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CARTILHA – CARTÓRIO MODELO DE GESTÃO

INTRODUÇÃO

O Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, em conjunto com a Corregedoria Nacional da Justiça adotou a 21ª Vara cível Central como unidade piloto de práticas cartorárias que possam ser difundidas como modelo de gestão.

A presente cartilha pretende explicitar a organização e execução de atividades de implantação de melhorias estruturais e de processo de trabalho.

OBJETIVO DO PROJETO

Criar adequada e moderna estrutura de trabalho, com especial observação dos princípios da legalidade, publicidade e eficiência; valorizando-se também o trabalho dos magistrados, funcionários e demais colaboradores.

DA FORMAÇÃO DA EQUIPE DE TRABALHO

Para a execução do projeto foi formada equipe de trabalho com representantes de vários setores do Tribunal de Justiça. A gerência do projeto ficou a cargo da SPI e os trabalhos foram coordenados pelos Juízes Assessores da Corregedoria Geral da Justiça, da Presidência (nas pastas de TI, patrimônios, recursos humanos), Juiz Diretor do Fórum João Mendes Junior, bem como dos Juízes de Direito da Vara modelo.

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DO DIAGNÓSTICO

Visitas à unidade

No intuito de planejar as atividades a serem desenvolvidas na Vara Judicial foi realizado diagnóstico do fluxo de trabalho, constatação do acervo, layout, ergonomia, condições de trabalho, infraestrutura – elétrica e tecnológica e divisão de tarefas.

Participaram do diagnóstico as equipes da Corregedoria Geral da Justiça, SPI, SAD, SAS, SAB e STI.

DO PROJETO

Realizados os diagnósticos houve a realização de reunião entre os juízes gestores e a equipe de trabalho, com a utilização do processo criação “brainstorming” foram identificadas diversas melhorias da infraestrutura, da gestão e do processo de trabalho.

Houve a documentação do projeto e elaboração da matriz de responsabilidade com as atividades, responsável e prazo de execução.

MELHORIAS DE INFRAESTRUTURA E DO AMBIENTE DE TRABALHO

Fase preparatória

Como medida inicial foi realizada atividade para descarte de materiais e móveis inservíveis pela equipe de funcionários da Corregedoria Geral da Justiça e da Secretaria da Primeira Instância.

A Secretaria da Administração desenhou novo layout para a unidade com proposta de reocupação do espaço físico com formação de estações de trabalho.

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Para a realização das obras de melhoria houve a necessidade de mudança temporária do cartório e vara para outro local e suspensão dos prazos processuais.

Execução

Instalação de piso elevado.

O serviço de arquitetura da Secretaria da Administração identificou a solução e a empresa para o fornecimento do piso elevado, com características que possibilitam a mobilidade para alteração de layout, flexibilidade para a realocação de pontos de energia elétrica e lógica e de sustentabilidade, pois é feito de material reciclado (prolipropileno reciclado).

A solução do piso elevado pode ser comparada a um verdadeiro “Lego”, um sistema construtivo modular que contribui para a mobilidade e portabilidade.

Instalação de rampas de acesso e adaptação do balcão de atendimento.

A implantação do piso elevado também possibilitou o redesenho da unidade cartorária com a instalação de rampas de acesso aos funcionários portadores de deficiência ou com mobilidade reduzida.

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Foi construído módulo de balcão de atendimento exclusivo para pessoas portadoras de deficiência ou com mobilidade reduzida.

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Pintura das paredes e canos de elétrica.

No intuito de melhoria do ambiente e luminosidade houve a pintura de todos os ambientes da unidade judicial, inclusive dos canos de elétrica para diminuição do impacto visual dos cabos externos.

Substituição das luminárias.

A Secretaria da Administração, baseada no diagnóstico da Secretaria da Saúde e dos médicos colaboradores, identificou empresa que forneceu solução de luminosidade com alto poder reflexivo que resultou na economia de energia em 56%, melhoria nos níveis médios de iluminamento com um aumento de 551% na eficiência do sistema.

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Com o objetivo de melhorar o ambiente, principalmente com base no estudo de ergonomia, foram realizadas as seguintes atividades:

Substituição dos móveis.

Substituição das persianas adotando-se o tipo rolô, confeccionada com material antichamas.

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Disponibilização de novas escadas para acessar os processos nos escaninhos, proporcionando maior segurança.

Substituição das prateleiras para padronização e melhor organização dos processos.

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Na área da informática, foram readequados os cabos de lógica e realizadas as seguintes atividades:

Disponibilização de dois monitores para processamento dos feitos digitais.

