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CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PAULA SOUZA
ETEC PROFESSOR MÁRIO ANTÔNIO VERZA Curso Técnico em Administração
LUIS GUILHERME LUCIO MARINNA PORTILHO BIAZON
A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE ESTOQUES: Um estudo na Empresa Comercial de Produtos Agropecuários Biazza Ltda.
Palmital - SP 2016
LUIS GUILHERME LUCIO MARINNA PORTILHO BIAZON
A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE ESTOQUES: Um estudo na empresa Comercial de Produtos Agropecuários Biazza Ltda.
Trabalho de conclusão de curso apresentado à ETEC Professor Mário Antônio Verza, como parte dos requisitos necessários para a obtenção do título de Técnico em Administração Orientadora: Professora Valdiza Maria do Nascimento Fadel
Palmital - SP 2016
“A maioria das pessoas não planeja fracassar, fracassa por não planejar. ”
JOHN L. BECKLE
RESUMO A gestão de estoque certamente possibilita que as organizações sejam competitivas ao ponto de atender com eficiência e eficácia a demanda mercadológica sem gargalos no processo de estocagem de materiais. Neste contexto, este trabalho aborda estudos teóricos sobre a importância e das tecnologias relacionadas ao gerenciamento de estoques, bem como os problemas decorrentes da ausência deste processo. Além disso, é apresentado um estudo de caso em uma organização do ramo de comércio de produtos agropecuários no município de Palmital, São Paulo, por meio do qual são identificadas as dificuldades do gestor para controlar o fluxo de materiais estocados, bem como as ferramentas utilizadas neste processo para que fossem feitas sugestões de melhoria. Contudo, a implementação das mesmas dependerá da análise de viabilidade a partir da visão do próprio gestor da organização pesquisada. Palavras-chave: Gestão. Estoque. Controle. Tecnologias.
ABSTRACT
Inventory management certainly enables organizations to be competitive to the point of efficiently and effectively meeting market demand without bottlenecks in the material storage process. In this context, this work deals with theoretical studies on the importance and technologies related to inventory management, as well as the problems arising from the absence of this process. In addition, a case study is presented in an organization of the trade of agricultural products in the municipality of Palmital, São Paulo, through which the difficulties of the manager to control the flow of stock materials are identified, as well as the tools used in this process to make suggestions for improvement. However, the implementation of these will depend on the feasibility analysis from the view of the manager of the organization itself.
Keywords: Management. Stock. Control. Technologies.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ........................................................................ 06
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA .............................................. 08
2.1 LEVANTAMENTO CONCEITUAL ........................................................ 08
2.2 HISTÓRICO E EVOLUÇÃO .................................................................. 10
2.2.1 Gestão de estoque ............................................................................. 11
2.2.2 A importância da gestão de estoque ................................................. 13
2.3 FERRAMENTAS DE GESTÃO DE ESTOQUE .................................... 14
2.3.1 Ferramentas informatizadas de gestão de estoque ........................... 18
3 RESULTADOS ....................................................................... 21
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS .................................................... 22
REFERÊNCIAS ......................................................................... 23
APÊNDICE ................................................................................ 25
6
1 INTRODUÇÃO
Desde os primórdios da humanidade tem-se registro da preocupação de
diferentes povos com o dimensionamento, a formação e preservação de estoques,
seja para garantir a alimentação por certo período de tempo, ou seja, como forma de
acumular recursos utilizados em combates, ou para enfrentar períodos de escassez.
Atualmente a preocupação com a administração de materiais é das empresas,
visando manter estoques mínimos com a finalidade de otimizar os investimentos em
estoque, pois os custos que a empresa consegue para funcionar nada mais é que o
capital empregado, em mercadorias ou produtos que podem se degradar, depreciar
ou sair do seu prazo válido. Atualmente existem ferramentas informatizadas que
auxiliam as organizações com o gerenciamento de seus materiais em estoque para
que as mesmas consigam se manter competitivas no mercado, para que possa
atender a demanda, reduzir custos, aumentar sua lucratividade, etc.
A importância do controle de estoques não se limita apenas às empresas
industriais, mas sim a qualquer tipo de empresa que armazena bens físicos. E já que
estoques representam dinheiro, os mesmos devem ser bem dimensionados de
modo que não haja falta, prejudicando o atendimento aos clientes, e tampouco
excessivas unidades em estoque, o que compromete o capital de giro das
empresas. Isto porque, não controlar os materiais estocados pode fazer com que as
empresas sofram problemas em reposição tanto nas prateleiras quanto no próprio
estoque, pode ocorrer de não ter o produto desejado pelo cliente, os produtos
ficarem encalhados em estoque, ocasionando assim comprar produtos na hora
errada e na quantia errada.
Contudo, muitas organizações possuem dificuldades para estabelecer
padrões contínuos e utilizar recursos tecnológicos para o controle eficiente e eficaz
de estoques, o que certamente pode comprometer a capacidade competitiva das
mesmas.
