurdica: estabelecimento constitudo em

    termos legais (bancos, cooperativas, rgos pblicos,

    instituies, comrcio, indstria, prestadores de servio,

    empreendedor individual) que possuem e so obrigados a ter

    CNPJ, Inscrio Estadual e Municipal, Suframa, etc., neste

    caso os campos prprios sero habilitados.

    Internacional: empresas localizadas no exterior, ao

    marcar esta opo a tela suprime campos de Inscrio

    Estadual e Municipal e libera o campo CEP para digitar

    qualquer formato.

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    CAMPOS DETERMINANTES NO PROCESSO DE CADASTRO

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    Preenchimento de Cadastro de Pessoa Fsica

    Cliente

    CPF: Conforme documentos pessoais RG: Conforme documentos pessoais Nome: Completo, evitar abreviaes, sem acentos. Conforme documentos pessoais Fantasia: Importante para facilitar a pesquisa (pode ser diferente do nome)

    Endereo Logradouro: Rua, Avenida, Travessa, etc. Conforme comprovante de residncia. Nmero: Nmero do endereo Complemento: Ex.: apto, bloco, prximo a..., etc. Bairro: Conforme comprovante de residncia CEP: Conforme comprovante de residncia. Estado: Conforme comprovante de residncia. Cidade: Conforme comprovante de residncia. Pas: Conforme comprovante de residncia. Telefone: Formato (11) 2222-3333 E-mail: Formato abcd@specto.com.br (Receber a Nota Fiscal Eletrnica)

    Obs. As orientaes sobre as demais abas esto aps o

    Cadastro de Pessoa Jurdica.

    mailto:abcd@specto.com.br

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    Preenchimento de Cadastro de Pessoa Jurdica

    Cliente

    CNPJ: Informado pelo cliente e confirmado no site da Receia Federal Inscrio Estadual: Consulta no site Sintegra Inscrio Municipal: Consulta no site da Prefeitura Razo Social: (ou Nome em alguns relatrios): Consulta a base da Receita Federal Fantasia: Informado pelo cliente Suframa: Conforme cadastro no site da Suframa.

    Endereo

    Logradouro: Rua, Avenida, Travessa, etc. Conforme a base da Receita Federal. Nmero: Nmero do endereo Complemento: Ex.: apto, bloco, prximo a..., etc. Bairro: Conforme a base da Receita Federal CEP: Conforme a base da Receita Federal Estado: Conforme a base da Receita Federal Cidade: Conforme a base da Receita Federal Pas: Conforme a base da Receita Federal Telefone: Formato (11) 2222-3333 E-mail: Formato abcd@specto.com.br (Receber a Nota Fiscal Eletrnica)

    mailto:abcd@specto.com.br

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    Aps preencher os dados especificados anteriormente, clicar em Salvar (boto que estar disponvel no menu da tela).

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    As prximas abas podero ser preenchidas apenas aps salvar o cadastro.

    Aparecer a seguinte mensagem:

    Clique em fechar e prossiga o cadastro.

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    Clique no boto Alterar para inserir outros dados essenciais:

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    Dando continuidade vamos para as abas inferiores da tela!

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    Adicional

    Nesta aba praticamente no esto sendo usados os

    campos devido a alteraes de processos e novas

    necessidades gerenciais. As mudanas internas so

    rpidas em todas as empresas e alimentar todos estes

    campos apenas geraria retrabalho frequente.

    Na aba adicional devem-se observar apenas as opes:

    Segmento: define a rea de atuao do cliente.

    Consumidor Final: determina quem ir utilizar

    o equipamento comprado para uso prprio e

    no comercializar o produto. Ir interferir

    diretamente na base de clculo do ICMS.

    Optante pelo Simples: o que implicar na

    reduo de 70% na MVA (Margem de Valor

    Agregado) no clculo da Substituio Tributria,

    alm de, no fazer reteno de impostos para

    este cliente.

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    Entrega

    Cobrana

    Estas abas no devem ser usadas. Seguiremos para a

    explanao da aba Contato.

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    Contato

    Esta aba deve ser usada para registrar todas as pessoas

    de contato no cliente, estes contatos podem ser relacionados

    direo da empresa, contatos comerciais, de compras,

    financeiro, faturamento, almoxarifado, assistncia tcnica,

    representantes, etc.

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    Clicando no boto Cadastrar, abrir a tela abaixo em

    que se armazenam os dados do contato a ser cadastrado:

    Aps preencher os dados, clique em Salvar e o contato

    ser inserido como est visvel abaixo.

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    Obs. Vrios cadastros de contatos podero ser inseridos.

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    Vendedor

    A aba Vendedor decisiva para gerar as comisses

    recebidas nos negcios fechados pela empresa.

    O vendedor cadastrado aqui estar relacionado nos

    pedidos de venda criados posteriormente, e tambm, ter

    suas comisses geradas a partir desta informao.

    As polticas de vendas do Grupo Specto determinam que

    pessoas recebam comisso pela venda para determinado

    cliente.

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    Vendedor-Mestre

    Neste campo deve ser inserido o vendedor responsvel pelo

    cliente.

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    Clica-se no boto sinalizado, aps abrir uma tela de

    pesquisa conforme segue:

    Digitando no

    campo Pesquisa

    automaticamente

    sero listados os

    cadastros

    correspondentes

    ao texto. Basta

    clicar no boto Ok