Instalação de mais uma impressora, para evitar o deslocamento dos funcionários em salas contíguas.

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Disponibilização de suporte para a CPU, localizado sob a mesa, proporcionando mais espaço para a realização das atividades cartorárias.

Na área da saúde houve visita dos médicos na unidade para orientações acerca da postura adequada, exercícios laborais e melhor forma de execução das atividades (exemplo: retirada de processos do escaninho).

Está em desenvolvimento trabalho, em parceria com a Escola Paulista de Medicina, para divulgar na intranet do Tribunal de Justiça avisos rápidos com conteúdo educativo acerca da ergonomia.

MEDIDAS DE GESTÃO E PROCESSAMENTO

Reformulação do Método de Trabalho – Implantação da Nova Estratégia De Produção (NEP)

A Unidade trabalhava no esquema de divisão por ritos (ordinário, sumário, execuções, falência, especiais etc.). Cada funcionário, assim, tinha muita

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familiaridade para trabalhar com os processos afetos à seção, mas pouca prática em lidar com outros tipos de procedimentos.

A equipe da Corregedoria veio diretamente trabalhar neste aspecto, implantando um modelo de trabalho mais produtivo e integrado, que busca a melhora do fluxo processual como um todo.

Trata-se do modelo intitulado ‘Nova Estratégia de Produção’ (NEP), baseado na divisão do trabalho por tarefas. Nela, todos os colaboradores da Unidade – escrivão, chefes, escreventes, auxiliares, estagiários – são divididos em núcleos de trabalho com funções específicas. São os núcleos:

NÚCLEO PRINCIPAIS TAREFAS

Atendimento Atendimento ao público, triagem das petições, autuações iniciais, cargas, baixas

Movimentação Juntada das petições, publicações, atos ordinatórios

Minutas Triagem de todos os feitos que devem ir à conclusão,

sugestão de minutas de despachos e sentenças, verificação dos prazos

Cumprimento Cumprimento de expediente – expedição de

mandados, ofícios, cartas – e arquivamento de processos

Sala de audiência Auxílio direto aos magistrados, cargas e baixas de processos à conclusão, registro de sentenças

O sistema é bastante similar ao modelo do Toyotismo implantado por Taiichi Ohno nas fábricas da Toyota no Japão. Assim, a NEP busca:

Mecanização flexível: visa a uniformização dos procedimentos que reflete nos atrasos e não a aplicação de toda a força possível para eliminação de todos os atrasos ao mesmo tempo. Isto significa, por exemplo, que não se estimula a

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formação de mutirões de trabalho (ou seja, todos realizando a mesma tarefa ao mesmo tempo) porque o atraso somente se movimenta em blocos. Esta Corregedoria sempre busca orientar os funcionários a trabalharem de forma planejada, movimentando sempre o máximo de processos na direção da entrega da prestação jurisdicional definitiva, e não simplesmente movimentando grandes volumes de processos que somente acumulam mais atraso entre uma tarefa e outra.

Processo de multi-funcionalização da mão-de-obra: ao contrário do que se pode imaginar, a NEP permite a todos os colaboradores conhecer todas as tarefas do Cartório, porque prevê o rodízio dos funcionários entre os núcleos, sazonalmente e de forma planejada, observando-se sempre o binômio conveniência/ oportunidade. Assim, investe-se na qualificação de toda a mão de obra disponível. Nisto difere do modelo do fordismo, antecessor do toyotismo, que visava especialização do trabalhador em uma única tarefa.

Controle total de qualidade: no serviço público, qualidade é sempre sinônimo de eficiência, e a NEP busca a melhora no fluxo de trabalho com foco na prestação jurisdicional e no menor tempo possível.

Melhora nos tempos processuais com implantação dos novos métodos de trabalho

Com a implantação da NEP todas as matérias em andamento na Unidade tiveram melhorias constantes, isto porque, independentemente da classe processual, os processos são divididos e tratados pelos núcleos responsáveis pelo andamento.

Significa dizer que a partir da distribuição, qualquer que seja a petição inicial, esta será tratada pelo núcleo de minutas, que confeccionará, se couber, despacho/mandado. Após o retorno da conclusão, já devidamente assinada a decisão será impressa pelo núcleo de cumprimento que montará o mandado com a contrafé, enviando o mandado para a central de mandados.

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Após a devolução do mandado, sua juntada ficará a cargo do núcleo de movimentação que verificará a certidão do mandado, caso a certidão contenha informação negativa referente à citação, será confeccionado ato ordinatório, para manifestação do interessado. Em caso de certidão positiva, o processo seguirá para o prazo.