Desta forma, todo o conhecimento exposto neste material ajudará o
profissional a entender a importância da gestão de materiais no âmbito empresarial
e o quanto ela representa nos custos totais. Esses conhecimentos, se bem
aplicados, geram grandes possibilidades de redução de custos e de aumento da
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disponibilidade e nível de serviço, tornando a área que antes era vista como fonte de
custo em fonte de lucro, sendo pensada como área estratégica.
1.1 OBJETIVOS
Constitui objetivo geral deste trabalho demonstrar a importância do controle
de estoque para o aumento da capacidade competitiva das empresas, pois através
dele é possível manter o nível adequado de produtos em estoque, evitando custos
desnecessários para a empresa.
Constituem objetivos específicos:
a) buscar informações conceituais sobre o tema, visando demonstrar ao
leitor como o controle de estoque é importante para as empresas;
b) realizar um estudo de caso em uma organização do ramo de comércio
agropecuário. Para identificar as metodologias de gestão de estoque utilizadas;
c) comparar as propostas teóricas com a realidade da organização
pesquisada, analisando a pertinência de ferramentas informatizadas de controle de
estoque como proposta de melhoria que possa contribuir para a eficácia da gestão
do negócio, o que pode aumentar sua capacidade competitiva.
1.2 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Primeiramente foi realizado um levantamento teórico sobre os conceitos
pertinentes ao tema em livros, artigos científicos e na internet. Depois, para que
fosse possível desenvolver uma visão real sobre a prática da gestão de estoque, foi
feito um estudo de caso na empresa Biazza Comércio de Representações
Agropecuárias Ltda., localizada na Cidade de Palmital, Estado de São Paulo. Tal
estudo foi direcionado por um questionário misto (APÊNDICE A) aplicado com o
proprietário da empresa, que também é o responsável pela gestão de estoque. Além
disso, foi feita uma observação direta na empresa pesquisada. Após a realização
dos estudos teóricos e prático, foi feita uma análise comparativa sobre os mesmos e
elaborada uma proposta de melhoria para a empresa.
8
1 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Neste capítulo serão apresentados conceitos pertinentes ao tema, os quais
foram propostos por autores específicos, tais como, Chiavenato, Ching, Gelbcke,
Martins, Slack, dentre outros.
2.1 LEVANTAMENTO CONCEITUAL
Toda organização é composta de uma série de recursos necessários ao seu
funcionamento. Sobre o assunto, Chiavenato (1998, p.4) afirma que: Recurso de Materiais: São também denominados recursos físicos e englobam todos os aspectos materiais e físicos que a empresa utiliza para produzir, como: prédios, edifícios, fabricas, instalações, maquinas, equipamentos, ferramentas, utensílios, matérias primas, matérias etc. Constituem um recurso empresarial que ultrapassa o conceito do fator de produção denominado natureza, pelo fato de ser muito mais amplo e desenvolver insumos diretamente relacionados com a atividade empresarial.
Assim, a quantidade e os tipos de recursos dependerão de cada
organização, bem como de suas necessidades. Contudo, os recursos materiais são
intrínsecos ao atendimento da demanda mercadológica, sendo fundamental o seu
gerenciamento adequado. Caso contrário, a empresa terá dificuldades em conseguir
se manter competitiva no mercado.
Neste sentido, o estoque é a área de materiais da empresa, que tem como
objetivo assegurar o suprimento de produtos necessários ao seu funcionamento sob
as perspectivas de tempo, qualidade e preço, sendo o principal setor de uma
empresa, visto que por meio dele é possível atender a demanda do mercado, e
devido a isto, este setor precisa estar entre as prioridades da gestão, pois afeta
diretamente na receita da empresa.
Slack (1999, p.381) complementa que: O estoque é definido como acumulação de recursos materiais em um sistema de transformação. Algumas vezes estoque também e usado para descrever qualquer recurso armazenado. Não importa o que está sendo armazenado como estoque, ou onde ele está posicionado na operação, ele existira porque existe uma diferença de ritmo ou de taxa entre fornecimento e demanda.
Para Martins (1995, p.151),
9
Os estoques são bens adquiridos ou produzidos pela empresa com o objetivo de venda ou utilização normal de suas atividades. Portanto representam um dos ativos mais importantes do capital circulante da maioria das empresas comerciais e industriais.
Ching (2011), define gestão de estoque não apenas como um meio de
reduzir custos, mais se colocada em pratica como um conceito integrado a gestão
de estoques se torna uma ferramenta de estratégia fundamental para a
sobrevivência do negócio.
Viana (2000, p. 02), completa que: A gestão de estoques é um conjunto de atividades que visa atender as necessidades de material da organização, com o máximo de eficiência e menor custo, por meio da maior rotatividade possível, tendo como objetivo principal a busca constante do equilíbrio entre nível de estoque ideal e redução dos custos gerais de estoque.
Bittencourt (2016), define que para alcançar o que se espera de uma
gestão de estoque eficiente e eficaz, deve-se observar o estoque de matéria-prima,
material em processo e produtos acabados. Identificar eventuais problemas, e
utilizar ferramentas apropriadas para melhorar o desempenho e corrigir as
deficiências de cada estoque. Aperfeiçoando a capacidade de estocar minimizando
o impacto financeiro na organização, bem como a falta de produtos em estoque e
com isso atendendo com excelência o mercado que se torna cada vez mais exigente
e competitivo.
De acordo com Martins (2010, p. 198): Como estoques representam parcela substancial dos ativos da empresa, devem ser encarados como fator potencial de geração de negócios e de lucros. Assim cabe ao administrador verificar se estão tendo a utilidade adequada ou sendo um “peso morto”, não apresentando o retorno sobre o capital neles investido.
Desta forma, a importância de uma gestão qualificada nesse setor
influencia em todos os outros setores da empresa, pois dispondo de materiais na
hora exata e lugar certo a empresa garante um ambiente de trabalho mais
agradável, onde seus funcionários poderão executar suas funções com mais
eficiência, tanto na produção quanto no atendimento, tornando mais visível o quadro
de demanda de cada produto, assim, facilitando para o setor de marketing,
proporcionando melhorias no setor financeiro quanto ao capital de giro, e atingindo
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diretamente na satisfação dos clientes, podendo ser usado como um diferencial
competitivo e um fator de crescimento empresarial.
2.2 HISTÓRICO E EVOLUÇÃO
Desde os primórdios da humanidade, sempre houve a necessidade de
constituir e preservar estoques para garantir usa alimentação por longos períodos de
tempo. Pesquisas apontam que na idade Média isso se direcionou para o
armazenamento de materiais necessários para as grandes construções e a
necessidade de armazenar os produtos necessários às longas viagens das
embarcações da época.
Durante a Revolução Industrial a gestão de estoque começou a mais
ganhar atenção devido à invenção da máquina à vapor e o aumento da dimensão
das empresas. No início do século XX, com o advento dos processos de produção
em massa, fundamentados nos preceitos desenvolvidos pelo pioneiro Henry Ford e
sua linha de produção em série, surgiram ferramentas para solucionar os problemas
da gestão dos estoques e de todo o processo produtivo. Neste mesmo período no
Japão, começaram a ser desenvolvidas técnicas fundamentadas na filosofia de
trabalho denominada Just-in-Time (JIT), que objetivava a manutenção de estoques
mínimos necessários ao atendimento da demanda mercadológica. (SOUZA, 2013).
Estudos demonstram que até o ano de 1980 o administrador do estoque
tinha basicamente a responsabilidade de não deixar faltar materiais nas prateleiras,
fosse para atender à loja ou à produção sem rupturas. O lema era produzir e não
deixar faltar, apoiado pelo contexto de produção em massa, cuja ideia era ganhar
pelo volume. Gerar grandes quantidades exigia altos índices de estoques. Algum
tempo depois, principalmente a partir da década de 1990, as empresas perceberam
que, para tornarem-se mais competitivas, necessitariam de atributos muito além de
preço. Precisavam de variedade de modelos, mais qualidade e maior
disponibilidade, requerendo mais eficiência em toda a cadeia logística. Além disso,
tinham que trabalhar com estoques reduzidos, conforme o modelo de produção
enxuta, a fim de reduzirem custos ao longo da cadeia para continuar competindo.
De acordo com Barbosa (2012, p. 09): Com essa perspectiva que planejar e controlar estoque são questões de ordem nas organizações hoje, que, dessa forma, precisam transformar o que antes era fonte de custos em fonte de lucro, melhorando o fluxo operacional com níveis de estoques adequados e
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ajustados à demanda da empresa. Essa melhora é complexa por depender de várias etapas, setores e pessoas de uma organização. A complexidade da cadeia não está limitada somente aos espaços físicos da empresa, estende-se a toda rede logística.
Atualmente, o estoque é visto como peça chave para desencadear o
crescimento das empresas, pois a administração compreende que por meio dele se
dá o sucesso de todos os outros setores de uma empresa, sendo que a meta de
qualquer empresa visa o lucro, este é alcançado através da fidelização de clientes,
que por sua vez, são cativados por meio de um atendimento eficaz, que só pode ser
oferecido com uma gestão de materiais eficiente que disponibilize o material
necessário no local certo e na hora certa, sem desperdícios ou acúmulos
desnecessários.
Através deste histórico, é possível entender porque hoje a administração
de estoques é tratada como um assunto estratégico para as empresas, que
procuram diminuir o tempo entre compra de insumos, produção de bens ou serviços
e sua entrega no destino final, de acordo com o desejo do cliente, levando-se em
conta menor custo e maior qualidade.
2.2.1 Gestão de estoque
Gestão de estoques em uma empresa, se refere a gestão dos recursos
materiais que ajuda a organização a gerar receita. O estoque de uma empresa pode
armazenar todos os produtos na loja ou parte do estoque de produtos é mantida em
um armazém ou depósito.