Decorrido o prazo o núcleo de minutas certificará seu decurso, confeccionando minuta de despacho. Caso a parte cumpra o prazo, peticionando, a petição será juntada pelo núcleo de movimentação, que confeccionará, se o caso novo ato ordinatório.

Este pequeno resumo se fez necessário, para demonstrar como se dá a movimentação processual das petições, visto que os procedimentos acima se repetem a cada juntada, sendo o núcleo de movimentação responsável pela identificação e andamento do processo neste momento processual.

Frisa-se que a criação dos núcleos auxilia na movimentação processual, uma vez que o trabalho do núcleo não está ligado a um único escrevente, mas ao grupo que faz parte daquele núcleo de trabalho.

Além disso, com este formato as tarefas são divididas e distribuídas de maneira equânime entre os núcleos, facilitando a compreensão das atribuições de cada colaborador.

Procedimento de autuação e remessa à conclusão

Protocolo da inicial em Cartório Autuação em 24

horas 1 Remessa à conclusão em 24 horas 2

Retorno da conclusão Remessa do despacho ou sentença à

publicação em 03 dias 3

1 NSCGJ, Tomo I, Cap. II, Item 89. Deverá ser feita conclusão dos autos no prazo de 24 (vinte e quatro) horas, e executados os atos processuais no prazo de 48 (quarenta e oito) horas. CPC, artigo 190: Incumbirá ao serventuário remeter os autos conclusos no prazo de 24 (vinte e quatro) horas e executar os atos processuais no prazo de 48 (quarenta e oito) horas.

2 Idem.

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Na Unidade em estudo, com a implantação da NEP os tempos de processamento podem realmente chegar aos tempos previstos nos normativos legais:

Desde o mês de fevereiro do corrente a distribuição nas Varas Cíveis do Foro Central da Capital é eletrônica, meta definida no Plano de Unificação, Modernização e Alinhamento. Dispensa-se assim autuação do feito.

A remessa do teor do despacho à publicação pode ser realizada em dia, ou seja, os processos recebidos da conclusão até o término do expediente são relacionados para publicação no máximo um dia depois de seu recebimento.

Juntada de petições intermediárias

Na Unidade em estudo não existe atraso na pesquisa, encarte e juntada das petições intermediárias recebidas diariamente. O planejamento diário das atividades do grupo inclui a manutenção da tarefa estritamente em dia. Trata-se de padrão parecido com o Just-in-time trazido à realidade pelo Toyotismo, uma vez que o tratamento das petições intermediárias recebidas no Cartório, dentro dos moldes da NEP, define o ritmo de todos os núcleos, que deverão absorver as tarefas decorrentes da movimentação processual pelas partes, decorrente da juntada da petição aos autos.

Neste diapasão, se a Unidade recebe 200 petições em um único dia, no dia seguinte teremos certa quantidade de processos para remessa à conclusão, alguns que aguardarão cumprimento de expediente, outros que demandam ato ordinatório, assim, o núcleo de movimentação, fornecerá processos para todos

3 NSCGJ, Tomo I, Cap. IV, Item 58. Os despachos e sentenças devem ser encaminhados à publicação no Diário da Justiça Eletrônico, dentro do prazo máximo de 3 (três) dias, a contar da devolução dos autos em cartório.

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os núcleos de trabalho, fazendo com que os processos tenham um andamento mais rápido e eficiente.

Fluxograma de trabalho na Unidade com NEP

Para melhor visualizar a metodologia implementada apresentamos a seguir um fluxograma de trabalho, onde é possível identificar a movimentação processual a partir da Nova Estratégia de Produção.

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Implantação de Boas práticas

Algumas práticas simples sempre incentivadas pela Corregedoria Geral da Justiça eram já adotadas no Cartório modelo, e são essenciais à uma eficiente tramitação processual. Vejamos:

Atualização dos dados dos advogados no processo

O nome dos advogados vinculados no feito (no máximo de dois para cada parte 4) deve ser sempre atualizado a cada alteração (substabelecimento com ou sem reservas) ou pedido da parte. No Cartório em estudo, não se localiza nenhuma processo onde este dado encontre-se desatualizado, a juntada das petições intermediárias é feita com tal atenção que os dados, seja na contracapa dos autos, seja no sistema informatizado, estejam sempre precisamente atualizados.

Esta boa prática tem duas faces positivas: primeiro, elimina ou ao menos minimiza a possibilidade de que intimações via imprensa oficial seja executadas com incorreção, o que obriga a repetição do ato pelo Cartório. Segundo, os próprios advogados habituam-se a localizar suas procurações observando as anotações feitas na contracapa dos autos (que indica o número das folhas onde se encontram instrumentos procuratórios) quando necessitam retirar os processos em carga.