Empresas que atuam como fabricantes ou montadoras, voltadas para a
produção de bens, dependem fortemente de um estoque bem gerenciado por uma
série de razões. No final das contas, uma empresa que dependa de produção não
pode sobreviver sem um bom sistema de gerenciamento de estoques. (COELHO,
2012).
Ainda, é preciso considerar que a demanda por bens e serviços
específicos não será a mesma durante todo o ano e um estoque bem planejado
permitirá que uma empresa cumpra as exigências, sem colocar em risco seu caixa.
A gestão de estoques tem responsabilidades como determinar “o que” se
deve manter em estoque, definir “quando” reabastecer os estoques, verificar
“quanto” estoque será necessário para um certo período, determinando os volumes
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de acordo com critérios técnicos de demanda e abastecimento, trabalhar de maneira
integrada com o departamento de compra para executar a aquisição de estoque,
sendo o apoio para manutenção dos estoques, receber e armazenar os materiais de
acordo com as necessidades, controlar os estoques em termos de quantidade e
valor e fornecer informações sobre a posição do estoque, pois elas facilitam outras
programações, realizar inventários periódicos para avaliação das quantidades e
estados dos materiais estocados, mantendo sempre os números atualizados, e,
controlar os itens obsoletos e danificados, criando meios para minimizar esses
problemas. (SEBRAE, 2016).
Assim, o princípio da administração de estoque consiste em gerenciar as
informações e práticas que facilite a distribuição do material dentro da empresa sem
desperdícios.
De acordo com Christopher (1992), essas práticas incluem identificar a
demanda de nível de serviço do consumidor final, definir onde posicionar os
estoques ao longo da cadeia de suprimentos, e quanto estocar em cada ponto e
desenvolver as políticas e procedimentos apropriados para gerir a cadeia de
suprimentos como uma entidade única. Entre estas práticas estão a previsão da
demanda, que define que uma empresa deve ser capaz de prever as demandas de
produtos específicos em épocas específicas mantendo um sistema que viabilize o
atendimento da forma mais econômica possível. O Monitoramento do sistema, que
controle a quantidade em estoque a todo momento. A qualidade de armazém, que
deve ser capaz de manter o estoque em boas condições e possibilitar fácil
deslocamento de materiais.
Assim, a gestão de estoques é vista como um desafio para a maioria das
empresas. Na verdade, mesmo antes que uma empresa comece suas vendas, seu
lucro ou prejuízo pode ser parcialmente explicado por quão bem a empresa é capaz
de gerenciar seus estoques. Isto porque, com os devidos recursos de gestão de
materiais, a empresa pode alcançar a satisfação externa, atendendo devidamente a
necessidade de seus clientes, e interna atendendo as necessidades da empresa
sem desperdícios e gastos desnecessários.
Dentro desse contexto, Pozo (2010, p. 26), afirma que: Portanto a função principal da administração de estoques é maximizar o uso dos recursos envolvidos na área logística da empresa, e com grande efeito dentro dos estoques. O administrador, porém, irá deparar-se com um terrível dilema, que é o causador da
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inadequada gestão de materiais, percebida em inúmeras empresas, e que cria terríveis problemas quanto às necessidades de capital de giro da empresa, bem como seu custo. Por um lado, procura-se manter um volume de materiais e produtos em estoque para atender a demanda de mercado, bem como suas variações, servindo o estoque como um pulmão e, por outro lado, buscar a minimização dos investimentos nos vários tipos de estoques, reduzindo assim os investimentos nesse setor.
Ademais, a gestão de estoque adequada deve assegurar o suprimento
adequado de matéria-prima, material auxiliar, peças e insumos ao processo de
fabricação, mantendo o estoque mais baixo possível para atendimento compatível
às necessidades vendidas, identificando os itens obsoletos e defeituosos em
estoque, para eliminá-los, não permitindo condições de falta ou excesso em relação
às demandas de vendas, prevenindo contra perdas, danos, extravios ou mal uso,
mantendo as quantidades em relação às necessidades e aos registros, fornecendo
bases concretas para a elaboração de dados ao planejamento curto, médio e longo
prazos, das necessidades de estoque e mantendo o custo dos níveis mais baixos
possíveis, levando em conta os volumes de vendas, prazos, recursos e seu efeito
sobre o custo de venda do produto.
2.2.2 A importância da gestão de estoque
As empresas buscam gerar maior competitividade no seu negócio através
de ações que permitam diferenciá-la de seus concorrentes e que reduzam seus
custos, e a administração de estoque é fundamental, afinal há alta participação
deste no total do Ativo, mas também é dele que se determinará custo de
mercadorias ou produtos que serão vendidos.
Sob a perspectiva de Oliveira (1999, p.181): O estoque representa o custo das mercadorias possuídas por uma empresa numa data especifica. Ou seja, é uma conta que registra os bens adquiridos para serem revendidos ou transformados.
É importante considerar que o estoque que a empresa possui depende do
seu objetivo social. Se for uma empresa que comercializa produtos por exemplo, o
seu estoque é constituído de mercadorias. A venda de estoques gera receita de
vendas, custo de mercadorias ou produtos vendidos e estoque final, ou seja, uma
empresa que dependa de produção não pode sobreviver sem um bom sistema de
gerenciamento de estoques. Os recursos investidos em estoques variam
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grandemente dependendo do setor industrial a que a empresa pertence, quando
administram estoques, os gerentes estão cuidando de parcela substancial dos ativos
da empresa, por isso a importância da atenção voltada a este setor. Um estoque
elevado atende plenamente a demanda, porém dispõem da necessidade de um
elevado capital de giro, enquanto um estoque precário acarreta na impossibilidade
ou atraso na entrega, que leva à insatisfação do cliente, se não, à perda deste.
De acordo com Petrônio Garcia Martins (2009, p. 181): Hoje o relacionamento cliente-fornecedor é totalmente diferente de alguns anos atrás, quando cada um procurava tirar o máximo proveito um do outro, e, se não eram inimigos, pelo menos a desconfiança era mútua. Atualmente o relacionamento é do tipo parceria, com elevada confiança, em que cliente e fornecedor se ajudam sempre na procura de soluções eficazes e que possam trazer mais benefícios aos consumidores finais.
Assim, atender os clientes na hora certa, com a quantidade requerida é o
objetivo das empresas, assim as distribuições das mercadorias assumem um
importante papel na obtenção de uma vantagem competitiva duradoura, além disso,
os estoques também podem ser usados como forma de negociação de preços com
os fornecedores.
2.3 FERRAMENTAS DE GESTÃO DE ESTOQUE
A administração adequada de estoques significa coordenar a movimentação
de suprimentos com as exigências de produção, não admitindo a falta ou o excesso
dos níveis de produtos armazenados.
“Um sistema de controle de estoque é um conjunto de regras e
procedimentos que permitem responder às perguntas de grande importância, e
tomar decisões sobre os estoques”. (MOREIRA, 2004, p.270).
Com base nisso, a primeira ferramenta a utilizar para uma gestão de
estoque eficiente é delimitar um estoque de segurança, também conhecido como
estoque mínimo ou estoque reserva, que seria uma quantidade mínima de peças
que tem que existir no estoque com a função de cobrir as possíveis variações do
sistema, como eventuais atrasos no tempo de fornecimento, rejeição ao lote de
compra ou aumento na demanda do produto. Sua finalidade é não afetar o processo
produtivo e, principalmente, não acarretar transtorno aos clientes por falta de
material e, consequentemente atrasar a entrega do nosso produto no mercado. É
15
extremamente importante que o sistema adotado seja atualizado constantemente e
que tenha flexibilidade para acompanhar as constantes mudanças do mercado.
(FRANCISCHINI, 2002).
De acordo com Pozo (2010, p. 54): A situação mais cômoda é adotar um estoque de segurança que supram toda e qualquer variação do sistema; porém, isso implicará custos elevadíssimos e que talvez a empresa poderá não suportar. Então, a solução é determinar um estoque de segurança que possa otimizar os recursos disponíveis e minimizar os custos envolvidos. Assim, teremos um estoque de segurança que irá atender a fatos previsíveis dentro de seu plano global de produção sua política de grau de atendimento.
Para facilitar o controle do estoque, seus itens precisam ser analisados e
classificados conforme suas características. Uma das formas mais utilizadas para
esse fim é a análise ABC, que permite a verificação do consumo em determinado
período de tempo, em valor monetário ou quantidade, dos itens em estoque para
que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importância.
Basicamente, a curva ABC funciona como uma forma de gerenciar as finanças com
mais eficácia, servindo para auxiliar na identificação de fatores que requerem mais
atenção, o que possibilita um tratamento mais apropriado, com base na importância
de cada item. Nesse sistema, sob a ótica de valor ou de quantidade, os itens mais
importantes denominam-se A, os intermediários B, e os menos importantes C. No
caso de produtos acabados, é considerado o valor de demanda. Já quando são
analisados produtos em processo ou matérias-primas e insumos, a curva ABC leva
em conta o valor de consumo. Além disso, é necessário saber que o valor de
consumo ou valor de demanda é calculado por meio da multiplicação do preço ou
custo unitário de cada produto pelo valor da sua demanda ou do seu consumo. Na
classificação ABC os itens de estoque tendem a ser separados da seguinte maneira:
20% são considerados do tipo A, sendo que tais itens correspondem a 65% do valor
de demanda ou consumo; 30% do total são considerados da classe B, com 25% do
valor de consumo ou demanda; e 50% são considerados itens da classe C, sendo
10% do valor de consumo. Em geral, uma curva ABC precisa refletir a dificuldade
para controlar um item, bem como o impacto deste sobre a rentabilidade e os custos
no processo de produção, o que oscila de acordo com cada empresa, normalmente.