Utilização dos modelos de despacho-expediente

Outra boa prática em uso, sempre incentivada pela Corregedoria Geral da Justiça, é a utilização dos modelos de despacho-expediente, ou seja, o magistrado adapta o corpo do impresso do despacho para que cópia dele sirva

4 NSCGJ, Tomo I, Capítulo IV, Item 62: Nas intimações pela imprensa, quando qualquer das partes estiver representada nos autos por mais de 1 (um) advogado, o cartório fará constar o nome do subscritor da petição inicial ou da contestação com o número da respectiva inscrição na Ordem dos Advogados do Brasil, a não ser que a parte indique outro ou, no máximo, 2 (dois) nomes.

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aos fins ali determinados. Assim, um despacho que solicita informações de algum órgão externo ou que determina citação/ intimação da parte pode já vir formatado como o próprio ofício, mandado ou carta.

Utilização do ato ordinatório (artigo 162, § 4º do CPC) 5

Esta prática é um exemplo de reforma da lei processual que imediatamente impacta no tempo de processamento.

A inclusão da possibilidade de se praticar certos atos sem a necessidade de determinação do magistrado afeto ao processo torna muito mais célere a tramitação dos feitos. A Corregedoria Geral da Justiça, por meio do Comunicado 1307/2007 padronizou tipos de movimentações que podem ser realizadas nos processos, inclusive com intimação dos advogados pela imprensa oficial, dispensando-se a formalidade de remessa à conclusão. Com isto, somente chegam às mãos dos magistrados processos que realmente demandem sua decisão.

Remessa de processos à conclusão

Como de praxe, seguindo orientação dos próprios juízes, o setor de minutas do Cartório sugere as minutas de despacho aos magistrados que posteriormente analisam os processos, modificando ou mantendo as minutas elaboradas pelo Cartório.

Com orientação clara sobre o posicionamento do magistrado acerca de certas matérias (como as que envolvem quebra de sigilo fiscal, bancário, telefônico, ou concessão de gratuidade da justiça, por exemplo) a tarefa do setor de minutas é facilitada. Havendo dúvida por parte do funcionário, o processo

5 CPC, art. 162. Os atos do juiz consistirão em sentenças, decisões interlocutórias e despachos. § 4o Os atos meramente ordinatórios, como a juntada e a vista obrigatória, independem de despacho, devendo ser praticados de ofício pelo servidor e revistos pelo juiz quando necessários.

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segue ao juiz para decisão sem sugestão de minuta, sempre, e os magistrados recebem todos os processos enviados à conclusão pelo Cartório diariamente, sejam 5, sejam 50. Trata-se de verdadeiro trabalho em equipe.

Movimentações inteligentes

Sempre que possível, a maior parte dos despachos proferidos prevê os próximos passos do processo, por exemplo:

determina o arquivamento dos autos caso o exequente não se manifeste no processo após intimado a tanto, independentemente de nova determinação;

em caso de notícia, pelo executado, do pagamento do débito, o exequente é intimado a manifestar-se, ficando esclarecido que seu silêncio é interpretado como a concordância com o pedido do requerido, quando os autos retornam à conclusão diretamente para extinção pelo pagamento.

Configuração dos modelos de grupo com atos para os processos digitais.

Considerando que os novos processos distribuídos à unidade tramitarão exclusivamente na forma digital houve especial atenção na orientação dos funcionários para a configuração de modelos de decisão atrelados automaticamente aos expedientes respectivos (configuração de atos) respeitando o equilíbrio necessário entre a eliminação de formalidades supérfluas e a segurança dos atos.

A configuração permite a plena utilização da ferramenta digital, aproveitando-se um único ato dispensa a elaboração de expediente pelo ofício judicial, racionaliza a atividade diminuindo o fluxo do processo (sala do juiz-ofício judicial) e dá maior celeridade à prestação jurisdicional.

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DAS REUNIÕES DE ACOMPANHAMENTO

Durante a execução do projeto foram realizadas reuniões periódicas com todas as áreas envolvidas para o monitoramento e readequação das atividades.

CONCLUSÃO

As atividades realizadas contribuíram sobremaneira para o ambiente de trabalho adequado, tramitação célere, simplificada e segura dos processos, divisão de trabalho equilibrada e sistematizada para a rotina diária e principalmente resultou em ambiente profícuo para atividades piloto que possam ser difundidas como modelos de práticas e gestão.