Além disso, você deve lembrar que mesmo sendo ilustrada a partir do valor de
consumo anual, na maioria das vezes, a curva ABC é só um dos inúmeros fatores
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que interferem na classificação de um item. Vale ressaltar que curva ABC não tem
relação apenas com o estoque de produtos, mas também com a prestação de
serviços, o que pode ser feito também com a intenção de classificar clientes. Por fim,
a curva ABC permite que informações estratégicas sejam usadas na compra de
produtos, na redução de estoques, etc. Logo, a curva ABC consiste em avaliar os
dados e chegar à conclusão de que parcelas maiores do valor acumulado estão
associadas a menores parcelas da quantidade. Portanto, se a distribuição estiver
mais uniforme, menos acentuada fica a curva ABC, tornando sua aplicação menos
proveitosa. (SLACK, 2009).
Conforme Pozo (2010), a vantagem na utilização da curva ABC é que os
itens de estoque podem ser classificados em A, B ou C, com base em seus custos,
quantidades ou outros fatores. Os itens importantes são em pequena quantidade e
de maior valor, logo, devem ser controlados de forma rigorosa.
Outro método conhecido de controle de estoque é o sistema PEPS (Primeiro
a Entrar, Primeiro a Sair). A ideia proposta por esta metodologia é que, no momento
em que um produto é retirado do estoque, prioriza-se o produto mais antigo. Isso
significa que os primeiros itens comprados pela sua empresa são os primeiros itens
a serem vendidos para os clientes. Esse sistema é indispensável quando a empresa
trabalha com produtos perecíveis, pois tende a fazer com que o item mais antigo
seja o primeiro a ser vendido. Outra vantagem do PEPS é facilitar a gestão
financeira da sua empresa. Ao trabalhar com o preço de custo por unidade do
estoque, em vez da média do preço de custo de todas as unidades, é possível
diferenciar o preço de venda do mesmo produto, repassando aumentos e descontos
obtidos nas compras mais antigas em relação às compras mais recentes.
Especialmente para quem trabalha com importação, este pode ser um diferencial
competitivo, pois fazer uma compra com dólar mais baixo significa uma margem
maior em um mesmo preço de venda. Além disso, o PEPS é o método contábil
utilizado pela Receita Federal do Brasil para o cálculo de tributos. É com base nele
que o seu estoque é avaliado e, em cima dessa estimativa, são calculados os
impostos e tributos. (DUARTE, 2015).
Esta metodologia de gerenciamento de estoques faz com que o produto gire
antes de tornar-se obsoleto. É essencial que a demanda por produtos acabados seja
conhecida com alto grau de precisão e que se tenha fornecedores de transportes
17
confiáveis a fim de obter um serviço adequado à demanda. (PORTAL EDUCAÇÃO,
2014).
Também existe o sistema estoques UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair),
onde o último item comprado é o primeiro a ser vendido. Se a empresa trabalha com
itens perecíveis, esse sistema não é viável, por ser possível que a primeira
mercadoria comprada, no momento da venda, já esteja vencida. O UEPS, no
entanto, é um dos métodos de controle de estoque mais eficientes para o
planejamento da produção, ao permitir ajustes rápidos nos preços e quantidades a
serem fabricadas de acordo com o consumo real. Uma vez que os últimos itens
adicionados são os primeiros a serem vendidos, tem-se uma média do consumo
daquele período, permitindo prever o consumo futuro à medida em que novos
produtos vão entrando no estoque. O UEPS, porém, tende a reduzir a margem de
lucro operacional das empresas, uma vez que, no momento da medição, os fatores
externos momentâneos (inflação, variação cambial etc.) são repassados ao preço de
custo da mercadoria. Por esse motivo, é importante saber que ele não é aceito pela
Receita Federal e deve-se usar o PEPS na precificação do estoque. (ALVES e
FIORINO, 2014).
Pozo (2010, p. 77) complementa sobre sistema UEPS: O método também é baseado na cronologia das entradas e saídas, e considera que o primeiro a sair deve ser o último que entrou em estoque, portanto, sempre teremos uma valorização do saldo baseada nos últimos preços. É um procedimento muito utilizado em economias inflacionárias, facilitando a contabilização dos produtos para a definição de preços de venda e refletindo custos mais próximos da realidade de mercado.
Além desses métodos, é de extrema importância conhecer o Just in time que
é um sistema de administração da produção que determina que nada deve ser
produzido, transportado ou comprado antes da hora exata. Pode ser aplicado em
qualquer organização, para reduzir estoques e os custos decorrentes. Com este
sistema, o produto ou matéria prima chega ao local de utilização somente no
momento exato em que for necessário. Os produtos somente são fabricados ou
entregues a tempo de serem vendidos ou montados. O conceito de Just in time está
relacionado a produção por demanda, onde primeiramente vende-se o produto para
depois comprar a matéria prima e posteriormente fabricá-lo ou montá-lo. Nas
fábricas onde está implantado o Just in time o estoque de matérias primas é mínimo
18
e suficiente para poucas horas de produção. Para que isto seja possível, os
fornecedores devem ser treinados, capacitados e conectados para que possam
fazer entregas de pequenos lotes na frequência desejada. Nesse sistema é
fundamental a parceria existente entre a empresa e o fornecedor, pois se a empresa
trabalha com o mínimo possível de estoques, ela precisará ter alguém que forneça
para ela no momento que necessite, ou seja, a responsabilidade do estoque é
transferida para o fornecedor, que trabalhará como seu parceiro. Hoje, a maioria das
linhas de montagem trabalha com o sistema de consórcio modular, onde os
fornecedores se instalam dentro da empresa ou o mais próximo a ela possível, para
supri-las no momento que necessitem. Uma metodologia aliada o JIT são os cartões
Kankan, os quais servem como sinalizadores da produção e tem por
responsabilidade enviar uma ordem de produção quando o estoque está chegando
ao nível mínimo. Essa metodologia faz com que a produção seja puxada e não
empurrada, evitando desta forma que se acumule estoques ao final do dia, pois o
sistema só vai produzir quando o cartão kanban enviar a ordem para o processo,
funcionando como um disparador da produção. O JIT hoje é uma filosofia gerencial e
sua utilização leva a empresa obter maiores lucros e melhor retorno sobre o capital
investido, pois reduz custos, estoques e proporciona uma melhoria na qualidade.
(MARTINS, 2012).
O sistema just in time objetiva fazer com que seus processos produtivos
alcancem melhores índices na qualidade, maior confiabilidade em seus
equipamentos e fornecedores e maior flexibilidade de resposta através de redução
de tempos de preparação de máquinas para a produção de lotes menores e mais
adequados a demanda do mercado. (CORRÊA e GIANESI, 1993). Assim, esses métodos de administração de materiais mostram que com um
estoque organizado beneficia o empreendedor, ainda mais na atualidade, onde as
empresas buscam cada vez mais se aprimorar, mas existem diversos métodos que
auxiliam a gestão de estoques e cada empresa deverá procurar e analisar as
melhores opções de gestão, de acordo com sua necessidade de armazenamento e
o ramo de atuação das mesmas. Inclusive métodos de gestão com ferramentas
informatizados que crescem e se desenvolve cada vez mais no mercado.
19
2.3.1 Ferramentas informatizadas de gestão de estoque
Atualmente existem inúmeras formas de controlar os itens em estoque, e a
viabilidade das metodologias informatizadas poderão ser analisadas pelos gestores
em função da necessidade e da possibilidade financeira da organização em questão.
Isto porque existem ferramentas mais complexas, que demandam maior
investimento financeiro. Contudo, também existem ferramentas simples e muito
eficazes quando bem empregadas para organização e gerenciamento de estoque.
Neste sentido, Moreira (2004) indica os softwares de gestão de estoque
podem oferecer informações valiosas aos gestores, permitindo identificar e manter
os níveis ideais de itens armazenados, pois podem oferecer informações em tempo
real, evitando a falta o excesso de estoques.
De acordo com Bertaglia (2006, p. 06): O sistema de informação tem a função de diminuir os gastos com estoque e evitar faltas de produtos, o que, dificilmente, será obtido com a gestão manual, não por falta de eficiência dos gestores, mas pela complexidade das atividades. Portanto, atualmente, para alcançar esses objetivos existem diversos sistemas informatizados como, por exemplo, códigos de barras, troca eletrônica de dados e impressão de etiquetas.
Ballou (1993), afirma que é de suma importância a prática gerencial do
gestor ao sistema informatizado, pois nenhum sistema é tão eficiente para dispensá-
lo.
Bertaglia (2006), aponta três situações que dificultam a gestão de estoque
no contexto do mercado atual, as quais são: baixo ciclo de vida dos produtos, como
eletrônicos e automóveis; instabilidade da demanda; processo comum de
customização causando dificuldade no planejamento. Com os fatores descritos
acima, percebe-se que dificilmente uma empresa sem informatização sobreviverá
em um mercado cada vez mais exigente.
Nas últimas três décadas, devido a uma série de aperfeiçoamentos, as
empresas deixaram o sistema de estoque manual para adotar os estoques
automatizados. Esta mudança acarretou pelo menos cinco grandes vantagens na
gestão de estoque: fácil adaptação aos computadores; agilização de faturamento e
cobrança; existência de programas para atender às necessidades; redução no
capital investido em estoque e, ao mesmo tempo, melhoria no nível de serviço, e;
elaboração de relatórios mais aperfeiçoados. (BALLOU, 1993).
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A gestão eficaz dos estoques é de suma importância para minimizar o
capital investido, maximizar o lucro e utilizar melhor o espaço físico da empresa. O
objetivo deste estudo é destacar a importância da informatização no processo de
controle de estoque das empresas, principalmente as que comercializam uma
grande variedade de itens.
Assim, na era da informação é inconcebível que as empresas não busquem
ferramentas informatizadas que possam auxiliar a gestão de estoques, visto que
elas podem otimizar e baratear este processo, facilitando o controle do fluxo de
materiais.
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3 RESULTADOS
O estudo de caso foi realizado na empresa Comercial de Produtos
Agropecuários Biazza Ltda., localizada na rua Vereador Lopes, 381, na cidade de
Palmital, SP.
Foi possível identificar que a empresa atua no ramo de produtos
agropecuários, rações, animais vivos, ferramentas para jardinagem, artigos para a
pesca, entre outros. Na empresa trabalha o Empresário e suas duas filhas. Surgiu
há 30 anos atrás, quando a venda era apenas de adubo e insumos agrícolas em
geral. A partir da visão de que o mercado exigia um público-alvo maior, o empresário
resolveu implantar mais artigos na sua loja para aumentar as vendas.
Um ponto crucial identificado por meio da pesquisa foi que a empresa não
possui um controle de estoques eficiente e eficaz, pois esse gerenciamento é feito
manualmente em um caderno de entradas e saídas, não sendo empregado
nenhuma recuso tecnológico neste processo. Além disso, quando questionado sobre
o assunto, o gestor demonstrou interesse e receber mais informações que possam
ajudar a melhorar as formas atuais de controle de fluxo de materiais em estoque.
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4 CONSIDERAÇÕES FINAIS O presente estudo possibilitou, dentre outras constatações, compreender a
importância do gerenciamento de estoques para as empresas, bem como a
utilização da tecnologia para facilitar e otimizar este processo. Contudo, também
ficou claro que muitos gestores possuem dificuldades para padronizar este processo
e realizar controles contínuos do fluxo de materiais em estoque. Isto porque este
processo exige, além de investimentos financeiros, muita disciplina e controle.
Em contrapartida, ficou claro que a falta de gestão de estoques pode
acarretar diversos problemas aos gestores, tais como estoques desnecessários,
falta ou perda de produtos e a lentidão no acesso às informações. Ainda, ficou
evidente que os softwares de controle de estoques podem ser utilizados como
ferramenta de apoio aos empreendedores.
A partir do estudo de caso na empresa Comercial de Produtos Agropecuários
Biazza Ltda, foi possível identificar a dificuldade do gestor em gerenciar seus
estoques, visto que o mesmo não possui uma rotina padronizada para controlar o
fluxo de materiais na organização, e não utiliza nenhuma ferramenta informatizada
neste processo.
Por fim, com base nos resultados das pesquisas teórica e no estudo de caso,
como foi proposto nos objetivos deste trabalho, seria viável que o gestor da
organização pesquisada utilizasse ferramentas informatizadas para otimizar o
gerenciamento de estoque. Contudo, tendo em vista a impossibilidade econômica e
operacional da empresa no momento da pesquisa, sugere-se ao gestor o emprego
de aplicativos simples para o registro de entradas e saídas de itens no estoque,
como por exemplo, o Excel, que é simples e muito eficiente, se alimentado
continuamente.
Portanto, este estudo não esgota a possibilidade de pesquisas na área do
conhecimento em questão, apenas contempla o ponto inicial de melhoria na
empresa em questão. Entretanto, a implementação das sugestões dependerá da
visão do gestor.
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REFERÊNCIAS
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VIANA, João José. Administração de materiais: Um Enfoque Prático. São Paulo: Atlas, 2002.
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APÊNDICE
Apêndice A- Modelo de questionário qualitativo utilizado no estudo de caso –
proprietário da empresa
1. Você já ouviu falar sobre Gestão de Estoque?
a) ( ) Sim
b) ( ) Não
1.1 Em caso positivo, como você ficou sabendo?
R:
2. Como você gerencia o estoque da sua empresa? São utilizados controles
manuais ou são empregados computadores ou outra ferramenta?
R:
3. Na sua empresa, as compras são efetuadas quando:
a) ( ) Quando o produto acaba;
b) ( ) É feita uma programação periódica para verificar a necessidade de compras;
c) ( ) Não existe uma rotina. Depende do produto.
4. Você já utiliza alguma planilha para gerenciar o estoque da sua empresa?
a) ( ) Sim
b) ( ) Não
4.1 Em caso negativo na questão 4, porque?
a) ( ) Por falta de informação de como elaborar;
b) ( ) Por falta de interesse;
c) ( ) Por falta de tempo;
d) ( )Outros: ______________________________________________
4.2. Em caso afirmativo na questão 4, o plano foi útil para a empresa?
a) ( ) Sim;
b) ( ) Não;
c) ( ) Parcialmente.
5. Na sua opinião o controle de estoque pode trazer quais benefícios para a
empresa?
a) ( ) Manutenção da qualidade dos produtos;
b) ( ) Ajuda o gestor a evitar gastos/estoques desnecessários;
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c) ( ) Ajuda na localização de produtos em estoque;
d) ( ) Evita a falta de produtos disponíveis para venda;
e) ( ) Outros: ______________________________________________
6. Quais as dúvidas você tem com relação a Gestão de estoque?
R:
7. Você conhece o SEBRAE (Serviço Brasileiro de apoio às Micro e Pequenas
Empresas)?
a) ( ) Sim
b) ( ) Não
8. Você tem conhecimento sobre como o SEBRAE pode ajudar o empresário a
gerenciar seus estoques?
a) ( ) Sim
b) ( ) Não
